1
การใช้คอมพิวเตอร์ ในการเก็บข้อ มู ลข่าวสาร จะทาให้ผใู ้ ช้สามารถเรี ยกข้อ มูล และข่าวสารนั้นมาใช้ไ ด้ อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ยงั สามารถทากรรมวิธีต่างๆ เช่น การเลือกกลุ่มการปรับปรุ ง ข้อมูล เป็ นต้น ในการนา ข้อ มู ล เข้าและออกจากสื่ อ บันทึ กนั้น จาเป็ นต้อ งมี โปรแกรมที่ มาจัดการฐานข้อ มู ล เหล่ านั้น ซึ่ งเรี ยกว่า “ระบบ ฐานข้ อมูล (Database Management System : DBMS)” ส าหรั บ โปรแกรม Microsoft Access จัด เป็ นโปรแกรมการจัด การฐานข้อ มู ล เชิ ง สั ม พัน ธ์ (Regional Database Management System : RDBMS)” ซึ่ งมี ประสิ ทธิภาพในการจัดฐานข้อมู ลได้ดีเยีย่ ม โดยโปรแกรม Microsoft Access 2010 ท างานภายใต้ร ะบบปฏิ บ ัติ ก าร Windows ท าให้ ใ ช้ง านได้ง่ า ย สะดวก รวดเร็ ว มี เครื่ องมือช่วยในการทางานไม่จาเป็ นต้องจดจาคาสัง่ ในการทางานเหมือนกับโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลประเภท อื่นๆ และเป็ นโปรแกรมที่ง่ายต่อการเรี ยนรู ้
คุณสมบัติของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ดังที่ ไ ด้ก ล่ าวมาในข้างต้น แล้วว่าโปรแกรม Microsoft Access 2010 จัดเป็ นโปแกรมด้านการจัด การ ฐานข้อ มู ล ดังนั้นความสามารถโดยตรงของโปรแกรมก็คือ “การจัดการด้ านฐานข้ อมู ล ” ในการนาข้อ มูล เก็บ โดย Microsoft Access 2010 จะมองแฟ้ มข้อมูลแต่ละแฟ้ มข้อมูลที่จดั เก็บอยูใ่ นคอมพิวเตอร์ในรู ปแบบของ ตาราง (Table) ที่ประกอบด้วย เขตข้อมูลหรื อคอลัมน์ และ ระเบียนหรื อแถว โดยในแต่ละตารางจะต้องมีคียท์ ี่เหมือนกัน เพื่อใช้ในการเชื่อมโยง (Relation) ตารางสองตารางให้สัมพันธ์กนั ดังนั้นข้อมูลใน สองตาราง จึงสามารถใช้งาน ร่ วมกันได้ นอกจากนั้นแล้วเรายังสามารถนาข้อมูลที่อยูใ่ นตารางมาจัดให้อยูใ่ นรู ปแบบของ Query ซึ่ งเป็ นคาถามที่ ใช้ถามไปยังฐานข้อมูลของเราเพื่อที่จะได้นาข้อมูลที่ตอ้ งการใช้ออกมา โดยจะมีการกาหนดเงื่อนไขต่างๆ ใน การแสดงข้อ มู ลด้วยและยังมี การนาข้อ มู ล ที่อ ยู่ในฐานข้อ มู ลของเรามาสร้างเป็ น Form เพื่อ ให้ง่ายต่อ การป้ อน ข้อมูล ทั้งยังนาข้อมูลมาสร้างเป็ นรายงานเพื่อแสดงผลงานทั้งหมดออกมานั่นเอง สรุ ปลักษณะการทางานของ โปรแกรม Microsoft Access 2010จึงเป็ นขั้นตอนการทางานที่ยืดยาวที่มีกระบวนการการทางานที่ต่อ เนื่ องกัน จนกระทัง่ ได้ผลลัพธ์เป็ นรายงานออกมาเพือ่ นาเสนอ
2 สิ่งที่เพิม่ เติมเข้ามาในโปรแกรม Microsoft Access 2010 นัน่ คือการเน้นความเรี ยบง่าย โดยมาพร้อมกับ แม่แบบพร้อมใช้ที่คุณสามารถนาไปใช้ได้ทนั ที อีกทั้งยังมีเครื่ องมือที่มีประสิทธิภาพที่สามารถจัดการงานได้เสมอ แม้วา่ ข้อมูลจะมีปริ มาณมากขึ้นก็ตาม ปุ่ มคาสัง่ ที่จาเป็ นต้องใช้ เราสามารถใช้งานได้ทุกเมื่อและทุกตาแหน่งที่คุณต้องการเรี ยกใช้
การกาหนด Ribbon สามารถปรับปรุ งเองได้อย่างง่ายดาย เพือ่ ให้คุณสามารถเข้าถึงคาสัง่ ที่คุณใช้บ่อยได้ สร้างแท็บแบบกาหนดเองหรื อแม้แต่กาหนดแท็บที่มีอยูแ่ ล้วภายในเอง เมื่อใช้ Access 2010 คุณจะทางาน ได้อย่างที่ตอ้ งการ
