การจัดตั้งหอจดหมายเหตุ

หอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ (Archives of the Archdiocese of Bangkok)

หลักการและเหตุผล 1. จดหมายเหตุ ได้แก่ เอกสารทุกชนิดที่เป็ นผลมาจาก การทางานขององค์กรที่ถูกเก็บรักษาไว้ดว้ ยกัน เพื่อ การอ้างอิงและการศึกษาค้นคว้า หอจดหมายเหตุ ได้แก่ การจัดเก็บเอกสารอย่าง เป็ นระบบ และสามารถอ้างอิงได้ตามหลักวิชาการ

หอจดหมายเหตุแบ่งออกเป็ น 2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ (Historical Archives) ปกติเอกสารที่มีอายุ 5 ปี ขึ้นไป

หอจดหมายเหตุงานบริ หาร (Administrative Archives) เอกสารที่มีอายุนอ้ ยกว่า 5 ปี

2. การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็ นระบบนั้นมีความสาคัญ อย่างยิง่ และมีประโยชน์มหาศาลสื บต่อไป

3. ความสาคัญของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ และการจัดเก็บเอกสาร อัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ เป็ นองค์กรที่มีประวัติความ เป็ นมายาวนาน และนับได้วา่ เป็ นอัครสังฆมณฑลที่มี ความสาคัญที่สุดในประเทศไทย

การจัดเก็บเอกสารของอัครสั งฆมณฑลกรุงเทพฯ การจัดเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ ได้เริ่ มต้น ขึ้นอย่างจริ งจัง ใน ค.ศ. 1988 แต่ยงั มิได้ใช้ชื่อว่า “หอจดหมายเหตุ” ใช้แต่เพียงว่า “ห้องเอกสาร” โดยแบ่งออกเป็ น 3 หมวดใหญ่ๆ ได้แก่ 1. หมวดเอกสาร 2. หมวดรู ปภาพ 3. หมวดหนังสื อ การจัดเก็บเอกสารเป็ นการจัดเก็บโดยแบ่งหมวดเอกสารตาม สมัยของพระสังฆราชต่างๆ จนกระทัง่ ถึงสมัยปั จจุบนั (Chronological System)

4. ข้ อจากัดของห้ องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ เอกสารที่จะจัดเก็บมีมาก แต่พ้นื ที่มีนอ้ ย ปั จจุบนั นอกจากเอกสารที่จดั เก็บไว้แล้วที่หอ้ งเอกสาร ยังมี เอกสารที่รอการจัดเก็บอีกจานวนมากอยูท่ ี่ : - สานักมิสซังฯ หลังปัจจุบนั โดยเป็ นเอกสารในสมัยของ พระอัครสังฆราชยวง นิตโย และ พระคาร์ดินลั มีชยั กิจบุญชู - ตามวัดต่างๆ - ตามฝ่ ายต่างๆ ของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ

แม้ว่า เอกสารที่มีอยูท่ ี่สานักมิสซังฯ จะได้รับการจัดเก็บ อย่า งดี แต่ ก็ ส มควรที่ จ ะได้รั บ การจัด เก็ บ ตามระบบที่ ห อ จดหมายเหตุ ส่ วนเอกสารตามวัดและตามฝ่ ายต่างๆ ซึ่ งมีอยู่ มากมายนั้น ก็ ไ ด้รั บ การจัด เก็ บ ตามสภาพของแต่ ล ะวัด ซึ่ ง แตกต่ า งกัน ควรที่ จ ะมี ร ะเบี ย บเพื่ อ ให้ จัด เก็ บ และจัด ส่ ง เอกสารเหล่านั้นมายังหอจดหมายเหตุฯ ปั จ จุ บ ัน ห้ อ งเอกสารไม่ มี พ้ื น ที่ เ พี ย งพอที่ จ ะรองรั บ เอกสารเหล่านี้ ได้หมด จึงยังมีการดาเนิ นการใดๆ เพื่อจัดเก็บ เอกสารเหล่ านี้ หลายครั้ งเราต้องสู ญเสี ยเอกสารต่างๆ ไป สื บ เนื่ องมาจากการท าลาย ทั้ง จากธรรมชาติ แมลง และ มนุษย์เอง

นอกจากนี้ ยังมีหนังสื อเก่าๆ และหนังสื อทางด้าน ค้นคว้าอีกมากมาย รวมทั้งวัตถุต่างๆ ที่มีคุณค่าในการ จัดเก็บ ส่ วนสาคัญอีก 3 ส่ วน ซึ่ งห้องเอกสารยังไม่สามารถ บริ การได้ คือ 1. ห้องซ่อมแซมเอกสาร 2. ห้องเก็บของ (Store) 3. ห้องศึกษา ซึ่งควรจะรวมระบบ คอมพิวเตอร์ และการค้นคว้าด้วยระบบเทคโนโลยี

