IUMSP
Institut universitaire de médecine sociale et préventive
Brochure d’accueil Version de juin 2016
PRÉAMBULE En plus des informations spécifiques à l’IUMSP, la présente brochure vous donne des renseignements d’ordre général sur l’organisation du CHUV. Pour obtenir de plus amples informations sur: • le CHUV et sur vos conditions cadres d’emploi > consulter le site intranet TRIBU : tribu.intranet.chuv • l’IUMSP > se référer au site intranet de l’institut : www.iumsp.ch/intranet
Message du directeur
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IUMSP - Rôle et missions
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01 Organigramme
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02 Droits et devoirs
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03 Travail et congés
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04 Absences, santé et sécurité
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05 Documentation et données
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06 Restaurants et mobilité
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07 Formation et information
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08 Vie pratique
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09 Adresses / liens utiles
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TABLE DES MATIÈRES
Message du Directeur
MESSAGE DU DIRECTEUR Toute l’équipe de l’IUMSP est heureuse de vous accueillir au sein de l’un des services du CHUV : l’Institut universitaire de médecine sociale et préventive (IUMSP).
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Vous entrez dans une institution qui relève, d’une part, du domaine de la médecine et des soins et, d’autre part, du monde universitaire. Cette double tutelle de l’institut, hospitalière et académique, explique la diversités de ses activités et, croyons-nous, l’intérêt de votre travail dans un institut de santé publique. Cette brochure présente l’essentiel de ce qu’il faut savoir pour travailler sereinement à l’IUMSP. Vos principaux droits et devoirs sont présentés, la plupart provenant du règlement général du CHUV. Je souhaite à toutes et à tous une excellente vie professionnelle dans notre institut.
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Prof. Fred Paccaud
Prof. Fred Paccaud, Directeur de l’IUMSP Photographie: SAM/CHUV
Rôle et missions
IUMSP RÔLE ET MISSIONS
Créer des connaissances. A travers la recherche et le développement, l’IUMSP génère des connaissances. Les travaux de recherche de l’IUMSP portent sur les thématiques suivantes: • cancers et maladies cardio-métaboliques • vieillissement de la population • évaluation des soins • méthodes biostatistiques. Transmettre des connaissances. La formation dispensée par l’IUMSP, principalement dans un cadre universitaire, concerne les niveaux prégradué, postgradué et doctoral, et également la formation continue des professionnels.
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Améliorer la santé de la population en développant une recherche innovante de niveau international, en formant les professionnels de la santé et en mettant à disposition une expertise de haut niveau.
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Appliquer des connaissances : une expertise de niveau international. L’IUMSP réunit des spécialistes en santé publique de nombreuses disciplines et offre son expertise aux praticiens des institutions de la santé publique locales, nationales et internationales, dans le cadre de contrats établis à la demande des mandants.
Organigramme
01 ORGANIGRAMME
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IUMSP
DIVISIONS DE RECHERCHE
UNITÉS DE SERVICES
dMC
CEESAN
Division des maladies chroniques
Centre d’évaluation et d’expertise en santé publique
USS
uDDSP
Unité des services de santé
Unité de documentation et données en santé publique
UES
uFSP
Unité d’évaluation des soins
Unité des formations en santé publique
dBMQ
uGA
Division de biostatistique et méthodes quantitatives
Unité de gestion administrative
Cahier des charges : Chaque personne bénéficie d’un cahier des charges. Il sert de base à l’entretien d’appréciation. Le cahier des charges est un document dynamique, régulièrement adapté en fonction de l’évolution du poste. Si vous n’en possédez pas, ou que vous pensez que votre cahier des charges doit être adapté, veuillez en parler à votre supérieur hiérarchique.
• L’usage d’Internet, de la messagerie et plus généralement des outils informatiques à des fins privées est interdit pendant les heures de travail. Une utilisation modérée est tolérée en dehors des heures de travail, pour autant qu’aucune information appartenant à l’institution ou à ses partenaires ne soit utilisée; que les temps de connexion et les volumes échangés restent minimes.
