Colegio El Sagrado Corazón de Jesús
Portafolio -RedacciónPaola Herrera Cuarto Bilingüe
Entrega: 8 de octubre 2018.
ÍNDICE
1. La correspondencia y su importancia 2. División de la correspondencia 3. Es:lo de la correspondencia 4. La redacción y su importancia 5. Partes de la Redacción 6. Caracterís:cas vitales de la redacción 7. Caracterís:cas complementarias de la redacción 8. Proceso de redacción 9. Partes de una carta 10. Es:los y modelos de cartas 11. Proceso de redacción 12. Ideas principales y secundarias 13. Disposición del contenido 14. Preparación del borrador 15. Número y extensión de los párrafos en una carta 16. Carta de Solicitud y su respuesta 17. Carta de pedido 18. Carta de Remesa 19. Cartas de crédito 20. Carta de Cobro
ÍNDICE
21. La cobranza 22. Comunicaciones de cobro 23. Carta de reclamo 24. El compromiso 25. Correspondencia Interna 26. Memorando 27. Circular interna 28. Las Minutas 29. Las agendas 30. El Informe 31. Solicitud de empleo 32. Currículo vitae 33. Carta de Solicitud 34. Documentos financieros 35. Cheque Bancario 36. Remesa 37. La Factura 38. El recibo 39. El Pagaré 40. El cheque
41. El Oficio 42. Providencia administra:va 43. Resolución Ministerial 44. No:ficación
La correspondencia y su importancia: La correspondencia es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjeras, telegramas, catálogos, folletos, e-mails, entre otros. -La Importancia: Es un medio de comunicación utilizado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse con personas que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus estilos hasta llegar a nuestros días con el e-mail o correo electrónico, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue a su destino.
División de la correspondencia: 1.
Comercial: Sistema de comunicación escita que utilizan las empresas en sus diferentes actividades mercantiles. La presentación debe hacerse mediante proceso de texto. Tiene que estar centrada distribuida correctamente. Se deben usar los márgenes estándar. Enumerar las hojas. Su contenido: - De informe - Comerciales - Informes personales.
OTRAS DIVISIONES DE CORRESPONDENCIA: 2. Correspondencia familiar y amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular lenta en ella.
3. Correspondencia oficial: La correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estatales y entre otros.
Estilos de la correspondencia:
• • • • • •
Claridad Precisión Propiedad Concisión Sencillez Cortesía
La redacción: Es un recurso que forma parte de uno mismo, cada texto que se escribe leva el sello personal. Redactar significa compilar o poner en orden. Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad. -Importancia de la redacción: Par que la redacción sea eficaz tenemos que tener en cuenta que el mensaje debe contener toda la información que necesita el lector para comprender y preparar una respuesta. Elementos de la redacción: -fondo -forma -estilo
•
El estilo comercial consiste en redactar cartas tendientes a poner en contrato intereses económicas con el objeto de efectuar negocios. Para lograr con éxito de una carta debemos tener en cuenta que se debe partir de la claridad y brevedad, sin olvidar la coordinación de las oraciones, la ortografía, cortesía, estética, entre otros.
Partes de la redacción: • Invención: Es la aplicación del ingenio para hallar remas nuevos. • D i s p o s i c i ó n : E s l a distribución ordenada de las ideas que forman el escrito.
Características vitales de la redacción: • •
Claridad: Ordenamiento de ideas, utilizar palabras simples y familiares. Integridad: Incluir todas las ideas y datos importantes del tema.
• B r e v e d a d : E n t r a r directamente al tema y evitar los rodeos y adornos. • Cordialidad: Traslucir nuestras cualidades humanas de cortesía. • V e r a c i d a d : e s l a cualidad que debe tener la comunicación comercial. • C o h e r e n c i a : e s e l conjunto de relaciones sintácticas que se estableen entre oraciones de un párrafo y entre diferentes párrafos.
