Le chasseur d'erreurs de l'entrepôt Pistor

Quels sont la taille et le poids de nos marchandises, et à quelle température doivent-elles être stockées? Sans ces informations, un pot de yogourt peut disparaître dans l'entrepôt sans laisser de trace. Christof Bachmann gère ces données et livre un aperçu de son travail dans cette interview.

Interview: Raphael Dorigo

• Christof, tu travailles avec ce que l'on appelle les données de base. Peux-tu nous expliquer de quoi il s'agit?

Les données de base sont des informations essentielles sur les articles, par exemple l'unité de livraison, le type d'emballage, le poids, la longueur, la largeur et la hauteur, la durée de conservation, le Global Trade Item Number, la quantité par palette, etc. Les fournisseurs et les fabricants nous indiquent la plupart de ces données sur leurs produits. Elles sont enregistrées par l'équipe Approvisionnement dans une fiche d'article. Certaines informations sont obligatoires, d'autres sont facultatives. Nous devons en saisir quelques­uns nous­mêmes, car elles ne sont importantes que pour nous, par exemple le numéro interne du fournisseur et du produit ou le lieu de stockage dans notre Centre de Transbordement de marchandises. Toutes ces données sont transmises au système par les collègues de l'Approvisionnement. Cela permet également aux collaborateurs du Centre de Transbordement de travailler avec les données – et pour eux, ces informations sont indispensables.

• Les données de base sont essentielles pour la logistique. Pourquoi? En logistique, il y a «les 6 B», que les apprentis doivent apprendre par cœur: l'objectif est de livrer les bons produits, dans la bonne quantité, avec la bonne qualité, au bon prix et au bon moment, au bon endroit, et ainsi d'inspirer la clientèle. Si l'on y parvient, on a «gagné» en logistique. Et pour chacun de ces B, il faut des informations: les données de base nous permettent d'identifier les produits et de connaître à l'avance la taille et le poids de chaque article, ainsi que la manière dont nous devons le manipuler pour préserver la qualité et réduire les coûts de la logistique. Sur cette base, nous pouvons composer judicieusement le chargement de chaque camion et livrer la marchandise au bon moment et au bon endroit. Des données correctes permettent une logistique efficace et rapide pour de gros volumes –dans le respect des 6 B. erronées ou incomplètes. Si un article présente une taille ou un poids différent de ce qui est défini dans les données, cela a un impact plus ou moins important sur le stockage, le commissionnement, la mise à disposition ou la livraison d'un article. La date limite de consommation est également centrale pour notre processus, car elle détermine la durée de stockage. Tout comme le numéro de lot, qui nous permet de délimiter l'étendue du problème en cas de défaut de qualité. Le plus difficile, c'est que l'on ne remarque généralement les erreurs qu'après coup. Je dois donc persévérer dans la vérification et la correction.

• En quoi consiste ton travail chez nous?

• Quelles sont les difficultés qui peuvent survenir lors de la gestion des données de base?

Il arrive que des données de base soient

Au départ, mon rôle était surtout axé sur les questions de qualité. Mais au fil des années, je suis pour ainsi dire «tombé» dans les données de base. Aujourd'hui, je suis donc le lien entre le Centre de Transbordement et l'Assurance Qualité. Je consacre 70 % de mon temps à la gestion des données de base de nos quelque 27 000 articles. Je recherche les informations erronées et les corrige. Pour le moment, cela concerne surtout les articles du domaine des soins. J'évalue aussi les données relatives aux réclamations des clients concernant les produits et je calcule notre taux d'erreur. Au bout du compte, nous voulons savoir où nous pouvons encore nous améliorer.

Portrait

Christof Bachmann

Christof est pâtissier/confiseur et, après sa formation, il a travaillé pendant un an en Australie, au nord de Brisbane. De retour en Suisse, Christof a travaillé pendant dix ans dans un snack-bar avant de rejoindre Pistor il y a bientôt 20 ans. En dehors du travail, il aime faire du jogging pour s'aérer l'esprit et, de temps en temps, il est cuisinier sur appel pour Risotto.

• Comment procèdes-tu pour la gestion des données des articles?

J'essaie de faire de la prévention et je passe donc environ 30 % de mon temps à faire des tours dans l'entrepôt et à vérifier les données de base. Je recueille également les remarques des clients et des collaborateurs sur les données erronées et je fais les corrections dans le système. Nous avons également une équipe chargée des données de base. Il s'agit de personnes de l'Assurance Qualité et de l'Informatique. Samuel Bühlmann, spécialisé dans l'analyse des données, est à la tête de cette équipe. Au sein de ce team, nous nous réunissons régulièrement, recueillons les demandes d'informations sur les articles et définissons et répartissons les tâches à accomplir afin de pouvoir traiter les souhaits et les problèmes.

• À quoi ressemble une journée de travail typique?

Je commence ma journée à 6h30 dans mon bureau, en m'occupant d'abord des apprentis en logistique dont je suis responsable. Je vérifie qu'ils commencent à travailler au bon endroit. Ensuite, je traite les e­mails; beaucoup d'entre eux sont des demandes de collègues de l'Approvision­ nement. Je fais ensuite des corrections et j'établis des évaluations. Tout au long de la journée, j'ai quatre à cinq réunions avec différentes personnes et comités et je me déplace dans l'entrepôt. Je me concerte chaque semaine avec mon supérieur, le responsable du Centre de Transbordement des marchandises, Andreas Wigger.

Pour terminer, peux-tu nous raconter une histoire amusante que tu as vécue avec des données de base chez Pistor?

Lorsque nous avons ouvert le Centre pour les surgelés en 2013, nous voulions tester la vitesse de l'installation. Nous y avons envoyé un grand pot de yogourt. Il nous a échappé, et nous ne pouvions plus le suivre. Comme le pot n'avait pas de données de base saisies, il nous manquait le numéro qu'il nous fallait pour sortir l'article du stock. Aujourd'hui encore, ce pot se trouve probablement quelque part dans les méandres de l'entrepôt. Car, premièrement, quelqu'un n'entre dans le Centre pour les surgelés qu'en cas de panne et, deuxièmement, nous n'avons aucune idée de l'endroit où nous devrions chercher le pot! Heureusement, cela ne nous est arrivé qu'une seule fois et uniquement dans la zone de surgelés, où le yogourt congelé ne fait pas de dégâts. Avec le recul, on peut bien sûr en rire, mais lorsque des erreurs se produisent dans la pratique, c'est agaçant. C'est pourquoi les données de base sont si importantes, et c'est pourquoi aussi nous faisons tout pour maintenir le taux d'erreur aussi bas que possible – pour le bien des clients de Pistor. ▪