UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS
TRABAJO DE INVESTIGACION FINAL
CURSO:
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Nombres: Villarroel Castro Arturo Roca Carbajal Nun Esteban
PROFESOR:
Villanueva Herrera Jose
2010-II
CAPÍTULO I LA PLANEACIÓN 1.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 1.1.1
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
1.1.2
OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1.2.1.
Valores organizacionales
1.2.2.
Visión y misión de la empresa
1.2.3.
Identificación y enunciados de metas y objetivos
1.2.4.
Políticas organizacionales
CAPITULO II LA ORGANIZACIÓN 2.1. Organigrama general de la empresa 2.2. Tipo de organización y departa mentalización 2.3. Descripción de puestos. Adjuntar y o elaborar la descripción de uno de los puestos. 2.4. Procedimiento de trabajo CAPITULO III LA DIRECCIÓN 3.1. Trabajo en equipos. 3.2. Estilos de liderazgo de los jefes. 3.3. Propuestas para mejorar el liderazgo 3.4. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores. 3.5. Propuestas para mejorar la comunicación en la empresa. CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CAPITULO V BIBLIOGRAFIA
Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima CAPÍTULO I LA PLANEACIÓN 1.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 1.1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La empresa brinda servicios que consisten en brindar los registros sanitarios y renovación de registros de productos fitosanitarios. Este instituto del estado registra y da la legalidad a los medicamentos y alimentos que circulan en el país. El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA inició labores el primero de febrero de 1995, con una planta de personal de 123 funcionarios, 20 de libre nombramiento y remoción y 103 de carrera administrativa. La planta de personal fue integrada con personal incorporado de : Ministerio de Salud, doce por ciento (12%); Instituto Nacional de salud, veintiséis por ciento (26%); nombramientos ordinarios, dieciocho por ciento (18%) y nombramientos provisionales cuarenta y cuatro por ciento (44%), mientras se realizaba la provisión definitiva. Su funcionamiento empezó en dos sedes, las dependencias de carácter técnico en el CAN y las áreas administrativas y de Licencias y Registros, en la sede del Ministerio de Salud; posteriormente en el año de 1996 se efectuó el traslado de la Subdirección de Licencias y Registros y Centro de Documentación a la sede INVIMA Chapinero, Colombia. En Diciembre de 2001 luego de un largo proceso se adquirió un inmueble ubicado en la Carrera 68D Nro 17-11 con destino a la nueva sede del Instituto, inmueble que se adecuó y modernizó tecnológicamente de acuerdo con las necesidades del momento y el cual entró en funcionamiento desde el mes de abril de 2003, con el fin de facilitar, ejecutar sus funciones y atender a todos los usuarios de manera cómoda y efectiva. De acuerdo con el Programa de Renovación Administrativa Pública se reestructura el INVIMA mediante el decreto 211 del 27 de enero de 2004 por el cual se modifica la estructura del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, se fijan las funciones de las dependencias que lo integran y se dictan otras disposiciones y el decreto 212 Por el cual se adopta la planta de personal.
1.1.2
OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Consolidar la misión y visión de la empresa
Definir el tipo de organigrama que se adecue mejor a la organización.
Establecer las políticas y estrategias de la institución.
Incrementar la calidad del servicio.
Mejorar la eficiencia y disminuir la burocracia.
Desarrollo de la colaboración en los niveles grupales para el proceso de toma de decisiones.
La tendencia a compartir ampliamente la autoridad y la responsabilidad.
1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1.2.1. Valores organizacionales
RESPETO: Buen trato, como reconocimiento y valoración a la persona. HONESTIDAD: Actuación correcta, coherente y sincera. CONFIANZA: Desempeño íntegro y apropiado de la persona, que garantiza su credibilidad. VOCACIÓN DE SERVICIO: Disposición habitual a brindar atención satisfactoria y con responsabilidad. TRABAJO EN EQUIPO: Acciones compartidas y coordinadas, orientadas a alcanzar los objetivos propuestos.