Entretien d’appréciation : Un entretien a lieu avant l’expiration du temps d’essai. En cas de confirmation de l’engagement, un entretien d’appréciation est prévu chaque année.
configurations des postes de travail (pas d’installation ou de téléchargements de logiciels, de musique ou autres données de nature extraprofessionnelle).
Le secret de fonction dont traite l’art. 320 du CPS lie les fonctionnaires ainsi que les collaborateurs temporaires engagés dans des études. Nous attirons votre attention sur ces 2 articles même si les activités de l’IUMSP n’impliquent pas toujours un contact direct avec des personnes. Divulger des données concernant les participants d’une étude à des personnes qui n’y ont pas légitimement accès est punissable. Utilisation des moyens informatiques : La messagerie électronique et l’accès à Internet doivent être utilisés à bon escient et dans le cadre de l’activité professionnelle. Dans ce contexte, des règles doivent être respectées :
CONTACT INFORMATIQUE CHUV
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• Aucun changement ne doit être fait sur les
Service desk informatique du CHUV : service.desk@chuv.ch
Toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour protéger les données informatiques. Les mots de passe permettant l’accès au serveur et à la messagerie sont strictement personnels. L’utilisateur quittant son emploi n’est plus autorisé à faire usage du système d’exploitation. Par ailleurs, les données récoltées ou traitées par un collaborateur participant aux travaux de l’IUMSP sont la propriété de l’IUMSP et le restent après la cessation des rapports contractuels entre le collaborateur et l’IUMSP. Tout accès ultérieur aux données doit faire l’objet d’une demande auprès de la Direction de l’institut, qui est à votre disposition pour toute question à ce sujet.
@ INTRANET CHUV Les 7 directives incontournables du CHUV
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Secret professionnel et de fonction : La pratique de la médecine et les diverses activités qui lui sont rattachées sont couvertes par l’obligation de confidentialité. Le secret professionnel, établi par les art. 321 et 321bis du Code Pénal Suisse (CPS), concerne les médecins ainsi que leurs auxiliaires, c’est-à-dire tous les collaborateurs réguliers ou occasionnels de l’IUMSP.
Droits et devoirs
02 DROITS ET DEVOIRS
Droits et devoirs
02 DROITS ET DEVOIRS Utilisation des moyens informatiques et protection des données personnelles : Tout enregistrement de données est régi par des lois, règlements et directives du domaine d’activité. Le secret professionnel ou de fonction doit être respecté (cf. page 7, secret professionnel et de fonction). Chaque membre de l’IUMSP ayant accès à ces données est soumis à la loi sur les fichiers informatiques et à la protection des données personnelles. Traitement des documents confidentiels :
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@ INTRANET CHUV Directive institutionnelle : Traitement des documents confidentiels
Le plagiat :
@ UNIL FBM Information du Décanat de la Faculté de biologie et de médecine (FBM) en matière de plagiat, de publications scientifiques et du respect de l’intégrité : Plagiat et respect de l’intégrité
Réglementation concernant les cadeaux aux membres de l’IUMSP : Un cadeau est un bien en espèces ou en nature offert sans contrepartie à une personne physique. Ces cadeaux ne sont pas autorisés pour les employés des administrations publiques et tombent sous le coup de l’art. 322 quater du Code Pénal Suisse. Cet article vise à empêcher qu’une décision concernant l’intérêt public soit biaisée par l’intérêt privé d’un collaborateur. Les collaborateurs de l’IUMSP n’ont pas le droit d’accepter des cadeaux à titre privé en guise de remerciement. En pratique toutefois, sont autorisés les cadeaux dont la contre-valeur n’excède pas CHF 100.—. Il s’agit typiquement de chocolats, bibelots, stylos, repas, etc. Tous les collaborateurs sont astreints à cette règle, et à soumettre d’éventuels cas particuliers à la Direction de l’IUMSP. Par définition de l’art. 322 quater, les institutions ne sont pas corruptibles : ainsi, l’IUMSP ou la Fondation de médecine sociale et préventive peuvent recevoir des dons en nature ou en espèces. Conflits d’intérêt : Les Directives institutionnelles concernant les conflits d’intérêt peuvent être consultées sur le site intranet du CHUV.