งานมีมาก แต่ คนทางานมีน้อย ปั จจุบนั มีคุณพ่อสุ รชัย ชุ่มศรี พนั ธุ์ และพนักงาน 4 คน รับผิดชอบงานด้านนี้ ซึ่ งมีความจาเป็ นจะต้องเข้ารับ การอบรมอยูเ่ สมอ เมื่อมีโอกาส เพราะเหตุวา่ งานหอ จดหมายเหตุเป็ นงานที่แตกต่างจากงานด้านประวัติศาสตร์ งานแต่ละด้านก็ไม่เหมือนกัน เช่น งานซ่อมเอกสาร และ งานระบบคอมพิวเตอร์

งานหอจดหมายเหตุ จึ ง ควรมี ก ารเตรี ย มบุ ค ลากร และเพิ่มบุคลากรที่มีความสามารถเฉพาะด้าน ข้อจากัด ประการหนึ่ งก็คือ งานหอจดหมายเหตุ เป็ นงานที่ ไม่ มี รายรั บ หรื อหากมี ก็น้อยมาก เช่ น การถ่ายสาเนา งาน ถ่ายเอกสาร แต่จะเป็ นงานที่มีรายจ่ายค่อนข้างมาก มิใช่ เงิ นเดื อนพนักงาน แต่ อุปกณ์ การจัดเก็บรั กษาเอกสาร ก็มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสู ง งานหอจดหมายเหตุจึงเป็ นงาน รั ก ษาคุ ณ ค่ า ความส าคัญ รั ก ษาประวัติ ศ าสตร์ และ วัฒนธรรมขององค์กรเป็ นสาคัญ

สาหรับการเตรี ยมบุคลากร หอจดหมายเหตุฯ มีโครงการส่ งบุคลากร ไปศึกษาต่อด้านประวัติศาสตร์ พระศาสนจักร เพื่อเป็ นผูท้ าการศึกษาค้นคว้า และสอน เรี ยนด้านประวัติศาสตร์พระศาสนจักรต่อไป

ขั้นตอนและระยะเวลาการจัดตั้งหอจดหมายเหตุ อัครสั งฆมณฑลกรุงเทพฯ 1.) ด้ านบุคลากร เตรียมให้ มีบุคลากรทีม่ ีความสามารถในการทางานด้ านนีโ้ ดย 1. จัดตั้งคณะกรรมการเฉพาะกิจเพื่อร่ วมกันวางแผนในการ จัดตั้งคณะกรรมการนี้ประกอบด้วย ก. ผูท้ ี่ทางานด้านนี้ในปั จจุบนั ข. ผูท้ ี่ทางอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ แต่งตั้ง ค. ผูม้ ีหน้าที่รับผิดชอบงานด้านการก่อสร้าง ของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ

2. จัดส่ งบุคลากรเข้ารับการอบรม และฝึ กฝนเฉพาะด้าน ก. ด้านการจัดเก็บเอกสาร ข. ด้านซ่อมแซมเอกสาร ค. ด้านระบบคอมพิวเตอร์ ง. ด้านการศึกษาเอกสารและเผยแพร่ งานเขียน จ. โครงการส่ งบุคลากรไปศึกษาด้าน ประวัติศาสตร์พระศาสนจักรในระดับปริ ญญาโท

2.) ด้ านอาคารสถานที่ - ออกแบบรายละเอียดของหอจดหมายเหตุ ให้เห็นถึงจานวนห้อง และพื้นที่ใช้อุปกรณ์การจัดเก็บ และอุปกรณ์ที่ใช้ อีกทั้งรายละเอียดอื่นๆ ทั้งหมดเพื่อ ประกอบการพิจารณา - เสนอให้ฝ่ายการเงิน และทรัพย์สินพิจารณาอนุมตั ิ อาคาร หรื ออนุมตั ิการก่อสร้างอาคาร (โดยเร็ วที่สุด)

3.) ห้ องต่ างๆ ทีจ่ าเป็ นสาหรับหอจดหมายเหตุ อัครสั งฆมณฑลกรุงเทพฯ ส่ วนที่ 1 1. ห้องอานวยการ - ลงทะเบียนเอกสาร รับ-ส่ งเอกสาร - คัดแยกเอกสาร - สารบัญเอกสาร - ข้อมูลด้านคอมพิวเตอร์ การจัดทาเวปไซต์

