Lesson 3 by pokize pokize

บทที่ 3 ตาราง Table ความหมายของตาราง ตาราง (Table) คือ ออบเจ็คชนิดหนึ่งในฐานข้อมูลของ Access ใช้ในการเก็บข้อมูลดิบต่างๆ ที่มี ทั้งหมดดังที่เราได้ทราบมาแล้วว่า โครงสร้างสถาปั ตยกรรมใน Access ใช้โครงสร้างแบบสัมพันธ์ ดังนั้น ไฟล์ฐานข้อมูลใน Access จึงมีตารางซึ่งเก็บข้อมูลในแง่มุมต่างๆ อยูห่ ลายตารางและสามารถกาหนดให้ ตารางแต่ละตารางมีความสัมพันธ์ซ่ ึงกันและกัน ตารางเป็ นส่วนที่เก็บข้อมูลดิบลักษณะของตารางจะประกอบไปด้วยระเบียนและเขตข้อมูล ฐานข้อมูลในไฟล์หนึ่งสามารถมีตารางได้ถึง 32,768 ตาราง แต่เปิ ดใช้ตารางได้เพียง 254 ตาราง ในเวลา เดียวกันแต่ละตารางจะมีเขตข้อมูลได้สูงสุด 255 เขตข้อมูล หรื อ 255 คอลัมน์ หากเราเคยใช้โปรแกรมสเปรดชีท จะเห็นได้วา่ ตารางของ Access มีลกั ษณะที่คล้ายกับเวิร์กชีทที่มี การแบ่งเป็ นแถวและคอลัมน์ ส่วนของระเบียนเทียบเท่ากับแถว และส่วนของคอลัมน์เทียบเท่ากับเขต ข้อมูล แต่แทนที่จะใช้ตวั อักษร A,B,C ... เป็ นชื่อของคอลัมน์แต่จะใช้ชื่อของเขต ข้อมูลแทน

 มุมมองของตาราง การสร้างให้คลิกเลือกแท็ป Create แล้วเลือกคาสัง่ สร้างในกลุ่ม Tables ซึ่งมีวธิ ีการสร้าง 4 แบบ    

Design View Datasheet View Table Template SharePoint Lists

เป็ นการสร้างด้วยมุมมองออกแบบ เป็ นการสร้างจากการป้ อนข้อมูลบนตาราง เป็ นการสร้างด้วยต้นแบบที่มากับโปรแกรม Microsoft Access เป็ นตารางข้อมูลเชื่อมโยงกับ SharePoint

มุมมองออกแบบ (Design view) มุมมองนี้ ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างของเทเบิล เช่ น เพิ่ม ลบฟิ ลด์ แก้ไขฟิ ลด์ กาหนดชนิดข้อมูล กาหนดคีย ์ กาหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ของฟิ ลด์ เป็ นการสลับไปยัง มุมมองนี้ทาได้โดยใช้คาสัง่ มุมมอง เลือกคาสัง่ มุมมองออกแบบ

มุมมองออกแบบของตารางแสดงโครงสร้ างของข้ อมูล

มุมมองดาต้ าชี ท (Datasheet view) เป็ นมุ มมองที่ใช้ป้อนข้อมู ล หรื อ แสดงข้อมู ล ที่เก็บไว้ใน เทเบิลโดยแสดงในรู ปของตารางในมุ มมองนี้ เราสามารถเพิม่ ลบ หรื อ แก้ไขเรดคอร์ดได้ การสลับไปยัง มุมมองนี้ทาได้โดยใช้คาสัง่ มุมมอง เลือกคาสัง่ มุมมองแผ่ นข้ อมูล

มุมมองดาต้ าชีทของตารางแสดงรายละเอียดของข้ อมูล

มุมมอง PivotTable เป็ นมุมมองใหม่ใน Access ตั้งแต่รุ่น XP เป็ นต้นมา เป็ นการใช้วเิ คราะห์และ สรุ ปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรู ปของตารางแจกแจงรายละเอียดข้อมูลและสรุ ปผลข้อมูล ซึ่งมีรูปแบบ เดียวกับ PivotTabale ใน Microsoft Excel การสลับไปยังมุมมองนี้ทาได้โดยใช้คาสั่ง มุมมอง เลือกคาสั่ง มุมมอง PivotTable

มุมมอง Pivot Table ของตารางแสดงรายละเอียดของข้ อมูล

มุมมอง PivotChart เป็ นมุ มมองใหม่ใน Access ตั้งแต่รุ่น XP เป็ นต้นมา ใช้ในการวิเคราะห์ และสรุ ปผลข้อมูลในเทเบิลโดยแสดงในรู ปของแผนภูมิ หรื อ Chart การสลับไปยังมุมมองนี้ทาได้โดยใช้ คาสัง่ มุมมอง เลือกคาสัง่ มุมมอง PivotChart

มุมมอง PivotChart ของตารางแสดงรายละเอียดของข้ อมูล

 ส่ วนประกอบในมุมมอง Table Design ในส่วนของหน้าต่างออกแบบของตารางมีส่วนประกอบที่สาคัญ ดังนี้ ทูลบาร์ Table Design

Table Design Grid

Field Properties

ในมุมมอง Table Design ประกอบด้วย 3 ส่วนคือ ทูลบาร์ Table Design เป็ นส่วนที่แสดงปุ่ มคาสัง่ ทั้งหมดที่ใช้ในการสร้างและแก้ไขเทเบิล Table Design Grid เป็ นส่วนที่ใช้ออกแบบและแก้ไขโครงสร้างเทเบิล เช่น กาหนดชื่อ ฟิ ลด์และชนิดของข้อมูลในแต่ละฟิ ลด์ Field Properties เป็ นส่วนที่ใช้กาหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิ ลด์ เช่น กาหนดขนาดฟิ ลด์ รู ปแบบที่ใช้ในการป้ อนข้อมูล รู ปแบบการแสดงผลข้อมูล กาหนด เงื่อนไขที่ใช้ตรวจสอบค่าในฟิ ลด์ เป็ นต้น

 ขั้นตอนการกาหนดคุณสมบัติของเขตข้ อมูลให้ กบั ตาราง เขตข้อ มู ล ของฐานข้อ มู ล เป็ นสิ่ ง ที่ แ สดงถึ ง ข้อ มู ล ในกลุ่ ม เดี ย วกัน ในการนิ ย ามเขตข้อ มู ล ใน Microsoft จะมีส่วนประกอบอยู่ 3 ส่วนด้วยกันคือ 1. Field Name (ชื่อเขตข้ อมูล) ชื่อ เขตข้อ มูล คือ ส่ วนที่ใช้เป็ นชื่ อ ของเขตข้อ มู ลเป็ นส่ วนที่ใช้อา้ งอิงถึ งเขตข้อมู ลหรื อใช้ในการ ติดต่อกับส่ วนอื่น ๆ ชื่อเขตข้อมูลสามารถกาหนดได้ยาวสู งสุ ด 64 ตัวอักษร เป็ นได้ท้ งั ตัวอักษร ตัวเลข และช่องว่าง แต่รวมกันต้องไม่เกิน 64 ตัวอักษร นอกจากนี้ยงั สามารถใช้เครื่ องหมายพิเศษต่าง ๆ เป็ นชื่อเขตข้อมูลได้ยกเว้นเครื่ องหมาย มหัพภาค หรื อ จุด ( . ) เครื่ องหมายอัศเจรี ย ์ ( ! ) เครื่ องหมายฝนทอง ( ’ ) และวงเล็บปี กกา ( {} ) และห้ามใช้ ช่องว่างนาหน้าชื่อ 2. Data Type ( ชนิดข้ อมูล ) ใน Access ได้จดั เตรี ยมชนิดของข้อมูลให้ท้งั หมดหลายชนิด เราจะเห็นชนิดของข้อมูลจากดรอป ดาวน์ลิสท์บอ็ กซ์ เมื่อเลื่อนไปยัง Data Type ในหน้าต่างออกแบบ (Design View) ของ ตารางเลือกชนิดของข้อมูลที่เราต้องการสาหรับเขตข้อมูลมีดงั นี้

เริ่ มแรก Microsoft Access จะเลือกชนิดของข้อมูลแบบ Text ให้โดยมีค่าปกติที่มีความยาว 50 ตัวอักษร รายละเอียดของชนิดของข้อมูลจะแสดงอยูใ่ นตารางหน้าต่อไป

ประเภท Text

คาอธิบาย ข้อมูลที่เป็ นข้อความ ตัวเลข และเครื่ องหมายต่าง ๆ ผูใ้ ช้จะสามารถกาหนดขนาดของ Field ได้แต่ตอ้ งไม่เกิน 255 ตัวอักษรต่อฟิ ลด์ และไม่สามารถนามาคานวณได้ Memo เป็ นข้อความที่เป็ นหมายเหตุ / บันทึกข้อความ เหมือน Text แต่เก็บข้อมูลได้เป็ นจานวน มากกว่า แต่มีขอ้ เสียที่ไม่สามารถใช้เป็ น Field หลักในการเรี ยงลาดับข้อมูลได้ สูงสุด 65,535 ตัวอักษร Number ตัวเลขที่สามารถใช้ในการคานวณได้ Date/Time สาหรับข้อมูลที่เป็ นวันที่และเวลา สามารถกาหนดรู ปแบบต่างๆ ได้ Currency สาหรับข้อมูลทางด้านการเงิน สามารถนามาคานวณได้และกาหนดจุดทศนิยมได้ 1-4 ตาแหน่ง AutoNumber เป็ นตัวเลขจานวนเต็มแบบลาดับที่ Access จะกาหนดค่าให้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเพิม่ เรด คอร์ดใหม่เข้ามาในเทเบิล โดยค่านี้อาจจะเป็ นค่าแบบเพิม่ ขึ้นทีละ 1 หรื อเป็ นค่าสุ่ม ขึ้นอยู่ กับผูใ้ ช้จะกาหนดในคุณสมบัติ New Values โดยไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงค่าตัวเลข ของข้อมูลชนิดนี้ได้โดยตรง ข้อมูลชนิดนี้มกั จะนาไปใช้กบั ฟิ ลด์ที่จะกาหนดให้เป็ น Primary key เนื่องจากจะไม่มีค่าซ้ า Yes/No ค่าทางตรรกะ ซึ่งจะเก็บค่าจริ งหรื อเท็จเท่านั้น ไม่สามารถ ใช้เป็ น Field หลักในการ เรี ยงลาดับข้อมูลได้ OLE Object สาหรับข้อมูลที่เป็ นรู ปภาพ , กราฟ หรื อออปเจ็คท์ จากโปรแกรมประยุกต์อื่นๆ ไม่ สามารถนามาเป็ น Field หลักในการจัดเรี ยงได้ Hyperlink เป็ นข้อมูลหรื อแอดเดรสที่ใช้อา้ งอิงไปยังข้อมูลอื่น ๆ หรื อ ระบุการเชื่อมโยงในแบบของ เว็บเพจ ซึ งแสดงด้วย URL Attachment ประเภทข้อมูลใหม่ในไฟล์ ACCDB ของ Microsoft Access ประเภทข้อมูลนี้สามารถแนบ ไฟล์ภาพ กระดาษทาการ (เช่น Excel) เอกสาร (เช่น Word) หรื อไฟล์ประเภทอื่นที่ สนับสนุนเข้าสู่เรคคอร์ดในฐานข้อมูล เหมือนกับการแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ การดูและแก้ไข ไฟล์แนบขึ้นกับการออกแบบฟิ ลด์ Attachment ฟิ ลด์ประเภทนี้ให้ความยืดหยุน่ มากกว่า ฟิ ลด์ OLE Object และสามารถใช้พ้นื ที่จดั เก็บได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะไม่มีการสร้าง ไฟล์บิตแม็บ Lookup เป็ นเครื่ องมือที่ใช้เลือกหรื อค้นหาข้อมูลจากเทเบิลอื่น ๆ ใน Access เพือ่ นามาสร้างดรอป Wizard… ดาวน์ลิสต์บอ็ กซ์ในอีกเทเบิล

