บทที่ 5 การสร้างแบบฟอร์ม (Form) อย่างง่าย ฟอร์ ม คือ ออบเจ็คหนึ่งของ Access ใช้ในการกรอกข้อมูล และแสดงข้อมูล การกรอกข้อมูลใน ตารางหรื อใน Query ถึงแม้จะทาได้ แต่ก็ไม่สะดวกและสวยงามนัก การใช้ฟอร์มสามารถทาให้การกรอก ข้อมูลเป็ นไปได้ดว้ ยความรวดเร็ วมากขึ้น และผิดพลาดน้อยลง ที่สาคัญ ยังคงดูเป็ นมิตรกับผูใ้ ช้มากกว่า เราสามารถออกแบบฟอร์มให้เหมาะสมกับลักษณะงานได้ดงั ที่ตอ้ งการ Form ก็เป็ นอีกวิธีการหนึ่ งในการป้ อนและแก้ไขข้อมูลที่อยูใ่ น Table แทนที่จะป้ อนระเบียนใน Table ได้เฉพาะตามแนวแถวและคอลัมน์ขณะอยูใ่ นมุมมอง Datasheet เท่านั้น ซึ่ งเราอาจใช้ Form นี้ เป็ น Form เดี ยวกันกับในกระดาษก็ได้ โดยจะช่วยลดความผิดพลาดในการป้ อนข้อมู ลได้ เนื่ องจากมี ความ คล้ายกับ Form แบบที่ใช้บนกระดาษซึ่ งมีขอ้ มู ลที่เตรี ยมไว้ที่จะป้ อนลงใน Table อีกหนึ่ ง และถ้าหากใน Table นั้นมีเขตข้อมูลซึ่ งประกอบด้วยรู ปภาพ, เอกสาร หรื อออบเจ็คจากโปรแกรมอื่น เราก็สามารถดูออบ เจ็คเหล่านี้ ได้ในมุ มมอง Form อี กเช่นกัน (ในมุมมอง Datasheet ออบเจ็คจะเป็ นแค่ขอ้ ความหรื อไอคอน) นอกจากนี้เรายังสามารถใส่คาแนะนาหรื อคาอธิบายของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูลลงบน Form เพื่อช่วยให้ ผูใ้ ช้ป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ง่ายขึ้น รวมทั้งสามารถตีกรอบและใส่ รูปภาพเพื่อทาให้ Form สวยงามได้ อีกด้วย
การสร้ าง Form ของ Access เมื่ อสร้างฐานข้อมู ลโดยใช้ Wizard เราสามารถเลื อกรู ป แบบของ Form ที่ จะสร้างได้ และถ้าเรา สร้าง Table Wizard ระบบ Wizard ก็จะช่วยสร้าง Form ที่ใช้สาหรับป้ อนข้อมูลเข้า Table นั้นขึ้นมาให้โดย อัตโนมัติแต่ถา้ ต้องการสร้าง Form ด้วยตัวเองโดยไม่ใช้ Wizard เราก็สามารถทาได้เช่นกัน การสร้าง Form สามารถทาได้หลายวิธีดว้ ยกัน อย่างเช่น เราอาจจะใช้คาสั่ง Auto Form เพื่อสร้าง Form อย่างง่ายที่ประกอบด้วยเขตข้อมูลทั้งหมดใน Table หรื อ Query ที่เลือกไว้น้ นั ได้อย่างรวดเร็ ว โดยที่ Auto Form Wizard จะสร้ า ง Form อย่า งง่ า ย (Columnar, Tabular หรื อ Datasheet) ขึ้ นจาก Table หรื อ Query ที่เลือกไว้ หรื อจะใช้ Form Wizard ซึ่งสามารถเลือกชนิดของ Form ได้พร้อมทั้งให้คาแนะนาในการ สร้างตลอดทุกขั้นตอน เราเพียงแต่ตอบคาถามเกี่ยวกับ Form ที่ตอ้ งการ แล้ว Access จะสร้าง Form ตามที่ กาหนดให้ และหลังจากที่สร้าง Form เสร็จแล้วเราก็สามารถจะแก้ไขได้ในมุมมอง Design หรื อสร้าง Form ในมุมมอง Design โดยไม่ใช้ Wizard เลยก็ได้เช่นกัน
101
การใช้ งาน Form Control แต่ ล ะสิ่ งที่ อ ยู่บ น Form เช่ น ชื่ อ เขตข้อ มู ล , ค่ าของเขตข้อ มู ล และชื่ อ ของ Form จะถู ก เรี ย กว่า คอนโทรล (Control) ถ้าหากเราสร้าง Form ด้วย Wizard ระบบ Wizard จะจัดเรี ยงและกาหนดขนาดของ คอนโทรลต่าง ๆ ตามที่เรากาหนดลงใน Form และถ้าต้องการจะแก้ไขก็สามารถทาได้ในมุมมอง Design โดย ย้ายและปรับขนาดคอนโทรล แก้ไขคุณสมบัติของคอนโทรล แก้ไขรู ปลักษณ์ของคอนโทรลโดยใช้กรอง, การแรเงา รู ปแบบตัวอักษร เช่น ตัวหนา ตัวเอียง เพิม่ คอนโทรลใหม่ จัดกลุ่มของคอนโทรลโดยใช้ Group boxes
