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Manual del Buddy LC TEC 2013
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Contenido A. Rol del buddy B.
Preparaci贸n Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4
C.
Recepci贸n Semana 1 Semana 2 Presupuesto
D.
Integraci贸n
E.
Leaving
F.
Anexos 1. Formato del primer mail 2. Spam de llegada de trainee. 3. Lista de pa铆ses (visado)
Manual del Buddy LC TEC 2013
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Rol de un Buddy
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Rol de un buddy Es su responsabilidad la satisfacciรณn que tenga tanto la organizaciรณn como el trainee desde el momento en que se haga el match hasta el final de la prรกctica. La persona que tome la responsabilidad de ser buddy tendrรก la oportunidad de desarrollar: 1. Habilidades de expresiรณn. Trabajo en equipo al organizar actividades junto con los demรกs buddies para los trainees. Administraciรณn del tiempo. Habilidades de comunicaciรณn informal (hacia el trainee) como formal (hacia la empresa). Resoluciรณn de conflictos. Manejo de cuentas. 2. Conocimiento general y de la cultura del paรญs de donde el trainee viene. 3. Contactos empresariales. 4. Apoyar una de las partes mรกs importantes de nuestra actividad principal, al mismo tiempo que se vive la diversidad. El buddy tendrรก el empoderamiento que le permita tomar decisiones y representar a la organizaciรณn mientras cumpla con los aspectos mencionados en este documento.
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Responsabilidades
Las responsabilidades básicas del buddy son: 1.
Realizar la preparación específica de los trainees antes de su llegada.
2. Crear las expectativas correctas sobre la práctica, organización, país y forma en AIESEC a nivel local trabaja. 3. Organizar la recepción y mantener enterados a los miembros de la llegada del trainee. 4.
Darle orientación para que rápidamente pueda manejarse sólo en la ciudad.
5.
Apoyar al trainee en el proceso de integración cultural del país y organización.
6. Cumplir con las evaluaciones de la organización y el trainee además de analizarlas y darles seguimiento.
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Preparación
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Preparación Se supone que el buddy tiene 1 mes para preparar al trainee. En caso de no tener este tiempo, se debe comprimir las actividades y hacer todo en el menor tiempo posible, sin dejar de lado ninguna de las tareas. En caso de tener más tiempo, se realiza todo con el flujo normal, o sea, se debe iniciar desde que se tiene el match y no esperarse que sea el mes anterior de la llegada del entrenado para desarrollar la preparación. Básicamente, las tareas a desarrollar junto con el trainee, la organización o AIESEC son: Semana 1 TN Manager -Pedir información del trainee y de su práctica y leerla para utilizarla como input para la preparación. Trainee -Enviar el primer correo al LC de acuerdo al formato (ver Anexo 1) y agregarlo (a) a Facebook, en caso de que lo uses frecuentemente. -Empezar a buscar opciones de apartamento. -Investigar si necesita visa (ver Lista de países). Semana 2 Organización/ TN Manager -Averiguar sobre el ambiente de la empresa, el tipo de vestuario necesario, los posibles compañeros que puede tener y si puede establecer comunicación con ellos con anterioridad. -Enviarle el reception booklet al trainee Trainee Pedir itinerario del vuelo
Preparación
Semana 3 Trainee -Enviar los contactos de AIESEC en LC TEC. -Tener definido el lugar donde se va a hospedar la persona. AIESEC -Enviar un newsletter de la llegada del trainee al LC (ver anexo 2 para el formato). -Buscar la forma de recoger al trainee y quién más te puede acompañar Semana 4 Organización -Asegurarse que la TN conozca: a. Traineeship job description. b. Fecha de llegada del trainee. c. Fecha de inicio de traineeship. d. Duración del traineeship Trainee -Pedir foto para reconocerle en el aeropuerto. -Enviar teléfonos (tuyo, oficina LC, MC, algún miembro más) AIESEC -Recoger los artículos del Reception Package, comprar lo demás)
Recepción
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Recepción Dependiendo de cuánto tiempo antes de iniciar el traineeship llegue el trainee al país, así será el tiempo para realizar las actividades. Sin excepción, todas deben dársele la debida importancia. * Desde este momento en adelante, cada mes el buddy debe asegurarse de invitar al trainee a al menos una actividad cultural organizada por AIESEC. Día 1 Trainee -Diseñar algún cartel con su nombre o llevar el banner de AIESEC. -Recogerlo al aeropuerto. -Discutir sobre los planes de la semana. AIESEC -Fiesta de bienvenida (si no es posible el primer día, no puede pasarse de los 3 días Semana 1 Trainee -Llevarle a su apartamento o familia donde va a vivir. -Escribir al EP manager/LCVP OGX que el trainee ya está en el país. -Ayudarle a comprar comida para algunas semanas o el mes. -City tour (donde tomar los buses, hospital, pulperías/tiendas, supermercados, internet, llamadas internacionales, entretenimiento, lugares inseguros, etc) -Abrir una cuenta de banco. -Registro de seguro. -Ayudarles con el proceso de migración (si es necesario). después).