3. Description ( คาอธิบาย ) ส่วนนี้เป็ นคาอธิบายเพิม่ เติม เพือ่ อธิบายถึงเขตข้อมูลหรื อใช้เป็ นหมายเหตุ ส่วนนี้เราจะใส่ หรื อไม่ใส่ก็ได้

 การสร้ างตารางใน Microsoft Access 2010 การสร้ างตารางด้ วยตนเอง ก่อนที่เราจะสร้างตาราง Table ซึ่งเป็ นการสร้างตารางด้วยตัวเองโดยไม่ใช้ตวั ช่วยเหลือนั้น เรา จาเป็ นจะต้องกาหนดการออกแบบให้กบั ฐานข้อมูลที่เราจะสร้างเสียก่อน เพือ่ เวลาสร้างเราสามารถที่จะ ออกแบบได้เลยโดยไม่ตอ้ งมาคิดให้เสียเวลาในขณะที่สร้าง ในที่น้ ีจะสร้าง โปรแกรมระบบห้องสมุด

ขั้นตอนการกาหนดขอบเขตให้ ฐานข้ อมูลมีดงั นี้ กาหนดขอบเขตที่จะสร้ างตาราง Field Name id_book name_book id_type name_author course id_level picture

Data Type Text Text Text Text Text Text Attachment

Field Size 6 255 3 255 255 1 -

Description รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ รหัสประเภทหนังสือ ชื่อผูแ้ ต่งหนังสือ ชื่อวิชาที่เหมาะสมกับการใช้งานหนังสือเล่มนี้ ระดับชั้นที่เหมาะสมกับการใช้งานหนังสือเล่มนี้ รู ปหนังสือ

ส่ วนประกอบต่ าง ๆ ในมุมมอง Design View Table Design Ribbon

คาอธิบาย

ชื่อเขตข้ อมูล

ชนิดข้ อมูล Table Design Gird

คุณสมบัตเิ ขตข้ อมูล Field Properties

ส่วนประกอบ Table Design Ribbon Table Design Gird

Field Properties

คาอธิบาย จะเป็ นปุ่ มคาสัง่ ที่ประกอบด้วยปุ่ มคาสัง่ ที่ใช้ในการทามุมมองนี้ มีคอลัมน์อยู่ 3 คอลัมน์ใช้ในการ กาหนด ชื่อเขตข้อมูล Field Name , ชนิดข้อมูลของฟิ ลด์ Data Type และคาอธิบายฟิ ลด์ Description ใช้ในการกาหนดคุณสมบัติต่าง ๆ เพิม่ เติมให้กบั ฟิ ลด์

รายละเอียดของปุ่ มคาสั่ งออกแบบตาราง Design View คาสัง่ Design View จะเป็ นคาสัง่ ต่าง ๆ ที่เราใช้ทางานอยูใ่ นมุมมองออกแบบ Design View ซึ่ง จะปรากฏขึ้นมา เมื่อเราสู่มุมมองออกแบบ Design View

กาหนดคีย์หลัก

เลือกแทรกหรื อลบแถวข้ อมูล

ทดสอบกฎการตรวจสอบ ความถูกต้ อง เลือกเปลี่ยนมุมมอง

แสดงรายการ ที่มีการกาหนดดัชนี

เปิ ดหน้ าต่าง Properties เพื่อกาหนดคุณสมบัติ

การสร้ างความสัมพันธ์

การสร้ างแมโคร

การสร้ างตารางด้ วยตนเองมีวิธีการสร้ าง ดังนี้ 1. เลือกกลุ่มของ Ribbon สร้ าง หลังจากนั้นนาเมาส์คลิกทีอ่ อกแบบตาราง

2. โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงกรอบหน้าต่างในมุมมองออกแบบเพือ่ ให้ผใู ้ ช้เข้า ไปกาหนดขอบเขตในการออกแบบตารางฐานข้อมูล

3. ให้ผใู ้ ช้กาหนดรายละเอียดของ ชื่อเขตข้ อมูล , ชนิดข้ อมูล , คาอธิบาย และ คุณสมบัติของข้ อมูล ตามหัวข้อที่กาหนด

 หมายเหตุ ซึ่ ง ถ้ า เป็ นการสร้ าง Table ใหม่ Microsoft Access จะก าหนดให้ เป็ น มุ ม มอง ออกแบบ และจะตั้งชื่ อ Table ให้ เป็ น Table 1 โดยอัตโนมัติ (แต่ สามารถเปลี่ยนได้ ในขั้นตอนของการเก็บ บันทึกข้ อมูล )

ขั้นตอนการสร้ างเขตข้ อมูล การสร้างเขตข้อมูลแบบพื้นฐาน จะเป็ นการกาหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ของเขตข้อมูลที่ใช้ในตาราง ฐานข้อมูล หลังจากที่เราเข้าสู่มุมมองการออกแบบตารางเรี ยบร้อยแล้วเราจะพบกรอบหน้าต่างในส่วนของ มุมมองออกแบบ ซึ่งเราสามารถทาได้ดงั ต่อไปนี้ 1. คลิกในส่วนของ ชื่อเขตข้ อมูล จากนั้นทาการกาหนดชื่อเขตข้อมูลที่เราต้องการ โดยคลิกใน แถวของเขตข้อมูล และ พิมพ์ชื่อเขตข้อมูลที่ตอ้ งการ

2. คลิกในส่วนของ ชนิดข้ อมูล เลือกรู ปแบบที่ตอ้ งการกาหนดให้กบั เขตข้อมูล

3. คลิกในส่ วนของ คาอธิบาย ใส่คาอธิบายเพือ่ อธิบายในส่ วนของเขตข้อมูล

4. กาหนดคุณสมบัติขนาด ขนาดเขตข้อมูล ให้กบั เขตข้อมูลเป็ น Text หรื อ Number

 การกาหนดคุณสมบัติของเขตข้ อมูล (Property) ในการใส่ขอ้ มูลลงในตาราง บางครั้งอาจมีการใส่ผดิ พลาดนอกเหนือไปจากที่เราต้องการ เช่น ใส่ ตัวเลขมากเกินไปหรื อใส่คาที่ใช้ไม่ได้ บางครั้งอาจต้องการให้มีความสวยงาม เช่น ให้ตวั เลขที่กรอกมี เครื่ องหมายคอมมาคัน่ ที่หลักพัน หรื อกาหนดข้อความเพือ่ สื่อความหมายในทันทีที่เห็นโดยใช้เครื่ องหมาย คัน่ ทั้งนี้ Access ได้จดั เตรี ยมองค์ประกอบที่ตอบสนองความต้องการเหล่านี้ไว้ให้เห็นแล้ว นัน่ คือคุณสมบัติ ของเขตข้อมูล เราสามารถกาหนดคุณสมบัตขิ องฟิ ลด์ได้จากรายการคุณสมบัติที่อยูส่ ่วนล่างของหน้าต่าง ออกแบบ รายการคุณสมบัติที่ปรากฏจะแตกต่างไปตามชนิดของข้อมูลที่เลือก คุณสมบัตขิ องข้อมูลมี ดังต่อไปนี้ Field Size (ขนาดเขตข้ อมูล) ส่วนนี้ใช้กาหนดขนาดของข้อมูล คุณสมบัติชนิดนี้มีในข้อมูลแบบ Text และ Number ถ้าเป็ น ข้อมูลชนิด Text มันหมายถึงจานวนตัวอักษร แต่ถา้ เป็ นข้อมูลประเภทตัวเลขของเขตข้อมูลจะมีให้เลือกดัง ตารางต่อไปนี้ Field Size Byte Integer Long Integer Double Single

ทศนิยมสู งสุ ด 0 0 0 15 7

ช่ วงของข้ อมูลที่เก็บได้ ขนาดไบต์ ที่ใช้ เก็บ 0 ถึง 255 1 -32,768 ถึง 32,767 2 -2,147,483,648 ถึง -2,147,483,647 4 -1,797 x 10308 ถึง 1,797 x 10308 8 -3.4 x 1038 ถึง 3.4 x 1038 4

ตาราง แสดง คุณสม บัติ Field Size ของ

ข้อมูลชนิดตัวเลข Format (รู ปแบบของข้ อมูล) คุณสมบัติแบบ Format จะปรากฏในชนิดของข้อมูลทุกประเภท ยกเว้นข้อมูลประเภท OLE object คุณสมบัติเช่นนี้ใช้กาหนดรู ปแบบของข้อมูลที่ปรากฏ ซึ่งแตกต่างกันไปตามชนิดของข้อมูลดังรายละเอียด ต่อไปนี้

ข้ อมูลชนิด Text ข้อมูลประเภทข้อความมีส่วนควบคุมรู ปแบบดังต่อไปนี้ @ แทนอักษรหนึ่งตัว ถ้าไม่กรอกจะใส่ช่องว่าง(space)ลงไปให้ & แทนอักษรหนึ่งตัว ถ้าไม่ใส่จะปล่อยว่างไว้ > แสดงตัวอักษรให้เป็ นแบบตัวใหญ่ท้งั หมด < แสดงตัวอักษรให้เป็ นแบบตัวเล็กทั้งหมด ข้ อมูลชนิด Number และ Currency รู ปแบบเบื้องต้นสาหรับข้อมูลชนิด Number และ Currency จากเมนูที่ให้เมื่อคลิกที่ปมลู ุ่ กศรที่ดา้ น ขวามือในช่องของ Format ซึ่งมีดงั ต่อไปนี้ รู ปแบบ

ความหมาย

หลักทศนิยม (ค่าปกติ)

