Unidad 1
Contenidos Unidad 01 Contenido INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................................ 2 1.1
Microsoft Excel ............................................................................................................................................. 2
1.2
Características de Excel, sus partes: ............................................................................................................ 2
1.3
Iniciar una sesión con Excel ......................................................................................................................... 3
1.4
Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................................. 4
1.5
Guardar un Libro con un Nuevo Nombre .................................................................................................... 5
1.6
Cerrar un Libro de Excel ............................................................................................................................... 5
1.7
Salir de Excel ................................................................................................................................................ 6
1.8
Elementos de la Ventana de Excel ............................................................................................................... 6
1.8.1 Barra de Título ........................................................................................................................................... 7 1.8.2 Barra de Acceso Rápido.............................................................................................................................. 7 1.8.3 Menú Archivo ............................................................................................................................................ 7 1.8.4 Cinta de Opciones ..................................................................................................................................... 7 1.8.5
Barra de Fórmulas ................................................................................................................................ 8
1.8.6 Área de aplicación ..................................................................................................................................... 8 1.8.7 Ventana del libro de trabajo...................................................................................................................... 8 1.8.8 Barra de Etiqueta ....................................................................................................................................... 9 1.8.9 Las Barras de Desplazamiento ................................................................................................................... 9 1.8.9 Barra de Estado ....................................................................................................................................... 10 1.9
Opciones configurables de la pantalla ....................................................................................................... 10
1.9.1 La barra de Acceso Rápido ....................................................................................................................... 10 1.9.2 Las Fichas de la Cinta de Opciones............................................................................................................ 11 1.9.3 Minimizar la cinta de opciones ................................................................................................................. 12 1.9.4 La barra de fórmulas ................................................................................................................................. 12
Curso Básico Excel
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INTRODUCCIÓN
Microsoft Excel es una aplicación que se presenta como una hoja de cálculo, cuya finalidad es la realización de operaciones aritméticas, trigonométricas, financieras, estadísticas entre otros, de forma sencilla, así como para hacer representaciones gráficas. Este sencillo manual permitirá que paulatinamente el estudiante adquiera los conocimientos, las habilidades y destrezas necesarias para diseñar hojas de cálculo en la solución de problemas utilizando Excel con calidad profesional.
1.1
Microsoft Excel
Excel es una aplicación ofimática de Microsoft Office valiosa herramienta que facilita crear hojas de cálculo de manera eficaz para resolver desde sencillos problemas con números, graficar parábolas, hasta la ejecución de macros para resolución de complejas operaciones de cálculos. Por lo tanto, está aplicación facilita el trabajo de elaborar desde tareas sencillas hasta cómputos de alta complejidad.
1.2
Características de Excel, sus partes:
Libro: Excel viene a ser un conjunto de hojas de trabajo, al iniciar el trabajo con Excel de forma automática se abre un libro de trabajo, en otras palabras, todo aquello que se realiza en esta aplicación se almacenará formando el libro de trabajo. Hoja: La hoja de cálculo es cada una de las hojas que puede tener un libro de trabajo en Excel. Un libro está conformado por varias hojas, inicialmente consta de tres hojas, sin embargo estas pueden aumentarse hasta la cantidad que soporte la memoria RAM.
Una hoja consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna. Una hoja de cálculo del antiguo office 2003 está conformada por 256 Curso Básico Excel
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Unidad 1 columnas y 65.536 filas. En Microsoft Excel usted dispone de 16.384 columnas y 1.048.576 filas, además el rendimiento se mejora con cálculos más rápidos ya que es compatible con procesadores dobles y múltiples. Las columnas, son un conjunto de celdas que se disponen verticalmente y cada columna está nombrada con una letra en la parte superior, por ejemplo A, B, C. Estas letras son los encabezados o nombres de la columna.
Las fila, es el conjunto de celdas que se disponen de forma horizontal y se identifican con números dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo, se identifican porque se enumeran desde 1 hasta 1.048.576.
