La Organización y el Manejo de la Información para El Tercer Milenio El Poder del Potencial Humano MAG. Percy Guija Espinoza 1
Estamos en los primeros años del Tercer Milenio, y las reglas del comportamiento de las organizaciones, les va a establecer no-solo su actuación en el mercado sino su capacidad de aprendizaje para transformase en “organizaciones inteligentes” que les dará herramientas para aprender con mayor rapidez de sus competidores, y quizás sea esto la única ventaja competitiva sostenible en un mercado global complejo, dinámico y de alto riesgo, con negocios violentos y sin fronteras. No será suficiente el contar con personas que se capaciten en el manejo de organizaciones sea cual fuese su tamaño. El futuro de las organizaciones de éxito será las que descubran como aprovechar el grado de aprendizaje y el nivel de motivación, entusiasmo y competencias de todos los niveles de la organización, ya que convertirse en inteligentes es parte de nuestra naturaleza por que amamos el aprender, por ejemplo; cuando vamos a una reunión y escuchamos con atención las explicaciones y vivencias de personas, regresamos de ella con una mayor satisfacción intima producida por esta. Es así, que realizar sistemas que faciliten la comprensión y manejo de la información potenciara el aprendizaje de las organizaciones, es una función de la Tecnología de la Información, que permitirá contar con el in-put confiable, esencial, a tiempo y en forma fácil de asimilar para la toma de las decisiones más adecuadas y en tiempo real, hacia todos los niveles y en todas las direcciones (horizontal, vertical y diagonal) 360º de la organización. Para entender la descripción de este análisis, debemos entender la diferenciación que distinguirá a las “organizaciones que aprenden de las tradicionales, autoritarias, burocráticas, obesas en personal, exceso de control, con mercados cautivos, con manejo y/o dominio de ciertas prácticas gerenciales deficientes que no se adapten a los retos de un futuro presente”. Sólo una nueva gestión gerencial profesional por competencias, comprometida, actualizada en información, dinámica y flexible frente a los violentos cambios que ocurrirán (sociales, políticas y una nueva era económica) podría llamárseles organización con poder, es por ello, la importancia de las “disciplinas inteligentes”2 •
Prácticas de la Organización Inteligente que Aprende
Se dice, que una idea, es un experimento mientras no se pueda poner o reproducir en la práctica sin problema alguno, a gran escala y a costos debidamente razonables; por lo tanto, las ideas que tienen su importancia en el mercado, ejemplo: teléfono celular, Internet, computadora, código de barras, educación virtual, etc., se le tipifica como una innovación elemental o básica y como resultado se crean o se transforman una serie de empresas y/o industrias, por lo tanto, la “organización inteligente se ha creado pero no se ha innovado”1 La innovación es la herramienta que permite a la organización colocarse y mantenerse delante de la competencia, creando necesidades en el consumidor y satisfaciéndolas con rapidez y eficiencia, dándole a nuestra organización la iniciativa y las ventajas competitivas.
Para permitir la innovación de las organizaciones inteligentes existe cinco conceptos y/o componentes desarrollados independientemente pero concatenados entre ellos para el éxito de los demás, proporcionando los elementos necesarios para la transformación de las
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organizaciones y la de su capacidad de aprender e innovar continuamente frente a los cambios. Estos componentes tecnológicos son: •
Dominio Personal
Esta disciplina tiene la cualidad de clarificar constantemente y profundizar nuestra visión personal y la habilidad de lograr algo, pero con un alto nivel de inspiración, motivación y reto, pero a la vez realista y objetiva. Es la columna vertebral de las organizaciones que aprenden (inteligentes) por que, los niveles de capacidad de aprendizaje de sus integrantes es la frontera que tienen estas organizaciones. En su mayoría, las organizaciones no aprovechan el compromiso, la motivación y el entusiasmo con que inician sus carreras su recurso humano. En otras palabras, su energía e espiritualidad es casi nada aprovechada. Pocos son los que desarrollan esta capacidad de “dominio personal”, por que en muchos prima el de liberase de aquello que les “molesta o temen” por ejemplo “Ojalá se vaya mi compañero de trabajo o se mude mi vecino”, “Que no me vallan a pedir los resultados del estudio de mercado”, etc. El dominio personal es el inicio al proceso de despejar que cosas son realmente importantes y que realmente nos interesan, para dedicar nuestra vida a lograrlas. Es aquí, la importancia de converger entre el aprendizaje personal y el aprendizaje organizacional, tengan los niveles de compromiso, metas y valores entre el personal y la organización, y como logro el espíritu de una empresa integrada por personas capaces de aprender, constituyendo un solo conjunto. •
Modelos Mentales