General Number เหมือนที่พิมพ์ ตามความเป็ นจริ ง Currency มีเครื่ องหมายทางการเงิน 2 Fixed ทศนิยมสองตาแหน่ง 2 Standard รู ปแบบมาตราฐาน 2 Percent ค่าเปอร์เซ็นต์ 2 Scientific ใส่ ค่าแบบวิทยาศาสตร์ ตามความเป็ นจริ ง

เครื่องหมาย คัน่ ที่หลักพัน

ค่าที่เป็ นลบ

ไม่มี

เครื่ องหมายลบ

มี ไม่มี มี ไม่มี ไม่มี

วงเล็บ เครื่ องหมายลบ เครื่ องหมายลบ เครื่ องหมายลบ เครื่ องหมายลบ

ตารางแสดง รูปแบบของตัวเลขเบื ้องต้ น

นอกจากรู ปแบบในเบื้องต้น หากเราต้องการสร้างรู ปแบบของตนเองก็สามารถทาได้โดยกาหนด รหัสจากตัวอักษรควบคุมดังต่อไปนี้ . (จุด) เครื่ องหมายทศนิยม , (คอมมา) เครื่ องหมายที่คนั่ หลักพัน 0 แทนตัวเลขหนึ่งตัวจะต้องกรอกค่าลงไป # แทนตัวเลขหนึ่งตัว จะกรอกหรื อไม่กรอกก็ได้ $ แสดงเครื่ องหมายทางการเงิน % เครื่ องหมายเปอร์เซ็นต์ E- หรื อ eแสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ในแบบยกกาลังติดลบเช่น 1.00E-12 E+ หรื อ e+ แสดงตัวเลขทางวิทยาศาสตร์ในแบบยกกาลังเช่น 1.00E+12 ในการกาหนดรหัสสาหรับคุณสมบัติ Format สามารถกาหนดให้แตกต่างกันสาหรับค่าที่เป็ นบวก และค่าที่เป็ นลบ นอกจากนี้ยงั สามารถกาหนดสาหรับค่าศูนย์และค่าว่าง (Null value) ได้ อีกด้วย โดยแต่ละ ส่วนจะคัน่ ด้วยเครื่ องหมายเซมิโคลอน (;) โดยตาแหน่งของแต่ละส่วนจะแทนข้อมูลดังต่อไปนี้ คือ ส่วนแรก สาหรับค่าที่เป็ นบวก ส่วนที่สอง สาหรับค่าที่เป็ นลบ ส่วนที่สาม สาหรับค่าที่เป็ นศูนย์ ส่วนที่สี่ สาหรับค่าที่วา่ ง ตัวอย่าง เช่น รู ปแบบของตัวเลขทางการเงินที่เป็ นมาตรฐานมีรหัสของรู ปแบบ ดังนี้ $#,##0.00;($#,###0.00)(Red) ส่วนแรกใช้สาหรับค่าที่เป็ นบวก โดยให้มีรูปแบบทางการเงินเป็ นแบบทศนิยม 2 ตาแหน่งมี เครื่ องหมายคอมมาคัน่ และมีสญั ลักษณ์ดอลลาร์นาหน้า ส่วนที่ 2 ที่อยูห่ ลักเครื่ องหมายเซมิโคลอนใช้กาหนด รู ปแบบของค่าที่เป็ นลบ โดยให้มีวงเล็บล้อมรอบและมีสีแดง

ข้ อมูลชนิด Date/Time รู ปแบบเบื้องต้นสาหรับข้อมูลชนิด Date/Time จากข้อมูลที่ให้ แสดงไว้ในตารางแสดง รู ปแบบ เบื้องต้นของวันและเวลา นอกจากรู ปแบบในเบื้องต้น หากเราต้องการสร้างรู ปแบบของเราเองก็สามารถทา ได้โดยกาหนดรหัสจากตัวอักษรควบคุมดังต่อไปนี้ : (โคลอน) เครื่ องหมายเวลา / เครื่ องหมายวัน c เหมือนกับรู ปแบบมาตรฐานของ General Date d วันที่ของเดือนในแบบ 1 หรื อ 2 หลัก (1-3) dd วันที่ของเดือนในแบบ 2 หลัก (01-31) ddd วันที่ยอ่ ของวัน (Sun-Sat) dddd ชื่อวันแบบเต็ม (Sunday-Saturday) ddddd เหมือนกับรู ปแบบมาตรฐาน Short Date dddddd เหมือนกับรู ปแบบมาตรฐาน Long Date w วันที่ในสัปดาห์ (1-7) ww ลาดับที่ของสัปดาห์ในปี (1-54) m ลาดับที่ของเดือนในแบบ 1 หรื อ 2 หลัก (1-12) mm ลาดับที่ของเดือนในแบบ 2 หลัก (01-12) mmm ชื่อย่อของเดือน (Jan-Dec) mmm ชื่อเต็มของเดือน (January-December) q วันที่แสดงในแบบควอเตอร์ของปี (1-4) y ตัวเลขของวันในปี (1-366) yy ตัวเลขปี สองตัวสุดท้าย (00-99) yyyy ตัวเลขปี แบบเต็ม (100-9999) h ตัวเลขชัว่ โมง 1 หรื อ 2 หลัก (0-23) hh ตัวเลขชัว่ โมงแบบ 2 หลัก (00-23) n นาทีในแบบ 1 หรื อ 2 หลัก (0-23) nn นาทีในแบบ 2 หลัก (00-59) s วินาทีในแบบ 1 หรื อ 2 หลัก (0-59) ss วินาทีในแบบ 2 หลัก (00-59)

ttttt AM/PM am/pm A/P a/p AM/PM รู ปแบบ General Date Long Date Medium Date Short Date Long Time Medium Time Short Time

เหมือนกับรู ปแบบมาตรฐาน Long Time ระบบนาฬิกาแบบ 12 ชัว่ โมง มีตวั ย่อ AM หรื อ PM กากับ ระบบนาฬิกาแบบ 12 ชัว่ โมง มีตวั ย่อ am หรื อ pm กากับ ระบบนาฬิกาแบบ 12 ชัว่ โมง มีตวั ย่อ A หรื อ P กากับ ระบบนาฬิกาแบบ 12 ชัว่ โมง มีตวั ย่อ a หรื อ p กากับ ระบบนาฬิกาแบบ 12 ชัว่ โมง ใช้ตวั บอกว่าเป็ นเช้าหรื อ เป็ นบ่ายจากการตั้งค่าของ International ใน Control Panel ลักษณะที่แสดง ถ้าค่าที่ใส่เป็ นวันที่แสดงอย่างเดียวจะไม่แสดงเวลา แต่ถา้ ค่าที่ใส่เป็ นเวลา อย่างเดียวจะไม่แสดงวันที่ เช่น 23/6/94 01:00 PM , 23/6/94 และ 01:00 PM รู ปแบบที่ปรากฏขึ้นกับการตั้งค่าใน Control Panel ของ Windows เช่น Thursday, June 23, 1994 23-Jun-1994 23/6/94 1:00:00 PM 01:00 PM 13:00 ตารางแสดง รูปแบบเบื ้องต้ นของวันและเวลา

ข้ อมูลชนิด Yes/No รู ปแบบเบื้องต้นสาหรับข้อมูลชนิด Yes/No จากเมนูที่ให้ ดังในตารางต่อไปนี้ รู ปแบบ Yes/ No True/ False On / Off

ค่าปกติ Yes True On

ค่าทางตรรกะ Yes = -1, No = 0 True = -1, False = 0 On = -1, Off = 0

ตารางแสดง รูปแบบของข้ อมูลชนิด Yes / No

รหัสที่ใช้ ได้ กับข้ อมูลทุกชนิด นอกจากรหัสเฉพาะสาหรับข้อมูลแต่ละประเภทแล้ว ยังมีรหัสส่วนรวมที่ใช้ได้กบั ข้อมูลทุกชนิด ดังต่อไปนี้ “text” แสดงข้อความที่อยูใ่ นเครื่ องหมายคาพูด space เว้นที่วา่ งหนึ่งตัวอักษร ! \ (color)

ให้ตวั อักษรในเขตข้อมูลชิดขวาแทนที่จะชิดซ้ายตามปกติให้ใส่ช่องว่าง ที่มีอยูใ่ นเขตข้อมูลด้วยตัวอักษรที่ตามหลังเครื่ องหมายนี้ ให้แสดงตัวอักษรที่ตามหลังเครื่ องหมายนี้ แสดงเป็ นสีตามแบบที่กาหนดในวงเล็บ สีที่ใช้ได้มี Black , Blue , Green , Cyan , Red , Magenta, Yellow, White

Decimal Place (จานวนหลักทศนิยม) คุณสมบัติชนิดนี้ใช้กาหนดจานวนทศนิยมของข้อมูลชนิด Number และ Currency สามารถกาหนด หลักทศนิยมได้ต้งั แต่ 0 ถึง 15 หลัก ส่วนค่า Auto ซึ่งเป็ นค่าปกติแสดงจานวนหลักทศนิยมตามรู ปแบบที่ กาหนดในคุณสมบัติ Format Input Masks (หน้ ากากข้ อมูล) คุณสมบัติชนิดนี้กาหนดหน้าตาของรู ปแบบข้อมูลที่จะถูกกรอกลงในตาราง เป็ นเครื่ องมือที่ช่วยให้ กรอกข้อมูลทาได้ง่ายขึ้น เช่นหมายเลขโทรศัพท์ที่มีรูปแบบหน้าตาเป็ น 000-000 Input Mask ต่างจาก format คือ Input Mark แสดงรู ปแบบตามข้อมูลที่จะกรอกว่ามีรูปแบบเช่นใดเพือ่ ช่วยให้การกรอกถูกต้อง แต่คุณสมบัติ Format ใช้กาหนดการแสดงของข้อมูลทีไ่ ด้กรอกลงไปแล้วจริ ง ๆ การใช้ Input Mask ช่วยให้ การกรอกข้อมูลแม่นยาถูกต้อง เช่นตัวเลขยาวๆ ที่ประกอบด้วยรหัสมาประกอบกัน การดูขอ้ มูลที่มีหน้าตา เช่น 000-0000 ย่อมง่ายกว่าดูขอ้ มูลในแบบ 00000000000 เป็ นแน่