Una Celda, es la intersección de una columna y una fila. Celda Activa , es la celda en la cual el cursor esta posicionado, preparado para trabajar con ésta, en ella podemos editar, modificar o introducir datos, se identifica porque sus bordes se visualizan más marcados. Al abrirse el programa, la celda activa en el libro en blanco es A1. Por consiguiente las otras celdas son pasivas. Rango, es un bloque de una o más celdas tratadas por Excel como una unidad, todo tipo de operaciones se realizan con base en rangos.
1.3
Iniciar una sesión con Excel
Puede iniciar Microsoft Excel de varias formas, dos formas son: 1.
A través del botón Inicio.
El botón Inicio, se localiza en la parte inferior izquierda del escritorio (Pantalla que se observa al iniciar la sesión en Windows). Presione clic sobre el botón Inicio, localice Curso Básico Excel
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la opción Todos los programas, al desplegarse el menú, seleccione de las aplicaciones de Microsoft Office la opción Microsoft Excel. Presione clic sobre esta opción para acceder a la hoja electrónica Excel.
2. Otra forma es desde el icono de Excel del escritorio. Presione doble clic sobre el icono de Microsoft Excel, localizado en el escritorio.
1.4
Abrir un Libro de Trabajo
Al iniciar una sesión de trabajo en Excel, se abre automáticamente un Libro Nuevo, titulado Libro1. Si previamente se guardo un libro y requiere abrirlo deberá seguir los pasos siguientes:
Va a visualizar la ventana:
1. Elija la opción Abrir
3. Seleccione el archivo de Excel que desea abrir. 4. Presione clic sobre el botón aceptar
Observé que el recuadro de texto
rotulado
Buscar
en,
muestra la carpeta que está seleccionada actualmente. Curso Básico Excel
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Unidad 1 Para buscar otra carpeta despliegue la lista que aparece en el cuadro Buscar, al presionar clic en la guía.
1.5
Guardar un Libro con un Nuevo Nombre Al iniciar el trabajo con un nuevo libro de Excel, se debe guardar para poder recuperarlo, modificarlo, imprimirlo, o realizar cualquier otra operación posteriormente al documento. Para guardar el libro de Excel como un documento recuperable deberá digitar un nombre de archivo e indicar la carpeta a guardar. Para guardar un libro de trabajo, siga los pasos a continuación: 1. Selecciona la opción Guardar. Aparecerá la ventana para Guardar Como.
2. En el recuadro Guardar en, localice la carpeta en la cual va a guardar el documento. 3. De doble clic sobre la carpeta donde guardará el archivo. 4. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo. 5. De clic sobre el botón Guardar. Ya almacenado el archivo puede continuar trabajando, pero no olvide estar guardando con frecuencia, ahora simplemente presione clic en el botón Office o pestaña Archivo (Versión 2010) y seleccione la opción guardar.
1.6
Cerrar un Libro de Excel Para cerrar el documento con el que está trabajando siga estos pasos: Curso Básico Excel
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1. Presione clic sobre el Botón office
o pestaña archivo
(Versión 2010) para desplegar el menú. 2. Seleccione la opción Cerrar
1.7
Salir de Excel Para Salir de Excel, existen varias formas, la más sencilla es presionar clic sobre el botón cerrar
de la ventana de Excel.
Otra forma de salir de la aplicación de Excel es a través del botón de Office
o pestaña
archivo (Versión 2010) presione clic sobre este y localice la opción Salir de Excel.
