Code of Conduct December 2012
December 2012
Code of Conduct Pravidla chování
Obsah Úvod.................................................................................................................................................. 2 Jednání vůči ostatním ....................................................................................................................... 3 Zákaz diskriminace ........................................................................................................................... 3 Zaměstnavatel poskytující rovné příležitosti ..................................................................................... 3 Legálnost .......................................................................................................................................... 3 Ochrana životního prostředí.............................................................................................................. 3 Zdraví a bezpečnost při práci ............................................................................................................ 3 Ochrana údajů a zacházení s informacemi ....................................................................................... 4 Záznamy a dokumentace.................................................................................................................. 4 Ekonomické zacházení s podnikovými zdroji .................................................................................... 4 Majetek společnosti .......................................................................................................................... 4 Obchodní tajemství ........................................................................................................................... 5 Ochrana duševního vlastnictví .......................................................................................................... 5 Předcházení střetům zájmů – soukromá činnost .............................................................................. 5 Předcházení střetům zájmů – sociální sítě ....................................................................................... 5 Jednání s našimi zákazníky .............................................................................................................. 6 Jednání s našimi dodavateli – přijímání darů .................................................................................... 6 Jednání s konkurenty ........................................................................................................................ 6 Rozsah platnosti ............................................................................................................................... 7 Zpráva ............................................................................................................................................... 7
1
Code of Conduct
December 2012
Úvod Spojení podnikání a etických zásad je pro skupinu pewag jedním ze základních faktorů dlouhodobého úspěchu a tradice. Jsme přesvědčeni o tom, že etické a ekonomické hodnoty jsou na sobě vzájemně závislé a že členové obchodní komunity musejí usilovat o to, aby vůči sobě vystupovali čestně a aby jejich chování bylo v rámci stanovených standardů. Etický kodex skupiny pewag představuje přehled závazných pravidel chování; očekáváme, že všichni zaměstnanci skupiny pewag budou tato pravidla dodržovat. Považujeme za samozřejmé, že všichni zaměstnanci společností ve skupině budou dodržovat zákony a předpisy zemí, ve kterých jsou zaměstnáni, a budou spolehlivě plnit své povinnosti. Ve všech aspektech svých podnikových činností jsou povinni projevovat čestnost a slušnost. Také od našich partnerů očekáváme, že budou uznávat svou sociální odpovědnost vůči své vlastní společnosti, vůči zákazníkům, dodavatelům a jiným obchodním partnerům, vůči životnímu prostředí a vůči společnosti. V tomto etickém kodexu jsou stanoveny minimální standardy, které definují minimální úroveň chování, jakou očekáváme od našich zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů a ostatních smluvních partnerů. Tyto standardy zahrnují: • dodržování závazných ustanovení všech legislativních předpisů • předcházení střetům zájmů • aktivní a efektivní boj se všemi formami korupce a podplácení • zákaz nucené a dětské práce • respektování lidských práv • rovné pracovní podmínky • převzetí odpovědnosti za ochranu životního prostředí • respekt k ochraně životního prostředí • důvěrnost Prostřednictvím svého závazku vůči skupině pewag a s přihlédnutím k etickým zásadám shrnutým v tomto dokumentu bude každý jednotlivec pomáhat naší skupině společností při budování lepšího a hodnotného prostředí, ve kterém každý den vykonává svou činnost.