การสร้าง Input Mask จะมีการใช้ตวั อักษรควบคุมซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ 0 แทนค่าตัวเลขหนึ่งตัว จะต้องใส่ 9 แทนค่าตัวเลขหนึ่งตัว จะใส่ หรื อไม่ใส่ก็ได้ # ตัวเลขหรื อช่องว่าง และเครื่ องหมายบวกหรื อลบได้ จะใส่หรื อไม่ใส่ก็ได้ L ตัวอักษร (A-Z) จะต้องใส่ ? ตัวอักษร (A-Z) จะใส่หรื อไม่ใส่ก็ได้ A ตัวอักษรหรื อตัวเลข จะต้องใส่ a ตัวอักษรหรื อตัวเลข จะใส่หรื อไม่ใส่ก็ได้ & ตัวอักษร,ตัวเลข,เครื่ องหมายหรื อช่องว่างจะต้องใส่ C ตัวอักษร,ตัวเลข,เครื่ องหมายหรื อช่องว่าง จะใส่ หรื อไม่ใส่ก็ได้ . (จุด) เครื่ องหมายทศนิยม , (คอมมา) เครื่ องหมายคัน่ ที่หลักพัน :;-/ เครื่ องหมายคัน่ เวลา < แปลงตัวอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์เล็ก > แปลงตัวอักษรให้เป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ ! ทาให้ Input Mask ใส่ค่าจากขวาไปซ้ายแทนที่จะเป็ นจากซ้ายไปขาวตามปกติ \ ทาให้แสดงตัวอักษรที่ตามหลังเครื่ องหมายนี้ (เช่น\A ให้แสดงตัวอักษร A) Caption (คาบรรยายเขตข้ อมูล) คุณสมบัติอนั นี้ ใช้กาหนดคาบรรยายเพือ่ ใช้แทนชื่อเขตข้อมูลอันนั้น ซึ่งส่วนของ Caption จะไป ปรากฏแทนชื่อเขตข้อมูลในหัวข้อของคอลัมน์ในมุมมองดาต้าชีทของตาราง หรื อในส่วนอื่น ๆ ที่แสดงชื่อ เขตข้อมูล หากไม่ได้กาหนดส่วนของ Caption เอาไว้หวั ของคอลัมน์จะใช้ชื่อเขต ข้อมูลโดยอัตโนมัติ Caption มีประโยชน์มากในการสร้างรายงาน เพราะมันจะถูกใช้แทนชื่อเขตข้อมูลที่มีขอ้ จากัดในการติดตั้ง ชื่อ ในการตั้งชื่อฟิ ลด์มกั นิยมตั้งชื่อให้ส้ นั เพราะการตั้งชื่อยาวทาให้การอ้างอิงฟิ ลด์ทาได้ลาบากการตั้งชื่อให้ สั้นอาจทาให้สื่อความหมายได้ไม่ชดั เจน Caption จึงมาช่วยคอยใช้แทนชื่อของเขตข้อมูลในแบบฟอร์มและ รายงาน

Default Value (ค่าปกติ) คุณสมบัติ Default Value ช่วยให้การกรอกข้อมูลเสียเวลาน้อยลง เพราะไม่ตอ้ งการกรอกข้อมูลทีซ่ ้ า กันบ่อย ๆ เมื่อเราลงมือกรอกข้อมูล Default Value จะปรากฏขึ้นในเขตข้อมูลนั้นได้โดยอัตโนมัติคุณสมบัติ Default Value ใช้ได้กบั ข้อมูลทุกประเภทยกเว้นข้อมูลชนิด Counter และ OLE Object โดยค่าปกติที่ Access กาหนดให้สาหรับข้อมูลชนิด Number และ Currency คือ 0 นอกจากค่าธรรมดาแล้วเรายังสามารถกาหนดให้ใช้นิพจน์สาหรับเป็ นค่าปกติได้อีกด้วยเช่นใส่วนั ที่ ปั จจุบนั ลงในฟิ ลด์ให้โดยอัตโนมัติโดยใช้ฟังก์ชนั ภายในของ Access หรื อเราอาจกาหนดฟังก์ชนั ในแบบ ของเราเองก็ได้ Validity Rule (กฎเกณฑ์ ในการยอมรับข้ อมูล) คุณสมบัติน้ ี ใช้กาหนดเงื่อนไขในการยอมรับค่าที่กรอกเข้าไปในตาราง สาหรับข้อมูลชนิดตัวเลข บางครั้งข้อมูลอาจมีค่าอยูใ่ นช่วงแคบ ๆ หรื อข้อมูลชนิดข้อความค่าที่ใส่อาจมีค่าที่เฉพาะเจาะจงอยูไ่ ม่กี่ค่า เช่นกรุ๊ปเลือดมีเพียงกรุ๊ป A,B, AB และ O หากเรากรอกข้อมูลเป็ นแบบอื่นนอกเหนือจากนี้แสดงว่าผิด คุณสมบัติ Validity Rule สามารถกาหนดให้ยอมรับค่าได้แค่ A,B, AB หรื อ O เท่านั้น โดยกาหนด ดังต่อไปนี้คอื = “A” or “B” or “O” เราจะไม่สามารถกรอกค่าที่แตกต่างไปจากนี้ได้ ซึ่งช่วยป้ องกันความผิดพลาดในการกรอก ข้อมูล ที่เป็ นไปไม่ได้ คุณสมบัติชนิดนี้ใช้ได้กบั ข้อมูลประเภท Text , Number , Currency , Memo. Date&Time และ ข้อมูลประเภท Yes/No การกาหนดคุณสมบัติใน Validity Rule ถูกกาหนดโดยนิพจน์เงื่อนไข นิพจน์เงื่อนไขสาหรับ Validity Rule สามารถกาหนดได้ยาวสูงสุด 255 ตัวอักษร เราอาจเขียนนิพจน์อนั นี้ได้โดยตรงหรื อใช้ Expression Builder เพือ่ ช่วยในการสร้างนิพจน์สาหรับ Validity Rule การเรี ยกใช้ Expression builder โดย การคลิกที่ปุ่มเครื่ องหมายลบทางด้านขวาถัดจากช่อง Validity Rule ดังเช่น <> 8 or Is Null (คาว่า Null หมายถึงค่าว่าง)

Validity Text คุณสมบัติชนิดนี้ใช้ร่วมกับคุณสมบัติ Validity Rule มันใช้ในการกาหนดข่าวสารแสดงความ ผิดพลาดที่ปรากฏเมื่อมีการกรอกข้อมูลที่ผดิ ไปจากเงื่อนไขทีก่ าหนดใน Validity Rule ข้อความที่ใส่ใน Validity Text สามารถกาหนดได้ยาวสูงสุด 255 ตัวอักษร ข้อความนี้จะปรากฏใน ไดอะล็อกบ็อกซ์ซ่ ึงจะปรากฏเมื่อเราใส่ขอ้ มูลผิดเงื่อนไข เช่น กรอกกรุ๊ปเลือดเป็ นกรุ๊ป C ซึ่งไม่มีจริ ง Required (การกาหนดข้ อมูลที่จาเป็ น) ในการกรอกข้อมูล เราสามารถข้ามการกรอก ในบางเขตข้อมูลไปได้โดยที่ไม่มีผลกระทบแต่อย่าง ใด เช่นในเขตข้อมูลของเบอร์โทรศัพท์ซ่ ึงไม่ใช่ทุกคนที่มีโทรศัพท์ ดังนั้นในเขตข้อมูลนี้ยอ่ มไม่จาเป็ นต้อง กรอกแต่อย่างใด แต่ขอ้ มูลบางอันมีความสาคัญไม่สามารถที่จะละเลยไปได้เช่น รหัสประจาตัวนักศึกษา ใน ตารางข้อมูลส่วนบุคคลจะต้องใส่รหัสประจาตัวให้นกั ศึกษาแต่ละคน เพราะการไม่ใส่จะทาให้การเชื่อมต่อ ข้อมูลกับตารางอื่นผิดพลาดได้ คุณสมบัติ Required ใช้กาหนดว่าข้อมูลในเขตข้อมูลนั้นมีความสาคัญ จาเป็ นต้องกรอกข้อมูล ให้กบั แต่ละระเบียนไม่สามารถเว้นได้ หากเราเว้นไม่กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลนี้ Access จะเตือนให้เรากรอก ข้อมูลในฟิ ลด์น้ ีเสียก่อนและจะไม่ยอมให้เราออกจากเรคคอร์ดนี้ไปยังเรคคอร์ดอื่นๆ โดยธรรมดาข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็ น Primary key และ Foreign key จะถูกกาหนดให้มี คุณสมบัติ Required เสมอ Allow Zero Length (การยอมให้ มีข้อมูลว่ างในเขตข้ อมูล) คุณสมบัติชนิดนี้ใช้กบั ข้อมูลประเภท Text และ Memo เท่านั้น การกาหนดคุณสมบัติของ Allow Zero Length ให้เป็ น Yes จะทาให้สามารถยอมรับค่าสตริ งที่วา่ งเปล่าเป็ นค่าที่ใช้ได้การกรอกค่าสตริ งว่าง โดยการพิมพ์ “ “ ซึ่งแทนค่าสตริ งว่าง คุณสมบัติ Allow Zero Length มีผลต่อคุณสมบัติ Required ที่กาหนดให้ตอ้ งมีการกรอกข้อมูล หาก กาหนดคุณสมบัติ Required ให้เป็ น Yes และกาหนดคุณสมบัติ Allow Zero Length ให้เป็ น Yes เราสามารถ ใส่ “ “ เพือ่ แทนค่าสตริ งว่าง คุณสมบัติ Allow Zero Length มีผลต่อคุณสมบัติ Required ที่กาหนดให้ตอ้ งมีการกรอกข้อมูล หาก กาหนดคุณสมบัติ Required ให้เป็ น Yes และกาหนดคุณสมบัติ Allow Zero Length ให้เป็ น Yes เราสามารถ ใส่ “ ” เพือ่ แทนข้อความที่วา่ งเปล่าได้โดยที่ Access จะไม่แจ้งว่าต้องให้กรอกข้อมูลในเขตข้อมูลนั้นก่อน

Indexed (การสร้ างดัชนี) คุณสมบัติ Indexed เป็ นคุณสมบัติที่ช่วยให้การค้นหาข้อมูลในตารางรวดเร็ วขึ้น Indexes สามารถ เพิม่ ความเร็วในการแสดงข้อมูลที่จาเพาะเจาะจงได้ Indexed ต่างจากการกาหนด Primary key คือ Indexed ใช้คน้ หาข้อมูลภายในตารางนั้น ๆ เป็ นดัชนี ภายในตาราง แต่ Primary key เป็ นดัชนีที่ใช้คน้ หาข้อมูลข้ามตาราง ข้อมูลที่เหมาะแก่การใช้คุณสมบัติ Indexed มีลกั ษณะคือไม่มีขอ้ มูลที่ซ้ ากันในเขตข้อมูลมากนัก ถ้า ข้อมูลส่วนใหญ่ในเขตข้อมูลนั้นมีคา่ ซ้ ากันมากดัชนียอ่ มทางานไม่ได้ผล เพราะจะมีการชี้ไปยังระเบียนเป็ น จานวนมากในเวลาเดียวกัน การสร้างดัชนีกบั เขตข้อมูลใดๆ ก็โดยการกาหนดคุณสมบัติ Indexed สาหรับเขตข้อมูลที่ตอ้ งการ ทางเลือกในการกาหนดคุณสมบัติ Indexed มีดงั นี้คือ No คือไม่กาหนดเป็ นดัชนี Yes (Duplicates OK) คือ ให้สร้างดัชนีกบั เขตข้อมูลนั้นและให้ขอ้ มูลในเขตข้อมูลนั้นมีคา่ ซ้ ากันได้ และ Yes (No Duplicates) คือให้สร้าง ดัชนีกบั ฟิ ลด์น้ นั และกาหนดไม่ให้ขอ้ มูลในเขตข้อมูลนั้นมีค่าที่ซ้ ากันได้

