04 06 07 08 09 10 11 12 LƯU ĐỒ PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN THUỘC BQL TÒA NHÀ
01
Thành lập “Ban ứng phó dịch bệnh tại dự án” bao gồm Giám đốc tòa nhà - chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện kế hoạch
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 04
CÁC BAN QUẢN LÝ CẦN TẠO LẬP MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN VÀ Y TẾ CÔNG CỘNG CỦA ĐỊA PHƯƠNG, HỌC CÁCH TIẾP CẬN VÀ SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÁC CƠ QUAN NÀY CŨNG NHƯ CHỈ ĐỊNH NHÂN SỰ DUY TRÌ CÁC MỐI QUAN HỆ.
Các Ban quản lý cần tạo lập mối quan hệ với các cơ quan chính quyền và y tế công cộng của địa phương, học cách tiếp cận và sử dụng các nguồn lực của các cơ quan này cũng như chỉ định nhân sự duy trì các mối quan hệ. Những nhân sự này sẽ chịu trách nhiệm thông tin cho Ban quản lý những cập nhật mới nhất về dịch bệnh, các quy trình khuyến nghị của chính quyền đưa ra.
Do ảnh hưởng từ việc lây lan COVID-19 có thể biến động liên tục, các thành viên trong Ban ứng phó cần bao gồm đầy đủ các bộ phận từ cấp công ty, nhân sự chịu trách nhiệm quản lý rủi ro, Phòng nhân sự, Bộ phận pháp chế, Truyền thông và Khối quản lý hoạt động của công ty.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 05
02
Bất kỳ thảm họa hoặc tình huống khẩn cấp nào đều ảnh hưởng đến cộng đồng, vì vậy mỗi Ban quản lý tòa nhà phải thường xuyên theo dõi và trao đổi với chính quyền địa phương. Thông thường, các cơ quan địa phương sẽ có thông tin cập nhật mới nhất về các
nỗ lực chuẩn bị, tác động và biện pháp phục hồi. Tất cả Ban quản lý cần theo dõi các trang web và phương tiện truyền thông xã hội của Bộ y tế, CDC, các sở y tế địa phương để cập nhật thông tin mới nhất hiện có.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 06
03
Thông tin liên lạc chính xác, kịp thời và thường xuyên đóng vai trò rất quan trọng. Ban quản lý cần đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin liên hệ có sẵn của nhân viên, cư dân, khách hàng và nhà cung cấp của mình (điện thoại di động, e-mail, v.v.) và các hình thức liên lạc khác trong trường hợp có những sự gián đoạn xảy ra.
Nhân viên Ban quản lý cần được hướng dẫn để thông báo cho cấp công ty khi biết mình đã tiếp xúc với vi rút, các triệu chứng nhiễm bệnh hoặc khi người thân của mình có khả năng lây nhiễm. Ban quản lý tòa nhà cần đăng tải các nguồn thông tin hướng dẫn phòng ngừa của Bộ Y tế ở các khu vực công cộng để chung tay ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 07
04 Phần quan trọng nhất và thiết thực nhất của bất kỳ kế hoạch nào là ngăn chặn sự lây lan trong cộng đồng của chúng ta ngay từ đầu. Ban quản lý tòa nhà cần tập trung vào việc khử trùng khu vực làm việc, khu vực công cộng và những nơi thường xuyên tiếp xúc (như tay nắm cửa, nút thang máy) và đặt nước rửa tay ở các khu vực chung, khu vực tiện ích.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 08
05 HƯỚNG DẪN RỬA TAY Đặt các biển báo ở lối vào khu vực tiện ích và trong phòng thay đồ/ phòng tắm để nhắc nhở người sử dụng rửa tay trước và sau khi tập luyện. LÀM SẠCH THIẾT BỊ Cung cấp chai xịt, khăn giấy hoặc khăn lau khử trùng và đặt biển báo hướng dẫn để người sử dụng chú ý lau thiết bị trước và sau khi tập luyện. BIỂN CẢNH BÁO Việc đặt các biển cảnh báo cơ bản sẽ giúp người sử dụng ý thức về việc rửa tay và lau thiết bị hơn là khi họ không được nhắc nhở. YÊU CẦU CƯ DÂN/KHÁCH HÀNG KIỂM TRA SỨC KHỎE TRƯỚC KHI SỬ DỤNG TIỆN ÍCH Yêu cầu cư dân/ khách hàng không sử dụng các khu vực tiện ích nếu có triệu chứng như: sốt, buồn nôn, sổ mũi, tức ngực hoặc ớn lạnh. XEM XÉT VIỆC ĐÓNG CỬA CÁC TIỆN ÍCH Biện pháp đóng cửa tiện ích được đưa ra tùy thuộc vào mức độ bùng phát hoặc nguy cơ bùng phát dịch bệnh tại Tòa nhà hoặc theo yêu cầu được đề ra. KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 09
