CHARTE ÉTHIQUE
VERSION N°1 - DÉCEMBRE 2023
« Nous sommes une communauté mondiale, et comme toutes les communautés, il nous faut respecter des règles pour pouvoir vivre ensemble. Elles doivent être équitables et justes, et cela doit se voir clairement. Elles doivent accorder toute l’attention nécessaire aux pauvres comme aux puissants, et témoigner d’un sens profond de l’honnêteté et de la justice sociale. Dans le monde d’aujourd’hui, elles doivent être fixées par des procédures démocratiques. Les règles qui régissent le fonctionnement des autorités et institutions de gouvernements doivent garantir qu’elles prêtent l’oreille et qu’elles répondent aux désirs et aux besoins de tous ceux qu’affectent les mesures et les décisions qu’elles prennent ».
Joseph STIGLITZ, Prix Nobel d’économie
LES VALEURS PELLENC
EXCELLENCE
Nous voulons être chaque jour meilleur. Cette ambition nous fait avancer. Exigence de qualité, rigueur dans la performance, synergie des talents individuels au service du succès collectif : nous mettons tout en œuvre pour atteindre notre objectif.
PASSION
Nous sommes portés par un même élan. Engagées, motivées, nos équipes échangent, partagent, créent, et donnent du sens à notre métier. Toutes et tous sont animés par le même plaisir de travailler. Cette passion les inspire, les motive et les invite à se dépasser chaque jour. C’est ainsi que naissent nos plus grands projets.
PROXIMITÉ
Nous sommes issus du monde agricole. Écoute, partage, confiance, nous entretenons la culture du terrain et la qualité du lien qui nous unit. Nous cultivons ce contact privilégié, avec nos clients, nos partenaires, nos collaborateurs et ensemble, nous repoussons les limites.
INNOVATION
Nous avons toujours envie d’aller plus loin. Rêver, imaginer, créer, concrétiser, l’innovation est inscrite dans l’ADN PELLENC. Et comme innover demande de l’audace, PELLENC valorise la prise d’initiative. Curieux et ambitieux, à l’écoute des réalités, nous aimons relever de nouveaux challenges et mettre au point la solution technologique qui fera la différence. Partout à travers le monde, nos équipes innovent, partagent, s’entraident, pour rendre l’impossible possible.
RESPECT
Nous sommes attentifs au monde qui nous entoure. Proches de la nature, nous nous engageons à créer des solutions technologiques et des produits durables afin de préserver nos ressources. Faciliter le travail de l’homme, réduire la pénibilité, optimiser la qualité des productions sont au cœur de nos priorités. Nous apportons une considération particulière à chaque client, mais aussi à chacun de nos collaborateurs et partenaires. Cette attention permet de créer une relation privilégiée et de servir, ensemble, des intérêts communs.
MOT DU PRÉSIDENT
Cher(e)s collègues, cher(e)s partenaires,
L’engagement des équipes PELLENC au cours de ces dernières décennies a permis de construire notre image et notre réputation auprès de l’ensemble de nos parties prenantes.
Poursuivre cette trajectoire exceptionnelle en renforçant notre démarche pour garantir notre éthique dans les affaires doit être notre ambition à tous.
L’Ethique et la Compliance font ainsi partie intégrante de notre stratégie globale d’excellence, et constituent des facteurs clés de notre réussite future.
Au-delà des processus de fonctionnement de l’entreprise, il est de la responsabilité individuelle de chacun d’entre nous d’agir selon cette Charte Ethique et de faire vivre au quotidien les valeurs qu’elle contient dans notre culture d’entreprise, afin de faire de PELLENC une entreprise socialement responsable.
Je vous remercie par avance du rôle que vous jouerez pour faire de PELLENC une entreprise qui soit une source de fierté pour nous tous.
Simon BARBEAU, Président du Groupe PELLENC
SOMMAIRE
FONDEMENTS DE LA CHARTE ÉTHIQUE
POURQUOI CETTE CHARTE ?
Intégrer l’éthique dans notre pratique des affaires est aujourd’hui une véritable nécessité, à différents niveaux.
Le Groupe PELLENC a cette volonté de s’engager fièrement dans une démarche éthique, au-delà des contraintes formelles, et son Président, tient à accorder personnellement toute l’attention nécessaire à cet engagement. Il est à l’initiative de la rédaction de cette charte ainsi que de la création du Comité éthique, pour que l’éthique des affaires soit inhérente à nos activités.