CEO 2
Code of Conduct
December 2012
Jednání vůči ostatním Zaměstnanci skupiny pewag budou vůči sobě navzájem i vůči svým příslušným nadřízeným vždy jednat vhodným způsobem. Vzájemná interakce zaměstnanců skupiny pewag se vyznačuje čestností, otevřeností a důvěrou. Všichni naši zaměstnanci se budou vzájemně respektovat, budou si vzájemně prokazovat úctu, budou vůči sobě jednat zdvořile a budou ochotni si pomáhat. Problémy se budou řešit přímo a případné konflikty se otevřeně projednají. Kritika bude vyjadřována objektivně a konstruktivně; je považována za příležitost nejen k osobnímu zlepšení, ale rovněž ke zlepšení celé organizace. Zákaz diskriminace Všichni zaměstnanci skupiny pewag mají právo na čestné, zdvořilé a uctivé jednání ze strany svých nadřízených a spolupracovníků. Naší povinností je respektovat osobní hodnotu ostatních zaměstnanců. Obtěžování, jakákoliv forma nechtěného fyzického kontaktu a pracovní násilí je absolutně nežádoucí a je zakázáno. Zaměstnavatel poskytující rovné příležitosti Nikdo nesmí být diskriminován, tj. znevýhodňován z neobjektivních důvodů, kvůli své rase, barvě pleti, národnosti, příbuzenství, pohlaví, náboženství nebo ideologii, politickým názorům, věku, fyzické konstituci, sexuální orientaci, vzhledu ani kvůli jiným osobním vlastnostem. Legálnost Každý zaměstnanec skupiny pewag musí ve svém pracovním prostředí dodržovat a zachovávat všechny účinné zákony a předpisy. Ochrana životního prostředí Ochrana našeho životního prostředí, ekonomické zacházení se zdroji a udržitelné řízení obecně jsou jedním z pilířů naší strategie. Každý zaměstnanec skupiny pewag poskytuje pomoc svým spolupracovníkům, a tím pomáhá skupině pewag každým dnem zlepšovat její udržitelnost a ekologickou informovanost. Zdraví a bezpečnost při práci Bezpečnost na pracovišti, bezpečnost všech výrobních procesů a bezpečnost našich výrobků je naší hlavní zásadou. Od všech zaměstnanců skupiny pewag se očekává, že budou dodržovat bezpečnostní předpisy a prokazovat informovanost o nebezpečí stejně jako stav bdělosti v souvislosti s veškerými činnostmi. To platí zejména pro veškerá rizika, která mohou vznikat na kterémkoliv z našich pracovišť nebo během používání našich výrobků. Veškeré identifikované nepředvídané události nebo možná nebezpečí, rizika a skoronehody je nutné neprodleně hlásit příslušnému nadřízenému. Povinností místního vedení každé obchodní jednotky skupiny pewag je zavést a monitorovat organizaci bezpečnosti.
3
Code of Conduct
December 2012
Každý nadřízený zodpovídá za ochranu svých podřízených a musí je odpovídajícím způsobem informovat, zaškolit a kontrolovat. Za účelem stanovení a posouzení nebezpečí a rizik pro zaměstnance jsou všichni členové vyššího vedení povinni provádět odpovídající hodnocení rizika. To zahrnuje rovněž zajištění zkoušek týkajících se ochrany zdraví při práci. Ochrana údajů a zacházení s informacemi Ochrana osobních údajů našich zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů a respektování národních i mezinárodních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů jsou pro nás samozřejmostí. Naše bezpečnostní standardy a naše činnosti jsou orientovány na ochranu osobních údajů před přístupem a nezákonným užíváním ze strany neoprávněných osob. Naši obchodní partneři jsou rovněž povinni opatrně nakládat s těmito údaji. Efektivní a úspěšný výkon podnikání předpokládá, že veškeré příslušné informace budou zpřístupněny pouze požadované cílové skupině. Nesystematické šíření informací může vést k nedovolenému zablokování. Všechny naše zaměstnance proto vyzýváme, aby pečlivě určili příjemce informací tak, aby bylo možné efektivně a rychle provádět potřebná rozhodnutí založená na bezpečných informacích. Při předávání informací je nutné zajistit, aby byly dodržovány příslušné bezpečnostní standardy. Pokud dojde k předávání informací, každý zaměstnanec