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@ TRIBU CHUV Directives institutionnelles : Accueil Les incontournables Directives institutionnelles
Durée et horaire de travail : Pour l’ensemble du personnel du CHUV, la durée hebdomadaire du travail est fixée à 41 heures et 30 minutes pour une activité à 100%, soit 8h18 par jour.
Pauses : Pour ceux qui le souhaitent, une pause café d’un quart d’heure est prévue le matin, entre 10h00 et 10h30. Des machines à café sont à disposition à chaque étage.
Exceptions/particularités Les médecins-assistants, chefs/cheffes de clinique et chefs/cheffes de clinique adjoints travaillent entre 41h30 et 50h00 par semaine. Les heures effectuées entre les deux ne donnent lieu ni à compensation, ni à rémunération compte tenu de la formation accordée. Les médecins-cadres donnent tout le temps nécessaire à leur fonction, mais au minimum 41h30 par semaine pour un taux d’activité à 100%. Aucune compensation n’est accordée pour les heures supplémentaires.
Heures supplémentaires : Selon le règlement de l’Administration cantonale vaudoise, les heures supplémentaires ne sont admises que si elles correspondent à une nécessité de service définie préalablement et par écrit par le/la chef-fe de Division ou d’Unité. Seules les heures supplémentaires expressément ordonnées peuvent faire l‘objet d’une compensation en temps ou en somme d’argent. Il n’est toutefois pas possible de dépasser 140 heures supplémentaires par année pour un plein temps.
Télétravail Le travail à distance (télétravail) fera l’objet d’une décision de cas en cas avec le/la chef-fe de Division ou d’Unité en tenant compte des exigences liées au poste. Une convention est à établir entre la/le responsable et la collaboratrice/le collaborateur.
@ TRIBU CHUV Directive technique du SPEV : Télétravail
Vacances : Tous les collaborateurs du CHUV ont droit à cinq semaines de vacances par an, six semaines dès l’année où ils atteignent l’âge de 60 ans. C’est le ou la responsable qui fixe la date des vacances selon les besoins du service, en tenant compte, dans la mesure du possible, des désirs des collaborateurs. Fractionnement La période des vacances doit comprendre au moins deux semaines consécutives, le solde pouvant être fractionné dans la mesure où le but des vacances (le repos) reste atteint. Report Les vacances sont prises pendant l’année civile courante ; elles peuvent exceptionnellement être reportées jusqu’au 30 avril de l’année suivante au plus tard, moyennant l’autorisation de ou de la responsable hiérarchique.
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Le/la chef-fe d’Unité/Division définit avec le collaborateur l’horaire de travail. Toutefois, sa présence est requise de 8h30 à 11h30 le matin et de 14h00 à 16h30 l’après-midi. Le collaborateur/la collaboratrice à temps partiel fixe son horaire de travail avec son/sa chef-fe d’Unité/de Division.
Travail et congés
TRAVAIL ET CONGÉS
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Travail et congés
03
TRAVAIL ET CONGÉS Demandes de congé : Le formulaire «Demande de congé» doit être rempli pour chaque absence professionnelle donnant lieu à un remboursement (congrès, cours, formation, etc.). Ce document, accompagné d’une justification de l’absence, sera complété par le/la collaborateur-trice ou le/la secrétaire d’Unité, visé par son/sa supérieur-e direct-e avant le début du congé.
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@ INTRANET IUMSP Demande de congé et de remboursement des frais de formation
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Commission du personnel : Le CHUV dispose d’une Commission du Personnel (CP). Le rôle et les attributions de cette Commission sont notamment de faire valoir les intérêts du personnel, d’accompagner et de défendre les collaborateurs qui rencontrent des problèmes sur leur lieu de travail (non respect des dispositions légales, harcèlement, dévalorisation, etc.). La CP a aussi pour fonction d’informer les collaborateurs sur des questions liées au travail et de les accompagner, à leur demande, lors d’entretiens d’appréciation ou de service. Les membres de la CP sont tenus de garder la confidentialité et agissent en toute indépendance de la direction.