ชนิดของ Form Control คอนโทรลที่ใช้ใน Form นั้นมีอยู่ 3 ชนิด คือ Bound Control คื อเขตข้อ มู ล ของข้อ มู ลใน Table หรื อ Query ซึ่ งใน Form จาเป็ นต้อ งมี Bound Control สาหรับแต่ละเขตข้อมูลใน Table หรื อ Query ที่ตอ้ งการจะแสดงบน Form นั้น สาหรับ Bound Control นี้ไม่สามารถจะนาไปใส่สูตรการคานวณได้ Unbound Control เป็ นคอนโทรลที่เป็ น Label หรื อ ช่ องใส่ ขอ้ ความ (text box) โดยทัว่ ไป แล้ว เราจะใช้ Unbound control เพื่ อ เป็ นตัว ระบุ ค อนโทรลอื่ น ๆ หรื อ พื้ น ที่ บ น Form เรา สามารถสร้างสูตรคานวณใน Unbound Control ได้ Calculated Control เป็ นค่าที่เกิดจากการคานวณใน Form เช่น ผลรวม (Total) , ผลรวม ย่อย (Subtotal), ค่าเฉลี่ย, เปอร์เซ็นต์ ฯลฯ ในการสร้างคอนโทรล ให้คลิ กปุ่ มคอนโทรลตามชนิ ดที่ เราต้องการจะสร้าง แล้วลากเมาส์ไปยัง พื้นที่ที่ตอ้ งการให้คอนโทรลปรากฏ ปุ่ มคอนโทรลจะอยูบ่ นทูลบ็อกซ์ในมุมมอง Design
102
ในมุมมอง Design ทุก ๆ คอนโทรลประกอบด้ วย 2 ส่ วนคือ ตัวคอนโทรลและ Label คอนโทรล เมื่ อ ลากคอนโทรลไปที่ใดก็ตาม Label จะตามไปด้วยเสมอ เราไม่สามารถจะแยก Label ออกจาก คอนโทรลได้ ในกรณี ที่เราไม่แน่ใจว่าจะสร้างคอนโทรลได้อย่างไร ก็สามารถคลิกปุ่ ม Control Wizard บน ทูลบ็อกซ์ (Tool box) เพือ่ ให้ Wizard ให้คาแนะนาในการสร้างคอนโทรลแต่ละชนิด เช่น ถ้าต้องการสร้าง คอนโทรลรายชื่ อ (List box control) โดยคลิ ก ปุ่ ม Control Wizard ระบบ Wizard จะแสดงข้อ มู ล ต่ าง ๆ เกี่ยวกับคอนโทรลชนิ ดนี้ และจะให้ใส่ ชื่อที่เป็ น Label ของคอนโทรลด้วย ถ้าต้องการปิ ด Wizard ให้คลิก ปุ่ ม Control Wizard ซ้ าอีกครั้งหนึ่ง เพือ่ เป็ นการยกเลิกการใช้งาน Wizard Form Control แต่ละชนิดจะมีลกั ษณะเฉพาะที่แตกต่างกัน ซึ่ งสามารถเปลี่ยนคุณสมบัติเหล่านี้ ได้ โดยใช้คาสั่ง Properties เราเพียงแต่เลื อกคอนโทรลที่ตอ้ งการจะแก้ไข จากนั้นคลิกปุ่ ม Properties บนทูล บาร์ Form Design แล้วก็กาหนดคุณสมบัติต่าง ๆ ที่ตอ้ งการจะเปลี่ยนในไดอะล็อกบ็อกซ์ Properties ได้
มุมมองของแบบฟอร์ ม ฟอร์มจะมีมุมมองของฟอร์มอยู่ 6 แบบด้วยกันคือ มุมมองออกแบบ Design View มุมมองแบบนี้จะใช้ในการแก้ไขดัดแปลงแบบ ฟอร์ม การสลับไปยังมุมมองออกแบบนี้ ทาได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Design View บนทูลบาร์ มุมมองแผ่ นข้ อมูล Datasheet View มุมมองแบบนี้ จะแสดงข้อมูลในแบบตาราง การสลับ ไปยังมุมมองแผ่นข้อมูลนี้ ทาได้โดยการคลิกที่ปมุ่ Datasheet View บนทูลบาร์ มุมมองฟอร์ ม Form View มุมมองแบบนี้จะแสดงข้อมูลทีอ่ ยูใ่ นฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น การ สลับไปยังมุมมองฟอร์มนี้ ทาได้โดยการคลิกที่ปมุ่ Form View บนทูล มุมมอง PivotTable เป็ นมุมมองที่แสดงผลฟอร์มในรู ปของตารางแจกแจง รายละเอียดและสรุ ปผลข้อมูล มุมมอง PivotChart เป็ นมุมมองที่แสดงผลฟอร์มเพือ่ การวิเคราะห์และ สรุ ปผลในในรู ปของแผนภูมิหรื อ Chart มุมมองเค้าโครง มุมมองแบบนี้จะแสดงข้อมูลทีอ่ ยูใ่ นฟอร์มที่ได้สร้างขึ้น แต่สามารถที่จะแก้ไขรู ปแบบของฟอร์มได้เหมือนมุมมองออกแบบ