musí být seznámen s příslušným stupněm důvěrnosti. Záznamy a dokumentace Všechny příslušné skutečnosti, které se týkají firemních procesů a obchodních transakcí, je nutné systematicky a reprodukovatelně dokumentovat. Je nutné dodržovat zákonem stanovené časové limity pro uchovávání dokumentace, jakož i interní předpisy zavedené v této souvislosti. Podrobný přehled předpisů je k dispozici v našem Systému řízení. Ekonomické zacházení s podnikovými zdroji Je samozřejmé, že se zdroji společnosti bude nakládáno hospodárně. U každého použití zdrojů je nutné předem posoudit, zda je toto použití v nejlepším zájmu skupiny pewag. Pokud je k dispozici několik různých variant stejné hodnoty, je třeba vybrat variantu, která je nejhospodárnější. Majetek společnosti Majetek společnosti pewag je nutné využívat pouze pro firemní účely. Každý zaměstnanec je povinen tento majetek chránit před ztrátou, poškozením nebo krádeží. Kancelářské nebo psací potřeby, obchodní vzorky a výrobky skupiny pewag rovněž spadají do definice majetku společnosti. Každý zaměstnanec skupiny pewag je povinen opatrně zacházet s provozním vybavením, zejména s přístroji a nástroji, jakož i s informačními a komunikačními systémy, a používat je výhradně pro účely, pro které jsou určeny. Především informační a komunikační systémy lze používat pouze pro firemní účely. Pracoviště a veškeré vybavení používané zaměstnanci nebo společností je nutné průběžně udržovat v čistotě a všechny škody je nutné hlásit nadřízeným. Majetek společnosti není možné používat pro soukromé účely ani jej vynášet z prostor společnosti bez výslovného souhlasu odpovědného vedoucího příslušného pracoviště společnosti. 4
Code of Conduct
December 2012
Obchodní tajemství Obchodní tajemství a další citlivé informace je nutné zachovávat v důvěrnosti a chránit je před zájmem neoprávněných osob. Zaměstnanci, kteří mají přístup k obchodním tajemstvím a důvěrným informacím, nejsou oprávněni je předávat třetím stranám (to zahrnuje rovněž členy rodiny/příbuzné a přátele), s výjimkou případů, kdy se tak děje na základě ustanovení příslušné smlouvy o zachování důvěrnosti uzavřené předem v souvislosti s obchodními účely skupiny pewag, nebo je užívat pro jakýkoliv jiný účel než pro firemní účely skupiny pewag. Ochrana duševního vlastnictví Každý z nás nese odpovědnost a je povinen učinit vše, co je nezbytné, pro ochranu duševního vlastnictví existujícího ve skupině pewag, jako jsou např. patenty, ochranné známky, značky nebo zkušenosti, před napadením nebo ztrátou. To zahrnuje rovněž nedopouštění se chování, které může mít negativní vliv na dobrou pověst nebo hodnotu značek skupiny pewag. Budeme respektovat duševní vlastnictví ostatních. Předcházení střetům zájmů – soukromá činnost Každý zaměstnanec skupiny pewag je povinen co nejdříve informovat svého odpovědného nadřízeného nebo osobní oddělení o jakémkoliv zamýšleném převzetí funkce v jiné společnosti, zahájení placeného výkonu práce na částečný úvazek nebo o svém úmyslu začít vykonávat jakoukoliv trvalou podnikatelskou činnost. Toto ustanovení platí nejen pro převzetí funkce ve společnosti, se kterou společnost je nebo může být v obchodním nebo konkurenčním vztahu, ale také pro kapitálové investice a podíl na zisku v této společnosti. Je nutné předcházet střetu zájmů mezi oficiálními pracovními povinnostmi zaměstnance a jeho osobními zájmy . To platí zejména v souvislosti s postupy týkajícími se získání zakázek a zprostředkovatelských činností. V těchto případech je nutné vždy informovat o příslušném střetu zájmů. Toto ustanovení se vztahuje rovněž na podnikatelské propojení zákazníků. Také v privátní sféře je nutné předcházet chování, které by mohlo ohrožovat zájmy skupiny pewag. Předcházení střetům zájmů – sociální sítě Zaměstnanci skupiny pewag využívající internet pro soukromé účely musejí být informováni o potenciálních