El esquema mental de los individuos esta compuesto por una serie de supuestos arraigados en su subconsciente, por personajes, situaciones, generalizaciones o imágenes que afectan la forma y/o manera de cómo entendemos la sociedad y como actuaremos. Pero hay cierta reticencia a abandonar este modelo mental con el que estamos familiarizados. A este esquema mental lo llamare “Casco Mental - Paradigmático” 3 que interfiere con el cambio de mentalidad hacia el enfoque de la visión futuro frente a los cambios; esta actitud afecta directamente a la organización que la convierte en dinosaurio. Cuantas veces hemos escuchado, “no tiene sentido ponerse en marche si el capitán no esta a bordo”, “nada pasara, por que siempre se han hecho las cosas así”, “los jóvenes no tienen poder de compra”; sin embargo hemos aceptado estos axiomas por que así son las cosas, así como los comentarios de los gerentes y demás ejecutivos senior hablar de las necesidades de “transformar” sus organizaciones, de derribar las pesadas estructuras burocráticas, de “convertirse en organizaciones orientadas al aprendizaje”. Pero los resultados de una exitosa transformación empresarial no abundan, y se perciben como la iniciativa en tantas empresas recibidas de sus gerencias como la “idea del mes” o como otro buen programa, que no tiene el compromiso real. La capacidad de adaptación de la organización en un mundo global y de cambios continuos depende del “aprendizaje organizacional” y exige equipos gerenciales multidisciplinarios con modelos mentales que conjuguen estos con los de sus mercados, clientes, socios estratégicos y de sus competidores. Entonces podríamos decir que la planificación es el proceso de “aprendizaje” y la planificación empresarial es el “aprendizaje organizacional”. El desarrollar o trabajar con modelos mentales, se inicia con el eliminar nuestras percepciones intrínsecas que tenemos del ambiente, a las que hay que someterlas a una exigente verificación. Así como, el mantener una aptitud de comunicación que busque el balance entre la actitud de análisis y la argumentación, donde se pueda demostrar las ideas sea valorado por otros.
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Crear una Visión Compartida
Desde que existe el concepto de empresa, las organizaciones han compartido que el éxito de una organización depende del establecimiento de una Visión y Misión, claras, creativas e innovadoras de lo que pretendemos lograr, y a estar en la mente de todos sus integrantes, socios estratégicos, clientes, proveedores para recibir el in – put (recursos, proyectos, ideas, etc.) de ellos para fortalecer y actualizar constantemente la Visión y Misión. No existe una sola forma de definir la Visión y Misión de una organización, cada una tiene diferentes formas de declararlas, pero podríamos decir que el siguiente enfoque es el que más se adapta a las necesidades de nuestros empresarios. La Visión de la Organización, es considerada como la imagen (foto) acerca de del futuro de la organización, y es generada por el análisis mental de sus componentes mediante el proceso de trabajo en equipo, utilizando las distintas herramientas gerenciales y compartida en los diferentes escenarios internos y externos. El declarar y compartir la Visión es importante, pero más es el reto gerencial para desarrollar las condiciones para que toda la organización en pleno tenga el compromiso dentro del espíritu de la Visión; de otra manera, es como si la organización no tuviera Visión. De igual manera que la Visión, la Misión puede ser generada por el mismo proceso de análisis y compartida con los mismos componentes de la Visión, en otras palabras la organización global con visión de futuro2. •
El Aprendizaje en Equipo
Esta disciplina se inicia con el estimulo “diálogo” a un grupo de personas para que ordenen, suspendan situaciones hipotéticas y trabajen juntos orientados hacia una meta y resultado común “pensamiento conjunto”, teniendo en cuenta identificar los patrones de comportamiento que afecten el aprendizaje del equipo. Si se detectan y se manejan de manera creativa, se intensifica el aprendizaje. Si no sé lograr el aprendizaje del equipo – sinergia, da como resultado una organización que no aprende. Este aprendizaje es un efecto continuo en cadena y que nunca termina, por que mientras más aprendemos, más entenderemos nuestra ignorancia. •
La Quinta Disciplina “El Pensamiento Sistémico”
Cada uno de los componentes de un sistema influye sobre el uno o todos, esta influencia por lo general está encubierto. Podemos dar un ejemplo sobre ese estado “oculto”, si nos ponemos a ver una pintura en un mural y la recorremos a una distancia de diez centímetros no vamos a ser capaces de describirla, por que no hemos estado a la distancia adecuada para examinarla totalmente, solo hemos observado fragmentos individuales. Las organizaciones y sus componentes que la conforman son sistemas que están unidos por conductos invisibles de situaciones interrelacionadas, que en algunas circunstancias demoran años en aflorar sus efectos respectivos. Los que integran la organización por lo general somos juez y parte del sistema, lo que es complicado y difícil observar todo el modelo de cambio. Esto nos lleva a conformarnos con tener fotografías instantáneas (imágenes cercanas) de fragmentos aislados del sistema, por ello no podemos solucionar nuestros problemas fundamentales. El pensamiento sistémico es un marco conceptual, que ha desarrollado un grupo de herramientas que nos permite ver y modificar los modelos de cambio, en diferentes circunstancias y niveles de complejidad. En tal sentido nos ayuda a ordenarlos para eliminar las causas y las formas de solución permanente.