2. ห้องประชุมที่สามารถจุคนได้ ประมาณ 50 คน 3. ห้องศึกษาค้นคว้าเอกสาร (ผูม้ าขอใช้บริ การ) 4. ห้องรับแขก 5. ห้องพนักงาน

ส่ วนที่ 2 1. หอจดหมายเหตุอคั รสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ แบ่ง ออกเป็ น 2 ส่ วนคือ - ห้อง “มิสซังสยาม” เอกสารต่างๆ ที่อยูใ่ นสมัย แห่งสถานะ “มิสซัง” หากนับอย่างเป็ นทางการ ก็คือ ตั้งแต่ ค.ศ. 1669-1965 แต่หากนับสถานะ “มิสซังกรุ งเทพฯ” ก็ตอ้ ง นับตั้งแต่เมื่อราชบุรีได้รับการแยกออกจากกรุ งเทพฯ ในสถานะ “มิสซังเอกเทศแห่งราชบุรี” เมื่อวันที่ 30 มิถุนายน ค.ศ. 1929 และใน ค.ศ. 1934 ได้ยกระดับเป็ น “สังฆรักษ์”

ที่สุด ใน ค.ศ. 1941 ราชบุรีได้รับการยกขึ้นเป็ น Vicariato Apostolico หรื อ “มิสซังราชบุรี” โดยสมบูรณ์

นับแต่น้ นั เป็ นต้นมาเอกสารของกรุ งเทพฯจะใช้คาว่า “มิสซัง กรุ งเทพฯ” แทน “มิสซังสยาม” นอกจากนี้ ใน ค.ศ. 1944 ยังได้ แยกมิสซังจันทบุรีออกจากกรุ งเทพฯอีกด้วย แม้วา่ มิสซังสยามจะ เกิดขึ้นเป็ นทางการใน ค.ศ. 1669 แต่ประวัติศาสตร์ของมิสซัง สยามได้มีมาก่อนหน้านั้นแล้ว ดังนั้น เอกสารที่ควรมีอยูใ่ นห้องนี้ ได้แก่

1. เอกสารและหนังสื อที่เกี่ยวข้องกับมิสซังสยาม (สมัยอยุธยา ระหว่าง ค.ศ. 1511-1767) - สาเนาเอกสาร จาก M.E.P. Archives - สาเนาเอกสาร จาก P.F. Archives - สาเนาเอกสาร จาก Archives ต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง - หนังสื อที่เขียนในสมัยนั้น ที่อาจจะตีพิมพ์ใหม่ แล้ว หรื อได้รับการแปลโดยกรมศิลปากร รวมทั้งหนังสื อ ประวัติศาสตร์ต่างๆ - งานเขียนของมิชชันนารี

2. เอกสารและหนังสื อที่เกี่ยวข้องกับมิสซังสยาม (สมัยกรุ งรัตนโกสิ นทร์ ระหว่าง ค.ศ. 1782-1965) - ห้ องอัครสั งฆมณฑลกรุงเทพฯ (BKK Archdiocese Deposit) - เอกสารต่ า งๆ ที่ อยู่ใ นสมัยแห่ ง สถานะ “อัค รสัง ฆ มณฑล” นั่นคื อ ตั้งแต่วนั ที่ 18 ธันวาคม ค.ศ. 1965 จนถึง ปั จจุบนั โดยสามารถแบ่งออกได้เป็ น 3 วาระ ได้แก่

1. วาระพระสังฆราช ยวง นิตโย ดารงตาแหน่งเป็ นอัคร สังฆราชแห่งอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ ตั้งแต่ ค.ศ. 19651973 2. วาระพระอัครสังฆราชไมเกิ้ล มีชยั กิจบุญชู ดารง ตาแหน่งเป็ นอัครสังฆราชแห่งกรุ งเทพฯ ตั้งแต่ ค.ศ. 19732009 และได้รับการแต่งตั้งเป็ นพระคาร์ดินลั ตั้งแต่ ค.ศ.

1983-2009

3. วาระพระอัครสังฆราชฟรังซิ สเซเวียร์ เกรี ยงศักดิ์ โกวิทวาณิ ช ดารงตาแหน่ งอัครสังฆราชแห่ งอัครสังฆ มณฑลกรุ งเทพฯ ตั้งแต่ ค.ศ. 2009-ปัจจุบนั เอกสารในสมัยนี้มีจานวนมาก เนื่องมาจากการขยาย งานของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ ประกอบกับมี การ แบ่งงานออกเป็ นฝ่ ายต่าง ๆ นอกจากนี้ ยังต้องเตรี ยม พื้นที่สารองสาหรับเอกสารจากวัดต่าง ๆ ที่จะส่ งเข้ามา จัดเก็บอีกด้วย ปั จจุบนั เอกสารเหล่านี้ ได้รับการจัดเก็บ อยูก่ ระจัดกระจาย ได้แก่