06 Dịch bệnh có thể gây gián đoạn giao thông, giáo dục hoặc các dịch vụ khác, và điều này có thể dẫn đến việc nhân viên vắng mặt tại dự án do nhiễm bệnh, nguy cơ lây nhiễm hoặc do có nhu cầu chăm sóc các thành viên gia đình đang bị ảnh hưởng của dịch bệnh. Ban quản lý tòa nhà cần liên hệ với cấp công ty để đưa ra thông báo về chính sách cho nhân viên nghỉ phép bao gồm: làm việc từ xa, tự cách ly hay nghỉ ốm. Ban quản lý cũng cần đưa ra phương thức liên lạc với nhân sự của mình và đào tạo chéo cho các nhân viên khác trong trường hợp có nhân sự nghỉ phép dài hạn và lên kế hoạch làm việc để đảm bảo hoàn thành công việc tại dự án. Ban quản lý tòa nhà cần liên hệ Bộ phận Nhân sự, Pháp chế về chế độ chính sách đối với nhân viên làm việc trong thời gian bùng phát dịch bệnh tại dự án, cách ly hoặc nghỉ phép không lương. KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 10
07
TRUNG TÂM KIỂM SOÁT VÀ PHÒNG NGỪA DỊCH BỆNH (CDC) ĐÃ KHUYẾN CÁO VỀ KẾ HOẠCH SẴN SÀNG ỨNG PHÓ DỊCH BỆNH KHẨN CẤP NHƯ SAU:
- Tăng tần suất làm sạch và khử khuẩn ở các khu vực chung và các vật dụng thường xuyên tiếp xúc như: nút thang máy, tay nắm cửa... Nên dự trữ các hóa chất này để hạn sự thiếu hụt hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng. - Dự báo và lên kế hoach khi nhân viên có thể vắng mặt do thành viên trong gia đình bị ốm hoặc nhiễm bệnh, cũng như khi cộng đồng bị giãn cách, phong tỏa, hoặc khi các phương tiện giao thông công cộng tạm ngừng hoạt động. - Thực hiện các hướng dẫn và thay đổi các hình thức tiếp xúc trực tiếp giữa các nhân viên trong tòa nhà.
- Khuyến khích việc tiêm phòng cúm của nhân viên hàng năm. - Đánh giá tình trạng sức khỏe của nhân viên. - Xác định danh sách nhân viên có nhu cầu đặc biệt và đưa những cân nhắc đó vào kế hoạch chuẩn bị. - Đảm bảo mọi thông tin về sức khỏe của nhân viên, khách hàng hoặc cư dân phải được bảo mật. - Tuân thủ quy định về trang bị bảo hộ cá nhân và đảm bảo vệ sinh an toàn lao động. - Đảm bảo mọi thông tin về sức khỏe của nhân viên, khách hàng hoặc cư dân phải được bảo mật. - Tuân thủ quy định về trang bị bảo hộ cá nhân và đảm bảo vệ sinh an toàn lao động.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 11
08
Việc cung cấp dịch vụ có thể bị cắt giảm nếu dịch bệnh bùng phát dẫn đên việc giãn cách hoặc phong tỏa cộng đồng. Các Ban quản lý tòa nhà cần thông báo cho khách hàng và cư dân để tận dụng các phương thức thanh toán trực tuyến. Xem xét việc cung cấp dịch vụ như: thu gom rác, bảo trì, giao nhận hầng hóa, chuyển phát thư tín… trong thời gian giãn cách do dịch bệnh. Các khu vực tiện ích như phòng gym, hồ bơi và phòng sinh hoạt cộng đồng có thể phải đóng cửa.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 12
Ban quản lý cần nắm được và dự đoán được tình trạng gián đoạn của các nhà cung cấp, nhà thầu như thu gom rác thải, vận chuyển hoặc giao hàng…. để có kế hoạch tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ thay thế khi cần thiết. Các hóa chất như: chất khử trùng, găng tay, khẩu trang, nước rửa tay… có thể thiếu hụt trong thời gian dịch bệnh, vì vậy Ban quản lý tòa nhà cần cân nhắc kế hoạch mua sắm trước khi sắp hết để đảm bảo luôn chuẩn bị sẵn sàng hoặc tận dụng các nguồn cung cấp khi cần bổ sung.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 13
