บทที่ 6 การสร้างรายงาน (Report) มุมมองของรายงาน ในส่ วนของ Report มีหน้ าจอสาหรับการทางาน ดังต่ อไปนี้ มุมมองออกแบบ (Design View) การทางานส่วนใหญ่จะอยูใ่ นหน้าต่างออกแบบ การไปยังหน้าต่างออกแบบโดยคลิกที่ปมุ่ Design ในหน้าต่าง ฐานข้อมูล หรื อถ้าอยูใ่ นมุมมอง Preview ให้ คลิกไปที่ปมุ่ Close Window บนทูลบาร์ซ่ ึงจะกลับไปยังมุมมองออกแบบหากรายงานนั้นยังไม่ได้จดั เก็บ แต่ถา้ จัดเก็บรายงานนั้นแล้วกลับไปยังหน้าต่างฐานข้อมูล มุมมองเค้าโครง (Sample Preview) จะใช้แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้จากการออก แบบ ในการออกแบบรายงานมักต้องมีการสลับไปเพือ่ ดูผลลัพธ์ที่ได้จากการออกแบบซึ่งการดูผลลัพธ์ท้งั หมด เป็ นเรื่ อ งที่เสี ยเวลา ดังนั้นมุมมองแบบนี้ จึงช่ วยลดเวลาที่เสี ยไปเพราะมีการแสดงผลได้รวดเร็ วกว่าการดูผล ทั้งหมด การไปยังมุมมองแบบนี้ โดยคลิกที่ปุ่ม มุ มมองเค้ าโครง บนทูลบาร์ มุมมองนี้ สามารถปรับแต่งหรื อ แก้ไขในส่วนต่างๆ ของรายงานได้ มุมมองรายงาน (Report View) หลังจากออกแบบในส่วนของรายงานเรี ยบร้อยแล้วสามารถคลิกที่ปมุ่ มุมมองรายงาน เพือ่ ดูรูปแบบการนาเสนอจริ งได้เลย มุมมองนี้ไม่สามารถปรับแต่งหรื อแก้ไขในส่วนต่างๆ ของรายงานได้ มุมมองก่ อนพิมพ์ (Print Preview) จะแสดงผลลัพธ์ที่เหมือ นกับงานพิม พ์ที่ พิมพ์ออกทางเครื่ องพิมพ์จริ ง ๆ การไปยังมุมมองแบบนี้โดยคลิกที่ปุ่ม Print Preview บนทูลบาร์
128
การสร้ างรายงาน (Report) คุณสามารถจะสร้าง Report ได้หลายวิธีเช่นเดียวกับการสร้างออบเจ็คต่าง ๆ ในฐานข้อมูล โดยอาจจะ ใช้ Auto Report Wizard เพื่อให้ Access สร้าง Report อย่างง่ายๆ (อาจเป็ นแนวคอลัมน์ห รื อ แบบตาราง) ให้ ทันทีโดยอัตโนมัติ ซึ่งทั้งนี้ ข้ นึ อยูก่ บั ข้อมูลใน Table หรื อ Query ที่ถูกเลือกไว้ดว้ ย ส่วนการใช้ Report Wizard นอกจากจะสามารถกาหนดชนิดของ Report ที่ตอ้ งการสร้างแล้ว ยังให้คาแนะนาในการสร้าง Report นั้นทีละ ขั้นตอนอีกด้วย สิ่งที่ตอ้ งการก็คือตอบคาถามที่เกี่ยวกับ Report ทีจ่ ะสร้างเท่านั้น แล้ว Access ก็จะสร้าง Report ให้คุณตามรู ปแบบที่ตอ้ งการ การสร้าง รายงาน นั้นเราสามารถสร้างได้ 2 วิธีการหลัก ๆ ด้วยกันคือ การสร้ างรายงานด้ วยวิซาร์ ด ซึ่ งเป็ นการสร้างรายงานแบบง่าย ๆโดยที่เราไม่ ตอ้ งเข้าใจรายละเอี ยดใน ขั้นตอนการสร้างเลย เราเพียงเลือกข้อมู ลที่จาเป็ นในการสร้างรายงานด้วยวิซาร์ดเท่านั้น เราก็ไ ด้รายงานที่ ต้องการออกมาทันที และสามารถนารายงานไปแก้ไขให้ตรงกับความต้องการได้ใน มุมมองออกแบบ การสร้ างรายงานด้ วยมุมมองออกแบบ การสร้ า งรายงาน ด้ ว ยวิ ธี น้ ี เป็ น การสร้ า งรายงาน ที่ เหมื อ น กับการสร้างฟอร์มด้วย มุมมองออกแบบ โดยเราต้องเลือ กคอนโทรลให้เหมาะกับจุดประสงค์ในการสร้าง รายงานของเรา การสร้างรายงานด้วยวิธีน้ ีสามารถกาหนดรายละเอียดของรายงานได้มากกว่าการสร้างด้วยวิ ซาร์ด
129
