Manual project 2010 by Pedro Yáñez Ramírez

uía

ráctica

MICROSOFT

VERSION 98

Instituto Nacional de Estadística e Informática

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GUIA PRACTICA DE AUTOAPRENDIZAJE - PROJECT ELABORADO POR: SUB-JEFATURA DE INFORMATICA LLO - COLECCION INFORMATICA FACIL. Teléfono TeleFax E-Mail W.E.B.

PUBLICACION Nº34 - EDICION ‘98 DIRECCION TECNICA DE INVESTIGACION Y DESARRO-

: 433-4223 - Anexos 315 - 314 : 433-5568 : Postmast@inei.gob.pe : Http:\\ WWW.INEI.GOB.PE

Impreso en los Talleres de la Oficina de Impresiones de la Oficina Técnica de Difusión Estadística y Tecnología Informática del Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) Edición : 600 Ejemplares Domicilio, Redacción y Talleres : Av. Gral. Garzón Nº 658 - Jesús María Orden : Nº 224- 01 - OTDETI - INEI

r e s e n t a c i ó n

El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), como ente rector del Sistema Nacional de Informática, presenta el Trigésimo Cuarto Número de la Colección Informática Fácil, titulado «Guía Práctica de Autoaprendizaje - Project».

PROJECT 98

Project, es un software de gestión de proyectos y una herramienta inapreciable para el establecimiento de un plan de proyecto inicial, lo que hace fácil crear y modificar un grupo de tareas para realizar sus objetivos. Además, recalcula rápidamente los planes y permite ver cómo los cambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en conjunto. Tareas nuevas, tareas obsoletas, fechas provisionales que afectan a otras tareas, o la disponibilidad irregular de un recurso podrían pasar inadvertidas pero con Project puede mantenerlo todo bajo control. Además, permite mantener a todos informados presentando a cada uno la información que necesita saber sería enorme trabajo sin la ayuda de un software de gestión de proyectos como Project. Project está diseñado para ayudar a los usuarios a mejorar su eficacia en el trabajo diario, para la gestión que necesita de la informaciión durante todo el desarrollo del proyecto. Permite conseguir rápidamente y la información necesaria, constituyendo una herramienta importante de desarrollo. Esta publicación incluye los Conceptos Generales de un proyecto. Además se explica cómo iniciar y crear un proyecto, entre otros. El Instituto Nacional de Estadística e Informática, pone a disposición la presente Guía Práctica de Informática Fácil, con el propósito de contribuir al conocimiento y desarrollo de la cultura informática en el país.

Econ. Félix Murillo Alfaro Jefe INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

o n t e n i d o

Capítulo 1 - Conceptos Generales

PROJECT 98

¿Qué es un Proyecto? ........................................................................................................... 7 Fases de un Proyecto ............................................................................................................ 8 mCrear un Proyecto ..................................................................................... 9 mDefinir un Proyecto ................................................................................... 1 0 mCrear un Plan ............................................................................................. 1 1 mSeguimiento y Administración ................................................................... 1 5 mCerrar un Proyecto .................................................................................... 1 5 ¿ Qué Puede Hacer con Project? .......................................................................................... 1 6

Capítulo 2 - Principios Fundamentales Iniciando Project ................................................................................................................... 1 7 Ventana Principal .................................................................................................................. 1 8 Formas de Ver un Proyecto ................................................................................................... 1 9 Introducir una Tarea .............................................................................................................. 2 1 Agregar una Nota ................................................................................................................... 25 Cambiar la Duración de una Tarea ......................................................................................... 25 Crear un Hito ....................................................................................................................... 26 Comenzar o Finalizar las Tareas en una Fecha ......................................................................... 26 Dividir una Tarea ................................................................................................................... 27 Asignar un Recurso a una Tarea ............................................................................................. 27 Controlar Cuando un Recurso Trabaja en una Tarea ............................................................... 28 Imprimir una Vista ................................................................................................................ 28 Dar Formato al Proyecto ........................................................................................................ 29 Procedimientos para Administrar los Costos .......................................................................... 30 Establecer Costo Fijo ............................................................................................................ 30 Cambiar el Momento en el Que se Acumulan los Costos ...................................................... 3 1 Actualizar o Agregar otra Tasa de Pago .................................................................................... 3 1 Comprobar el Costo del Proyecto Completo ......................................................................... 32 Ver el Costo por Tarea ........................................................................................................... 32 Ver los Costos Totales del Proyecto ...................................................................................... 32 Mostrar Líneas de Progreso en un Proyecto ........................................................................... 33 Mostrar la Línea de Progreso Actual ...................................................................................... 33 ¿Qué es una Línea Base? ....................................................................................................... 34

¿Cuándo Debe Crearse una Línea de Base? ........................................................................... 34 Comparar Planes ................................................................................................................... 34 Acercar o Alejar .................................................................................................................... 34 Imprimir ............................................................................................................................... 35 Vincular Tareas ..................................................................................................................... 36 Notas .................................................................................................................................... 36 Asignar Recursos ................................................................................................................... 3 7 Información de Tareas ........................................................................................................... 38

Glosario Visual - Métodos Abreviados

PROJECT 98

Con el Teclado ......................................................................................................................... 4 1 Teclas Rápidas para Perfilar una Lista de Tareas ........................................................................ 42 Crear una Combinación de Teclas Rápidas para Iniciar Microsoft Project .................................. 42 Crear un Acceso Directo en Windows 95 ................................................................................ 42 Hacer una Combinación de Teclado para Acceso Directo de Microsoft Project ........................ 42 Cuando Quiera Iniciar Project Utilice esta Combinación .......................................................... 42 Crear un Nuevo Menú de Herramientas .................................................................................. 43 Mostrar o Esconder una Barra de Menú .................................................................................... 43 Comenzar un Grupo de Comandos en un Menú ...................................................................... 43 Cómo Automatizar Tareas Rutinarias ........................................................................................ 44 Para Empezar a Desarrollar su Propia Macro, puede Hacer estos Cinco Pasos .......................... 45 Calendarización ........................................................................................................................ 45 ¿Puedo Mostrar el Porcentaje de Trabajo Terminado? ................................................................ 46 ¿ Hay Alguna Manera de Fijar la Duración de una Tarea? .......................................................... 46 ¿ Se Puede Elegir un Valor Máximo de Inactividad por Debajo del Cual se Vuelva.... Crítica una Tarea? ...................................................................................................................... 46 ¿ Puedo Medir los Recursos entre Múltiples Proyectos? .......................................................... 46 ¿ Puedo Medir Sólo las Tareas Seleccionadas? .......................................................................... 47 ¿ La División de una Tarea Cambia su Restricción? ................................................................... 47 ¿ Puedo Dividir Más de una Vez una Tarea?¿ Hay Algún Límite? .............................................. 47 ¿ Puedo Establecer una Dependencia con una Porción de Tarea Dividida? ................................ 47 ¿ Qué son Líneas de Progreso y Qué Significan? ....................................................................... 47 Asignación y Supervisión de las Tareas Microsoft Project con Microsoft Outlook ..................... 48 Asignación y Actualización de Tareas ........................................................................................ 48 Seguimiento de Avances .......................................................................................................... 48 Reporte de Status .................................................................................................................... 49 Utilice la Libreta de Direcciones de Outlook para Incluir los Recursos Dentro de su Plan ....... 49 Establezca un Recordatorio Outlook en Microsoft Project ........................................................ 49 Hacer un Registro del Trabajo dentro de Outlook Journal ......................................................... 49 Cambie una Tarea Microsoft Outlook a Microsoft Project ......................................................... 49 Crear un Proyecto .................................................................................................................... 50 Abrir un Proyecto ..................................................................................................................... 50 Guardar un Proyecto ............................................................................................................... 5 1 Cerrar un Proyecto .................................................................................................................. 5 1 Ir a la Tarea Seleccionada .......................................................................................................... 5 1 Copiar el Formato .................................................................................................................... 52 Revisar la Ortografía ................................................................................................................. 52 Dividir la Tarea ......................................................................................................................... 52 Uso del Mouse ........................................................................................................................ 53 Uso de los Cuadros de Diálogo ................................................................................................ 5 4 Vocabulario .............................................................................................................................. 5 5 Referencias .............................................................................................................................. 5 6

ONCEPTOS

ENERALES

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¿QUE ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna planificación. La cantidad de planificación que se necesita depende de la complejidad del proyecto. A mayor complejidad del proyecto será necesaria una mayor planificación. Por ejemplo, si el trabajo es formar a empleados de modo regular para usar una nueva aplicación de hoja de cálculo, el proceso requiere poca gestión del proyecto, ya que las actividades le son familiares. Por otra parte, llevar a cabo un curso completamente nuevo para un nuevo sistema de informes financieros, sería un proyecto significativo. De modo similar, si dedica su tiempo a la realización de informes financieros, formar a unos cuantos empleados en el uso de una hoja de cálculo requeriría alguna gestión de proyectos por su parte. Aquí hay otros ejemplos de proyectos para los que puede ser de gran ayuda el uso de un software de gestión de proyectos. En fin hay diversas clases de proyectos que requieren de planificación de acuerdo a la necesidad de cada uno, por ejemplo, a continuación se muestran algunos de los posibles proyectos:

AMBITO

EJEMPLOS DE PROYECTOS

Construcción

Edificar una casa Edificar un rascacielos Desarrollo de un centro comercial

Planificación de eventos

Coordinar una fiesta de fin de año Desplazarse a una nueva ubicación Apertura de un nuevo comercio Puesta en marcha de una maratón

Desarrollo de productos

Desarrollar un nuevo juguete Producir una aplicación software Crear un plato preparado congelado comercial

Publicaciones

Producir una revista mensual Escribir un libro Crear un manual de empleo Escribir una guía práctica de autoaprendizaje de un software 7

C a p í t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

FASES DEL PROYECTO

1º

CREAR CREARUN UNPROYECTO PROYECTO

2º

DEFINIR DEFINIRUN UNPROYECTO PROYECTO

3º

CREAR CREARUN UNPLAN PLAN

Ejemplo: Ejemplo: Construi Contruir r una una casa casa

3.1Establecer Establecerlalafecha fechadel delcomienzo comienzo 3.1 lastareas tareas dedelas 3.2Especificar Especificartareas tareas 3.2 3.3Especificar Especificarduraciones duraciones 3.3 3.4Asignar Asignarrecursos recursos 3.4 3.5Vincular Vinculartareas tareas 3.5 3.6Perfeccionar Perfeccionarelelplan plan 3.6

4º

SEGUIMIENTO SEGUIMIENTOYY ADMINISTRACION ADMINISTRACION 4.1Establecer Estableceruna unalínea líneabase base 4.1 4.2Introducir Introducirvalores valoresreales reales 4.2 4.3Ajustar Ajustarelelplan plan 4.3

5º

CERRAR CERRARUN UNPROYECTO PROYECTO

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p í t u l o

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FASES DE UN PROYECTO

El desarrollo de un proyecto pasa por las siguientes fases:

Crear un proyecto Cuando se encuentre a punto de crear un proyecto, empiece los preparativos con la determinación del objetivo del proyecto. Lo recomendable es ser tan específico como se pueda. Mientras que los objetivos sean más específicos, éstos clarifican el alcance o extensión del proyecto, la gente o grupos afectados y el marco temporal. A continuación algunos ejemplos, ideas de cómo comenzar un proyecto:

General

Desplazarse a una empresa por unas nuevas instalaciones.

Específico

Desplazarse por la oficina y almacén a las nuevas instalaciones el 15 de diciembre.

General

Coordinar una fiesta de jubilación para Julia Allende.

Específico

Fiesta de jubilación en la empresa para la directiva a celebrar el 21 de Octubre.

General

Programar un evento del TIMAP sobre TECNICAS Y SOLUCIONES AL PROBLEMA INFORMATICO DEL AÑO 2000.

Específico

Dar a conocer el programa para el evento del TIMAP (Tecnología Informática para la Modernización de la Administración Pública) el presente 22 de Diciembre a todo el personal de la Administración Pública cuyo tema a tratar será TECNICAS Y SOLUCIONES AL PROBLEMA INFORMATICO DEL AÑO 2000.

General

Instalar un nuevo sistema de informes financieros.

Específico

Pasar al departamento de finanzas y jefes de departamento al nuevo sistema de informes financieros con fase piloto. Convertir toda la organización para finales de año.

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Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto. Los proyectos se componen de tareas.