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El comportamiento y complejidad que vive le mundo en el proceso de cambio, influye en la actitud y acción de los gerentes frente de manejo de información, no por su escasa y/o abundante, sino por su nivel de calidad. Es importante identificar dentro de la información lo insustancial a lo trascendental. Es esencial aplicar en conjunto las cinco disciplinas de manera que ayuden a los equipos de trabajo desarrollar una comprensión simultánea, en ello reside su éxito, por separado no se logran los frutos esperados. Por tal razón el Pensamiento Sistémico es la Quinta Disciplina, es la que integra a las demás, uniéndolas en un todo de la teoría y práctica, impide su uso o esfuerzos separados, al profundizar cada una de ellas, el pensamiento sistémico nos hace reflexionar que el todo puede ser mayor que la suma de sus partes. Por último el Pensamiento Sistémico nos permite comprender la configuración más sutil de la organización inteligente, la percepción que tiene de sí misma y de su entorno. •
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Las tribus del norte de Natal, Sudáfrica saludan diciendo: Sawu bona “Te veo”, a lo que contestan: Sikkhona: “Estoy aquí”. Una persona es una persona a causa de las demás, la identidad se basa en el hecho de ser visto, de que la gente me respete y reconozca como persona. La esencia de una organización depende del pensamiento e interacción de sus integrantes. La organización inteligente “entiende” y discierne lo suficiente para enfrentar confiadamente el cambio, ayudando a su gente a adaptarse, así su construcción es un anhelo de su gente. Crear una organización inteligente necesita 5 disciplinas de aprendizaje, la disciplina afina el talento, es un conocimiento para la acción: •
Dominio Personal: Expandir la capacidad de crear resultados. Crear un entorno que aliente el desarrollo con miras a las metas y propósitos que escoge el trabajador. El dominio personal y la visión compartida – cascada, permiten hallar el espíritu de la Empresa y no reaccionar pasivamente a los acontecimientos.
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Modelos Mentales: Reflexionar, aclarar y mejorar la imagen del mundo que modela nuestros actos y decisiones. Ser conscientes de como continuamente construimos nuestra visión del mundo. “La columna izquierda” evalúa lo negativo de las premisas en el diálogo, en especial si no se reconocen ni expresan. Sin ella el diálogo se polariza, la gente calla su verdadera opinión para evitar conflictos, la confianza se desgasta y la “apertura” queda como una “idea bonita”. "La escalera de inferencias" usa los “datos” de la conversación para exhumar el razonamiento que induce a adoptar actitudes defensivas o negativas, determina que actitudes defensivas surgen cuando tememos un peligro. Estas teorías se originan en propuestas de la lingüística y psicología cognoscitiva y social.
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Visión Compartida – cascada: Compromiso sobre el futuro que deseamos crear y los principios y lineamientos con los que esperamos lograrlo con el compromiso de toda la organización.
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Aprendizaje en equipo – sinergia: Transformación de las aptitudes colectivas para el pensamiento y comunicación, para desarrollar una inteligencia y una capacidad mayor que la equivalente a la suma del talento individual. El uso del diálogo permite “escucharlo todo” y prestar atención a sentidos más profundos, creándose el PENSAMIENTO COLECTIVO.
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Pensamiento Sistémico - holístico: La Quinta Disciplina. Es un modo de analizar y un lenguaje para describir y comprender las fuerzas e interrelaciones que modelan el comportamiento de un Sistema. Permite ver las estructuras que impulsan la conducta. Los
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Arquetipos Sistémicos de la Dinámica de Sistemas buscan entender como la estructura de realimentación de refuerzo y equilibrio de los sistemas complejos genera pautas de conducta. Podemos hallar e inculcar nuevas ideas rectoras, introducir cambios en la infraestructura y crear una organización que sepa aprender y que entiende, pero como no es posible arreglar las cosas para siempre, es necesario un aprendizaje continuo, que la organización exista como una visión en nuestras experiencias y nuestra imaginación colectiva.
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Magíster en Dirección y Gestión de la Calidad de la Educación Superior. Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset - adscrito a la Universidad Complutense de Madrid – España. Maestro en Educación – Mención en Gestión de la Calidad, Autoevaluación y Acreditación. Instituto para la Educación – Universidad de San Martín de Porres – Perú. Consultor empresarial internacional en la especialidad de Excelencia Gerencial, Profesor en la cátedra de Organización Empresarial y Planeamiento Estratégico en la Facultad de Ciencias Administrativas y Recursos Humanos de la Universidad de San Martín de Porres, Universidad Ricardo Palma, Universidad Científica del Sur y Vicepresidente Grupo Andino para el Desarrollo Empresarial del Perú. 2
Peter M. Senge, La Quinta Disciplina, 1996
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Cita propia del autor del artículo.
® Perú – Lima 2009