103
แสดง Form ในมุมมอง Design หลังจากสร้าง Form แล้วเราอาจจะต้อ งการแก้ไขคอนโทรลบางอย่างใน Form เพื่อให้ใช้งานได้ ง่ายขึ้น เช่น ใส่แถบชื่อหรื อ Label ให้กบั แต่ละเขตข้อมูลที่เกี่ยวเนื่องกัน ในการแก้ไข Form นั้น จะต้องเปิ ด Form ในมุมมอง Design เสี ยก่อน โดยเรี ยกจากแท็บ Forms ในวินโดวส์ Database หรื อจากมุมมอง Form โดยใช้ปุ่ม View ที่ช่วยให้สลับไปมาระหว่างมุ มมอง Design ซึ่ งทาให้สามารถแก้ไข Form แล้วดูผลจาก การแก้ไขนั้นได้เลย
แสดง Form ในมุมมอง Design 1. คลิกเมาส์ที่ Ribbon สร้ าง เลือก ฟอร์ ม
2. จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ออกแบบฟอร์ ม
แสดงมุมมองการออกแบบฟอร์ ม
104
การสลับระหว่ างมุมมอง 1. คลิกเมาส์ที่ Ribbon หน้ าแรก เลือก มุมมอง
2. คลิกเมาส์เลือกมุมมองที่ตอ้ งการ
Form ในมุมมอง Design ปุ่ ม Toolbox หรื อกล่องเครื่ องมือควบคุมปุ่ มคาสัง่ ที่ใช้ในการสร้าง Form
ปุ่ ม Toolbox หรื อกล่องเครื่ องมือควบคุมปุ่ มคาสัง่ ที่ใช้ในการสร้าง ปุ่ ม เพิม่ เขตข้ อมูลที่หรื อรายการเขตข้ อมูล Form คลิกเพื่อเพิ่มเขตข้ อมูลใหม่ลงใน Form
Form Header ข้ อความจะ ปรากฏที่สว่ นบนของ form
แสดงเขตข้ อมูลต่างๆ ซึ่งเป็ น รายละเอียดของแต่ละเรคอร์ ด
Footer ที่สว่ นท้ ายของ Form
105
106
การสร้างฟอร์ม วิธีการสร้างฟอร์มใน Access มีอยูด่ ว้ ยกันหลายวิธีดงั นี้ # สร้างฟอร์มที่อนุญาตให้คุณใส่ขอ้ มูลครั้งละ 1 ระเบียน # สร้างฟอร์มแยกที่แสดงแผ่นข้อมูลในส่วนด้านบนและ ฟอร์มในส่ วนด้านล่างที่ใช้ใส่ขอ้ มูลเกี่ยวกับระเบียนที่ เลือกในแผ่นข้อมูล # สร้างฟอร์มที่แยกหลายระเบียนในหนึ่งแผ่นข้อมูลที่หนึ่ง ระเบียนต่อหนึ่งแถว # สร้างฟอร์มเพือ่ แสดงข้อมูลในรู ปของตารางวิเคราะห์ และแจกแจงรายละเอียด # สร้างฟอร์มเปล่า # ส ร้ า งฟอ ร์ ม เพิ่ ม เติ ม โด ยใน ส่ วน ของฟ อร์ ม เพิ่ มเติ ม จะป ระกอ บ ไปด้วย
# สร้างฟอร์มเปล่าในมุมมองออกแบบ ในมุมมองออกแบบคุณ สามารถทาการเปลี่ยนแปลงการออกแบบขั้นสูงให้กบั ฟอร์มได้ # กาหนดรู ปแบบการจัดวางในมุมมองเค้าโครง
107 ในที่น้ ี เราจะอธิ บายการใช้ฟอร์มเฉพาะการสร้างฟอร์มแบบ Design View และ การสร้างฟอร์ ม แบบ Form Wizard การใช้ Form Wizards และการสร้ างด้ว ยมื อ การสร้ างฟอร์ ม ลงใน Access โดยการใช้ Form Wizards เป็ นสิ่ งที่ทาได้ง่ายดายกว่าการสร้างด้วยมื อซึ่ งมี ข้ นั ตอนที่ยงุ่ ยากและซับซ้อนกว่า แต่การสร้าง ฟอร์มด้วยมือสามารถทาได้หลากหลายมากกว่าโดยไม่มีขอ้ จากัดเหมือนการใช้ Form Wizards ที่มีรูปแบบ ของฟอร์มที่ค่อนข้างแน่ นอน ดังนั้นวิธีการที่ดี คือ การสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ต่อจากนั้นจึง ดัดแปลงแก้ไขฟอร์มด้วยมือ
แบบฟอร์ มมาตรฐานใน Form Wizard แบบฟอร์มที่ Form Wizards เสนอให้มีอยูด่ ว้ ยกัน 4 ชนิด คือ - แบบคอลัมน์ ฟอร์มชนิดนี้จะมีการเรี ยงเขตข้อมูลแบบเรี ยงต่อกันจากบนลงล่างจนครบทุกเขต ข้อมูล จากนั้นจึงขึ้นไปยังระเบียนต่อไป ฟอร์มชนิดนี้ใช้ได้กบั ตารางหรื อ Query เพียงอันเดียว เท่านั้น - แบบตาราง ฟอร์มชนิดนี้ จะมีการเรี ยงกันของเขตข้อมูลจากซ้ายไปขวา ระเบียนจะเรี ยงกัน จากบนลงล่าง - แผ่ นข้ อมูล ฟอร์มชนิดนี้จะมีลกั ษณะรู ปแบบเหมือนฐานข้อมูล - ชิดขอบ ฟอร์มชนิดนี้จะมีลกั ษณะรู ปแบบชิดขอบด้านบนของแผ่นฟอร์ม