CONTACT Pour contacter la Commission du Personnel : BH 08 273 Rue du Bugnon 46 1011 Lausanne cp@chuv.ch Tél. : 6 86 68 / 079 556 86 68 Lien sur Tribu : Commission du Personnel (CP)
@ INTRANET IUMSP Gestion des activités et absences
Toute absence dépassant un demi-jour doit être mentionnée. Cette procédure est valable également pour les missions de service ou les congés compensés. Les absences pour cause de maladie doivent être annoncées au/à la responsable de l’Unité/ de la Division dont dépend la personne malade ou à son secrétariat. Toute absence due à une maladie (plus de trois jours) ou à un accident (plus de deux jours) doit faire l’objet d’un certificat médical.
@ TRIBU CHUV Directive institutionnelle : Gestion des absences imprévisibles des collaborateurs
Tabac : En accord avec le règlement du CHUV, il est interdit de fumer ou de vapoter (cigarette électronique) dans les locaux de l’institut. Sécurité dans nos locaux : Il est recommandé de mettre les affaires personnelles dans les armoires-vestiaires à votre disposition ou dans les tiroirs de bureau. L’institut décline toute responsabilité en cas de vol. Veuillez fermer la porte à clé lorsque vous quittez votre bureau.
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Annonce d’absence : Afin d’établir le décompte officiel, chacun-e soumet ses activités et absences avant la fin du mois via le site intranet de l’IUMSP, selon le délai communiqué en cours de mois. Le/la responsable d’Unité/Division validera la feuille d’absence complétée par le collaborateur/la collaboratrice à l’aide du lien suivant:
Absences, santé et sécurité
04 ABSENCES, SANTÉ ET SÉCURITÉ
De plus, en cas d’incapacité de travail, les collaborateurs à temps partiel demanderont à leur médecin de libeller, sur le certificat médical, le taux d’incapacité de travail avec référence au taux d’activité contractuel. Celui-ci doit être remis dans le meilleur délai au/à la responsable de l’Unité/de la Division dont dépend la personne malade ou à son secrétariat. Les accidents doivent être annoncés le plus rapidement possible au secrétariat de la Division ou de l’Unité et à la DRH.
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Si une personne est malade du mercredi au vendredi et qu’elle reprend son activité le lundi suivant, il n’est pas nécessaire de fournir un certificat médical. Par contre, si le premier jour de maladie tombe sur le vendredi et que le lundi suivant est aussi un jour d’absence pour maladie, un certificat médical est exigé.
Absences, santé et sécurité
04 ABSENCES, SANTÉ ET SÉCURITÉ Les numéros internes sont disponibles sur tous les téléphones de la cité hospitalière ainsi que sur les téléphones mobiles CHUV (079 556…). Depuis l’extérieur, on peut les atteindre en y ajoutant le préfixe 021 31 (exemple 021 31 41 111).
CONTACT
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EN CAS D’URGENCE : POLICE 117 FEU, centrale d’alarme (pompier) 118 INONDATION (pompier) 118 AMBULANCE, appel d’urgence 144 CENTRE DE CONTRÔLE, DEPANNAGES TECHNIQUES URGENTS : 4 81 33 CENTRALE D’ACCUEIL TELEPHONIQUE CHUV :
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Responsabilité civile : Les activités du personnel du CHUV ainsi que le personnel délégué dans des établissements externes sont couvertes par un fonds responsabilité civile (RC) propre au CHUV (cf. Directive de la Direction Générale du 12 mai 2009). L’activité accessoire n’est pas couverte par ce fonds. Activité accessoire Est considérée comme activité accessoire toute activité ponctuelle, occasionnelle ou durable exercée en sus de l’activité à temps complet ou à temps partiel accomplie pour l’Etat. Il peut s’agir d’une activité salariée, indépendante ou non rémunérée. L’activité accessoire ne figure pas dans le cahier des charges du/de la collaborateur-trice. Les activités syndicales et les charges publiques ne sont pas considérées comme des activités accessoires.
Conformément à l’art. 51 LPers, toute activité accessoire doit être annoncée par le collaborateur concerné à son supérieur hiérarchique. Cette annonce se fera au moyen du formulaire ci-dessous (cf. encadré ci-dessous). S’il peut y avoir un conflit d’intérêt entre l’activité accessoire et l’activité exercée au CHUV, le collaborateur se conformera également à la directive sur les conflits d’intérêt. Le supérieur hiérarchique transmettra l’annonce avec préavis à la direction de département pour décision. Si le collaborateur est chef de département, il transmettra l’annonce pour décision directement à la Direction générale.
