Subgerencia administrativa

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA •Jefatura de TICS •Jefatura de Servicios Generales •Jefatura de Talento Humano •Jefatura de Compras Públicas

JEFATURA DE TICS •

Migración de Plataforma Operativa y Servicios de Correo.

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Implementación de Consola Centralizada de Protección de Información (Antivirus, Antispyware, Antispam, Control de Dispositivos Externos).

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Sistema de Archivos Centralizado y Replicado.

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Conexión Remota de usuarios a los servidores de CCS.

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Ampliación de Cobertura del Sistema de Radio Comunicación hasta las oficinas.

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Implementación Gestor Documental (Fase I).

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Implementación Cámaras Web Oficinas.

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Implementación Software de Prevención de Perdida de Datos (Fuga de Información).

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Consultoría de Buenas Practicas para Administración de Servicios de IT.

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Consultoría de Planeación Estratégica.

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Acondicionamiento Sala de Reuniones.

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Cableado Estructurado Oficinas.

JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES PROCESO DE CONTRATACIÓN DE CAMPAMENTO: • • • • • • •

Servicio de Mejoramiento de planta de aguas residuales.

Análisis de agua de consumo y alimentos Mejoramiento de planta potabilizadora, adquisición de lavadora de ropa industrial.

Combustible y transporte del mismo desde Petrocomercial al Campamento.

Medicamentos y equipos médicos para dispensario.

Mobiliario para sala de eventos San Rafael y para oficinas Quito. (adjudicado).

Elaboración de proceso por elevar al portal de transporte de personal en el campo.

PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OFICINA: •

Readecuación de oficinas

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Compra de vehículo de Gerencia, vehículos para área técnica de campo, y nuevos SZ para oficinas.

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Contrato de mantenimiento de vehículos Toyota y Chevrolet.

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Contratación de servicio de limpieza de oficinas Quito.

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Soporte para elaboración de términos de referencia de procesos de Seguros Generales y de Vida.

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Neumáticos para vehículos Quito y Campamento.

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Suministros oficina y limpieza de Quito y Campamento, estanterías, láminas de seguridad para carros.

El área de servicios generales levantó información que dio como resultado la elaboración varios proyectos que buscan: •Mejorar las aptitudes de los conductores, con el fin de reducir los costos en reparaciones de vehículos.

•Incrementar la eficiencia del manejo de suministros y bodegas, con el fin de reducir la pérdida y el consumo de materiales y suministros, enmarcados también en el cuidado ambiental.

•Fortalecer la seguridad de los bienes de la empresa, mediante la elaboración de un plan de seguridad material.

•Se está actualizando la información de los indicadores en el portal de GPR

JEFATURA DE TALENTO HUMANO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL •Estandarización del procedimiento de reclutamiento, selección y contratación del personal.

• Implementación del portal de reclutamiento de profesionales.

• Implementación de evaluaciones psicológicas sistematizadas.

• Evaluaciones de conocimiento técnico • Entrevistas técnicas y de personalidad.

• Contratación de profesionales que obtuvieron las mejores calificaciones • Exámenes pre ocupacionales.

CAPACITACIÓN • El 95% del personal ha asistido al menos una vez a capacitación durante el año 2012, se proyecta para el 2013 llegar a capacitar al 100% del personal.

• La perspectiva para el 2013 será la implementación de la plataforma e-learning, y a su vez incrementar capacitación a fin de fomentar un desarrollo profesional y personal de los funcionarios • El 95% del personal ha asistido al menos una vez a capacitación durante el año 2012, se proyecta para el 2013 llegar a capacitar al 100% del personal.

•La ejecución presupuestaria de capacitación de personal técnico ha sido del 28% al 30 de noviembre 2012

• La ejecución presupuestaria de capacitación del resto de personal ha sido del 81% al 30 de noviembre 2012

NORMATIVA INTERNA •El Estatuto Orgánico por Procesos fue aprobado por el Directorio de la empresa y publicado en el Registro Oficial. La Estructura Orgánica aprobada en este instrumento, ha sido desarrollada una propuesta de una Estructura de Posición que será presentada a la Gerencia General para su aprobación.

•El Reglamento Interno de COCASINCLAIR EP está elaborado, y esta siendo revisado para ser aprobado, el mismo será presentado al Directorio de la Empresa para su aprobación.

