บทที่ 2 ไฟล์ ฐานข้ อมูล ในการทางานของโปรแกรมสาเร็ จรู ปบนเครื่ องคอมพิวเตอร์ ซึ่ งโดยพื้นฐานของ Microsoft Access 2010 คือ จะมีไ ฟล์ที่ใช้สาหรับเก็บไฟล์ฐานข้อ มู ล ต่างๆ ที่เรี ยกว่า ฐานข้อมู ล ซึ่ งโดยส่ วนมากแล้วถ้ามีการ ทางานในฐานข้อมูลมากกว่า 1 ฐานข้อมูล ก็จะมีการเปิ ดไฟล์ฐานข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ในขณะเดียวกันหากมีการ สร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่แล้วจาเป็ นจะต้องมีการจัดเก็บ ฐานข้อมูลนั้น หรื อเรี ยกว่า การจัดเก็บหรื อการบันทึกนัน่ เอง เพือ่ ที่จะเป็ นประโยชน์ต่อการทางาน ในครั้งต่อไป อีกทั้งยังเป็ นประโยชน์ในการย้อนกลับมาแก้ไขงานนั้นโดยไม่ตอ้ งมีการจัดทาหรื อพิมพ์ข้ นึ มาใหม่ นัน่ เอง
การสร้ างฐานข้ อมูลขึน้ มาใหม่ วิธีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้
การสร้ างฐานข้ อมูลเปล่า
1. คลิกที่ปมุ่
บนหน้าต่างการเริ่ มต้นการใช้ Microsoft Access 2010
15 2. จากนั้นทาการตั้งชื่อให้กบั ไฟล์ฐานข้อมูล จะเห็นได้วา่ นามสกุลของไฟล์ฐานข้อมูลจะเป็ น ( *.accdb ) โดย การตั้งชื่อไฟล์น้ นั สามารถตั้งได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร
3.
คลิกที่ปมุ่
เพือ่ ให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลเปล่า
การสร้ างฐานข้ อมูลจากต้ นแบบ 1.
การสร้ างฐานข้ อมูลจากต้ นแบบ บนแถบ แม่ แบบบนเครื่อง นั ้นสามารถทาได้ โดย คลิก จากนั ้นโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงรายละเอียด แม่แบบบนเครื่ องให้ เราเลือกตามความต้ องการ
16 1. เลือกแม่แบบที่ตอ้ งการจากนั้นโปรแกรม Microsoft Access จะเปิ ดไดอะล๊อกบล็อก File New Database ให้ต้งั ชื่อไฟล์และเลือกตาแหน่งเก็บฐานข้อมูลแล้วคลิกปุ่ มคาสัง่ เพือ่ ให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบตามที่เลือก
โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะสร้างฐานข้อมูลใหม่พร้อมกับอ๊อบเจคต่างๆที่มีอยูใ่ น ต้นแบบตามที่เลือก
การจัดเก็บไฟล์ ฐานข้ อมูล ในโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะไม่ มีคาสั่งในการจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมู ล การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมู ลจะทา โดยอัตโนมัติ ซึ่ งจะจัดเก็บให้เราทันทีที่ปิดไฟล์ฐานข้อมูล หรื อออกจากโปรแกรม Microsoft Access 2010 หรื อ เมื่อมีการเปิ ดไฟล์ฐานข้อมูลอื่นขึ้นมา
การจัดเก็บไฟล์ฐานข้ อมูลขึน้ แผ่ นดิสก์เก็ต การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต สามารถทาได้โดยการคัดลอกในโปรแกรม Windows Explorer ดังในหนังสือหลักสูตรการเรี ยนการสอน Windows
17
