06
12
11
I.I. CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT
22 18
13
I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT 10
27
II. TỔNG QUAN CƠ CẤU QUẢN TRỊ HÌNH THỨC THANH THỰC CHI
I.II. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
28 19
Lễ hộ
31
II.
37
TỔNG QUAN CƠ CẤU QUẢN TRỊ HÌNH THỨC TỰ THU TỰ CHI
II. TỔNG QUAN CƠ CẤU QUẢN TRỊ HÌNH THỨC HỖN HỢP
II.
ội pháoTỔNG hoaQUAN Đà Nẵng CƠ CẤU QUẢN TRỊ
39
HÌNH THỨC THU HỘ - CHI HỘ
III.
QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 04
Trang CẨM NANG TÀI CHÍNH | 05
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 06
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 07
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 08
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 09
Q ULYIVI ĐỊNNGHGUI PHÁP DE LUẬT
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 10
10
Chương I. Quy định pháp luật VỀ NHÀ CHUNG CƯ VÀ NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ VẬN HÀNH SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
A. CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT LIÊN QUAN 1. Bộ luật dân sự 2015, số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; 2. Luật xây dựng 2014 số 50/2015/QH13 ngày 18/06/2014; 3. Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015; 4. Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014 quy định về việc quản lý nhà chung cư; 5. Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ xây dựng ban hành “Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư” có hiệu lực từ ngày 02/04/2016; 6. Thông tư số 28/2016/TT-BXD sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/12/2016; 7. Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31 tháng 10 năm 2019 ban hành sửa đổi, bổ sung của các thông tư liên quan tới quản lý, sử dụng nhà chung cư, thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2020;
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 11
Q ULYIVI ĐỊNNGHGUI PHÁP DE LUẬT
B. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG 1. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ • Nhà chung cư là nhà ở được quy định tại Khoản 3 Điều 3 của Luật Nhà ở. • Tòa nhà chung cư là một khối nhà chung cư (có một hoặc một số đơn nguyên) được xây dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. • Cụm nhà chung cư là tập hợp từ hai tòa nhà chung cư trở lên được xây dựng trên một khu đất theo quy hoạch, hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và có cùng hình thức một chủ sở hữu hoặc nhiều chủ sở hữu. • Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở. • Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại. • Chủ đầu tư dự án xây dựng nhà chung cư là chủ sở hữu vốn hoặc tổ chức, cá nhân được giao quản lý, sử dụng vốn để thực hiện dự án đầu tư xây dựng nhà ở, trong đó có nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở và pháp luật có liên quan (sau đây gọi chung là chủ đầu tư). • Chủ sở hữu nhà chung cư là chủ sở hữu căn hộ và chủ sở hữu diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 12
• Người sử dụng nhà chung cư là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. • Đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ, mỗi phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư hoặc người sử dụng hợp pháp nếu chủ sở hữu không sử dụng và có ủy quyền hợp pháp (sau đây gọi chung là đại diện chủ sở hữu căn hộ). • Nhà chung cư có một chủ sở hữu là nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu đối với toàn bộ nhà chung cư và không có phân chia phần sở hữu chung, phần sở hữu riêng. • Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu là nhà chung cư có từ hai chủ sở hữu trở lên, trong đó có phần sở hữu riêng của mỗi chủ sở hữu và có phần sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 13
Q ULYIVI ĐỊNNGHGUI PHÁP DE LUẬT
• Phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư là phần diện tích, các hệ thống thiết bị, hệ thống hạ tầng kỹ thuật được quy định tại Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu tòa nhà chung cư. • Phần sở hữu chung của khu căn hộ là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng chỉ thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu khu căn hộ. • Phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở nhưng chỉ thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của chủ sở hữu khu chức năng này. • Phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư là phần diện tích, các công trình, hệ thống thiết bị, hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật thuộc sở hữu chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu cụm nhà chung cư, bao gồm bể nước, máy phát điện, bể phốt, máy bơm nước, sân vườn công cộng (nếu có) và các công trình, thiết bị khác được xây dựng, lắp đặt theo thiết kế được phê duyệt để sử dụng chung cho nhiều tòa nhà nhập vào cụm nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 14
1. 2. ĐỊNH NGHĨA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ VÀ ĐƠN VỊ QUẢN LÝ • Ban quản trị nhà chung cư Ban quản trị nhà chung cư được hội nghị nhà chung cư bầu ra có nhiệm kỳ 3 năm, thay mặt cho các chủ sở hữu, người đang sử dụng để thực hiện các quyền và trách nhiệm liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật về nhà ở và TT 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016; Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư không có tư cách pháp nhân, không có con dấu; Ban quản trị được thành lập và hoạt động theo mô hình tự quản; Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Ban quản trị nhà chung cư là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc của công ty cổ phần. Hội nghị nhà chung cư quyết định lựa chọn mô hình hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư cho phù hợp với thực tế từng tòa nhà, cụm nhà chung cư. Ban quản trị nhà chung cư có kinh phí hoạt động do chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp hàng năm trên cơ sở quyết định của hội nghị nhà chung cư; kinh phí này được ghi rõ trong quy chế hoạt động của Ban quản trị và được quản lý thông qua một tài khoản hoạt động của Ban quản trị; Ban quản trị nhà chung cư phải sử dụng kinh phí hoạt động đúng mục đích, không được dùng để kinh doanh và phải báo cáo việc thu, chi tại cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 15
QULYIVI ĐỊNNH G GUI PHÁP DE LUẬT
Sơ đồ của bộ máy Ban quản lý tòa nhà chung cư và cụm nhà chung cư
Trên thực tế, mỗi dự án nhà chung cư, cụm nhà chung cư đều có một đặc thù riêng nên sơ đồ bộ máy Ban quản lý của mỗi dự án đều có sự khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, mô hình Ban quản lý nhà chung cư, cụm nhà chung cư sẽ có cấu tạo như sau:
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 16
• Đơn vị quản lý nhà chung cư Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư là tổ chức hoặc doanh nghiệp có chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của TT 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 và phải có tên trong danh sách được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng. Đơn vị quản lý vận hành có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác theo quy định của Quy chế này.
Mỗi tòa nhà chung cư chỉ có 01 đơn vị quản lý vận hành. Đối với cụm nhà chung cư thì có thể có một đơn vị quản lý vận hành hoặc mỗi tòa nhà trong cụm có 01 đơn vị quản lý vận hành riêng theo quyết định của hội nghị cụm nhà chung cư. Trường hợp mỗi tòa nhà trong cụm có một đơn vị quản lý vận hành riêng thì Ban quản trị cụm nhà chung cư thống nhất với các đơn vị quản lý vận hành để thực hiện quản lý vận hành các công trình, hệ thống kỹ thuật dùng chung cho cụm nhà chung cư. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để thực hiện các dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư nhưng phải chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng đã ký kết với Ban quản trị nhà chung cư. CẨM NANG TÀI CHÍNH | 17
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI H Ì N H THỨ C THU H Ộ C H I H Ộ
Chương II. Tổng quan về cơ cấu quản trị ĐỐI VỚI HÌNH THỨC THU HỘ-CHI HỘ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 18
• Cơ cấu Quản trị đối với hình thức thu hộ - chi hộ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 19
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI H Ì N H THỨ C THU H Ộ C H I H Ộ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 20
• Đặc điểm hình thức thu hộ - chi hộ Đối với cấu trúc này, Công ty quản lý vận hành (PMC) cung cấp cho Ban quản trị nhân sự Ban quản lý theo sơ đồ hình 2 và chỉ được Ban quản trị thanh toán hai khoản: 1. Tiền quỹ lương nhân sự Ban quản lý và 2. Tiền phí quản lý. 3. Qũy lương nhân sự Ban quản lý và tiền phí quản lý đều là những chi phí cố định hiếm khi thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng quản lý vận hành.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 21
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI H Ì N H THỨ C THU H Ộ C H I H Ộ
• Hình thức thu hộ Ban quản trị ủy quyền cho Công ty quản lý vận hành tiến hành thu phí từ cư dân bao gồm: phí quản lý, tiền điện, tiền nước sinh hoạt, tiền gửi xe, tiền cho thuê, sử dụng các tiện ích như hồ bơi, phòng gym, trạm phát sóng viễn thông, bãi xe taxi, trạm ATM, phí phát hành thẻ giữ xe, thẻ ra vào tòa nhà, nguồn thu từ hợp đồng giá trị gia tăng. Khoản tiền thu được, thông thường sẽ được chuyển vào tài khoản quỹ quản lý vận hành của Khu căn hộ (gọi là tài khoản điều hành).
