N° 375 Medellín, febrero 9 de 2015
SISTEMA DE COMUNICACIONES • DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y PRENSA
Foto Cortesía Desarrollo del Talento Humano
Implementación del sistema financiero y logístico: un proceso de cambio en la Universidad
El proceso de implementación del Sistema integrado de información financiera y logística –SAP– ha generado importantes cambios en el soporte administrativo de cada unidad académica y administrativa de la Universidad. La modificación de las dinámicas laborales de los servidores públicos en SAP, la gestión del conocimiento requerida para apropiarse del Sistema y la adaptación al cambio, son elementos que estarán presentes en el pro-
ceso de consolidación de SAP en la Alma Máter. Para lograr un óptimo funcionamiento del Sistema, se requiere de una corresponsabilidad institucional, en la que el servidor deberá asistir a las capacitaciones, explorar y estudiar la documentación de apoyo pedagógico que se encuentra publicada en www.udea.edu.co/sap y solicitar el soporte requerido en los medios establecidos para ello. De parte de la administración de la Univer-
sidad, se han dispuesto varias estrategias para facilitar la transición. En el portal universitario se pueden encontrar los instructivos detallados y los formatos para realizar transacciones como solicitudes de CDP, gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura; pedidos, facturas de venta y consultas de ventas y deudores; legalización de fondos fijos reembolsables, anticipos y viáticos, entre otros. Para la atención de casos particulares y dificultades que tengan los usuarios, se ha dispuesto la atención personalizada en el centro de soporte SAP ubicado en el bloque 22 – Sala Universia; las sesiones de asesoría y acompañamiento se programan con cita previa solicitada por medio del correo: comunicacionessap@udea.edu. co, así mismo se han realizado brigadas de apoyo en las unidades académicas y administrativas de la Universidad y se ha habilitado el servicio de HelpDesk seleccionando: Gestión Informática/Soporte al Sistema Integrado Financiero y Logístico SAP y desple-
gando el menú de servicios para atender todas las solicitudes de soporte a los usuarios. Es importante señalar que procesos como los de contratación de bienes, obras o servicios, han sufrido cambios. Lo conocido anteriormente como carta contrato se debe ingresar como pedido en SAP con la información correspondiente al proveedor, las obligaciones, el tiempo de cumplimiento, las garantías en caso de ser requeridas, entre otros elementos contractuales. Dicho proceso se realiza con posterioridad a la solicitud de precompromiso y siempre y cuando no supere el valor de 150 salarios mínimos. Los que superen dicha cuantía deberán ser presentados al Comité Técnico de Contratación. Las transacciones que están en operación en el sistema son: solicitud de CDP, contratación de cátedra y de prestación de servicios, trámite de viáticos y pasajes, compras nacionales e internacionales, facturación, almacenes, ejecución de proyectos BUPP y anticipos.
N° 375 • Medellín, febrero 9 de 2015
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