C a p í t u l o

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

Definir un proyecto En este momento, una pequeña planificación (como los tradicionales lápiz y papel) le ayudará cuando llegue el momento de usar el Microsoft Project en su proyecto. Complete los siguientes pasos para un proyecto que está gestionando actualmente o del que está preparando su gestión. Si no posee actualmente un proyecto en mente, puede usar la Planificación de unas vacaciones de fin de año como un ejemplo de proyecto. Para ello debe considerar lo siguiente:

1. Considere que su proyecto es complejo y requerirá bastante planificación, un ejemplo de ello es: ¨ ¿Requiere el proyecto mucha gente?, ¨ ¿Utilización de nuevos procedimientos o tecnologías?, ¨ Costes muy controlados, ¨ Muchas variables, ¨ Pasos que dependen de otros pasos, o ¨ Varias fases que necesitan coordinación. ¿Osuproyectorequerirámenosplanificaciónporqueesrelativamentepequeño? ¿Requiereelproyectoúnicamenteunaodospersonas,procedimientosfamiliares,presupuestosflexibles, o una simple secuencia de eventos?. 2.Escribalosparámetrosorestriccionesdentrodelosquedeberátrabajarparallevaracabosuproyecto. Asegúrese de identificar: Los costes, plazos, u otras restricciones de tiempo y las personas de las que necesitaaprobación. 3. Defina el objetivo de su proyecto. Asegúrese de que ese objetivo incluye el alcance, quién o cuántos serán afectados, y el marco de tiempo. Considere criterios de identificación que determinarán la finalización del proyecto.

A lg o q ue d eb e saber!

Por ahora, ya ha contestado a las siguientes preguntas acerca de su proyecto: ¿Cuál es el objetivo del proyecto? ¿Qué pasos son necesarios para alcanzar ese objetivo? ¿Qué o a quién se necesita para alcanzar ese objetivo? ¿Cuánto costará? ¿Qué ajustes se pueden hacer para la ejecución del plan? ¿Cómo se puede presentar un informe sobre el progreso del proyecto a los demás? ¿Cómo afectarán los cambios del plan?

C o n c e p t o s

G e n e r a l e s

C a p í t u l o

Crear un plan Tras definir el objetivo del proyecto, su próximo trabajo es crear un plan de cómo y cuándo alcanzará ese objetivo. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o bloques de elaboración: tareas, hitos y recursos. Todo proyecto considerable puede ser dividido en una serie de tareas bien definidas. Cada tarea conlleva un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en secuencia, una después de la otra. También debe definir algunos objetivos intermedios, o hitos, que pueden ser utilizados para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice. Además, cada tarea requiere de la disponibilidad de los recursos adecuados: gente, herramientas o facilidades.

Definición de las tareas del proyecto.- Los pasos requeridos para completar un proyecto reciben el nombre de tareas. Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza del proyecto. Algunas tareas ocurren secuencialmente, mientras que otras se pueden llevar a cabo de forma paralela con otra. La siguiente tabla identifica algunas tareas típicas que puede encontrar diferentes clases de proyectos.

Ambito

Ejemplo de tareas

Construcción

Nivelar el terreno Transportar materiales de construcción Instalar el sistema de seguridad Verter asfalto para aparcamiento

Planificación de eventos

Conseguir proveedores Empaquetar equipos Instalar estanterías Pintar marcas de ruta

Desarrollo de productos

Probar colores Desarrollar especificaciones de usuario Hacer análisis de mercado

Publicaciones

Maquetar texto y dibujos Escribir primer borrador Revisar política de la empresa Definir la audiencia Corregir los artículos

La lista de tareas y el tiempo necesario para su realización es el plan del proyecto. El plan dice cuándo se espera que empiece y acabe cada tarea, y cuánto tiempo va a emplear. La cantidad de tiempo que tarda en realizarse una tarea es su duración. En MS Project, la duración puede ser especificada en semanas, días, horas, minutos.

Establecer la fecha de comienzo o de fin del proyecto El primer paso para crear una programación consiste en abrir un nuevo archivo y designar la fecha de comienzo o de fin del proyecto, así como el resto de la información general del proyecto. Si no escribe una fecha de comienzo o de fin, Microsoft Project utilizará la fecha actual como fecha de comienzo. 11

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Especificar duraciones Cuando especifica una tarea, Microsoft Project le asigna automáticamente una duración de un día. Puede cambiar esta duración para que represente con mayor precisión el tiempo que la tarea va a requerir. Duración.- Período total de trabajo activo, necesario para completar una tarea. Generalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo al fin de una tarea, según esté definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos. La duración transcurrida es la cantidad de tiempo que necesitará una tarea para ser completada, tomando como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo días festivos o feriados y otros días no laborables. Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

Períodolaborable

min = minuto hr = hora día = día sem = semana

Tiempo transcurrido

minst = minutos transcurridos hrst = horas transcurridas díast = días transcurridos semst = semanas transcurridas

Identificación de los hitos del proyecto.- Un hito representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto. Los hitos le ayudan a organizar las tareas en grupos lógicos o secuencias. También le ayudan a seguir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de tareas, alcanza un hito del proyecto. Cuando haya finalizado todos los hitos del proyecto, el proyecto estará completo. La siguiente tabla describe algunos ejemplos de hitos para diferentes clases de proyectos.

Campo del proyecto

Ejemplos de hitos

Construcción

Solar preparado Tejado finalizado Sistema de seguridad activado Parking cubierto

Planificación de eventos

Proveedores contratados Equipo de oficina empaquetado Inventario realizado Ruta de maratón asegurada

Desarrollo de productos

Prueba de productos completada Especificaciones finalizadas Análisis de mercado finalizado Conversiones completadas

Publicaciones

Copia y lista para fotolito Esbozo completado Edición de las copias completada

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Los hitos como todos los listados anteriormente, suelen tener una duración cero. Esto se debe a que un hito marca un punto específico del plan que designa la finalización de una fase del proyecto.

Definición de las tareas y de los hitos de su propio proyecto La identificación de las tareas de su proyecto es una parte importante en el proceso de planificación. Aunque MS Project puede ser de gran ayuda en esta parte, es una buena idea identificar las tareas clave y los hitos antes de comenzar a introducir información. Para facilitar la organización de las tareas a medida que su proyecto se va haciendo más claro, considere la opción de escribir cada tarea en una hoja de papel separada, fichas individuales, o en esas populares hojas adhesivas para notas. Para ello, hacer lo siguiente: 1. Liste varias tareas importantes de su proyecto 2. Determine qué tareas (si hay alguna) dependen de otras. ¿Pueden llevarse a cabo simultáneamente algunas tareas? ¿Ocurren regularmente algunas tareas durante el proyecto? ¿Hay alguna restricción, tal como fechas específicas en las que una tarea deba comenzar o finalizar? 3. Considere si las tareas están o no relacionadas en algún sentido. ¿Representan partes del mismo proceso o completan una fase del proyecto?. 4. Identifique los puntos del proyecto que representan los hitos.

Asignar recursos La mayoría de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo. Un recurso puede ser una persona, un equipo, un edificio o cualquier elemento físico necesario para completar una tarea. Evaluación de los recursos del proyecto.- Para llevar a cabo una tarea necesita recursos, los cuales pueden incluir gente, equipos, y facilidades especiales que son necesarias para realizar la tarea. La siguiente tabla ofrece ejemplos de diferentes clases de recursos que podría necesitar en el transcurso de un proyecto.

Clase de recursos

Ejemplo de recursos

Personas

Vicepresidentes Carpinteros Contratistas Programadores Escritores Nombres de individuos específicos

Equipo

Computadoras Impresoras Fotocopiadoras Excavadoras Camiones de mudanzas Flota de vehículos

Facilidades

Salas de conferencias Centros de computadoras Salas de exposiciones Almacenes 13

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Como los recursos no suelen estas disponibles 24 horas al día, o siete días a la semana, a menudo necesitará considerar la disponibilidad de los recursos. Asegúrese de tener en cuenta estas variables, tales como períodos de vacaciones, duración de la jornada laboral, y acceso a edificios o equipos.

Identificación de recursos en su propio proyecto Mientras sigue pensando en su proyecto, considere los recursos que va a necesitar para llevar a cabo las tareas que ya ha identificado. 1. Identifique las personas o grupos de personas que necesita para realizar tareas especificas. Para darle mayor flexibilidad, use títulos generales (mecanógrafo, analista, carpintero, supervisor) antes que nombres específicos (Juan, María, Martínez). 2. Identifique cualquier equipo que necesita para realizar las tareas. Considere únicamente el equipo para el que necesita hacer gestiones especiales o que se encuentra en número limitado. Por ejemplo, si todo el equipo de su proyecto tiene una computadora en su escritorio, no necesita especificar «computadora» como un recurso de equipamiento. Por otra parte, si sus colaboradores necesitan compartir material informático con otros miembros de su empresa, debe introducir computadoras en la planificación de su proyecto. 3. Identifique las instalaciones o facilidades que se requieren para las tareas. Asegúrese de considerar las instalaciones para el número determinado de personas o material que se va a utilizar. De nuevo, sólo necesita planificar para facilidades que no se encuentran continuamente disponibles o que requieren esfuerzos especiales.

Vincular tareas Normalmente, las tareas se suceden unas a otras: por ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y después se decoran. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas que tienen una dependencia entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Perfeccionar el plan del proyecto Ha creado un plan de proyecto inicial, pero tal vez aún no cumpla sus objetivos. Por ejemplo, si sigue el plan actual, el proyecto puede requerir un tiempo o un costo excesivos. Para solucionar estos problemas, tendrá que ajustar el plan del proyecto como:

Reducir la programación del proyecto Reducir los costos de las tareas Reducir los costos de los recursos Asegurarse de que los recursos pueden realizar el trabajo en el tiempo disponible, entre otros.

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Seguimiento y administración Una vez que se inicia el proyecto, su equipo de colaboradores se encargará de ejecutar el plan. Sin embargo, tendrá que seguir de cerca su progreso, puesto que generalmente surgen problemas imprevistos.Manteniendo Microsoft Project actualizado, podrá ver el estado del proyecto e identificar y resolver con antelación los problemas que pueden afectar al éxito del proyecto.

Para revisar el plan del proyecto antes de ajustarlo, puede imprimir la vista Diagrama de Gantt o cualquier vista de Microsoft Project. También puede personalizar las vistas antes de imprimirlas.

Cerrar un proyecto

Cada proyecto es una experiencia de la que siempre se aprende. Por muy bien que se planee el comienzo, al final del proyecto comprobará que su plan ha cambiado con respecto a la versión original. Para aprovechar al máximo esa experiencia, utilice la información que ha guardado en Microsoft Project para comparar el plan original del proyecto con la forma en que ha progresado realmente el proyecto.

Algo que debe saber!... PROYECTO DE SOLUCION DEL PROBLEMA INFORMATICO DEL AÑO 2000 Antes de que un proyecto pueda comenzar y un horario del proyecto puede ser creado, la meta del proyecto se debe definir primero. Una vez que defina la meta del proyecto, puede comenzar el proceso de crear el horario, identificando las tareas necesarias para alcanzar la meta de ese proyecto. Por ejemplo: El Problema Informático del año 2000 es ahora un tema familiar. Cada uno ha oído hablar de él y las predicciones están llegando a ser más y más pesimistas, que si usted no ha comenzado ya su programa del año 2000, entonces este proyecto estará demasiado atrasado. Consideremos un horario importante típico del proyecto. 3 meses de evaluación, deciden sobre la línea de conducta 3 meses de asignación de recurso puesta en práctica de 1 año 6 meses de prueba. ¿En qué se traduce esto?. De no tomar medidas al respecto las pérdidas podrían ser severas y sostenidas, la completa pérdida posible del año 2000..., de crédito por hasta un año entero. Es un futuro cercano para muchas compañías e incluso algunas naciones que han elegido no hacer caso del problema y fingir que no existe. ¿A qué debe hacer frente a éste hecho?. El curso más razonable es actuar rápidamente y liquidar inmediatamente. Ahora no tiene tiempo que esperar, no haga mientras que su compañía todavía tiene cierto valor comercial. Lo más importante es admitir que existe crisis, hacerle frente y actuar inmediatamente. La negación es el enemigo más potente. Esta es la única manera de disipar la energía del desastre durante el tiempo, de otra manera, sería como la furia de un arma nuclear así como, los impulsos del reloj por encima de Diciembre 31, 1999 al Enero 1, 2000. En octubre 5 de 1999: La especulación comienzará a ejecutarse desenfrenando en los mercados financieros quienes sobrevivirán en el año 2000 y quienes no. Imagínese si comenzara inmediatamente a ordenar en un día sin el funcionamiento seco de las computadoras en el mes del invierno de enero de 1999 y Apagar totalmente todos las computadoras e intentando existir sin ellos para apenas un día, que sería de nosotros y del mundo.

