areas funcionales de una empresa by paju raca

UNIVER LICENCIATURA DISEÑO GRÁFICO ADMINISTRACIÓN PATSY JUDITH RAMOS CANTÚ. AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

PRODUCCIÓN Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas. Funciones: 1.

Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las características del producto.

Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.

Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.

Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que sé esta cumpliendo con la programación fijada.

Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.

Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado

Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio.

MERCADOTECNIA

Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales. Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio más adecuado.

Funciones: 1.

Investigación de mercados: Implica conocer quienes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.

Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.

Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.

Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos.

Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.

Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.

FINANZAS De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros. Funciones: 1.

Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.

Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de costos, etc.

RECURSOS HUMANOS Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo. Funciones:

Contratación y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.

Capacitación y desarrollo: Acción que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.

Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que considerar que el sueldo esta formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificación de méritos.

Relaciones laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.

Servicios y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc.

Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de sus labores.

Planeación de Recursos Humanos: La planeación de los recursos humanos consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto

VENTAS Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas. El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender. Funciones: 1.

Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.

Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.

Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.

Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y

consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia. 5.

Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.

Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.

Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.

Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.

Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. 11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control. 12. Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

COMPRAS El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización Funciones: 1.

Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

MANUAL DE PUESTOS Y OPERACIONES Descripción de Puestos PUESTO: Director General DEPENDE DE: Consejo Administrativo SUBORDINADOS: Gerente de Recursos Humanos, Gerente de Producción, Gerente de Mantenimiento y Almacén, Gerente de Compras y Ventas, Secretaria. FUNCIÓN BÁSICA: Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situación de ésta. RESPONSABILIDADES: 1. Informar al consejo administrativo de la situación actual de la empresa. 2. Establecer buenas relaciones a todos los niveles internos y externos para establecer el correcto uso de los recursos de la empresa Complejo Agrícola de Morelos con visión, estrategias e innovando. 3. Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en un análisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas. 4. Debe estar al día en noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnológicas, para elaborar planes de acción y no quedarse rezagados. 5. Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus colaboradores para estar bien informado. 6. Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable. 7. Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneración económica necesaria para seguir siendo líder en su ramo. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Tiene de ser una persona con principios y ética que no revele información importante acerca de la empresa, así como tener los conocimientos, actitud y aptitudes propias de un buen empresario; emprendedor, con carácter y capacidad para tomar decisiones en situaciones de estrés. Como mínimo debe contar con una licenciatura, ya sea en Administración de Empresas o Ingeniería Industrial.

PUESTO: Gerente de Recursos Humanos DEPENDE DE: Director General SUBORDINADOS: Ninguno FUNCIÓN BÁSICA: Se hace cargo de todo lo relacionado al desempeño del personal. RESPONSABILIDADES: 1. Crear una sana convivencia en la empresa. 2. Desarrollar cursos de superación personal. 3. Lograr la motivación en los colaboradores de la empresa. 4. Contratación de personal de acuerdo al perfil que requiere el puesto. 5. Hacerse cargo de las prestaciones de ley de los trabajadores, IMSS, INFONAVIT, AFORE. 6. Llevar el control de asistencias y puntualidad. 7. Pago de nómina. 8. Mantener informados a los empleados de logros obtenidos. 9. Tener un archivo actualizado de los empleados con: solicitud de trabajo con fotografía, contrato de trabajo, historial del trabajador y documentos que lo acrediten. 10. Elaborar, dar a conocer los reglamentos. 11. Estar al pendiente del desempeño de los trabajadores para reconocimientos o ascensos. Para esto es necesario que mantenga comunicación con todos los departamentos. 12. Despido del personal en caso que sea necesario. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Debe ser una persona creativa, con carisma, receptiva y contar con Licenciatura en Comunicación, Administración de Empresas o Relaciones Industriales. PUESTO: Secretaria Ejecutiva DEPENDE DE: Director General, Gerente de Compras y Ventas SUBORDINADOS: Ninguno FUNCIÓN BÁSICA: Apoyo en las actividades administrativas. RESPONSABILIDADES: 1. Apoyar al Director General y al Gerente de Compras y Ventas. 2. Llevar la agenda de ambos.

3. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite. 4. Informar sobre las últimas noticias ocurridas en la empresa según sean de su incumbencia. 5. Contestar el teléfono. 6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. 7. Redactar las cartas, memoranda, requisiciones, etc., que el Director General o el Gerente de Compras y Ventas requieran. 8. Preparar y ordenar la documentación e información relacionada con el pago de impuestos que será enviada al despacho de Contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 9. Mantener al tanto al Director General de cualquier anomalía observada. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Debe de ser una persona de buen carácter y con disposición, ya que tiene que lograr una buena relación con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades pues en algunas ocasiones será intermediario. Tiene que ser discreta con la información que se le confíe. Como requisito debe ser Contadora Pública o tener una carrera técnica secretarial. PUESTO: Gerente de Compras y Ventas DEPENDE DE: Director General SUBORDINADOS: Secretaria Ejecutiva. FUNCIÓN BÁSICA: Realizar las compras y ventas buscando siempre la mejor opción para el beneficio de la empresa. RESPONSABILIDADES: Respecto a las Compras es necesaria una coordinación con todos los gerentes de la planta con buena comunicación para informarse de sus necesidades y preferencias en cuanto distribuidores. Estableciéndose una relación recíproca. Debe encargarse de: Compras 1. Solicitar presupuestos a distintos distribuidores y solicitar información sobre las características de los productos. 2. Tomar en cuenta los servicios, políticas de ventas, seriedad, calidad y precio que los proveedores ofrecen, todo esto para tomar la decisión con quién se va a hacer negocio. Ventas 1. Coordinarse con el Director General para buscar los mejores nichos del mercado. 2. Establecer las políticas de Ventas. 3. Manejar un control de cartera de clientes, que establezca las normas que exigen. 4. Verificar que éstos estén satisfechos con el empaque y el manejo del producto. 5. Asegurarse que se cumplan las condiciones acordadas por ambas partes. 6. Coordinarse con la Secretaria Ejecutiva para llevar el control de Compras y Ventas necesarias para la Contabilidad externa de la empresa Complejo Agrícola de Morelos. 7. Debe encargarse de las relaciones públicas junto con el Gerente general para asegurarse de mantener buenas relaciones con clientes y proveedores. 8. Guardar la información importante acerca de proveedores y clientes de la empresa. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Debe ser una persona con bastante capacidad de negociación, carisma, desinhibida, pero prudente, analítica y bien relacionada. Como requisito del puesto debe tener Licenciatura en Administración de Empresas, Negocios o Contador. PUESTO: Gerente de Mantenimiento y Almacén DEPENDE DE: Director General SUBORDINADOS: Auxiliares de Mantenimiento, Veladores e Intendentes. FUNCIÓN BÁSICA: Mantener en óptimas condiciones las instalaciones y los invernaderos. RESPONSABILIDADES: 1. Debe reportar al Gerente de Compras y Ventas las necesidades de materiales que se vayan presentando. 2. Es responsable de las herramientas y equipos de la empresa. 3. Verificar que se le dé mantenimiento al equipo de los pozos de abastecimiento de agua, así como a las bombas de riego. 4. Actualizar los inventarios para que el almacén esté en perfecto orden. 5. Hacer inventario constante de los materiales para verificar que no hayan faltantes y prever la escasez de alguno de ellos. 6. Recibir los reportes de los supervisores de producción para dar órdenes a su departamento. 7. Es su responsabilidad el mantener limpio y en perfectas condiciones todo el complejo. 8. Debe asesorar a su personal. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Tiene que ser una persona responsable, observadora y ordenada. Debe ser ingeniero mecánico o Técnico. PUESTO: Gerente de Producción DEPENDE DE: Director General SUBORDINADOS: Supervisores de producción FUNCIÓN BÁSICA: Hacerse cargo de todo lo referente a los procesos productivos, para lograr la eficiencia y un producto de calidad. RESPONSABILIDADES: 1. Es preciso que establezca una línea de comunicación abierta con las siguientes personas: Director General, Gerente de Compras y Ventas, Gerente de Recursos humanos y Gerente de Mantenimiento y Almacén. 2. Actualizar a los supervisores de producción sobre las innovaciones en los procesos.