Características complementarias 1. Corrección: evitando errores que puedan destruir esta primera impresión. Para lograr una corrección adecuada se deben: A) Aplicar las normas ortográficas. B) Usar apropiadamente los signos de puntuación. C) Utilizar la correcta división mecanográfica de las palabras. D) Usar adecuadamente los sinónimos. • 2. Motivación: La motivación es una característica que hace que el lector se interese por el contenido de la carta. •
3. Positivismo: Redacción favorable. A) Descarta expresiones de reproche como: olvidó, dejó de, su reclamo, su queja, entre otros. B) O m i t e f r a s e s d e e s t r u c t u r a negativa y recurre a sus equivalentes positivas, como: No nos oponemos, por aceptamos. • 4. Modernismo • 5. Naturalidad • 6. Ortografía • 7. Discreción • 8. Psicología • 9. Ética • 10. Originalidad •
Proceso de la redacción •
PLANEAMIENTO: Para redactar el mensaje o cartas se deben tener presentas las ideas principales y secundarias, así también usar los elementos de la comunicación como: la claridad, brevedad, precisión y corrección.
•
Organización: Jerarquizando las ideasen el texto coherentemente. Tenemos que tener en cuenta que debemos agradar al lector y dar vida a las ideas, y darle un ritmo adecuado al tipo de mensaje.
•
Revisión: Si hemos preparado un buen borrador basado en el análisis, contamos con suficiente información sobre el tema, y si hemos redactado
muy rápidamente siguiendo el esquema, lo que tendremos ahora será un borrador que hay que revisar y corregir. • Ejecución: 1. Se debe concretar la decisión tomada. 2. La estructura economiza tiempo. 3. Una idea por párrafo. 4. N o a b u s a r d e l o s s i g n o s d e puntuación. 5. Al cobrar, el mensaje debe ser motivacional. 6. Cuidar la imagen de la empresa. 7. Los párrafos deben ser breves. 8. No omitir datos importantes como números de facturas y cheques. 9. Las solicitudes deben ser cordiales.
Partes de una carta Membrete: Resume la razón social. Es el nombre, dirección y demás señas de iden:ficación de una empresa.
Encabezado: Lugar y Fecha: indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día, mes y año.
Des:natario: Son los datos de iden:ficación de la persona a la cual va a ser enviada la carta. 1. Tratamiento. 2. nombre. 3. cargo. 4. empresa. 5. ciudad. Tratamiento inicial o saludo: Una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Cuerpo: 1. Introducción; tema principal. 2. Texto o cuerpo; conjunto de párrafos que explican el asunto. 3. Despedida: expresiones de afecto con lo que da por concluida la expresión del mensaje. Antefirma y Firma: antefirma; aquella que se u:liza cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre de otra. Firma: Aquella que con:ene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
Complementos: 1. Aviso de copia. 2. Iniciales. 3. Aviso de copia
PARTES DE UNA CARTA
Estilos o modelos de carta: ESTILO BLOQUE EXTREMOS
-
ESTILO BLOQUEADO
-
ESTILO SEMIBLOQUE
Proceso de la redacción Preescritura • Idea, necesidad y :po de texto. • Des:natario, estructura y obje:vo.
Escritura • Producción. • Aplicación de formato. • Aplicación de normas del lenguaje. • Borrador
Postescritura o reescritura • Revisión y ajustes. • Edición y úl:ma lectura. • Impresión, presentación o publicación.
Ideas principales y secundarias: •
Primero debemos organizar las ideas. Un buen bosquejo te beneficiará de dos formas: evitará que vuelvas a escribir la carta y posteriores cartas para aclarar, especificar, explicar o complementar la primera.
Un planteamiento adecuado exige: a) Especificar el objeto de la carta: qué motiva la carta, qué fin se pretende. b) R e c o p i l a r d a t o s d e : L a c a r t a o documentos, las personas o entidades a las que nos dirigimos.
