Manual de Calidad by Politecnico Marco Fidel Suarez

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ESTRUCTURA DOCUMENTAL

REGISTRO

DECLARACIONES ESTRATEGICAS Misi贸n Visi贸n Pol铆tica de calidad Objetivos de calidad Principios MANUAL RESOLUCION PROCESO GUIA DOCUMENTO DE APOYO DOCUMENTO EXTERNO FORMATO

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CONTENIDO Pág. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 10. 11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6. 11.7. 11.8. 11.9. 11.10. 11.11. 11.12. 11.13.

OBJETIVO ALCANCE REFERENCI AS NORMATIVAS CLIENTES EXCLUSIONES PRES ENTACIÒN INSTITUCIONAL Reseña Hi stórica Marco Filosófico Misión Visión Objetivos de Calidad Política de Calidad ORGANI ZACIÓN, RESP ONS ABILI DAD Y AUTORIDAD Estructura Organizacional Planta de Cargos Comité s ESTRUCTURA DOCUMENTAL Declaraciones Estratégica s Manual Resolución Proceso Guía Documento Externo Formato MODELO DE OP ERACIÓN POR PROCESOS Nivel Estratégico Nivel Misional Nivel de Apoyo ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS PROCESOS/SUBPROCES OS DEFINICIONES DEL MANUAL Aseguramiento de la Calidad Auditoría Interna Auditor Auditado Acción Preventiva Acción Correctiva Calidad Política de Calidad Procedimiento Proceso Producto Producto/Servicio no conforme Sistema de Gestión de la Calidad

5 5 5 5 5 5 5 8 8 8 9 9 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 13 13 13 13 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 16 16

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PRESENTACIÓN La mejor estrategia para garantizar que el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez sea adecuado, conveniente y eficaz ha sido involucrando desde el comienzo a todos los empleados en la documentación y mejora continua de los procesos, procedimientos, guías y formatos, ya que son quienes tienen el conocimiento y aplican los procedimientos documentados. Para ello se cuenta con dueños y operadores de proceso, para mejorar continuamente los documentos que luego serán sometidos a la aprobación de la Rectoría en primera instancia previa revisión de la Dirección de Calidad y Control Interno quien analizará las modificaciones solicitadas. Es necesario entender la Institución como un Sistema relacionado entre procesos en interacción y no como un conjunto de áreas funcionales separadas. Esto representa en primera instancia, un cambio de cultura para los empleados y directivos, porque hace que se sientan parte de una cadena, que rompe las barreras funcionales de las Unidades y que se orientan en función de la satisfacción del cliente. Un resultado deseado (objetivo), se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un todo. El manual de la calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, es una herramienta de navegación para la Institución, en el se referencian los documentos que dan respuesta a los requerimientos de la norma ISO 9001-2008 y los necesarios por la Organización para el buen desempeño y el cumplimiento de la Misión Institucional. Las actividades de documentación, adopción, implementación y evaluación del Sistema de Gestión de Calidad permiten que los ejecutores de los procesos describan lo que hacen, hagan lo que escribieron, verifiquen lo que hicieron y mejoren sus resultados, de esta manera están aportando sus conocimientos y contribuyendo a un mejoramiento continuo del Sistema de gestión de la Calidad. De acuerdo al numeral 4.2.2 de la norma el manual de la calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez incluye tres elementos importantes que son: a. “El alcance del sistema de gestión de calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión”.

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b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gesti贸n de calidad o una referencia a los mismos. c. Una descripci贸n de la interacci贸n entre los procesos del sistema de gesti贸n de calidad.