3. Tendrá que verificar los reportes que le sean entregados y analizarlos. 4. Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa en caso que sea necesario, reportándolo previamente con el Director General. 5. En la temporada de corte y empaque será responsable, junto con sus supervisores, que el producto se encuentre en las condiciones óptimas para su venta. 6. Instruir en la temporada de corte y empaque a los empleados temporales para que realicen bien su labor. 7. Capturar ideas o propuestas de cualquier empleado que haya tenido resultados positivos en el proceso de producción. 8. Es el responsable de el buen desarrollo de la planta y de la eficiencia y eficacia de los procesos productivos e innovaciones. 9. En caso de algún brote viral o enfermedad de la planta, tendrá que ver la causa y solucionar el problema. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Debe ser una persona comprometida con su trabajo y consiente de la importancia de su labor, ya que algún error o falta de atención oportuna, puede representar grandes pérdidas a la empresa. No puede compartir información con alguna persona ajena a la empresa que no sean los asesores externos y sin previa autorización del Director General. Debe ser Ingeniero Agrónomo. PUESTO: Supervisor de Producción 1 DEPENDE DE: Gerente de Producción SUBORDINADOS: Encargados de Germinadores y Regadores FUNCIÓN BÁSICA: Supervisar y coordinar las actividades de los Encargados de Germinadores y Regadores para lograr el nivel de calidad deseado. RESPONSABILIDADES: 1. Tiene la obligación de informar a sus subordinados el puesto que desempeñarán, sus responsabilidades, obligaciones, las reglas de sanidad y capacitarlos para que realicen bien su trabajo. 2. Debe mantener una permanente comunicación con el Gerente de Producción para desarrollar sus planes de acción, así como a sus subordinados. 3. Supervisar al personal a su cargo, además de presentar los informes de las actividades realizadas, así como cualquier sospecha de brote viral o enfermedad de las plantas. 4. Coordinar las actividades de producción. 5. Es necesaria una estrecha relación con el Gerente Mantenimiento y Almacén para solicitar materiales y reportar cualquier anomalía en la limpieza dentro de las naves o alguna falla o deterioro en las instalaciones. 6. Es su responsabilidad que el personal a su cargo realice bien su trabajo. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Tiene que ser una persona responsable que esté al pendiente de todo lo que le confiere a su puesto, con capacidad de mando para manejar a varias personas. Deberá ser Ingeniero Agrónomo. PUESTO: Auxiliares de Mantenimiento DEPENDE DE: Gerente de Mantenimiento y Almacén SUBORDINADOS: Ninguno FUNCIÓN BÁSICA: Supervisar las instalaciones para verificar que se encuentren en buen estado o funcionamiento y en el caso de que se encuentre algún deterioro, arreglarlo. RESPONSABILIDADES: 1. Cambiar los plásticos, mallas, faldones, alambres. 2. Coser mallas. 3. Componer tuberías. 4. Revisar y cambiar goteros. 5. Construcción de invernaderos. 6. Soldar estructuras. 7. Examinar las bombas, el sistema de riego y componerlo en caso de que exista alguna falla. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Necesitan ser personas responsables, observadoras que conozcan de mecánica, electricidad y plomería. Al menos debe poseer estudios de primara o tener experiencia en su ramo. PUESTO: Jornaleros DEPENDE DE: Supervisor de producción 2 SUBORDINADOS: Ninguno FUNCIÓN BÁSICA: Son los responsables de desarrollar todas las labores que requieren las plantas, desde el transplante hasta el final del ciclo. RESPONSABILIDADES: 1. Sujetarse a las reglas de sanidad. 2. Transplantar la plántula del germinador a los invernaderos de producción. 3. Tutorear. 4. Desbrotar.