การจัดการฐานข้อมูลของคุณและเรี ยกใช้เครื่ องมือฐานข้อมูลได้โดยตรงและรวด เร็วยิง่ ขึ้นจากมุมมอง Microsoft Office Backstage มุมมอง Backstage เข้ามาแทนที่เมนูแฟ้ มแบบเดิมในโปรแกรมประยุกต์ Office 2010 ทั้งหมด โดยจะเป็ นพืน้ ที่ส่วนกลางที่ได้รับการจัดระเบียบไว้สาหรับจัดการฐานข้อมูล ของคุณ และกาหนดรู ปแบบการใช้งาน Access ของคุณเอง
มุมมอง Microsoft Office Backstage
3
การเรียกใช้ โปรแกรม Microsoft Access 2010 การเริ่มใช้ งาน Microsoft Access 2010 จากแถบงาน 1. คลิกที่ปมุ่ Start บน Taskbar จะปรากฏเมนูของปุ่ ม Start 2. เมื่ อ ปรากฏ เมนู ของปุ่ ม Start ขึ้นมาแล้วให้เลื่ อ นเมาส์ มาชี้ ที่คาสั่ง All Programs ใน เมนู ของปุ่ ม Start นั้น จะปรากฏรายการย่อยภายในเมนู Programs ขึ้น 3. จากนั้ น ให้เลื่ อ น Mouse มาที่ Microsoft Office จะปรากฏรายการของโปรแกรม Microsoft Office ขึ้นมา ให้เลื่อน Mouse มา Click ที่ Microsoft Access 2010
❶ คลิกที่ปมุ่ Start บน Taskbar จะ ปรากฏเมนูของปุ่ ม Start ❷ เมื่อปรากฏเมนูของปุ่ ม Start ขึ ้นมาแล้ ว ให้ เลื่อน Mouse มาชี ้ที่ Programs ในเมนูของปุ่ ม Start นัน้ จะปรากฏรายการ ภายในเมนู Programs ขึ ้น ❸ จากนันให้ ้ เลื่อน Mouse มาที่ Microsoft Office จะปรากฏรายการ โปรแกรม Microsoft Office ขึ ้นมา ❹ ให้ เลื่อน Mouse มา Click ที่ Microsoft Access 2010
4
เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการเข้าสู่โปรแกรมแล้ว จะปรากฏหน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ดังรู ป
1. คลิกที่ปมุ่
บนหน้าต่างการเริ่ มต้นการใช้ Microsoft Access 2010
2. จากนั้นทาการตั้งชื่อให้กบั ไฟล์ฐานข้อมูล จะเห็นได้วา่ นามสกุลของไฟล์ฐานข้อมูลจะเป็ น ( *.accdb ) โดยการตั้งชื่อไฟล์น้ นั สามารถตั้งได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
3. คลิกที่ปมุ่
เพือ่ ให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลเปล่า
5
เมื่อเข้ าสู่ โปรแกรม Microsoft Access 2010 เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Access 2010 แล้วหน้าจอแรกที่เราพบ คือ หน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ซึ่งภายในหน้าต่างของโปรแกรมจะประกอบด้วย ส่วนต่างๆ ที่เป็ นเครื่ องมือในการทางาน ของโปรแกรม โดยในแต่ละส่วนจะมีการใช้งานที่แตกต่างกันออกไปดังนี้
Title Bar
แฟ้ม (File) Quick Access Toolbar แท็ปคาสัง่
กลุม่ คาสัง่ ปุ่ มคาสัง่
Object
ประเภท
แถบ Navigator
Ribbon
6 แฟ้ม (File) รวบรวมชุดคาสัง่ จัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง การบันทึก การพิมพ์ การสารองฐานข้อมูล และ Publishing ปุ่ มคาสัง่ นี้อยูท่ ี่มุมซ้ายของ Database window เมนูคาสัง่ นี้ Quick Access Toolbar นาเสนอบางคาสัง่ เพือ่ อานวยความสะดวกในการทางาน แถบเครื่ องมือนี้อยูถ่ ดั จาก Microsoft Office Button มาทางขวา ตามค่าเริ่ มต้นแสดงปุ่ มคาสัง่ Save, Undo และ Redo แต่สามารถเพิม่ คาสัง่ อื่น ได้อีก Title Bar แถบไตเติล แสดงชื่อของObjectฐานข้อมูลปั