ÇALIŞAN EL KİTABI by Pinar Gundal

POP MUSIC BOUTIQUE ÇALIŞAN EL KİTABI

İÇİNDEKİLER

GİRİŞ

ORGANİZASYON ŞEMASI

İŞE GİRİŞ ÇIKIŞ PROSEDÜRLERİ

PERFORMANS DEĞERLENDİRMELERİ

MÜŞTERİ SERVİSİ

MAAŞ VE AVANS ÖDEMELERİ

ÇALIŞMA DÜZENİ

ORYANTASYON VE EĞİTİMLER

İZİN PROSEDÜRLERİ

ÜNİFORMA PROSEDÜRÜ

DİSİPLİN UYGULAMALARI

BİLİNMEYEN KONULAR

ARAMIZA HOŞ GELDİNİZ Değerli Pop Music Çalışanı; Seni aramızda görmekten mutluluk duyuyoruz. Birlikte aynı hedeflere ulaşma konusunda kararlı olduğunuza; çalışmalarınızla, deneyiminiz ve iş ahlakınızla Pop Music Boutique'e değer katacağınıza inanıyoruz. Elinizde tuttuğunuz “Çalışan El Kitabı” birlikte çalışacağımız süre boyunca ihtiyaç duyacağınız tüm yanıtları içinde barındırarak; Şirketimizin temel politikaları ve çalışandan beklentileri ile çalışana sunulan olanak ve hakları içermektedir. Bu sebeple, kitabı göreve ilk başladığınızda dikkatlice okumanızı, ve göreviniz süresince bir referans kaynağı olarak kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Çalışan El Kitabı’nın sizler için faydalı olması dileği ile sağlıklı, mutlu ve başarılı bir çalışma hayatı diler, Şirket’imize katkılarınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz.

Cem İleri Direktör

ISAMEŞ NOYSAZİNAGRO-2

3- İŞE GİRİŞ ÇIKIŞ PROSEDÜRÜ

İşe giriş çıkış prosedürü, KKTC 22/1992 sayılı İş Yasası Kapsamında uygulanmakta olup, uygulamalar ilgili yasa çerçevesinde revize edilebilecektir. İşe Başlamadan İstenilen Evraklar Her personel işe başlamadan önce talep edilen işe giriş evraklarını Şirket’e teslim etmelidir. İş Tanımı: Görevli olduğunuz pozisyonla ilgili iş tanımı, bu kitapçıkla birlikte veya öncesinde size verilmiştir. İş tanımında belirtilen genel/spesifik görev ve sorumluluklar ile yapacağınız işle ilgili nitelik, deneyim, yetenek, beceri ve beklentiler ve/veya kriterler de bu iş tanımında yer almaktadır. İşe alınan her personel, bu iş tanımında bulunan görev ve sorumlulukları yerine getirmekle yükümlü olup, gerek 3 aylık gerekse yıllık performans değerlendirmeleri bu iş tanımı kriterler üzerinden yapılacaktır. Deneme Süresi: İşe her alınan personel yasal olarak 3 aylık deneme süresine tabidir. Bu sürenin bitimine 2 hafta kala ilgili personel için ilk ve ikinci yöneticisi 3 Aylık Deneme Süresi Performans Değerlendirme Formunu doldurarak daimi kadro için performans değerlendirmesi görüşmesini gerçekleştirir. 3 aylık deneme süresi sonucunda devam etmesine karar verilen personelin maaşının ileriye dönük değişip değişmeyeceği performansına göre belirlenmekte olup, maaş değişimi kesin değildir. Eğer 3 aylık değerlendirme sonucunda maaş düzenlemesi gerekiyorsa, personel için belirlenen yeni maaş ilk üç aylık deneme süresinin bitimini takip eden ilk tam çalışma ayının sonunda uygulanmaya başlar. (Ör. 25 Mart tarihinde işe alınan bir personelin 3 aylık deneme süresi 25 Haziran tarihinde dolar. Değerlendirme neticesinde maaş düzenlemesi uygun görülmüşse, yeni maaş düzenlemesi Temmuz ayı sonunda ödenecek maaşına yansıtılır). Performansı yetersiz olarak değerlendirilen personelin 3 aylık sürenin bitiminden önce veya son gününde, çıkış işlemleri gerçekleştirilir. Deneme Süresi Sonunda Yapılacak Performans Değerlendirmesi: İşe her yeni başlayan personelin performansı, ilk üç ayının sonunda, bağlı olduğu ilk ve/veya ikinci yöneticisi tarafından değerlendirilir. Üç aylık Performans Değerlendirmesi Kişisel Davranış ve Mesleki Davranış kriterleri dikkate alınarak yapılır. İşe başlayan personele Performans değerlendirme formu, iş tanımı ile birlikte işe başladığı ilk hafta içinde teslim edilir. İşten çıkış: İşten kendi isteğiyle ayrılmak isteyen personel, çıkış nedenini belirterek hazırladığı istifa mektubunu imzalayarak İdari İşler Sorumlusu'na iletir. İşten çıkarılacak personel, İş Yasası'nda belirtilen yüz kızartıcı suçlar sebebiyle işten çıkarılmayakca, 3 yazılı uyarısı olmalıdır. Yazılı uyarısı olmayan, işten çıkarılacak personele işten çıkış tazminatı ödenir. Herhangi bir sebeple işten ayrılacak olan personel zimmetinde bulunan tüm malzemeyi (yaka kartı, üniforma vb.) Şirket’e teslim etmelidir. Şirket’e ait olan malzemenin teslim edilmemesi halinde bu malzemeye ait tutarlar personelin hak edişinden kesilmektedir.