Disposición del contenido: 1. Listar las distintas ideas que conviene incluir. 2. Analizar las ideas que conviene transmitir. 3. Considerar los efectos que dichas ideas pueden causar al receptor. 4. Escribir las ideas que se nos ocurra. 5. Hacer una selección de las ideas anteriores y tomas las que estén dentro del tema. 6. Disponer las ideas seleccionadas en orden a su importancia. Se clasificaran entre ideas principales y secundarias. 7. Concretar las ideas a fin de consolidar el tema e influir al receptor.
Preparación del borrador Desarrollo: establecer el orden de la carta. • Expresión: se logra al esbozar la forma definitiva de la comunicación. • Corrección del borrador: hay que leer lo que hemos escrito. 1. Corrigiendo los aspectos finales: Ortografía, si las frases están completas, evitar párrafos largos, los signos de puntuación, los datos y cifras textuales. 2. Corrigiendo los aspectos expresivos en cuanto al: contenido, el estilo y tono. •
Extensión de los párrafos en una carta •
De 100 cartas, el 40% tiene 3 párrafos y un 30% tiene 4. Esto quiere decir que un 70% de hombres de negocios se inclinan por una carta de 3 ó 4 párrafos. Párrafo de apertura o introductorio: (idea 1) 2 a 3 líneas Párrafo central o de desarrollo: (idea 2) 4 a 6 líneas Párrafo central o de desarrollo: (idea 3) 4 a 6 líneas Párrafo de cierre o de conclusión: (Idea 4) 2 a 3 líneas
Tipos de cartas Carta de Solicitud Se utiliza para solicitar infor mación, presupuestos, catálogos, entre otros. La carta en que se pide y contesta informe debe ser cortes y explícita. En general, se redactan cartas para obtener información sobre: materias, productos, referencias comerciales y personales, servicios y precios; programaciones, horarios, entrevistas, subastas, oposiciones, concursos, encuestas y entre otros. -Ejemplo: Carta de cotización:
Respuesta de solicitud: Toda solicitud de información merece ser tomada en cuenta, porque, es una cortesía y una obligación comercial. La respuesta a la consulta cumple con los objetivos siguientes: comunicar sobe precios, catálogos, términos, servicios y entre otros, y sobre todo persuadir al cliente para realizar la venta. •
Carta de pedido: Un pedido es un encargo hecho a un fabricante o vendedor. En los pedidos se especifica la conformidad del comprador y el vendedor, a las condiciones de venta. El objetivo de estas cartas es inducir al vendedor a servir o vender lo que pide el comprador.
Respuesta de Pedido: Dentro de las políticas de relaciones públicas de una empresa está el enviar una comunicación de confirmación de cada pedido. Esta comunicación tiene tres objetivos: 1. A g r a d e c e r l a p r e f e r e n c i a , confianza y buena voluntad. 2. Comunicar la disponibilidad. 3. Motivar otros perdidos.
• Ésta carta se utiliza para confirmar el pedido que quieren realizar.
Carta de remesa Es un documento que comunica un envió de pago de dinero. La carta de remesa es aquella que acompaña un envío de dinero. Esta comunicación debe ser breve (de uno o dos párrafos), exacta y específica: c o n c re t a n d o l a f o r m a d e aplicar el envió de dinero.
Carta de crédito Para solicitar un crédito se debe: 1. Tener una buena estabilidad laboral. 2. Indicar el destino que se va a dar al dinero. 3. Personas que amparan con su firma el aval al beneficio. 4. Importe total. 5. Referencias. 6. Modalidad de crédito que se solicita. 7. Condiciones en que se van a e f e c t u a r l a s amortizaciones, etc.
La cobranza: El entorno de la cobranza está compuesto por diversos factores, entre los que se encuentran: 1. La economía 2. El mercado 3. La empresa. -Administrar cartera: Para una adecuada administración de la cartera de crédito, es importante tener un conocimiento de los clientes de la empresa. También deben conocerse los créditos otorgados, los montos, las antigüedades de los mismos, la situación de las deudas.
