ประภาพรรณ แก้วเหมือน
โปรแกรม Microsoft Access 2010 โปรแกรม Microsoft Access 2010 เป็นโปรแกรมจัดการระบบ ฐานข้อมูลที่ช่วยจัดการกับระบบฐานข้อมูลได้อย่างมี ประสิทธิภาพ ตั้งแต่การจัดเก็บ ค้นหา วิเคราะห์ และนาเสนอข้อมูล สามารถทาได้ ง่าย สะดวก และรวดเร็ว เป็นโปรแกรมประเภทจัดการฐานข้อมูล เชิ ง สั ม พั น ธ์ ที่ ท ากั น ในส านั ก งาน หรื อ องค์ กรขนาดเล็ ก และยั ง สามารถเขียนกลุ่มโปรแกรม (แมโคร และ มอดูล) ของวิชวลเบสิก (Visual Basic) ระดับพื้นฐาน เพื่อ ใช้ในการทางานและสามารถ เชื่อมต่อกับฐานข้อมูล Microsoft SQL Server
โครงสร้าง โปรแกรม Microsoft Access 2010 1. ตาราง (table) ใช้สาหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ซึ่งแต่ละ ตารางจะประกอบไปด้วยเขตข้อมูล (Field) และ ระเบียน (Record) 2. แบบสอบถาม (queries) ใช้สาหรับดูข้อมูล ค้นหาข้อมูล ตรวจสอบแก้ไข เพิ่มเติม หรือลบข้อมูลที่ต้องการ 3. ฟอร์ม (form) ออกแบบมาเพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้ สาหรับป้อนข้อมูลและแสดงข้อมูล
โครงสร้าง โปรแกรม Microsoft Access 2010 4. รายงาน (report) ออกแบบมาให้มีการจัดรูปแบบ มีการ คานวณและพิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้ รวมทั้งมีการสรุปผล ของข้อมูลที่เลือก ซึ่งสามารถดูรายงานก่อนพิมพ์ได้ 5. เพจ (pages) เป็นเครื่องมือที่ช่วยแสดงผลข้อมูลใน รูปแบบเว็บเพจ ซึ่งสามารถนาข้อมูลไปแสดงผลใน อินเทอร์เน็ตได้ทันที่
โครงสร้าง โปรแกรม Microsoft Access 2010 6. มาโคร (macro) เป็นภาษาโปรแกรมง่ายๆ เพื่อการกาหนด โครงสร้างลาดับขั้นตอนให้ปฏิบัติงานตามที่ต้องการเพื่อ ตอบสนองกับเหตุการณ์ที่กาหนดขึ้น 7.โมดูล (module) เป็นการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา VBA (Visual Basic for Application) ซึ่งใช้ในการทางานที่ ค่อนข้างซับซ้อนกว่าการใช้แมโคร เพื่อให้ได้ฟอร์มหรือรายงาน ตามความต้องการของผู้ใช้
ฐานข้อมูล (Database) กลุ่ ม ของข้ อ มู ล ที่ มี ค วามสั ม พั น ธ์ กั น เกี่ ย วข้ อ งเป็ น เรื่ อ ง เดี ย วกั น เช่ น กลุ่ ม ข้ อ มู ล ของนั ก เรี ย นในโรงเรี ย น ประกอบด้วย เลขประจาตัวนักเรียน ชื่อ นามสกุล ประวัติ ส่วนตัว คะแนนสอบแต่ล ะปีการศึ กษา เป็น ต้น ซึ่ง ข้อมูล เหล่านี้ เรียกว่า ข้อมูลเชิงสัมพันธ์ เพราะสามารถนามาใช้ งานร่วมกันได้
ฐานข้อมูล (Database) เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทา ซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้ลูกค้า เอนทิตี้พนักงาน แอททริบิวต์ (Attribute) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและ คุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้นักศึกษา ประกอบด้วย แอทริบิวต์รหัสนักศึกษา แอททริบิวต์ชื่อนักศึกษา แอททริบิวต์ที่อยู่นักศึกษา
Microsoft Access 2010 จะเก็บข้อมูลต่าง ๆ ลงในตาราง ซึ่งประกอบด้วย แถว (row) และ คอลัมน์ (column)
แถว (row)
คอลัมน์ (column)
โดยเรียกชื่อข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ของตารางว่า เขตข้อมูล หรือ ฟิลด์ (field) และเรียกแต่ละแถวในตารางว่า ระเบียนข้อมูล หรือ เร็คคอร์ด (record) ฟิลด์ (field)
การแปลงไฟล์ .mdb ให้เป็นไฟล์ .accdb • Access Database จะจัดเก็บเป็ นไฟล์ .accdb
(Access2007) • Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็ นไฟล์ .mdb • Access 2000 Database จะจัดเก็บเป็ นไฟล์ .mdb
ขั้นตอนการออกแบบฐานข้อมูล กาหนดวัตถุประสงค์ในการออกแบบฐานข้อมูล
กาหนดตารางที่ต้องการเก็บข้อมูล กาหนดฟิลด์ในตาราง กาหนดคีย์หลัก พิจารณาปรับเปลี่ยนตาราง กาหนดความสัมพันธ์ต่อตาราง
ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2010
ส่วนประกอบ Tab File
หน้าที่การทางาน
รวบรวมชุดคาสั่งในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง การ บันทึก การพิมพ์ การสารอง การตั้งค่า Access 2010 Quick Access Toolbar แถบเครื่องมือที่ได้รวบรวมปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆเอาไว้ เพื่อช่วยให้ ทางานสะดวกรวดเร็วขึ้น และสามารถเพิ่มหรือลดปุ่มเครื่องมือ เหล่านี้ได้ แถบชื่อเรื่อง แถบแสดงชื่อเรื่องและเวอร์ชั่นของโปรแกรม (Title Bar) ริบบอน (Ribbon) แบ่งกลุ่มการทางานหลักๆ ไว้ด้วยกัน มีริบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables บานหน้าต่างนาทาง แสดงสิ่งต่างๆ ที่ได้มีการสร้างขึ้น เช่น Table, Query, Form, (Navigation Pane) Report เป็นต้น สามารถซ่อนและเปิดใหม่ได้ Document Window พื้นที่หลักที่ใช้ในการทางาน
เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2010
วิธีการสร้างฐานข้อมูลมี 2 แบบ คือ 1. สร้างฐานข้อมูลเปล่า (Blank database)
2. สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ (Sample templates)
Short Date
จงสร้างฐานข้อมูลนักเรียน
1. ตาราง Gender Field Name
Data Type
Description
Field Size
ID_Gender
Text
รหัสเพศ
1
Gender
Text
ชื่อเพศ
5
2. ตาราง Student Field Name
Data Type
Description
Field Size
ID_Student
Text
รหัสนักเรียน
5
Name
Text
ชื่อ
50
Lastname
Text
นามสกุล
50
ID_Gender
Text
รหัสเพศ
1
Birthday
Date/Time
วันเกิด
Short Date
Address
Text
ที่อยู่
60
Text
อีเมล์
30