INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 SEGUNDO CUATRIMESTRE 2013 Y ESTATUTO ANTICORRUPCION
ALCALDÍA MUNICIPAL DE NUEVO COLÓN
AGOSTO 2013
CONTENIDO 1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 1.1.2 Desarrollo Talento Humano 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes y Programas 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos 1.2.3 Estructura Organizacional 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.1 Contexto Estratégico 1.3.2 Identificación del Riesgo 1.3.3 Análisis del Riesgo 2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1 Políticas de Operación 2.1.2 Procedimientos 2.1.3 Controles 2.1.4 Indicadores 2.2 INFORMACIÓN 2.2.1 Información primaria 2.2.2 Información secundaria 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.1 Comunicación Organizacional 3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.1.1 Autoevaluación de Control 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno RECOMENDACIONES
INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Avances y dificultades en la implementación de cada uno de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno. 1 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos En la Alcaldía Municipal de Nuevo Colón se construyó un Código de Ética que contiene valores institucionales, impedimentos éticos y políticos de responsabilidad social con la comunidad, divulgación institucional y formación de valores, socializado a todos los servidores de la Entidad. Este código es el punto de referencia para gestionar la ética en el día a día; expresa claramente los estándares de integralidad que se esperan de las actuaciones de la administración. 1.1.2 Desarrollo Talento Humano El Manual de Funciones y Competencias Laborales fue adelantado a partir de enero de 2008 Se actualizo de acuerdo a las competencia funcionales y de acuerdo a la estructura de la Entidad en la actualidad se encuentra el proyecto para ser aprobado en el Concejo Municipal El Plan Institucional de capacitación de la Alcaldía Municipal de Nuevo Colón contempla las necesidades de Capacitación de acuerdo a las competencias laborales de cada funcionario para el año 2013 se actualizò Desafortunadamente en muchas ocasiones los planes institucionales no se ajustan a las necesidades reales que los servidores en general deben suplir para el buen desempeño de sus funciones y para el logro de las metas organizacionales. Para el año 2013 la Administración Municipal de Nuevo Colón implementò el Plan Institucional de Capacitación con todos los elementos constitutivos de Talento Humano. Todos los elementos constitutivos de Talento Humano se actualizaròn. Formación y capacitación de la entidad 3
El Plan Institucional de Capacitación 2013 se esta desarrollando en las siguientes fases: • • • • •
Sensibilización Formación del PAE (Plan de Aprendizaje en Equipo) Consolidación de necesidades Formulación del PIC Ejecución
Una dificultad bien sentida para el municipio en materia de capacitación es el presupuesto aunque se van a aunar esfuerzos para ponerlo en marcha. Cabe anotar que existen los elementos constitutivos de MECI pero no se han aplicado ni Implementado lo mas constitutivo de esta Administración es la Implementación del MECI Y Sistema de Gestión de Calidad para lo cual la Administración Municipal esta aunando todos los esfuerzos posibles para constituirlo. Manejo de gerencia pública En cuanto a la definición y seguimiento al cumplimiento de metas del nivel directivo, se esta elaborando en cada Dependencia un Plan de Acción. Con metas a cumplir para el año 2013. Se ha evaluado el Plan de Desarrollo 2012-2015 teniendo un alto grado de cumplimiento de metas para el año 2012 la evaluación de la Gestiòn ha sido optima lo mismo que en la evaluación de los indicadores de Gestiòn que hacen parte integral del MECI 1000-2005. Lo mismo que la publicación en la pagina del SECOP de todos y cada uno de los procesos de acuerdo a la normatividad vigente. 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes y Programas Este elemento se está desarrollado, la Entidad contempla la misión y visión institucional acorde con el Plan de Desarrollo 2012-2015. Gestión orientada a resultados con objetivos estratégicos Acciones, cronogramas, responsabilidades y metas son contemplados, al igual que los indicadores de seguimiento y evaluación, pero no han sido evaluados. . 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos Existe un documento que contiene la caracterización de procesos y procedimientos. Los procesos son: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, donde se han definido riesgos, descripción, posibles consecuencias, 4
probabilidad, impacto, controles, estrategias, indicadores, meta programada, cronograma y contingencia. Todos estos elementos no se han implementado y están en proceso de actualización. Sistema de evaluación del desempeño En la Alcaldía Municipal de Nuevo Colón se hace seguimiento a la evaluaciones de desempeño lo cual en la presenta Administración se realizaran seguimiento a las evaluaciones para implementar Planes de Mejoramiento. En la alcaldía existe retroalimentación y acciones de mejoramiento tanto individual como en grupo y se hace seguimiento a sus resultados. 1.2.3 Estructura Organizacional La estructura organizacional de la Entidad facilita el desarrollo de los procesos ya que es una estructura plana donde los funcionarios de cada dependencia tienen definidas las competencias y no es coherente con el manual de funciones. 