การปิ ดฐานข้ อมูล หลังจากที่ เราใช้ฐ านข้อ มู ล เสร็ จแล้ว ควรที่ จ ะปิ ดฐานข้อ มู ล เหล่ านั้ น แล้ว จึง เปิ ดฐานข้อ มู ล อื่ น หรื อ ออกจาก Microsoft Access 2010 ก็ได้ ซึ่ งถ้าโครงสร้างของฐานข้อมูล ถูกเปลี่ยนไปในขณะใช้งาน เช่ น เปลี่ยนขนาดของ แถวหรื อ คอลัม น์ใน Table โปรแกรมจะถามให้ยืนยันว่าจะบัน ทึกสิ่ งที่ เปลี่ ยนแปลงนั้นหรื อ ไม่ แต่สาหรับการ เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลใน Table นั้น จะถูกบันทึกให้โดยอัตโนมัติทนั ทีที่เปลี่ ยนแปลงอยูแ่ ล้ว เมื่ อเราปิ ด ฐานข้อมูลหรื อออกจาก Microsoft Access 2010 ออบเจ็คต่างๆ ที่ยงั เปิ ดอยู่ เช่น Table หรื อ Query ก็จะถูกปิ ดตาม ไปด้วย การปิ ดฐานข้ อมูล สามารถทาได้หลายวิธีดงั นี้ วิธีท1ี่
การปิ ดฐานข้ อมูลโดยใช้ แท็บ
นาเมาส์คลิกที่แท็บ แฟ้ม เลือก ปิ ดฐานข้ อมูล
18 วิธีที่ 2
การปิ ดฐานข้ อมูลโดยใช้ ปุ่ม Close คลิกที่ปมุ่ Close บนวินโดว์ Database ดังรู ป
คลิกเมาส์ เพื่อปิ ด
หมายเหตุ เมื ่อโปรแกรมขึ้นกรอบโต้ตอบเพือ่ เตือนความจาในการบันทึก ให้คลิ ก No เพือ่ ยกเลิ กการเปลีย่ นแปลงทีเ่ ราอาจจะทากับโครงสร้างฐานข้อมูล หรื อออบเจ็ คต่างๆ ไป แล้ว แต่ยงั ไม่ได้สงั่ ให้บนั ทึกลงไป หรื อคลิ ก Yes เพือ่ เก็บการเปลีย่ นแปลงทัง้ หมดที ่ เราทา (ส่วนตัวข้อมูลจริ ง ๆ ใน Table นัน้ จะเปลีย่ นไปแล้วทันที โดยเราไม่ตอ้ งรอจนถึง ตอนปิ ดฐานข้อมูล)
19
การเปิ ดฐานข้ อมูลเดิม วิธีการเปิ ดฐานข้อมูลเดิม สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้ วิธีที่ 1
การเปิ ดฐานข้ อมูลโดยใช้ แท็บ
ในหน้าต่าง จะมีฐานข้อมูล เดิม ที่มีอยูแ่ ล้ว จะปรากฏรายชื่ อฐานข้อมู ลที่เปิ ดใช้งานไปเมื่ อเร็ วๆ นี้ ให้ดบั เบิล
คลิกที่ชื่อของฐานข้อมูลที่ตอ้ งการจะเปิ ด
หากไม่มีรายชื่อฐานข้อมูลในรายการ ให้เลือก เลือก Directory ที่เก็บข้อมูลเพือ่ เลือกไฟล์ฐานข้อมูลดังกล่าว
จากการเปิ ดไฟล์ฐานข้อมูล จากนั้น
ให้ เลือก Directory ที่เก็บข้ อมูล จากนันคลิ ้ กชื่อไฟล์แฟ้มข้ อมูล ที่ต้องการเปิ ด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี ้
เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ตอ้ งการจะเปิ ดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูล นั้นและคลิกที่เปิ ด หรื อ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ตอ้ งการเปิ ดได้เลย
20 วิธีที่ 2
เปิ ดฐานข้ อมูลเดิมจากแถบเครื่องมือด่ วน
คลิกที่คาสัง่ แฟ้ มบนแถบเครื่ องมือด่วน จะปรากฏ Popup Menu ดังนี้
ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อแฟ้ มข้อมูลที่ตอ้ งการเปิ ด เช่น ชื่อแฟ้ ม school.accdb ดังนี้
เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้ อมูลที่ต้องการจะเปิ ดได้ แล้ ว ให้ คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้ อมูลนันและคลิ ้ กที่เปิ ด(Open) หรื อ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้ อมูลที่ต้องการเปิ ดได้ เลย