PROJEKT
Edukacja zawodowa i obywatelska na rzecz przeciwdziałania zmianom klimatu Szkolenie dla Lokalnych Liderów Klimatycznych „Strażnicy Klimatu”
Szkolenie medialne Bystra, 7–8.02.2015
ZJAZD IV
Planowanie i przebieg konferencji prasowej Bartłomiej Kuraś
Niniejszy materiał został opublikowany dzięki dofinansowaniu ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Za jego treść odpowiada wyłącznie Stowarzyszenie Pracownia na rzecz Wszystkich Istot.
edukacja dla dobrego klimatu
Planowanie i przebieg konferencji prasowej Bartłomiej Kuraś Jak poprawnie redagować komunikaty dla prasy? •
Na każdym komunikacie musi być nadawca, wyraźne logo firmy, która wysyła zaproszenie.
•
Bezwzględnie na każdym zaproszeniu musi być tytuł zaproszenia. Ta zasada dotyczy szczególnie zaproszeń wysyłanych mailem. Mail bez tytułu przepada!
•
Data aktualna i poprawna. Nie piszemy: jutro odbędzie się (jutro – czyli kiedy?)
•
Zawsze podajemy datę należycie: 15 lutego 2012 r. Nie ma nic gorszego, gdy podamy datę i dzień, gdy dzień nie zgadza się z datą. Np. W najbliższy piątek 30 kwietnia, gdy 30 kwietnia jest w czwartek.
•
Ważne są prawidłowe dane redakcji i dziennikarza, do którego wysyłamy zaproszenie.
•
Sprawdzamy imiona, nazwiska, nazwy redakcji i ulic. Błędy w zaproszeniu są niedopuszczalne.
•
Miejsce konferencji, spotkania czy briefingu. Ważne jest: ulica, numer (można dołączyć mapkę) a także miasto.
•
Zawsze na zaproszeniu podajemy telefon kontaktowy do osoby wysyłającej zaproszenie lub odpowiedzialnej za kontakty z mediami. Najlepiej telefon komórkowy, który zawsze w dniu konferencji odbieramy!
•
Tytuł konferencji musi być ciekawy. Konferencja z powodu konferencji – odpada. Musimy zainteresować spotkaniem dziennikarzy – warto się wysilić.
•
Staramy się nie wysyłać zbyt wielu załączników – nikt nie ma czasu ich otwierać.
•
Nie nudzimy i nie wysyłamy zaproszenia, które ma ponad jedną stronę. Jeżeli konferencja będzie interesująca dla dziennikarza – sam poprosi o dodatkowe informacje, które w razie potrzeby mu prześlemy lub wręczymy już podczas konferencji.
•
Zawsze informujemy, kto będzie na konferencji. Obecność specjalistów, komentatorów, zainteresowanych sprawą osób – mile widziana.
•
Jeżeli któryś z gości jest obcojęzyczny zawsze musi być tłumacz.
•
Na bieżąco tłumaczone muszą być też wypowiedzi podczas konferencji, nie tylko w trakcie nagrywania setek.
Kiedy wysłać zaproszenie, kiedy je potwierdzać? •
Poprawnie zredagowane zaproszenie wysyłamy najpóźniej dzień przed konferencją i to rano. Nie wcześniej niż tydzień przed spotkaniem.
•
Możemy potwierdzić otrzymanie zaproszenia przez telefon, ale robimy to tylko raz.
•
Marketingowy, którzy dzwonią kilka razy, nie są lubiani przez media, bo zabierają czas.
•
Nigdy nie otrzymamy 100% pewności, że dziennikarz pojawi się na naszej konferencji. Zawsze może się przecież wydarzyć coś ważniejszego.
Jak przygotować profesjonalną konferencję prasową, briefing, spotkanie prasowe? Dlaczego organizuje się konferencje •
Informowanie o ważnej sprawie.
•
Oszczędzanie czasu.
•
Bezpośredni kontakt z dziennikarzami i poznanie ich opinii.
Rodzaje konferencji •
Reporterska – dotyczy zawsze faktów – tego co się właśnie dzieje – podpisanie kontraktu handlowego, ogłoszenie wyjazdu prezydenta na Ukrainę, poinformowanie o bankructwie itp.
•
Informacyjna – dotyczy dokonań, podsumowań, zapowiedzi.
•
Briefing – zwołana w związku z ważnymi sprawami społecznymi, politycznymi, kulturalnymi itp.
•
Przyjęcie prasowe – chcemy osiągnąć określony cel – wypromować markę, firmę, produkt, nietypowe usługi – komercyjny charakter.
Konferencja – ważne •
Na każdą konferencję, briefing, spotkanie prasowe najpierw wcześniej wysyłamy zaproszenie.
•
Organizujemy miejsce łatwo dostępne dla dziennikarzy, najlepiej w centrum miasta. Miejsce powinno być jasne i przestronne. Niedopuszczalne są piwnice, miejsce zaciemnione.
•
Można zorganizować konferencję w miejscu, którego dotyczy konferencja. Np. mówimy o początku budowy nowego centrum finansowego – wiec zapraszamy dziennikarzy na plac budowy. Tam TV zrobi przebitki, radio nagra efekty a prasa zrobi zdjęcia.
•
Zawsze wyznaczamy moderatora konferencji, który dba o przedstawienie gości, rozpoczyna i kończy konferencję czy spotkanie, udziela głosu.