1.2.2. Visión y misión de la empresa Misión: Garantizar la Salud Pública en Colombia, ejerciendo inspección, vigilancia y control sanitario de carácter técnico-científico sobre los asuntos de su competencia. Visión: En el 2010 el INVIMA será reconocido a nivel nacional por su liderazgo en la gestión del sistema nacional de vigilancia sanitaria y a nivel internacional por ser un referente técnico-científico en los asuntos de su competencia.
1.2.3. Identificación y enunciados de metas y objetivos
Diseñar y desarrollar el Sistema Nacional de Vigilancia Sanitaria
Orientar a la Entidad como una organización centrada en la gestión del conocimiento
Posicionar a la Entidad en el ámbito sanitario nacional e internacional
Promover la participación social en los procesos de gestión y vigilancia sanitaria
Armonizar la gestión administrativa con las competencias y retos de la Entidad
1.2.4. Políticas organizacionales Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad. • Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos. • Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. • Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente capacitado. • Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante acciones sistemáticas de formación. • Realizar evaluaciones periódicas a todos los procesos de la organización con el fin de detectar algunas anomalías y corregirlas a tiempo. • Mantener una sesión mensual documentada de trabajo de cada unidad, a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y plantear soluciones. • Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo trabajo. • Mantener en la empresa un sistema de información sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes operativos. • Difundir permanentemente la gestión de la empresa en forma interna y externa.
CAPITULO II LA ORGANIZACIĂ“N 2.1. Organigrama general de la Empresa
2.2. Tipo de organización Se trata de la mezcla entre la organización lineal y funcional, para conseguir las ventajas de ambas y reducir sus inconvenientes, formando la organización jerárquicaconsultiva. Los órganos de línea tienen autoridad lineal y escalar, mientras que los órganos staff se centran en asesorar a los diversos departamentos. La estructura lineal se basa en la autoridad única, respondiendo cada órgano ante una autoridad superior. 2.3. Descripción de puestos. 2.3.1 Puestos Alta Dirección Consejo Directivo Dirección General Órganos Consultivos Comisión Revisora Organismos de Control Comisión de Coordinación de Sistemas de Control Comisión de Personal Organismos de Asesoramiento Oficina Asesora Jurídica Oficina Asesora de Planeación, Informática y Estadística Oficina de Control Interno Organismos de Línea Subdirección de Alimentos y Bebidas alcohólicas Subdirección de Registros Sanitarios Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos Subdirección de Insumos para la Salud y Productos Varios 2.3.2. Descripción de Puestos SUBDIRECCION DE ALIMENTOS Y BEBIDAS ALCOHOLICAS Qué hacen los funcionarios de la Subdirección de Alimentos y Bebidas Alcohólicas del INVIMA durante las actividades de Inspección, Vigilancia y Control: • Los funcionarios de la Subdirección de Alimentos y Bebidas Alcohólicas del INVIMA pueden adelantar actividades de inspección sanitaria en los establecimientos procesadores o productores de alimentos a fin de verificar el cumplimiento de las condiciones higiénico-sanitarias en las cuales se están elaborando o procesando los productos. • Los funcionarios pueden igualmente proceder a la aplicación de una o más medidas sanitarias de seguridad cuando evidencian el incumplimiento de la normatividad sanitaria o cuando consideran que los incumplimientos pueden poner en riesgo la inocuidad de los productos.
• El funcionario de Inspección, Vigilancia, Control del INVIMA, se caracteriza por estar debidamente sensibilizado para mantener el equilibrio emocional durante la diligencia, conduciendo la misma con un comportamiento que facilite el relacionamiento humano; sabiendo escuchar, lo que le permitirá reconocer y aceptar, si corresponde, las explicaciones o justificaciones presentadas por el vigilado, dándole en último término la capacidad de flexibilizar su posición o sus acciones cuando sea necesario; facilitando de esta manera el trabajo en equipo, analizando las situaciones de manera objetiva e imparcial para poder llegar a conclusiones justas y objetivas.