Cette volonté est au cœur des ambitions lorsqu’elle est portée par l’instance dirigeante.
Cette démarche éthique est un engagement de confiance, tant vis-à-vis des collaborateurs, que des clients, distributeurs ou partenaires. Notre Charte Éthique retranscrit la considération que le Groupe souhaite démontrer à chacun, par des mesures et des principes essentiels.
ARTICULATION DES DOCUMENTS
La Charte Éthique contient les principes éthiques ainsi que les valeurs applicables au sein du Groupe. Elle s’articule comme un recueil des engagements, des réglementations mais aussi des documents en vigueur au sein du Groupe PELLENC, relatifs aux comportements et aux pratiques professionnelles. Elle a pour vocation de donner une vision globale et succincte et d’orienter vers des documents plus détaillés, pour chaque thématique.
CHAMP D’APPLICATION
Cette Charte est applicable à l’ensemble des collaborateurs du Groupe. Ils doivent en prendre connaissance et accuser réception par tout moyen de sa lecture. Les collaborateurs sont tenus de se conformer à son contenu. Cette charte est également diffusée aux tiers avec lesquels PELLENC interagit.
LA GOUVERNANCE
Les différents organes de la gouvernance sont impliqués à tous les niveaux du déploiement et de la mise en œuvre des dispositifs éthiques. Ils sont garants de la promotion des valeurs.
Le Conseil de Surveillance veille à la bonne mise en œuvre des règles de probité au sein de l’entreprise par l’instance dirigeante. Il est régulièrement consulté et informé des démarches de déploiement des thématiques éthiques.
Le Président corédige l’ensemble des documents et est membre du comité éthique. Il porte personnellement la démarche éthique :
Il fait preuve d’un comportement personnel exemplaire, en paroles comme en actes, en matière d’intégrité et de probité ;
Il promeut le dispositif éthique, par une communication personnelle ;
Il met en œuvre des moyens suffisants pour permettre d’atteindre l’effectivité et l’efficacité du dispositif ;
Il est responsable du correct pilotage de ce dispositif, et s’y conforme pour la prise des décisions qui lui reviennent en propre ;
Il s’assure que des sanctions adaptées et proportionnées soient prononcées en cas de comportement contraire au code de conduite ou susceptible d’être qualifié d’atteinte à la probité.
Le Directoire, le Comité exécutif, le Comité RSE et l’ensemble des managers retranscrivent les messages en matière d’éthique et soutiennent la politique du Groupe en étant porte-paroles de cet engagement
Le Comité Ethique, organe déterminant dans cet engagement et conformément à la charte d’engagement des membres du Comité : définit la politique éthique et oriente les actions liées à l’éthique au sein du Groupe PELLENC ; assure la mise en œuvre de cette politique auprès des salariés du Groupe PELLENC ; accompagne le développement de la compliance et les éléments de la Politique éthique au sein du groupe PELLENC ; répond aux diverses questions liées à l’éthique soumises par les salariés de l’entreprise ; traite les alertes et les signalements conformément à la loi, dans la plus stricte confidentialité.
QUESTIONS ET PROCESSUS DE RECUEIL DES ALERTES ET SIGNALEMENTS
Le Groupe souhaite inciter ses collaborateurs à être moteur sur les sujets éthiques, à s’exprimer et à poser des questions dès que nécessaire. Toute question en lien avec l’éthique des affaires ou la compliance, quelle qu’elle soit, peut être adressée au Comité Ethique à l’adresse ethique@pellenc.com ou au service juridique du groupe PELLENC.
Lorsqu’un collaborateur ou un tiers constate un fait susceptible de constituer un acte contraire aux principes éthiques du Groupe PELLENC, il peut consulter la Procédure de recueil des alertes et signalement.
Le Groupe attend de ses collaborateurs qu’ils relayent sa politique Ethique mais également qu’ils signalent les faits ou éléments susceptibles de porter atteinte à ses valeurs. Le fait de ne pas signaler un élément de cet ordre ou de ne pas interroger le Comité Éthique sur l’intégrité d’une pratique douteuse peut, en soi, constituer une faute.
Aucune représaille contre une personne qui exprime de bonne foi une inquiétude concernant une violation potentielle du code de conduite, de la loi ou d’une politique d’entreprise ne sera admise.
RAPPEL
Le lanceur d’alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l’intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement.
DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE : Procédure de recueil des signalements
RELATIONS ET COMPORTEMENTS INTERNES
Un environnement de travail sain doit être érigé comme l’un des piliers fondamentaux de l’éthique des affaires.