1.8
Elementos de la Ventana de Excel La ventana de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows. Las principales diferencias con otras aplicaciones de Office, radica en que el área de trabajo está conformada por una cuadricula, además de la barra de formulas en la cual se muestra el contenido de la celda activa. Columnas
Cinta de Opciones
Celda Activa
Filas
Barra de Formulas
En la ventana de Excel, se encuentra una serie botones y de barras, entre ellos los siguientes: Curso Básico Excel
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1.8.1 Barra de Título Se localiza en la parte superior de la ventana de Excel. Se identifica por la visualización del nombre de la aplicación “Microsoft Excel” y el nombre del documento actual o en el cual está trabajando. Si aún no ha guardado el documento con un nombre específico, Excel asignará un nombre temporal como Libro1. Además de localizar en el extremo derecho de esta barra los botones para el control de la ventana:
minimizar,
restaurar ,
cancelar.
1.8.2 Barra de Acceso Rápido Compuesta por tres botones con las acciones usuales de una aplicación de Office, Guardar, deshacer o agregar más botones.
rehacer una acción. Además se puede personalizar y
1.8.3 Menú Archivo
El menú Archivo se localiza en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. Al presionar clic sobre él, se despliega el menú con un conjunto de opciones que permiten, crear un documento, abrir uno previamente guardado, guardar el archivo en uso, impresión o cerrar el documento entre otras opciones.
1.8.4 Cinta de Opciones
Esta barra contiene una serie de fichas que facilitan realizar las tareas más frecuentes de Excel. Al seleccionar presionando clic sobre las fichas se despliegan las acciones comunes relacionadas con esa opción.
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1.8.5
Barra de Fórmulas
En esta barra se muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde se halla situado el cursor. Al introducir o modificar un dato en una celda se visualiza el contenido en la barra de fórmulas. Compuesta de tres secciones, la primera hace referencia a la celda activa, la segunda sección tiene tres botones: cancelar el dato ingresado o modificado, introducir e insertar formulas y la tercera sección para editar el contenido de la celda, además de permitir el modificar o introducir datos desde esta área. 1.8.6 Área de aplicación El área de aplicación, es la cuadricula de trabajo que presenta Microsoft Office para ingresar y editar datos, está conformada por celdas organizadas en filas y columnas. 1.8.7 Ventana del libro de trabajo Al iniciar el trabajo con Excel automáticamente se abre un libro nuevo de trabajo, sin embargo, al cerrar ese libro, el área de la cuadricula y la ventana que la contiene desaparece, esto sucede porque se ha cerrado la Ventana del Libro de trabajo. La ventana del libro de trabajo de Excel es una ventana como las de Office, contiene algunas de las características comunes como la barra de título, botones para controlar las ventanas: maximizar, minimizar y cerrar.
Ventana del libro de trabajo
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1.8.8 Barra de Etiqueta En esta barra se muestran las etiquetas o nombres de las hojas de cálculo que contiene el libro, la hoja activa es con la que se está trabajando, siempre se observará visiblemente más clara que las otras etiquetas. A las hojas se les puede dar un nombre diferente al que por defecto da Excel, el cual puede estar en relación con su contenido, una forma sencilla de modificar el nombre es presionar doble clic sobre el nombre de la etiqueta, con lo cual puede escribir un nuevo nombre. Se pueden insertar más hojas de forma sencilla con solo dar clic sobre el botón Insertar hoja de cálculo o presionando simultáneamente las teclas: Shitf o mayúscula con la tecla F11. Puede cambiar entre hojas utilizando los botones para desplazamientos ubicados a la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la última hoja
1.8.9 Las Barras de Desplazamiento Son dos barras que permiten desplazarnos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, para lograrlo se debe presionar el botón izquierdo del ratón mientras se arrastra la barra para desplazarla, o bien hacer clic en los triángulos Barra de Desplazamiento Horizontal
Para desplazarse hacia la derecha de la hoja Para desplazarse hacia la derecha de la hoja Para desplazarse hacia arriba de la hoja Para desplazarse hacia abajo de la hoja Barra Horizontal Barrade deDesplazamiento Desplazamiento vertical
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1.8.9 Barra de Estado La barra de estado se localiza en la parte inferior de la ventana de Excel, en esta se visualiza información en relación con el estado del documento. La barra de estado se puede configurar para visualizar diferentes opciones, aunque predeterminadamente se encuentran visibles algunas opciones como: El control deslizante de nivel del zoom (Aproximación o acercamiento), que permite aumentar o disminuir la visualización del documento, o los botones de vista de documento que permiten ver el documento de diferentes maneras.