•
Pamiętamy o dobrym nagłośnieniu konferencji. Krzyczący prelegent za mównicą nie robi dobrego wrażenia.
•
Jeżeli nie ma możliwości mówienia na siedząco – np. w przypadku briefingu – stawiamy mównicę. Dodaje ona pewności siebie, a poza tym można na niej ustawić mikrofony.
•
Pamiętamy o przygotowaniu ciekawych i wyczerpujących materiałów prasowych, kartek i długopisów – dziennikarze często je gubią.
•
Dla dziennikarzy TV staramy się załatwić odpowiednie przebitki – czyli zdjęcia. Np. plac budowy, prezentację multimedialną itp.
•
Materiały i prezentacje wręczamy każdemu dziennikarzowi.
•
Zawsze wyznaczamy osobę kierującą konferencją tzw. moderatora.
•
Pamiętamy o drobnym poczęstunku: kawa, woda, ciastka. Dziennikarz biega jak szalony – więc chętnie coś wypije.
•
Możemy przygotować niezobowiązujące gadżety firmowe: notesy, długopisy itp.
•
Konferencja nie powinna się rozpocząć przed godziną 10.00 ani po 17.00. Rano (zwykle od 8.00 do 10.00) dziennikarze mają kolegium, po południu i wieczorem – przygotowują niusy.
•
Najlepsza pora na konferencję to od 11.00 do 14.00.
•
Nie zapominamy, że w poniedziałki i wtorki konferencje organizuje większość firm. Może warto pomyśleć o niedzieli? W niedzielę pracują zarówno dziennikarze prasowi, jak i TV i radia. O sobocie raczej zapominamy. To często jedyny wolny dzień w mediach pisanych.
•
Uwaga na ciekawostki – koncepcja konferencji może być rozbita z powodu wykorzystania ciekawostek przez dziennikarzy.
•
Uwaga z imprezami towarzyszącymi – mogą być uznane za atrakcyjniejsze.
•
Przygotowujemy swoje wizytówki i koszyczek na wizytówki dziennikarzy. Można zrobić listę obecności i poprosić o wpisanie danych przez dziennikarzy.
•
Zapominamy o stawianiu stołu konferencyjnego „na oknie” lub przed nieciekawym tłem. Staramy się ustawić jakiś banner, stand, roll-up lub przenośne tło – najlepiej coś co nawiązuje do firmy, logo, w barwach firmy.
•
Zapominamy o zielonych, grubych obrusach z czasów PRL. Unikamy kwiatów i innych elementów mogących zasłaniać rozmówców lub odbijać światło.
•
Konferencja nie powinna przekroczyć 30 minut. Po maksymalnie 10 minutach wstępu prosimy o zadawanie pytań. Dziennikarze radiowi i telewizyjni będą chcieli zrealizować indywidualne setki – trzeba im to umożliwić.
•
Po konferencji organizatorzy nadal powinni odbierać telefony – dziennikarz może chcieć jeszcze uzupełnić informacje albo jej jeszcze raz zweryfikować.
•
Nie wypada podczas konferencji wręczać dziennikarzom drogich prezentów. Zostanie to odebrane jako próba przekupstwa. Inaczej traktowane są informacje wręczane na pendrive’ach – są dopuszczalne ze względu na swoją funkcjonalność.
Dobór mediów, VIP-ów i gości •
Należy spodziewać się, że przyjdzie ok. 1/3 zaproszonych.
•
TV, radio, prasa – ogólnopolska, regionalna, lokalna, branżowa, specjalistyczna – zwracamy uwagę na podział. Dziennikarze pism i TV nie specjalistycznych potrzebują prostszych informacji podawanych językiem laika – nie specjalisty.
•
Rozpoczynamy punktualnie – chyba, że na sali jest niewiele osób – wówczas witamy się i pytamy osoby, które przyszły na czas, czy możemy poczekać jeszcze kilka minut.
Charakterystyka dziennikarza przybywającego na konferencję •
Nigdy nie ma czasu!
•
Gdy dzwoni lub umawia się to znaczy, że artykuł miał napisać na wczoraj – w przypadku dziennikarzy prasowych, a newsa robi na dzisiaj i to zaraz – im więcej mu się pomoże i ułatwi w pracy – tym przychylniejszy jest jego stosunek do nas.
•
Może być napastliwy, bezczelny, nieprzygotowany do rozmowy – przygotowani i rzeczowi są zazwyczaj dziennikarze z prasy gospodarczej i branżowej. Dzieje się tak dlatego, że mają oni zdecydowanie więcej czasu na przygotowanie się do zredagowania czy realizacji materiału.
•
Dziennikarz każdego medium potrzebuje materiałów, z których może skorzystać i zdjęcia, które zilustruje pisany tekst.
•
Dziennikarzom telewizyjnym szczególnie zależy na dobrych zdjęciach z terenu, czyli na tzw. „ogrywce”.
•
Dziennikarz radiowy będzie szukał materiału z dobrym jakościowo dźwiękiem, który może stanowić ilustrację (tło) audycji.
•
Dziennikarz chce jasnych i konkretnych odpowiedzi na pytania, najlepiej precyzyjnych. W przypadku telewizji – wypowiedź do 20 sekund. Dla radia – jeszcze krócej.
•
Żaden dziennikarz nie lubi lawirowania wokół tematu, niepełnych odpowiedzi – później będzie szperał, pytał fachowców, konkurencję – w ostateczności napisze, co zechce. Walka na wyjaśnienia i sprostowania nie ma sensu.