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¿QUE PUEDE HACER CON PROJECT?

WPLANIFIQUE Y CONTROLE TODOS SUS PROYECTOS.- El nuevo y versátil motor de programación incorporado a Microsoft Project 98, le permitirá planificar y seguir los progresos de sus proyectos con mayor eficacia, así como identificar y dar respuesta a los conflictos, antes de que sucedan. Programe y siga la información relacionada con sus proyectos por horas, días, semanas o meses. Asimismo, puede usar Microsoft Project 98 para controlar los datos relativos a recursos y costos; ésto le permitirá adaptarse a los cambios de programación a medida que se presenten. Por último, puede consolidar la información de múltiples proyectos, a fin de consultar y establecer las dependencias entre varios de ellos y crear los informes multi-proyecto. WCOMUNIQUE SUS PLANES CON FACILIDAD.- La elaboración de planes inteligentes para proyectos se convierte en una tarea inútil si no consigue informar de ellos a los miembros de su equipo adecuadamente. Microsoft Project 98 incluye funciones avanzadas de presentación, como los diagramas de Gantt personalizables, que pueden ser publicados en una intranet corporativa o en Internet para asegurarse de que los planes se transmiten e interpretan correctamente. Además, gracias al alto nivel de compatibilidad de Microsoft Project 98 con las funciones de trabajo en grupo e intranet, es posible mantener a todo el equipo de trabajo bien informado y con capacidad de participación. Asimismo, podrá compartir información, delegar tareas y consultar el estado de los proyectos por correo electrónico, a través de la intranet de su empresa e incluso, por medio de Internet. Se adapta a sus preferencias de trabajo.- La perfecta compatibilidad de Project con las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office (por ejemplo, el hecho de que compartan la misma interfaz y el sistema de ayuda) agiliza y simplifica su aprendizaje y su uso. WADMINISTRE SUS PROYECTOS MAS COMPLEJOS.- A continuación se muestran algunas funciones: ·Seguimiento personalizado del tiempo. Reparta con eficacia el tiempo de trabajo de su equipo mediante esta función de seguimiento personalizado, la cual permite determinar con precisión el tiempo que cada miembro dedica diariamente a realizar una tarea. ·Múltiples rutas críticas. Evite alteraciones de la programación; Microsoft Project 98 le ayuda a identificar aquellos grupos de tareas que pudieran poner en peligro la fecha de terminación de un proyecto. ·Fecha de estado. Actualice el estado de un proyecto en función de la fecha en que se necesita elaborar un informe preciso. ·Vinculación multi-proyecto. Registre los cambios y los vínculos entre varios proyectos individuales con los nuevos símbolos de tareas que representan las dependencias de otros planes de proyectos. ·Vistas de Uso de tareas y Uso de recursos. Elija uno de estos modos de presentación para consultar las tareas, de acuerdo con la asignación de recursos, o bien, los recursos de acuerdo con la asignación de tareas. ·Administración de recursos mejorada. Presente cambios reales en los recursos y su impacto en las tareas en relación con las cargas de trabajo. ·Determinación del perfil de trabajo de los recursos. Modifique las cargas de trabajo de los miembros del equipo por periodos de tiempo. WMANTENGA A SU EQUIPO INFORMADO E INVOLUCRADO.- A continuación se muestran algunas funciones: ·Diagramas de Gantt personalizables. Modifique los diagramas para ajustarlos a sus propias necesidades. ·Funciones de trabajo en grupo. Asigne tareas y reciba actualizaciones de las mismas, de los miembros de su equipo, mediante su sistema de correo electrónico o los exploradores de Internet. ·Comparta información entre aplicaciones de Office. Simplifique los análisis y elabore informes más completos, compartiendo información de otras aplicaciones de Microsoft Office, como las hojas de cálculo de Microsoft Excel y el programa de presentaciones Microsoft PowerPoint. ·Elaboración de informes en Microsoft Excel. Diseñe fácilmente tablas dinámicas, curvas y gráficos de costos, entre otras posibilidades, exportando sus datos desde Microsoft Project 98 a Microsoft Excel. 16

RINCIPIOS

UNDAMENTALES

INICIANDO PROJECT

Microsoft Project, es una aplicación que permite diseñar, administrar y controlar cualquier tipo de proyecto, independientemente de cuál sea su experiencia en diseño de proyectos.

Para Iniciar Project, hacer los pasos siguientes: 1.Hacer un click sobre el botón 2.Arrastrar y seleccionar 3.Sin soltar el botón del mouse seleccionar la sub-opción

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VENTANA PRINCIPAL

Al iniciar Microsoft Proyect, éste abre un nuevo archivo de proyecto (vacío) en una ventana de proyecto. Los botones situados en la parte superior de la ventana y laterales son métodos para accesar fácilmente a un comando. Para ejecutar dichos botones: hacer un click sobre cada botón.

Nombre del proyecto

Barra de menúes.- Muestra los comandos de Project. Use el mouse para elegir (resaltar) comandos.

Ventana principal

Barra de Herramientas.- Hacer un click en los botones para elegir comandos rápidamente.

Insertar Tarea.- Los proyectos se componen de tareas(actividades). Al insertar una tarea este debe tener un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto.

Modos de ver.- Use estos botones para pasar a otras vistas del proyecto.

Barras de desplazamiento.- Use estas barras para mostrar partes del documento que no estén visibles.

Barra de estado.Muestra información sobre el proyecto activo o el comando resaltado.

Elementos de la ventana 1 . VENTANA PRINCIPAL: En esta ventana irán apareciendo los diferentes documentos (archivos gráficos) que se van a crear o abrir. 2. NOMBRE DEL PROYECTO: Es el título del documento, que por defecto es «Proyect 1», cuyo nombre será modificado cuando guarde el archivo y ponga el nombre que desea.

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FORMAS DE VER UN PROYECTO

Con la vista Calendario se pueden crear, modificar o revisar las tareas del proyecto en formato de calendario: las barras de tareas cubren los días o las semanas en los que están programadas las tareas. Este formato permite ver rápidamente aquellas tareas que están programadas en días, semanas o meses concretos. La vista Calendario tiene los siguientes usos: ·Mostrar las tareas programadas en una semana o intervalo de semanas específicos. ·Revisar las tareas programadas en días, semanas o meses determinados. ·Crear un proyecto especificando tareas y el tiempo que llevará completar cada una de ellas. ·Establecer dependencias secuenciales entre las tareas mediante su vinculación. ·Asignar personal y otros recursos a las tareas. La vista Diagrama de Gantt muestra información acerca de las tareas del proyecto en forma de texto y gráficos de barras. En la parte izquierda de esta vista se encuentran las columnas (que contienen los campos de Microsoft Project), en las que puede escribir y modificar los nombres de tareas, las duraciones, las fechas de comienzo y de fin del proyecto, así como otro tipo de información. En la parte derecha de esta vista puede utilizar barras de Gantt para mostrar gráficamente la duración de las tareas y las fechas de comienzo y fin del proyecto en una escala temporal. La posición relativa de las barras de Gantt muestra la secuencia en la que están programadas las tareas del proyecto. La vista Diagrama PERT muestra las tareas y las dependencias entre tareas en forma de diagrama de red o diagrama de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre las dos tareas. De forma predeterminada, la vista Diagrama PERT muestra una línea diagonal sobre las tareas en curso y líneas diagonales en cruz sobre las tareas completadas. La vista Diagrama PERT se puede utilizar para: ·Crear y ajustar la programación. ·Vincular tareas para especificar la secuencia de tareas y determinar las fechas de comienzo y de fin. ·Mostrar gráficamente las tareas completadas, las tareas en curso y las que todavía no han comenzado. ·Asignar personal y otros recursos (por ejemplo, equipos) a tareas concretas. 19

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Si tiene dos a más archivos de proyecto abiertos puede ver de pantalla completa. Para ello Seleccionar la opción Nueva ventana del menú Ventana. También puede observar todos los archivos de proyecto a la vez. Para ello Seleccionar la opción Organizar todo del menú Ventana. Al tener todas las ventanas a la vez puede copiar las tareas con sólo seleccionar y arrastrar a la otra ventana del archivo de proyecto ubicando dicha tarea donde desea.

Dentro del archivo de proyecto, puede ordenar la forma de ver cada tarea, subtarea, etc. Para ello hacer un click en la lista desplegable y seleccionar una de las opciones que se muestra en esta lista.

Al hacer un click en mostrará todas las tareas. Al hacer un click en mostrará el resumen de las tareas 20

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INTRODUCIR UNA TAREA

Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. Cuando introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querrá introducir aquellas actividades que necesiten planificación, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar. Cuando introduce una tarea, a ésta se le asigna un número de tarea. Este número aparece en la primera columna de la tabla de Gantt. Tras introducir una tarea, introducirá una duración para ella en unidades de semanas, días, horas, o minutos. La siguiente tabla muestra abreviaturas para la introducción de duraciones:

Unidad semanas .. días ..... horas .... minutos ..

Abreviatura s d(por omisión) h m

Para preparar un viaje de vacaciones, se va a introducir una lista de tareas que tienen que realizarse tras estar todo empaquetado. Por ejemplo, antes de poder mover nada en la habitación, necesita ver que equipaje llevará. Estima que esto llevará uno día para su terminación. Para insertar una tarea, hacer los pasos siguientes:

Caja de Edición

1. Hacer un click en el primer recuadro y digitar el título del proyecto. 2. Presionar la tecla «Enter», para pasar a la siguiente celda.

Al introducir un texto se observará que en la caja de edición aparecerá conforme se digite. Si comete un error al escribir, presionar la tecla «RETROCESO». Para modificar el texto, seleccionar la celda que desea modificar el texto, luego ubicar el cursor del mouse en la caja de edición y enseguida proceda a modificar. 21

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3 y 4

3. Presionar la tecla «TAB», para pasar a la siguiente Columna «Duración». 4. Digitar la duración de esa tarea. Ejemplo 10 días 5. Seleccionar una de las dos opciones. Ejemplo: Vincularlas. 6. Hacer un click en el botón Aceptar.

Dependencias de tareas Naturaleza de las dependencias entre las tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea «Contactar servicios de abastecimientos» debe concluir antes del comienzo de la tarea «Decidir menúes». Existen cuatro tipos de dependencias entre las tareas con Project:

Cambiar el vínculo de la tarea 1.En la Barra de vistas, hacer un click en de la barra de herramientas. 2.Hacer doble click en la línea de vínculo de las tareas que desee cambiar. 3.En el cuadro Tipo, hacer doble click en el vínculo entre tareas que desee cambiar el vínculo de la tarea (como se muestra en el gráfico . Sugerencia: Una simple vinculación de tipo fin a comienzo no funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vínculos entre tareas para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un vínculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar al mismo tiempo, utilice un vínculo de fin a fin. 22

H acer dob le click aq uí

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En el siguiente ejemplo se muestra las fases de un proyecto cuyo objetivo es lograr que el 60% de la población identifique el Problema Informático del Año 2000.