4- PERFORMANS DEĞERLENDİRME Tüm Pop Music çalışanlarının performansı ilk 3 aylık deneme süresi bitiminde ve sonrasında her yıl düzenli olarak değerlendirilir. Performans değerlendirmelerinde her pozisyon için hazırlanan performans değerlendirme formları kullanılır. Değerlendirmelerde kullanılan formlar çalışanan işe başladığında iş tanımı ile teslim edilir, böylece personel değerlendirme kriterlerini işe başlar başlamaz öğrenir. Deneme Süresi Sonunda Yapılacak Performans Değerlendirmesi: İşe her yeni başlayan personelin performansı, ilk üç ayının sonunda, bağlı olduğu ilk ve/veya ikinci yöneticisi tarafından değerlendirilir. Üç aylık Performans Değerlendirmesi Kişisel Davranış ve Mesleki Davranış kriterleri dikkate alınarak yapılır. İşe başlayan personele Performans değerlendirme formu, iş tanımı ile birlikte işe başladığı ilk hafta içinde teslim edilir. Yıllık Performans Değerlendirmeleri Daimi kadroda çalışan her personelin yılda bir kez performansı değerlendirilir. Performans değerlendirmesinde aldığı puan maaş artışlarının hangi kademeden yapılacağını belirler.

5- MÜŞTERİ SERVİSİ

Müşteri ile iletişim kuran Pop Music çalışanları (satış danışmanı / kasiyer) belirlenen müşteri servisi ilkeleri doğrultusunda standart bir müşteri servisi vermekle yükümlüdürler. Müşteri servisi ilkeleri müşteri servisinin en basit bileşenleri olup, tüm müşteriler için kullanılmalıdır. Müşteri Servisi İlkeleri Güler yüz Göz Teması Hoş geldiniz Teşekkürler Satış danışmanı ve kasiyer pozisyonunda çalışan personellerimmüşteri servisi kalitelerini geliştirmek amacıyla 'Müşteri Servisi Gözlem Raporu' kullanılmaktadır. Mağaza Müdürü her ay ilgili pozisyonlarda çalışan personellerin verdikleri bir müşteri servisini gözlemleyip, gözlem formunu doldurmakta personel ile doldurulan form üzerinden, gözlemlenen müşteri servisi ile ilgili 20 dk'lık görüşmeler gerçekleştirmektedir. Müşteri servisi gözlem raporları çalışanların daha iyi servis vermesi için gelişim aracı olarak kullanılmakta ve her ay düzenli olarak gerçekleştirilmesi Mağaza Müdürünün sorumluluğundadır.Performans değerlendirme formlarındaki müşteri servisi kriteri puanı , gözlem raporu değerlendirmelerine bakılarak belirlenir.