108
การสร้ าง Form Wizards การสร้าง Form Wizards เป็ นการสร้างแบบฟอร์มที่งา่ ยกว่าการสร้างด้วยมือ และมีรูปแบบของ ฟอร์มที่ค่อนข้างแน่นอน ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดคือการสร้างฟอร์มโดยใช้ Form Wizards ซึ่งเราสามารถ นา Form Wizards มาแก้ไขโดยใช้ฟอร์มโดยการสร้างฟอร์มจากมือได้ 1. นาเมาส์คลิกที่ฟอร์มเพิม่ เติม
เลือกตัวช่วยสร้างฟอร์ม
2. คลิกเลือกตารางหรื อแบบสอบถาม จากนั้นเลือกเขตข้อมูลที่จะใช้งานในฟอร์ม การเลื อ กเขตข้อ มู ล สามารถท าได้โดยคลิ ก ในช่ อ ง เขตข้ อ มู ล ที่ มี อ ยู่ จากนั้ น คลิ ก ที่ ปุ่ ม เครื่ องหมาย > เพื่อ เลือ กเขตข้อ มู ลนั้น เขตข้อ มู ล ที่ถูกเลื อ กจะไปปรากฏอยูใ่ นช่อ ง เขต ข้อมูลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกเขตข้อมูลทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่มเครื่ องหมาย >> ส่ วนปุ่ ม < ใช้ ยกเลิ กเขตข้อมู ลที่เลื อก ปุ่ ม << ใช้ยกเลิ กเขตข้อ มู ลที่เลื อ กทั้งหมด เมื่ อ เลื อ กเขตข้อ มู ลที่ ต้องการเสร็จแล้วจะปรากฏ ดังรู ป
คลิกปุ่ ม เขตข้ อมูลเดียว
เพื่อเลือก
คลิกปุ่ ม เพื่อเลือก เขตข้ อมูลทังหมด ้
109 3. เลือกรู ปแบบเค้าโครงแบบใดที่จะใช้กบั ฟอร์มที่สร้าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป
4. เลือกรู ปแบบลักษณะการแสดงผลของฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ถัดไป
5. กาหนดชื่อให้กบั ฟอร์ม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เสร็ จสิ้น
110 6. เมื่อสิ้นสุดคาสัง่ โปรแกรม Ms-Access จะปรากฏส่วนของฟอร์มที่สร้างดังรู ป
หมายเหตุ สาหรับการจัดเก็บฟอร์ม โปรแกรม Access จะทาการบันทึกให้โดย อัตโนมัติ หลังจากที่เราปิ ดฟอร์มนั้น
111
การสร้ างแบบฟอร์ มด้วยตนเอง ขั้นตอนการสร้ างฟอร์ มด้ วยตนเอง 1. นาเมาส์คลิกที่ Ribbon สร้ าง จากนั้นคลิกที่ปุ่มออกแบบฟอร์ม
2. หลังจากคลิ กที่ ปุ่มออกแบบฟอร์ม เครื่ องมือและเขตข้อมูลในการสร้างฟอร์ม
จะปรากฏเป็ นฟอร์มเปล่ าขึ้นมาให้ผูใ้ ช้เลื อ ก
3. คลิกที่ Ribbon ออกแบบ เลื อกในส่ วนของเครื่ อ งมือ ปุ่ ม เพิ่มเขตข้ อมูลที่มีอยู่
จากนั้นคลิกที่
112 4. ให้เลือกเขตข้อมูลที่ตอ้ งการจะเพิม่ ลงไปใน Form โดยการคลิกที่เขตข้อมูลที่ตอ้ งการจะเพิม่ แล้ว ลากไปยังตาแหน่งที่ตอ้ งการให้ปรากฏบนฟอร์ม ดังรู ป
5. เมื่อเพิม่ เขตข้อมูลที่ตอ้ งการจะเพิม่ ครบแล้ว จะได้ผลดังรู ป
6. ในการสร้างฟอร์มโดยใช้ปุ่มออกแบบฟอร์ม หลังจากที่เพิม่ เขตข้อมูลทุกรายการ เรี ยบร้อยแล้วหากเราปิ ดฟอร์มดังกล่าวลง โปรแกรมจะให้เราบันทึกฟอร์มข้างต้นทันที จะไม่ เหมือนกับการสร้างฟอร์มโดยใช้ ตัวช่ วยสร้ าง ซึ้งจะบันทึกฟอร์มให้อตั โนมัติ
คลิกที่ปมุ่ ใช่ ตังชื ้ ่อฟอร์ มที่ต้องการ จากนันคลิ ้ กที่ปมุ่ ตกลง
113
องค์ประกอบต่ าง ๆ ในหน้ าต่ างออกแบบ การสร้างแบบฟอร์มด้วยมื อนั้น จะกระทาในหน้าต่างออกแบบ และมี องค์ประกอบต่างๆ ใน หน้าต่างออกแบบ ดังต่อไปนี้