การสร้ างรายงานด้วยวิซาร์ ด ในการสร้างรายงานสามารถทาได้โดยขั้นตอนดังต่อไปนี้ คลิกเมาส์ใน Ribbon สร้ าง เลือกในส่วนของ รายงาน จากนั้นให้เลือกรู ปแบบว่าต้องการสร้าง รายงานด้วยวิธีการใด ในที่น้ ีให้เลือกการสร้างรายงานด้วย ตัวช่ วยสร้ างรายงาน เลือก Ribbon สร้ าง เลือกในส่วนของ รายงาน
คลิกเลือกปุ่ ม
การสร้างรายงานรู ปแบบง่าย ๆ ใน Access นั้นทาได้โดยใช้ Auto Report Wizard ซึ่ งจะจัดรู ปแบบ ข้อมู ลใน Table หรื อ Query ที่เลือ กไว้อย่างรวดเร็ ว ให้เป็ นรายงานที่มีรูปแบบสวยงาม รายงานที่สร้างด้วย Auto Report : Columnar wizard (ข้อมูลในแต่ละระเบียนจะถูกแสดงในแนวตรงโดยอัตโนมัติ) จะแสดงแต่ ละเขตข้อ มู ลในแต่ละระเบียนเรี ยงกันเป็ นบรรทัดๆ ส่ วนรายงานที่สร้างด้วย Auto Report : Tabular wizard (ข้อมูลในแต่ละระเบียนจะเรี ยงกันในแบบตาราง) และแต่ละเขตข้อมูลเรี ยงเป็ นคอลัมน์ๆ เหมือนที่ปรากฏใน มุมมอง Data sheet หลังจากที่สร้างรายงาน เรี ยบร้อยแล้วก็สามารถตั้งชื่อและเก็บบันทึกไว้ได้
130
สร้ างรายงาน ด้ วย รายงานอัตโนมัติ 1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้ าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน
2. คลิกปุ่ มลูกศรเพือ่ เลือก Table หรื อ Query ที่ตอ้ งการใช้ทา Report
เลือกตาราง หรื อ Query ที่จะ นาข้ อมูลมาทารายงาน
3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่ หนึ่ ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview ในจังหวะนี้ คุณสามารถสัง่ ให้บนั ทึก , พิมพ์ หรื อปิ ดรายงานนี้ ได้ หรื อจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพือ่ แก้ไขก็ได้
การแสดง Report ที่สร้ างจาก Auto Report: Tabular Wizard
131
บันทึกรายงาน 1. คลิกปุ่ ม Save บนทูลบาร์ 2. พิมพ์ชื่อของ Report ใหม่น้ ีลงไป 3. คลิก OK นาเมาส์คลิกไปที่ช่องของชื่อรายงาน พิมพ์ชื่อที่ต้องการบันทึก Report ลงไป
คลิกตกลงเมื่อพิมพ์ชื่อรายงานแล้ ว
สร้ างรายงานด้ วย ตัวช่ วยสร้ างวิซาร์ ด ถ้าหากคุ ณ เลื อกสร้าง Report ด้วย Report Wizard คุณ จะต้อ งเลื อ กข้อ มู ลที่ตอ้ งการจะน าเสนอและ เลือกรู ปแบบของ Report ที่ตอ้ งการจากรู ปแบบต่างๆ ที่มีอยู่ เพื่อจัดหน้าตาของ Report Wizard นั้นจะต่างจาก Auto Report Wizard ตรงที่คุณต้องเลือกเขตข้อมูลต่างๆ (รวมถึงเขตข้อมูลจาก Table หรื อ Query ต่าง ๆ) ที่จะ แสดงใน Report เอง นอกจากนี้ระบบ Wizard จะจาหน้าตาของ Report ที่คุณทาไว้ครั้งก่อนรวมทั้งสไตล์ต่างๆ ที่เลือกไว้ ดังนี้ถา้ คุณเคยทา Report ที่ชอบไว้แล้ว คุณก็สามารถข้ามไดอะล็อคบ็อกซ์ต่างๆ ของ Wizard ไปได้ อย่างรวดเร็วโดยการยอมรับสิ่งที่ได้เคยทาไว้แล้วใน Report ที่จะสร้างขึ้นใหม่น้ ี
132