@ TRIBU CHUV Directive institutionnelle : Activités accessoires et leurs revenus
Bibliothèque et espace d’information : La bibliothèque A. Cochrane, gérée par l’Unité de documentation et données en santé publique (uDDSP) vous offre l’accès à une riche collection de documents dans différents domaines de la santé publique. Les thématiques de recherche de l’IUMSP y sont particulièrement représentées. L’uDDSP propose également à tous les collaborateurs qui le souhaitent une assistance personnalisée, adaptée aux besoins spécifiques, par exemple en recherche documentaire ou dans le domaine des données de la recherche. L’uDDSP s’occupe également d’entrer toutes vos publications scientifiques dans SERVAL (le serveur académique lausannois UNIL). Nous vous remercions dès lors de signaler toutes vos parutions à l’uDDSP, par email de préférence (uddsp.iumsp@chuv.ch). La bibliothèque offre un espace accueillant pour s’informer, se réunir, travailler. Plus d’informations sur les services offerts par l’uDDSP sur le site de l’IUMSP.
Conservation des documents élaborés à l’IUMSP : Par nature, une bonne partie de l’activité de l’institut aboutit à l’élaboration de textes. La plupart d’entre eux sont publiés en format papier ou électronique par des éditeurs scientifiques. L’Unité de documentation et données en santé publique (uDDSP), qui gère la bibliothèque A. Cochrane de l’IUMSP, a pour mission de répertorier et archiver cette production scientifique afin de la conserver dans une forme durable et accessible à long terme. Les rapports et autres documents non publiés par des éditeurs (littérature grise) peuvent également être déposés à l’uDDSP et conservés au même titre que les autres.
Services Page 13
05 DOCUMENTATION ET DONNÉES
BIBLIOTHÈQUE A. COCHRANE Contact : Par email : uddsp.iumsp@chuv.ch Par téléphone : 4 72 75 https://www.iumsp.ch/fr/uddsp Situation : Bâtiment Biopôle 2, Route de la Corniche 10, 1010 Lausanne Etage 00, sortir de l’ascenseur, prendre directement à gauche
Les collaborateurs de l’IUMSP peuvent accéder aux collections en dehors de ces horaires (accès avec leur clé personnelle par la porte côté Route de Berne) L’espace d’accueil de la Bibliothèque A. Cochrane (étage 00)
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Horaire : Notre guichet est ouvert au public du lundi au vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h30.
Services
06 RESTAURANTS ET MOBILITÉ
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Cafétérias de l’IUMSP : Une cafétéria équipée d’un frigo, d’une machine à café et d’un micro-ondes est à la disposition du personnel de l’IUMSP sur les 3 étages (00, 01 et 02) que comporte l’institut.
Restaurants du CHUV : Le personnel de l’IUMSP a la possibilité de manger dans les restaurants du personnel du CHUV au moyen de la carte badge. Les prix des menus sont subventionnés par l’institution. De ce fait, les restaurants d’entreprise sont strictement réservés au personnel de l’institution.
RESTAURANTS CHUV SUR LE SITE DES BIOPÔLES Restaurant «Les Croisettes» Ch. des Boveresses 153, Epalinges Horaire : du lundi au vendredi 11h30 à 14h30 Restaurant «La Ferme» Route de la Corniche 2 - 4 , Epalinges Horaire : du lundi au vendredi 08h30 à 14h30
Plan de mobilité du CHUV : Le CHUV promeut la mobilité douce, tout en préservant l’environnement et en proposant des mesures de santé au quotidien. Le plan de mobilité du CHUV vise à mieux gérer les déplacements des collaborateurs, domicile-travail ou professionnels, comme ceux des patients et de leurs visiteurs. Ainsi, il est possible d’obtenir via le CHUV une indemnité de 15% sur l’abonnement annuel nominatif pour les déplacements en transports publics.