střetech zájmů, které mohou vzniknout. Je nutné jasně rozlišovat mezi stránkami „pewag“ a „osobními“ stránkami. V případě sociálních sítí je nutné pamatovat na to, že informace, které prozrazujete, nesmějí poškozovat dobrou pověst skupiny pewag. Zaměstnanci, kteří zveřejňují údaje na internetu, například nesmějí dávat najevo své politické přesvědčení. Ostatní zaměstnanci jsou povinni vysvětlit svou roli ve společnosti, pokud se chtějí zapojit do politické činnosti. Sdílení fotografií, komentářů a videozáznamů týkajících se skupiny pewag může být nevhodné. Urážlivé komentáře týkající se spolupracovníků ze skupiny pewag lze považovat za disciplinární prohřešek. Na zákonem dovolenou kritiku skupiny pewag můžete reagovat, ale nesmíte ji odstraňovat. Blogy, mikroblogy a další osobní stránky, které neuvádějí, že jejich autor je 5
Code of Conduct
December 2012
zaměstnancem skupiny pewag, nepojednávají o skupině pewag a jsou čistě osobní, spadají mimo rozsah působnosti tohoto ustanovení. Jednání s našimi zákazníky Zaměstnanci z celé skupiny pewag nesmějí nabízet, slibovat, poskytovat ani přijímat jakékoliv neúměrné výhody v souvislosti s výkonem podnikání (peníze, dárky, jiné projevy přízně nebo služby). Zaměstnanci prodejního oddělení (prodejní personál) společně s prodejním nebo nejvyšším vedením jsou oprávněni v zájmu posílení vztahů se zákazníky poskytovat benefity. Pokud jsou zaměstnancům jiných obchodních partnerů nabídnuty pozvánky, je nutné o tom informovat vedení pozvaných osob s co největším předstihem. Finanční nebo jiné příspěvky určené zástupcům veřejné správy, zástupcům veřejných institucí a zaměstnancům nebo zástupcům podniků, ve kterých vlastní majoritní podíl stát, regionálním jednotkám veřejné správy nebo politickým stranám a jejich zástupcům jsou přísně zakázány. Jednání s našimi dodavateli – přijímání darů Zaměstnanci skupiny pewag nesmějí využívat svých pozic ani vlivu ve skupině pewag k tomu, aby požadovali, přijímali nebo zaručovali jakékoliv osobní výhody. Dárky nebo pozvání, jakož i jiné výhody převyšující symbolickou hodnotu, která je nad rámec našich limitů, nebo překračující odvětvové normy, je nutné zdvořile, ale důrazně odmítnout. Hodnota pozvání dodavatelů nebo zákazníků určeného pro zaměstnance skupiny pewag nesmí překročit běžné odvětvové normy. Veškeré (i přesto) obdržené dárky budou shromážděny a v tombole rozděleny při zvláštních příležitostech mezi veškeré zaměstnance skupiny pewag na příslušném pracovišti. Vyžadujeme, aby i naši dodavatelé a partneři dodržovali minimální etické standardy s ohledem na své podnikatelské chování . V této souvislosti vydáváme své vlastní pokyny, které jsou partneři skupiny pewag povinni dodržovat. Jednání s konkurenty Každý zaměstnanec skupiny pewag je povinen dodržovat pravidla čestné a spravedlivé konkurence. Naše obchodní činnosti jsou vykonávány výhradně v souladu s platnými protitrustovými zákony a zásadami. Zejména není možné uzavírat jakékoliv nepoctivé dohody za účelem omezení konkurence (dohody o fixním stanovení cen, tajné dohody o přidělení zakázky a dohody týkající se výrobních limitů nebo rozdělení trhů podle zákazníků, dodavatelů, regionů nebo sektorů). Tato zásada platí pro veškerá jednání nebo jiné kontakty s konkurenty. Výměna (tj. poskytnutí i převzetí) citlivých informací, např. s ohledem na ceny, výrobní a distribuční náklady, výrobní nebo dodací kapacity, využití kapacity nebo jiné příslušné informace týkající se budoucí konkurenceschopnosti skupiny pewag, je bez výjimky přísně zakázána. Současně dochází k tomu, že vyrábíme výrobky pro naše konkurenty. Nakupujeme rovněž výrobky od našich konkurentů – např. z důvodů kapacity, jakož i z jiných důvodů. Tyto zákaznickododavatelské vztahy nesmějí v žádném případě vést k jednotnému stanovení cen na trhu a v žádném případě nesmějí dosahovat významného podílu.