5. Aclarear. 6. Polinizar. 7. Podar hojas. 8. Bajar plantas. 9. Detección de plantas enfermas para su identificación y reportar a su supervisor. CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS: Todas estas actividades requieren de disposición y actitud de colaborar en equipo, sentido de la responsabilidad, habilidades de manejo de la planta y observación de las mismas. Deben ser personas muy cuidadosas, activas que gocen de buena condición física. Al menos debe poseer estudios de primara o tener experiencia en su ramo

MANUAL DE ORGANIZACION OBJETIVOS: 1. Proporcionar a las diversas áreas de la empresa los manuales Técnicos de Organización que respalden su operación, de acuerdo a la estructura orgánica autorizada. 2. Desarrollar los sistemas de operación de las diversas áreas de la empresa. 3. Dotar de la infraestructura informática necesaria para la operación de las áreas de la empresa. FUNCIONES: 1. Normar las actividades que involucran los sistemas administrativos e informáticos de la empresa. 2. Mantener la operación de la empresa de acuerdo a la estructura orgánica autorizada e instrumentarla con las herramientas técnicas de organización que respalden el cumplimiento de los objetivos y funciones de cada unidad administrativa. 3. Plantear el desarrollo informático de la empresa y dirigir su ejecución. 4. Investigar sobre las innovaciones tecnológicas en materia informática y evaluar su aplicación en la empresa. 5. Dirigir, elaborar e implantar los sistemas administrativos e informáticos de carácter institucional y coordinar los sistemas específicos de las áreas sustantivas y de apoyo. 6. Promover la adquisición de los equipos de cómputo necesarios para soportar los sistemas. 7. Promover la capacitación informática en las áreas usuarias de la empresa. 8. Administrar los recursos de cómputo con que cuenta la empresa. 9. Representar al Empresa en los aspectos de informática ante los organismos externos. 10. Analizar la factibilidad de adquirir o contratar servicios informáticos que requieran las áreas usuarias de la empresa. GERENCIA DE ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD OBJETIVOS: 1. Vigilar que la estructura orgánica autorizada sea analizada constantemente, para lograr un mejor aprovechamiento y desarrollo de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa. 2. Vigilar que los sistemas operativos y procedimientos de cada unidad administrativa de la empresa, definan los métodos de trabajo más eficientes que permitan el mejor desempeño de las tareas encomendadas, así como la factibilidad de automatización e integración.

3. Planear el desarrollo de los sistemas de cómputo institucionales para respaldar las actividades sustantivas de la empresa.

FUNCIONES: 1. Dirigir la elaboración de la estructura orgánica y Manual de Organización de la empresa para su difusión oficial. 2. Supervisar el registro y control de la estructura orgánica, catálogo de puestos, distribución de plazas y registro de firmas autorizadas para cada unidad administrativa de la empresa. 3. Establecer el sistema permanente de actualización del Manual de Organización. 4. Dirigir la elaboración de los sistemas administrativos, políticas y procedimientos orientados a la automatización de la operación de las unidades administrativas de la empresa. 5. Normar las actividades que involucran los sistemas administrativos e informáticos de la empresa. 6. Mantener la operación de la empresa de acuerdo a la estructura orgánica autorizada e instrumentarla con las herramientas técnicas de organización que respalden el cumplimiento de los objetivos y funciones de cada unidad administrativa. 7. Planear el desarrollo informático de la empresa y dirigir su ejecución. 8. Dirigir, elaborar e implantar los sistemas administrativos e informáticos de carácter institucional y coordinar los sistemas específicos de las áreas sustantivas y de apoyo. 9. Promover la capacitación informática en las áreas usuarias de la empresa. 10. Representar al Empresa en los aspectos de informática ante los organismos externos. 11. Analizar la factibilidad de adquirir o contratar servicios informáticos que requieran las áreas usuarias de la empresa. SUBGERENCIA DE ORGANIZACIÓN OBJETIVO: 1. Proveer a las autoridades el respaldo técnico-funcional para la toma de decisiones relacionadas con las modificaciones a la estructura orgánica y puestos de la empresa, con base en la normatividad vigente y lineamientos en materia de Organización, a fin de mejorar el funcionamiento de las unidades administrativas y optimizar los recursos aplicados en las plazas con las que cuenta la Entidad. FUNCIONES: 1. Realizar el análisis funcional de las estructuras organizacionales y plazas de las unidades administrativas de la empresa, para emitir una opinión técnica. 2. Elaborar Diagnósticos administrativos de las unidades administrativas de la empresa que lo requieran, con el propósito de darlos a conocer a las autoridades, para la toma de decisiones. 3. Elaborar Estudios de Tiempos y Movimientos, así como Estudios de Cargas de Trabajo, con el fin de emitir una opinión técnica. 4. Proponer a las autoridades, con base en los análisis técnicos realizados, posibilidades de solución a los asuntos relacionados con la estructura orgánica y puestos de la empresa, para su toma de decisiones. 5. Preparar el Registro ante la Unidad de Servicio Civil, de las modificaciones a la estructura orgánica de la empresa, para autorización del Titular de la Dirección de Administración y Sistemas.