•Se encuentran en elaboración para aprobación, difusión e implementación en el año 2013: •Manual de Evaluación del desempeño •Manual de Reclutamiento y selección de personal •Manual de Capacitación •Manual de Inducción de personal

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

•Se ha establecido un mecanismo para la evaluación del desempeño el mismo que ha sido aplicado para la renovación de contratos anuales del personal de COCASINCLAIR EP. • Para el año 2013 se implementará el modelo de evaluación del desempeño para todo el personal, el mismo que será elaborado mediante un sistema de resultados basado en Balanced Score Card.

JEFATURA DE COMPRAS PÚBLICAS La Jefatura de Compras Públicas sujetándose a los principios de contratación pública, así como al cumplimiento de la normativa vigente, durante el ejercicio fiscal 2012 ha desempeñado un trabajo arduo y coordinado con el cliente interno, apoyando al desarrollo de una gestión administrativa eficiente, oportuna y de calidad, el mismo que ha permitido ejecutar procesos de adquisición de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios a través de procedimientos de contratación transparentes, orientados al cumplimiento de los objetivos institucionales y al avance de este gran proyecto.

Nuestra misión ha sido desarrollar procesos ajustados a derecho con unidad de criterio y alineados a proteger los intereses institucionales así como los recursos públicos a través de una labor estructurada, ordenada, articulada y transparente, ello, aunado en la culminación de acciones y mecanismos de control, a través de la Implementación de un Sistema “Gestor Documental” (ONBASE) como una herramienta de gestión y control.

El total de procesos ejecutados por esta Jefatura durante el año 2012 son: 248 cuyo detalle se encuentra a continuación.

PROCESOS PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS

AREA CAMPAMENTO JEFATURA DE COMUNICACIÓN SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES TALENTO HUMANO TIC'S SUBGERENCIA AMBIENTAL RESPONSABILIDAD SOCIAL SUBGERENCIA AMBIENTAL SUBGERENCIA DE GESTIÓN SUBGERENCIA FINANCIERA SUBGERENCIA JURÍDICA SUBGERENCIA TÉCNICA SUBGERENCIA TÉCNICA TERRENOS IMPORTACIONES Total general

EJECUCIÓN PROCESOS POR ÁREA 14 12 53 33 4 16 26 16 10 1 3 3 21 6 8 7 133

TIPO DE PROCEDIMIENTO CATALOGO ELECTRONICO CONSULTORIA COTIZACIÓN FERIA INCLUSIVA LICITACIÓN LICITACIÓN SEGUROS MENOR CUANTÍA PRODUCCIÓN NACIONAL PUBLICACIÓN REGIMEN ESPECIAL SUBASTA INVERSA Total general

PROCESOS PORTAL 12 14 4 1 1 3 12 13 9 13 51 133

SUBGERENCIA TÉCNICA 16%

PROCESOS POR AREA

SUBGERENCIA SUBGERENCIA FINANCIERA JURÍDICA 2% 2% SUBGERENCIA DE GESTIÓN 1% SUBGERENCIA AMBIENTAL 20%

CAMPAMENTO 10%

JEFATURA DE COMUNICACIÓN 9%

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 40%

POR TIPO DE PROCESOS

CATALOGO ELECTRONICO 9%

CONSULTORIA 10% COTIZACIÓN 3% FERIA INCLUSIVA LICITACIÓN 1%

SUBASTA INVERSA 38%

1% MENOR CUANTÍA 9%

REGIMEN ESPECIAL 10%

PRODUCCIÓN PUBLICACIÓN NACIONAL 10% 7%

LICITACIÓN SEGUROS 2%

PROCESOS PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS ESTADO DE PROCEDIMIENTO Adjudicada Cancelado Desierta En Curso Total general

TOTAL POR PROCEDIMIENTO 109 2 16 6 133

ESTADOS DE PROCESOS PORTAL Desierta 12% Cancelado 1%

INFIMA CUANTIA POR AREA

SUBGERENCIA DE GESTIÓN SUBGERENCIA SUBGERENCIA 2% JURÍDICA FINANCIERA 2% 1% SUBGERENCIA AMBIENTAL 5%

CAMPAMENTO 14%

JEFATURA DE COMUNICACIÓN 24% SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 46%

En Curso 5%

Adjudicada 82%

AREA SUBGERENCIA CAMPAMENTO TÉCNICA JEFATURA DE COMUNICACIÓN 6% SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA TALENTO HUMANO TIC'S SERVICIOS GENERALES SUBGERENCIA AMBIENTAL RESPONSABILIDAD SOCIAL AMBIENTAL SUBGERENCIA DE GESTIÓN SUBGERENCIA FINANCIERA SUBGERENCIA JURÍDICA SUBGERENCIA TÉCNICA Total general

TOTAL 16 28 53 4 26 23 6 4 2 2 1 2 7 115