6- MAAŞ VE AVANS ÖDEMELERİ

Maaş Ödemeleri Tüm Pop Music çalışanlarının maaş ödemeleri her ayın son gününde yapılır. Avans Ödemeleri Çalışanlar her Pazartesi avans almak için başvurabilirler. Avanslar çalışanların net maaşlarını geçmeyecek şekilde talep edilebilir. Avans ödemeler Pazartesi günleri yapılır.

7-ÇALIŞMA DÜZENİ

Pop Music Boutique mağazası sabah saat 9:15' te açılıp, akşam saat 20:00'de kapanmaktadır. Mağaza çalışanlarının çalışma saatleri Mağaza Müdürü tarafından belirlenmektedir. Mağaza Müdürü'nün hazırladığı haftalık shift Pazar günleri duyuru panosuna asılmakta ve whatsapp grubundan çalışanlarla paylaşılmaktadır. Mağaza: Mağaza Müdürü, Satış Temsilcisi, Kasiyer, Görsel Personel pozisyonlarında çalışanlar aşağıdaki şekilde çalışmaktadırlar: -2 Gün: 11:00-20:00 -2 GÜN: 9:15-20:00 -2 GÜN: 9:15-18:00 -1 GÜN: OFF Depo: Depoda çalışan tüm personel haftanın 5 günü 9:15-20:00 saatleri arasında çalışıp, Pazar ve Pazartesi olmak üzere 2 gün OFF kullanmaktadır. Depo çalışanları ürünün yoğun olduğu dönemlerde İdari İşler Sorumlusu'nun belirlediği zamanlarda mesaiye kalabilirler. Yaz sezonu başladığı zaman mağaza kapanış saatlerinde değişiklik yapılabilmektedir. Mola Süreleri: Mağazada çalışan tüm personel, yemek ve mola sürelerini dönüşümlü olarak, çalışma düzenini ve müşteri hizmetini aksatmayacak şekilde, Mağaza Müdürü'nün bilgisi dâhilinde planlanmaktadır.

8- ORYANTASYON / EĞİTİMLER

Oryantasyon ve İşbaşı Eğitimi: Her personel işe başlar başlamaz, on-boarding programı kapsamında eğitime alınır. Çalışanın deneme süresi boyunca süren on-boarding programı Mağaza Müdürü, İdari İşler Sorumlusu, Mağaza müdürü tarafından belirlenecek bir 'buddy' ve işe yeni başlayan çalışan ile ilerler. On-boarding programı 3 aylık zaman dilimi boyunca çelışanın eğitim ve gelişimi için takip edilecek tüm adımları kapsar ve personelin çalışacağı birim ile ilgili teknik bilgiler yöneticileri ve çalışma arkadaşları tarafından sistemli ve programlı bir şekilde aktarılır. Her yeni başlayan çalışanın on-boarding programının verilmesi ve takibi Mağaza Müdürünün sorumluluğundadır. Diğer Eğitimler: Şirket tarafından veya Tedarikçi firmalar tarafından organize edilen eğitimlere katılması planlanan personellerin, bu eğitimlere katılması zorunludur.

ON-BOARDING PROGRAMI

9- İZİN PROSEDÜRÜ

Yıllık İzinler Şirket izin kullanımları, 22/1992 sayılı İş Yasası çerçevesinde uygulanmakta olup, uygulamalar ilgili yasa çerçevesinde revize edilebilecektir. Şirkette 6 (altı) ayını dolduran her personel 6 (altı) aya denk gelen 7 (yedi) iş günü ve 1 (bir) yılı doldurması halinde ise kalan 7 (yedi) iş günü, yıllık ücretli izin kullanmaya hak kazanmaktadır. Hizmet sürelerine göre yasal izin süreleri:

Yıllık izin tarihleri belirlenirken, diğer ekip üyeleri veya çalışma arkadaşları ile koordineli bir şekilde planlama yapılarak tarihler belirlenir. Personel izne ayrılmadan önce, izin talebinin yöneticisi tarafından onaylanmış olması gerekmektedir, Aynı veya farklı ekip veya birimlerde birbirini yedekleyen kişilerin aynı dönemde izinli olmamaları ilgili yönetici sorumluluğundadır. Bir ekipte/birimde, önceden onaylanmış olmasına rağmen izinde olan birisi, diğer bir çalışanın acil bir sağlık sorunundan dolayı işine gelememesi durumunda, gerekli görülürse izinden çağrılabilir. Her çalışan hak kazandığı izin günlerini ilgili yıl içerisinde kullanmak zorundadır. Bir yıl içerisinde hak kazanılan yıllık izin sürelerinin bir kısmının geçerli bir nedenle kullanılamaması durumunda, bu süreler için çalışanlara herhangi bir ödeme yapılmaz. Geçerli bir nedenle kullanılamayan izin günlerini personel isterse her yılın Aralık ayında, yazılı talepte bulunarak bir sonraki yıla devredebilir, ancak devredilen izin günlerinin toplamı 7 (yedi) işgününü geçemez. Yıllık İzne çıkan personelin, herhangi bir nedenden dolayı işe başlama gününde işe başlayamaması durumunda, en geç işe başlama günü mesai saati başlangıcında haklı ve geçerli sebebini ilgili yöneticisine bildirmekle yükümlüdür. Diğer izinler: (mazeret / hastalık / doğum /seferberlik / ödeneksiz izin)

9- İZİN PROSEDÜRÜ

Yıllık izin haricindeki izinler de Çalışma Yasası (22/1992 İş Yasası) çerçevesinde uygulanmaktadır. Mazeret İzinleri: İçeriğine göre mazeret izinleri ve maksimum süreleri yukarıdaki tabloda belirtilmiştir. Herhangi bir mazeret sebebiyle işe gelemeyecek olan personel mesai günü en geç saat 8:30’a kadar ilgili yöneticisine bilgi vermekle yükümlüdür. Hastalık İzinleri ve Hastalık Raporları: Hastalık izinleri ve hastalık raporları 73/2007 no’lu Sosyal Güvenlik Yasası çerçevesinde uygulanmakta olup uygulamalar, ilgili yasa çerçevesinde revize edilebilecektir. Hastalık nedeniyle personele verilecek olan resmi raporların geçerli olabilmesi için: 7 (yedi) güne kadar olanların Devlet Hastanelerine bağlı ve/veya serbest çalışan bir hekim, 7 (yedi) günden fazla olanların Devlet Hastaneleri tarafından verilmiş olması gerekmektedir. 7 (yedi) günden fazla olan raporların sigorta bildirimleri yapıldıktan sonra daire tarafından yapılan yönlendirme ile kişi gerekli hazırlıkları yaparak Devlet Hastanesi Kurul Raporu almakla yükümlüdür. 7 (yedi) günden fazla olan raporların sigortalarda işlem görebilmesi için kurul raporu şarttır). Ancak, ameliyat olma veya cerrahi müdahale durumunda, operasyonu gerçekleştiren doktor raporu 21 (yirmi bir) günü aşmayacak şekilde 3 (üç) günden fazla olabilir. 21 (yirmi bir) günü aşan ameliyat raporlarında yine kurul raporu gerekmektedir. 2 (iki) günü aşan hastalık raporlarında personelin işe gelemediği günler için ödeme yapılmaz. Personel, işe gelemediği günlere ait maaş miktarını isterse Sigortalar Dairesi’nden talep edebilir. (Dairenin verdiği maaş miktarı, aylık maaşın işe gelinmeyen günlerine tekabül eden kısmının, kişi evli ise ¾’ü, bekâr ise ½’sidir) Doğum İzinleri: Bayan personele doğumdan önce ve doğumdan sonra verilmesi gereken izinler, aynen yasada olduğu şekliyle uygulanır. Beklenen doğum tarihini bildiren doktor raporu personel tarafından gerekli bildirimlerin yapılabilmesi için İnsan Kaynakları Birimi’ne iletilir. Kişinin doğum izninde olduğu 16 (on altı) haftalık süre (8 hafta doğum öncesi-8 hafta doğum sonrası) için kendisine Şirket tarafından hiçbir ödeme yapılmaz. Doğum sonrası izni doğumun gerçekleştiği gün başlamaktadır. Doğumdan hemen sonra, kişinin şahsi başvurusu ile Sigortalar Dairesi kişiye, devlet tarafından belirlenen yasal meblağ kadar, doğum katkısı ve emzirme katkısı ödemesinde bulunur. Doğum yapan personele, doğum izni sonrasında işine dönüşü ile en fazla 9 (dokuz) aylık süre boyunca 1 saat sabah ve 1 saat öğleden sonra olmak üzere günde 2 saatlik emzirme izni verilir. Seferberlik İzni Seferberliğe çağrılan personel, seferberlik nedeni ile hangi tarihlerde işine gelemeyeceğini en az 15 (on beş) gün öncesinden müdürüne/sorumlusuna ve İK’ya hatırlatmakla ve ilgili belgeyi sunmakla yükümlüdür. Ödeneksiz İzin: Şirket'te Sorumlu Direktör tarafından uygun görülen hallerde personele ödeneksiz izin verilebilir. Bu süre boyunca kişiye hiç bir ödeme yapılmaz.