Recepción
Semana 2 AIESEC -Crear un plan en el que, en caso de querer apoyar a la asociación, tenga un rol definido dentro del LC. -Procurar que asista a la reunión de LC para ser presentado a los miembros formalmente. Trainee -Organizarle una actividad de service, como ir a un Parque Nacional, al teatro, una feria (ver presupuesto). Acompañarlo a su primer día de trabajo junto con el TN Manager, puede situarse en cualquiera de las 2 semanas. Es uno de los servicios más importantes, ya que se debe discutir con el trainee y la organización para dejar por escrito: a) Repasar el job description. b) Expectativas del trainee hacia la organización y viceversa (de ahí la importancia de conocerlas al realizarles los cuestionarios). c) Responsable final del trainee en la organización. d) Beneficios que da la organización. e) Horarios, horas de comida y días de trabajo. f) Comunicación de ese momento en adelante entre los tres. g) Cómo se continuarán llenando las evaluaciones y fechas. h) Introducción e inducción del trainee. i) Cómo se realizará el pago del salario. j) Aceptación de la organización para que el trainee tenga cierta facilidad de participar en actividades de AIESEC.
Integración
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Todo lo anterior debe estar en completa congruencia con lo que se firmó en el contrato. Lo que se diga o deja de decir en esta reunión determinará las acciones a futuro, por lo que es de tomar seriamente este reunión. Integración Una de las áreas que debemos mejorar y que es básica para la implementación de @ XP es el reconocer a los trainees como miembros y la oportunidad de que participen activamente y apoyen la labor del LC brindando mayor capacidad. El LC debe haber identificado previamente las actividades en las que el entrenado podría apoyar y confirmar ese interés por parte del trainee, actualizándole sobre la situación del LC y esas actividades para que la persona pueda expresar en lo que quiere apoyar. Los trainees que nunca han trabajado con AIESEC, necesitarán más dirección, sin embargo se puede aprovechar mucho de ellos. El seguimiento a la satisfacción de las dos partes se debe dar constantemente, simplemente preguntando. Al menos cada mes informalmente, y formalmente a la mitad y al final de la duración de la práctica. Sin embargo, de nada sirve que ambas partes lo llenen si no se lleva un control de esas respuestas y los resultados que arrojan. Por ello, una vez que se tengan ambos cuestionarios (trainee y organización) se deben evaluar para determinar el nivel de satisfacción con el servicio de AIESEC, el “match” entre las expectativas de crecimiento personal y profesional con la práctica y la calidad de la labor del entrenado. Ambas evaluaciones (la de mitad de término y la de final de término de la práctica), tanto del trainee como de la TN deben ser entregadas al VPX del comité, y éste siempre tiene que enviarlas al MC VPX para control.
Integración
Uno de los puntos importantes es la participación u organización de una actividad que refleje la realidad loca (costarricense ) al menos una vez al mes. No implica que deba ser una actividad de “Community Involvement”; incluye también cineforos, una conferencia, una feria, una clase de la universidad que toque el tema, una exposición cultural, una celebración típica de un lugar o una fecha específica, fiestas patronales, visitar un pueblo rural, entre otros. Básicamente, la idea con la integración es que los trainees conozcan no sólo la cultura de los demás trainees por el convivir con ellos, sino que también puedan aprehender la nuestra. No es el hecho de acompañarlos a cada viaje que ellos organizan, porque evidentemente también quieren conocer el país. Sin embargo, si hubiera determinadas actividades organizadas es seguro que ellos participarían. Si se hizo una muy buena labor y se desarrolló todo lo anterior en cada una de las semanas, es probable que la organización quiera levantar una o más TNs ( ), por lo que el ciclo vuelve a iniciar. Uno de los beneficios que queremos lograr al brindar servicios de calidad es el re-raising, una de las causas del porqué una organización quiere seguir trabajando con AIESEC es que ven el profesionalismo con que laboramos y las ventajas que a ellos les trae. Al menos 2 meses y medio antes, se debe presentar a la organización la posibilidad de abrir otro entrenamiento para sustituir a la persona que está en la posición actualmente. Ese tiempo es para que sea suficiente para seguir el proceso normal de levantar una TN y su match. En caso de que la respuesta sea positiva se deben seguir los mismos pasos que si se estuviera vendiendo por primera vez el programa de intercambio y la organización aceptara.