Il est du devoir de chacun de contribuer à maintenir un cadre de travail professionnel et bienveillant.
C’est aussi grâce à un cadre de travail serein, qu’il est possible de faire vivre l’une de nos valeurs fondamentales, l’excellence.
La préservation de la santé physique, mais également mentale de nos collaborateurs est au cœur de nos préoccupations.
Les objectifs en termes de sécurité sont communiqués aux collaborateurs et font l’objet de mesures internes précises et centrales. Nos engagements pour un environnement de travail sain sont formalisés par la signature d’une charte d’engagement des managers et par la désignation d’un référent.
POLITIQUE DE L’ENTREPRISE EN MATIERE DE HARCELEMENT ET AGISSEMENTS SEXISTES
Le harcèlement peut être caractérisé par des comportements créant un climat hostile, par des actes intimidants, offensants ou créant un sentiment d’insécurité. Aucun collaborateur ne doit subir d’agissements ou de comportements dégradants ou humiliants. PELLENC ne tolère aucun acte ou comportement constitutif de harcèlement moral et sexuel ou de remarques et agissements sexistes.
Ce volet est un rappel à une réglementation qui ne doit connaitre aucune tolérance, aucune complaisance.
La loi réprime tout fait caractérisant un agissement sexiste, un fait de harcèlement sexuel ou encore de harcèlement moral. Le Règlement Intérieur protège les salariés victimes de tels actes et sanctionne les agissements assimilés à du harcèlement : aucun salarié ou candidat ne pourra être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire pour avoir subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement sexuel ou moral.
Un environnement de travail sain passe nécessairement par une tolérance zéro vis-à-vis de comportements assimilables à du harcèlement, sous toutes ses formes, mais requiert également le bannissement d’un management dit toxique (agressif, préjudiciable, vexatoire, humiliant).
PROCÉDURE
Un(e) collaborateur(trice) victime d’agissements sexistes, de harcèlement sexuel ou moral peut contacter le comité éthique afin d’être accompagné(e), ou le cas échéant orienté(e) auprès du référent harcèlement sexuel d’entreprise ou du référent harcèlement du CSE. Cela vaut également pour toute situation de conflit qui peut impacter la santé mentale d’un collaborateur.
L’adresse e-mail ethique@pellenc.com permet de faire remonter tout acte ou interrogation, dans un cadre strict de confidentialité.
Le dispositif éthique garantit l’entière confidentialité des identités et des faits signalés.
RESSOURCES ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE :
Code de conduite ; Lettre d’engagement des managers, Règlement intérieur ; Guide Compliance
MANAGEMENT ET RECRUTEMENT ÉTHIQUE
Le groupe PELLENC souhaite que ses collaborateurs incarnent les valeurs éthiques à tous les niveaux de la hiérarchie. Les managers d’équipes, en particulier, se doivent d’avoir un comportement exemplaire, prérequis indispensable à l’exercice de cette fonction et ce dès les premières étapes de constitution d’une équipe, à savoir le recrutement.
Les managers sont soumis à une charte d’engagement qui repose sur les principes suivants :
Incarner et mettre en œuvre nos valeurs, nos règles de conduite, nos comportements et nos principes d’action dans l’exercice quotidien de ses fonctions ;
Être irréprochable en matière d’égalité, de lutte contre les discriminations, dès l’amorce des processus de recrutement ;
Respecter la confidentialité et le devoir de réserve ;
Prôner l’amélioration continue, l’exigence et la performance ;
Être garant de l’épanouissement des collaborateurs, encourager l’évolution des carrières ;
Donner du sens et de l’utilité aux missions et à l’activité ;
Préserver la santé et la sécurité des collaborateurs.
FOCUS SUR LE MANAGEMENT TOXIQUE :
Le Groupe PELLENC croit profondément que la performance collective passe par le soutien et la coopération, et non par le dénigrement ou la « coercition». Les managers sont particulièrement responsables du respect de ces principes et doivent faire preuve d’une exemplarité sans faille.
L’exigence de performance doit commencer avec soi-même. Si elle nécessite d’embarquer ses équipes autour d’objectifs mobilisateurs, elle ne peut pour autant se manifester par une pression constante auprès de ses collaborateurs ou un cadre de travail dégradé.
Afin de favoriser les comportements bienveillants et lutter contre le management toxique : PELLENC a désigné un référent : Le Responsable Transformation Durable dont l’une des missions concerne l’environnement professionnel et les comportements managériaux.