 การแก้ไขโครงสร้างของตาราง การแก้ไขโครงสร้างของตาราง ก่อนที่เราจะทาการแก้ไขโครงสร้างตาราง จะต้องไปยังมุมมอง ออกแบบของตารางเสียก่อน หากเราอยูใ่ นหน้าต่างฐานข้อมูลการไปยังมุมมองออกแบบโดยการเลือกตาราง และคลิกที่ปมุ่ ออกแบบ (Design) หรื อหากเราอยูใ่ นหน้าต่างดาต้าชีท ให้คลิกที่ปุ่ม มุมมองออกแบบ บน แถบเครื่ องมือหรื อคาสัง่ มุมมองออกแบบ จากเมนู มุมมอง เมื่อเข้าไปในมุมมองออกแบบเราสามารถแก้ไข โครงสร้างของตารางไม่วา่ จะเป็ นเพิม่ เขตข้อมูล, ลบเขตข้อมูลหรื อเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล ซึ่งการแก้ไขโครงสร้างของตารางมีดงั นี้ ♠ การแก้ ไขโครงสร้ างของตารางโดยการเพิ่มเขตข้ อมูล การเพิม่ เขตข้อมูลมีข้นั ตอนการปฏิบตั ิ ดังนี้ 1. ขั้นแรก เราจะอยูท่ ี่ หน้าตารางฐานข้อมูลตามรู ป

2. นาเมาส์คลิกที่ปมมุ ุ่ มมอง จากนั้นเลือก มุมมองออกแบบจะปรากฏหน้าโครงสร้างตาราง ดังรู ป

3. จากตัวอย่างหากเราต้องการแทรกเขตข้อมูล e-mail เป็ นเขตข้อมูลชนิด Text และมีขนาดเขต ข้อมูลเท่ากับ 50 เพิม่ ขึ้นอีก 1 เขตข้อมูลสามารถทาได้ดงั นี้ แทรก

แถว

3.1 นา Mouse ไป Click ที่เขตข้ อมูลที่ชื่อ level

3.2 เลื่อนเมาส์มาคลิกเลือก บนแถบเครื่ องมือ

4. จากนั้น จะปรากฏบรรทัดว่างขึ้นมา 1 บรรทัด ดังรู ป

5. จากนั้น ให้พมิ พ์เขตข้อมูลที่ตอ้ งการเพิม่ ลงไปโดยกาหนดในส่วนของ ชนิดของข้อมูล คาอธิบาย และคุณสมบัติของเขตข้อมูล

♠ การแก้ไขโครงสร้ างของตารางโดยการลบเขตข้ อมูล การลบเขตข้อมูลมีข้นั ตอนการทา ดังนี้ 1. ขั้นแรก เราจะอยูท่ ี่ตารางฐานข้อมูลดังรู ป

3. สมมุติวา่ เราต้องการลบเขตข้อมูล e-mail ออกไป สามารถทาได้ดงั นี้ ลบแถว

3.1 Click Mouse ที่ เขตข้ อมูลชื่อ e-mail

3.2 จากนัน้ เลื่อนเมาส์ที่ ปุ่ มลบแถว Delete Row บนแถบ เครื่ องมือ เพื่อทาการลบเขตข้ อมูลนัน้

ดังรูป

4 . เมื่อทาการลบเขตข้อมูลคานาหน้าชื่อที่เสร็จแล้ว เขตข้อมูลของ e-mail จะถูกลบออกไป

♠ การเปลีย่ นแปลงชนิดข้ อมูลของเขตข้ อมูล ก่อนที่เราจะเปลี่ยนแปลงชนิดของข้อมูลของเขตข้อมูล ขอให้คิดทบทวนดูก่อนว่า ชนิดของข้อมูล ใหม่เข้ากับข้อมูลเดิมได้ดีเพียงใด เช่น หากเราเปลี่ยนแปลงชนิดของเขตข้อมูลจาก Number เป็ นText จะไม่ เกิดปั ญหาใดๆ เพราะข้อมูลชนิด Text เป็ น Number ข้อมูลที่เป็ นตัวเลขเท่านั้นจึงจะยังคงอยู่ แต่ขอ้ มูลที่เป็ น ตัวอักษรอื่นๆ ที่ไม่ใช่ตวั เลขจะสูญหายไป เมื่อเราเปลี่ยนแปลงชนิดของเขตข้อมูล ส่วนที่เป็ นคุณสมบัติของเขตข้อมูลบางอันที่ทาไว้อาจจะ สูญหายไปด้วย เช่น หากเราเปลี่ยนชนิดของเขตข้อมูล ส่วนที่เป็ นคุณสมบัติของเขต ข้อมูลบางอันที่ทาไว้ อาจสูญหายไปด้วยเช่นหากเราเปลี่ยนชนิดของข้อมูลจาก Number ไปเป็ น Text คุณสมบัติ Format ที่กาหนด ไว้จะสูญหายไป นอกจากนี้ การเปลี่ ยนแปลงชนิ ดของข้อมู ลอาจมีผลต่อ ดัชนี ที่ทาไว้ เช่น ถ้าเราเปลี่ยนแปลงชนิ ด ข้อ มู ล จาก Text ไปเป็ น Memo ส่ วนของดัชนี จะหายไปเพราะว่าเขตข้อ มู ลที่ มี ข ้อ มู ลชนิ ด Memo จะไม่ สามารถใช้เป็ นดัชนีได้

♠ การเปลีย่ นแปลงคุณสมบัติของเขตข้ อมูล ถ้าเราเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติ Default Value หรื อ Validation Rule จะไม่เกิดผลกระทบต่อข้อมูล ที่ เรากรอกเข้าไป คุณสมบัติที่เปลี่ยนแปลงนี้ จะมีผลต่อข้อมูลใหม่ที่จะกรอกเข้าไปส่ วนคุณสมบัติ Format , Caption และ Decimal Places จะไม่ มีผลต่อข้อมู ลใหม่ ที่จะกรอกเข้าไป ส่ วนคุณสมบัติ Format , Caption และ Decimal Places จะไม่มีผลต่อข้อมูลที่มีอยูแ่ ล้วแต่อย่างใด แต่ถา้ เราเปลี่ยนแปลงขนาดของเขตข้อมูล คือ คุณสมบัติ Field Size ให้เล็กลง เราอาจสู ญเสี ยข้อมู ลบางส่ วนไปได้ หรื อ เปลี่ยนแปลงคุ ณสมบัติ Decimal Places อาจทาให้สูญเสียข้อมูลบางส่วนไปได้เช่นกันการใส่ขอ้ มูลและการแก้ไขข้อมูลในตาราง



การใส่ ข้อมูลและการแก้ไขข้ อมูลในตาราง

เมื่อ เราออกแบบโครงสร้างของข้อมู ลเสร็ จเรี ยบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อ ไปคือ การใส่ ขอ้ มูล ลงไปใน ตารางที่ไ ด้อ อกแบบไว้ โดยจะต้อ งเปิ ดไฟล์ฐานข้อ มู ล ขึ้นมาหากยังไม่ ไ ด้เปิ ด จากนั้น เลื อ กตารางที่เรา ต้องการจากหน้าต่างฐานข้อมูล ซึ่งมีข้นั ตอนดังนี้

3.1 ขั้นตอนการใส่ ข้อมูลในตาราง 1. เลือกตารางที่ตอ้ งการกรอกข้อมูลโดยวิธีการคลิกขวาที่ตารางฐานข้อมูลจากนั้นเลือกเมนูคาสั่ง หรื อใช้วธิ ีการดับเบิ้ลคลิกที่ตารางฐานข้อมูลได้เลย

คลิกขวาที่ตารางฐานข้ อมูล จากนันเลื ้ อกเมนูคาสัง่

2. หลังจากเปิ ดตารางฐานข้อมูลเรี ยบร้อยแล้วในส่วนนี้เรี ยกว่า มุมมองแผ่ นข้ อมูล

3. จากหน้าต่างในช่องเซลล์แรกของตารางในหน้าต่าง มุมมองแผ่ นข้ อมูล จะปรากฏแถบสี ใน ช่องเซลล์แรกในส่วนนี้เราสามารถใส่ขอ้ มูลได้เลย

หมายเหตุ หลังจากที่เข้ าสูห่ น้ าต่างดาต้ าชีทของ Microsoft Access จะเตรี ยมแถบสาหรับ ระเบียนใหม่ให้ 1 ระเบียน ซึง่ ในตอนนี ้ถ้ าต้ องการที่จะใส่ข้อมูลลงไปในตารางก็ให้ คลิก ที่เขตข้ อมูลแรกของตาราง จากนันพิ ้ มพ์ข้อความที่ต้องการลงไป ในการพิมพ์ข้อมูลใน เขตข้ อมูลใดๆ เมื่อพิมพ์เสร็ จให้ กดปุ่ ม Enter หรื อกดปุ่ ม Tab เพื่อเลือ่ นไปยังเขต ข้ อมูลต่อไป เมื่อกรอกข้ อมูลในเขตข้ อมูลสุดท้ ายเสร็ จให้ กดปุ่ ม Enter เพื่อเลือ่ นไปยัง เขตข้ อมูลแรกของระเบียนต่อไป

