Der Fehlerjäger im Pistor Warenumschlagzentrum

Wie gross und wie schwer sind unsere Waren, und bei wie viel Grad müssen sie gelagert werden? Ohne solche Informationen kann etwa ein Kessel Joghurt spurlos im Warenumschlagzentrum verschwinden. Christof Bachmann pflegt diese Daten und gibt im Interview Einblick in seinen Job.

Interview: Raphael Dorigo

• Christof, du arbeitest in erster Linie mit sogenannten Stammdaten. Kannst du kurz erklären, um was es sich dabei handelt?

Stammdaten sind wesentliche Informationen über Artikel. Sie geben Auskunft über Eigenschaften wie Liefereinheit, Packungsart, Gewicht, Länge, Breite und Höhe, Haltbarkeit, die sogenannte Global Trade Item Number, Palettenmenge und vieles mehr. Lieferanten und Hersteller liefern uns die meisten dieser Daten zu ihren Produkten. Die Daten werden vom Team Beschaffung in ein sogenanntes Artikelstammblatt aufgenommen. Manche Angaben sind Pflicht, andere sind optional. Ein paar davon müssen wir bei der Pistor selber eintragen, da sie nur für uns wichtig sind, zum Beispiel die interne Lieferanten- und Produktenummer oder den vorgesehenen Lagerort in unserem Warenumschlagzentrum (WUZ). All diese Daten übertragen die Kolleginnen und Kollegen von der Beschaffung ins System. Das macht es möglich, dass auch die Mitarbeitenden im WUZ mit den Daten arbeiten können – und für sie sind die Stammdaten unverzichtbar.

• Für die Logistik sind Stammdaten entscheidend. Warum ist das so? In der Logistik gibt es «die 6 Rs», die schon Lernende auswendig lernen müssen: Das Ziel ist, die richtigen Produkte in der richtigen Menge in der richtigen Qualität mit den richtigen Kosten sowie zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu liefern und dadurch die Kundschaft zu begeistern. Wenn man das schafft, hat man in der Logistik «gewonnen». Und für jedes dieser Rs braucht es Informationen: Durch die Stammdaten können wir die Produkte richtig identifizieren und wissen schon im Voraus, wie gross und wie schwer die einzelnen Artikel sind und wie wir mit ihnen umgehen müssen, damit ihre Qualität stets optimal bleibt und die Kosten der Logistik tief ausfallen. Darauf basierend können wir am Ende die Ladung eines Lkws sinnvoll zusammenstellen und die Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort abliefern. Korrekte Daten ermöglichen eine effiziente und schnelle Logistik in grossen Mengen, die den 6 Rs gerecht wird.

Weist ein Artikel ein anderes Gewicht oder eine andere Grösse auf, als in den Daten definiert, hat das je nachdem kleinere oder grössere Auswirkungen auf das Einlagern, Kommissionieren, Bereitstellen oder Liefern eines Artikels. Weiter ist auch das Mindesthaltbarkeitsdatum für unseren Ablauf zentral, weil es die Lagerdauer bestimmt. Oder die Chargennummer, durch die wir bei einem Qualitätsmangel den Umfang des Problems abstecken. Das Schwierige ist bei allem, dass man Fehler meist erst im Nachhinein bemerkt. Ich muss also beharrlich dranbleiben mit dem Prüfen und Korrigieren.

• Was beinhaltet deine Aufgabe bei uns?

• Welches sind die Schwierigkeiten, die beim Umgang mit Stammdaten auftreten können?

Es kommt immer wieder vor, dass Stammdaten falsch oder unvollständig sind.