จจุบนั (ถ้าขยายใหญ่) ด้านขวาสุดเป็ นปุ่ มการย่อ ขยาย และปิ ดเหมือนกับโปรแกรม Windows ทั้งหมด การซ่อน Access Window ชัว่ คราวสามารถคลิกปุ่ ม Minimize (ย่อ) จัดขนาดของ window โดยการคลิกปุ่ ม Restore Down / Maximize และปิ ด window หรื อออกจาก Microsoft Access โดยการคลิกปุ่ ม Close Ribbon อยูใ่ ต้แถบไตเติลเป็ นส่วนการทางานใหม่ในโปรแกรมชุด Microsoft Office 2010 คาสัง่ ต่างๆ ได้รับการนาเสนอบน Ribbon แทนที่บนแถบเมนูหรื อแถบเครื่ องมือแบบเดิม จึงทาให้สามารถทางานได้อย่างมี ประสิทธิภาพภายใน Window การจัด Ribbon เป็ นแท็ปหน้าที่เฉพาะที่แบ่งตามกลุ่มหน้าที่เฉพาะของคาสัง่ แท็ปคาสั่ ง
Ribbon จะแบ่งเมนูคาสัง่ ออกเป็ นแท็ปเพือ่ ความสะดวกในการเรี ยกใช้งาน
ปุ่ มคาสั่ ง ในแต่ละกลุ่ม ปุ่ มคาสัง่ เปลี่ยนขนาดโดยขึ้นอยูก่ บั กับความกว้างของ Window ปุ่ มเหล่านี้อาจจะ ใหญ่ หรื อเล็ก ซึ่งป้ ายปุ่ มคาสัง่ อาจจะเป็ นชื่อไอคอน หรื อทั้ง 2 อย่าง เมื่อชี้ไปที่ปุ่มคาสัง่ จะแสดงชื่อปุ่ มคาสัง่ นั้นใน ScreenTip บางครั้งจะอธิบายการทางานของปุ่ มคาสัง่ นั้น บางปุ่ มคาสัง่ มีลูกศร ซึ่งในลูกศรนั้นจะมีฟังก์ชนั อื่นๆ ถ้าชี้ปุ่มคาสัง่ ที่มีลูกศรภายในตัวปุ่ มคาสัง่ นั้น ลูกศรจะแสดง รายการคาสัง่ ย่อยให้เลือก ถ้าลูกศรแยกต่างหาก ลูกศรจะแสดงรายการคาสัง่ ย่อยที่ทาตามการเลือกปั จจุบนั กลุ่มคาสั่ ง
แท็ปคาสัง่ จะแบ่งปุ่ มคาสัง่ ออกเป็ นกลุ่ม ๆ ตามลักษณะการใช้งานในหมวดเดียวกัน
Navigator แสดงรายการ Object ฐานข้อมูล การเปลี่ยน Object ในรายการให้คลิกส่วนหัวของรายการ แล้ว คลิกกลุ่มของ Object ที่ตอ้ งการให้แสดง Object แสดงชื่อกลุ่มออบเจ็คทั้งหมดในฐานข้อมูล ถ้าคลิกที่ไอคอนของกลุ่มใด จะแสดงรายชื่อออบเจ็ค ทั้งหมดในกลุ่มนั้นในส่วนของ Document Windows
7
หน้ าต่ างฐานข้ อมูล Ribbon บน Database Window มี 4 แท็บ คือ หน้าแรก , สร้าง , ข้อมูลภายนอก และ เครื่ องมือฐานข้อมูล
แสดง Ribbon ปกติ
ถ้าต้องการพื้นที่หน้าจอเพิม่ ขึ้น แต่ Ribbon ที่ซ่อนไว้สามารถแสดงออกมา เมื่อคลิกแท็บใดแท็ปหนึ่ง
แสดง Ribbon แบบย่อเล็กสุด
แท็ปหน้ าแรก Home แท็ปหน้าแรก เป็ นแท็ปที่รวบรวมคาสัง่ ที่เกี่ยวกับการจัดหน้าจอ ในการแสดงผลเปรี ยบเทียบได้กบั เมนู Edit, เมนู Record ในเวอร์ชนั ก่อนหน้า แท็ปนี้ประกอบด้วยกลุ่มต่อไปนี้
8
มุมมอง View เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั แสดงมุมมอง Object เช่น มุมมองแผ่นข้อมูล , มุมมอง Pivot Table , มุมมอง Pivot Chart , มุมมองออกแบบ
คลิปบอร์ ด Clipboard
เรี ยงลำดับและกรอง Sort & Filter สร้างตัวกรอง
ระเบียน Records
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การคัดลอก
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั จัดการเรคคอร์ดในด้านการเรี ยงลาดับ การ
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ทางานกับเรคคอร์ด เช่น การหาผลรวม , การลบ เป็ นต้น
9 เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ค้นหาและแทนที่
ค้นหำ Find