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.1 Contexto Estratégico En la Alcaldía Municipal de Nuevo Colón se elaboró un documento denominado Plan de Administración del Riesgo y de Contingencia el cual constantemente se actualiza. La administración del riesgo es un tema en el que todos los servidores de la Entidad han estado comprometidos no sólo con la identificación de los mismos, sino ante todo con la gran responsabilidad que deben aplicar de manera permanente las medidas preventivas que permitan minimizarlos o evitarlos. Este instrumento, sin duda, estimula y fundamenta la cultura de prevención y control del riesgo. Se identificaron factores internos de riesgo como la estructura organizacional, talento humano, disponibilidad presupuestal insuficiente y procesos y procedimientos sin documentar. Factores externos fueron de tipo económico, reformas y cambios de normatividad. En tal sentido, el propósito principal del control va a ser la minimización o reducción del riesgo, es decir, que las acciones respectivas garanticen de manera razonable y efectiva los procesos en las áreas misionales y de apoyo. 1.3.2 Identificación del Riesgo 5
El objetivo general va a ser el de de facultar facilitar el cumplimiento de la misión institucional y de los objetivos estratégicos conforme a lo dispuesto en las normas constitucionales y legales, así como las disposiciones internas, generando la cultura de administración del riesgo con una visión de control interno, sensibilizando a los servidores públicos en el sentido de que las acciones preventivas facilitan el autocontrol y la autoevaluación. 1.3.3 Análisis del Riesgo La metodología utilizada va a ser la identificación del riesgo, la descripción, posibles consecuencias, probabilidad, impacto, controles, nivel de riesgo, estrategias, acciones, metas programadas, responsable, cronograma y contingencia. Se valorarán y definirán los lineamientos para el manejo de los riesgos por procesos estratégicos, misionales, de apoyo, evaluación y control. 2 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1 Políticas de Operación Las políticas de operación ya se adoptaron, están debidamente documentadas y no se han divulgado con los funcionarios 2.1.2 Procedimientos Se tiene definido el Manual de Procedimientos, el cual se ha adoptado por parte de los responsables de cada proceso, debidamente documentados los cuales se tienen que modificar todos ya que no se adoptan a la estructura de la Entidad 2.1.3 Controles Se están implementando los controles y, a pesar de que cada servidor debe conocer sus procedimientos, aún ha habido resistencia al cambio. 2.1.4 Indicadores Se definirán indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, aunque se les ha dado aplicabilidad para el proceso de evaluación y seguimiento. 2.2 INFORMACIÓN 6
2.2.1 Información primaria En la Alcaldía Municipal de Nuevo Colón y en cumplimiento al Estatuto Anticorrupciòn , se elaborò el Manual de Atenciòn al Ciudadano y se diseñaron y se construyeron las sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas y los informes de gestión y control social, los cuales son ejercidos de acuerdo a la rendición de cuentas a la comunidad.al igual que mapas anticorrupciòn 2.2.2 Información secundaria En la Entidad existen los mecanismos para organizar y procesar la información; en cuanto a recursos físicos no se tiene un inventario consolidado ni las tablas de retención documental; falta actualizarlos. 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.1 Comunicación Organizacional La política de comunicación organizacional ya se definió y contiene canales de comunicación entre la dirección de la Entidad y los demás servidores. Se cuenta con una Guía de Administración y Manejo se Comunicación Interna con políticas de carteleras, correos electrónicos y comunicaciones internas; al igual que se dan a conocer los resultados de los informes de gestión de la Entidad, programas, proyectos, obras, contratos y administración de recursos, leyes, decretos, actos administrativos, etc. 3 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.1.1 Autoevaluación de Control Dentro del proceso MECI fueron sensibilizados todos los funcionarios sobre la autoevaluación y el autocontrol se cuenta con un proceso de evaluación y seguimiento documentado, y se ejecutò auditorìa a la implementación del Sistema 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno El procesos de Evaluación de la Alcaldía Municipal se ha desarrollado se han dado las Recomendaciones para plasmar planes de mejoramiento institucionales e individuales, no se ha hecho ninguna auditoría interna a tofos los procesos. 7
RECOMENDACIONES •
El estado general del modelo de avance MECI 1000:2005 es significativo y el interés de esta Administración es que halla participación e interés por parte de la alta dirección y de todos los funcionarios. Para dar cumplimiento a los requerimientos del Estatuto Anticorrupción en Materia de Control Interno
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El Subsistema de Control Estratégico y Control de Gestión, prácticamente está en un grado de avance de implementación medio; faltaría el subsistema de Control de Evaluación.
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La administración actual está interesada en que se implemente el Modelo Estándar de Control Interno al 100%; es por eso que el propósito para el año 2013 es el Mantenimiento del Sistema y la Auditoría y actualización. El modelo MECI se encuentra actualizado en sus componentes y elementos
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Ing. BERNARDO ANDRÉS PULIDO GARCÍA Alcalde Municipal
Dra. YISSEL PAOLA Secretaria de Gobierno con funciones de MECI
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