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1. OBJETIVO Describir el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez para asegurar el logro de la Misión y los objetivos Institucionales. 2. ALCANCE Prestación de servicios educativos en programas técnicos y tecnológicos con perfil de formación de formación para el trabajo y el desarrollo humano en las áreas administración, salud, ingeniería y humanidades. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Normatividad ISO 9001-2008 y requisitos definidos en el numeral 1.10 de cada procedimiento. 4. CLIENTES Educandos y comunidad en general. 5. EXCLUSIONES Los siguientes numerales de la norma NTC - ISO 9001-2008 no aplican para el Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación politécnico Marco Fidel Suárez: 7.6. Control de los equipos de Seguimiento y Medición. La anterior exclusión no pone en riesgo la calidad de los servicios prestados o la responsabilidad de la organización por otorgarlos con base en los requisitos del usuario, los legales y los reglamentarios. 6. PRESENTACIÒN INSTITUCIONAL 6.1. Reseña Histórica La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, nace como propuesta desde el aspecto local con el propósito de fomentar la educación tecnológica para la formación de competencias académico-laborales, que les permitiera a los bachilleres acceder al medio productivo de manera coherente con las dema ndas del medio socioeconómico; es por lo anterior que surge la propuesta por iniciativa

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del presbítero Gustavo Calle, Rector del Instituto Jesús de la Buena Esperanza, la misma que fue acogida por el entonces gerente de Cotrafa Alberto Piedrahita Muñoz, los presidentes de los consejos de Bello, Copacabana y Barbosa, Coopantex, Electrobello, Transportes Bellanita, Transportes Hato Viejo, Club Rotario y posteriormente respaldada por la administración del Municipio de Bello. La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez se creó como una Institución de Educación Superior, de carácter privado sin ánimo de lucro, para ofrecer y servir programas en el nivel técnico y tecnológico, con domicilio principal en el municipio de Bello, al Norte del Valle de Aburrá. Los primeros estatutos se aprobaron en la Asamblea de Constitución, realizada el 7 de noviembre de 1985 en la Sala Múltiple de la Cooperativa de Trabajadores de Fabricato, COTRAFA, del mismo municipio. Cinco personas jurídicas y treinta y seis personas naturales rubricaron el acta de constitución, conformándose así la Sala de Fundadores, quienes eligen a sus representantes al Consejo Superior como el organismo de máximo poder de decisión dentro de la estructura organizacional en la Institución, el cual es presidido actualmente por la Doctora Beatriz Hernández. Luego de los trámites de orden legal ante el ICFES y el Ministerio de Educación Nacional, y después de obtener la licencia de funcionamiento en febrero de 1987, el Politécnico inició actividades académicas en el primer semestre, ofreciendo los programas de Tecnología en Supervisión de Industria y Comercio, la cual posteriormente asume el nombre de Tecnología en Gestión Empresarial, y Tecnología en Diseño Industrial, cuyos primeros egresados obtuvieron su título en el segundo semestre de 1990. La alcaldía del Municipio de Bello facilitó al POLITÉCNICO iniciar actividades transitoriamente en el local anexo Liceo Fernando Vélez. Posteriormente decidió entregarle en comodato las instalaciones de la Escuela Olaya Herrera, ubicada en la esquina de la calle 48 con la carrera 50. Poco a poco, ladrillo a ladrillo, se fue construyendo el edificio que hoy ocupa. En 1994 se inician la Tecnología en Sistemas y la Técnica Profesional en Contabilidad Sistematizada, programa éste, que más adelante se convirtió en Tecnología Financiera y Contable. Así mismo, se abren inscripciones para la Técnica Profesional en Enfermería y la Tecnología en Secretariado Ejecutivo Bilingüe y en 1995 se inicia la Técnica Profesional en Procedimientos Judiciales. En el año de 1996, es aceptada por el ICFES la solicitud de transformación del programa Supervisión de Industria y Comercio en Tecnología en Administración,

