如何辦理協作會議－ 行政作業部分 PDIS小組 賴致翔 @107年開放政府聯絡人工作坊 107.1.23 一定要用標楷體
協作會議行政作業的核心價值(一)
•在維持協作會議品質 的前提下，盡可能協 助主辦機關完成議題 協作。
協作會議的要素(一)
•人： •出席者：主辦機關、協辦 機關、有關機關、提議者、 附議者、利害關係人 •工作人員：主持人、行政、 速錄、直播
協作會議的要素(二)
•事：議題內容
協作會議的要素(三)
•時：會議準備期程、 召開會前會時間、 正式協作會議時間
協作會議的要素(四)
•地： •通案性議題：臺北某 會議室 •在地議題：利害關係 人集中在當地 Ex:恆 春案、澎湖案
協作會議的要素(五)
•物：基本的會議庶務 (簽到座位表茶水便 當)、直播設備(攝影 機、導播臺、網路線)、 協作工具(概念發展單、 便利貼、筆)等
主辦機關(一)
•主辦機關的誕生： •在Join平臺分案，未果→ •國發會召開協調會，未果→ •督導政委協調→提案文字提及 之機關都是主辦機關 •某機關聯絡提議者，確認提議 者真意並指明主辦機關
主辦機關(二) Join要點第6點第4款第3目規定併列主辦機關之情 形，建議採下列方式： (一) 各階段預計回應期程，由負責聯絡提案人之 主辦機關協調其他主辦機關共同擬定後貼文，各 主辦機關均應依此期程完成後續工作。 (二) 相關回應(包含2個月期間內階段性回應、2 個月期滿之綜整回應及後續之更新回應等)均由各 主辦機關分別依其權責範圍回應，但應事先互相 協調確認權責，避免有部分提案內容無機關回應 之情事。 -106年9月PO月會紀錄
主辦機關(三)
多主辦機關並不需要指 定單一機關彙整資料， 仍各自依權責辦理。
協辦機關
•協辦機關的誕生： • 提議者表示 • 主辦機關在釐清提議內容後，發現 與其他機關具有關聯性 • 區別實益： • 不用回應提案(但提供給主辦機關資 料) • 協作會議時可能需進行簡報說明
有關機關
•有關機關的誕生： • 主辦機關表示 • 主協辦機關在釐清提議內容後，發 現應加邀該機關應出席協作會議 • 區別實益： • Join平臺頁面通常並未顯名 • 協作會議時通常無須進行簡報說明 • 出席協作會議可以只參加部分議程或 提早離席
提議者
•提議者的誕生： • Join平臺提議並獲一定人數附議
•邀請出席原則 • 每案以1人為原則，倘為團體組織， 由1人代表出席。倘提案者本人未 能出席時，得指定代理人出席。 • 以Join平臺所登記之手機及電子郵 件帳號作為聯絡基準。
•訪談提議者請PO協助
附議者
•附議者的誕生： • 附議議題
•邀請出席原則 • 每案以5人為原則。 • 應盡早公開邀請。 • 先報名者優先。 • 報名成功後不便出席可遞補。
利害關係人 • 利害關係人的誕生： • 主協辦機關邀請 • 主動表示有意願參加 • 邀請出席原則 • 每案以10人為限、每團體以1人為限 • 盡可能不同立場(即理想狀態為10種不同 立場) • 沒有出席費及交通費 • 不勉強出席
利害關係人
•核心價值：取得多元意見 •當多數人重複對協作議題 表達相同之意見，協作會 議並不會有更多更好之產 出。
工作人員
•主持：第三方或盡可能中 立為佳、分組討論時需要 桌長 •行政：熟悉協作會議價值， 能隨時應付突發狀況 •速錄與直播：可擇一，但 容錯空間低
議題內容的處理
•核心價值：廣納多元意見 並尋求共識 •具體做法：不當場決議、 不堅持本位、分組討論降 低衝突、ORID區分情緒與 建議
時程設定(一)
•會前會：依據議題複雜程 度決定召開會前會的次數， 會前會的目的在於確定各 部會立場及底線，並不強 求各部會要有一致的解方
時程設定(二)
•正式會： •日期：盡早確定，俾利邀 請關係者與會 •時間：協作會議需要發散 及收斂、通常需要一整天 時間，10-15時雖然不一 定足夠，但更長的時間效 果不會更好
會場選擇(一)
•通案： •在熟悉的場地召開，減少 突發狀況 •以30人為宜、40人為上限 •會場布置以輕鬆為宜
會場選擇(二)
•地區性： •在當地召開、以避免產生 數位落差或技術性排除當 地民眾等質疑 •需多次場勘減少突發狀況
會場選擇(三)
•聚眾陳抗－雙會場設計： •第一會場由第三方擔任主 持人，並控制人數確保協 作效率 •第二會場由最高層級官員 擔任主席，盡可能讓所有 民眾都可進入，適當處理 群眾情緒
會場選擇(四)
•聚眾陳抗－雙會場設計： •第一會場直播供第二會場同 步討論，並充分轉譯說明 •雙會場應有相同茶水或餐點 •警方維安措施備而不用
會場準備(一)：直播
•穩定的網路：避免被質疑黑箱 會議的最佳管道 •基本的直播設備：一支手機 •完整的直播設備：攝影機、收 音設備、影像擷取卡、高階筆 電(導播台) •Sli.do可讓網友參與會議，而 不只是觀看
會場準備(二)：速錄
•會前告知 •事前蒐集所有與會者郵件帳號 •簽到表和座位表都要給速錄師 一份 •開場自我介紹是很重要的環節 •提醒發言者務必使用麥克風 •逐字稿編修：不修改他人發言
會場準備(三)：庶務
•適合分組的場地 •提供茶水或食物(穩定情緒) •如果有第二會場，應有足夠的 工作人員協助發言或登打 sli.do
會後處理
•與會者確認 •公開會議內容 •主辦機關回應：中二也聽 得懂
狀況來了(一)
•民意代表要來怎麼辦 •記者要來怎麼辦 •提案人不來怎麼辦
狀況來了(二)
•跳針佔住麥克風怎麼辦 •與會者覺得開這個會沒用 怎麼辦
簡報結束 敬請指教