1. - Lograr que el 60% de la población identifique el PIA2000. 1.1 Aplicar Encuestas a la Administración Publica 1.2 Aplicar Encuestas de Opinión 1.3 Aplicar Encuestas en la empresa privada 1.4 Difundir los resultados 2. - Publicar cuatro libros sobre el PIA2000, orientados a conocer en que consiste, metodología para afrontarlo, técnicas y herramientas y planes de contingencia». 2.1 En que consiste el Problema Informático del Año 2000 2.2 Lineamientos Metodológicos para enfrentar el PIA 2000 2.3 Técnicas y Herramientas de Solución al PIA 2000 2.4 Planes de Contingencia frente al PIA 2000 3. - Distribuir en las entidades públicas y privadas afiches alusivos al PIA2000. 3.1 Elaboración y difusión de afiches para instituciones 3.2 Elaboración y difusión de afiches para Univers. , IST s, Esc. Militares, etc.» 3.3 Elaboración y difusión de afiches para Clubes Sociales, Colegios Profesionales, etc.» 4. - Publicar 4 trípticos orientados al público en general y del empresariado en particular. 4.1 Elaboración y difusión trípticos a clientes de banca privada 4.2 Elaboración de encartes para revistas de clubes 4.3 Elaboración de encartes para revistas de clubes 4.4 Encartes en periódicos del país 5. - Editar 6 separatas en medios de circulación masiva averca de las previsiones del PIA2000 5.1 Elaboración de separatas para técnicos de Instituciones 5.2 Elaboración de separatas para lectores de revistas de colegios profesionales 5.3 Elaboración de encartados en revistas especializadas de informática 6. - Edición de historietas, como material de difusión acerca de la problemática.» 6.1 Elaboración de material de lectura simple para Univ. , ISTs, Escuelas Sup. , etc.» 6.2 Encartes en revistas orientadas a la familia 7. - Realizar foros de sensibilización en la ciudad de Lima y Callao (100) 7.1 Elaborar presentación especifica en microcomputadora 7.2 Organizar equipos de exposición con material portátil 7.3 Realizar exposiciones en entidades públicas 7.4 Promover la participación de las entidades públicas 8.- Realizar foros en Lima y Callao, metodología, técnicas, (10) 8.1 En que consiste el problema informático del año 2000. 8.2 Servicios que ofrecen las empresas para solucionar el PIA2000. 8.3 Lineamientos Metodológicos para afrontar el PIA2000. 8.4 Técnicas y Herramientas para adaptar equipos y sistemas. 8.5 Elaboración de planes de contingencia. 8.6 Análisis del Marco Jurídico para prever acciones. 9. - Cien foros en el interior del país, cuatro por cada ODEI, metodologías, técnicas, otros.» 23

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9.1 Coordinación con DNODEI para difusión en ODEI 9.2 Elaborar cronograma de foros y estrategias 9.3 Organizar equipos de personal para realizar conferencias 9.4 Gestionar los recursos al personal. 9.5 Elaboración de materiales para los foros. 9.6 Aprovisionar los equipos necesarios para los foros. 10.- Edición de videos (2) para la prensa televisiva en el ámbito nacional. 10.1 Elaborar el guión y desarrollo del vídeo correspondiente. 10.2 Coord. con medios televisivos para difusión a noticieros y revistas televisivas. 11. - Presentacion trimestral sobre el problema del año 2000. 11.1 Recolección de información acerca de experiencias en conversión. 11.2 Diseño de campaña y formulación de contenido para las entrevistas. 11.3 Coordinación con los medios asegurar presencia de INEI. 12. - Ofertar 2 cursos para profesionales frente al PIA2000 12.1 Diseño de cursos. 12.2 Formulación de campaña y difusión. 12.3 Ofrecer los curso a través de la ENEI. 12.4 Promoción de cursos para aplicar los cursos en Gremios. 13.- Instalación de pagina WEB con información en general 13.1 Promoción de cursos para aplicar los cursos en Gremios. 13.2"Instalar una página WEB, incluyendo información sobre proveedores de soluciones». 13.3Difundir el software INEI.Y2K que permite regrabar el BIOS en equipos PC486. 13.4"Instalar el Centro de Orientación, con sus correspondientes bancos de datos y medios». 13.5Instalar un Centro de Difusión de Prensa dedicado a proveer información específica.

Una vez planificado de como se va ha desarrollar el proyecto necesitamos establecer la fecha de comienzo y fin del proyecto. Dentro del proyecto se observa 13 fases que son las tareas para cumplir el objetivo donde se especifica la duración de cada tarea si está vinculada con otra tarea. Luego se debe especificar que recursos se necesita: Personas, Equipos, Salas de Conferencias, etc. Finalmente, debemos hacer una evaluación de los costos del proyecto, planificando las coyunturas que pudiera pasar en el transcurso. Terminada la evaluación y se observa que los costos son muy elevados entonces proceda ha hacer reajustes ya sea en la duración o en los recursos ajustandolo a su conveniencia.

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AGREGAR UNA NOTA

Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy útiles para recordar las expectativas que había cuando se definió la tarea por primera vez. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en el Diagrama de Gantt 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar una nota. 3.Hacer un click en Notas de tareas . 4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota.

CAMBIAR LA DURACION DE UNA TAREA

Cuando se especifica una tarea, Microsoft Project asigna automáticamente una duración de un día a la tarea. Puede cambiar la duración de la tarea para representar de forma más precisa el tiempo que llevará. 1.En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2.En el campo Duración de la tarea que desee cambiar, escriba la duración que desee. Se puede especificar la duración utilizando minutos, horas, días o semanas. 3.Presionar la tecla ENTRAR. Sugerencia Para programar las tareas de forma más eficaz, especifique una duración para cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin automáticamente. Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir automáticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que Microsoft Project calcule la duración de la tarea de forma automática, pero se aplicará la delimitación No comenzar antes del o bien No finalizar antes del a la tarea.

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CREAR UN HITO

Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Si escribe una duración de cero días para una tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el diagrama de Gantt al comienzo de ese día. Para crear un hito, hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, hacer click en Diagrama de Gantt. 2.En el campo Duración de la tarea que desee cambiar, escriba 0 días. 3.Presionar la tecla ENTRAR. Sugerencia. También puede marcar una tarea como hito sin cambiar la duración. Hacer un click en Información de la tarea , hacer un click en la ficha Avanzado y, a continuación, active la casilla Marcar la tarea como hito.

COMENZAR O FINALIZAR LAS TAREAS EN UNA FECHA

Puede programar tareas de forma eficaz estableciendo la duración de las tareas y dejando que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin en función de las dependencias entre tareas. Sólo cuando las tareas deban comenzar y terminar en fechas concretas, deberá escribir la fecha de comienzo y fin y dejar que Microsoft Project calcule la duración de la tarea, para ello hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt . 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee y haga clic en Información de la tarea . 3.Hacer un click en la ficha Avanzado. 4.En el cuadro Tipo, haga clic en un tipo de delimitación. 5.Si seleccionó una delimitación distinta a Lo más tarde posible o Lo antes posible, escriba la fecha de delimitación en el cuadro Fecha. Nota.SiescribeunafechadecomienzoparaunatareaoarrastraunabarradeGantt para cambiar la fecha, Microsoft Project establecerá la delimitación No comenzar antes del (NCAD) basándose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft Project asignará automáticamente una delimitación del tipo No finalizar antes del (NFAD). 26

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DIVIDIR UNA TAREA

Se puede dividir una tarea de forma que se interrumpa y se reanude más adelante en la programación. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt . 2.Hacer un click en el botón Dividir tarea 3.Desplace el puntero sobre la barra de tareas que desee dividir y, a continuación, hacer un click en la barra de tareas donde desee que tenga lugar la división. Sugerencia Puede crear una división mayor haciendo clic en la barra de tareas y arrastrándola a la derecha. Nota Si arrastra una parte de una tarea dividida de forma que entre en contacto con otra parte, la división desaparecerá. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

ASIGNAR UN RECURSO A UNA TAREA

1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt. 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y haga clic en Asignar recursos. 3.En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga clic en Dirección para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrónico.

wPara asignar un recurso a tiempo parcial, escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea.

wPara asignar varios recursos diferentes, selecciónelos. wPara asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades.

Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4.Hacer un click en Asignar. La marca de verificación que aparecerá a la izquierda de la columna Nombre indica que el recurso se ha asignado a la tarea seleccionada. Nota Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duración se reducirá para reflejar los nuevos recursos (si se trata de una tarea condicionada por el esfuerzo). Para obtener más información acerca de la programación condicionada por el esfuerzo. Sugerencias: ·A medida que cambia la programación, probablemente necesitará reemplazar los recursos asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuación, puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado que desee reemplazar y haga clic en el botón Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignar a la tarea y, a continuación, elija Aceptar. ·Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft Project. 27

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CONTROLAR CUANDO UN RECURSO TRABAJA EN UNA TAREA

Puede especificar el momento en el que un recurso asignado trabajará en una tarea. Por ejemplo, puede escalonar los momentos en que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea retrasando la hora de comienzo de uno o varios recursos. Cuando retrase la hora de comienzo de la asignación de un recurso, Microsoft Project vuelve a calcular la fecha de comienzo y el tiempo de trabajo del recurso en esa tarea. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas . 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desee cambiar. 3.Hacer un click en Información de la tarea y, a continuación, haga clic en la ficha General. 4.En los cuadros Comienzo o Fin, escriba la fecha en la que desee que el recurso comience o finalice. Sugerencias ·Puede definir el perfil de trabajo de un recurso en una asignación. Al hacerlo, se ajusta la cantidad de esfuerzo dedicado a una tarea en las asignaciones individuales. ·Puede interrumpir el trabajo de un recurso en una tarea dividiendo la tarea. ·Puede cambiar el tiempo que un recurso se encuentra disponible cambiando el calendario base del recurso. ·Puede establecer fechas de comienzo y de fin del recurso para todo el proyecto. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

IMPRIMIR UNA VISTA

Existen dos maneras de imprimir una vista: puede utilizar el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar o el comando Imprimir del menú Archivo. Cuando use el botón Imprimir (de la barra de herramientas Estándar), la vista se imprimirá utilizando la configuración de impresión que se guardó por última vez. Si no ha guardado ninguna configuración de impresión, se utilizará la configuración predeterminada. Si utiliza el botón Imprimir, la vista no se muestra en la ventana Vista preliminar. No puede utilizar el botón Imprimir para imprimir un informe. Cuando utilice el comando Imprimir (del menú Archivo), puede cambiar las opciones de impresión y ver la vista antes de imprimir. En una vista preliminar, puede ver una página o todas las páginas; también puede cambiar el aspecto de las páginas de la vista y ver los resultados en la vista preliminar. ·Hacer un click en el botón Imprimir. Sugerencias ·Para modificar cualquiera de las opciones de impresión e imprimir la vista utilizando el comando Imprimir, haga clic en clic en Imprimir del menú Archivo, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar. ·Si utiliza el comando Imprimir, puede abrir una vista preliminar de una vista haciendo clic en Vista preliminar del cuadro de diálogo Imprimir. Haga clic en Imprimir en la ventana Vista preliminar para volver al cuadro de diálogo Imprimir. ·Si muestra una vista previa de una vista, puede cambiar la apariencia de las páginas de la vista haciendo clic en Configurar página de la ventana Vista preliminar y realizando los cambios que desee. Para volver a la ventana Vista preliminar, haga clic en Vista preliminar del cuadro de diálogo Configurar página.

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DAR FORMATO AL PROYECTO

Para dar formato al texto del proyecto que se está diseñando, seleccionar el texto, luego hacer un click en una de las opciones de botones de la barra de formato, para ello: Anular sangría.-Elimina la sangría de una tarea para situarla en un nivel superior del esquema. Aplicar sangría.-Aplica sangría a una tarea para situarla en un nivel inferior del esquema. Mostrar subtareas .-Expande una tarea de resumen para mostrar sus subtareas. Ocultar subtareas.- Comprime una tarea de resumen para ocultar sus subtareas. Mostrar todas las subtareas.- Expande todas las tareas de resumen para mostrar todas las tareas. Fuente.- Cambia la fuente seleccionado. Tamaño.- Cambia el tamaño de fuente. Negrita.-Aplica o quita el formato de negrita en el texto seleccionado. Cursiva.-Aplica o quita el formato de cursiva en el texto seleccionado. Subrayado.-Aplica o quita el formato de subrayado en el texto seleccionado. Alinear a la izquierda.-Alinea a la izquierda el contenido del campo seleccionado. Centrado.-Alinea al centro el contenido del campo seleccionado. Alinear a la derecha.-Alinea a la derecha el contenido del campo seleccionado.