วิธีการสร้ างรีพอร์ ต ด้ วย ตัวช่ วยสร้ างวิซาร์ ด เป็ นเครื่ องมือช่วยสร้างรี พอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิ ลด์ขอ้ มูลที่จะนามาใช้ ในรี พอร์ต และกาหนดรู ปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยนาเทเบิล หรื อ Query หรื อทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็ นแหล่งข้อมูลของรี พอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะกาหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง 1 เทเบิล หรื อ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทาได้โดย 1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้ าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน
2. คลิกปุ่ มลูกศรเพือ่ เลือก Table หรื อ Query ที่ตอ้ งการใช้ทา Report
เลือกตาราง หรื อ Query ที่จะ นาข้ อมูลมาทารายงาน
3. นาเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกาหนดในส่ วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรื อ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้
133 4. หลังจากที่เลือ กเขตข้อมูลเรี ยบร้อ ยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่ วยสร้างรายงานให้เราเลือกรู ปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลื อกรู ปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามลาดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็ นหลักได้
เลื อ กตารางที่ ต้ องการให้ แสดงข้ อ มูลตามล าดับ ของ ตารางใดให้ เป็ นตารางหลัก ของการแสดงข้ อมูล
5. เราสามารถเลือกกาหนดให้แสดงผลรายงาน ในรู ปแบบการแบ่งเป็ นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กาหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปมุ่ เพือ่ เลือกเขตข้อมูลที่ตอ้ งการแบ่งกลุ่ม
เลือกเขตข้ อมูลที่ ต้ องการจากนัน้ คลิกที่ปมุ่
134 6. โปรแกรมจะให้เรากาหนดการจัดเรี ยงลาดับ โดยให้เราเลื อกเขตข้อมูลที่ตอ้ งการจัดเรี ยงลาดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรู ปแบบการจัดเรี ยง จากน้อยไปหามาก หรื อเลือกการจัดเรี ยงจาก มากไปหาน้อย เลือกเขตข้ อมูลที่ต้องการจัดเรี ยง
เลือกรูปแบบการจัดเรี ยง หรื อ
7. โปรแกรมจะให้เราเลื อ กก าหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัว อย่างทางด้านซ้ายมื อ และก าหนดให้เราเลื อ กการวางแนวของเอกสารว่าจะให้ วางแนว ลักษณะใด เลือกการวางเค้ าโครง
เลือกการวางแนวเอกสาร
135 8. โปรแกรมจะให้เราเลื อ กลัก ษณะที่ ต ้อ งการให้แสดง โดยจะแสดงลัก ษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ
9. โปรแกรมจะให้กาหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จสิ้น
136
10. โปรแกรมจะแสดงรายงานตามรู ปแบบที่เรากาหนด
การแสดงรายงานที่สร้ างจาก ตัวช่วยสร้ างวิซาร์ ด
137
Report ในมุมมอง Design ปุ่ มเพิ่มรายการเขตข้ อมูล เครื่ องมือออกแบบรายงาน
ส่วนหัวของรายงาน
รายการเขตข้ อมูล
ส่วนรายละเอียดรายงาน
ส่วนท้ ายของรายงาน
องค์ ประกอบในหน้ าต่ างออกแบบของรายงาน ก่ อ นที่เราจะไปออกแบบ หรื อสร้างรายงานด้วยมื อ จาเป็ นที่ เราจะต้อ งทราบถึ งส่ วนต่าง ๆ ที่ สาคัญ ต่อ การออกแบบ การออกแบบรายงานจะต้อ งไปยังหน้าต่ างออกแบบเสี ยก่ อ น การไปยังหน้าต่ าง ออกแบบโดยการเลือกรายงานที่ตอ้ งการแล้วคลิกที่ปมุ่ Design ในหน้าต่างฐานข้อมูล
