N° 412 Medellín, octubre 15 de 2015
SISTEMA DE COMUNICACIONES • DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN Y PRENSA
¿ Mito o realidad? Ante las dudas de los empleados respecto del horario, la bonificación trienal y las vacaciones, la administración universitaria hace las siguientes precisiones: Mito: “Los empleados de la Universidad vamos a venir a trabajar los sábados”. Realidad: el artículo 7 de la Resolución Rectoral 22930 de 2006 indica que la jornada laboral de los servidores de la Universidad es de 40 horas semanales, y no hay ninguna intención de modificarla. Mito: “Nos quitarán la bonificación trienal”. Realidad: la Universidad otorga una bonificación del 30% del salario por cada tres años de servicios, hasta alcanzar 21 años de permanencia en la Institución (Acuerdo Superior 335 de 2007).No existe la intención de cambiar dicho beneficio. Mito: “Se van a acabar las vacaciones colectivas; tendremos que trabajar en diciembre”. Realidad: la Universidad opera con un calendario académico; es preferible que los empleados tengan sus vacaciones de manera colectiva y no individual. Las vacaciones colectivas seguirán; además, como beneficio para los empleados, la Universidad concede descanso pagado los días 24 y 31 de diciembre. Mito: “Se va a cambiar de nuevo el horario laboral” Realidad: si bien se han recibido comunicaciones, solicitudes y reacciones respecto al cambio de horario que definió la Resolución Rectoral 40663 del 4 de septiembre de 2015, la decisión está en pie y no habrá una modificación en este sentido. Mediante la circular 1000-003 de la Rectoría del 15 de octubre de 2015, se ratifica el horario establecido. Por tanto, el horario laboral sigue de lunes a jueves de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., con hora de almuerzo de 12:00 m. a 2:00 p.m., y los viernes de 7:00 a.m. a 4:00 p.m., con hora de almuerzo de 12:00 m. a 1:00 p.m.
El vicerrector general Carlos Vásquez Tamayo explica las razones que llevaron a la administración a cambiar el horario para el personal administrativo.
Encontrarnos en el tiempo ¿Por qué se cambió el horario del personal administrativo? —El propósito del Comité Rectoral actual es el de aportar orden, que no es lo mismo que dar órdenes; por el contrario, significa ajustar, coordinar y afinar. Lo primero que hay que ordenar en una visión de conjunto son el espacio y el tiempo, y por supuesto tenemos la intención de aportar algo en esa coordenada espacio-tiempo. En el espacio nos preocupan algunos aspectos como los muros, los carteles, las mesas, las aulas y en general los espacios colectivos como la biblioteca y las mesas de estudio; allí hay asuntos para trabajar. Respecto al tiempo, es un elemento que nos cobija y es común a todos; y el tiempo en la Universidad es precioso, hay que aprovecharlo y potenciarlo. Encontramos una dispersión en el uso y habitación del tiempo; estábamos haciendo uso del tiempo en franjas distintas, llegando a un punto peligroso de no encontrarnos. Este desencuentro Pasa a la página 2
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Encontrarnos en el tiempo
se estaba haciendo notorio en la articulación entre las actividades académicas y administrativas o, lo que es lo mismo, entre los servidores administrativos y los servidores de la academia; estos vectores estaban peligrosamente abriendo su órbita y no estaban coincidiendo. Yo considero que sigue vigente el lema de que la administración tiene que estar al servicio de la academia, y éste no se estaba cumpliendo. ¿No funcionaron, entonces, los horarios: de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. y de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.? —Queríamos mitigar la dispersión brindando alternativas, pero antes se agudizó. Hemos querido entonces apelar a un elemento que es connatural al orden: la