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PROCEDIMIENTOS PARA ADMINISTRAR LOS COSTOS

Pocas son las personas que no tienen que rendir cuentas de un proyecto. Tanto si necesita justificar los gastos de cada tarea o del costo global del proyecto, especificar las tasas por el trabajo de un recurso o los costos fijos de las tareas le ayudarán a elaborar su plan, puesto que podrá ver si se ajusta al presupuesto. Con Project puede acumular los costos a medida que se realiza una tarea, al comenzarla o al finalizarla. Puede especificar tasas por uso y de horas extras para recursos e incluso planear futuras subidas salariales. Una vez que se ha especificado la información de costos correspondientes a tareas recursos, puede guardar el presupuesto y compararlo más tarde con los costos reales a medida que se van acumulando, para ello hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos. 2.En los campos Tasa estándar, Tasa de horas extra o Costo por uso, escriba la tasas que desee. 3.Presionar la tecla «ENTER». Sugerencias: ØPuede asignar hasta cinco grupos de tasas de costos para hacer frente a diferentes tipos de trabajo o a cambios de tasas en el futuro, por ejemplo, aumentos salariales. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso y hacer un click en Información del recurso. Hacer un click en la ficha Costos y luego especifique las tasas en Tablas de tasas de costo. ØPuede asignar tasas por uso a los recursos (por ejemplo, el costo de equipamiento cada vez que se utiliza). En el campo Costo por uso, escriba un costo por Hacer un click en la flecha descendente, para ver las otras opciones o para personalizar las opciones uso para el recurso. que necesita de la BARRA DE HERRAMIENTAS. ØPuede cambiar las tasas estándar y de horas extra predeterminadas para todos los recursos nuevos que especifique. En el menú Herramientas, hacer un click en Opciones y, a continuación, en la ficha General. En los cuadros Tasa estándar predeterminada y Tasa 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 predeterminada para horas extra, escriba las tasas 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 ¨ Hacer un click en de la barra de herramientas. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 nuevas. Para definir esta configuración como valor 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 ¨ Luego introduzca los valores que desea. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678 predeterminado para futuros proyectos, hacer un click en Predeterminar. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

ESTABLECER COSTO FIJO

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea, para ello hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt. 2.En el menú Ver, señale Tabla y hacer un click en Costo. 3.En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo. 4.Presionar la tecla «ENTER». Sugerencia: La tabla Costo también permite cambiar la acumulación del costo fijo seleccionando un método de acumulación en el campo Acumulación de costos fijos. Nota: A diferencia de los costos fijos de un recurso, los costos fijos de las tareas no requieren asignaciones de recursos. 30

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CAMBIAR EL MOMENTO EN EL QUE SE ACUMULAN LOS COSTOS

En Project, los costos por recurso se prorratean de manera predeterminada y su acumulación se basa en el porcentaje de finalización de la tarea y se distribuye a lo largo de su duración. Sin embargo, puede cambiar el método de acumulación en el caso de los costos por recurso para que tenga efecto al comienzo o al final de la tarea. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos . 2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso cuyo método de acumulación desea cambiar. 3.Hacer un click en Información del recurso y, a continuación, hacer un click en la ficha Costos. 4.En el cuadro Acumulación de costos, hacer un click en un método de acumulación. Notas: ØCuando realice cambios de tasas relativas al tiempo en un recurso y utilice el método de acumulación de costos prorrateado, los costos se calcularán utilizando las tasas de los períodos de tiempo adecuados y pueden variar durante la realización de la tarea. ØNo se pueden prorratear ni acumular los costos de recursos por uso al final de la asignación de la tarea; se acumulan siempre al comienzo de la asignación. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE PAGO

Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en el momento que especifique el administrador. Puede guardar hasta cinco grupos de tasas distintos por cada recurso para afrontar los cargos de diferentes tipos de trabajo. Para ello hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Hoja de recursos . 2.En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso al que desea asignar tasas de pago diferentes. 3.Hacer un click en Información del recurso y, a continuación, hacer un click en la ficha Costos. 4.En Tablas de tasas de costo, escriba la fecha efectiva y la nueva tasa de costo estándar, por horas extra o por uso, en los campos correspondientes de la primera fila en blanco. Sugerencias: ØDesde cualquier vista de tareas puede abrir el cuadro de diálogo Información del recurso haciendo doble click en el recurso en el cuadro de diálogo Asignar recursos. ØEn los campos de tasas de las tablas de tasas de costo puede incluir aumentos o reducciones de tasas escribiendo tasas nuevas o porcentajes, por ejemplo, +10% o 10%. Cuando escriba los porcentajes, Project calculará la nueva tasa.

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COMPROBAR EL COSTO DEL PROYECTO COMPLETO

Puede mostrar los costos previstos, reales y los costos restantes del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto global. Estos costos se actualizan cada vez que Project vuelve a calcular el proyecto. 1.En el menú Proyecto, hacer un click en la opción Información del proyecto. 2.Hacer un click en el botón Estadísticas. 3.En el campo Actual situado bajo el campo Costo, se muestra el costo total planeado para el proyecto. Sugerencias: ØUna vez que ha establecido una línea de base y ha comenzado a realizar el seguimiento de los costos reales, puede comparar los campos Previsto y Real para determinar si los costos totales del proyecto se ajustan a las previsiones. ØA medida que progresa el trabajo real, también puede comparar la variación entre los campos Actual y Restante para comprobar si va a tener suficiente dinero para completar el proyecto. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

VER EL COSTO POR TAREA

Si el costo total del proyecto no se ajusta al presupuesto, examine el costo total de cada tarea individualmente para estimar los cambios que se pueden realizar. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt. 2.En el menú Ver, hacer un click en Tabla y, a continuación, elija Costo. 3.Arrastrar la barra de división hacia la derecha para mostrar el campo Costo total. Sugerencias: ØEn vez de arrastrar la barra de división puede desplazarse al campo Costo total. ØTambién puede ver cómo se distribuyen los costos a lo largo de la duración de una tarea en la vista Uso de tareas mostrando los detalles de los costos. En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas. En el menú Formato, señale Detalles y, a continuación, hacer un click en Costo. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

VER

LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO

Puede ver los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto (actualizados cada vez que Project vuelve a calcular el proyecto) para consultar si se encuentra dentro de los límites del presupuesto global. 1.En el menú Proyecto, hacer un click en la opción Información del proyecto. 2.Hacer un click en Estadísticas. Sugerencias: qPara consultar el estado global de los costos del proyecto, también puede utilizar el informe Resumen del 32

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proyecto. En el menú Ver, hacer un click en Informes, hacer un click en Generales y, a continuación, en Seleccionar. Elija Resumen del proyecto y, a continuación, hacer un click en Seleccionar. qEn los proyectos combinados puede ver los costos totales del proyecto en la tarea resumen del proyecto. En la Barra de vistas, hacer un click en Uso de tareas y después seleccione la tarea resumen del proyecto de la que desee comprobar los costos. Para ver los costos, señale Detalles en el menú Formato y después hacer un click en Costo. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

MOSTRAR LINEAS DE PROGRESO EN UN PROYECTO

Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, podrá mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada, Project dibuja una línea de progreso que conecta las tareas en curso y crea un gráfico en el Diagrama de Gantt con picos( o extremos) dirigidos hacia la izquierda para indicar el trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programación. La distancia entre el pico y la línea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programación en la fecha de progreso. Puede mostrar múltiples líneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar líneas de progreso relativas al plan real o a una línea base guardada del mismo. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

MOSTRAR LA LINEA DE PROGRESO ACTUAL

Es posible mostrar gráficamente el progreso actual del proyecto mediante líneas de progreso para la fecha actual o la fecha de estado del proyecto. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt. 2.En el menú Herramientas, seleccionar Seguimiento y, a continuación, hacer un click en Líneas de progreso. 3.Hacer un click en la ficha Fechas e intervalos. 4.Active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual. 5.Para mostrar la fecha de estado del proyecto, hacer un click en En la fecha de estado del proyecto. Para mostrar el progreso en la fecha actual, hacer un click en En la fecha actual. Nota: Si elige mostrar el progreso en la fecha de estado del proyecto, y no se ha establecido ésta, Project mostrará el progreso de la fecha actual. Sugerencia: También es posible mostrar el progreso con respecto al plan previsto. En Mostrar líneas de progreso en relación con el, seleccione Plan previsto.

C a p í t u l o

Principios Fundamentales

¿QUE ES UNA LINEA BASE?

Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende. Para aprovechar al máximo su experiencia, cree un plan previsto que represente lo que espera del proyecto. Después, si sigue el progreso real en Project, puede utilizar la línea base para comparar el plan original con el curso real del proyecto. Podrá ver qué tareas comenzar o antes o después de lo planeado, las que rebasaron el presupuesto original, las que llevaron más tiempo de lo planeado, entre otros. Puede utilizar esta información para evitar problemas en proyectos futuros y para realizar mejores estimaciones de tiempo y presupuesto. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

¿ CUANDO DEBE CREARSE UNA LINEA DE BASE?

El procedimiento ideal sería crear una línea de base guardando el plan del proyecto una vez que lo haya perfeccionado e inmediatamente antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Si desea seguir los costos, compruebe que escribe la información de costos antes de crear la línea de base.Si guarda una línea de base y después se cree que debería ajustarla, puede agregarle fácilmente nuevas tareas o realizar cambios en las existentes. 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

COMPARAR PLANES

Con la vista Gantt de seguimiento, puede comparar, en cualquier momento, el plan previsto con el progreso real hasta la fecha. Si desea comparar el presupuesto original del proyecto con los costos reales del proyecto hasta la fecha, utilice la tabla Costo de la vista Uso de tareas. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

ACERCAR O ALEJAR

Amplía y/o Disminuye la ventana activa con el siguiente valor más alto.

Para concentrarse en un período de tiempo específico, acercar las tareas seleccionadas o para ver la duración total del proyecto, haga click en Zoom en el menú Ver y seleccione una de las opciones. No es posible acercar la vista de un intervalo de fechas específico en el Diagrama PERT. Para acercar o alejar rápidamente una vista, hacer un click en el botón (acercar) y/o (alejar). 34

Principios Fundamentales

C a p í t u l o

IMPRIMIR

Imprime al archivo activo o los archivos de proyectos seleccionados.

Para Imprimir un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes: Ctrl + P del menú Archivo. También se puede imprimir haciendo un 1. Seleccionar Imprimir click al botón de la Barra de Herramientas.

o en su defecto presionar con el teclado

Ctrl

2. En la siguiente ventana seleccionar en la opción nombre la impresora donde se imprimirá el trabajo. 3. Hacer un click en una de las opciones de Intervalo de páginas 4. Digitar el número de copias, en la opción Copias. 5. Hacer un click en el botón Aceptar.

C a p í t u l o

Principios Fundamentales

VINCULAR TAREAS

Asigna una dependencia de Fin a Comienzo entre las tareas seleccionadas.

Para Vincular tareas de un proyecto, hacer los pasos siguientes: 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt . 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular. 3.Seleccionar Vincular tareas Ctrl + F2 del menú Edición. También puede aplicar haciendo un click al botón de la Barra de Herramientas. Notas: ·Si vincula tareas utilizando selecciones múltiples, seleccione las tareas en el orden en el que desea vincularlas. ·De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Puede cambiar este vínculo entre las tareas a de comienzo a comienzo, de fin a fin o de comienzo a fin. Para quitar dependencias entre las tareas, hacer lo siguiente: 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt. 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee desvincular. 3.Hacer un click en el botón de la barra de herramientas. Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras tareas o las delimitaciones. 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567 1234567890123456789012345678901212345678901234567890123456789012123456789012345678901234567

NOTAS

Inserta o revisa las notas de la tarea, recurso o asignación seleccionados.

Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy útiles para recordar las expectativas que había cuando se definió la tarea por primera vez. 1.En la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt . 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar una nota. 3.Hacer un click en el botón de la barra de Herramientas. 4.En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota. 36

Principios Fundamentales

C a p í t u l o

ASIGNAR RECURSOS

Asigna recursos a las tareas. También puede utilizar este comando para reemplazar o eliminar asignaciones de recursos.

Para Asignar recursos a las tareas de un proyecto, hacer los pasos siguientes: 1.De la Barra de vistas, hacer un click en Diagrama de Gantt 2.En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso y hacer un click en el botón 3.En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea o bien haga click en Dirección para seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo electrónico. ·Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior al 100% en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. ·Para asignar varios recursos diferentes, selecciónelos. ·Para asignar más de una unidad del mismo recurso, por ejemplo dos carpinteros, escriba un porcentaje superior al 100% en el campo Unidades. Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en el campo Nombre. 4.Hacer un click en el botón Asignar. La marca de verificación que aparecerá a la izquierda de la columna Nombre, indica que el recurso se ha asignado a la tarea seleccionada. Nota.- Al asignar nuevos recursos a la tarea, la duración se reducirá para reflejar los nuevos recursos (si se trata de una tarea condicionada por el esfuerzo). Sugerencias: ·A medida que cambia la programación, probablemente necesitará reemplazar los recursos asignados por otros. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuación, puede reemplazar uno por otro. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, seleccione el recurso asignado que desee reemplazar y haga click en el botón Reemplazar. Seleccione uno o más recursos para asignar a la tarea y, a continuación, elija Aceptar. ·Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programación, puede mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt u otras vistas de Microsoft Project.

