Autorizaciones Municipales El expositor que utilice el servicio de un camión o flete para trasladar su mercadería deberá solicitar la autorización para ingresarlo a La Antigua Guatemala en la oficina de la Policía Municipal de Tránsito ubicada en 2do. Nivel de la Municipalidad. Este trámite deberá realizarse con antelación para evitar atrasos en su montaje.
Regulaciones de Montaje
La empresa expositora deberá utilizar la estructura del stand proporcionada por Grepalma en la cual puede colocar mobiliario y equipo que se ajuste al área designada para promover su marca. No se permite quitar la estructura, ni sustituirla por otra. El expositor deberá llevar el equipo (carretilla) y personal necesario para el traslado de mercadería del parqueo al centro de convenciones. (el Hotel no cuenta con carretillas). Todos los expositores deberán realizar su montaje única y exclusivamente dentro del espacio autorizado, no se podrá agregar ninguna pared el día del montaje ni salirse del perímetro del mismo. el Hotel no proporciona extensiones ni regletas, por lo que su empresa deberá proveerse de todos los equipos de acuerdo a sus necesidades. El Comité Organizador proporciona para el stand, únicamente, lo detallado en “Especificaciones de stand”. No se permitirá ninguna actividad que dañe la estructura e imagen del piso de exhibición, ya sea en las áreas comunes, alfombra, techo, muebles u otra propiedad del Hotel, el costo de reparación del daño ocasionado por el expositor correrá por cuenta de este. No se permite colocar tachuelas, clavos, grapas, tornillos, adhesivos permanentes y aerosoles en las paredes y pisos de los salones en lo que se va a montar la exposición. No se permitirá la instalación de equipos de sonido o altoparlantes que interfieran con el desarrollo del evento. La empresa expositora podrá colocar pantallas para proyección de videos en su stand utilizando volumen moderado para que no interfiera con el desarrollo del evento. Cada empresa expositora deberá organizar que su personal designado esté presente en su stand durante el horario de exhibición. El Comité Organizador y Hotel NO se hacen responsables de objetos perdidos en caso su stand no tenga una persona responsable dentro del mismo. Los materiales a utilizarse deberán ser de fácil montaje y desmontaje. No se permite el uso de materiales inflamables. En caso que requiera llevar un equipo o herramienta especial para realizar el montaje eso correrá por cuenta del expositor.
Se Prohibe Mover los stands o quitar piezas, esto deberá hacerlo el personal de Taller del Stand. Cambio o modificación a la estructura del stand que no fueron informados previo al montaje del evento. Montar un Stand Custom sobre la perfilería del stand. Pintar o Perforar los paneles de ninguna manera así como el piso, las paredes, o cualquier elemento propiedad del hotel.(tachuelas, clavos, barreno, etc.). Utilizar pegamentos permanentes (silicón, cemento de contacto, papel tapiz, goma de spray, etc.). Pegar, clavar o atornillar a la perfilaría cualquier tipo de decoración así como el piso, las paredes, o cualquier elemento propiedad del hotel. Hacer instalaciones eléctricas ó alteraciones a las mismas, por personas inexpertas. Usar sobre los paneles, elementos decorativos altamente inflamables o herramientas tales como compresores, barrenos, sierras eléctricas, etc. El Stand se proporciona en renta cualquier daño a la estructura del Stand deberá ser cancelado en su totalidad a el Taller del Stand. Sobre los paneles (queda terminantemente prohibido hacerlo sobre la perfilaría así como el uso de goma de spray).
Recomendaciones para decoración del stand Todo stand se monta en calidad de renta, por lo que deberá ser devuelto en buenas condiciones, para ello, hacemos las siguientes observaciones: (ver Se Prohibe). Si desea colgar cosas poco pesadas puede hacerlo con hilo de pescar por la parte de atrás de los paneles. Para la colocación de Imágenes o decoración sobre los paneles, puede emplear mounting tape (tape de doble cara 3M), tape, masking tape,cinta de empaque, ganchos de metal, hilo de pescar, velcro adhesivo. etc. Si desea cubrir la panelería con Imagen se recomienda hacerlo en vinil adhesivo (Medidas sugeridas por panel 1.06mt de ancho y 2.40mt de alto, se ha considerado un exceso por lo que se recomienda dejar un margen en textos e imágenes).
