「行政院開放政府協作會議—建立政府機關首長民意信箱 交換介接機制」案試辦結案報告 外 交 部 111 年 4 月 6 日
壹、 案由 一、 外交部於上(110)年 5 月開放政府聯絡人協作會議提出「建 立政府機關首長民意信箱交換介接機制」案，期達成以下 目標： (一) 簡化原收文機關承辦人收文、分辦、擬稿、簽核及發文 等相關公文流程處理時間。 (二) 節省民眾人別重複驗證、等待回覆之時間。 (三) 期藉本案協導建置更可靠之應用程式介面(API)以取 代電郵。 二、 本案於上年 4 月召開會前會議討論，決議由外交部草擬問 卷、並由國發會送請行政院所屬二級機關(計 32 個)填答； 30 個填復機關中逾 6 成願使用新介接「機制」 ，更盼國發 會新設單一化作業系統。本案共召開 7 次工作會議，內政 部(110.8)、衛生福利部(110.11)及勞動部(111.1)先後加入試 辦。 貳、 試辦情形概述 一、 轉信原則： (一) 民眾陳情內容與原收文機關業務完全無涉者，方能由 首長信箱第一線承辦人逕移轉業管機關辦理並副知陳 情人。 (二) 民眾陳情內容倘部分涉及原收文機關，則不論所涉範 圍大小，仍均由原收文機關依照現行方式辦理（例如分 派權責單位就業管部分答覆，非業管部分則透過函文 方式轉相關機關辦理）。
(三) 倘民眾陳情內容不明確，難以判斷權責機關時，原收文 機關應先主動聯繫民眾，確認陳情內容所屬權責機關 業管；經洽詢指定轉送機關，確認為其業管後，方能移 轉。 (四) 原收文機關移轉民眾陳情時，須簡要說明移轉理由。 (五) 倘被轉送機關判認民眾陳情非其業管，則可將該陳情 案退回原收文機關並副知陳情人，原收文機關則續依 照現行處理方式辦理。 二、 介接方式： (一) 外交部、內政部與勞動部移轉民眾來信予衛福部，係由 同仁權將民眾來函資料填寫至衛福部首長信箱網頁， 副本轉知民眾；衛福部移轉民眾來信予上揭三部會，則 係透過電郵逕轉。 (二) 外交部、內政部及勞動部間則係以電郵移轉民眾來信。 (三) 案件統計： 轉入機關 外交部 內政部 衛生福利部 勞動部 (110/8/27進 (110/8/27進 (110/11/8加 (111/1/12加 小計 轉出機關 行試辦) 行試辦) 入試辦) 入試辦) 外交部 (110/8/27進 52 10 2 64 行試辦) 內政部 (110/8/27進 10 11 1 22 行試辦) 衛生福利部 (110/11/8加 23 21 7 51 入試辦) 勞動部 (111/1/12加 0 0 0 0 入試辦) 小計 33 73 21 10 137 資料統計區間：自110年8月27日起，至111年3月31日止
三、 參與部會意見： (一) 外交部：迅速確實、溝通無礙，建議續辦。 (二) 內政部：尚無窒礙難行之處，願繼續配合辦理。 (三) 衛福部：
1. 尚須簡化民眾重新寫信及驗證之程序。 2. 試辦期間成功轉出案件 51 件，轉入 21 件，雖有助減 少業務單位辦理案件數，惟因案件仍須簽核答覆、確 認或提醒同仁辦理情形、整理報告資料等，似無助減 輕聯絡窗口之工作負荷。然願配合院方建議維持目前 4 個部會交換機制。 (四) 勞動部：迄無礙難之處，願配合續辦。 參、 試辦成果說明 一、促進公務效能：以外交部為例，屬其他機關權責事務者 約占其部長信箱來函件數之 1/10，其中又以內政部及衛 福部業管案件居多。本案以參與機關現行首長民意信箱 為基礎，有效簡化原收文機關轉分文、簽核及發文之公 文流程。 二、強化便民服務：參與部會認為有助節省民眾重新撰郵、 重複人別驗證及等候回覆之時間，回應民意更加迅速； 均同意續辦。 三、彰顯部會協作及開放政府精神：旨案有助解決相關機關 首長信箱交換介接問題，可續為日後擴大推辦之參考。 肆、精進建議 為減輕參與機關收、分文人員工作負荷及電郵傳遞漏信 疑慮，建請設置更可靠之應用程式介面(API)以取代電子郵件。 伍、 結論 一、續維持目前四個部會進行交換介接之作法。 二、試辦相關資料可由國發會轉致成立後之數位發展部研議， 做為日後擴大辦理之參考。