tradición, volver a la forma en que se ha funcionado por años y décadas y que ha demostrado ser eficaz; la mañana y la tarde con una pausa entre éstas, un tiempo de regeneración, de recreación, de recuperación. En resumen, más que una transformación de los tiempos, fue un ajuste de ellos con el propósito de volvernos a coordinar. ¿Cuáles fueron las razones que agudizaron el problema? —Las causas por las cuales las propuestas anteriores se descuadernaron están en la desarticulación de los colectivos, que empezaron a generar problemas en el desarrollo normal de la actividad universitaria. La responsabilidad es individual y colectiva. Individual porque como servidores universitarios debemos ser puntuales; respetar el punto de partida y de llegada del tiempo diario, para llenarlo de las cualidades de nuestro servicio y de la vocación a la que nos debemos como universitarios; y colectiva porque los líderes de los grupos se deben posicionar y posesionar de su obligación, del liderazgo que garantice y articule su equipo. El cumplimiento de las responsabilidades individuales y colectivas garantiza que la Universidad funcione plenamente. ¿Qué le diría al servidor que se había adecuado al horario de 7:00 a.m. a 4:00 p.m.? —Somos conscientes de que con la decisión hay cosas que se pierden, y lamento que se pierdan; pero esas pérdidas no son irreversibles; exigen que cada individuo coordine su tiempo como servidor universitario y su tiempo particular. La resolución establece un periodo de transición para que
el próximo año no existan fricciones entre el compromiso universitario y las expectativas de cada individuo; además, los servidores nos debemos a la institución. Trabajar en la Universidad no es un castigo; por el contrario, es un privilegio. Como servidores, tenemos cantidad de beneficios que ya todos conocen de una u otra manera; incluso yo veo muchas ventajas en el horario de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. ¿Cómo cuáles? —Es un tiempo mediado por una pausa que permite el ejercicio pleno de la libertad de cada individuo para usarlo de la manera que mejor le parezca. El almuerzo de una hora era un tiempo excesivamente breve, que no permitía renovarse, refrescarse, retomar con entusiasmo la jornada laboral. En la pausa de dos horas preciosas de cada día, los empleados pueden hacer deporte, recrearse, disfrutar de la cultura, darse la posibilidad del encuentro con los compañeros en una condición distinta al hábito laboral; tener tiempo para conversar, compartir, hacer amistad, almorzar juntos y sin prisa. El encuentro bajo la alimentación es de los más bellos dones de lo humano; y es que a la Universidad no venimos únicamente a desempeñar férreamente una labor, sino a ser contemporáneos de una causa, que es la causa universitaria. ¿Cuál es la percepción de las personas que no son de la comunidad universitaria? —Fue una de las cosas que más nos alarmó; sentimos que la Universidad se estaba quedando sola, pero terminamos comprendiendo que en realidad era que la estábamos dejando sola. A partir de las cuatro de la tarde la Universidad quedaba preocupantemente sola. Los ciudadanos buscaban respuestas a sus inquietudes, demandas a la información que estamos obligados a dar y no encontraban a quién, no encontraban el interlocutor; incluso, para la misma comunidad universitaria, los estudiantes y los profesores no encontraban respuesta, pues las puertas estaban cerradas; la comunicación entre las unidades académicas y la administración central se bloqueaba a partir de esa hora. Entonces, palpamos muy claramente que los ciudadanos empezaron a sentir que la Universidad no estaba lo suficientemente abierta, quedando unas franjas muy amplias de tiempo sin dar respuesta. La Universidad de Antioquia, con su complejidad y grandeza, no puede darse el lujo de cerrar las puertas.