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 22
Công ty quản lý vận hành được sự ủy quyền của Ban quản trị tiến hành đôn đốc, nhắc nhở và tổ chức việc thu đúng, thu đủ các loại phí nêu trên. Tuy nhiên, Công ty quản lý vận hành sẽ không chịu trách nhiệm chi trả cho Ban quản trị những khoản phí mà người sử dụng tòa nhà không thanh toán hoặc chưa thanh toán. Ngoài ra, Ban quản trị có thể ủy quyền cho Công ty quản lý vận hành thu phí bảo trì bổ sung từ chủ sở hữu nhà chung cư trong trường hợp quỹ bảo trì không đủ để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Khoản tiền phí bảo trì bổ sung thu được, thông thường sẽ được chuyển vào tài khoản quỹ bảo trì của Ban quản trị.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 23
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI H Ì N H THỨ C THU H Ộ C H I H Ộ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 24
• Hình thức chi hộ Chi hộ là việc Công ty quản lý vận hành sử dụng ngân sách của mình để chi hộ cho Ban quản trị, bao gồm chi cho hoạt động quản lý vận hành, chi cho hoạt động bảo trì. 1. Chi cho hoạt động quản lý vận hành. Công ty quản lý sẽ sử dụng ngân sách của mình để chi hộ cho Ban quản trị các công việc kiểm soát, bảo đảm trật tự an ninh công cộng, xử lý vệ sinh môi trường, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống thang máy, thang cuốn, vận hành hệ thống thông tin liên lạc và các hoạt động quản lý vận hành khác trong nhà chung cư; 2. Chi cho hoạt động bảo trì. Công ty quản lý vận hành sẽ sử dụng ngân sách trên tài khoản Quỹ bảo trì để chi hộ cho Ban quản trị các hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, cụm nhà chung cư. Cuối kỳ thanh toán, Công ty quản lý vận hành tập hợp các chứng từ và lên danh mục các khoản chi (bao gồm khoản chi cho hoạt động quản lý vận hành và khoản chi cho hoạt động bảo trì) mà công ty quản lý đã chi hộ để Ban quản trị tiến hành thanh toán tổng chi phí mà Công ty quản lý vận hành đã chi hộ Ban quản trị. 3. Ban quản trị sẽ giao cho Công ty quản lý chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý sổ sách, hóa đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban quản trị dưới sự giám sát và chỉ đạo của thành viên Ban quản trị phụ trách lĩnh vực kế toán - tài chính (nếu có).
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 25
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌNH THỨC THỰC TH ANH TH Ự C C H I
Chương II. Tổng quan về cơ cấu quản trị
ĐỐI VỚI HÌNH THỨC THỰC THANH THỰC CHI
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 26
• Cơ cấu Quản trị đối với hình thức Thực thanh Thực chi Nhìn chung, cơ cấu quản trị đối với hình thức thực thanh thực chi có sự tương tự với cơ cấu quản trị đối với hình thức thu hộ chi hộ. Hình thức quản lý Thực thanh thực chi là hình thức dung hòa giữa hình thức Thu hộ chi hộ và Tự thu tự chi, nó giải quyết các yêu cầu đặt ra của các bên để đi đến đồng thuận một số vấn đề mà 02 hình thức kia chưa đáp ứng được.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 27
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌNH THỨC THỰC TH ANH TH Ự C C H I
• Đặc điểm hình thức Thực thanh thực chi -Các khoản thu. • Ban quản trị ủy quyền cho Công ty quản lý vận hành tiến hành thu từ cư dân bao gồm nhưng không giới hạn như: phí quản lý, tiền điện, tiền nước sinh hoạt, phí bảo trì phải thu thêm, tiền gửi xe, tiền cho thuê, sử dụng các tiện ích như hồ bơi, phòng gym, trạm phát sóng viễn thông, bãi xe taxi, trạm ATM, phí phát hành thẻ giữ xe, thẻ ra vào tòa nhà,.. Công ty quản lý sẽ phải chuyển 100% số tiền thu được vào tài khoản của Ban quản trị. -Các khoản chi. • Ban quản trị là đơn vị đứng ra ký hợp đồng với các nhà thầu phụ khác, có thể thông qua tư vấn, giới thiệu, tìm kiếm từ công ty quản lý. • Công ty quản lý hàng ngày giám sát việc thực hiện hợp đồng thầu phụ của các nhà thầu phụ như làm sạch, an ninh, diệt côn trùng, vận chuyển rác thải, cung cấp điện nước công cộng . . . • Công ty quản lý giám sát, nghiệm thu thanh quyết toán với các nhà thầu dịch vụ và có trách nhiệm chi trả các khoản chi khác trong phạm vi phê duyệt của Ban quản trị theo hợp đồng quản lý đã ký. • Cuối tháng công ty quản lý lập Bảng thanh quyết toán với Ban quản trị, theo đó Ban quản trị phải thanh toán toàn bộ chi phí công ty quản lý đã chi hộ và quỹ tiền lương Ban quản lý, phí quản lý PMC. • Căn cứ Bảng thanh quyết toán Ban quản trị sẽ chuyển tiền thanh toán cho công ty quản lý. CẨM NANG TÀI CHÍNH | 28
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 29
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌ N H THỨ C T Ự TH U TỰ C H I
Chương II. Tổng quan về cơ cấu quản trị ĐỐI VỚI HÌNH THỨC TỰ THU TỰ CHI
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 30
• Cơ cấu Quản trị Nhìn chung, cơ cấu quản trị đối với hình thức tự thu tự chi có sự tương tự với cơ cấu quản trị đối với hình thức thu hộ chi hộ và Thực thanh thực chi.