 กฎเกณฑ์ การกรอกข้ อมูล ในการกรอกข้อมูลจะต้องทาตามกฎเกณฑ์ที่ได้กาหนดไว้ให้แก่เขตข้อมูล Microsoft Access จะ ไม่ยอมให้เรากรอกข้อมูลผิดข้อตกลง นี่เป็ นสิ่งที่ดีทาให้ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูล เช่น ถ้าเราป้ อนตัวอักษรลงในเขตข้อมูลที่เป็ นตัวเลข Microsoft Access จะไม่ยอมรับการกดคียใ์ นกรณี ที่ขอ้ มูล ผิดประเภท ในกรณี ที่เรากรอกข้อ มู ลผิดกฎเกณฑ์คุณ สมบัติของเขตข้อ มูล โดยจะเกิดไดอะล็อคบ๊อ กซ์แจ้ง ข่าวสารแสดงถึงความผิดพลาด ข่าวสารความผิดพลาดที่แสดงในไดอะล็อ คบ๊อ กซ์มีอยู่ 2 ชนิ ด ด้วยกันคือ ข่าวสารภายในของ Microsoft Access และข่ าวสารที่ เราก าหนดขึ้ น เองข่ า วสารภายใน Microsoft Access เป็ นข่ า วสารที่ ปรากฏเมื่อเราทาผิดกฎเกณฑ์ทวั่ ไปของตาราง เช่น ลืมใส่ขอ้ มูลในเขตข้อมูลสาคัญที่ตอ้ งการให้ใส่ ขอ้ มูล เสมอคื อ ก าหนดคุ ณ สมบัติ Require ให้เป็ น Yes หรื อ ใส่ ขอ้ มู ลในเขตข้อ มู ล ที่ เป็ นดัชนี ซ้ าคื อ กาหนด คุณสมบัติ Indexes ให้เป็ น Yes (no duplicates) ข่าวสารอี กชนิ ดหนึ่ งคือ ข่าวสารที่ เรากาหนดขึ้นเอง ข่าวสารประเภทนี้ คือ ส่ วนที่ เรากาหนดใน คุณสมบัติ Validity Text มันจะแสดงเมื่ อเราทาผิดเงื่อนไขที่กาหนดไว้ในคุ ณสมบัติ Validity Rule เช่ น ก าหนดนิ พ จน์ เงื่ อ นไขเป็ น =“A” or “B” or “C” or “D” or “F” ค่ า ที่ ใ ส่ ไ ด้ใ นเขตข้อ มู ล นั้ น จะมี แ ค่ A,B,C,D หรื อ F (สามารถใส่ เป็ นตัวเล็ก ได้ด้วย) หากเราใส่ น อกเหนื อ จากนี้ จะมี ไ ดอะล็อ คบ๊อ กซ์ แสดง ข้อความใน Validity Text ปรากฏขึ้นมา



การใส่ ข้อมูลชนิด OLE Object เข้ าในระเบียน

เราสามารถใส่ รูป ภาพ, ชาร์ ท , กราฟ, ไฟล์ เสี ยงหรื อ ออบเจ็ค ท์อื่ น ๆ ลงไปในตารางได้ ซึ่ ง Microsoft Access จะสนับสนุ นการใส่ ขอ้ มูลประเภทนี้ ด้วย ออบเจ็คท์ที่ใช้ได้ตอ้ งถูกสร้างจากแอพพลิเค ชันที่สนับสนุ น OLE Object เช่น Paint หรื อ Microsoft Graph หรื อ แอพพลิเคชันใดๆ ที่สามารถเก็บ ไฟล์ในรู ปแบบของ .BMP หรื อ .PCX ไฟล์เหล่านี้สามารถนาเข้ามาใช้งานร่ วมกับ Microsoft Access ได้ เลย ขั้นตอนในการใส่ ข้อมูลชนิด OLE Object มีดังต่ อไปนี้ 1. จากหน้าต่ างของ ดาต้าชี ท (Datasheet View) เลื่ อ นเมาส์ มาชี้ ที่ช่ อ งเซลล์ของเขตข้อ มู ล ที่ ต้องการใส่รูปภาพ ดังตัวอย่าง 2. คลิกเมาส์ขวาที่ช่องเซล์ที่ตอ้ งการแทรกข้อมู ลจะปรากฏ Popup Menu ขึ้นมาให้เราเลือกเมนู แทรกวัตถุ

3. จะปรากฏกรอบหน้าต่างของการแทรกวัตถุโดยมีให้เราเลือก 2 ส่วนคือ

51  ปุ่ ม Option สร้ างใหม่ (Create New) ให้ส ร้างออบเจ็คท์ข้ ึ น มาใหม่ โดยเรี ยกไปยัง แอพพลิเคชันที่เลือกในช่อง ชนิดของวัตถุ (Object Type) ขึ้นมาให้  ปุ่ ม Option สร้ างจากแฟ้ ม (Create from File ) นาเอาไฟล์ที่มีอยูแ่ ล้วมาใช้ 4. เลือกชนิดของออบเจ็คท์ที่ตอ้ งการจากลิสท์บอ็ กซ์ ในที่น้ ีให้เลือก สร้ างจากแฟ้ ม 5. หลังจากที่เลือก สร้ างจากแฟ้ ม จะปรากฏกรอบหน้าต่างของการเลือกไฟล์รูปภาพที่ตอ้ งการ

6. ใส่ชื่อไฟล์ของออบเจ็คท์ในเท็กซ์บอ็ กซ์ แฟ้ม (File) คลิกเมาส์ที่ปมุ่ เรี ยกดู เพือ่ ค้นหาแหล่งที่อยู่

ของไฟล์ออบเจ็คท์

จากนั้นคลิกที่ OK เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏหน้าต่างดาต้าชีทของตาราง

 หมายเหตุ ในการใส่รูปภาพในตารางนัน้ เราจะมองไม่เห็นภาพ ซึ่ งจะแสดงรูปทีแ่ ทรกเข้าไปเมื ่อเข้า สูส่ ว่ นของการสร้างฟอร์ ม



การใส่ ข้อมูลชนิด Attachment เข้ าในระเบียน

เราสามารถใส่ รูปภาพ, ไฟล์งานประเภท ชาร์ทหรื อ กราฟ, ไฟล์เสี ยงหรื อออบเจ็คท์อื่นๆ ลงไปใน ตารางได้ ซึ่ ง Microsoft Access จะสนับสนุ นการใส่ ขอ้ มูลประเภทนี้ ดว้ ยเนื่ องจากการใส่ ขอ้ มูลประเภท Attachment นี้ยดื หยุนกว่าการประเภทอื่น ๆ และสามารถใส่ขอ้ มูลมากกว่า 1 รายการ ขั้นตอนในการใส่ ข้อมูลชนิด Attachment มีดังต่ อไปนี้ 1. จากหน้าต่ างของ ดาต้าชี ท (Datasheet View) เลื่ อ นเมาส์ มาชี้ ที่ช่ อ งเซลล์ของเขตข้อ มู ล ที่ ต้องการใส่รูปภาพ ดังตัวอย่าง 2. คลิกเมาส์ขวาที่ช่องเซล์ที่ตอ้ งการแทรกข้อมู ลจะปรากฏ Popup Menu ขึ้นมาให้เราเลือกเมนู จัดการสิ่งที่แนบมา

3. จะปรากฏกรอบหน้าต่างของการแทรก Attachment (สิ่งที่แนบแนบ)

4. ให้คลิกที่ปมุ่

เพือ่ จัดการกับไฟล์ประเภทต่าง ๆ ที่ตอ้ งการ

คลิกที่ปมุ่ เพิ่ม เพื่อเลือกไฟล์ ที่ประเภทต่าง ๆ ต้ องการ

5. หากต้องการเพิ่มไฟล์สามารถคลิกที่ปุ่ม เพือ่ เลือกไฟล์ประเภทต่าง ๆเข้าไป ได้ทนั ที 6. หากต้องการลบไฟล์ที่อยูใ่ นรายการสามารถทาได้โดย เลือกไฟล์ทอี่ ยูใ่ นรายการที่ตอ้ งการเอา ออก จากนั้นคลิกที่ปมุ่

เลือกไฟล์ที่อยูใ่ นรายการที่ ต้องการเอาออก จากนั้นคลิกที่ ปุ่ ม

 การแก้ไขระเบียน การทางานของ Microsoft Access นั้นจะจัดเก็บการเปลี่ยนแปลงที่ทาขึ้นทันทีที่มีการเลื่อนไปยัง ระเบียนอื่น การแก้ไขข้อมูลที่ทาไว้แล้วโดยไปยังระเบียนและเขตข้อมูลที่ตอ้ งการแก้ไข แล้วทาการแก้ไข

@ การเคลือ่ นทีไ่ ปยังตาแหน่ งทีต่ ้ องการแก้ไข การเคลื่อนที่ไปยังตาแหน่งที่ตอ้ งการแก้ไขสามารถทาได้หลายวิธีดงั ต่อไปนี้ 1. ใช้เมาส์ คลิกไปยังระเบียนและเขตข้อมูลที่ตอ้ งการแก้ไข 2. ใช้คียต์ ่างๆ ที่อยูแ่ ป้ นคียบ์ อร์ด ในการเลื่อน ได้แก่ ปุ่ มลูกศรลง  ปุ่ มลูกศรขึ ้น  ปุ่ มลูกศรขวา  ปุ่ มลูกศรซ้ าย  ปุ่ ม TAB ปุ่ ม SHIFT + TAB ปุ่ ม END ปุ่ ม HOME ปุ่ มCTRL+PAGE DOWN

ปุ่ ม CTRL+PAGE UP ปุ่ ม CTRL+HOME ปุ่ ม CTRL+END

           

เพื่อเลือ่ นระเบียนลง 1 ระเบียน เพื่อเลือ่ นระเบียนขึ ้น 1 ระเบียน เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลถัดไป เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลก่อนหน้ า เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลถัดไป เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลก่อนหน้ านี ้ เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลสุดท้ ายของระเบียนนัน้ เพื่อเลือ่ นไปยังเขตข้ อมูลแรกสุดของระเบียนนัน้ เพื่อเลือ่ นขึ ้นหนึง่ หน้ าจอ เพื่อเลือ่ นลงหนึง่ หน้ าจอ เพื่อเลือ่ นยังเขตข้ อมูลแรกของระเบียนแรก เพื่อเลือ่ นยังเขตข้ อมูลสุดท้ ายของระเบียนสุดท้ าย

3. ใช้คาสัง่ Go To จากเมนู Record และเลือกทางเลือก ว่าจะให้เลื่อนไปที่ไหน 4. ใช้ปมบน ุ่ Scroll button ที่อยูด่ า้ นล่างหน้าต่างดาต้าชีท ไปเขตข้ อมูลแรก สุด/ระเบียนแรกสุด ไประเบียนที่แล้ วมา

ไประเบียนถัดไป

ไปเขตข้ อมูลแรกสุด ของระเบียนสุดท้ าย

ไประเบียนที่สดุ ท้ าย

@ ตัวชี้ระเบียนของ Microsoft Access Microsoft Access จะใช้สั ญ ลัก ษณ์ เพื่ อ บอกให้ ท ราบว่ า ระเบี ย นนั้ น ๆ อยู่ใ นสถานะภาพใด สัญลักษณ์ที่ใช้บอกว่าระเบียนนั้นเป็ นระเบียนที่กาลังใช้งานอยูม่ ีลกั ษณะดังนี้

ระเบียนที่กาลังถูกแก้ไขจะมีสญ ั ลักษณ์ดงั ต่อไปนี้

สัญลักษณ์ที่เป็ นรู ปดินสอจะเกิดขึ้นแทนที่รูปหัวลูกศรเมื่อเราแก้ไขข้อมูลในระเบียน และจะหายไป เมื่อเราเปลี่ยนไปยังระเบียนอื่น