LƯU ĐỒ PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN TRONG BQL TÒA NHÀ TRƯỜNG HỢP 1 & 2: TÒA NHÀ CÓ NGƯỜI NHIỄM BỆNH, CÁCH LY TỪNG KHU VỰC HOẶC CÁCH LY TOÀN TÒA NHÀ. BQLTN VẪN DUY TRÌ TRỰC AN NINH AN TOÀN
Tòa nhà có người dương tính
Cơ quan nhà nước yêu cầu cách ly tầng làm việc và thực hiện các biện pháp y tế (1)
BQL Tòa nhà thực hiện các công tác phong tỏa khu vực cách ly (2)
Sau 14 ngày hoặc sau khi có thông tin của Cơ quan nhà nước thì gỡ lệnh phong tỏa
Tòa nhà hoạt động lại bình thường
Trường hợp nhân viên BQL Tòa nhà bị lây nhiễm
Công ty bố trí nhân sự thay thế, đảm bảo công tác quản lý vận hành của Tòa nhà (3)
(1) Các cơ quan nhà nước thực hiện công tác cách ly, khử khuẩn khu vực có người bệnh và tuyên truyền các biện pháp phòng ngừa cho Tòa nhà đối với các khu vực/ nhân viên vẫn hoạt động tại khu vực khác của tòa nhà. (2) Các công việc của BQL Tòa nhà thực hiện: - Khóa cửa kính ngăn tất cả các tầng (từ sảnh thang máy vào tầng- trừ tầng còn hoạt động), khóa các cửa cầu thang bộ, đặt biển báo không qua lại các tầng cách ly. - Tắt điện nguồn cung cấp đến ổ cắm, đèn chiếu sáng trong các khu vực làm việc các tầng (chỉ để đèn chiếu sáng hành lang để camera giám sát). - Tắt điều hòa, hệ thống quạt thông gió (bao gồm cả việc tắt điện nguồn đến các thiết bị này). - Chỉ vận hành hệ thống điều hòa thông gió khu vực được phép hoạt động. - Khóa hầm để xe. - Dán biển cảnh báo tại các sảnh thang máy các tầng, không nên gọi thang máy đến các tầng cách ly. - Toàn bộ nhân sự kỹ thuật hoặc một số được chỉ định sẽ ở lại dự án để thực hiện việc vận hành (những nhân sự này không được phép đi hay về- đảm bảo việc sinh hoạt khép kín và cách ly tại dự án) và thực hiện các biện pháp bảo vệ như : đeo khẩu trang, găng tay, thực hiện việc vệ sinh khử khuẩn, tắm rửa thường xuyên. (3) Công ty đảm bảo việc cung cấp như yếu phẩm, chi phí, bồi dưỡng và các trang thiết bị phục vụ việc hoạt động. KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 14
TRƯỜNG HỢP 3: ĐÓNG CỬA TÒA NHÀ, KHÔNG DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG.
Tòa nhà có người dương tính
Cơ quan nhà nước yêu cầu cách ly toàn tòa nhà (1)
BQL Tòa nhà thực hiện các công tác ngăn ngừa rủi ro, PCCC trước khi niêm phong Tòa nhà cùng Cơ quan chức năng
Khi gỡ phong tỏa tòa nhà, thực hiện các biện pháp y tế cùng Cơ quan chức năng trước khu đưa Tòa nhà hoạt động trở lại
Công ty có chính sách hỗ trợ nhân viên nghỉ
(1) Tòa nhà bị phong tỏa, cách ly toàn bộ theo yêu cầu của Cơ quan nhà nước. (2) Các công việc BQL Tòa nhà thực hiện: - Khóa cửa kính ngăn tất cả các tầng (từ sảnh thang máy vào tầng), khóa các cửa cầu thang bộ tại tầng 1, đặt biển cảnh báo. - Tắt điện nguồn cung cấp đến các tầng (trừ điện tầng hầm B1 mới, tầng 1, và các tầng có thiết bị Server). - Tắt điều hòa, hệ thống quạt thông gió (bao gồm cả việc tắt điện nguồn đến các thiết bị này của toàm bộ Tòa nhà). - Khóa cổng hầm để xe. - Khóa tất cả các cửa ra vào sảnh tầng 1, khóa và tắt nguồn cung cấp đến hệ thống thang máy. - Khóa van cấp nước tổng cấp đến các tầng (lưu ý: cấm khóa van cấp nước đến hệ thống chữa cháy). - Toàn bộ CBNV và nhân viên BQLTN không được phép tiếp cận tòa nhà cho tới khi có lệnh giải phong tỏa của Cơ quan nhà nước. - Phối hợp với các cơ quan nhà nước, bộ phận an ninh cảnh sát để ứng trực kịp thời trong những tình huống rủi ro cháy nổ, lũ lụt với tòa nhà.
KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI COVID-19 DÀNH CHO CÁC BQL TÒA NHÀ / 15