SUBDIRECCION DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS BIOLOGICOS . Funciones de la Subdirección. Certificara en buenas prácticas y realizar visitas de vigilancia y control. Autorizar la publicidad y vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en la materia. Diseñar y desarrollar Programa Demuestra la Calidad. Coordinar con el Laboratorio instituciones y laboratorios.
2.4. Procedimiento de trabajo
Post
Comercialización: Farmaco vigilancia y
Nacional
de
Referencia
la acreditación de
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL SANITARIO La vigilancia y control sanitario de las plantas de beneficio deberá obedecer a un procedimiento sistemático e integral cuyo propósito final es garantizar la inocuidad de la carne y productos cárnicos comestibles que se procesen en cada establecimiento objeto control, en este sentido el control y seguimiento se deberá enfatizar en los aspectos relacionados con las posibilidades de alteración de la inocuidad de forma directa e indirecta. La visita a cualquier establecimiento destinado al faenado de animales para el abasto público deberá abarcar como mínimo los siguientes aspectos. A- INFRAESTRUCTURA (Decreto 2278 de 1982. Capítulo II. De las características de las diferentes áreas, dependencias y demás requisitos básicos de los mataderos) B- EQUIPOS Y UTENSILIOS (Decreto 2278 de 1982. Capítulo IV. De los equipos y dotaciones básicas de los mataderos) C- CONDICIONES DEL PROCESO (Decreto 2278 de 1982. Capítulo VIII Del Sacrificio Y el Faenamiento) D- PERSONAL MANIPULADOR (Decreto 2278 de 1982. Capítulo V. Del personal de los mataderos) E- INSPECCION VETERINARIA DE LA CARNE Y PRODUCTOS CÁRNICOS COMESTIBLES (Decreto 2278 de 1982. Capítulo VII. De la inspección ante mortem, Capítulo IX. De la inspección post mortem) F- CONDICIONES DE SANEAMIENTO Los anteriores aspectos a evaluar se deberán realizar basados en la reglamentación sanitaria, consignado los hallazgos en la respectiva Acta de Visita (Anexo), este enfoque se mantendrá aproximadamente hasta febrero de 2008, cuando entre en rigor el Decreto 1500 de 2007 (en los términos que este establece) y para lo cual el personal del INVIMA ya deberá estar capacitado en el mismo, proceso que se iniciará en el mes de septiembre de 2007.
CAPITULO III LA DIRECCIÓN 3.1. Trabajo en equipos. Todos los procedimientos para cada línea de servicio brindado, esta conectado por directrices establecidas que regulan el flujo de información por lo que todo se realiza en equipo. La documentación normalmente necesita ser identificado, ingresado a la base de datos, evaluado y designado; todos estos procedimientos se enlazan y son supervisados, es por esto que todos los trabajos se realizan en equipos.
3.2. Estilos de liderazgo de los jefes. Los test de liderazgo es poco aplicado en la empresa dado que en la mayoría de los casos las funciones son designadas en base a su preparación académica, además las funciones son únicas y contrastadas con las evaluaciones que se realizan cada semestre. 3.3. Propuestas para mejorar el liderazgo •
La adecuada definición de los objetivos es la base para fomentar el liderazgo.
•
Implementación de métodos de incentivo para fomentar el liderazgo en los trabajadores.
•
La protección el equipo bajo su responsabilidad es clave para el liderazgo.
•
El liderazgo tiene que ser visto desde un punto de vista eficiente y no de línea.
•
Los manuales tienen que fomentar el desarrollo del liderazgo, concepto que se ha dejado de lado.