Leaving
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En resumen las tareas a desarrollar en esta etapa son: 1. Apoyar la organización de al menos una presentación cultural del país por parte del trainee. 2. Asegurarse que tanto la organización como el entrenado llenen los cuestionarios de Mid Exchange. 3. Presentar un reporte al LCVP responsable sobre el análisis de los cuestionarios y en caso de que exista algún problema tratar de resolverlo. 4. Presentar a la organización la posibilidad de un re-raising. El entrenado puede ayudar aquí. 5. Apoyar la organización de actividades de integración para trainees. 6. Asegurarse que el trainee tenga un lugar dentro del LC en el que pueda colaborar, aunque nunca haya sido AIESECo. 7. Pedir cartas de recomendación a la organización. Leaving Prácticamente la labor del buddy está culminado cuando la persona se va. Antes de que el trainee parta, él/ella debe crear un case study. Simplemente es un documento donde ellos escriben lo que quieren, lo que desean que alguna persona quiere que sepa de su traineeship y todo lo que vino adicional con él. Sobre sus experiencias, las diferencias culturales, sus problemas, sus éxitos, recomendaciones para AIESEC como para la empresa, agradecimientos, en fin, su punto de vista desde antes de llegar hasta el momento en que está escribiendo el case study. También, es muy provechoso que la organización pueda hacer lo mismo.
Anexos
El mismo se puede utilizar como retroalimentación, fragmentos del documento para el material de promoción o publicidad, para entrenamientos de buddies y/o para mostrar a la organización en donde estuvo trabajando. Se puede aprovechar en muchas maneras y situaciones. Es una forma de documentar lo que está pasando de forma que las próximas generaciones tengan referencia del trabajo que se está realizando en el momento. Además se puede organizar alguna actividad de despedida y entregarle un certificado de participación en el programa de practicas internacionales de AIESEC en nuestro comité Una vez que han pasado unas semanas y el trainee está establecido en su país, debe completar los cuestionarios de Post-Exchange, al igual que la organización. Se tienen diferentes perspectivas después de un tiempo de haber finalizado el entrenamiento por ambas partes y eso es lo que queremos conocer. Anexos 1. Formato del primer mail Por ser el primer mail, en caso de que haya diferencia entre el TN Manager y el buddy, es indispensable presentarse, para que el trainee sepa quién va a ser el encargado final de proceso antes y durante su estadía aquí.
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Anexos
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El siguiente es un formato de cómo mandar el mail. No es necesario que sea idéntico pero que contenga los puntos principales: Hi ____________. At first, let us tell you that our LC is happy to know you decided to take the traineeship with __________ in my country. My name is __________ and from now on I’ll be helping you through your preparation and reception time. I’m currently in the (university) LC, what means that you will be part of our LC group of trainees. If you want to contact some or our current trainees, you can email them: 1. Nombre de trainee Correo 2. Nombre de trainee Correo
I’m sending the Reception Booklet, it will be useful for you to get ready for our country reality. If you have any doubt about it, don’t hesitate on ask me. I have some recommendations, actually they are on the Reception Booklet, however I would like to point out this because it’s really important for us: -Don’t forget to bring: • Slides/handouts, music, brochures about your country. • Personal photos. • Traditional clothing. • Other cultural material. There are too important so you can show as many times as possible about your country to members, colleagues and externals.
Anexos
To join the Group “AIESEC TEC”, in Facebook. I’m also attaching you the migration guide, so that you can see and prepare the documents you will need for your venue. This is all by now. We’re so looking forward to have you here! (Signature) My skype is _________. My Phone number is ___________. Si la persona habla español y es uno de los requisitos, puedes escribirle el correo en ese idioma. Además, que no se te olvide enviar el Preparation Booklet que se encuentra en la comunidad. 2. Spam de llegada de trainee En la tercera semana de haber iniciado la preparación o unos 10 días antes de la llegada del trainee, se debe enviar un spam en la comunidad con la siguiente información: -Nombre del trainee -AIESEC en (país) -Género -Edad -Organización donde va a trabajar -Resumen del trabajo que va a realizar -Tiempo que estará en el país -Día de llegada -Hora -Vuelo -Lugar donde va a vivir -Día y lugar de la fiesta de bienvenida -Email o MSN para que miembros actuales puedan contactarle
Anexos
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3. Lista de países para procesos migratorios en Costa Rica Costa Rica clasifica a todos los países del mundo dentro de la lista que se indica a continuación. Cada uno de los grupos debe cumplir con distintos requisitos para solicitar visa de ingreso y le son aplicables distintos plazos de estadía. Los portadores de pasaportes de países de los grupos 1 y 2 están exentos del requisito de visa de ingreso. Los países se clasifican en una lista de 4 grupos, con distintos requisitos y procedimientos para solicitar visa de ingreso a Costa Rica. Las diferencias básicas entre cada grupo se resumen en la siguiente tabla: Grupo 1 2 3 4
Requiere visa? No No Sí Sí
Plazo máximo de estadía 90 días 30 días 30 días 30 días
Si usted tiene un pasaporte de un país del grupo 1 ó 2, no requiere solicitar visa de ingreso para Costa Rica. Los portadores de pasaportes de países pertenecientes a los grupos 3 y 4 sí requieren visa de ingreso para Costa Rica.