พืน้ ทีอ่ อกแบบ ในหน้าต่างออกแบบจะมีส่วนที่เป็ นพื้นที่สาหรับการออกแบบดังนี้
การกาหนดขนาดของพื้นที่อ อกแบบฟอร์ม เราสามารถกาหนดขนาดของพื้นที่ออกแบบแต่ล ะ ส่ วนให้มี ขนาดดังที่ตอ้ งการ โดยการคลิกที่ขอบของพื้นออกแบบแล้วลากเพื่อขยายหรื อลดขนาดของ พื้นที่ออกแบบฟอร์ม การใส่ ขอ้ ความ , ตัวควบคุม หรื อ อื่ น ๆ ลงในพื้นที่อ อกแบบจะปรากฏอยู่ในมุ มมองของฟอร์ ม พืน้ ที่ออกแบบ คือพืน้ ที่สีขาวมีกริ ดและสเกลวัดระยะอยูด่ า้ นซ้ายและด้านบน ในพื้ น ที่ การออกแบบของฟอร์ ม เราสามารถใส่ Form Header , Form Footer , Page Header และ Page Footer ได้ ดังนี้ - Form Header คื อ ส่ ว นที่ เป็ นหั ว ของแบบฟอร์ ม ส่ วนนี้ จะปรากฏที่ ต อนเริ่ มต้ น ของ แบบฟอร์มเพียงครั้งแรก - Form Footer คือ ส่วนที่เป็ นหางของแบบฟอร์ม ส่วนนี้จะปรากฏอยูท่ า้ ยสุดของแบบ ฟอร์มในตอนสิ้นสุดแบบฟอร์มเท่านั้น
114
การกาหนดให้ แสดงส่ วนของ Form Header และ Form Footer 1. นาเมาส์คลิก Ribbon ออกแบบ เลือกในส่วนของ ตัวควบคุม จากนั้นคลิกที่คลิกที่ปมป้ ุ่ าย ชื่อ
2. หลังจากที่คลิ กที่ปุ่มชื่ อเรื่ อง Footer ดังรู ป
โปรแกรม Access จะแสดงฟอร์ ม ในส่ วนของ Header
115
หน้ าต่ างเขตข้ อมูลลิสท์ หน้าต่ างเขตข้อ มู ล ลิ ส ท์น้ ี จะแสดงรายการของเขต ข้อ มู ล ในตารางหรื อ Query ที่ คุ ณ เลื อ กในระหว่างการสร้ า ง ฟอร์มอันใหม่การใช้เขตข้อมูลลิสท์ทาได้โดยการคลิกแล้วลาก เขตข้อ มู ล ที่ ต ้อ งการจากหน้า ต่ างเขตข้อ มู ล ลิ ส ท์ไ ปยังพื้ น ที่ ออกแบบ จะปรากฏตัวควบคุ มสาหรับเขตข้อ มู ล นั้นในแบบ เท็กซ์บอกซ์โดยอัตโนมัติ
การใช้ ปุ่มในทูลบ็อกซ์ และคอนโทรล
ปุ่ มบนทูลบ็อกซ์
ปุ่ ม
ชื่อปุ่ ม Select Objects
Control Wizards Text box
คาอธิบาย คลิ กปุ่ มนี้ แล้วคลิ กคอนโทรลที่ ตอ้ งการเลื อ กหลาย ๆ คอนโทรลทีเดี ยวเป็ นกลุ่ มใหญ่ ก็ทาได้ โดยคลิกปุ่ มนี้ แล้วลากให้เป็ นสี่ เหลี่ยมล้อ มรอบคอนโทรลทั้งหมดที่ ต้องการเลือก คลิกเพือ่ ใช้ Control Wizards ปุ่ มนี้ ใช้ส ร้าง Text box ซึ่ งผูใ้ ช้ส ามารถป้ อนข้อ ความ (หรื อตัวเลข) ให้กบั เขตข้อมูลในระเบียนได้ คอนโทรล นี้ ใช้สาหรับเขตข้อมู ลที่มีชนิ ดของข้อมูลเป็ น text และ number
116 Label
Option Group
Toggle Button
ปุ่ มนี้ ใช้สร้างข้อความ Label โดยปกติแล้วคอนโทรล อื่ น ๆ จะมี ข ้อ ความ Label ประจาแต่ ล ะคอนโทรลอยู่ แล้ว ฉะนั้นปุ่ มนี้ จึงใช้เพื่อสร้าง Label ที่ไ ม่ ได้ข้ ึนหรื อ ผูกกับคอนโทรลใด ๆ เช่น ข้อความที่แนะนาผูใ้ ช้ หรื อ ชื่อของ Form ซึ่งอยูใ่ นส่วนหัวของ Form นั้น ๆ ปุ่ มนี้ ใช้สร้างกรอบล้อมรอบกลุ่ มของปุ่ มออปชั่น เมื่ อ อยู่ในมุ มมอง Form ผูใ้ ช้จะสามารถเลื อ กได้เพียงหนึ่ ง ออปชัน่ จากปุ่ มทั้งหมดที่มีอยูภ่ ายในกรอบเท่านั้น ปุ่ มนี้ ใช้สร้ างปุ่ มที่ ให้ คลิ กเลื อกว่าเป็ น “Yes” หรื อ “No” และใช้ส าหรั บเขตข้อมู ลที่ มี ชนิ ดของข้อมู ลเป็ น yes/no เท่านั้น
Option Button
ปุ่ มนี้ ใช้สร้างปุ่ มออปชัน่ (เรี ยกอีกชื่อหนึ่ งว่าปุ่ ม radio ) ซึ่งเมื่ออยูใ่ นมุมมอง Form จะสามารถเลือกปุ่ มแบบนี้ได้ เพียงหนึ่งออปชัน่ จากหลาย ๆ แบบที่มีให้เลือก