•
No solo incentivar trabajo de liderazgo en el campo sino también en los grupos superiores y subdirecciones
3.4. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores
Todo nuevo empleado recibirá una orientación general acerca de su nuevo lugar de trabajo, que incluirá los aspectos siguientes; presentación a los colegas y al personal de administración, información sobre los horarios y el volumen de trabajo, situación de la biblioteca, comidas, vacaciones, días de paga, situación de los laboratorios, procedimientos para la eliminación de los desechos o del material contaminado, programa de seguridad y vestimenta adecuada para el trabajo de laboratorio. Después de recibir la orientación general, el analista estará en condiciones de emprender un programa de capacitación científica. La capacitación del analista incumbirá a un supervisor o un analista con experiencia. Esta capacitación será directa, o sea entre el instructor y el analista, y se efectuará en varias fases. Durante la primera fase, el analista se familiarizará con todos los aspectos del programa de GC (Garantía de calidad), como el funcionamiento y mantenimiento del equipo, documentación y contabilidad de muestras, preparación de las fichas de trabajo de los analistas, etc. Según las dimensiones y el detalle del programa de GC, este período de capacitación podrá durar de dos a cuatro semanas.
La segunda fase de la capacitación podría consistir en examinar las técnicas generales de análisis, ejercitarse en unas buenas prácticas analíticas en el banco de trabajo, el uso de equipo y la preparación de soluciones, patrones, etc. También incluirá la familiarización con los pormenores de los procedimientos relacionados con los cuadernos, fichas de trabajo, registros, etc. Esta fase de la capacitación podría exigir hasta dos semanas. La tercera fase de la capacitación es a menudo la que más tiempo dura. En ella se estudian las técnicas específicas de análisis aplicadas en el laboratorio. El conocimiento profundo del uso correcto de la espectrofotometría, la cromatografía de gases, la cromatografía en capa fina y la cromatografía en fase líquida de alta resolución suele constituir una parte esencial de la capacitación en esta fase, pero la lista de las aptitudes deberá responder a las necesidades del laboratorio. Cuando enseñe estas técnicas analíticas, el instructor no deberá limitarse a demostrar el procedimiento, sino que explicará también las precauciones que han de observarse cuando se aplica un método (por ejemplo, evitar la formación de emulsiones o las pérdidas sufridas al concentrar extractos hasta la desecación "a un volumen reducido", realizar algunos análisis con luz difusa), así como la necesidad de analizar ciertos productos inmediatamente o de almacenar los materiales de ensayo a una temperatura determinada antes del análisis. Además de señalar las precauciones en la aplicación del método, el instructor debe insistir en sus limitaciones. Por ejemplo, es posible que un método no sirva para el análisis de cualquier tipo de alimentos, no sea suficientemente específico o adolezca de una sensibilidad limitada.
3.5. Propuestas para mejorar la comunicación en la empresa. A pesar de que la empresa tiene buenos sistemas de flujo de información hemos determinado 2 propuestas para el mejoramiento: •
Establecer una organización en red.
•
A partir de las capacitaciones, instrucciones e implementaciones elaborar un sistema de capacitación constante y efectivo donde se puede generar un clima organizacional adecuado y fomentar el empowerment.
CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES •
Las mejoras planteadas generan la convergencia de resultados consolidando así la misión y visión de la empresa en todos sus niveles.
•
EL organigrama presentado por la empresa es jerárquico vertical
•
Dadas las políticas y estrategias establecidas se generan mejoras en el flujo de información e incentivar el liderazgo.
•
La calidad del servicio mejorará con la aplicación de estas nuevas directrices.
•
Es tiempo desde la solicitud hasta la entrega del resultado será en menor tiempo.
•
Los grupos se integran en sus respectivas líneas con lo cual se hace posible más dinámicas las toma de decisiones.
•
La responsabilidad y autoridad van a recaer en todos los grupo de cada subdirección.
•
En las recomendaciones deberán especificar el capítulo y subtema a que se hace referencia.
•
La capacitación debe darse de manera inmediata dado que constantemente ingresa nuevo personal. (Cáp. III. La dirección. Propuesta de un programa de capacitación a los trabajadores)
CAPITULO V BIBLIOGRAFIA http://web.invima.gov.co/portal/faces/index.jsp?id=11596