Công ty quản lý vận hành, ký kết hợp đồng với các nhà thầu này mà không phải là Ban quản trị
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 31
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌ N H THỨ C T Ự TH U TỰ C H I
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 32
• Đặc điểm hình thức tự thu tự chi Ban quản trị ký hợp đồng giao khoán toàn bộ việc quản lý vận hành nhà chung cư cho công ty quản lý vận hành theo một mức phí quản lý thỏa thuận và công ty quản lý vận hành phải đáp ứng được các tiêu chí, tiêu chuẩn vận hành nhà chung cư do Ban quản trị đưa ra. Có thể nói, mô hình này là mô hình theo đúng tinh thần của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, Ban quản trị sẽ chỉ theo dõi tiền gửi ngân hàng, và chi các hạng mục bảo trì, sửa chữa hệ thống các thiết bị thuộc sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống điện, nước, xử lý nước thải,… Để giải thích rõ hơn, hình thức tự thu – tự chi là:
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 33
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌ N H THỨ C T Ự TH U TỰ C H I
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 34
-Tự thu • Ban quản trị ủy quyền cho Ban quản lý tiến hành thu từ cư dân phí quản lý, tiền điện, tiền nước sinh hoạt, phí bảo trì phải thu thêm, tiền gửi xe, tiền cho thuê, sử dụng các tiện ích như hồ bơi, phòng gym, trạm phát sóng viễn thông, bãi xe taxi, trạm ATM, phí phát hành thẻ giữ xe, thẻ ra vào tòa nhà, nguồn thu từ hợp đồng giá trị gia tăng... và tất cả các khoản thu khác tại dự án. Tất cả các khoản tiền này đều là một phần của quỹ quản lý vận hành. Toàn bộ khoản tiền mà Công ty quản lý vận hành thu được sẽ được chuyển vào tài khoản quản lý vận hành của Công ty quản lý vận hành (điều này khác với hình thức khoán thu – khoán chi, đó là tiền thu được sẽ chuyển vào tài khoản của Ban quản trị trước rồi Ban quản trị mới chuyển khoản tiền phí dịch vụ trọn gói vào tài khoản quản lý vận hành của Công ty quản lý vận hành). -Tự chi • Công ty quản lý vận hành tự tiến hành chi trả cho hoạt động quản lý vận hành dựa trên số tiền mà mình thu được. Công ty quản lý vận hành có đầy đủ quyền duyệt chi miễn là các khoản chi phải nằm trong phạm vi ngân sách được quy định trong hợp đồng quản lý vận hành. Mặc dù giống với hình thức khoán thu – khoán chi đó là Công ty quản lý vận hành chỉ được chi trong phạm vi nằm trong ngân sách, tuy nhiên dòng tiền di chuyển có sự khác nhau. Đối với hình thức tự thu – tự chi, toàn bộ khoản tiền thu được sẽ chuyển thẳng về tài khoản của Công ty quản lý, trong khi đó đối với hình thức khoán thu – khoán chi, toàn bộ khoản tiền thu được sẽ chuyển về tài khoản của Ban quản trị trước rồi Ban quản trị mới chuyển tiền phí dịch vụ trọn gói về tài khoản của Công ty quản lý vận hành). • Trong trường hợp có quỹ kết dư (là số tiền lũy kế chênh lệch giữa các khoản thu của tòa nhà trừ đi các chi phí trong quá trình vận hành và hoạt động của tòa nhà) thì quỹ kết dư đó có thể thuộc về Công ty quản lý vận hành hoặc được phân chia theo tỷ lệ phần trăm giữa Ban quản trị và Công ty quản lý vận hành, tùy hợp đồng quy định. • Như vậy, Công ty quản lý có thể được hưởng các khoản tiền: ▶▶ (1) Quỹ lương nhân sự; (2) Tiền phí quản lý; (3) Quỹ kết dư (nếu có). CẨM NANG TÀI CHÍNH | 35
L IVICƠ N GCẤU GUI DE QUẢN TRỊ VỚI HÌ NH THỨC H ỖN H ỢP
Chương II. Tổng quan về cơ cấu quản trị ĐỐI VỚI HÌNH THỨC HỖN HỢP
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 36
Nhìn chung chúng ta có 03 hình thức hợp đồng quản lý chính: • Thu hộ chi hộ • Thực thanh thực chi • Tự thu tự chi • Tuy nhiên, một số nhà chung cư, cụm nhà chung cư có thể có những hình thức hỗn hợp như hình thức sau: • Thu hộ khoán chi • Khoán thu khoán chi • Thu hộ khoán chi một phần, chi hộ 1 số phần Ví dụ, Công ty quản lý tiến hành tự chi một số hạng mục như an ninh, làm sạch. Đối với các hạng mục còn lại, Công ty quản lý sẽ tiến hành chi hộ Ban quản trị. Trên đây là các hình thức thu chi được quy định trong hợp đồng quản lý vận hành ký giữa Ban quản trị và Công ty quản lý vận hành. Các đặc điểm trên chỉ mang tính chất tương đối bởi trên thực tế, các hình thức thu chi này rất đa dạng và có nhiều sự thay đổi nhằm đáp ứng tình hình thực tiễn tại dự án. Đối với hợp đồng ký giữa Chủ đầu tư và Công ty quản lý vận hành cũng có sự tương tự.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 37
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
Chương III. Quy chế tổ chức hoạt động và quản lý tài chính của Ban quản trị
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 38
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 39
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 40
1. QUY ĐỊNH CHUNG
• Ban quản trị (BQT) chung cư là người đại diện bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và người sử dụng trong quá trình sử dụng chung cư, kiểm tra đôn đốc người sử dụng chung cư thực hiện bản Nội quy quản lý sử dụng chung cư và các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chung cư. • Quy chế hoạt động của BQT chung cư nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của BQT. Theo quy định (Khoản 1, Điều 22, Thông tư 02/2016/TT-BXD), trong vòng 10 ngày kể từ khi Hội nghị nhà chung cư bầu BQT, BQT có trách nhiệm đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp phường - quận/huyện để được tiến hành công nhận. • Quy chế này quy định nguyên tắc hoạt động, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác giữa BQT với Ban quản lý và cư dân cũng như các đơn vị liên quan khác.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 41
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 42
QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BAN QUẢN TRỊ Theo Điều 41, Thông tư 02/2016/TT-BXD
• Quyền hạn của Ban Quản Trị Đại diện cho cư dân chung cư lựa chọn và ký kết hợp đồng với các đơn vị nhà thầu có chức năng thi công sửa chữa, bảo trì, nâng cấp, lắp đặt thêm hạng mục mới… (theo chủ trương Hội nghị nhà chung cư thông qua). Đại diện cho cư dân chung cư lựa chọn và ký kết hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành, và đại diện cho cư dân chung cư thay đổi doanh nghiệp quản lý vận hành khi doanh nghiệp không thực hiện theo cam kết giữa các bên. (theo chủ trương Hội nghị nhà chung cư thông qua). Thay mặt chủ sở hữu để thực hiện các quyền đối với phần sở hữu chung của chung cư theo quy định; không được kích động người khác gây mất trật tự, an ninh tại khu vực khu chung cư. Kiểm tra các báo cáo thu chi tài chính định kỳ về công tác quản lý vận hành và bảo trì chung cư của đơn vị quản lý trong khoảng thời gian giữa hai kỳ tổ chức Hội nghị nhà chung cư và báo cáo lại với Hội nghị nhà chung cư khi Hội nghị được triệu tập.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 43
NGTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
• Trách nhiệm của Ban Quản Trị
Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ chung cư; cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của chung cư. BQT có trách nhiệm theo dõi giám sát việc quản lý vận hành và bảo trì chung cư theo đúng nội dung hợp đồng đã ký kết, đồng thời có trách nhiệm nghiệm thu, thanh toán, thanh lý hợp đồng với đơn vị liên quan. Công tác theo dõi giám sát hợp đồng của BQT được thực hiện thông qua việc tham dự họp và xem xét các báo cáo thu chi và các nội dung khác liên quan về vận hành quản lý chung cư của đơn vị quản lý/ Ban quản lý định kỳ hàng tháng/ hàng quý/6 tháng, giám sát thông qua theo dõi thường xuyên của thành viên BQT và thông qua ghi nhận ý kiến đóng góp của cư dân chung cư. Khi có những vấn đề cho thấy doanh nghiệp quản lý vận hành chưa làm hết nhiệm vụ của mình, BQT sẽ gặp trao đổi và đề nghị doanh nghiệp quản lý có biện pháp khắc phục để làm tốt công tác quản lý. BQT có nhiệm vụ tổ chức và chủ trì Hội nghị nhà chung cư là cơ quan có quyền cao nhất trong việc quản lý sử dụng chung cư để quyết định những vấn đề và thông qua: Nội quy quản lý, bầu chọn đơn vị quản lý, báo cáo kết quả hoạt động của BQT hàng năm, các báo cáo về kế hoạch tài chính và quản lý vận hành, bảo trì chung cư hàng năm của Ban quản lý chung cư và các vấn đề khác liên quan đến quản lý sử dụng chung cư. Thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành và hợp đồng bảo trì đã ký kết tại Hội nghị nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 44