@ TRIBU CHUV Plus d’informations sur le plan de mobilité du CHUV
Parking : Un règlement institutionnel de gestion des parkings a été élaboré pour assurer une gestion efficace et équitable du stationnement. La tarification en vigueur permet de financer des avantages aux collaborateurs tels que l’indemnité pour utilisation des transports publics ou la subvention pour l’achat d’un vélo électrique.
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@ TRIBU CHUV Pour accéder aux propositions de menus de la semaine Plus d’informations sur les restaurants des Biopôles
Plus d’ infomations sur la gestion des parkings
Rapport annuel : Un rapport annuel des activités de l’institut est disponible, pour consultation, à la bibliothèque, ainsi que sur notre site Internet : www.iumsp.ch/fr/rapports-annuels
Communication interne : Les annonces de congrès, conférences, officielles, etc. sont soit déposées sur un présentoir à la salle de lecture à l’uDDSP (niveau 00) ou diffusées par messagerie électronique par l’uDDSP. D’autres renseignements sont transmis aux chef-fe-s d’Unité/de Division, qui sont chargés d’informer les collaborateurs. Un panneau voué à l’affichage libre est disponible sur chaque étage. Pour en savoir plus, consulter la procédure communication. Les utilisateurs sont tenus d’employer les modèles de papier à lettre et de présentation Powerpoint officiels de l’institut, disponibles sur intranet:
@ INTRANET IUMSP Modèles et logos de l’IUMSP
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Tous les collaborateurs ont la possibilité de participer à différents cours de formation et de perfectionnement (de la Faculté de biologie et de médecine et du CHUV, y compris les colloques). Ils ont également la possibilité, sur demande approuvée par leur chef-fe d’Unité/ de Division, de suivre des cours extra muros. Médias : Par nature, les activités de l’IUMSP sollicitent l’attention des médias ou c’est l’institut qui incite ces derniers à diffuser des informations. Dans tous les cas, les rapports avec la presse sont réservés strictement aux cadres de l’institut, qui en informent toujours la Direction.
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Formation continue : Chaque année, le/la collaborateur-trice a droit a une période de formation de trois jours, pris sur le temps de travail (pour les personnes a temps partiel, la durée de la période est calculée au prorata du taux d’activité). Le choix de la formation doit répondre à un besoin de perfectionnement professionnel lié aux objectifs du poste ainsi qu’aux objectifs personnels du/de la collaborateur-trice. Ce choix doit être préalablement discuté avec le/la chef-fe de service ou la personne qu’il/elle aura désignée.
Formation et information
07 FORMATION ET INFORMATION
Vie pratique
08 VIE PRATIQUE Gestion administrative interne : L’IUMSP est rattaché administrativement au Département universitaire de médecine et santé communautaires (DUMSC). L’Unité de gestion administrative (uGA) de l’IUMSP est responsable des questions financières, des ressources humaines et de la logistique interne de l’institut. Elle fait le lien avec le DUMSC.
CONTACT ET HORAIRES
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Équipe de l’Unité de gestion administrative (uGA) Horaires du secrétariat de réception (02/181) • Lundi et vendredi : 8h00-12h00 • Mardi, mercredi et jeudi : 8h00-12h00 et 13h30–17h00
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Le lundi et le vendredi après-midi, s’adresser au bureau 151, niveau 02.
Destruction des documents papier : Les documents de l’institut comportant des données personnelles, voire nominatives, sont confidentiels. Ils ne doivent en aucun cas être abandonnés dans les espaces communs de l’institut. De même, la destruction de données personnelles (et pas seulement nominatives) doit être complète. Les responsables du secrétariat de réception ou des Unités/Divisions peuvent répondre aux questions concernant le stockage ou la destruction de ces documents. L’institut dispose de 2 destructeurs de papier dans les locaux 00/150 et 02/150.