6. Elaborar el Manual de Organización de la empresa correspondiente a la estructura orgánica registrada en la Unidad de Servicio Civil, para mantener actualizada la información de los objetivos y funciones de las unidades administrativas de la empresa. 7. Obtener la Descripción de los Puestos de la empresa a fin integrar el Manual respectivo, para consulta específica de las áreas de la empresa 8. Realizar la valuación de los puestos de la Entidad, como integrante del Comité de Valuación de Puestos, con el propósito de asignar a los puestos el valor que les corresponde dentro de la estructura organizacional de la empresa. 9. Emitir los Dictámenes y Opiniones Técnicas de los Contratos de Honorarios, para respaldar funcionalmente la contratación del área de Recursos Humanos. 10. Realizar los movimientos de altas, cambios y bajas de las unidades administrativas y de las plazas de la empresa en el sistema respectivo, para mantener actualizados los datos correspondientes en la Plantilla de Personal institucional. SUBGERENCIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS OBJETIVOS: 1. Revisar y mantener actualizados los procedimientos y políticas institucionales que regulan, cada unidad administrativa del la empresa a los esquemas de operación que demanda su dinámica de operación,.optimizando el uso de los recursos materiales y tecnológicos y la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las actividades. FUNCIONES: 1. Determinar técnicamente en coordinación con los usuarios, la posibilidad de automatizar los procedimientos, indicando claramente las prioridades reales de acuerdo a los volúmenes de trabajo y manejo de información. 2. Elaborar los sistemas administrativos, políticas y procedimientos de las unidades administrativas de la empresa. 3. Analizar los sistemas integrales de operación de las unidades administrativas existentes para determinar el grado de eficiencia y optimización de tareas. 4. Implantar los sistemas administrativos y procedimientos de nueva estructuración y realizar las pruebas y ajustes de operación necesarias para su desarrollo. 5. Elaborar y actualizar los manuales de políticas y procedimientos de las unidades administrativas de la empresa y darlos a conocer en la página institucional publicada por medio de Intranet de la empresa. 6. Autorizar la elaboración del diseño de las formas continuas institucionales para su posterior reproducción. 7. Contribuir a la modernización de la operación de los procesos a través del diseño de métodos y de sistemas integrales de administración. 8. Integrar la carpeta para la celebración de las reuniones del Comité de Normatividad y dar seguimiento a la implantación de los acuerdos tomados. 9. Identificar los procesos administrativos y métodos de trabajo susceptibles de ser mejorados que operan la empresa y proponer las adecuaciones correspondientes a las políticas o procedimientos institucionales que permitan mantener el grado de eficiencia y modernización en la operación de los procesos. GERENCIA DE SOPORTE TÉCNICO OBJETIVO:

1. Proporcionar y asegurar la operación de los recursos informáticos, así como el apoyo para su uso y la búsqueda de la calidad total a través de la capacitación, la automatización de oficinas y el mantenimiento de los sistemas y redes de comunicación, de acuerdo a los lineamientos relacionados con la normatividad y procedimientos internos, para proporcionar al personal de la empresa las herramientas y facilidades para el desarrollo automatizado de sus actividades. FUNCIONES: 1. Definir y desarrollar el Programa Institucional de Desarrollo Informático para la planeación estratégica en materia de tecnologías de cómputo y de información. 2. Coordinar la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir las necesidades de sistematización de información de las áreas usuarias. 3. Ejecutar un plan de investigación de mercado de nuevos productos y tecnología con miras a adquirir el hardware y el software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información. 4. Determinar el plan presupuestal y el programa para la adquisición de equipos, programas y paquetes de cómputo, desarrollo de sistemas con apoyo externo, contratación de asesorías y gastos de mantenimiento y soporte a la base instalada, para garantizar la operación informática. 5. Determinar las bases de concursos y dictámenes técnicos que coadyuven a lograr las adquisiciones más ventajosas en servicio y precio. Apoyar en la licitación, calificación y certificación de bienes informáticos que se adquieran. 6. Coordinar los trabajos de desarrollo de sistemas para proporcionar las herramientas de automatización de las actividades de la empresa, así como supervisar el diseño de aplicaciones en internet para apoyar la difusión y promoción de la empresa. 7. Mantener un control y registro de los gastos presupuestales del hardware, software y servicios contratados. 8. Administrar los servicios de asesoría y soporte técnico para asegurar la operación y uso adecuado de los equipos y paquetes de cómputo. 9. Coordinar los servicios de correo electrónico, de seguridad de información de acceso corporativo a internet, así como la operación de la página de intranet e internet, para asegurar el acceso a los medios informáticos de comunicación institucional. 10. Promover y apoyar la capacitación especializada al personal técnico de la Subdirección de Sistemas y coordinar el programa de capacitación en materia informática de los usuarios en general, para elevar el nivel de la cultura informática del la empresa. 11. Implementar la operación del Comité de Informática de la empresa. SUBGERENCIA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS OBJETIVOS: 1. Alcanzar la optimización en la sistematización de las funciones básicas y grados óptimos de capacitación del personal para lograr la autosuficiencia de los usuarios. FUNCIONES: 1. Analizar permanentemente las alternativas existentes en nuevas tecnologías que coadyuven en la satisfacción de requerimientos de automatización de las funciones básicas de las áreas. 2. Conjuntamente con la Subdirección de Sistemas y la Gerencia de Soporte Técnico, analizar la inversión requerida para las adquisiciones en materia microcomputacional y determinar las prioridades de los diferentes proyectos que proporcionen mayores beneficios a la Institución.