Parqueo El Hotel cuenta con un área de descarga, la cual será utilizada en el orden que ingresen los expositores a partir del horario de inicio de montaje establecido. El parqueo para montaje y desmontaje no tiene costo. Los días del evento se cobrará parqueo a toda persona que ingrese su vehículo a Santo Domingo del Cerro. El costo de parqueo por día para el evento (9 y 10 de septiembre) será de Q40.00 por vehículo estacionado.
Ingreso Día Del Evento Identificación para ingreso de personal El personal de la empresa expositora que atenderá el stand durante los días del evento deberá estar debidamente identificado con el gafete para poder ingresar al Hotel. El ingreso para personal que atenderá el stand será media hora antes de apertura al público. Para la asignación de gafetes, la empresa expositora deberá enviar el nombre completo de las personas que asignará. A cada stand se le proporcionará dos gafetes. Si la empresa quisiera incluir a otra (s) personas (s) adicional (es) a las permitidas en el stand, este tiene un costo de US$125.00 por persona adicional quien tendrá acceso a alimentación (coffee break a.m. y almuerzo). Máximo se puede adicionar dos personas. Es obligatorio que el personal de stands porte el gafete durante los dos días del evento para ingresar al área de exposición. Estos gafetes no deberán ser utilizados para ingresar a personas que no sean personal del stand. Se ruega a los señores encargados de sus stands, velar porque su personal cumplan estos requisitos para que el personal de seguridad pueda cumplir bien con su labor. Sin excepción alguna no se permitirá el ingreso a sus stands al personal que no porte a la vista su gafete. De violarse esta norma se dará instrucciones al personal de seguridad para impedir el ingreso definitivo de los expositores que no acaten este requisito. Únicamente el número de personal permitido por stand tendrá derecho a alimentación durante los dos días del evento, a excepción del expositor que confirme y haga efectivo el pago para incluir a una persona (s) adicional (es) a las permitidas en el stand a más tardar el 1 de septiembre de 2013.
Pago El expositor con residencia en Guatemala deberá realizar el pago en la oficina de Grepalma (Diagonal 6, 13-08 zona 10. Edificio Rodríguez, nivel 3, oficina 301), en horario de 8:00 a 13:00 y de 14:00 a 17:00 horas. El expositor con residencia fuera de Guatemala deberá realizar el pago a través de transferencia bancaria a cuenta en dólares del BANCO AGROMERCANTIL No. 31-2001410-7, a nombre de Gremial de Palmicultores de Guatemala –GREPALMA-. Los gafetes se entregarán directamente a las personas que atenderán el stand el lunes 8 de septiembre de 02:30 a 05:30 p.m. en Santo Domingo del Cerro y el martes 9 de septiembre de 06:30 a 07:00 a.m., en Santo Domingo del Cerro.
Regulaciones de desmontaje
No mover con precisión la estructura del stand para prevenir que la estructura del mismo pueda caer encima al personal de la empresa expositora. El expositor deberá entregar su espacio vacío y en las mismas condiciones que lo recibió en el horario establecido de desmontaje para que la empresa encargada de la las estructuras de los stands puedan realizar el desarme de las mismas y de esta manera evitar dificultades en los horarios estipulados por el Hotel. El expositor debe entregar el espacio en las mismas condiciones que lo recibió en caso contrario el expositor pagará los gastos que se ocasionen por daños y perjuicios a Taller del Stand y/o Hotel o por el manejo y almacenaje que fije el Hotel. El traslado, manejo y recolección de los materiales y equipo del expositor será realizado por su propia cuenta y riesgo. El Comité Organizador y Hotel no se harán responsables de objetos que permanezcan en el recinto después del egreso del expositor.