1.9
Opciones configurables de la pantalla
Las diferentes barras que presenta la ventana de Microsoft Excel se pueden configurar y personalizarlas para adáptalas a las condiciones y necesidades de quien las utilice.
1.9.1 La barra de Acceso Rápido
La Barra de Acceso Rápido se puede personalizar para ubicarla encima o debajo de la cinta de opciones o bien para colocar los botones que con mayor frecuencia utiliza. Mover la Barra de Acceso Rápido Para mover la Barra de Acceso Rápido siga las instrucciones a continuación: -Seleccioné y presione clic sobre la guía que permite personalizar esta barra. -Una vez que se despliega el menú de opciones, seleccione con un clic la opción: mostrar encima o debajo de la Cinta de Opciones según sea la ubicación actual.
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Colocar opciones de acceso frecuente en la Barra de Acceso Rápido Se puede personalizar la Barra de Acceso Rápido para ubicar opciones de comandos que utiliza con más frecuencia. Por defecto el menú de opciones para personalizar esta barra contiene una lista con acciones frecuentes como: nuevo, abrir, guardar entre otros, no obstante se pueden ubicar otras. Para ubicar otras acciones en la Barra de Acceso Rápido, siga las siguientes instrucciones: -Seleccioné y de clic sobre la guía que permite personalizar esta barra. -Una vez que se despliega el menú de opciones, selecciones con un clic la opción: Más comandos…, para desplegar el cuadro Opciones de Excel. -En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, en la lista Comandos disponibles seleccioné la categoría de comandos que desee.
-En la lista de comandos de la categoría seleccionada, seleccione el comando que desee agregar a la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, de clic en Agregar. -Una vez que termine de agregar los comandos que desee, de clic sobre el botón Aceptar.
1.9.2 Las Fichas de la Cinta de Opciones Como ya mencionamos inicialmente las Fichas de Cinta de Opciones predeterminadamente se visualiza con siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Formulas, datos, Revisar y Vista. No obstante existen otras fichas que se visualizan solo cuando se trabaja con otras opciones como gráficos.
También se puede personalizar Excel para visualizar otra ficha que permite visualizar otras opciones avanzadas de Excel, esta es la ficha Programador. Se puede acceder a esta ficha a través de las Opciones de Excel, para visualizarle, siga los pasos a continuación: - De un clic en el Botón de office de Excel o pestaña Archivo (Excel 2010) para desplegar el menú. -
Luego active las Opciones de Excel al dar clic sobre este botón.
-
Al desplegarse el Cuadro de Opciones de Excel, seleccioné opciones Más Frecuentes dando un clic sobre está.
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En Excel 2010 personalizar cinta de opciones >> todas las fichas.
-
En la lista Opciones principales para trabajar con Excel, seleccione Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y dar clic en aceptar. En Excel 2010 agregar y aceptar.
1.9.3 Minimizar la cinta de opciones En ocasiones el espacio que ocupa la cinta de opciones se requiere, así que está se puede minimizar ampliándose el área de trabajo. Para minimizar la Cinta de opciones siga los pasos a continuación: -
De clic en la guía para Personalizar barra
de herramientas de acceso rápido. -
En la lista de clic en la opción
Minimizar la cinta de opciones. Cuando la Cinta de Opciones esté minimizada, para visualizarla de clic en la ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados.
1.9.4 La barra de fórmulas La Barra de Formulas puede tener dos estados: Contraída o expandida
Barra de Formulas Contraída
Barra de Formulas Expandida Para expandir o contraer la Barra de Formulas dependiendo de su estado, sencillamente de clic sobre la doble fecha que se encuentra en el extremo derecho de esta barra.
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