C a p í t u l o

Principios Fundamentales

INFORMACION DE TAREAS

Muestra información de la tarea, el recurso o la asignación seleccionados. Puede utilizar el cuadro de diálogo Información de la tarea para ver y cambiar la configuración general (como las fechas de comienzo y fin), especificar las tareas predecesoras, asignar recursos, establecer opciones avanzadas (como delimitaciones de tareas) y escribir notas acerca de la tarea. Puede utilizar el cuadro de diálogo Información del recurso para ver y cambiar la configuración general (como la disponibilidad), establecer períodos laborables, introducir información de costos y escribir notas acerca del recurso. Puede utilizar el cuadro de diálogo Información de la asignación para ver y cambiar la configuración general (como el trabajo y las fechas de comienzo y de fin), realizar un seguimiento de la información y escribir notas acerca de la asignación.

La vista Uso de tareas muestra las tareas del proyecto y, agrupados debajo de ellas, los recursos que tienen asignados. La vista Uso de tareas se utiliza para: ·Asignar personal y otros recursos a las tareas. ·Escribir y modificar conjuntamente información acerca de las tareas y los recursos, como trabajo, fechas de comienzo y de fin, costo, asignación de trabajo y disponibilidad para el trabajo. ·Distribuir las asignaciones de tareas de forma más equitativa entre los recursos. ·Averiguar cuántas horas está programado que trabaje cada uno de los recursos en tareas específicas. ·Variar el volumen de trabajo que una persona dedica a una tarea estableciendo perfiles de trabajo. ·DIVIDIR UNA TAREA PARA QUE LA SEGUNDA PARTE COMIENCE EN UNA FECHA POSTERIOR. Para que la vista Uso de tareas se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puede personalizarla o crear una nueva versión personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedará guardada con el archivo del proyecto. Para personalizar la vista Uso de tareas, puede: ·Mostrar información diferente acerca de las tareas. ·Dar formato a información específica para resaltarla. Por ejemplo, puede dar formato de negrita a una tarea importante. ·Aplicar formato a una categoría de información para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede aplicar formato de cursiva a todas las tareas de la ruta crítica e incrementar el tamaño de todos los títulos de columnas. ·Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel de detalle que necesite. ·VER INFORMACIÓN ACERCA DEL USO DURANTE UN PERÍODO DE TIEMPO DETERMINADO. ·Cambiar las líneas horizontales y verticales, denominadas cuadrículas, para mejorar la legibilidad y claridad de la vista Uso de tareas. Por ejemplo, puede especificar distintos diseños y colores de línea para las cuadrículas de columna y fila. ·Crear una vista combinada para la vista Uso de tareas a fin de mostrar información adicional acerca de las tareas o acerca de los recursos a los que están asignadas dichas tareas. 38

/ losario 8 isual

Esta parte de la guĂa le ayudarĂĄ a complementar los conceptos y aspectos fundamentales que se encuentran en la pantalla.

ETODOS

BREVIADOS

CON EL TECLADO

Use el atajo siguiente con el teclado para desempeñar tareas comunes en Project. Para el acceso fácil a esta información, puede imprimir este tema o aumentar al máximo la ventana de Ayuda. ¿Cree que usar el teclado es a veces más rápido que usar el mouse? Las teclas rápidas evitan el uso de diferentes menúes y ayudan a la ejecución de comandos directamente. En Microsoft Project pueden ser usadas con múltiples fines, desde ejecutar comandos hasta editar información de proyectos. Las combinaciones de teclas rápidas frecuentemente se encuentran listadas junto al comando en los menúes de Microsoft Project. Por ejemplo, en el menú de Edición, el comando de Vínculos muestra la combinación de teclas rápidas: CTRL+F2 Para una lista completa de teclas rápidas, consulte al Asistente para ayuda en Office. En Microsoft Project o cualquier otra aplicación de Office 97, oprima F1 para desplegar el Asistente de ayuda, y después escriba “tecla rápida” en la caja de texto. A continuación mencionamos las teclas rápidas más usadas en Microsoft Project:

ACTIVIDAD

CLAVE DE ACCESO RÁPIDO

Fill Down (ingresar la misma información en varios Oprima CTRL, seleccione la información que campos). desea copiar; posteriormente los campos en que desea copiar la información. Después presione CTRL+D. Después de usar el comando Buscar, encontrar la mis- SHIFT+F4. ma información de nuevo. Mostrar la caja de diálogo: Ir a.

F5.

Mostrar la caja de diálogo de información de tareas.

SHIFT+F2 mientras se muestre una tarea.

Mostrar la caja de diálogo de asignación de recursos y Seleccione la tarea y presione ALT+F10. asignar un recurso a una tarea. Seleccionar otras tareas mientras la caja de diálogo de ALT+F6. .asignación de recursos está abierta Imprimir.

CTRL+P.

Vincular las tareas con la dependencia más común de Seleccione las tareas y presione CTRL+F2. finainicio . Desplegar el Editor de Visual Basic. ALT+F11. Moverse entre dos vistas en una combinación de éstas, tales como la Tabla Gantt (Gantt Chart) y la Hoja de recursos (Resourse Sheet).

F6.

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TECLAS RAPIDAS PARA PERFILAR UNA LISTA DE TAREAS Duplicar tareas. ...................... Eliminar tareas. ...................... Ocultar subtareas. .................... Mostrar subtareas. .................... Mostrar todas las tareas. ................

ALT+SHIFT+ Flecha derecha. ATL+SHIFT+ Flecha izquierda. ALT+SHIFT+ Guión. o ALT+SHIFT+ Signo de menos. ALT+SHIFT+= o ALT+SHIFT+ Signo de suma. ALT+SHIFT+*.

CREAR UNA COMBINACION DE TECLAS RAPIDAS PARA INICIAR MICROSOFT PROJECT Para iniciar Microsoft Project, puede utilizar una combinación de teclas rápidas. Primero, genere un acceso directo en Windows 95 o Windows 98, y después asigne una combinación para éste.

CREAR UN ACCESO DIRECTO DE MICROSOFT PROJECT EN WINDOWS 95 1.Hacer un click con el botón secundario del mouse en el escritorio de Windows, apunte en nuevo y hacer un click en Acceso directo. 2.Hacer un click en la opción Examinar Examinar. 3.En la caja de Ver, hacer un click en la unidad en la que está instalada Microsoft Project. 4.En la lista de carpetas, hacer doble click en las carpetas hasta abrir la que contiene Microsoft Project (Winproj.exe). 5.Hacer doble click en Winproj.exe y otro más en Siguiente. 6.En la caja de Seleccione un nombre para el acceso directo, escriba un nombre para el acceso directo, tal como Microsoft Project y después hacer un click en el botón Terminar Terminar.

HACER UNA COMBINACION DE TECLADO PARA ACCESO DIRECTO DE MICROSOFT PROJECT 1.Hacer un click con el botón derecho del mouse en el acceso directo de Microsoft Project y después hacer un click en Propiedades Propiedades. 2.Hacer un click en el separador de Acceso directo. 3.En la caja de clave de Acceso directo, escriba un acceso rápido, tal como CTRL+ALT+P.

CUANDO QUIERA INICIAR PROJECT UTILICE ESTA COMBINACION Vea antes un proyecto antes de imprimir Antes de imprimir un reporte, es muy útil ver qué información tiene y cómo lucirá cuando la imprima. Para "

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hacerlo, necesita seleccionar la opción vista preliminar. En esta ventana, puede: ·Aumentar o disminuir el tamaño de una vista o reporte, para revisar los detalles. ·Mostrar múltiples páginas o una sola. ·Ajustar la orientación de la página. ·Vista en escala y reportes. ·Editar encabezados, pies de página y leyendas en las vistas. ·Editar encabezados y pies de página en reportes. ·Seleccionar las opciones de impresión, tales como el rango de la página y número de copias. ·Imprimir la vista o reporte. Nota: Usted no puede editar la vista o reporte en la ventana de vista preliminar.

CREAR UN NUEVO MENU DE HERRAMIENTAS Usted puede crear nuevos menúes personalizados de herramientas, los cuales son guardadas como barra de herramientas: ·En el menú Ver, seleccione barra de herramientas, y dé posteriormente en personalizar. ·Hacer un click en el separador de la barra de herramientas. ·Seleccionar Nuevo. ·En la caja del nombre de la barra de herramientas, marque el nombre del nuevo menú. Nota: Porque las barras del menú están guardadas como barra de herramientas, usted puede incluir palabras del menú, barras, o barras de menú con el nombre que las distinga de las de sus herramientas.

MOSTRAR O ESCONDER UNA BARRA DE MENU Aunque no es posible ocultar la barra de menú estándar de Microsoft Project, si es posible mostrar u ocultar las barras del menú personalizadas. Estas son guardadas como barras de herramientas. ·En el menú de vista, señale la barra de herramientas, y hacer un click en el nombre de la barra del menú que desea mostrar o esconder.

COMENZAR UN GRUPO DE COMANDOS EN UN MENU Puede encontrar útil separar diferentes comandos en el menú estándar o en un menú personalizado. Por ejemplo, si crea un menú personalizado con comandos de archivos y de edición, puede querer separar los comandos de archivo (Nuevo, Abierto, Cerrado, y Guardado) y los de edición (Deshacer, Cortar, Copiar y Pegar) insertando una barra separadora horizontal entre ellos, dentro del menú. ·Si la barra de menú que desea modificar no está desplegada, extienda la barra de menú. ·En la opción Ver, seleccione la barra de herramientas y después hacer un click en Personalizar. ·Hacer un click en el separador de comandos. ·En la barra de menú, seleccionar el comando sobre el cual desea insertar el separador, y entonces hacer un click en modificar la selección. ·Hacer un click en comenzar un grupo.

Nota: Usted puede personalizar comandos del menú cuando el cuadro de diálogo está abierto al hacer click en los comandos del menú en las barras de éste.

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COMO AUTOMATIZAR TAREAS RUTINARIAS MACROS Y MICROSOFT PROJECT “¡ Esto es tan frustrante! Cada semana tengo que hacer este trabajo de modo que mi compañero pueda obtener su reporte, ¡y toma demasiado de mi tiempo! ¡Debe haber una mejor manera !”. Si alguna vez se ha encontrado en esta situación, ya existe una solución para usted: la creación de un macro para aplicaciones con Microsoft Visual Basic. Para crear un macro no necesita saber programación, ya que es muy sencillo. De hecho, la mayoría de los macros pueden crearse siguiendo unos simples pasos, similares a los que realice para imprimir reportes semanales. Microsoft Project descifra los detalles (como el nombre del filtro a usarse) y crea el código Visual Basic necesario. Incluso es posible vincular el macro a un botón de la barra de herramientas, de forma que los complicados reportes semanales se conviertan en una actividad tan sencilla como imprimir o hacer click en un botón. “Lo que estoy haciendo ahora puede no ser muy eficiente, pero no deseo usar mucho tiempo aprendiendo cómo escribir Visual Basic. Sólo deseo ver mi trabajo terminado.”. El emplear un poco de tiempo para aprender ¿COMO CREAR UN MACRO?, es una actividad que le traerá múltiples beneficios en el futuro. De hecho, porque grabar un macro no requiere del conocimiento de Visual Basic, no necesita aprender este lenguaje. Visual Basic es necesario sólo si usted decide modificar un macro en lugar de regrabarlo o desea crearlo de la nada. Consideremos el problema original: cada semana necesita imprimir un reporte. El reporte tiene una vista particular, un filtro definido, es tipificado en una manera particular, y es impreso. Generar este reporte requiere demasiados pasos cada semana, sin mencionar que es más bien tedioso. Un macro que permita crear un reporte así, puede ser muy sencillo. Veamos el código de Visual Basic que hace del macro algo tan simple.

Sub Reporte ’ Macro tarea de reporte ‘ Macro Grabado Miércoles 23/12/98 ViewApply Name:=”Tracking Ga&ntt” FilterApply Name:=”I&ncomplete Tasks” Sort Key1:=”Finish”, Ascending1:=True ReportPrint Name:=”Slipping Tasks” Fin Sub Ahora veamos lo que cada línea del código significa. Sub Reporte Comienza el macro. “Sub” es la abreviatura de subrutina, la cual es el macro en sí. El texto que sigue “Sub” es el nombre que usted ha dado al macro y aparece en la lista del nombre del macro dentro de la caja de dialogo de éste. (Para acceder a esta caja de diálogo, señale el macro en el menú de herramientas y haga doble click en Macros). ’ Macro tarea de reporte semanal ’ Macro Grabado Miércoles 23/12/98 Cualquier línea que comience con un apóstrofe es un comentario y es ignorado por Visual Basic. Usted puede usar estos comentarios para recordarle qué hacen las diferentes partes del macro.