3. Definir y establecer los estándares y las especificaciones técnicas necesarias para la adquisición de equipo microcomputacional y paquetes de cómputo. 4. En coordinación con la Gerencia de Soporte Técnico, instrumentar todas las etapas de la selección, adquisición e instalación de bienes informáticos microcomputacionales. 5. Resguardar y administrar las licencias de software adquiridas por la Institución. 6. Instalar, configurar y distribuir los equipos, periféricos, dispositivos y software de la plataforma microcomputacional, manteniendo un control de su ubicación. 7. Establecer mecanismos de evaluación del uso de los recursos microcomputacionales a las diversas áreas de la Institución. 8. Establecer los programas de capacitación a nivel institucional en el uso de paquetes para computadoras personales para lograr la autosuficiencia de los usuarios. 9. Proporcionar asistencia técnica para procurar el buen funcionamiento y uso correcto de los equipos y paquetes de cómputo, atendiendo a los usuarios que reportan problemas en el manejo de los recursos microcomputacionales. 10. Registrar sistemáticamente las fallas y problemas presentados por los usuarios, elaborando informes de reportes atendidos, pendientes, acciones tomadas, etc. SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE CÓMPUTO OBJETIVO: 1. Administrar y coordinar los servicios informáticos (Servicio de Mantenimiento a los Bienes Informáticos, Red de comunicación de datos, Correo Electrónico, Acceso a Internet, Acceso a los Sistemas Institucionales, Seguridad de la Información, Suministros Informáticos) con que cuenta la empresa para el desempeño de sus actividades diarias a fin de asegurar que se proporcionen de manera ininterrumpida tanto en Oficinas Centrales cono en los CIPS’s. FUNCIONES: 1. En conjunto con las Gerencia de Soporte Técnico y Subgerencia de Desarrollo de Sistemas, estructurar los planes de instalación, puesta en marcha y operación de los servicios requeridos por las unidades usuarias. 2. Definir la metodología y normatividad para el uso racional de la infraestructura de cómputo y supervisar su cumplimiento. 3. Administrar y operar los recursos de los equipos de cómputo, servidores asignados y vigilar el correcto funcionamiento que permita proporcionar un servicio continuo, manteniendo un registro sistemático de fallas de equipo e instrumentando los mecanismos de recuperación para solventar contingencias. 4. Planear y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes informáticos e instalaciones diversas, a través de los convenios y de los contratos establecidos, controlando la facturación por dichos servicios. 5. Establecer las especificaciones técnicas necesarias para la adquisición de los bienes informáticos y suministros informáticos. 6. Controlar y administrar los suministros informáticos para la óptima operación de los sistemas, suministrándolos oportuna y racionalmente, manteniendo una disponibilidad suficiente. 7. Establecer las medidas de control y seguridad y acceso a las instalaciones físicas del Centro de Cómputo. 8. Controlar la seguridad de los servidores institucionales, del Internet, del correo electrónico y de las computadoras personales. 9. Velar por la seguridad de la información en los equipos de cómputo asignados, instrumentando los procedimientos de respaldo y recuperación correspondientes, así como administrar la cintoteca.

10. Proporcionar asesoría y soporte técnico en software a los usuarios de equipo de cómputo y elaborar los informes correspondientes. 11. Administrar la base de datos institucional para proporcionar un servicio ininterrumpido a las aplicaciones institucionales. 12. Administrar y proporcionar los servicios de internet y correo electrónico en las Oficinas Centrales y los Desarrollos Regionales de la empresa. 13. Diseñar y supervisar el funcionamiento de la red de datos en Oficinas Centrales y Desarrollos Regionales con el fin de mantener la comunicación de manera ininterrumpida. 14. Analizar los nuevos desarrollos informáticos en sistemas operativos, bases de datos y programas para asesorar a los mandos superiores sobre los beneficios de estos. SUBGERENCIA DE SISTEMAS OPERATIVOS Y REDES DE COMUNICACIÓN OBJETIVO: 1. Garantizar la eficiencia en el funcionamiento de las Redes de Comunicación de Voz y Datos, tanto en Oficinas Centrales como Desarrollos Regionales del la empresa. FUNCIONES: 1. Administrar y supervisar el Sistema Integral de Comunicaciones, dentro de Oficinas Centrales y Desarrollos Regionales. 2. Administrar y mantener el Sistema de Tarificación de llamadas conforme a los requerimientos y políticas que determine la Gerencia de Recursos Materiales. 3. Administrar y mantener el sistema multilíneas, instalado en Oficinas Centrales. 4. Mantener el inventario y control de los programas y equipos que conforman el Sistema Integral de Comunicaciones. 5. Planear, implementar y vigilar los mecanismos de control que garanticen la seguridad y confidencialidad de los recursos del Sistema Integral de Comunicaciones. 6. Atender los reportes de fallas del Sistema Integral de Comunicaciones, manteniendo un registro de contingencias, analizando la problemática y, en su caso, canalizando a los proveedores correspondientes, procurando el restablecimiento de los servicios a la brevedad posible. 7. Establecer las especificaciones técnicas necesarias para la adquisición de equipos de comunicaciones. 8. Establecer las especificaciones técnicas necesarias para el otorgamiento de los contratos de mantenimiento y/o actualizaciones de los equipos que conforman el Sistema Integral de Comunicaciones. 9. Participar en el diseño de la arquitectura de la Red de Voz y Datos del la empresa. 10. Contacto permanente con los proveedores de tecnología de comunicaciones, para estar informados de las tendencias tecnológicas y poder tomar decisiones buscando mantener los sistemas bajo una tecnología de punta. 11. Asegurar el buen funcionamiento en las redes de comunicación de voz y datos de la empresa, proporcionando el mantenimiento preventivo y correctivo de sus componentes mediante los proveedores para el caso. SUBGERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS OBJETIVOS:

1. Desarrollar los sistemas de cómputo institucionales para respaldar las actividades sustantivas de la empresa y proporcionar su mantenimiento. 2. Establecer estándares para el desarrollo de los sistemas en operación. FUNCIONES: 1. Coordinar con la Subgerencia de Procesos Administrativos el desarrollo e implantación de sistemas integrales de cómputo, institucionales y específicos. 2. Desarrollar los sistemas de información y preparar la delegación de su operación a las áreas, para que éstas sean las responsables de su aplicación. 3. Mantener actualizada la documentación de los sistemas en operación. 4. Proporcionar asesoría y capacitación en materia de informática a las áreas de la empresa que lo requieran. 5. Elaborar y establecer los estándares para el desarrollo de sistemas y vigilar su aplicación. 6. Definir el ambiente de operación para el desarrollo de sistemas que permitan dictaminar los requerimientos del equipo de cómputo.

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS Introducción A continuación se explicará de manera detallada la elaboración y aplicación de manuales administrativos, su importancia y estructura. Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor estructura. Definición de Política: Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas Definición de Manual de Políticas: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Políticas:

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Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas: Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones. Ventajas de los manuales de Políticas:

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Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias. Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos. Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente. Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados. Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles. El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Políticas:

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Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

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Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular. Contenido del Manual de Políticas: Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. 1.

Índice Objetivos del Manual Alcance Como usar el manual Revisiones y recomendaciones

2. 3. 4.

Introducción Organigrama Declaraciones de Políticas

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Índice

El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

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Introducción

Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones. Alcance Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas. Como usar el Manual Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual. Revisiones y actualizaciones Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.

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Organigrama

En este apartado se representara gráficamente la estructura orgánica.

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Declaraciones de Políticas.

En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate. DESARROLLO DE POLITICAS. Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método: 1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para: * Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir. * Precisar los límites a que llegarán las políticas. * Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas. * Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva. * Aprobación de las políticas por la dirección superior. * Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas. DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS 1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política. 2. DEFINICION. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política. 4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de la política. PREPARACION DEL MANUAL El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un propósito en común: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciará la elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir; la integración propiamente de proceso de elaboración. PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL. La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relación definitiva pueden proceder de los más diversos niveles jerárquicos (Jefes y empleados). ELABORACION DEL MANUAL Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad. Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida. Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas. FORMATO. Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden. NUMERACION DE PÁGINAS. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son: a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo. Pero también el menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1. b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión. ENCABEZAMIENTO DE PÁGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc. AUTORIZACION DEL MANUAL Una vez elaborado el manual de políticas y para poder .facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por intervienen:

* Por la .alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario. * Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido. * De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso. * Del consultor externo en su caso. DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL. La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros del organismo. En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe observar. Sólo los .administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas. HOJA DE APROBACION La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual. REVISIONES Y ACTUALIZACIONES. Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. . Al fin de contra restar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organización y métodos) o de su equivalente. ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas política, eliminación, reestructuración, etc.). ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisión de los manuales de políticas. Guando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año. RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una política existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma más imparcial posible. Análisis Crítico Considero de gran importancia que una empresa cuenta con un manual de políticas pues en éste se establecen las normas y procedimientos a seguir para garantizar la administración efectiva y adecuada de la entidad. También puedo mencionar que consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Además, se establecen las responsabilidades y tareas correspondientes de cada área administrativa, así como su nivel jerárquico en la estructura organizacional.