10- ÜNİFORMA PROSEDÜRÜ Tüm Pop Music çalışanlarının Şirket'in öngördüğü şekilde giyinmesi beklenmekte olup, kılık kıyafet kuralları aşağıdaki şekilde tanımlanmıştır. İsim Kartları Tüm Pop Music çalışanları mesai saatleri içinde isim kartı takacaktır. Personel isim kartını vardiya/mesai saatleri başlar başlamaz ve çalışma alanına girmeden önce takar ve vardiyası/mesai saatleri bittikten sonra çalışma alanını terk ettikten sonra çıkarır. b) Üniformalar: Pop Music personellerinin Şirket tarafından temin edilen üniformaları giymesi zorunludur. Herhangi bir sebeple işten ayrılacak olan çalışanların teslim almış oldukları üniformaları Şirkete iade etmeleri gerekmektedir. Üniformanın ayrılırken teslim edilmemesi durumunda üniforma ücretleri personelin maaşından kesilecektir. Üniforma giymesi gereken tüm personel, çalışma saatlerinin başlangıcından bitimine kadar Şirket tarafından kendilerine verilmiş üniformalarını giymekle yükümlüdürler. Üniformalar her vardiya başlangıcında temiz, lekesiz, yırtıksız ve ütülü olmalıdır. Çalışanlar, tüm çalışma günlerinde ve saatlerinde kıyafetlerine özen göstermelidirler.

11- DİSİPLİN UYGULAMALARI

Disiplin konularında ve disiplin kuruluna sevk edilmesi gerekli konularda Direktör tarafından belirlenecek “Pop Music Boutique Disiplin Uygulamaları” geçerlidir. SÖZLÜ UYARILAR: İki sözlü uyarı, bir yazılı uyarı olarak sayılmaktadır. Çalışan personele verilen sözlü uyarılar, yazılı olarak verilip, kayıt altına alınır. YAZILI UYARILAR: Yazılı uyarı cezası alan personele takip eden dönemde performans zammı uygulaması yapılmaz. En az iki “yazılı uyarı yazısı” aldığı halde performansından memnun olunmayan ve/veya disiplin kurulu tarafından en az iki kez uyarı yazısı alan personelin işine üçüncü yazılı uyarıya gerek kalmadan son verilebilir.

12-BİLİNMEYEN KONULAR

Personel bu kitapçıkta bulamadığı, bilmediği veya emin olmadığı konularda ilk önce ilk yöneticisine danışmalıdır.