MÉMO :
Lors des processus de recrutement, les managers sont invités à mentionner tous conflits d’intérêts réels ou potentiels qui pourraient influencer des décisions futures.
DROIT À LA DÉCONNEXION
Afin de préserver la sphère privée, la vie familiale et l’équilibre avec le cadre professionnel, il est demandé aux managers de ne pas solliciter leurs équipes en dehors des horaires de travail, et à minima entre 19h et 7h du matin ainsi que les week-ends, sauf cas exceptionnels et urgents.
Dans le cadre des échanges professionnels, les relances par e-mail ou messagerie instantanée, de même que tout type de relances doivent s’inscrire dans un cadre raisonnable. Le bon sens est de mise afin de ne pas créer un climat désagréable ou une pression inutile auprès des interlocuteurs et collaborateurs. Les demandes présentant un réel caractère urgent doivent être identifiées comme tel dès l’origine.
DOCUMENT DE RÉFÉRENCE : Charte informatique
CONFIDENTIALITÉ, TRANSPARENCE & DONNÉES
La confidentialité des données et des informations est un des enjeux clés de la professionnalisation.
Le cadre professionnel nécessite une rigueur particulière concernant la gestion et la confidentialité des données. Il peut s’agir de « données » personnelles de toutes les parties prenantes, mais aussi de données stratégiques ou dites sensibles.
Le Groupe attend de ses collaborateurs un respect strict de ces principes.
CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES
Dans le cadre de chacune des fonctions dans l’entreprise, les collaborateurs ont accès à de nombreuses informations et données. La nécessité de transparence à l’égard des parties prenantes ne doit pas se confondre avec l’absence de confidentialité.
Si la transparence se caractérise par un accès à l’information nécessaire afin d’accomplir ses missions, elle ne doit pas outrepasser la confidentialité essentielle.
La confidentialité s’entend à la fois qu’il s’agisse de ne pas relayer d’informations personnelles au sujet d’un collaborateur ou, a fortiori, d’un préposé, ou encore de ne pas divulguer d’éléments stratégiques.
La confidentialité est gage de sérieux et est surtout une obligation contractuelle.
RÉSERVE, OPINIONS, RUMEURS
Au quotidien, et dans l’exercice de ses activités professionnelles, il est crucial de s’interroger sur la teneur de ses échanges et propos. L’éthique des affaires englobe la vigilance vis-à-vis des propos diffamatoires ou blessants qui peuvent être tenus à l’égard d’un collaborateur. Aussi, il convient à la fois de ne pas relayer d’informations personnelles non indispensables, mais aussi d’encourager ses pairs à maintenir une posture professionnelle. L’exemplarité en termes de posture et d’attitude est essentielle.
Le cadre professionnel n’est par ailleurs pas propice aux partages d’informations concernant les opinions philosophiques, politiques ou religieuses. Le cas échéant, les échanges doivent être réalisés dans un cadre respectueux et en conservant un principe général de neutralité.
En tout état de cause, le respect est de mise dans chacune de ses interactions, à tous niveaux de l’entreprise.
INTELLIGENCE ECONOMIQUE
Tous les salariés sont susceptibles de traiter ou détenir des documents ou informations stratégiques voire critiques pour l’entreprise. Il est essentiel de bien identifier ces données et de les traiter avec la précaution requise, conformément à la charte informatique et aux bonnes pratiques internes.
RGPD* – DONNEES PERSONNELLES
La notion de « données personnelles » est largement entrée dans la culture d’entreprise, de même que dans nos habitudes personnelles. Le groupe PELLENC déploie assidument le *Règlement Général relatif à la Protection des Données personnelles depuis son entrée en vigueur en 2018.
Le Délégué à la protection (DPO) des données veille à la stricte application des règles et accompagne le Groupe pour toutes les questions relatives à la protection des données.
En cas d’interrogation ou de demande relative au RGPD ou à l’intelligence économique, il est possible de contacter le référent : dpo@pellenc.com
RELATIONS ET COMPORTEMENTS EXTERNE
Le développement économique de notre entreprise ne saurait se faire au détriment des principes d’éthique et de loyauté et à l’insu des relations humaines. Le Groupe prône le respect et la transparence à l’égard des utilisateurs de ses produits, mais aussi avec l’ensemble de ses parties prenantes.
L’intégrité débute par le respect des règlementations applicables et s’incarne par la mise en œuvre de process et de formations aux pratiques loyales.