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ViewApply Name:=”Tracking Ga&ntt” Cambios en la vista Tracking Gantt. Este código Visual Basic fue grabado mediante el señalamiento de Tracking Gantt en el menú de Ver.

FilterApply Name:=”I&ncomplete Tasks” Aplicar un filtro para mostrar sólo tareas incompletas. Este código fue grabado mediante el señalamiento de Filtros en el menú de Proyecto y después seleccionando las Tareas incompletas. Sort Key1:=”Finish”, Ascending1:=True Tipifica las tareas mediante la fecha en orden ascendente. Este código fue grabado señalando primero la opción Ordenar y después la fecha de término. ReportPrint Name:=”Slipping Tasks” Selecciona el reporte detallado de tareas. Este código fue grabado seleccionando Reportes en el menú de Ver, posteriormente eligiendo Personalizar, después Seleccionar y Slipping Tasks en la lista de reportes, y luego Imprimir. Fin Sub Marca el final del macro, es similar al uso del punto final en una oración. ReportPrint Name:=”Slipping Tasks”

PARA EMPEZAR A DESARROLLAR SU PROPIA MACRO, PUEDE HACER ESTOS CINCO PASOS 1.En el menú de herramientas señale un Macro Macro, y hacer un click en Grabar Nuevo Macro Macro. 2.Introduzca un nombre para el macro o use el nombre proveído. 3.En la caja de almacenamiento macro, haga un click en el lugar en donde desea almacenar el macro. Si elige guardarlo como archivo global, el macro estará disponible siempre que use Microsoft Project, y no sólo cuando use el proyecto específico donde lo creó. 4.Hacer un click en el botón OK y entonces escriba las acciones que desea grabar. Recuerde que todo lo que usted escribe se guarda, incluyendo errores y cualquier cosa hecha para corregirlos. 5.Cuando haya finalizado sus tareas, seleccione la opción Macro en el menú de herramientas y haga un click en detener grabación. Eso es todo; por supuesto hay otras operaciones más complejas que pueden realizarse con macros y Visual Basic, pero esto es lo único que usted necesita saber para ahorrar mucho tiempo.

CALENDARIZACION ·El nuevo sistema, totalmente rediseñado, para calendarizar de Project, permite a los usuarios reflejar en sus proyectos las características del mundo real.

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¿PUEDO MOSTRAR EL PORCENTAJE DE TRABAJO TERMINADO? Claro que si. Para mostrar el porcentaje de trabajo terminado en la tabla Gantt, puede modificar la Barra de avance para que muestre tal información, agregar una barra para ese propósito o mostrar la información como un texto adyacente a la Barra de tareas. Para cambiar la Barra de avance, hacer click en Estilo de barras en el menú Formato. En la fila Progreso, hacer un click en la columna “A”, seleccione la flecha y luego, % de Trabajo terminado (% Work Complete). De forma predeterminada, la Barra de progreso muestra el porcentaje de la tarea que se ha realizado con base en su duración. Para obtener información acerca de cómo agregar una barra a la tabla Gantt, abra Microsoft Project 98 y busque en el Asistente de Office información sobre el tema: Crear una barra Gantt personalizada. Para añadir texto a la Barra de tareas, hacer un click en Estilo de barras dentro del menú Formato. Seleccione la fila Tarea, haga click en Texto, luego en Izquierda, marque la flecha y luego hacer un click en % de Trabajo terminado.

¿HAY ALGUNA MANERA DE FIJAR LA DURACION DE UNA TAREA? Sí. Se puede elegir que el tipo de tarea sea de Duración fija, Trabajo fijo o Unidades fijas. La opción predeterminada es Unidades fijas. ·Para cambiar el tipo de tarea por una tarea particular, selecciónela, haga click en Información de la tarea en el menú Proyecto, seleccione el tab Avanzado y luego hacer click en Duración fija en el cuadro Tipo de tarea. ·Para cambiar la opción predeterminada para el tipo de tarea, hacer click en Opciones en el menú Herramientas, hacer un click en el separador Calendarización, y luego seleccione un nuevo tipo de tarea en el cuadro Tipo de tarea predeterminada.

¿SE PUEDE ELEGIR UN VALOR MAXIMO DE INACTIVIDAD POR DEBAJO DEL CUAL SE VUELVA CRITICA UNA TAREA? Sí. Usted puede especificar la cantidad de días de inactividad que utiliza Microsoft Project para determinar las tareas críticas. Si esta cantidad es menor o igual a la cantidad especificada, la tarea se considera como crítica. En el menú Herramientas, seleccione Opciones, elija el separador Cálculo, y luego escriba una cantidad en el cuadro: Las tareas son críticas si el período de inactividad es menor o igual a (Tasks are critical if slack is less than or equal to). Esta es una opción local que se guarda en el proyecto activo.

¿PUEDO MEDIR LOS RECURSOS ENTRE MULTIPLES PROYECTOS? Sí, siempre y cuando los proyectos compartan la Base de recursos. La base puede estar en un archivo de proyecto que sólo contenga información sobre recursos (no de tareas) o en un proyecto existente que usted designe como el proyecto “base”. Para mayor información acerca del establecimiento de una base de recursos, abra Microsoft Project y busque en el Asistente de Office acerca del tema: Compartir recursos entre proyectos.

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¿PUEDO MEDIR SOLO LAS TAREAS SELECCIONADAS? La medición corrige la asignación excesiva de recursos en el plan, causado por un recurso que tiene más trabajo asignado que tiempo disponible para realizarlo. La medición se aplica a los recursos, pero puede cambiar el programa original de una tarea no concluida. Usted puede seleccionar una tarea para evitar que la programación de tareas cambie durante la medición de recursos. Para hacerlo, seleccione las tareas que no quiere evaluar, haga click en Información de tareas en el menú Proyecto, elija el separador General, y luego haga click en No evaluar en el cuadro Prioridad.

¿LA DIVISION DE UNA TAREA CAMBIA SU RESTRICCION? Cada tarea de Project tiene una restricción, siendo la opción predeterminada Cuanto antes. La división de una tarea no cambiará su restricción. Sin embargo, cuando se arrastra una porción de la tarea dividida, la restricción puede cambiar. El Asistente de planeación puede alertarlo de los cambios inadvertidos causados por el arrastre de una tarea. Para iniciar el Asistente de planeación, haga click en Opciones en el menú Herramientas, elija el separador General, y luego deje seleccionado el cuadro Recomendación del Asistente de planeación.

¿PUEDO DIVIDIR MAS DE UNA VEZ UNA TAREA? ¿HAY ALGUN LIMITE? Usted puede dividir una tarea de manera que quede interrumpida y luego vuelva a conjuntarse en el calendario. No hay límite, usted puede dividir la tarea tantas veces como lo desee. 1.Para dividir una tarea, haga click en Dividir tareas. 2.Mueva el cursor hacia la barra de tarea que quiere dividir, y luego haga click en donde quiere que esto ocurra. MPuede crear una división más larga seleccionando y arrastrando la barra de tarea hacia la derecha. MPara eliminar una división, arrastre una porción de la tarea dividida de manera que entre en contacto con la otra porción.

¿PUEDO ESTABLECER UNA DEPENDENCIA DE TAREA CON UNA PORCION DE TAREA DIVIDIDA? No. Una división es una interrupción en una tarea que tiene lugar entre el principio y el final de dicha tarea. Una dependencia de tarea controla la fecha final o inicial de la tarea misma. Si cada parte de la tarea tiene una diferente dependencia, debe ingresar el trabajo como tarea aparte.

¿QUE SON LINEAS DE PROGRESO Y QUE SIGNIFICAN? Las líneas de progreso son una herramienta que permite determinar con rapidez si una tarea está dentro del tiempo programado. Para una fecha determinada, Project traza una línea que conecta las tareas en proceso, con picos hacia la izquierda en el trabajo que está atrasado y picos hacia la derecha para señalar el trabajo que está adelantado. La distancia entre el pico y la línea vertical indica el grado en que la tarea está adelantada o atrasada según la fecha programada. "%

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Usted puede trazar múltiples líneas de progreso para diferentes fechas en su proyecto y cambiar la apariencia de las líneas. También puede trazar líneas relacionadas con su plan actual o para un plan básico guardado. Ahorre tiempo y esfuerzo usando Microsoft Outlook con Microsoft Project 98 Si usted es el responsable de un proyecto, ¿le gustaría pasar menos tiempo notificando a las personas las tareas que le han sido asignadas o los cambios en éstas? ¿Qué tal si pudiera incorporar el reporte del trabajo realizado por los diferentes colaboradores sin tener que pasarlo manualmente? ¿O ingresar los nombres de los recursos en el proyecto sin necesidad de volverlos a escribir o tener recordatorios acerca de las tareas más importantes? Si usted es integrante de un equipo, ¿le gustaría tener la posibilidad de observar de manera clara el funcionamiento del proyecto? ¿Qué le parecería poder ver sus tareas en un proyecto en la misma lista con sus otras responsabilidades o crear y mandar los reportes sin mucho esfuerzo? Al usar Microsoft® Project 98 con Microsoft Outlook, todo esto es posible. En los siguientes párrafos usted aprenderá cómo puede ahorrar tiempo y esfuerzo al utilizar en conjunto estos dos miembros de la familia Office.

ASIGNACION Y SUPERVISION DE LAS TAREAS MICROSOFT PROJECT CON MICROSOFT OUTLOOK Al utilizar los atributos para grupos de trabajo de Microsoft Project, el responsable de un proyecto puede asignar las tareas e intercambiar mensajes de correo electrónico para supervisar el progreso de los colaboradores que tienen Outlook u otro sistema de correo electrónico de 32-bits, compatible con MAPI. Cuando un equipo utiliza Outlook, los mensajes de Microsoft Project son entregados en su bandeja de entrada, y las tareas aceptadas se agregan de manera automática en la lista de Tareas del programa. Hay tres tipos de mensajes que pueden intercambiar los grupos de trabajo: Asignación, Actualización y Status de latarea. Los responsables de un proyecto pueden utilizar el comando Asignación a equipo para asignar y actualizar las tareas de un proyecto a través del correo electrónico.

ASIGNACION Y ACTUALIZACION DE TAREAS Los responsables de un proyecto pueden utilizar el comando Asignación a equipo, de la barra de herramientas Grupo de trabajo de Microsoft Project, para asignar las tareas de un proyecto a través de mensajes de correo electrónico a cada uno de los colaboradores. Cuando hay un cambio en las tareas, el responsable puede mandar un mensaje de Actualización para notificar los cambios a los colaboradores involucrados. Las tareas o cambios aceptados se añaden de manera automática a la lista de tareas de Outlook del colaborador. Microsoft Project agrega un nombre a la categoría correspondiente al nombre del proyecto, de manera que un recurso que trabaja en múltiples proyectos puede utilizar el campo de categoría en Outlook para agrupar las tareas por proyecto.

SEGUIMIENTO DE AVANCES Los colaboradores pueden hacer el seguimiento de sus avances utilizando el campo % terminado (% Complete) en la lista de tareas de Outlook, o creando y guardando un reporte de Status de equipo en Microsoft Project. Cuando un miembro del equipo selecciona el comando Nuevo reporte de status, en Microsoft Outlook se crea y archiva en la bandeja de entrada un mensaje de correo electrónico personalizado. El colaborador puede ingresar el trabajo de ese día o período, luego archivar el reporte en la bandeja de entrada hasta que esté listo para mandarlo al responsable del proyecto.

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REPORTE DE STATUS Los responsables de proyectos pueden solicitar un reporte de status utilizando el comando Status del equipo, de la barra de herramientas Grupo de trabajo de Project. Además, los miembros de un equipo pueden generar y enviar reportes de actualización de sus tareas conforme se realizan. Para hacerlo deben usar el comando Nuevo reporte de status del equipo en el menú de acciones (en Outlook 98). La información de las actualizaciones de tareas se transfiere de manera automática al reporte general cuando la envía el colaborador, sin importar si éste hace un seguimiento de la información del porcentaje terminado, en la lista de tareas de Outlook, o del trabajo actual por período.

UTILICE LA LIBRETA DE DIRECCIONES DE OUTLOOK PARA INCLUIR LOS RECURSOS DENTRO DE SU PLAN Dado que Microsoft Project 98 se integra automáticamente con todas sus libretas de direcciones de Outlook, puede agregar recursos a su archivo de proyecto. Simplemente haga click en el botón Dirección dentro del cuadro de diálogo Asignación de recursos en Microsoft Project 98 y las libretas de direcciones de Outlook se abrirán. Luego seleccione los nombres de las personas que usted quiere que trabajen en el proyecto. El uso de la libreta de direcciones evita que vuelva a escribir los nombres de los recursos y le asegura tener a las personas indicadas, así como las direcciones de correo electrónico en el archivo del proyecto.