138
การใช้ Report Control ส่วนต่างๆ ที่อยูใ่ น Report อย่างเช่น ชื่อเขตข้อมูล, ค่าในเขตข้อมูลและไตเติลหรื อชื่อของ Report จะ ถูกเรี ยกว่า คอนโทรล (Control) เมื่อคุณสร้าง Report ด้วย Wizard คอนโทรลจะถูกจัดเรี ยงและมีข นาดตามที่ คุณกาหนด ถ้าหากต้องการแก้ไขก็สามารถทาได้ในมุมมอง Design โดย
สร้างคอนโทรลใหม่ ลบคอนโทรล เคลื่อนย้ายคอนโทรล เปลี่ยนขนาดของคอนโทรล เปลี่ยนคุณลักษณะของคอนโทรล เปลี่ยนรู ปแบบของคอนโทรล โดยอาจเพิม่ การตีกรอบ , ทาตัวอักษรหนาหรื อเอียง เป็ นต้น ใส่ขอบและแรเงา
ชนิดของ Report Control คอนโทรลที่ใช้ใน Report นั้นมีอยู่ 3 ชนิดคือ Bound Control คือ เขตข้อมูลของข้อมูลที่มาจาก Table หรื อ Query ซึ่งไม่สามารถจะ คานวณในคอนโทรลนี้ได้ Unbound Control คือ คอนโทรลที่ประกอบไปด้วย Label หรื อช่องใส่ขอ้ ความ ซึ่ง สามารถคานวณในคอนโทรลนี้ได้ Calculated Control คือ ค่าใดๆ ที่คานวณใน Report รวมทั้งหมด รวม (total) , ผลรวม ย่อย (subtotal), ค่าเฉลี่ย, เปอร์เซ็นต์ ฯลฯ ในการสร้างคอนโทรลนั้นให้คลิกปุ่ มคอนโทรลตามชนิ ดที่ตอ้ งการจะสร้างบนทูลบ็อกซ์ (Toolbox) แล้วลากไปยังที่ที่ตอ้ งการ การลบคอนโทรลนั้นให้คลิกเลือกคอนโทรลแล้วกดคีย ์ <Delete> คอนโทรลแต่ละชนิดจะมีคุณลักษณะเฉพาะตัวแตกต่างกันไป ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้คาสัง่ Properties ด้วยการเลือกคอนโทรลที่ตอ้ งการจะแก้ไขแล้วคลิกปุ่ ม Properties บนทูลบาร์ Report Design จากนั้นก็เปลี่ยนค่าต่างๆ ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Properties บนทูลบาร์ Report Design จากนั้นก็เปลี่ยนค่าต่างๆ ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Properties คุณอาจจะใช้คาสัง่ บนเมนูหรื อปุ่ มต่าง ๆ ในการเปลี่ยนแปลงคุณลักษณะแต่ละ
139 อย่างก็ได้เช่นกัน แต่การใช้ปุ่ม Properties เป็ นวิธีที่เร็วที่สุดที่จะทาให้เห็นคุณลักษณะทั้งหมดของคอนโทรล และเปลี่ยนหลายๆ คุณสมบัติในครั้งเดียวได้
Bound Control
Unbound Control ที่มีฟังก์ชนั อยู่ภายใน
Report ที่ปรากฏอยู่ในมุมมอง Design
ทูลบ็อกซ์ ทูลบ็อกซ์เป็ นเครื่ องมือที่ใช้ในการวางตัวควบคุมชนิ ดต่างๆ ลงในพื้นที่ออกแบบการกาหนดให้แสดง ทูลบ็อกซ์โดยทาให้คาสัง่ Toolbox ในเมนู View มีเครื่ องหมาย นาหน้า ปุ่ มต่าง ๆ บนทูลบ็อกซมีหน้าที่แตกต่างกันไป หน้าที่ของปุ่ มในทูลบ็อกซ์ของ Report เหมือนกับทูลบ็ อกซ์ในแบบฟอร์ม
การจัดเก็บรายงาน ส่วนใหญ่โปรแกรม Access จะทาการบันทึกให้โดยอัตโนมัติ แต่ถา้ ยังไม่บนั ทึกให้เราสามารถ บันทึกได้โดยใช้คาสัง่ Save หรื อคลิกที่ปมุ่ Save บนทูลบาร์ จากนั้นกาหนดชื่อของรายงาน ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Save As ที่ปรากฏขึ้นมา
การปิ ดรายงาน วิธีการปิ ดรายงานโดยดับเบิลคลิกที่คอนโทรลบ็อกซ์ของหน้าต่างรายงาน ถ้ารายงานยังไม่ได้จดั เก็บ Access จะเตือนให้จดั เก็บเสียก่อน
140