Anexos
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Grupo 1 No requieren de visa para el ingreso al país y pueden permanecer hasta por un máximo de 90 días naturales. -Alemania -Andorra -Argentina -Australia* -Austria -Bahamas -Barbados -Bélgica
-Estonia -Finlandia -Francia* -Grecia -Holanda (Países Bajos)* -Hungría -Irlanda -Islandia
-Brasil -Bulgaria -Canadá -Corea del Sur -Croacia -Chile -Chipre -Dinamarca* -Eslovaquia -Eslovenia -España -Estados Unidos de América
-Israel -Italia -Japón -Letonia -Liechtenstein -Lituania -Luxemburgo -Malta -México -Mónaco -Montenegro -Noruega*
-Nueva Zelanda* -Países Bajos (Holanda)* -Panamá -Paraguay -Polonia -Portugal -Puerto Rico -Reino Unido de la Gran Bretaña** -República Checa -Rumania -San Marino -Santa Sede (Vaticano) -Serbia -Singapur -Sudáfrica -Suecia -Suiza -Trinidad y Tobago -Uruguay
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Grupo 2 No requieren de visa para el ingreso al país y pueden permanecer hasta por un máximo de 30 días naturales. -Antigua y Barbuda -Belice -Bolivia -Dominica -El Salvador -Filipinas -Fiji -Granada -Guatemala -Guyana -Honduras
-Islas Marianas del Norte -Islas Marshall -Islas Salomón -Kiribati -Maldivas -Mauricio -Micronesia -Nauru -Palaos -Samoa -San Cristóbal y Nieves
-San Vicente y las Granadinas -Santa Lucía -Santo Tomé y Príncipe -Seychelles -Surinam -Tonga -Tuvalu -Turquía -Vanuatu -Venezuela
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Grupo 3 Requieren hacer el trámite de solicitud de visa en el país de origen y pueden permanecer en el territorio nacional hasta por un máximo de 30 días naturales. -Albania -Angola -Arabia Saudí -Argelia -Armenia -Azerbayán -Bahrein -Benín -Bielorrusia -Bosnia y Herzegovina -Botsuana -Brunei-Darussalam -Burkina Faso -Burundi -Bután -Cabo Verde -Camboya -Camerún -Catar (Qatar) -Chad -Colombia -Comoras
-Guinea Bissau -Guinea Ecuatorial -India -Indonesia -Jordania -Kazajistán -Kenia -Kirguizstán -Kosovo -Kuwait -Laos -Lesoto -Liberia -Libia -Líbano .Macedonia -Madagascar -Malasia -Malaui -Mali -Marruecos -Mauritania
.Pakistán -Papúa Nueva Guinea -Perú -Qatar (Catar) -República Árabe Saharaui -República Centroafricana -República del Congo -República Democrática del Congo -República Dominicana -Ruanda -Rusia -Senegal -Sierra Leona -Sudán -Suazilandia -Tailandia -Taiwán (Región) -Tanzania -Tayikistán -Timor Oriental -Togo -Túnez
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-Côte d'Ivoire (Costa de Marfil) -Ecuador -Egipto -Emiratos Árabes Unidos -Gabón -Gambia -Georgia -Ghana -Guinea
-Moldavia -Mongolia -Mozambique -Namibia -Nepal -Nicaragua -Níger -Nigeria -Omán
-Turkmenistán -Ucrania -Uganda -Uzbekistán -Vietnam -Yemen -Yibuti -Zambia -Zimbabue
Grupo 4 La solicitud de visa se realiza ante el Consulado del país de origen y es aprobada por la Dirección General de Migración y Extranjería. -Afganistán -Bangladesh -Corea del Norte -Cuba -Eritrea -Etiopía -Haití -Irán
-Iraq -Jamaica -Myanmar (Birmania) -Palestina -República Popular China -Siria -Somalia -Sri Lanka
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