Check Box
ปุ่ มนี้ ใช้สร้างเช็กบ็อกซ์ ซึ่ งเมื่ ออยู่ในมุ มมอง Form จะ สามารถเลื อ ก “Yes” หรื อ “No” และเลื อ กได้ ห ลาย ออปชัน่ คอนโทรลนี้ ใช้สาหรับเขตข้อ มู ลที่มีชนิ ดของ ข้อมูลเป็ น yes/no เท่านั้น
List Box
ปุ่ มนี้ ใช้ส ร้ า งช่ อ งส าหรั บ แสดงรายชื่ อ ซึ่ งเมื่ อ อยู่ใ น มุมมอง Form จะสามารถเลือกข้อใดข้อหนึ่งจากรายการ ที่มีอยูใ่ นช่องนั้นได้โดยรายการเหล่านี้ คุณอาจจะใส่ เข้า ไปเองหรื อ จะไปผู ก กั บ เขตข้อ มู ล ของ Table ที่ เก็ บ รายการเหล่านี้ไว้ก็ได้
Combo Box
ปุ่ มนี้ใช้สร้าง Combo box ซึ่งเป็ นปุ่ มที่ผใู ้ ช้สามารถใส่ ออปชั่น ที่ ตอ้ งการโดยการป้ อนเข้าไป หรื อ เลื อ กจาก รายการที่มีอยูใ่ นช่องนั้นได้ โดยรายการเหล่านี้คุณจะ ใส่เข้าไปเองหรื อผูกกับเขตข้อมูลของ Table
117 Command
ปุ่ มนี้ ใช้สร้างปุ่ มสาหรับรันแมคโค (Macro) หรื อ เรี ยก ฟั งก์ชั่น ของ Visual Basic เมื่ อ ผูใ้ ช้ก ดปุ่ มนี้ ในมุ มมอง Form
Image
ปุ่ มนี้ ใช้สร้าง Frame เพือ่ นารู ปภาพไปใส่รูปซึ่ งไม่มีการ เปลี่ยนแปลงไปตามข้อมูลในเรคอร์ เช่น ภาพจากคลิ ป อาร์ต หรื อโลโก้ของบริ ษทั เป็ นต้น
Bound Object Frame
ปุ่ มนี้ ใช้แ ทรกออบเจ็ค แบบ OLE จากแหล่ งอื่ น โดย จะต้องผูกกับเขตข้อมู ลใดเขตข้อมูลหนึ่ งในฐานข้อมู ล เดี ย วกัน (ซึ่ งมี ช นิ ด ข้อ มู ล เป็ น OLE Object) อาจเป็ น Object แบบรวมเข้ามาไว้ใน Form (แบบ embed) หรื อ แบบเชื่อ ม (link) ก็ได้ซ่ ึ ง ปุ่ มนี้ จะใช้เพื่อแทรกออบเจ็ค เข้าไว้ใน Form หรื อ เชื่ อมกับโปรแกรมอื่ น และต้อ งมี การปรับปรุ งให้เป็ นปั จจุบนั เสมอ เช่น รู ปของพนักงาน ที่เก็บไว้ใน Table Employee เป็ นต้น ปุ่ มนี้ ใช้แทรกออบเจ็ค OLE จากแหล่งอื่น ใช้ปุ่มนี้ เพื่อ แทรกออบเจ็ ค นั้ นเข้า มาไว้ใ น Form หรื อ เชื่ อ มกั บ โปรแกรมอื่นโดยไม่ตอ้ งผูกหรื อสัมพันธ์กบั ค่าใด ๆ ใน แต่ละระเบียนแต่อย่างใด
Unbound Object Frame
Page Break
Tab Control
Line
ปุ่ มนี้ ใช้แบ่งหน้าของ Form ที่จะแสดงบนจอ โดยการ บังคับให้เขตข้อมูลที่เริ่ มตรงจุดแบ่งหน้านี้ ไปปรากฏ ในหน้าจอถัดไป ปุ่ มนี้ ใช้ส ร้ างแท็บ (Tab) ใน Form มี ห น้าตาคล้ายกับ ไดอะล็อ กบ็อ กซ์ของ Access ซึ่ ง สามารถจัดกลุ่ มของ คอนโทรลที่เกี่ยวข้องกันเอาไว้ในแท็บเดี ยวกันได้เพื่อ ความสะดวกในการใช้งาน ปุ่ มนี้ใช้วาดเส้นใน Form
Sub form/Sub report ปุ่ มนี้ ใช้แทรก Form ย่อยอื่น (Sub form) ลงใน Form ที่
118 กาลังใช้งานอยูน่ ้ นั ตรงตาแหน่งที่เลือกไว้ Rectangle
ปุ่ มนี้ใช้วาดสี่เหลี่ยมหรื อกรอบใน Form
More Controls
ใช้คลิ กเพื่อ แสดงคอนโทรลอื่ นๆที่ติ ดตั้งเพิ่มเติม จาก คอนโทรลมาตรฐานที่กล่าวมาข้างต้นทั้งหมด
หน้ าต่ างคุณสมบัติ (Properties) หน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) จะแสดงคุณสมบัติขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่อยูบ่ นแบบฟอร์ม เราสามารถเปลี่ ย นแปลงแบบฟอร์ ม , ตัว ควบคุ ม หรื อ รู ป แบบทุ ก อย่า งได้จ ากหน้ า ต่ า งคุ ณ สมบัติ (Properties) การเปิ ดปิ ดหน้าต่างคุณสมบัติ (Properties) ทาได้โดยคลิกที่ปมคุ ุ่ ณสมบัติ (Properties) บนทูล บาร์