ESTABLEZCA UN RECORDATORIO OUTLOOK EN MICROSOFT PROJECT En la mayoría de los proyectos, hay tareas que requieren mayor atención. Microsoft Project puede avisarle de las tareas y fechas límite próximas con un recordatorio Outlook, con minutos, horas, días o semanas antes del inicio o el fin de dichas tareas.

HACER UN REGISTRO DEL TRABAJO DENTRO DE OUTLOOK JOURNAL Microsoft Outlook puede llevar un registro del trabajo que usted hace dentro de un archivo Microsoft Project, así como abrirlo, guardarlo e imprimirlo. Con esta información, Outlook puede ayudarle a encontrar el proyecto en que trabajó el martes pasado o que imprimió ayer. La información se archiva sólo en su computadora. Es fácil de configurarlo: 1.En el menú Herramientas de Microsoft Outlook, haga clic en Opciones. 2.En Outlook 97, seleccione Diario. En Outlook 98, seleccione Preferencias y luego haga click en Opciones de diario. 3.Seleccione el cuadro Microsoft Project en la lista: También grabar archivos de; luego haga click en el botón Aceptar Aceptar. 4.¡Yaestá!

CAMBIE UNA TAREA MICROSOFT OUTLOOK A MICROSOFT PROJECT Si ha estado haciendo seguimiento de un proyecto con ayuda de Microsoft Outlook y quiere cambiar esa información a Project, puede exportar la lista de tareas de Outlook y luego importarla desde Microsoft Excel.

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CREAR UN PROYECTO

Crea un proyecto basado en la plantilla predeterminada.

Para Crear un nuevo proyecto, hacer los pasos siguientes: Ctrl + U del menú Archivo Archivo. 1. Seleccionar Nuevo También puede aplicar haciendo un click al botón de la Barra de Herramientas.

o en su defecto presionar con el teclado

Ctrl

ABRIR UN PROYECTO

Abre o busca un archivo de proyecto

Para Abrir o Recuperar un archivo de proyecto proyecto, hacer los pasos siguientes: 1. Hacer un click en el botón

, de la Barra de Herramientas.

También puede Seleccionar Abrir

Ctrl + A

O en su defecto con el teclado presionar

Ctrl

del menú Archivo Archivo. +

2. En la opción «Buscar en» en», hacer un click en la carpeta abrir. 3. Hacer doble click a dicho archivo de proyecto. Ejemplo: El archivo de proyecto 2000.mpp

, seleccionando el nombre del archivo que desea

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GUARDAR UN PROYECTO

Guarda el PROYECTO activo con el nombre de archivo, ubicación y formato actuales.

Para Guardar un proyecto, hacer los pasos siguientes: Ctrl +G

del menú Archivo Archivo.

Otra opción a aplicar: Es hacer un click en el botón Herramientas.

de la Barra de

1. Seleccionar la opción Guardar

Ctrl

También puede presionar con el teclado 2. Hacer un click en el botón Guardar

Si el proyecto es nuevo, Microsoft Project, le pedirá un nombre. 3. Con cualquiera de las opciones aplicadas, se presentará una ventatana donde debe seleccionar una de las opciones que se presentan en el cuadro de diálogo: ¨ Guardar Cronograma1sin línea de base o ¨ Guardar Cronograma1 con línea de base. 4. Hacer un click en el botón Aceptar 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456 123456789012345678901234567890121234567890123456789012345678901212345678901234567890123456

CERRAR UN PROYECTO

Cierra el programa o archivo activos. Si un archivo abierto contiene cambios no guardados, se solicitará que se guarde el archivo antes de cerrarlo.

Al finalizar su trabajo con Project, cierre el archivo de proyecto activo, para trabajar con otro archivo y liberar memoria del sistema. Para Salir de Project y cerrar un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes: 1. Seleccionar la opcion Cerrar el botón o presionar con el teclado

, del menú Archivo Archivo. Otra opción a aplicar es hacer un click en Alt

2. En la siguiente ventana elegir una de las opciones: Si elige la opción Si elige la opción

Si No

, entonces aparecerá la ventana de diálogo de “Guardar como”. Guardar como” entonces automáticamente sale de la aplicación.

IR A LA TAREA SELECCIONADA

Desplaza la escala temporal para mostrar la tarea seleccionada(seleccionar la tarea y hacer un click en este botón, luego observará la escala temporal de esta tarea) #

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COPIAR EL FORMATO

Para Copiar el formato de un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes: 1. Hacer un click al botón

de la Barra de Herramientas.

Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga un click . Para copiar el formato a más de un elemento, hacer doble click en y hacer un click en todos los elementos a los que desee dar formato. Cuando haya terminado, presionar la tecla o vuelva a hacer click en Esc formato. para desactivar el botón Copiar formato

REVISAR LA ORTOGRAFIA

Comprueba el documento activo por si existieran posibles errores de ortografía, gramática y estilo de escritura y muestra sugerencias para corregirlos.

Para Revisar la ortografía de un archivo de proyecto, hacer los pasos siguientes: 1. Hacer un click al botón

de la Barra de Herramientas, o en su defecto presionar con el teclado

2. Si presenta un posible error, como por ejemplo una palabra mal escrita, una palabra repetida, un error gramatical o el uso incorrecto de mayúsculas. Modifique el texto en este cuadro para corregirlo y, a continuación, hacer un click en el botón Cambiar o hacer un click en la palabra correcta en el cuadro Sugerencias y, luego, en el botón Cambiar. Omite una palabra Omite todas las palabras Agrega esa palabra Modifica la palabra Modifica todas las palabra

DIVIDIR LA TAREA

Cambia una tarea de manera que comience en una fecha, se detenga y después se reanude en otra fecha (seleccionar la tarea y hacer un click en este botón).

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USO DEL MOUSE

En esta sección se incluye información básica sobre el uso del mouse y se explican los distintos tipos de punteros del mouse. Un mouse, u otro dispositivo señalador, funciona siguiendo el principio por el que primero se sitúa el puntero del mouse (se señala) en algún elemento de la pantalla y, a continuación, se hace click con el botón del mouse para efectuar una acción sobre el elemento. Nota Nota.- La documentación de Project es parte del supuesto de que el usuario dispone de un mouse y de que es diestro. Al desplazar el mouse sobre una superficie plana, el puntero del mismo se moverá en la pantalla. Si le falta espacio, levante el mouse y sitúelo en un lugar en que le sea más cómodo desplazarlo. Para señalar, mover el mouse hasta que la punta del puntero se encuentre sobre el elemento o área que se desea señalar. A continuación, se podrá realizar lo siguiente:

Señalar

Hacer o dar un click

Colocar el puntero sobre un elemento.

Presionar y soltar el botón primario del mouse una vez. Soltar rápidamente el botón del mouse.

Hacer o dar doble click

Presionar y soltar rápidamente el botón primario del mouse dos veces.

Hacer click con el botón derecho o secundario del mouse

Presionar y soltar una vez el botón secundario del mouse, con lo que aparecerá un menú de acceso directo.

Arrastrar

Para mover un elemento hasta otra ubicación, primero debe señalarlo. Presionar el botón primario o el secundario del mouse y, sin soltarlo. señalar la posición en la que se desea situar el objeto. A continuación, suelte el botón. También podrá arrastrar para seleccionar texto.

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USO DE LOS CUADROS DE DIALOGO

Project presenta cuadros de diálogo cuando el usuario debe introducir información o especificar opciones, tampropiedades. Por ejemplo, al hacer click en el botón Abrir para abrir una página que se ha creado, bién llamadas propiedades un cuadro de diálogo le permitirá elegir el mensaje de su preferencia. En los cuadros de diálogo, podrá utilizar los siguientes tipos de opciones:

Hacer click en:

Para hacer esto:

Expandir la lista de opciones. A continuación, hacer click en el elemento que desee. Seleccionar una opción cada vez. El círculo aparecerá relleno cuando dicha opción esté seleccionada. Seleccionar más de una opción cada vez. Cuando la opción esté seleccionada aparecerá una marca de verificación.

Hacer click en:

Para hacer esto:

minimizar Reducir (minimizar minimizar) la ventana al tamaño de un botón de la barra de tareas.

maximizar Ampliar (maximizar maximizar) la ventana para que ocupe todo el escritorio.

Volver al tamaño anterior de la ventana(restaurar el tamaño). Este botón aparecerá cuando maximice la ventana.

Cuadro de diálogo

Desplazar el puntero hasta el borde de la ventana. Cuando cambie la forma del puntero, arrastrar el borde para ampliar o reducir la ventana, así como para cambiar su forma.

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VOCABULARIO

M M

M M M

M M M M

Anular sangría (menú Proyecto, submenú Esquema).- Elimina la sangría de una tarea para situarla en un nivel superior del esquema. Calendario.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar tareas del proyecto en formato de calendario. Las barras de tareas del calendario abarcan los días o semanas para los que están programadas las tareas, lo que permite ver con facilidad las tareas que están programadas en días, semanas o meses específicos. Copiar imagen.- Copia una imagen de la información seleccionada para que pueda pegarla en otra aplicación o guardarla como un archivo GIF. Diagrama de Gantt.- Utilice esta vista para escribir y programar una lista de tareas. El lado izquierdo de la vista muestra información en forma de hoja, mientras que el lado derecho muestra la información en forma de gráfico. Existen diversos tipos de vistas de Gantt disponibles. Diagrama PERT.- Utilice esta vista para revisar, crear o modificar tareas de proyecto y dependencias entre tareas en forma de diagrama de red o diagrama de flujo. Escala temporal.- Indicador de período de tiempo que aparece en la parte superior de las distintas vistas de Gantt y de las vistas Gráfico de recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. La escala temporal consta de una escala principal y, debajo de ella, una escala secundaria. Tanto la escala temporal principal como la secundaria pueden mostrar las unidades en minutos, horas, días, semanas, períodos de diez días, meses, trimestres, semestres y años. Por ejemplo, la escala temporal principal puede mostrar unidades de meses, mientras que la escala secundaria presenta unidades de semanas. Filtros.- Muestra la lista de filtros que puede aplicar al proyecto. Gráfico de recursos.- Utilice esta vista para ver una representación gráfica de la asignación, el trabajo y el costo de los recursos a lo largo del tiempo en el proyecto activo. Hoja de recursos.- Utilice esta vista para revisar, agregar o modificar información de recursos en un formato similar al de una hoja de cálculo. Esta vista permite crear rápidamente una lista de recursos, por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros recursos que se utilizan en un proyecto. Mostrar todas las subtareas (menú Proyecto, submenú Esquema).- Expande todas las tareas de resumen para mostrar todas las tareas. Tarea.- Actividad que tiene un comienzo y un fin. La finalización de una tarea es importante para la finalización del proyecto. Los proyectos se componen de tareas. Tarea repetitiva.- Tarea que se realiza de manera repetitiva durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, puede definir las reuniones semanales como una tarea repetitiva. Uso de tareas.- Utilice esta vista para ver tareas del proyecto, con los recursos asignados agrupados debajo de ellas, y para distribuir asignaciones de tareas más equitativamente entre los recursos. La vista consta de dos secciones. La sección de la izquierda muestra una lista de las tareas y recursos asignados, y se puede modificar para mostrar cualquier campo de asignación o de hoja de tareas. La sección de la derecha muestra una escala temporal de las horas programadas cada día y se puede cambiar para mostrar uno o más de los 22 campos de datos de escala temporal diferentes para las filas de tarea y asignación. También puede modificar la unidad de tiempo de la escala temporal, especificando desde minutos a años. Uso de recursos.- Utilice esta vista para ver, agregar o modificar las tareas asignadas a los recursos y la cantidad de trabajo o el costo del recurso programado para realizar cada tarea. La vista consta de dos secciones: la de la izquierda muestra una lista de recursos y el trabajo programado y la de la derecha muestra la escala temporal de las horas programadas cada día. Esta vista permite crear rápidamente una lista de recursos, por ejemplo de personas, organizaciones, departamentos, equipamientos, salas y otros recursos que se utilizan en un proyecto. Menú Archivo: Este menú reune opciones que permiten Abrir, Guardar, Cerrar, Imprimir, entre otras acciones para administrar archivos de proyecto. ##

REFERENCIAS

Pc World

PROJECT 98

Pc Magazine Manuales de Microsoft Internet

BIUFORM