Formación preventiva en emergencias Saber qué hacer en los primeros momentos de un evento que compromete la vida de las personas o la seguridad de las edificaciones puede hacer la diferencia en la manera como éste se resuelva, además de que mitiga sus posibles impactos en el lugar de trabajo y en el entorno familiar y personal. De ahí la importancia de los cursos de formación para emergencias y desastres que realizará la Universidad de Antioquia en compañía de la ARL Positiva, en octubre y noviembre de 2015, dirigidos a los servidores públicos administrativos, y más adelante, en 2016, a los docentes. Como, según la Resolución Rectoral 35469 de 2012 y la Ley 1562 de 2015, todos los empleados deben per-
tenecer a uno de los grupos de apoyo en emergencias, es necesario que elijan un tema de formación entre cinco que se ofrecen: control básico de incendios, evacuación para brigadas de emergencia, administración y logística para brigadas, soporte vital básico y primeros auxilios psicológicos, para vincularse al respectivo grupo. Los cursos, a cargo del Centro de simulación de la Facultad de Medicina, se desarrollarán en la sede de posgrados (barrio Guayabal) y hacen parte del proceso de implementación del Sistema en Salud y Seguridad en el Trabajo, que adelanta la Alma Máter con el fin de que la Universidad sea un lugar saludable y seguro para trabajar y estudiar.
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA • Rector Mauricio Alviar Ramírez • Departamento de Información y Prensa • Bloque 16 oficina 336 • Teléfono 2195026 • almamater@udea.edu.co • www.udea.edu.co
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Así vamos con el SAP La implementación del Sistema de información financiera y logística, SAP, desde enero del presente año ha modificado la gestión administrativa en la Universidad de Antioquia, impactando en las dinámicas laborales y en las prácticas de la Institución; y como era de esperarse, ha traído consigo efectos positivos, oportunidades de mejora y, en los últimos meses, avances que bien vale la pena destacar. El SAP ha logrado, por ejemplo, integrar la información financiera; y la perspectiva es que una vez se estabilice su operación en toda la Universidad, el trabajo será más sencillo en la medida en que se sincronicen los procesos, la tecnología, las capacidades institucionales y las personas que lo operan. La actual administración realizó una consultoría, a cargo de Sura —empresa que desde tiempo atrás ha venido implementando SAP en su organización— que le permitió identificar este sistema de información como una buena práctica administrativa, con resultados satisfactorios cuando esté en pleno funcionamiento, así como las dificultades propias en la implementación de este proyecto; en el caso particular de la Universidad, se encontraron oportunidades de mejora en la gestión del cambio, las comunicaciones y la sincronización con otros procesos institucionales, como el Estatuto de Contratación. A fin de solucionar los inconvenientes presentados,
se realizó una segunda consultoría con la empresa Net W, que identificó más de 100 impactos y asuntos que la Universidad debe revisar y fortalecer, entre ellos: la expedición y revisión de políticas, el establecimiento de procedimientos y el desarrollo de nuevas capacitaciones. La Vicerrectoría Administrativa, la Dirección de Desarrollo Institucional y la Dirección de Gestión Logística y de Infraestructura ya están trabajando para obtener resultados en unos meses y lograr que la herramienta trabaje con normalidad. Centro de apoyo y soporte Durante la operación del nuevo sistema, la Universidad ha puesto en funcionamiento dos canales de atención a los usuarios de SAP: la mesa de ayuda, que atiende inquietudes y aporta soluciones a través de la extensión telefónica 5959, opción 4, y la plataforma de creación de solicitudes de soporte SolucionesUdeA. La meta a mediano plazo es resolver con éxito el 75% de las inquietudes generadas por estos canales sin tener que redireccionar a los usuarios a otros servidores de la Institución. El objetivo es que el SAP se posicione como un sistema integrado que contribuya a una gestión administrativa eficiente, oportuna y pertinente en la Alma Máter, a la altura de las funciones misionales y de las necesidades del entorno socioeconómico del país.
Dotación para empleados Entre el 8 y el 13 de octubre, la Universidad realizó la entrega de dotación correspondiente al periodo abril-agosto de 2015 a los servidores públicos que por ley tienen ese derecho, así como a los empleados que por sus funciones lo requieren. En las pasadas semanas, diversos servidores habían manifestado inconformidad por no recibir la dotación oportunamente, lo cual obedeció a inconvenientes que
impidieron a la Universidad cumplir a tiempo el compromiso legal. La Institución entrega la dotación a los servidores dependiendo del nivel de ingreso; uniformes, de acuerdo con el tipo de labor desempeñada; y elementos de protección, previa solicitud de las unidades académicas y administrativas con el concepto técnico de Salud Ocupacional.