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tal como se conoce actualmente. También, en este mismo año, se crean el Centro de Investigaciones y el Colegio Monseñor Gustavo Calle Giraldo, Institución de educación de nivel Media Técnica, con diferentes especialidades. En 1997 se comienza la implementación de tres tecnologías bajo la metodología semipresencial: Administración, Financiera y Contable, y una nueva denominada Evaluación de Proyectos. Luego, en 1999 se inició la Tecnología en Electrónica, y se obtienen los códigos, por parte de lCFES, para las tecnologías en Administración Pública y en Procedimientos Judiciales. En su corta historia, el Politécnico Marco Fidel Suárez, ha ampliado su oferta educativa y ha pasado de ofrecer de dos programas tecnológicos, a Diez de esta naturaleza; Tres programas técnicos y convenios académicos para los ciclos de profesionalización con Universidades; además, nuestra institución ofrece el Ciclo Complementario en Técnica Profesional en Enfermería para Auxiliares en Enfermería. El 20 de mayo de 2.005 se cumplieron diez y nueve años de existencia, donde la gestión administrativa y rectoral, ha estado bajo la responsabilidad de profesionales idóneos, comprometidos y visionarios. Su primer Rector fue el Doctor Hernán Rendón Valencia, maestro por vocación y por profesión, a quien le correspondió por encargo, elaborar el estudio de factibilidad del proyecto, pero se quedó en la Institución y se apropió con igual entusiasmo y entrega que los creadores; le sucedió el Doctor Luís Fernando Bustamante Arismendi, y a partir de 1991 y hasta diciembre de 2.004, estuvo al frente de la Institución , como Rector el Doctor Orlando Arenas Tamayo; líderes y dirigentes cívicos de gran reconocimiento a nivel regional; en la actualidad el Rector de la Institución, es el Doctor Jorge Augusto Valencia Valencia, Administrador Educativo y Especialista en Planeamiento Educativo. Tres momentos han marcado época en la vida institucional del POLITÉCNICO MARCO FIDEL SUÁREZ: Su aprobación y reconocimiento legal ; la construcción de su sede propia y la reciente adquisición del terreno de diez hectáreas en los llanos de Niquía, en Bello, donde se construirá la CIUDADELA TECNOLÓGICA; un lugar que pretende conservar su origen ecológico con espacios que inviten a realizar las labores diarias que exige la investigación y el conocimiento integral; placas deportivas, proyectos ecológicos, laboratorios ambientales, aspectos ornamentales, zonas culturales y artísticas, centros históricos y de investigación,

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será un lugar para el encuentro con la investigación, el desarrollo; la c ultura y la ciencia. La Ciudadela Tecnológica traerá para la Institución, un futuro más promisorio y el cumplimiento de lo deseado por sus fundadores y directivos en la Filosofía Institucional; además, se consolidará como un referente social, que marque el Norte de la Educación Tecnológica, por su especial estructura y porque no sólo trabajará en la formación estrictamente académica, sino, en la formación integral, acorde a las necesidades del medio y de los requerimientos empresariales que trazan el desarrollo social de toda comunidad. En la actualidad la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, cuenta con dos programas acreditados por el Consejo Nacional de Acreditación (CNA), Tecnología en Financiera y Contable y Tecnología en Sistemas, todos sus programas cuentan con Registro Calificado; en el año 2007 recibió el certificado FENALCO de Responsabilidad Social y para el mes de Agosto del mismo año recibe la certificación por parte del ICONTEC de los proceso Misionales del Sistema de Gestión de la Calidad. 6.2. Marco Filosófico 6.2.1. Misión En la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, formamos al ser humano en las diferentes áreas del saber, desde el perfil Institucional, con capacidad para aportar a la solución de problemas del contexto Regional, Nacional e Internacional, fundamentado en el espíritu critico e investigativo, la responsabilidad social, cultural y ecológica. 6.2.2. Visión La Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, será identificada como una Institución de Educación Superior, con programas de formación por ciclos propedéuticos, competitiva en el orden Regional, Nacional e Internacional, con procesos de calidad y gestión humana para responder al compromiso social con eficiencia, eficacia y pertinencia a los requerimientos del Estado, de la Empresa y de la Educación.