BQT có trách nhiệm kiểm tra đôn đốc người sử dụng nhà chung cư thực hiện đúng bản Nội quy chung cư và các quy định khác của pháp luật về nhà chung cư. Công tác đôn đốc nhắc nhở được thực hiện thông qua nhắc nhở trực tiếp, nhắc nhở tại các cuộc họp hoặc gửi văn bản đến cư dân về việc chấp hành nội quy chung cư, chấp hành nghĩa vụ nộp phí quản lý và các khoản phí quy định khác liên quan. Thu thập tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng liên quan tới việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết. Định kỳ 6 tháng một lần lấy ý kiến tổng hợp của cư dân làm cơ sở đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý chung cư. Việc lấy ý kiến có thể được làm bằng hình thức tổ chức cuộc họp trao đổi ghi nhận ý kiến hoặc phát phiếu thu thập ý kiến. BQT sẽ lập bảng tổng hợp ý kiến chung trong đó ghi nhận các ý kiến tập trung theo từng vấn đề và kèm theo thông tin về số hộ hoặc tỷ lệ % số hộ có cùng ý kiến như trên. Bảng tổng hợp ý kiến được chuyển đến các cơ quan đơn vị có trách nhiệm giải quyết hoặc trả lời các đề nghị và yêu cầu liên quan. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 45
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
Đại diện BQT cũng tham gia các cuộc họp định kỳ của do chính quyền địa phương tổ chức để tuyên truyền, phát động những phong trào toàn dân tham gia. BQT là nhân tố tích cực tại chung cư giúp phổ biến chính sách, chủ trương chung của chính quyền đến cư dân và vận động cư dân tích cực tham gia. Ban quản trị có trách nhiệm sử dụng quỹ bảo trì theo quy định của pháp luật hiện hành và theo quy chế quản lý và sử dụng quỹ bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua. (Theo điều 37 của Thông tư 02/2016/TTBXD). Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ đang quản lý cho Ban quản trị mới sau khi được công nhận.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 46
Thành viên Ban quản trị nếu có hành vi vi phạm quy định của pháp luật thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Thông tư 02/2016/ TT-BXD, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường cho bên bị thiệt hại. Chấp hành quyết định giải quyết, xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và thực hiện các quyền, trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua và quy định tại Thông tư 02/2016/TT-BXD.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 47
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
NGUYÊN TẮC VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA BAN QUẢN TRỊ Theo Điều 24, Thông tư 02/2016/TT-BXD
Họp BQT chung cư định kỳ mỗi tháng/quý hoặc đột xuất theo triệu tập của Trưởng BQT. BQT còn có thể họp mở rộng với các thành phần khách mời như Ban quản lý, Chủ đầu tư, các đơn vị liên quan và chính quyền địa phương. Trưởng ban sẽ gửi thư mời họp thông báo rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp đến các thành viên BQT trong thời gian 03 ngày trước cuộc họp. (Có thể kèm theo các tài liệu cho cuộc họp khi cần thiết). Cuộc họp được tiến hành khi có ¾ số thành viên Ban quản trị trở lên dự họp. Quyết định của Ban quản trị được thông qua khi có đa số thành viên tán thành. Nội dung cuộc họp phải được làm thành biên bản ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của chủ tọa cuộc họp. Biên bản họp được Trưởng ban, thư ký cùng các thành viên nhất trí ký tên.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 48
Biểu quyết thông qua các quyết định của BQT: Theo điều 25, Thông tư 02/2016/TT-BXD. zz Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên BQT dự họp. Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% số thành viên BQT thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng BQL hoặc phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng Trưởng ban). zz Các đề xuất sau chỉ được thông qua khi có tối thiểu 75% tổng số thành viên BQT tán thành: ÐÐ Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành ÐÐ Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì ÐÐ Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành chung cư ÐÐ Các đề xuất, yêu cầu của BQT đối với Chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng chung cư. ÐÐ Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định. zz Quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của chung cư thì phải được 100% thành viên BQT đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 49
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
CƠ CẤU THÀNH VIÊN CỦA BAN QUẢN TRỊ
Theo Điều 24, Thông tư 02/2016/TT-BXD Thành viên BQT sẽ do Hội nghị nhà chung cư nhất trí bầu ra, có nhiệm kỳ là 03 năm. Ban quản trị chung cư có từ 03 - 05 thành viên. Cơ cấu thành viên Ban quản trị bao gồm: 01 trưởng ban 01 hoặc 02 phó ban Và các thành viên khác (Lưu ý: Trong đó một trưởng ban/phó ban phải là đại diện của Chủ đầu tư tham gia vào Ban quản trị).
• Các thành viên ban quản trị được chia thành 03 tổ: a. Tổ kỹ thuật: phân công phụ trách mảng kỹ thuật của chung cư là … thành viên b. Tổ tài chính: phân công phụ trách mảng tài chính của chung cư là … thành viên c. Tổ pháp lý: phân công phụ trách mảng pháp lý của chung cư là … thành viên
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 50
• Quy chế phối hợp làm việc của các tổ: 1
Tổ kỹ thuật
Phụ trách quản lý giám sát công trình xây dựng - hệ thống kỹ thuật của chung cư; nếu có hư hỏng, lắp đặt mới, nâng cấp công trình xây dựng - hệ thống kỹ thuật sau khi duyệt chủ trương của BQT (biểu quyết theo đa số của BQT) thì tổ kỹ thuật tiến hành: ¾¾ Công tác mời thầu, báo giá ¾¾ Duyệt bản vẽ thiết kế thi công, đàm phán thương thảo hợp đồng nhà thầu/thanh lý hợp đồng, kế hoạch thi công, giám sát thi công và nghiệm thu công trình. ¾¾ Công tác duyệt chọn thầu ¾¾ Thông qua hồ sơ pháp lý của hợp đồng (Phối hợp với Tổ pháp lý) ¾¾ Ký hợp đồng với nhà thầu là trưởng ban quản trị.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 51
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
2
Tổ tài chính
Phụ trách quản lý tài chính của chung cư ¾¾ Thực hiện việc thanh toán của các hợp đồng (dịch vụ, sửa chữa...) của BQT đã ký theo chủ trương đã duyệt của BQT. ¾¾ Thực hiện quản lý các khoản thu chi của chung cư, đứng tên tài khoản ngân hàng, giao dịch với ngân hàng.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 52
3
Tổ pháp lý
Phụ trách quản lý và giải quyết sự vụ trong quản lý điều hành chung cư: quản lý các dịch vụ cung cấp cho chung cư (bảo vệ, vệ sinh...), đại diện BQT giải quyết khiếu nại cư dân, khách hàng, các vấn đề liên quan đến cơ quan nhà nước. ¾¾ Đóng dấu: Ủy nhiệm chi, đóng dấu hợp đồng… ¾¾ Kiểm soát Hợp đồng kinh tế, giải quyết sự vụ phát sinh trong quản lý các dịch vụ liên quan ¾¾ Ký hợp đồng kinh tế (nếu là trưởng BQT) Khi hoạt động của nhà chung cư đã đi vào nề nếp ổn định Chủ đầu tư có thể rút khỏi BQT khi được Hội nghị nhà chung cư và UBND quận/huyện chấp nhận.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 53
NGTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
TỔ CHỨC BỘ MÁY, BẦU VÀ BÃI MIỄN THÀNH VIÊN BAN TỔ CHỨC
Theo Điều 17,18,19,20,26, Thông tư 02/2016/TT-BXD
Bộ máy tổ chức của BQT bao gồm cơ cấu 01 trưởng ban, 01 phó ban hoặc 02 phó ban và các thành viên BQT. Các thành viên tùy theo năng lực được phân công đảm nhiệm các công tác như ghi chép sổ sách thu chi, giữ tiền mặt, ghi chép biên bản cho hoạt động của BQT. BQT không được tự tổ chức các bộ phận dưới quyền hoặc tự bãi nhiệm hoặc bổ sung thành viên.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 54
Hội nghị nhà chung cư bầu ra thành viên BQT. Tiêu chuẩn thành viên BQT: Người có năng lực hành vi; có sức khỏe, uy tín và phẩm chất đạo đức tốt; có hiểu biết về pháp luật; có thể sắp xếp thời gian cho các công tác của BQT. Các thành viên BQT phải tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức về quản lý, sử dụng nhà chung cư do cơ sở đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư tổ chức theo quy định của Bộ Xây Dựng. Ngoài ra, theo luật quy định BQT cần bao gồm cơ cấu đại diện của các đơn vị liên quan như Chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý.