การดู Report บนหน้ าจอก่อนสั่งพิมพ์ (Preview) เราสามารถจะดูหน้าตาของ Report ก่อนการพิมพ์ลงกระดาษจริ งได้ โดยคลิกปุ่ ม Office จากนั้นเลือก คลิกที่ปมุ่ พิมพ์ แล้วเลือกในส่วนของ แสดงตัวอย่ างก่ อนพิมพ์
141
แสดงปุ่ มควบคุมการแสดงตัวอย่ างก่ อนพิมพ์ เลือกเครื่ องพิมพ์ จานวนสาเนาและตัวเลือกการพิมพ์ เลือกขนาดกระดาษสาหรับส่วนรายงานปั จจุบนั เปลี่ยนรู ปแบบการพิมพ์เป็ นแนวตั้ง เปลี่ยนรู ปแบบการพิมพ์เป็ นแนวนอน เลือกขนาดระยะขอบสาหรับทั้งเอกสารหรื อส่วนที่เลือกปั จจุบนั พิมพ์เฉพาะข้อมูลเท่านั้น เลือกรู ปแบบการพิมพ์เป็ นแบบคอลัมน์ แสดงกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ การย่อขยายแสดงตัวอย่างการพิมพ์ ย่อ/ขยายเอกสารเพือ่ จัดหน้าให้พอดีกบั หน้าต่าง ย่อ/ขยายเอกสารเพือ่ จัดหน้าให้พอดีกบั การพิมพ์ 2 หน้า ย่อ/ขยายเอกสารเพือ่ จัดหน้าให้พอดีกบั การพิมพ์ 4 หน้า ส่งออกวัตถุที่เลือกไปยังแฟ้ มรู ปแบบ Rich Text ส่งออกวัตถุที่เลือกไปยังแฟ้ มรู ปแบบข้อความ ดูรูปแบบเพิม่ เติมที่คุณสามารถใช้ส่งออกได้ ปิ ดการแสดงตัวอย่างการพิมพ์ หมายเหตุ คลิกเมาส์ รูปแว่ นขยาย เพื่อดูท้งั หน้ า หรือกลับไปยังภาพขนาดเท่ าเดิมก่ อนหน้ านี้ ( ลด - ขยายขนาดภาพ Report )
142
การสร้ างรายงานฉลาก Label Wizard การสร้างเลเบล เป็ นการสร้างฉลากที่สามารถนาไปติดตามสื่ อสิ่ งพิมพ์ต่าง ๆ ได้เช่น ฉลากติดซอง จดหมาย หรื อรายชื่อหนังสือ โดยวิธีการสร้างป้ ายชื่อ สามารถทาได้โดย 1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้ าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน
2. คลิกปุ่ มลูกศรเพือ่ เลือก Table หรื อ Query ที่ตอ้ งการใช้ทา Label Report เลือกตาราง หรื อ Query ที่จะ นาข้ อมูลมาทารายงาน
3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มป้ ายชื่อ โปรแกรมจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างป้ ายผนึ กมาให้เรา กาหนดค่าต่าง ๆ ที่เราต้องการ โดยในที่น้ ี เราจะกาหนดในส่ วนของ ขนาดป้ ายผนึ กที่เราต้องการอาจ เป็ นแบบมาตรฐานหรื อแบบป้ ายที่กาหนดขนาดเอง กาหนดขนาดป้ายผนึกที่ต้องการ
143 4. เลือกกาหนดรู ปแบบของตัวอักษรและขนาดของตัวอักษรที่ตอ้ งการ
กาหนดรูปแบบตัวอักษร ขนาด สี ของตัวอักษร
5. เลือกกาหนดว่าต้องการให้เขตข้อมูลใดบ้างแสดงลงป้ ายผนึกที่เราทาการสร้างไว้
6. กาหนดการจัดเรี ยงของป้ ายผนึกโดยสามารถจัดเรี ยงตามเขตข้อมูลได้มากว่า 1 เขตข้อมูล
144 7. กาหนดการตั้งชื่อแผ่นป้ ายผนึกที่สร้าง
การพิมพ์รายงาน 1. 2. 3.
การพิมพ์รายงานมีวธิ ีการโดย เลือกรายงานที่ตอ้ งการพิมพ์ ใช้คาสัง่ Print ในเมนู File หรื อคลิกที่ปมุ่ Print บนทูลบาร์ กาหนดค่าในไดอะล็อกบ็อกซ์
Print Range คือ เลือกส่วนที่จะพิมพ์ All พิมพ์ทุกหน้า Pages เลือกพิมพ์ที่หน้า Form เริ่ มพิมพ์ที่หน้า To พิมพ์ถึงหน้าที่ Copies กาหนดจานวนชุดที่จะพิมพ์ Print to File ให้พมิ พ์ลงไฟล์แทนที่จะพิมพ์ออกทางเครื่ องพิมพ์ ใช้ในกรณี ที่ขณะนั้นไม่มีเครื่ องพิมพ์และ ต้องการนาเอาไปพิมพ์ยงั ที่อื่น