FASES DE LA COBRANZA: Cobranza normal: Emisión de estado de cuenta y o factura con recepción de pago por medios convencionales. Se realiza por los medios tradicionales de pago. Cobranza administrativa: Cobranza telefónica. Cobranza extrajudicial. Implica mayor actividad que la anterior para recuperar el dinero. Recuperación: Agencias externas de cobranza. Juicios. La recuperación de las cuentas morosas puede implicar la asignación de las mismas a agencias externas de cobranza.
Carta de cobro Es prioritario tener una cobranza rápida que evite que un alto porcentaje de estas cuentas se conviertan en incobrables. Etapas del programa de cobranza: 1. Envío de estado de cuenta 2. N o t i f i c a c i ó n a m i s t o s a : después de cinco días del vencimiento de una factura. 3. Aclaración: recordar al cliente su obligación vencida. 4. T e r c e r a n o t i f i c a c i ó n : Conseguir la cancelación de la factura, o por lo menos escuchar al cliente. 5. ULTIMÁTUM: La renuencia de este a cancelar trae, casi siempre, la necesidad de acudir a una medida de fuera que rompa el silencio del cliente.
Carta de reclamo Se utiliza para realizar una queja o reclamo sobre un producto o servicio que nos ha dejado insatisfechos. Una carta de reclamo debe redactarse siempre en for ma positiva, cordial, diplomática, breve y clara. Un reclamo generalmente se origina por: 1. Mal servicio (demora o mala atención). 2. Mal Producto (defectuoso). 3. Error (equivocación). En las relaciones comerciales los reclamos son considerados como un instrumento útil para mejorar el prestigio de la empresa.
El compromiso La dependencia encargada de atender los reclamos debe estudiar el origen del problema y determinar la forma de llegar a un acuerdo; suelen ocurrir cuatro casos diferentes según la causa del problema: 1. El vendedor es responsable. 2. El cliente es responsable. 3. L a c u l p a e s c o m p a r t i d a p o r comprador y vendedor. 4. Una tercera persona es responsable. El compromiso debe tener como propósito: satisfacer al cliente y recuperar su buena voluntad.
Principios generales siguientes: 1. Dar respuesta inmediata. 2. Dar al cliente el beneficio de la duda. 3. Aceptar la culpa. 4. Ser diplomático. Las cartas de respuesta a un reclamo pueden: 1. Empezar con una disculpa muy cortés. 2. Agradeciendo la infor mación recibida respecto al error o mal servicio brindado.
Correspondencia interna: La correspondencia interna se utiliza cuando la comunicaciรณn va dirigida a personas o dependencias dentro de la empresa.
memorando Estรก destinado a transmitir informaciรณn, orientaciones, pautas o recordatorios que agilicen la gestiรณn empresarial. Para su elaboraciรณn se utiliza el estilo boque extremo.
Ejemplo de memorando
Circular Interna:
Las Minutas:
Comunicación de carácter general, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido. El mensaje puede ser una orden, una instrucción o una información. Para su elaboración se utiliza el estilo bloque extremo.
Es un documento escrito informal (no en papel membretada). Constituye el registro oficial de lo que ocurre en una junta realizada por un grupo oficial. Todos en la empresa deben poder realizar una minuta.
CIRCULAR (DE DONDE VIENE LA CIRCULAR) TEXTO
Fecha: Lugar: Reunión convocada por: ------------------------------------------------------ Asistentes: ----------------------------------------------------- Conclusiones: ----------------------------------------------------- Pendientes: ----------------------------------------------------- Anexos:
Las agendas La agenda o el itinerario es un resumen de lo que ocurrirá en una reunión. A veces se envían por anticipado copias de una posible agenda a los participantes invitándolos a sugerir temas de estudio.
El Informe Se da a conocer al destinatario los datos, estado, situación y enjuiciamiento acerca de un asunto o negocio. Va dirigido, por lo general, a un superior. Características: • Describir los problemas, recomendaciones y posibles soluciones. • Ser imparciales. • Ordenado • Concreto, preciso, exacto y breve.