Ursprünglich ging es bei meiner Rolle vor allem um Qualitätsthemen. Ich bin aber über die Jahre immer mehr in das Thema Stammdaten «hineingerutscht». So bin ich heute quasi das Bindeglied zwischen dem WUZ und der Qualitätssicherung. 70 Prozent meiner Zeit verbringe ich mit der Pflege der Stammdaten unserer rund 27 000 Artikel. Ich suche falsche Angaben und stelle sie richtig. Im Moment fokussiert das vor allem auf die Artikel im Pflegebereich. Daneben werte ich zum Beispiel die Daten zu Produktbeanstandungen von Kundenseite aus und errechne unsere Fehlerquote. Schliesslich wollen wir stets wissen, wo wir noch besser werden können.

Christof Bachmann Zur Person

Christof ist gelernter Konditor/ Confiseur und arbeitete nach seiner Ausbildung ein Jahr lang in Australien, nördlich von Brisbane. Zurück in der Schweiz war Christof zehn Jahre lang in einem Imbissstand tätig, bevor er vor bald 20 Jahren zur Pistor kam. Neben der Arbeit joggt er gerne, um den Kopf durchzulüften, und ist ab und zu als Störkoch für Risotto unterwegs.

• Wie genau gehst du bei der Pflege der Artikeldaten vor?

Zu einem Teil versuche ich, präventiv vorzugehen, und verbringe daher etwa 30 Prozent meiner Zeit damit, Rundgänge im WUZ zu machen und vor Ort Stammdaten zu überprüfen. Daneben sammle ich Meldungen von Kunden und Mitarbeitenden zu fehlerhaften Daten und setze die notwendigen Korrekturen im System um. Wir haben auch ein Stammdatenteam. Dazu gehören unter anderem Leute aus Qualitätssicherung und IT. Der Leiter ist Samuel Bühlmann, der auf den Bereich Datenanalyse spezialisiert ist. In diesem Team treffen wir uns regelmässig, sammeln Anfragen rund um Artikelinformationen und definieren und verteilen entsprechende Aufgaben, damit die Wünsche und Probleme abgearbeitet werden können.

• Wie sieht einer deiner typischen Arbeitstage aus?

Um halb sieben beginnt mein Arbeitstag in meinem Büro, indem ich zuerst nach den Logistiklernenden schaue, für die ich verantwortlich bin. Ich prüfe, ob sie am richtigen Ort mit der Arbeit beginnen. Dann arbeite ich meistens die E-Mails ab; viele davon sind Anfragen von Kolleginnen und Kollegen aus der Beschaffung. Daraus heraus beginne ich mit Korrekturen und erstelle Auswertungen. Über den Tag verteilt habe ich vier bis fünf Sitzungen mit verschiedenen Personen und Gremien und bin im WUZ unterwegs. Zudem spreche ich mich wöchentlich mit meinem Vorgesetzten ab, dem WUZ-Leiter Andreas Wigger.

Zum Schluss: Kannst du uns eine lustige Geschichte erzählen, die du schon einmal mit Stammdaten bei der Pistor erlebt hast?

Als wir 2013 das Tiefkühlcenter eröffneten, wollten wir die Geschwindigkeit der Anlage testen. Dafür schickten wir einen Kessel Joghurt los. Der ist uns dann entwischt – wir konnten ihm plötzlich nicht mehr folgen. Da der Kessel keine erfassten Stammdaten hatte, fehlte uns die Nummer, die wir zum Auslagern des Artikels brauchten. Nun befindet sich dieser Kessel wohl heute noch irgendwo in den Tiefen des WUZ. Denn erstens geht nur im Störungsfall jemand ins Tiefkühlcenter hinein und zweitens haben wir keine Ahnung, wo wir den Kessel suchen müssten. Zum Glück ist uns dies nur einmal beim Testen passiert und nur im Tiefkühlbereich, wo das gefrorene Joghurt keinen Schaden anrichtet. Im Nachhinein kann man über so etwas natürlich lachen –wenn in der Praxis Fehler passieren, ärgert uns das aber enorm. Darum sind die Stammdaten so wichtig, und darum tun wir alles, um die Fehlerquote so tief wie möglich zu halten – den Pistor Kundinnen und Kunden zuliebe. ▪