ANTICORRUPTION
PELLENC est tenu de se conformer aux exigences de prévention des faits de corruption et de trafic d’influence prévues par la Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, dite Loi Sapin 2.
Le Groupe déploie une politique de lutte contre la corruption en s’appuyant sur les attentes et les recommandations de l’Agence Française Anticorruption.
La corruption ou le paiement de facilitations sont inacceptables et lourdement réprimés.
RESSOURCES ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE : La politique des cadeaux et invitations Le Code de conduite; La procédure du lanceur d’alerte
PRATIQUES CONCURRENTIELLES
Le groupe met en œuvre des actions de formation aux pratiques concurrentielles. PELLENC sensibilise et forme ses collaborateurs en lien avec les tiers afin qu’ils intègrent systématiquement des pratiques loyales et transparentes. A cette fin PELLENC a élaboré un Guide de bonnes pratiques à destination des commerciaux.
Les pratiques concurrentielles doivent se conformer à la loi et ne pas constituer une pratique restrictive de concurrence. Les pratiques restrictives de concurrence ou les pratiques anti-concurrentielles sont lourdement sanctionnées et représentent des actes déloyaux.
RESSOURCES ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE : Guide de bonnes pratiques à destination des commerciaux
LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LE BLANCHIMENT – ETATS SANCTIONS
Le Groupe PELLENC suit volontairement les contraintes issues de la réglementation relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux (donner une apparence légitime à des capitaux provenant d’activités illicites) et le financement du terrorisme (fourniture de fonds susceptibles d’être utilisés pour commettre un acte terroriste). Instaurer un cadre de référence pour la lutte contre la fraude et contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme nous semble incontournable au regard de nos engagements bancaires et de nos relations d’affaires.
Le Groupe PELLENC analyse le risque de ses tiers au regard de ces enjeux et ne cautionne aucune dérogation. De plus, le groupe PELLENC élargit le cadre de restriction à certains pays dont les pratiques nous apparaissent douteuses sur le plan éthique.
CONFLITS D’INTÉRÊTS/CHOIX DES TIERS
Un conflit d’intérêts naît lorsque les intérêts personnels d’un salarié ou d’un mandataire se trouvent être, ou sont susceptibles d’être, en conflit avec les intérêts du Groupe.
Un conflit d’intérêts peut affecter l’impartialité de la personne concernée ou semer le doute sur sa capacité à assumer ses responsabilités en toute objectivité. Il peut compromettre la qualité et la validité d’une décision ou d’un acte en faisant prévaloir (ou en donnant l’impression de faire prévaloir) son intérêt privé (ou celui d’un tiers) au détriment de l’intérêt du Groupe PELLENC.
Le Groupe analyse les tiers avec lesquels il interagit en fonction du risque et du volume d’activité, dans le respect de la réglementation relative à la lutte contre la corruption et dans le but d’interagir avec des partenaires respectant des critères éthiques.
Les tiers sont ainsi soumis à une analyse compliance, de probité et de sanctions. PELLENC inclut dans ses documents contractuels des clauses éthiques et met à jour régulièrement les informations dont il dispose. Le Comité éthique a également pour rôle d’arbitrer et d’encadrer les relations lorsqu’un tiers incontournable présente un risque faible lié à un critère éthique.
En cas de doutes ou de questions liés à la corruption, les pratiques concurrentielles ou de possible conflit d’intérêt, il est impératif de solliciter l’adresse éthique (ethique@pellenc.com) ou le service juridique qui saura orienter : juridique@pellenc.com
RESSOURCES ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE :
Charte achats responsables : CNA (signataire au 1S 24) Code fournisseur : demande d’engagement des tiers
DURABILITÉ
La pérennité de l’entreprise passe nécessairement par la prise en compte proactive des conséquences de ses activités sur son environnement et sur ses parties prenantes. Par ailleurs, les attentes de la société civile sont croissantes envers les entreprises afin qu’elles prennent en compte ces enjeux à toutes les étapes de leurs processus.
La limitation des impacts sociétaux et environnementaux doit ainsi faire partie de nos préoccupations au quotidien. Le Groupe PELLENC a vocation à s’inscrire dans une démarche RSE de plus en plus systématique et globale.
C’est pourquoi, le groupe PELLENC a établi un comité RSE en charge de déployer et documenter spécifiquement les actions du groupe liées au Développement Durable.
Aussi l’ensemble de ses actions et programmes ne sont pas détaillés au sein de cette charte mais font l’objet d’une communication spécifique.