รูปแสดง หน้ าต่างคุณสมบัติ (Properties)
119
การสร้ างตัวควบคุมบนแบบฟอร์ ม ถ้าต้องการสร้างแบบฟอร์มด้วยตนเอง โดยไม่ใช้ Form Wizards หรื อต้องการแก้ไขแบบฟอร์มที่ มีอยูแ่ ล้ว จะต้องเข้าใจถึงการใช้งานตัวควบคุมแบบต่าง ๆ วิธีการสร้างตัวควบคุมบนแบบฟอร์มมีอยู่ 2 วิธี คือ ลากเขตข้อมูลจากหน้าต่าง Field List ไปยังพื้นที่ออกแบบ การใช้วธิ ีน้ ีเป็ นวิธีที่เร็วที่สุดไม่ตอ้ ง กาหนดเขตข้อมูลสาหรับตัวควบคุมแต่อย่างใด สิ่ งที่ตอ้ งทาคือเปลี่ยนส่วนของ Label เท่านั้น แต่วธิ ีน้ ีสามารถสร้างตัวควบคุมแบบเท็กซ์บอ็ กซ์ได้เพียงอย่างเดียว การใช้ปุ่มบนทูลบาร์ มีข้ นั ตอนคือคลิกเลือกตัวควบคุมที่ตอ้ งการบนทูลบาร์ จากนั้นไปคลิก บนพื้นที่ออกแบบเพือ่ วางตาแหน่งของตัวควบคุมเอง
การเปลีย่ นแปลงตัวควบคุม ในการสร้ างตัว ควบคุ ม บนแบบฟอร์ ม เป็ นครั้ งแรกมัก ได้รู ป แบบที่ ไ ม่ ส มบู ร ณ์ ดัง ที่ ต ้อ งการ จาเป็ นต้องมีการแก้ไขอยูเ่ สมอ
การเลือ่ นตาแหน่ งของตัวควบคุม ในการเลื่อนตาแหน่งของตัวควบคุมทาได้โดยใช้เมาส์ช้ ีไปยังตาแหน่งเคลื่อนย้ายซึ่งมีลกั ษณะเป็ น สี่ เหลี่ยมสี ดาขนาดใหญ่แล้วลากไปยังที่ใหม่ หรื อใช้เมาส์ช้ ีที่เส้นขอบจากนั้นเลื่อนไปยังที่ใหม่ สังเกตว่า เมื่อพร้อมที่จะเลื่อนตาแหน่ง สัญลักษณ์ของเมาส์จะเปลี่ยนไปเป็ นรู ปมือ
วิธีการย้ ายตัวควบคุม (ตัวคอนโทรล) 1. เปิ ด Form ในมุมมอง Design ดังรู ป
120 2. คลิกคอนโทรลที่ตอ้ งการจะย้ายและเลื่อนเมาส์ไปที่ขอบของคอนโทรลจนเมาส์เปลี่ยนรู ปเป็ นรู ปมือ ซึ่งเรี ยกว่า Move Pointer ดังรู ป Move Pointer
3. คลิกลากในขณะที่เป็ น Move Pointer ไปในทิศทางที่ตอ้ งการและปล่อยปุ่ มเมาส์ เมื่อคอนโทรลอยูต่ รง กับตาแหน่งที่ตอ้ งการแล้ว จะได้ผลดังรู ป
หมายเหตุ ข้อแตกต่างของการเลื่อนจากตาแหน่งเคลื่อนย้ายและเส้นขอบคือ การเปลี่ยนโดยใช้เส้นขอบจะ เป็ นการเลื่อนทั้ง Label และตัวควบคุมอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น ตาแหน่ งเคลื่อนย้ายของแต่ละส่วนจะอยูท่ ี่ มุมซ้ายบน
121
การเปลีย่ นขนาด การเปลี่ยนขนาดสามารถทาได้โดยใช้เมาส์ช้ ีที่ตาแหน่งเปลี่ยนขนาดแล้วลากขนาดใหม่ที่ตอ้ งการ สังเกตว่าเมื่อพร้อมที่จะเปลี่ยนขนาด สัญลักษณ์ของเมาส์จะเปลี่ยนไปเป็ นรู ปลูกศร 2หัว ( ) ปรับขนาดและเคลื่อนย้ายคอนโทรลใน Form แนะนา เปลี่ ย นขนาดสองทิ ศ ทางพร้อ มกัน เราสามารถเปลี่ ย นความสู ง และความกว้า งของ คอนโทรลได้ในเวลาเดียวกัน โดยคลิกลาก Sizing Handle ( สี่เหลี่ยมสีดาเล็ก ๆ ) ที่ตรงมุมของคอนโทรล วิธีการเปลี่ยนขนาดของคอนโทรล 1. เปิ ด Form ในมุมมอง Design ดังรู ป
เมาส์เปลี่ยนรูปเป็ น ลูกศรสองทาง
2. คลิกคอนโทรลที่ตอ้ งการจะปรับขนาดและ เลื่อนเมาส์เปลี่ยนรู ปเป็ นลูกศรสองทาง ดังรู ป จากนั้นคลิกลากเพือ่ ปรับขนาด แล้วปล่อยเมาส์ (ตัวอย่างเช่น ถ้าจะทาให้คอนโทรล กว้างขึ้น คลิกลาก Sizing Handle ที่อยูต่ รงกลางของขอบด้านขวาให้มากขึ้น) จะได้ผลดังรู ป