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6.2.3. Objetivos de Calidad 1. Realizar una adecuada gestión y administración de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y logísticos, para prestar un adecuado servicio. 2. Fortalecer las competencias de los docentes y del personal administrativo de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez. 3. Prestar un servicio que contribuya a elevar el nivel de satisfacción de los usuarios y clientes. 4. Promover la participación de la comunidad educativa en la gestión del Sistema de Gestión de Calidad, mejorando los procesos en forma continua. 5. Solucionar de manera oportuna las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, que presenten los usuarios. 6.2.4. Política de Calidad El Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, contribuye el cumplimiento de su Misión mediante: La adecuada Gestión, Administración y Mejoramiento de todos sus recursos; generando ambientes y espacios que contribuyan al desarrollo del ser humano, prestando un servicio óptimo, con procesos que involucran la participación de toda la comunidad educativa. El mejoramiento continuo, el cumplimiento de los requisitos legales y la satisfacción de los usuarios y clientes, es un compromiso permanente.

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7. ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 7.1. Estructura Organizacional

RECTORÍ A

Vicerrectoría Académic a Vicerrectoria Admi nistrati va

Secretaria General

Contabilidad

Unidad de Ges tión del Talento Humano

Unidad de Recurs os Físicos

Unidad de Nomina

Unidad de Tec nología e Informática

Unidad de Comunicaciones

Unidad de Tes orería

Unidad de Recepción

Unidad de Cartera

Unidad de Servicios Generales

Dirección de calidad

Admisiones y registro

Dirección Investigaciones y Empr endi miento

Dirección esc uela

Unidad de Bienestar y proyección Social

Centro de Idiomas

Unidad de Biblioteca y medios Audiovis uales .

Unidades Académic as

Unidad de Planeación

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7.2. Planta de Cargos Nivel Directivo Directores Contador Revisor Fiscal Coordinadores administrativos Coordinadores Académicos Docentes Auxiliares Administrativos Auxiliar de Servicios Generales Secretarias Psicólogo

Nº de Cargos 5 5 1 1 6 9 93 12 12 6 1

7.3. Comités Existen cinco comités legalmente constituidos que apoyan las políticas y directrices para una buena gestión de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez, cuyas funciones e integrantes están descritos en cada acto administrativo, éstos son: - Comité Directivo de Calidad - Comité de Planeación - Comité de Archivo - Comité Financiero - Comité de Gestión de Talento Humano y comunicaciones. - Comité de Formación Integral. 8. ESTRUCTURA DOCUMENTAL 8.1. Declaraciones Estratégicas Son los enunciados emitidos y aprobados por el Comité Directivo a través de los cuales se direcciona la Organización hacia el cumplimiento de su misión. 8.2. Manual Libro en el que se resume lo más sustancial del sistema de Gestión de la Calidad para el caso del Manual de Calidad.

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8.3. Resolución Documento que tipifica los actos administrativos que tienen la virtualidad de crear, aclarar, modificar, o extinguir situaciones de carácter general o particular, en materia propia de competencia según el cargo. . 8.4. Proceso Conjunto de actividades y recursos interrelacionados, que transforman entradas (insumos) en salidas (producto). El proceso contiene subprocesos. Su contenido básico lo estipula la presente guía. 8.5. Guía Documento que contiene datos o instrucciones diversas para orientar e informar a quién lo consulta. 8.6. Documento Externo Son aquellos que no son generados por la Organización, pero son importantes para el efectivo desempeño de la misma y funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo tanto es necesario garantizar un adecuado control sobre ellos. 8.7. Formato Es un documento propio de un proceso y/o subproceso que diligenciado se convierte en un registro (se dan tres tipos de registros: Registro con Código, Registros Sin Código (R.S.C.) y Papel de trabajo), evidenciando la ejecución de una actividad o control. Contiene los siguientes aspectos: Los formatos están ligados al documento q ue los origina asumiendo la misma versión.