Hội nghị cũng tiến hành bầu bổ sung, miễn nhiệm, bãi nhiệm các thành viên BQT trong trường hợp thấy cần thiết. Tiêu chuẩn bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên BQT: có năng lực hành vi bị hạn chế; có đơn xin từ chức; cá nhân không có điều kiện về thời gian để tham gia công tác BQT (vắng trên 06 tháng liên tục hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp của BQT trong 1 năm); hoặc không còn tư cách chủ sở hữu do đã cho, tặng, chuyển nhượng căn hộ chung cư. BQT sẽ đề xuất Hội nghị bầu bổ sung thành viên BQT mới sau khi có thành viên bị bãi nhiệm.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 55
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
MỐI QUAN HỆ GIỮA BAN QUẢN TRỊ, BAN QUẢN LÝ VÀ CƯ DÂN
• Vai trò của ban quản trị và công ty quản lý
a. Ban quản trị: ff Được hội nghị chung cư bầu ra. Là người đại diện và thừa ủy quyền của toàn thể các chủ sở hữu của chung cư ký kết hợp đồng quản lý vận hành với công ty quản lý cũng như các công ty dịch vụ khác. ff BQT sẽ tiếp nhận bàn giao việc quản lý chung cư từ chủ đầu tư cùng với các tài liệu liên quan cũng như các khoản ngân sách dành cho việc bảo trì sửa chữa mà các chủ căn hộ đã đóng góp trước đây.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 56
ff BQT sẽ phối hợp cùng công ty quản lý để thực hiện các công tác liên quan đến đối ngoại của chung cư, trực tiếp làm việc với các đối tác, cơ quan chức năng theo yêu cầu hoặc quy định của pháp luật. ff Trách nhiệm của BQT là phê duyệt các kế hoạch quản lý, kế hoạch ngân sách hoạt động, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, dự toán kinh phí cũng như các nội dung liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của BQT do công ty quản lý đệ trình Quyết định các khoản chi liên quan đến hoạt động vận hành của chung cư ngoài phạm vi chi trả của công ty quản lý như mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho lợi ích công cộng của chung cư; sửa chữa bảo trì và cải tạo; trang trí chung cư, mua cây cảnh… ff Triệu tập hội nghị chung cư theo đề xuất của công ty quản lý nhằm thông qua các kế hoạch quản lý, ngân sách quản lý hàng năm và các vấn đề nảy sinh cần thiết phải xin ý kiến của hội nghị chung cư. ff Phối hợp với công ty quản lý thực hiện các biện pháp chế tài theo quy định của pháp luật và nội quy chung cư các chủ căn hộ vi phạm. ff Giám sát công việc của công ty quản lý và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác liên quan đến quản lý - vận hành chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 57
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
b. Công ty quản lý ff Công ty quản lý vận hành chung cư là đơn vị có năng lực chuyên môn về quản lý vận hành nhà chung cư được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Doanh nghiệp này có thể trực tiếp thực hiện một, một số hoặc toàn bộ các phần việc quản lý vận hành nhà chung cư. ff Tổ chức điều hành mọi hoạt động thuộc phạm vi quản lý – vận hành chung cư theo hợp đồng quản lý; cung cấp nhân sự quản lý – vận hành để đảm nhiệm công tác vận hành kỹ thuật, quản lý và chăm sóc các cư dân tòa nhà, quản lý việc thu phí quản lý từ chủ căn hộ và việc khai thác tiện ích; cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ an ninh, dịch vụ trông giữ xe… ff Công ty quản lý sẽ cử một nhân sự đại diện cho công ty làm nhiệm vụ trưởng ban quản lý điều phối các hoạt động của chung cư cũng như thực hiện một số chức trách thuộc phạm vi nhiệm vụ của công ty quản lý. Thông qua sự phối hợp với BQT, trưởng ban quản lý sẽ trực tiếp điều phối, giao nhiệm vụ cho nhân viên quản lý – vận hành chung cư đồng thời quản lý công việc và chất lượng của các nhà thầu dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì…) theo quy trình quản lý đã được thiết lập.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 58
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 59
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
• Quy chế phối kết hợp giữa ban quản trị và công ty quản lý
a. Phối hợp giữa BQT và Ban quản lý
¡¡ Ban quản lý chung cư (BQL) là bộ phận thường trực của doanh nghiệp quản lý đặt tại chung cư, được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý chung cư đó. Tùy theo quy mô chung cư, Ban quản lý sẽ được tổ chức bộ máy bao gồm 01 Trưởng ban, 01 nhân viên hành chính - kế toán, nhân viên lễ tân và 01 tổ kỹ thuật (bao gồm kỹ sư và nhân viên kỹ thuật)…, được thành lập ngay tại thời điểm hoặc sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý chung cư. Doanh nghiệp quản lý thực hiện việc chỉ định, ủy quyền và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của nhân sự do mình phân công.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 60
¡¡ BQT phối hợp với BQL trong việc soạn thảo, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện Nội quy chung cư của cư dân và phối hợp hỗ trợ để công tác quản lý vận hành của BQL được tiến hành thuận lợi. ¡¡ BQT thực hiện việc thanh toán quản lý phí cho đơn vị quản lý và giám sát sổ sách thu chi của Ban quản lý.
¡¡ BQT tiến hành tổ chức và chủ trì Hội nghị nhà chung cư với sự hỗ trợ của Ban quản lý. ¡¡ BQL được ủy quyền thực hiện thu phí quản lý, BQT thực hiện việc hỗ trợ nhắc nhở đôn đốc các hộ dân nộp phí để duy trì hoạt động quản lý, vận hành và bảo trì cần thiết của chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 61
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
b. Phối hợp giữa BQT và cộng đồng dân cư
¡¡ Cung cấp cho người dân các thông tin phương án quản lý, mức phí dịch vụ về các đơn vị quản lý vận hành tiềm năng để cư dân lựa chọn và quyết định chọn đơn vị quản lý. ¡¡ Thu thập ghi nhận ý kiến, kiến nghị, phản ánh thường xuyên của cư dân về công tác quản lý vận hành chung cư và phản hồi lại với BQL để có biện pháp khắc phục. ¡¡ BQT có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động quản lý chung cư cho cư dân tại các kỳ Hội nghị nhà chung cư và ghi nhận, tiếp thu ý kiến đóng góp.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 62
c. Phối hợp giữa BQL và cộng đồng dân cư
¡¡ BQL thực hiện việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng dân cư sinh sống tại chung cư, định kỳ thông báo công khai về công tác quản lý vận hành chung cư với Hội nghị nhà chung cư hoặc thông qua BQT. ¡¡ Cư dân đóng góp ý kiến cho kế hoạch hoạt động của BQL, hỗ trợ công tác quản lý thông qua việc chấp hành nội quy chung cư, các thông báo và các hướng dẫn liên quan đến công tác quản lý chung cư. ¡¡ Sau khi lựa chọn đơn vị quản lý, cư dân cần hoàn thành nghĩa vụ nộp phí quản lý. Việc hợp tác cư dân trong vấn đề này quyết định việc duy trì tốt chất lượng dịch vụ của chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 63
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ
¡¡ Ban quản trị được hưởng phụ cấp trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của BQT (như nước uống, văn phòng phẩm…). ¡¡ Mức phụ cấp trách nhiệm của thành viên BQT được thống nhất thông qua tại Hội nghị nhà chung cư ¡¡ Kinh phí này cũng bao gồm trong kinh phí quản lý vận hành chung do cộng đồng dân cư đóng góp.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 64
BÁO CÁO CỦA BAN QUẢN TRỊ TRONG HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ Báo cáo Hội nghị nhà chung cư kết quả công tác quản lý vận hành chung cư giữa hai kỳ Hội nghị, lấy ý kiến của Hội nghị về một số vấn đề liên quan. Đánh giá về việc thực hiện hợp đồng của đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý.Nêu những công tác liên quan đến bảo trì sửa chữa lớn chung cư đã được thực hiện trong thời gian qua. Nêu những đề xuất của BQT về công tác bảo trì, sửa chữa lớn trong thời gian tới để Hội nghị cho ý kiến. Báo cáo Hội nghị về công tác thu chi tài chính của đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý. Báo cáo về việc lấy ý kiến của cộng đồng dân cư về các vấn đề liên quan (triển khai 06 tháng/lần); Trình bày thông báo và lưu ý của BQT đến hộ dân cư trong thời gian sắp tới Thông báo về một số phong trào do chính quyền địa phương phát động. Báo cáo về những thay đổi trong bộ máy của BQT cần thông qua ý kiến của Hội nghị
TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ. ¡¡ Quy chế này có hiệu lực thực hiện sau khi được Hội nghị nhà chung cư nhất trí thông qua ¡¡ Trưởng ban và mỗi thành viên Ban quản trị có trách nhiệm thực hiện đúng theo quy chế này. ¡¡ Quá trình thực hiện quy chế, nếu có vấn đề nào chưa phù hợp thì BQT ghi nhận những vấn đề cần chỉnh sửa bổ sung và báo cáo đề xuất với Hội nghị nhà chung cư để có điều chỉnh bổ sung cho phù hợp.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 65
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
QUY CHẾ THU - CHI TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 66
CĂN CỨ ¡¡ Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014. ¡¡ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở năm 2014. ¡¡ Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/2/2016 của Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. ¡¡ Các quy định pháp luật hiện hành khác.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 67
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG ¡¡ Quy chế này quy định về thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư. ¡¡ Các thành viên Ban quản trị, tổ chức và cá nhân liên quan chịu sự điều chỉnh của Quy chế này.