เพิ่มเติม เลือกหลาย ๆ คอนโทรล ถ้าคุณต้องการเลือกหลาย ๆ คอนโทรลซึ่งเรี ยงอยู่ ใกล้ ๆ กันให้คลิกปุ่ ม Select Objects ( ลูกศรเอียง ๆ ) บนทูลบ็อกซ์แล้วคลิกลากให้ เป็ นสี่เหลี่ยมล้อมรอบคอนโทรลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกหลาย ๆ คอนโทรลที่เลือก ถ้าต้องการเลือกหลาย ๆ คอนโทรล ที่ไม่ได้อยูต่ ดิ กันให้กดคีย ์ <Shift> ค้างไว้ดว้ ย ในขณะที่คลิกแต่ละคอนโทรล
122
การเปลีย่ น Label ให้ แก่ตัวควบคุม การเปลี่ยนแปลง Label ของตัวควบคุมสามารถทาได้ดงั นี้ 1. คลิกเลือกส่วนของ Label ที่ตอ้ งการแก้ไข
2. จากนั้นทาการคลิกที่ Label อีกครั้งเพือ่ กลับไปแก้ไขข้อความ โดยสามารถทาการแก้ไข ข้อความได้ทนั ที 3. เมื่อกรอกข้อความใหม่ลงไปแล้ว ให้คลิกด้านนอก Label นั้น 1 ครั้ง ข้อความจะ เปลี่ยนแปลงให้โดยอัตโนมัติ
การกาหนดคุณสมบัติของข้อมูล นอกจากการเลือกเขตข้อมูลให้แก่ตวั ควบคุมจากหน้าต่าง Properties ยังสามารถกาหนด คุณสมบัติอื่น ๆ เช่นค่าปกติ รู ปแบบของข้อมูลหรื อกฎเกณฑ์ในการยอมรับข้อมูลสาหรับเขตข้อมูลนี้ได้ เหมือนกับที่ทาในส่วนของตาราง โดยกาหนดจากหน้าต่าง Properties ในส่วนของ Data Properties
123
การพิมพ์แบบฟอร์ ม 1. ในการพิมพ์ฟอร์มที่สร้างขึ้นจากโปรแกรม Access 2010 เราจะใช้คาสัง่ พิมพ์ โดยคลิกที่ที่ ปุ่ ม แฟ้ ม ในมุมมอง Microsoft Office Backstage มุมมอง Backstage ซึ่งเข้ามาแทนที่เมนู แฟ้ มแบบเดิมในโปรแกรมประยุกต์ Office 2010
2. เลื่อนเมนูลงมาที่ปมุ่ ไหนโดยมีให้เลือก 3 แบบ
จากนั้นเลือกรู ปแบบการพิมพ์วา่ จะเลือกการพิมพ์แบบ
124 3. หากเลือกรู ปแบบการพิมพ์ แบบปกติ จะสามารถเลือกเครื่ องพิมพ์ จานวนสาเนาและตัวเลือก การพิมพ์อื่น ๆ ก่อนที่จะพิมพ์ได้
โดยสามารถกาหนดคุณสมบัติของการพิมพ์ได้ดงั นี้ เลือกประเภท เครื่ องพิมพ์
เลือกส่วนที่จะ ทาการพิมพ์
หากต้ องการกาหนดค่าในส่วนของการ ตังค่ ้ าหน้ ากระดาษสามารถทาได้ โดยนา เมาส์ไปคลิก ที่ปมุ่ การติดตั้ง
จานวนชุด ที่พมิ พ์
เมื่อต้ องการที่จะพิมพ์หรื อตังค่ ้ าต่าง ๆ เรี ยบร้ อยแล้ วก็นาเมาส์ไปคลิกที่ปมุ่ ตกลง (OK)
125 เมื่อนาเมาส์ไปคลิกที่ปุ่มติดตั้ง จะปรากฏภาพดังนี้
เลือกให้ พมิ พ์แต่ เฉพาะข้ อมูลเท่านัน้
เป็ นส่วนที่สามารถปรับระยะ ขอบของการพิมพ์
ปรับขนาดคอลัมน์ความ กว้ างและความสูง
การตังค่ ้ าเส้ นตารางมีการตังจ ้ านวน คอลัมน์ และช่องว่าระหว่างแถว
การพิมพ์สมุดงานทั้งหมดอย่ างรวดเร็ว เราสามารถสัง่ พิมพ์ฟอร์มตามรู ปแบบที่เราได้สร้างขึ้นได้อย่างรวดเร็วโดยที่ไม่จาเป็ นจะต้องไป กาหนดค่าการพิมพ์จากแฟ้ ม (File) แต่จะต้องแน่ใจว่าข้อมูลที่เราจะสัง่ พิมพ์ท้งั หมดนั้นถูกต้อง ไม่มี ข้อผิดพลาดใดๆ โดยสามารถทาตามขั้นตอนของการสัง่ พิมพ์แบบปกติได้เลย แต่ในส่ วนของการกาหนด ตัวเลือกในการพิมพ์ให้เลือก พิมพ์ ด่วน
ในกรณี ที่เราทาการสัง่ พิมพ์ในแต่ละครั้งนั้นจะต้องทาการเลือกประเภทของเครื่ องพิมพ์ให้ถูกต้อง (ตรงกับเครื่ องพิมพ์ที่เรากาลังจะสัง่ พิมพ์จริ ง) เพราะถ้าไม่ตรงกันเราจะไม่สามารถพิมพ์ขอ้ มูลออกมาได้ แต่หากเราต้องการดูตวั อย่างของการพิมพ์เราสามารถทาได้โดยเลือกตัวเลือกของการพิมพ์เป็ นแบบ
126 แสดงตัวอย่ างก่อนพิมพ์
โดยโปรแกรมจะแสดงตัวอย่างการพิมพ์ออกมาให้เราตรวจสอบ และทาการแก้ไขรู ปแบบของ งานพิมพ์ได้ ก่อนที่จะทาการพิมพ์จริ ง
แสดงตัวอย่างการพิมพ์