ค้นหาและเปลีย่ นข้ อความใน Table เมื่อมีการแก้ไขข้อมูลใน Table อาจจาเป็ นต้องแก้ไขข้อมูลที่เหมือน ๆ กันซึ่งอยูใ่ นหลาย ๆ ระเบียน โดยคุณสามารถใช้คุณสมบัติ Replace เพื่อค้นหาแต่ละตาแหน่งที่มีขอ้ ความนั้น แล้วเปลี่ยนทุกตาแหน่ งก่อน แล้วจึงค่อ ยเปลี่ยนคุณ สมบัติ Find รวมทั้งระบุไ ด้ว่าจะค้นหาข้อความที่มีตวั พิมพ์เล็ก-ใหญ่ตามที่กาหนด หรื อ ไม่ และต้องการค้นหาข้อความในเขตข้อมู ลซึ่ งตรงกับข้อ ความที่ระบุท้ งั หมดหรื อค้นหาข้อความที่มี เพียงบางส่วนในเขตข้อมูลตรงกับข้อความที่ระบุก็ได้

ค้ นหาและเปลีย่ นข้ อความ ①

การค้ นหา

การค้นหาคา , วลี หรื อประโยคทาได้โดยการใช้คาสัง่ ค้นหา(Find) จาก Ribbon แท็ป หน้ าแรก เลือกในส่วนของ ค้นหา

จากหน้าต่างมุมมองแผ่นข้อมูล

1. คลิกที่ Ribbon ค้นหา(Find) จะปรากฏหน้าต่างของการค้นหา ดังรู ป 2. ใส่ขอ้ ความหรื อคาที่จะค้นหาในช่อง สิ่งที่ค้นหา

3. เลือกกาหนดรายละเอียดต่าง ๆ ในการค้นหา 4. คลิก ค้นหาถัดไป เพือ่ ค้นหาข้อความ 5. คลิก ยกเลิก เมื่อเสร็จสิ้นการค้นหา ② การแทนที่ การค้นหาคา , วลี หรื อประโยคทาได้โดยการใช้คาสัง่ ค้นหา(Find) จาก Ribbon แท็ป หน้ าแรก เลือกในส่วนของ ค้นหา

จากหน้าต่างมุมมองแผ่นข้อมูล

1. คลิกที่ Ribbon ค้นหา(Find) จะปรากฏหน้าต่างของการค้นหา ให้เลือกแท็ป แทนที่ ดังภาพ 2. ใส่ขอ้ ความหรื อคาที่จะค้นหาในช่อง สิ่งที่ค้นหา 3. ใส่ขอ้ ความหรื อคาที่จะแทนที่ในช่อง แทนที่ด้วย

4. เลือกกาหนดรายละเอียดต่าง ๆ ในการค้นหา 5. คลิก ค้นหาถัดไป เพือ่ ค้นหาข้อความที่ตอ้ งการแทนที่ 6. คลิก แทนที่ เพือ่ แทนที่คาหรื อข้อความทีค่ น้ หาในตาราง คลิก แทนที่ทั้งหมด เพือ่ แทนที่คาหรื อข้อความ ทั้งหมดในตาราง 7. คลิก ยกเลิก เมื่อเสร็จสิ้นการค้นหา



การแก้ไขข้ อความในระเบียน

การแก้ไขข้อความที่ใส่ เข้าไปในระเบียนแล้ว ทาได้โดยเลือกข้อความนั้น แล้วกรอกข้อความ ใหม่ลงไปแทนที่ หรื อกดคีย ์ <Delete> เพื่อลบข้อความนั้นก่อนก็ได้ แต่ถา้ ต้องการแทรกตัวอักษรลงไปใน ระเบียนก็ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ตาแหน่งที่ตอ้ งการ แล้วพิมพ์ขอ้ ความลงไปได้ทนั ที

การลบข้ อมูล ในการเลือกข้อมูล สามารถทาได้ท้งั จากเมาส์ และคียบ์ อร์ด สังเกตว่าส่ วนที่ถูกเลือกจะเปลี่ยนสีเป็ น ตรงกันข้ามกับสีเดิม วิธีการเลือกข้อมูลมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

แสดงการใช้ เมาส์ เลือกข้ อมูลในตาราง สิ่งที่ต้องการ เลือกบางส่วนของเขตข้ อมูล เลือกทังเขตข้ ้ อมูล ขยายส่วนที่เลือกภายในเขต ข้ อมูล เลือกหลายๆ ระเบียน เลือกทังตาราง ้

วิธีทา คลิ ก ที่ จุ ด เริ่ ม ต้ นในเขตข้ อมู ล แล้ ว ลากไปจนถึ ง ตาแหน่งสิ ้นสุดของสิง่ ที่ต้องการ คลิกที่ขอบซ้ ายของเขตข้ อมูล (สังเกตว่าสัญลักษณ์ ของเมาส์เปลีย่ นรูปจากตัว เป็ น กดปุ่ ม SHIFT ค้ างไว้ แล้ วคลิก ตาแหน่งสิ ้นสุดอัน ใหม่ คลิกที่หวั ของแถวแรกและลากไปยังระเบียนท้ ายสุด ที่ต้องการ คลิกที่มมุ ซ้ ายบนของตาราง

การใช้ คยี ์ บอร์ ดเลือกข้ อมูล เลือกบางส่วนของเขตข้ อมูล

เลือกทังเขตข้ ้ อมูล ขยายส่ ว นที่ เ ลื อ กภายในเขต ข้ อมูล ยกเลิกการเลือกในเขตข้ อมูล เลือกระเบียน เลือกหลายๆ ระเบียน

เลื่อ นเคอร์ เซอร์ ไปยัง ตาแหน่งเริ่ ม ต้ น จากนัน้ กด SHIFT และปุ่ มลูกศรขวาไปจนตาแหน่งสิ ้นสุดของ ส่วนที่ต้องการ กดปุ่ ม F2 กด SHIFT + ปุ่ มลูกศร  หรื อลูกศร  กดปุ่ ม F2 กดปุ่ ม SHIFT + SPACEBAR กด SHIFT + ปุ่ มลูกศร  หรื อลูกศร 

นอกจากนี้ แล้วเรายังสามารถใช้คาสั่ง เลือกระเบียน (Select Records) จากเมนู Edit เพื่อ เลื อ ก ระเบี ยนโดยเลื่ อ นเคอร์ เซอร์ไ ปยังระเบียนที่ ตอ้ งการแล้วใช้คาสั่งนี้ หรื อ ใช้คาสั่ง เลือกระเบียนทั้งหมด (Select All Records)

 การเคลือ่ นย้ายและคัดลอกข้อมูลในเขตข้อมูล การเคลื่อนย้ายข้อมูล คือการคัดลอกเอาข้อมูลจากที่เดิมออกไปใส่ไว้ยงั ที่ใหม่ซ่ ึงอาจเป็ นตาราง เดียวกันหรื อคนละตารางก็ได้ มีวธิ ีการดังต่อไปนี้ ❶ เลือกข้ อมูลในเขตข้ อมูลที่ต้องการเคลื่อนย้ าย หรื อคัดลอก

❷ เลื่อนเมาส์ไปที่แถบ Ribbon คลิปบอร์ ด คลิกเลือก Tool Bar เพื่อทาการคัดลอก หรื อคลิกที่

คัดลอก

เพื่อตัดหรื อย้ าย เขตข้ อมูล ที่กาหนด

❸ ทาการเลือกตาแหน่งของเขตข้ อมูลที่ต้องการวาง ดังรูป

❹ เลื่อนเมาส์ไปที่แถบ Ribbon คลิปบอร์ ด คลิกเลือก Tool Bar เพื่อวาง Record ที่ทาการคัดลอกหรื อเคลื่อนย้ ายมายังตาแหน่งที่กาหนด

วาง

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ ข้อความที่เราทาการเคลื่อนย้ายหรื อคัดลอกมาจะปรากฏในตาแหน่งที่เรา กาหนด ดังรู ป

แสดงการวางข้ อมูลที่เกิดจากการคัดลอกหรื อการเคลือ่ นย้ าย

 หมายเหตุ ในการใช้คาสัง่ ตัด กับคาสัง่ คัดลอก มี ความแตกต่างกันทีก่ ารใช้คาสัง่ ตัด นัน้ จะเป็ นการเคลือ่ นย้ายข้อมูลจากทีห่ นึ่งไปอี กทีห่ นึ่ง แต่การใช้คาสัง่ ในการ คัดลอก จะมี ข้อมูลเพิ่มขึ้นจากเดิ ม

@ การเคลือ่ นย้ ายและการคัดลอกระเบียน การเคลื่อนย้ายระเบียน คือการคัดลอกเอาข้อมูลจากที่ระเบียนเดิมออกไปใส่ไว้ยงั ที่ใหม่ซ่ ึงอาจ เป็ น ตารางเดียวกันหรื อคนละตารางก็ได้ มีวธิ ีการดังต่อไปนี้ ❶ เลือกข้ อมูลในระเบียนที่ต้องการเคลื่อนย้ าย หรื อคัดลอก

คัดลอก

เพื่อตัดหรื อย้ าย ระเบียน ที่กาหนด

❸ ทาการเลือกตาแหน่งของระเบียนที่ต้องการวาง ดังรูป

วาง

แสดงการวางข้ อมูลที่เกิดจากการคัดลอกหรื อการเคลือ่ นย้ าย

@ การลบข้ อมูลในระเบียน จากหน้าต่างของตารางในมุมมองดาต้าชีท

❶ เลือกตาแหน่งด้ านซ้ ายของระเบียนที่ต้องการจะลบ ❷ พิมพ์ข้อความใหม่เข้ าไป หรื อกด <Delete> เพื่อลบข้ อความที่เลือกไว้ โดยเมื่อสิ ้นสุดคาสัง่ จะ ปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของ Microsoft Access ดังรูป

จากไดอะล็อคบ็อกซ์จะแสดงเพื่อเตือนความจาของเราว่าต้ องการที่จะลบระเบียนที่เลือกจริ งหรื อไม่ โดยถ้ าต้ องการลบให้ ตอบ ใช่ ถ้ าไม่ต้องการลบให้ ตอบ ไม่

การควบคุมรูปแบบของตาราง เราสามารถจัดรู ปแบบของตารางเพือ่ ให้เหมาะกับลักษณะการทางานของกราฟ ได้แก่ ความกว้างของคอลัมน์ ความสูงของแถว ลาดับของเขตข้อมูลที่ปรากฏ ซ่อนคอลัมน์ที่ยงั ไม่ตอ้ งการ ใช้เปลี่ยนแปลงอักษร(Font) ที่ใช้ในตาราง