MỤC ĐÍCH BAN HÀNH QUY CHẾ Việc ban hành Quy chế này nhằm bảo đảm tính công khai, minh bạch, hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành trong việc thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 68
NGUYÊN TẮC THU, CHI TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ ¡¡ Các khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải được Ban quản trị chung cư quản lý, sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp; nhằm phục vụ cho nhà chung cư luôn được vận hành bình thường, an toàn, xanh, sạch, đẹp, vì quyền lợi của đa số chủ sở hữu, người Sử dụng nhà chung cư; ¡¡ Các khoản thu, chi phải có hoá đơn, chứng từ đầy đủ, hợp lệ và hợp pháp theo quy định.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 69
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
CÁC KHOẢN THU DO BAN QUẢN TRỊ QUẢN LÝ
Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư a. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhận bàn giao từ Chủ đầu tư Ban quản trị nhận bàn giao toàn bộ kinh phí bảo trì (bao gồm cả lãi tiền gửi) phần sở hữu chungcủa nhà chung cư do Chủ đầu tư đang tạm quản lý. Ban quản trị lập một tài khoản tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để tiếp nhận, quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Việc bàn giao kinh phí bảo trì từ Chủ đầu tư cho Ban quản trị được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Ban quản trị có văn bản đề nghị Chủ đầu tư chuyển giao kinh phí bảo trì.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 70
Trước khi bàn giao kinh phí bảo trì và trong thời hạn không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày Ban quản trị có văn bản đề nghị Chủ đầu tư chuyển giao kinh phí bảo trì, Chủ đầu tư và Ban quản trị thống nhất lập hồ sơ quyết toán số liệu kinh phí bảo trì; căn cứ vào số liệu quyết toán do hai bên thống nhất, chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển kinh phí bảo trì sang cho Ban quản trị quản lý thông qua hình thức chuyển khoản. Trường hợp hết thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày Ban quản trị có văn bản đề nghị Chủ đầu tư chuyển giao kinh phí bảo trì mà Chủ đầu tư và Ban quản trị chưa thống nhất được số liệu kinh phí bảo trì trong hồ sơ quyết toán, thì Chủ đầu tư vẫn phải có trách nhiệm chuyển ngay kinh phí bảo trì tạm tính theo số liệu do chính Chủ đầu tư đưa ra sang cho Ban quản trị quản lý thông qua hình thức chuyển khoản. Sau khi đã bàn giao kinh phí bảo trì tạm tính, Chủ đầu tư và Ban quản trị tiếp tục hợp tác làm rõ những bất đồng số liệu trong hồ sơ quyết toán kinh phí bảo trì. Trong trường hợp này, một hoặc cả hai bên có thể mời đơn vị tư vấn độc lập để giúp làm rõ những bất đồng số liệu trong hồ sơ quyết toán kinh phí bảo trì.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 71
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
b. Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung thu bổ sung từ các chủ sở hữu nhà chung cư Ban quản trị chỉ được thực hiện thu bổ sung kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư từ các chủ sở hữu nhà chung cư trong trường hợp Quỹ bảo trì Chủ đầu tư bàn giao qua cho Ban quản trị được sử dụng chỉ còn 100 (một trăm) triệu đồng. Ban quản trị có trách nhiệm làm thủ tục quyết toán kinh phí này và báo cáo trước Hội nghị nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 72
Ban quản trị xem xét uỷ quyền cho Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm trực tiếp thu bổ sung kinh phí bảo trì nhà chung cư từ các chủ sở hữu nhà chung cư. Định kỳ 1-2 lần/ tuần, Đơn vị quản lý vận hành phải nộp số tiền kinh phí bảo trì thu được vào tài khoản kinh phí bảo trì của Ban quản trị và báo cáo cho Ban quản trị vào ngày 05 của tháng tiếp theo. Đơn vị quản lý vận hành chung cư được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 15 (mười lăm) triệu đồng để chi cho các công việc bảo trì đột xuất.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 73
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
Kinh phí quản lý vận hành Ban quản trị uỷ quyền cho Đơn vị quản lý vận hành chung cư chịu trách nhiệm trực tiếp thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư. Định kỳ 1-2 lần/ tuần, Đơn vị quản lý vận hành phải nộp số tiền kinh phí quản lý vận hành thu được vào tài khoản kinh phí quản lý vận hành của Ban quản trị và báo cáo cho Ban quản trị vào ngày 05 của tháng tiếp theo. Đơn vị quản lý vận hành được phép để lại tại quỹ tiền mặt không quá 10 (mười) triệu đồng để chi cho các khoản chi hành chính, quản lý văn phòng, nhiên liệu, vật tư phụ …phục vụ cho việc quản lý vận hành nhà chung cư hoạt động trong chế độ bình thường. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp theo định kỳ hàng tháng, trên cơ sở hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư giữa Ban quản trị với đơn vị quản lý vận hành để thực hiện các công tác quản lý vận hành bình thường của nhà chung cư. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được xác định bằng đồng Việt Nam và tính trên mỗi m2 diện tích căn hộ theo diện tích thông thủy (theo Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc theo Hợp đồng mua, bán căn hộ) hoặc phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư theo hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư. Sau khi tổ chức được Hội nghị nhà chung cư lần đầu, giá dịch vụ do Hội nghị nhà chung cư quyết định.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 74
Định kỳ đầu mỗi tháng, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sẽ niêm yết thông báo về việc đóng phí quản lý của tháng mới tại khu vực quy định. Trong vòng 10 (mười) ngày đầu tiên của mỗi tháng, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có trách nhiệm liên hệ với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư để nộp phí quản lý vận hành của tháng đó. Kể từ ngày thứ 11 của tháng mới, nếu hộ nào không đóng kinh phí quản lý, thì đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sẽ báo cáo lại Ban quản trị và thông báo các nhà cung cấp điện, nước để tạm ngừng cung cấp điện, nước đối với căn hộ đó, cho đến khi người sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ chung cư đó thực hiện đầy đủ việc thanh toán. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư sẽ được Hội nghị nhà chung cư xem xét điều chỉnh hằng năm hoặc tùy vào tình hình cụ thể.