Solicitud de empleo La solicitud de empleo representa los conocimientos, experiencias y habilidades que tratan de vender. El objetivo final de la solicitud es obtener el puesto o cargo solicitado, pero antes debemos lograr el interĂŠs por los servicios que ofrecemos, por lo que hay que tratar de concertar una entrevista con el posible empleado.
Currículo Vitae Es uno de los documentos más importantes para buscar empleo. Es la mejor forma que tienes para promocionarte a ti mismo y conseguir un buen empleo. Éste proporcionará a la compañía un resumen de la experiencia laboral, instrucción y otros logros que nos capaciten para el puesto. Los convencionales consisten en la enumeración de la experiencia laboral, capacitación y otras habilidades. Si los estudios que hemos adquirido son más impresionantes que nuestra historia laboral, lo colocaremos en primer lugar.
Carta de solicitud Anexo a tu currículo vitae deberá ir una carta de solicitud, en la que expreses tu interés por ocupar ese puesto e incluyas alguna información de tu persona a la empresa contratante. 1. En el primer párrafo deberás indicar qué tipo de trabajo te interesa. 2. En el párrafo siguiente indica que se anexa el currículo. 3. En el último párrafo debes solicitar una entrevista a la empresa contratante, señalando cómo y cuándo pueden comunicarse contigo, preferentemente durante las horas de trabajo.
Documentos financieros Cheque Bancario
Remesa
El importador solicita en su banco, la emisión de un cheque bancario contra sí mismo o contra otro banco para el exportador, situado, normalmente, en el país de éste. El procedimiento es similar al cheque personal, el exportador manda las mercancías y los correspondientes documentos al importador y simultáneamente, antes, o por lo general después de recibirlas, enviará el cheque bancario.
Es un medio de pago utilizado en el comercio internacional en le que toma la i n i c i a t i v a d e l c o b r o e l e x p o r t a d o r, entregando documentos e instrucciones precisas a los bancos que interviene en la operación, para que lo hagan llegar al importador.
La factura
El recibo
Registra todos los pormenores de una operación de compraventa o la presentación de un servicio y el importe total de la misma.
Es un escrito firmando que contiene la declaración de hacer recibido un bien. En él se refleja la cantidad de dinero recibida y concepto. Es decir, es un comprobante que debemos obtener contra entrega del objeto o dinero que hacemos a la persona o institución.
El pagarĂŠ
El Cheque
Contiene una promesa de pago por cierta cantidad, para un tiempo determinado y a favor de una persona que tambiĂŠn se indica. Se extiende en un tipo de papel determinado al igual que la letra de cambio, puede ser endosado, avalado y protestado. Se diferencia de la letra de cambio en que lo expide el deudor y aquella el acreedor.
Es una orden de pago contra un banco pagadero a su presentaciĂłn. Es un documento que extiende un mandato de pago que permite al librador retirar en beneficio propio, o en el de otro, todos o parte de los fondos que tiene depositando en poder del librado.
El oficio Es el documento escrito a máquina o en computadora en original y copia, que sirve para dirigirse a una autoridad, dependencia o persona, con el objetivo de de exponer un problema, asunto personas o gestión colectiva, del cual se tiene respuesta por escrito de su solución, trámite o negación.
Providencias Administrativas: Este documento se inicia con un encabezamiento fraccionado de la dependencia donde ase origina, la fecha, descripción del asunto y contenido de lo que se desea expresar. Esta solo se dirige en forma atenta sin despedida alguna y se deja copia.
Resolución ministerial Es el documento por el cual un funcionario de alto nivel resume y resuelve la aprobación de un expediente que tuvo por origen una s o li c it u d, d e s p u é s de agotar los informes, opiniones y dictámenes de diferentes dependencias afines al caso planteado.
Notificaciรณn: Es un documento legal, por medio del cual se hace del conocimiento a una persona del contenido de una resoluciรณn que le afecta o que le beneficia.