เปลีย่ นขนาดของแถวและคอลัมน์ เมื่อเริ่ มแรก Microsoft Access จะสร้างรู ปแบบทัว่ ไปของตารางให้ โดยแต่ละเขตข้อมูลและแต่ ละแถวมีความกว้างและความสูงเท่ากัน ในการกรอกข้อมูลบางครั้งการจัดลาดับความกว้างของคอลัมน์ที่ให้มาอาจไม่พอเพียงกับความ กว้างตามที่เราต้องการ โดยเฉพาะในเขตข้อมูลที่มีขอ้ มูลยาวๆ เราจะไม่เห็นข้อมูลได้ท้งั หมด

การเปลีย่ นความกว้ างของคอลัมน์ จากหน้าต่างของตารางในมุมมองดาต้าชีท

❶ เลื่อนเมาส์ไปชี ้ที่เส้ นคัน่ ระหว่างคอลัมน์ที่ต้องการจะเปลี่ยนขนาดความกว้ าง ในขอบขวาของคอลัมน์ โดย ให้ สงั เกตเมาส์จะเปลี่ยนรูปจาก  เป็ น

❷ จากนันกดปุ่ ้ มซ้ ายของเมาส์ค้างไว้ แล้ วลากเพื่อปรับความกว้ างของคอลัมน์ตามที่ต้องการ

** เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏผลดังรู ป

การปรับความกว้ างของคอลัมน์ จากแถบเมนูลดั จากหน้าต่างของตารางในมุมมองดาต้าชีทวิว ❶ เลือกคอลัมน์ที่ต้องการปรับความกว้ าง ดังตัวอย่าง

❷ คลิกเมาส์ปมขวาตรงคอลั ุ่ มน์ ที่ต้องการปรับขนาด จากนัน้ เลื่อนเมนูคาสัง่ มาที่ เพื่อกาหนดขนาดของคอลัมน์ที่ต้องการ

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของความกว้างของคอลัมน์ ดังรู ป

 ใส่คา่ ของขนาดความกว้ างใหม่ลงไป จากนันคลิ ้ กที่ปมุ่ ตกลง



เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏผลลัพธ์ ดังรู ป

 หมายเหตุ การระบุความกว้ างของคอลัมน์ใหม่ในหน่วยของตัวอักษร ความกว้ าง ของคอลัมน์จะมีหน่วยเป็ นตัวอักษรเช่น คอลัมน์ที่มีความกว้ าง 30 ตัวอักษร คือคอลัมน์ ที่มีขนาดความกว้ างเท่ากับตัวอักษร 30 ตัวเรี ยงกันตามรู ปแบบตัวอักษร (font) ที่ใช้ อยู่ ซึง่ ถ้ าเปลี่ยนขนาดของรูปแบบตัวอักษร ความกว้ างของคอลัมน์ที่กาหนดไว้ ก็จะไม่พอดี กับข้ อความและอาจต้ องปรับความกว้ างของคอลัมน์ใหม่อีก

การเปลีย่ นความสู งของแถว จากหน้าต่างของตารางในมุมมองดาต้าชีทวิว

❶

เลื่อนเมาส์ มาชี ้ที่ขอบล่างของแถวที่ต้องการปรับเปลี่ยน โดยให้ สงั เกตพอยน์เตอร์ ของเมาส์จะเปลี่ยนรูป จาก  เป็ น

❷ จากนั้นคลิกเมาส์ปุ่มซ้ายค้างไว้ แล้วให้ลากเมาส์เพือ่ ปรับความสูงของแถวตามที่ตอ้ งการ

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏผลลัพธ์ ดังรู ป

การเปลีย่ นความสู งของแถวจากแถบเมนูลดั ❶ เลือกแถวที่ต้องการปรับความสูง ดังตัวอย่าง

❷ คลิกเมาส์ปมขวาตรงแถว ุ่ ที่ต้องการปรับขนาดความสูงจากนัน้ เลื่อนเมนูคาสัง่ มาที่ เพื่อกาหนดขนาดความสูงของแถวที่ต้องการ

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ของ ความกว้างของคอลัมน์ ดังรู ป

 ใส่คา่ ของขนาดความสูงของแถวลงไป จากนันคลิ ้ กที่ปมุ่ ตกลง



เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏผลลัพธ์ ดังรู ป

การเปลีย่ นลาดับของคอลัมน์ เขตข้อมูลที่ปรากฏในตารางจะเรี ยงตามลาดับของเขตข้อมูลที่สร้างไว้ในมุมมองออกแบบ เรา สามารถเปลี่ยนลาดับของเขตข้อมูลในหน้าต่างดาต้าชีทได้โดยที่ไม่ได้เปลี่ยนแปลงลาดับของเขตข้อมูลใน มุมมองออกแบบแต่อย่างใด วิธีการในการเปลี่ยนแปลงลาดับคอลัมน์ทาได้โดยทาการเลือกคอลัมน์ที่ตอ้ งเปลี่ยนลาดับ จากนั้น ใช้เมาส์พอยน์เตอร์ไปคลิกที่หัวคอลัมน์ที่เลือก ให้สงั เกตว่าเมาส์จะเปลี่ยนรู ปเป็ น จากนั้นกดปุ่ มซ้าย ของเมาส์คา้ งไว้แล้วทาการลากเมาส์เข้าออกตามที่ตอ้ งการ ดังรู ปตัวอย่าง

นาเมาส์ลากคอลัมน์ไปปล่อยยังตาแหน่งที่ต้องการ

การซ่ อนคอลัมน์ ในการกรอกข้อมูลบ่อยครั้งที่มีการกรอกข้อมูลเพียงบางเขตข้อมูลเท่านั้น การแสดงเขตข้อมูลไว้จะ ทาให้ใช้งานในหน้าต่างโปรแกรมไม่ตรงตามความต้องการ ซึ่ งเราสามารถซ่อนคอลัมน์ไม่ให้ปรากฏและให้ ข้ามคอลัมน์น้ นั ไปเลยเหมือนกับไม่มีคอลัมน์น้ นั อยู่ ซึ่ งวิธีการทานั้นจะต้องทาการเลือกคอลัมน์ที่ตอ้ งการ ซ่อนก่อน จากนั้นค่อยเลือกคาสัง่ จากเมนู ดังต่อไปนี้ ❶ เลือกคอลัมน์ที่ต้องการซ่อน

 หลังจากเลือกคอลัมน์ที่จะทาการซ่อนเรี ยบร้ อยแล้ วให้ คลิกเมาส์ปมขวา ุ่ เลือกเมนู ซ่ อนเขตข้ อมูล

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ โปรแกรมจะทาการซ่อนคอลัมน์ที่เลือกทันที

การยกเลิกการซ่ อนคอลัมน์ หากเราต้องการให้คอลัมน์ที่ซ่อนกลับมาแสดงอีกครั้ง มีวธิ ีการดังต่อไปนี้ ❶ คลิกขวาที่คอลัมน์ที่ทาการซ่อนคอลัมน์ไว้

❷ คลิกเลือกเมนูคาสัง่ ยกเลิกการซ่ อนเขตข้ อมูล 

เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ จะปรากฏหน้าต่างของการยกเลิกการซ่อนคอลัมน์ ❸ เลื่อนเมาส์มาคลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมเพื่อให้ ปรากฏ

เครื่ องหมาย เพื่อแสดงคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ แล้ วคลิกที่ปมุ่ ปิ ด โดยเมื่อสิ ้นสุดคาสัง่ คอลัมน์ ที่เลือกจะปรากฏที่หน้ าต่างดาต้ าชีททันที ( สังเกตว่าคอลัมน์ที่ซ่อนไว้ จะไม่มีเครื่ องหมาย  อยู่ )

การตรึงเขตข้ อมูลและยกเลิกการตรึงเขตข้ อมูล ในการกรอกข้อ มู ลมักจะอาศัยเขตข้อ มู ล ที่ใช้อ ้างอิ งเสมอ เช่ น นี้ จะต้อ งมองเห็ นรหัส ประจาตัว เสมอจึงกรอกข้อมู ลได้ถู กต้อง การเลื่ อนดู ขอ้ มูลในจอภาพอาจทาให้มองเห็ นเขตข้อมู ลที่ตอ้ งการดู เรา สามารถล็อ คเขตข้อ มูลให้อ ยูค่ งที่โดยไม่หายไปจากจอภาพเขตข้อ มูล ที่ถู กล็อคจะเลื่ อนไปอยูซ่ ้ายสุ ดของ ตารางโดยอัตโนมัติ

วิธีการตรึงเขตข้ อมูล เลือกคอลัมน์ที่ตอ้ งการตรึ งโดยคลิกที่ชื่อคอลัมน์ซ่ ึงอยูท่ างด้านบน หรื อคลิกลากเมาส์ที่ชื่อคอลัมน์ ในกรณี ที่ตอ้ งการตรึ งหลายคอลัมน์ทอี่ ยูต่ ิดกัน

❶ คลิกเมาส์ขวาเลือก เมนูคาสัง่ ตรึงเขตข้ อมูล



เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ โปรแกรมจะทาการล็อคคอลัมน์ที่เลือกไว้ทนั ที โดยสังเกตการล็อคคอลัมน์ได้ จากเส้นกั้นคอลัมน์ที่ทาการล็อคไว้ ซึ่งจะอยูด่ า้ นขวาของคอลัมน์  เพิ่ ม เติม สาหรับ การปลดการล็อ คคอลัม น์ ก็ สามารถเลื อ กได้จ ากค าสัง่ ยกเลิก การตรึ ง คอลัมน์ ทั้งหมด จากเมนู รู ปแบบ โดยหลังจากทีถ่ ูกปลดการล็อคคอลัมน์ แล้วลาดับของ เขตข้อ มูลจะเรี ยงลาดับไม่เหมื อ นเดิ ม โดยเขตข้อมูลที ่ถูกล็อ คจะมาอยู่ซ้ายมื อสุดของข้อ มูล นัน่ เอง

การเปลีย่ นแปลงแบบอักษร เราสามารถเปลี่ยนแปลงแบบอักษรที่เราไม่ตอ้ งการได้ โดยเข้าไปกาหนดในส่วน Ribbon หน้ าแรก เลือก การจัดรู ปแบบของข้ อความ โดยเราสามารถเลือกรู ปแบบ ขนาด และการแสดงผลของ อักษรได้ ตามที่ตอ้ งการจาก Ribbon การจัดรู ปแบบข้ อความ

Ribbon การจัดรูปแบบข้ อความ

การจัดเก็บข้ อมูลในตาราง หลังจากที่ทาการแก้ไ ขข้อ มู ลเสร็ จแล้ว โปรแกรม Access จะทาการจัดเก็บข้อ มู ล ที่แก้ไขให้โดย อัตโนมัติ หลังจากที่เราออกจาก Datasheet View หรื อปิ ดไฟล์ฐานข้อมูล