• Lãi tiền gửi từ các khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và khoản kinh phí quản lý vận hành được bổ sung vào kinh phí bảo trì hoặc kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư tuỳ theo nguồn gốc của loại tiền gửi. • Các khoản thu khác phát sinh từ công tác quản lý, vận hành và từ khai thác phần sở hữu chung của nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 75
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
CÁC KHOẢN CHI CỦA BAN QUẢN TRỊ • Chi bảo trì phần sở hữu chung nhà của chung cư: Ban quản trị chỉ được sử dụng nguồn kinh phí bảo trì để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Kinh phí bảo trì được dùng để thanh toán các chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa đột xuất, lắp đặt, xây mới các công trình hạ tầng kỹ thuật hoặc các công việc bảo dưỡng, sửa chữa khác, nhằm phục vụ cho các lợi ích chung của cư dân trong nhà chung cư. Các hạng mức được sử dụng kinh phí bảo trì để thực hiện:
Bảo trì các kết cấu, hạng mục và các phần diện tích thuộc sở hữu chung bao gồm: Phần diện tích còn lại của nhà chung cư ngoài phần diện tích thuộc sở hữu riêng; Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung trong nhà chung cư bao gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, hệ thống cấp điện, cấp nước, hệ thống thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa và các phần khác không thuộc phần sở hữu riêng của chủ sở
Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với nhà chung cư và các công trình công cộng trong khu vực nhà chung cư nhưng không thuộc diện đầu tư xây dựng để kinh doanh theo nội dung dự án đã được duyệt bao gồm: sân chung, vườn hoa, công viên. .. Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ; cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của nhà chung cư. Các hạng mục khác trong nhà chung cư thuộc quyền sở hữu chung …
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 76
• Chi quản lý vận hành chung cư Ban quản trị sử dụng nguồn kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư để thực hiện việc quản lý, vận hành nhà chung cư nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của nhà chung cư diễn ra bình thường. Các hạng mục chi quản lý, vận hành bao gồm: Chi dịch vụ quản lý vận hành: Định kỳ hàng tháng Ban quản trị tổ chức đánh giá công tác quản lý vận hành nhà chung cư của đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư và thực hiện thanh toán phí quản lý vận hành theo nội dung trong hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được ký kết giữa Ban quản trị và đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư. Chi phí điện, nước phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữu chung tại nhà chung cư: Ban quản trị trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp điện, nước nhằm phục vụ cho khu vực công cộng và phần sở hữu chung tại nhà chung cư. Định kỳ hàng tháng, căn cứ theo hoá đơn tiền điện, nước, Ban quản trị sẽ thanh toán các khoản chi phí này cho nhà cung cấp. Chi thù lao, phụ cấp trách nhiệm cho Ban quản trị: Thù lao, phụ cấp trách nhiệm của các thành viên Ban quản trị được chi trả vào ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng. Chi kinh phí hoạt động cho Ban quản trị: bao gồm các chi phí hợp lý để Ban quản trị hoạt động và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 77
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
• Chi sửa chữa đơn giản các thiết bị như đèn chiếu sáng hành lang, sân vườn, nhà xe; công tắc, tắc-kê, phụ liệu, . . . Trong trường hợp các khoản chi này vượt quá mức cho phép thì sẽ sử dụng từ nguồn kinh phí bảo trì và phải có sự đồng ý của Ban quản trị.
• Các khoản chi khác như phí an ninh quốc phòng và các khoản đóng góp do địa phương quy định, các phí dịch vụ gia tăng khác trong chung cư (nếu có).
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 78
Duyệt chi của Ban quản trị
• Duyệt chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư Căn cứ kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, Trưởng ban và Phó ban cùng ký văn bản đề nghị rút kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để bảo trì hạng mục theo kế hoạch và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị thực hiện bảo trì các hạng mục đó. Trường hợp có hư hỏng đột xuất hoặc tổn hại do thiên tai, hỏa hoạn, v.v, làm phát sinh việc sử dụng kinh phí bảo trì cho các hạng mục nằm ngoài kế hoạch kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, Ban quản trị được quyết định duyệt chi khi 100% số thành viên Ban quản trị dự họp biểu quyết đồng ý và phải được lập thành biên bản có chữ ký của Trưởng ban và 01 (một) Phó ban. Trưởng ban và Phó ban tương ứng theo cùng ký văn bản đề nghị rút kinh phí bảo trì hạng mục đột xuất đã được Ban quản trị duyệt chi và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị thực hiện bảo trì hạng mục đó. Ban quản trị phải báo cáo Hội nghị nhà chung cư tại cuộc họp gần nhất về hạng mục bảo trì đột xuất này.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 79
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
• Duyệt chi kinh phí quản lý, vận hành nhà chung cư
Trưởng ban ký duyệt chi các kinh phí hoạt động của Ban quản trị. Trưởng ban và Phó ban thường trực duyệt chi các hạng mục khác ngoài kinh phí hoạt động của Ban quản trị và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị quản lý vận hành.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 80
TÀI KHOẢN DO BAN QUẢN TRỊ QUẢN LÝ
• Ban quản trị lập 02 (hai) tài khoản thanh toán riêng biệt tại các tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý, sử dụng riêng 02 (hai) khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư và kinh phí quản lý, vận hành nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 81
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
• Tài khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư Trong trường hợp không phân chia riêng biệt được phần sở hữu chung của khu căn hộ và phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại, thì chủ tài khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư là đồng chủ tài khoản, gồm 01 thành viên Ban quản trị là Trưởng ban (đại diện chủ sở hữu khu căn hộ) và 01 thành viên Ban quản trị là Phó ban (đại diện chủ sở hữu khu văn phòng, dịch vụ, thương mại). Ban quản trị quyết định kỳ hạn, thời điểm rút lãi tiền gửi và việc sử dụng lãi tiền gửi đúng mục đích từ tài khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư. Trong trường hợp phân chia riêng biệt
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 82
được phần sở hữu chung của khu căn hộ và phần sở hữu chung của khu văn phòng, dịch vụ, thương mại, thì chủ tài khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư là đồng chủ tài khoản, gồm 01 thành viên Ban quản trị là Trưởng ban và 01 thành viên Ban quản trị là Phó ban thường trực. Ban quản trị quyết định việc lựa chọn tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để mở tài khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư trên cơ sở đảm bảo các tiêu chí về lãi suất, mức độ an toàn tiền gửi và thuận tiện giao dịch.