6
Code of Conduct
December 2012
Nedopouštíme se a zejména neschvalujeme poškozování pověsti našich konkurentů, jejich výrobků nebo zaměstnanců. Rozsah platnosti Pravidla uvedená v tomto etickém kodexu platí pro všechny zaměstnance skupiny pewag a její společnosti – a to nejen doslovně, ale i s ohledem na jejich smysl. Pokud jsou pravidla chování stanovena pro jednotlivé oblasti činnosti nebo společnosti ve zvláštních pokynech, tyto pokyny platí bez omezení nad rámec tohoto etického kodexu. V případě pochybností je nutné dodržet přísnější pravidlo. U všech zaměstnanců, tj. včetně vrcholného vedení, může vést porušování etického kodexu k disciplinárním opatřením a případně k důsledkům předvídaným příslušnými zákony. Vedení společnosti zajistí, aby zásady a etické hodnoty tohoto etického kodexu byly pravidelně a vhodným způsobem sdělovány všem zaměstnancům společnosti. Všichni nadřízení, kteří nesou disciplinární odpovědnost, slouží jako modelový vzor chování a jsou povinni šířit tento etický kodex v rámci společnosti a sledovat jeho dodržování. V rámci své manažerské odpovědnosti zodpovídá každý nadřízený za to, že zajistí, aby všichni zaměstnanci, kteří spadají do jeho oblasti odpovědnosti, rozuměli pravidlům uvedeným v tomto kodexu a aby je dodržovali. V pravidelných intervalech budou žádáni o potvrzení, zda pravidlům etického kodexu rozumějí a zda je dodržují, a také o nahlášení všech porušení, o kterých se dozvědí, a budou seznámeni se svou povinností zajistit, aby jejich zaměstnanci dodržovali pravidla uvedená v tomto etickém kodexu. Zpráva V současné době nemáme v úmyslu vypracovávat roční zprávu o řízení podniku, nicméně pokud vznikne takováto potřeba nebo pokud z toho bude plynout pro naši skupinu zjevná výhoda (zejména pokud se v důsledku toho zlepšuje dodržování zde uvedených pravidel), tuto zprávu budeme rovněž vypracovávat. Vedení skupiny na všech úrovních je pověřeno zajišťováním dodržování tohoto etického kodexu. Právní oddělení skupiny bude sledovat dodržování tohoto etického kodexu na základě shromažďování všech nahlášených odchylek a aplikovaných protiopatření. Každý zaměstnanec je oprávněn a vyzýván k tomu, aby nahlásil porušení tohoto etického kodexu nebo zásad platných ve skupině pewag svému nadřízenému anebo právnímu oddělení skupiny (Stephanie Fischer, fst@pewaq-group.com). Společnost je zavázána k tomu, že nebude předpojatě a s předsudky jednat s jakýmkoliv zaměstnancem, který informoval vedení skupiny (právní oddělení skupiny), vedení společnosti nebo člena vrcholného vedení o jakémkoliv porušení nebo údajném porušení tohoto etického kodexu.
7
Code of Conduct