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9. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS En el Modelo de Operación por Procesos, se identificó tres niveles de proceso a través de los cuales se cumple con el P.H.V.A, estos son: 9.1. Nivel Estratégico Define y emite las políticas, planes y directrices por lo cuales se rige la Institución. Los procesos que contiene son: - Planeación estratégica - Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad. - Comunicaciones. 9.2. Nivel Misional Encargado de dar cumplimiento a la misión Institucional. Los procesos que lo conforman son: - Formación Integral. - Admisiones y Registro. - Bienestar y Proyección Social. 9.3. Nivel de Apoyo Proporcionan los recursos y herramientas necesarias para el desarrollo y consecución de los objetivos de cada uno de los procesos de los otros niveles. Los procesos que lo conforman son: -

Gestión del Talento Humano. Gestión Financiera. Gestión de Recursos Físicos Gestión Documental, Correspondencia y Archivo Gestión de Tecnología e Informática.

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10. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS PROCESOS/SUBPROCESOS A continuación se relacionan los procesos y subprocesos por niveles de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez. Proceso

Pre fijo

Planeación Estratégica

Apoyo

Prefijo

Formulación de Planes, Políticas Directrices Evaluación y Control de la Gestión

Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad

SGC

FPPD

CDR

Control de Producto y/o Servicio no Conforme Acciones Correctiv as Preventivas y de mejoras

CPNC ACPM

Auditoria de Calidad

Comunicación organizacional y informativa

COI

Evaluación de la satisfacción

Comunicaciones

Formación Integral

Académico y Diseño Curricular Investigación y emprendimiento

Admisiones y Registros

Selección de Personal Administrativo

SPA

Formación y Capacitación Evaluación del Desempeño Liquidación de nomina y prestaciones sociales

FC ED

GTH

Gestión Financiera

Gestión de recursos Físicos

GRF

Gestión Documental

ADC IE

LNPS

Compras

Gestión de tecnología e Informática

GTI

Administración Inmuebles

Bienes

Muebles

Numeral de la Norm a

ECG

Control de Documentos y Registros

Gestión Talento Humano

Subproceso

ABMI

Correspondencia y Archivo

GTI

ver caracterización de cada proceso y/o subproceso

Misionales

Estratégicos

Nivel de Pre procesos fijo

Vale la pena aclarar, que los procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2008 se encuentran documentados en el proceso de Administración y Mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad, así:

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PROCEDIMIENTO REQUERI DO POR LA NORMA

Control de los documentos (4.2.3) Control de los registros (4.2.4) Auditoria Interna (8.2.2) Control del producto no conforme (8.3) Acción correctiva (8.5.2) Acción Preventiva (8.5.3)

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SUBP ROCESO EN EL QUE S E ENCUENTRA DOCUMENTADO

Control de documentos y registros Auditorias Internas Control del servicio o producto no conforme Acciones correctivas, preventivas y de mejora

11. DEFINICIONES DEL MANUAL 11.1. Aseguramiento de la Calidad Gestión que orienta el aumento de la capacidad del cumplimiento de los requisitos. 11.2. Auditoría Interna Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria. y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplan los criterios de auditoría. 11.3. Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. 11.4. Auditado Organización que es auditada. 11.5. Acción Preventiva Acción tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria potencial u otra situación potencialmente indeseable.

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11.6. Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa de incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria detectada u otra situación indeseable. 11.7. Calidad Grado en que un conjunto de características (procesos o productos) inherentes, cumplen con los requisitos propuestos. 11.8. Política de Calidad Orientación que indica la dirección de la calidad en la organización. 11.9. Procedimiento Forma específica de realizar una actividad o proceso. 11.10. Proceso Conjunto de actividades mutuamente interrelacio nadas o que interactúan, las cuáles transforma elementos de entrada en resultados. 11.11. Producto Resultado del servicio prestado. 11.12. Producto/Servicio no conforme Incumplimiento de un requisito. 11.13. Sistema de Gestión de la Calidad Orden que la organización sigue para garantizar y controlar el servicio y su mejora.