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Plan de estímulos, para el desarrollo personal y grupal
Implementación del SIGEP
SIGEP es el Sistema de información y gestión del empleo público que integra información institucional y de recursos humanos de las instituciones públicas al servicio de los ciudadanos; su propósito es facilitar la centralización de la información de las entidades y los servidores públicos. La Universidad de Antioquia, en cumplimiento del ordenamiento jurídico colombiano, se encuentra en el proceso de implementación del SIGEP, y con ello busca sacar el mayor provecho a un sistema de información robusto, de alcance nacional y que permitirá acceder a información en tiempo real del talento humano de la Institución. El éxito de la implementación radica en el compromiso y participación de todos los servidores públicos de la Universidad con el ingreso de su hoja de vida al sistema. Desarrollo del Talento Humano está realizando una prueba piloto para evaluar el proceso y hacerlo llegar de la manera más sencilla a todos los empleados, así mismo la coordinación de Talento Humano comunicará el cronograma y los instructivos de manera oportuna mediante circulares informativas.
Cambios y ajustes en el Estatuto de Contratación
La reglamentación del Estatuto de Contratación fue modificada en las modalidades de menor cuantía y negociación directa, de acuerdo con las solicitudes, observaciones y diálogos establecidos con diferentes servidores de la Alma Máter. Menor cuantía. Se adicionó un parágrafo al artículo 31 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014, el cual quedó así: Los contratos iguales o inferiores a los 30 SMMLV, para los cuales se diseñó un estudio previo de necesidad y conveniencia en el que sólo se deben diligenciar siete puntos, ya se encuentra publicado en el portal. Además, basta con obtener dos cotizaciones o realizar la consulta de los precios del mercado. Negociación directa. Se modificó el artículo 37 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014 y, por tanto, se debe: 1) justificar la causal de negociación directa seleccionada; 2) especificar los factores que permiten establecer que el contratista satisface los intereses de la Universidad y 3) solicitar la propuesta al oferente donde se especifique el cumplimiento de las condiciones técnicas y legales exigidas en la solicitud y demás documentos para la formalización y suscripción del contrato. Permanece la necesidad de consultar el plan de compras, el BUPP, las condiciones establecidas en el convenio o contrato en los cuales la Universidad es la ejecutora, cooperante o asociada y la existencia de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
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El Plan Institucional de Estímulos para Empleados, Acuerdo Superior 412 de 2013, es un conjunto de actividades orientadas al desarrollo físico, psicológico y afectivo de los servidores administrativos. Dado que el bienestar universitario contribuye a la formación integral y estimula las capacidades de los grupos y de las personas, estas actividades integran el trabajo y el estudio con los proyectos de vida, en un contexto participativo y pluralista. Este año, los estímulos se entregarán en las siguientes líneas: • Desempeño: dirigido a los servidores de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción, este estímulo reconoce los mejores desempeños, ya por su aporte al mejoramiento del área de trabajo, ya por su atención al usuario, ya por el respeto por sus compañeros, ya por el compromiso institucional. • Deportiva: dirigido a todos los servidores (modalidades individual y por equipos), incentiva el talento deportivo, el cuidado de sí, el juego limpio, la formación ciudadana y el sentido de la comunidad, en las disciplinas deportivas de formación, recreación y representación. • Artística y cultural: dirigido a todos los servidores (modalidades individual y por equipos), incentiva el talento artístico y creativo, el cuidado de sí, la formación ciudadana y el sentido de comunidad que tienen los servidores en actividades relacionadas con el patrimonio y la memoria cultural y natural, con la formación artística y cultural, y con la divulgación cultural. Para más información e inscripciones, visite el portal universitario, en la ruta Somos U de A > Empleados > Beneficios y estímulos laborales > Plan de Estímulos para empleados.