1. ห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ 2. ห้องผูช้ ่วยเลขาธิ การ (นายประภาส เสนะวีณิน) 3. ห้องเลขาธิการ 4. ห้องทางานพระอัครสังฆราช 5. ห้องทางานอุปสังฆราช

- นอกจากจัดเก็บเอกสารแล้ว ควรให้มีการแสดงวัตถุ ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสมัยด้วย ได้แก่ 1. หนังสื อที่เกี่ยวข้องกับพระอัครสังฆราช

2. ผลงานเขียนของพระอัครสังฆราช เช่น จดหมาย เวียน ประกาศ คาขวัญ หนังสื อเขียน-แปล 3. ของใช้ส่วนตัว เสื้ อผ้าอาภรณ์พระสังฆราชและ พระคาร์ดินลั 4. เอกสารสาคัญของอัครสังฆมณฑล รวมทั้ง รู ปภาพต่างๆ ที่มีความสาคัญ

2. หอจดหมายเหตุรูปภาพ แผนที่ แบบแปลน 3. ห้อ งสมุ ด (หนัง สื อ เก่ า หนัง สื อ หายาก หนัง สื อ ประวัติ ศ าสตร์ หนั ง สื อเกี่ ย วกั บ ศาสนา วารสาร วิทยานิพนธ์ หนังสื ออ้างอิง และหนังสื อทัว่ ไป) 4. ห้องทางานพนักงานที่รับผิดชอบดูแลด้านเอกสาร 5. ห้องซ่อมแซมเอกสารและหนังสื อ

ส่ วนที่ 3 1. พิพิธภัณฑ์อคั รสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ - ห้องจัดแสดงวัตถุทางประวัติศาสตร์ - ห้องพระอัครสังฆราชแห่งอัครสังฆมณฑล กรุ งเทพฯ - ห้องจัดแสดงนิทรรศการเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ พระศาสนจักรในประเทศไทย 2. ห้องทางานพนักงานผูร้ ับชอบเกี่ยวกับพิพิธภัณฑ์ 3. ห้องเก็บของ (Store)

ด้ านเอกสาร - เสนอร่ างระเบียบการจัดเก็บ และส่ งเอกสาร เพื่อให้ทุกวัดและทุกหน่วยงานปฏิบตั ิไปในทาง เดียวกัน - การจัดการอบรมเลขานุการของวัดและหน่วยงาน - การจัดทาโครงการ “บันทึกจดหมายเหตุของ วัด” และ “การเขียนประวัติวดั ” ผู้รับผิดชอบโครงการ คุณพ่อสุ รชัย และคณะกรรมการเฉพาะกิจ

ผลทีค่ าดว่ าจะได้ รับ 1. หอจดหมายเหตุ อคั รสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ จะเป็ น หอ จ ด ห ม า ย เ ห ตุ ที่ มี ค ว า ม ส า คั ญ ที่ สุ ด ใ น ก า ร ศึ ก ษ า ประวัติศาสตร์ ของพระศาสนจักรไทย และมีความสาคัญ ในการศึ ก ษาประวัติ ศ าสตร์ ข องชาติ ไ ทยในบางด้า น นอกจากนี้ จะเป็ นศูนย์รวมเอกสารและหนังสื อที่มีค่าต่างๆ ของอัครสังฆมณฑลกรุ งเทพฯ 2. การบันทึกประวัติของวัดและประวัติขององค์กร ประวัติ ของพระสงฆ์จ ะเป็ นไปตามหลัก วิ ช าการ และมี ค วาม ละเอียดมากกว่าที่เป็ นอยูใ่ นปั จจุบนั

3. เป็ นแหล่งการศึกษา และค้นคว้าที่มีประสิ ทธิ ภาพ 4. เป็ นศูนย์ซ่อมแซม และรักษาเอกสาร และหนังสื อ ที่มีประสิ ทธิภาพตามหลักวิชาการ 5. ทุกวัดและหน่วยงานเห็นความสาคัญของการเก็บ รักษาเอกสาร 6. หอจดหมายเหตุจะมีส่วนสาคัญในการจัดนิทรรศการ และการจัดแสดงพิพิธภัณฑ์ในโอกาสต่างๆ 

เอกสารสมัยพระสั งฆราชโอลิเวอร์ ซีม็อง เลอ บ็อง (สมัยกรุงธนบุรี)

เอกสารของมิสซังสยามในสมัยกรุงรัตนโกสิ นทร์

หนังสื อศาสนา

หนังสื อทั่วไป

โบราณวัตถุ