กำรจัดรู ปแบบข้ อควำม Font เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั จัดการแสดงตัวอักษร จัดหน้ากระดาษ เช่น การ กาหนดย่อหน้า , การใส่สญ ั ลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
แท็ปสร้ าง Create แท็บสร้าง Create เป็ นแท็ปที่รวบรวมคาสัง่ ในการสร้าง Object ฐานข้อมูล แท็ปนี้ประกอบด้วยกลุ่มคาสัง่ ต่อไปนี้
ตำรำง Tables เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างตารางข้อมูล
แบบสอบถำม Query
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างแบบสอบถามข้อมูล
10
ฟอร์ ม Forms
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างฟอร์ม
รำยงำน Reports
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างรายงาน
แมโครและโค้ด Visual Basic
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างมาโคร มอดูล คลาสมอดูล
แท็ปข้ อมูลภายนอก External Data แท็ปข้อมูลภายนอก External Data เป็ นแท็ปที่รวบรวมคาสัง่ ในการนาเข้าหรื อส่งออกข้อมูล แท็ปนี้ ประกอบด้วยกลุ่มคาสัง่ ดังต่อไปนี้
นำเข้ ำและเชื่อมโยง Import เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั นาเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access, ไฟล์ Excel, ไฟล์ HTML หรื อ XML, ไฟล์ขอ้ ความ ตลอดจนฐานข้อมูลอื่นๆ
11 เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ส่งออกเป็ น ไฟล์ Excel, ไฟล์ HTML หรื อ XML, ไฟล์ขอ้ ความ
ส่ งออก Export หรื อฐานข้อมูล
รวบรวมข้ อมูล Collect Data
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ทางานกับ Outlook สาหรับการส่งผ่านอีเมล์
แท็ปเครื่องมือฐานข้ อมูล Database Tools แท็ปเครื่ องมือฐานข้อมูล Database Tools เป็ นแท็ปรวบรวมคาสัง่ จัดการฐานข้อมูล เช่น การสร้าง ความสัมพันธ์ การกาหนดรหัสผ่านฐานข้อมูล แท็ปนี้ประกอบด้วยกลุ่มคาสัง่ ต่อไปนี้
แมโคร Macro เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั การสร้างระบบโปรแกรมอัตโนมัติ คือ แมโคร และคาสัง่ Visual Basic
ควำมสัมพันธ์ เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ทางานกับ Object ฐานข้อมูล เช่น ความสัมพันธ์
12 เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ตรวจสอบและวิเคราะห์
วิเครำะห์ Analyze
ย้ ำยข้ อมูล Move Data เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั ส่งผ่านข้อมูลจากฐานข้อมูล คือ การส่งไปยัง SQL Server หรื อ การแบ่งฐานข้อมูลเป็ นส่วนโปรแกรมกับฐานข้อมูล
ส่ วนเพิม่ เติม Add-in
เป็ นกลุ่มฟังก์ชนั สนับสนุนฐานข้อมูล เช่น Link Table Manager
แท็ปแสดงสถานะของ Object Contextua l เมื่อมีการเลือก Object ตามแต่ละ Categories แท็ป Contextual จะแสดงออกมาสัมพันธ์กบั Object และ มุมมอง ต่อจากแท็ปปกติ เช่น การเปิ ดตารางข้อมูล จะปรากฏแท็ป Datasheet ตามแท็ป Contextual ที่เป็ น Datasheet สาหรับการเปิ ดตารางข้อมูลในมุมมองตาราง
13
Navigator Pane การแสดงประเภทของ Navigator Pane ให้คลิกที่แถบ Navigator จะปรากฎเมนูคาสัง่ Navigator โดยจะ แสดง Category ตามประเภทที่เลือก