• Tài khoản kinh phí quản lý, vận hành nhà chung cư
Chủ tài khoản kinh phí quản lý, vận hành nhà chung cư là đồng chủ tài khoản, gồm 01 thành viên Ban quản trị là Trưởng ban và 01 thành viên Ban quản trị là Phó ban thường trực. Ban quản trị quyết định kỳ hạn tiền gửi, lãi suất, thời điểm rút lãi, việc sử dụng lãi tiền gửi đúng mục đích và tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để mở tài khoản kinh phí quản lý và vận hành tòa nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 83
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
THÙ LAO VÀ PHỤ CẤP TRÁCH NHIỆM CHO THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ
• Thù lao của thành viên Ban quản trị Thù lao của thành viên Ban quản trị được xác định trên cơ sở quy mô cư dân, tổng diện tích các căn hộ và diện tích khu vực sở hữu chung của nhà chung cư, số lượng thành viên Ban quản trị đương nhiệm, mức thu kinh phí quản lý, vận hành nhà chung cư hàng tháng, phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và có tính đến yếu tố khu vực địa lý nhà chung cư. Các thành viên Ban quản trị được hưởng mức thù lao hàng tháng như nhau. Ban quản trị xây dựng phương án chi trả thù lao cho thành viên Ban quản trị để Hội nghị nhà chung cư thông qua. Trong giai đoạn từ khi thành lập Ban quản trị tới
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 84
khi Hội nghị nhà chung cư gần nhất thông qua phương án thù lao cho thành viên Ban quản trị, các thành viên Ban quản trị được tạm ứng thù lao tương đương với mức thù lao do Ban quản trị quyết định và đề xuất trong phương án trình Hội nghị nhà chung cư thông qua. Sau khi Hội nghị nhà chung cư thông qua phương án thù lao, các thành viên Ban quản trị quyết toán khoản tạm ứng thù lao được nhận với mức thù lao đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
• Phụ cấp trách nhiệm của thành viên Ban quản trị Thành viên Ban quản trị được hưởng phụ cấp trách nhiệm thường xuyên và phụ cấp trách nhiệm theo chuyên đề. Phụ cấp trách nhiệm thường xuyên dành cho các vị trí Trưởng ban và các Phó ban điều hành công việc hàng ngày của Ban quản trị. Phụ cấp trách nhiệm theo chuyên đề dành cho các thành viên Ban quản trị được phân công giải quyết nhiệm vụ cụ thể có phát sinh chi phí ăn uống, đi lại, lưu trú và các chi phí khác theo tính chất nhiệm vụ đó. Ban quản trị xây dựng phương án phụ cấp trách nhiệm cho thành viên Ban quản trị để Hội nghị nhà chung cư thông qua. Trong giai đoạn từ khi thành lập Ban quản trị tới khi Hội nghị nhà chung cư gần nhất thông qua phương án phụ cấp trách nhiệm cho thành viên Ban quản trị, các thành viên Ban quản trị được tạm ứng phụ cấp trách nhiệm tương đương với mức phụ cấp trách nhiệm do Ban quản trị quyết định và đề xuất trong phương án trình Hội nghị nhà chung cư thông qua. Sau khi Hội nghị nhà chung cư thông qua phương án phụ cấp trách nhiệm, các thành viên Ban quản trị quyết toán khoản tạm ứng phụ cấp trách nhiệm được nhận với mức phụ cấp trách nhiệm đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 85
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
PHỤ TRÁCH VẤN ĐỀ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 86
Ban quản trị giao cho Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý sổ sách, hoá đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban Quản trị. Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư thực hiện việc ghi chép, quản lý sổ sách, hoá đơn chứng từ thu, chi tài chính của Ban Quản trị dưới sự giám sát và chỉ đạo của thành viên Ban quản trị phụ trách lĩnh vực kế toán - tài chính. Định kỳ hàng tháng hoặc trong bất kỳ thời điểm nào có yêu cầu của Trưởng ban hoặc thành viên Ban quản trị phụ trách lĩnh vực kế toán - tài chính, Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư báo cáo tình hình thu - chi kinh phí bảo trì và kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư. Ban quản trị giao cho Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các báo cáo hàng tháng, năm và nộp cho cơ quan chức năng theo đúng quy định của pháp luật (nếu có). Ban quản trị giao cho Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến kế toán - tài chính của nhà chung cư (nếu có). Ban quản trị giao cho Đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thu - chi kinh phí bảo trì và kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư và báo cáo trước cư dân tại Hội nghị nhà chung cư.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 87
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC RÚT TIỀN, CHUYỂN KHOẢN CỦA BAN QUẢN TRỊ • Kinh phí quản lý, vận hành chỉ được chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản khi có đủ các giấy tờ bao gồm: Giấy rút tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi (chuyển khoản). Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công việc quản lý, vận hành theo thỏa thuận hợp đồng; hồ sơ thanh, quyết toán dịch vụ quản lý, vận hành có xác nhận của đại diện Ban quản trị và hoá đơn, chứng từ theo quy định. Các giấy tờ khác theo quy định tại hợp đồng ký với các nhà cung cấp dịch vụ.
• Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư chỉ được chấp thuận việc rút hoặc chuyển tiền qua tài khoản của đơn vị thực hiện bảo trì nhà chung cư khi có đủ các giấy tờ bao gồm: Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung. Giấy rút tiền mặt hoặc uỷ nhiệm chi (chuyển khoản). Biên bản cuộc họp Ban quản trị về nội dung sử dụng kinh phí bảo trì. Kế hoạch bảo trì đã được hội nghị nhà chung cư thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất. Hợp đồng bảo trì với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật (đối với các khoản bảo trì có giá trị trên 5 triệu đồng). CẨM NANG TÀI CHÍNH | 88
Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công việc bảo trì; hồ sơ thanh, quyết toán kinh phí bảo trì có xác nhận của đại diện Ban quản trị và hoá đơn, chứng từ theo quy định (trong trường hợp công việc bảo trì đã hoàn thành và kết thúc hợp đồng bảo trì).
• Mức tiền mặt tối đa mà Ban quản trị có thể rút để sử dụng cho việc bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư là 20 (hai mươi) triệu đồng. Tất cả các khoản chi bảo trì phát sinh từ 20 (hai mươi) triệu đồng trở lên sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.
• Ban Quản trị có thể xem xét uỷ quyền bằng văn bản cho Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thay mặt ban Quản trị thanh toán các khoản chi khi có phát sinh công việc bảo trì đột xuất. • Trong trường hợp phát sinh công việc bảo trì đột xuất mà Quỹ tiền mặt của kinh phí bảo trì không còn, thì Ban quản trị có thể tạm thời sử dụng kinh phí quản lý vận hành chung cư và cuối mỗi tháng Ban quản trị sẽ quyết toán hoàn lại khoản tiền này vào tài khoản kinh phí quản lý vận hành chung cư. Tổng phát sinh trong tháng không được vượt quá 5 triệu đồng. CẨM NANG TÀI CHÍNH | 89
N GTỔ GUI DE H OẠT ĐỘNG VÀ QULYIVI CHẾ CHỨC QUẢN LÝ TÀI C H Í NH
QUỸ TIỀN MẶT CỦA KINH PHÍ BẢO TRÌ
Thiết lập quỹ tiền mặt: Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm đối với việc giữ Quỹ tiền mặt. Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sẽ chỉ định nhân viên được phân công giữ Quỹ tiền mặt kèm theo giấy chứng minh nhân dân và chữ ký mẫu của nhân viên này, đồng thời phải gửi văn bản thông báo cho Ban quản trị có chữ ký của đại diện pháp lý và đóng dấu của Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.
Trách nhiệm của Ban quản trị, Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư đối với Quỹ tiền mặt: •• Ban quản trị có trách nhiệm kiểm tra Quỹ tiền mặt đột xuất và định kỳ hàng CẨM NANG TÀI CHÍNH | 90
tháng. •• Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chịu trách nhiệm chung đối với việc giữ gìn Quỹ tiền mặt đã được ủy quyền quản lý. •• Thủ quỹ chịu trách nhiệm bảo đảm rằng tổng tiền tồn quỹ và tiền quỹ được thể hiện bằng các chứng từ thanh toán luôn luôn bằng tổng Quỹ Tiền mặt. Cá nhân thủ quỹ trực tiếp chịu trách nhiệm về khoản tiền được giao cho mình giữ và Quỹ này phải được tách riêng khỏi các quỹ khác.
XỬ LÝ VI PHẠM
Thành viên thuộc Ban Quản trị, Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư nếu có hành vi vi phạm các quy định của Quy chế tài chính này; có các hành vi chi tiêu sai mục đích, chiếm dụng kinh phí do Ban Quản trị quản lý hoặc có sai phạm trong ghi chép, quản lý sổ sách hoá đơn, chứng từ thu, chi tài chính thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của Pháp luật và phải bồi thường thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra. Người sai phạm phải nghiêm chỉnh chấp hành quyết định xử lý vi phạm của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 91
CẨM NANG TÀI CHÍNH | 92