CONCEPTO En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para: •Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. •Probar un hecho desde el punto de vista legal.
" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" • • • • •
Con documentos públicos. Con documentos privados. Con facturas aceptadas. Con telegramas. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS • Comprobantes de compras • Comprobantes de ventas • Comprobantes de operaciones bancarias • Solicitud de compra • Orden de compra • La factura • Las notas de debito
Un archivo es un conjunto independiente de datos, como una foto o un texto en hoja. Hay diferentes tipos de archivos. Toda la información que hay en una oficina o espacio de trabajo está asignada a un archivador o una computadora en forma de archivos independientes o grupales. FASE DE CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS FASE
FUNCION
DURACION
LOCALIZACION
1.- ACTIVA
Documentación en trámite. Vigencia administrativa y consulta frecuente.
3-5 años
Archivos de oficina o de gestión
2.- SEMIACTIVA
Consulta esporádica. Evaluación para su selección y expurgo.
De 3/6 a 25 años
Archivo intermedio (integrado en el archivo general)
3.- INACTIVA
Valor histórico y conservación permanente
A partir de 25 años (valor permanente)
Archivo General
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS: •Permanentes: En este tipo de archivos donde se guardan las informaciones tienden a variar poco y a veces podemos actualizarlos, se pueden rechazar posterior a 10 años. •Movimiento: Estos tipos de archivos son aquellos que se actualizan constantemente. •De Maniobra o de Trabajo: Estos archivos tienen la capacidad de poder ser utilizados en la empresa de forma estable o inestable, tienen una vida más larga. LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA: FORMALES:
NO FORMALES:
Solicitud
Festivales
Oficios
Actuaciones
Las tramitaciones
Aniversarios
Memorándum
Tarjetas (Pollada
Cartas
Lunch, Cuyadas,
Certificado
Invitaciones de diferentes índoles
Constancias
Parrilladas, etc.)
Informes Capacitaciones Declaración Jurada ,
CUADRO DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
Por Nombres con sus 11 Reglas
1 ALFABÉTICO
De personas De Razón social De Actividades o Proyectos Geográficos Direcciones
b) Por Asunto o Sistemático
Clases de cosas Esferas de Conocimiento Materias
) Numérico Correlativo ) Dígito Terminal ) Decimal ) Cronológico o por
2. NUMÉRICO
fechas
3. MIXTO O POR COMBINACIÓN DE SISTEMAS BÁSICOS
a. b.
Alfanumérico Numérico – Asunto
c.
Alfabético - Geográfico
Días Meses Años Fechas de vencimiento
ARCHIVOS FITS = foreign individual travelers (PASAJEROS LIBRES)
HOJA DE RESERVA DEL PASAJERO Y SU ITINERARIO
ARCHIVOS PARA GRUPOS
HOJA DE RESERVA DEL PASAJERO Y SU ITINERARIO