Téléphone professionnel : Voici quelques règles concernant l’utilisation du téléphone au sein de l’institut : Durant les heures ouvrables, chaque correspondant-e est en droit de recevoir une réponse lorsqu’il/elle téléphone à l’institut. En conséquence, pendant leurs absences, les collaboratrices/collaborateurs dévient leur téléphone sur la boîte vocale où elles/ils auront enregistré préalablement un message informant le ou la correspondant-e du lieu et/ou du moment où l’on peut le/la joindre. La ligne peut également être déviée auprès d’un-e collègue informé-e. Téléphone privé: Les téléphones privés ne sont pas autorisés à l’institut. Si vous devez exceptionnellement effectuer un téléphone privé depuis votre place de travail, nous vous prions d’utiliser le service APERSO. Grâce à l’attribution d’un code d’identification, le service APERSO permet d’utiliser les téléphones fixes (021 314 nnnn, 021 643 nnnn) et mobiles (079 556 nnnn) du CHUV pour effectuer des communications téléphoniques privées. Les frais correspondants sont déduits du salaire.
@ TRIBU CHUV Plus d’informations sur le service APERSO
E-mail : Pour les absences prévues excédant un jour, il est nécessaire de programmer un message automatique d’absence (répondeur) sur votre boîte e-mail (Outlook > Outils > Gestionnaire d’absence du bureau)
Le courrier partant externe et interne (CHUV, PMU, etc.) doit être déposé dans les bacs ad hoc se trouvant dans le meuble prévu pour le courrier en face du bureau de la réception. Clés : Au début de l’engagement, une clé de bureau est remise à chacun(e) contre signature d’un reçu; elle doit être restituée au terme de l’engagement. En cas de perte, un montant de CHF 100.— sera perçu.
Archives : Notre institut dispose d’un local archives, pour chaque Unité/Division, au niveau -02 et au Biopôle 1 «Compactus» permettant d’entreposer tout matériel confidentiel à archiver ou à détruire. Pour tout renseignement, s’adresser au secrétariat de réception 02/181 (voir «Contact et horaires» en page 16). Informations personnelles sur le site web : Tous les collaborateurs sont répértoriés dans l’annuaire du site web l’IUMSP. Chaque personne est responsable de compléter ses informations personnelles et professionnelles , tels les diplômes obtenus, les plages de présence, le taux d’activité, en se connectant au site www.iumsp.ch - se connecter (en haut, à droite de l’écran).
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Courrier : Le courrier interne arrive entre 9h00 et 9h30 et La Poste achemine les envois durant la matinée. Il est distribué dans les casiers prévus à cet effet au niveau 02, en face du bureau de réception.
Vie pratique
08 VIE PRATIQUE
Badge : Chaque nouvelle personne engagée par le CHUV reçoit un badge (à récupérer auprès du bureau des Ressources humaines du CHUV, rue du Bugnon 21) qu’elle devra restituer à la fin de son contrat. Ce badge permet l’accès au bâtiment du Biopôle 2, mais aussi de payer ses repas dans tous les points de restauration du CHUV (voir point 05). Économat : Le matériel de bureau courant est disponible dans le local économat 166 de chaque étage ou auprès du Secrétariat de votre Unité/Division. Si le matériel souhaité n’est pas disponible, se référer au secrétariat de votre Unité/ Division.
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Il est vivement conseillé d’avoir ses clés sur soi pour circuler à l’intérieur du bâtiment. En effet, au niveau des escaliers, les portes sont fermées de l’intérieur.
Adresses / liens utiles
09 ADRESSES / LIENS UTILES Intranet IUMSP www.iumsp.ch/fr/intranet
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Ressources humaines : Dpt universitaire de médecine et de santé communautaire (DUMSC) Mme Céline Ceppi - Conseillère RH Rue du Bugnon 44 - 1011 Lausanne celine.ceppi@hospvd.ch Tél. : 4 31 30 Commission du personnel du CHUV : Mont-Paisible 18 - 1011 Lausanne cp@chuv.ch Tél. : 079 556 86 68 H-Oxygène : CHUV BH08-102 / 1011 Lausanne h.oxygene@chuv.ch Tél. : 4 50 50 www.h-oxygene.ch Ergonomie, aménagement des locaux, postes de travail : usst@chuv.ch
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Brochure de bienvenue du CHUV : http://tribu.intranet.chuv/brochure-bienvenue.pdf
CONTACT Institut universitaire de médecine sociale et préventive (IUMSP) Route de la Corniche 10 CH - 1010 Lausanne +41 21 314 72 72 www.iumsp.ch iumsp@chuv.ch Coordonnées du personnel sur le site de l’IUMSP : www.iumsp.ch>annuaire