WAŻNE PYTANIE

Jak sprawdza się nowy standard rachunku kosztów?

Nowy standard rachunku kosztów w podmiotach leczniczych w Polsce zaczął obowiązywać od 1 stycznia bieżącego roku. Długo wyczekiwana standaryzacja stała się faktem. Po pierwszych miesiącach doświadczeń, pora na podzielenie się kilkoma refleksjami.

dr hab. GRZEGORZ GłóD, prof. UE dr WOJCIECH GłóD, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach

Należy zaznaczyć, że będą to spostrzeżenia osób, które tą tematyką zajmują się praktycznie w sektorze ochrony zdrowia w Polsce od ponad 15 lat i dla których obecne regulacje nie są dużą rewolucją, lecz tylko uporządkowaniem wielu kwestii z perspektywą wykorzystania systemu rachunków kosztów jako podstawy systemu controllingu i podejmowania decyzji zarządczych.

Cele systemu rachunku kosztów w podmiocie leczniczym W pierwszej kolejności należy się zastanowić, jakim celom służy podjęcie działań w zakresie wdrożenia nowego rachunku kosztów w podmiotach leczniczych. Standaryzacja prowadzonego rachunku kosztów ma przede wszystkim umożliwić na poziomie centralnym porównywalność danych w tym zakresie, która do tej pory nie była możliwa do uzyskania. Wiadomo, że po pierwszym roku funkcjonowania nowych rozwiązań, na pewno będą konieczne korekty eliminujące niektóre rozbieżności interpretacyjne. Będzie to również materiał uzupełniający do procesu taryfikacji świadczeń medycznych z nadzieją, że w przyszłości sformułowanie „pacjent nierentowny” wypadnie z obiegu. Z punktu widzenia zarządzających podmiotami leczniczymi, pojawi się możliwość udoskonalenia lub wprowadzenia od nowa podstawowych elementów związanych z rachunkiem kosztów. Wy-

cena procedur medycznych oraz kalkulacja kosztów poszczególnych hospitalizacji to elementarne działania zmierzające do uzyskania informacji o czynnikach determinujących aktualny stan finansów podmiotu, efektywnego zarządzania kontraktem oraz wdrażania kompleksowego systemu informacji zarządczej. Dodatkowo stanowi podstawę planowanych działań inwestycyjnych oraz wdrażania alternatywnych strategii leczenia i nowych technologii medycznych.

Ewolucja systemu rachunku kosztów w Polsce System rachunku kosztów w jednostkach ochrony zdrowia w Polsce ma swoją długą historię. Od ponad 20 lat trwały prace nad stworzeniem odpowiednich wytycznych w zakresie ewidencji i raportowania kosztów ponoszonych przez jednostki ochrony zdrowia. Pierwsze rozporządzenie, które opublikowano w 1998 roku, obejmowało jedynie publiczne zakłady opieki zdrowotnej. W rozporządzeniu tym skupiono się głównie na klasyfikacji kosztów, wyodrębnieniu ośrodków kosztów oraz opracowaniu nośników kosztów. Wytyczne prezentowały również założenia związane z wyceną procedur medycznych. Rozporządzenie to można określić mianem podwalin w zakresie filozofii rachunku kosztów w jednostkach ochrony zdrowia. Kolejne prace nad modyfikacją proponowanych rozwiązań w zakresie rachunku kosztów prowadzono w latach 2014–2015, czego efektem było rozporządzenie opublikowane w 2015 roku. W opracowaniu

»Kluczową kwestią w prowadzeniu rachunku kosztów jest powiązanie systemu kadrowo-płacowego z systemem finansowo-księgowym.«

uszczegółowiono takie zagadnienia jak: koszt leczenia pacjenta, koszt gotowości do udzielania świadczeń, koszt niewykorzystanych zasobów. Ponadto, zgodnie z przyjętymi zaleceniami w obszarze rachunkowości zarządczej, miały funkcjonować dwa powiązane systemy: system finansowo-księgowy oraz moduł controllingowy. Jak się jednak okazało po badaniach ankietowych jednostek ochrony zdrowia zrealizowanych przez Agencję Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji, wytyczne były trudne do wdrożenia i ostatecznie zdecydowano (20 grudnia 2019 roku) o uchyleniu rozporządzenia. Po kolejnych pracach zespołu eksperckiego, w latach 2019–2020 powstało nowe rozporządzenie z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców. Rozporządzenie to obowiązuje od 1 stycznia 2021 r. u wszystkich świadczeniodawców, którzy zawarli umowę o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (z wyjątkami zapisanymi w rozporządzeniu).

Syntetyczne założenia nowego systemu rachunku kosztów Do głównych założeń nowego standardu rachunku kosztów należy zaliczyć przede wszystkim ujednolicenie kont rodzajowych i ośrodków powstawania kosztów. Uszczegółowiono ewidencję kosztów zużywanych materiałów medycznych, usług medycznych i niemedycznych oraz kosztów wynagrodzeń. Istotną zmianą jest klarowne wskazanie numerów kont ośrodków powstawania kosztów zgodnie z klasyfikacją tzw. kodów resortowych Ministerstwa Zdrowia. W dalszych punktach rozporządzenia przedstawiono ujednolicony sposób stosowania kluczy podziałów dla kosztów wspólnych w zakresie części medycznej jak i pomocniczej. Istotną zmianą w nowym rachunku kosztów są wyraźnie określone składowe kosztów zarządu oraz jednolity sposób wyliczenia kosztów sprzedaży danego produktu leczniczego. Finalnym efektem tychże regulacji jest również przedstawienie sposobu kalkulacji kosztu procedury oraz osobodnia.

Wdrożenie i stosowanie standardu rachunku kosztów oznacza jednakowy sposób ewidencji i alokacji kosztów, przekładający się na poprawę jakości przekazywanych do AOTMiT danych i na szybszy proces taryfikacji.

Cele

– ujednolicenie sposobu identyfikowania, gromadzenia, przetwarzania, prezentowania i interpretowania informacji o kosztach świadczeń opieki zdrowotnej – pozyskanie przez AOTMiT usystematyzowanych i wysokiej jakości danych kosztowych od jak najszerszej liczby świadczeniodawców – rozdzielenie w systemach ewidencyjno-księgowych działalności leczniczej od pozostałych działalności tak, aby koszty świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych nie były obciążane kosztami działalności o innym charakterze – prawidłowy rozdział czasu i kosztów pracy personelu medycznego pomiędzy miejsca, w których faktycznie praca była świadczona – integracja systemów finansowo-księgowych i innych systemów informatycznych umożliwiających monitorowanie właściwego wykorzystania zasobów – udoskonalanie narzędzi rachunkowości zarządczej u świadczeniodawców, wsparcie/ułatwienie świadczeniodawcom wprowadzenia standardu rachunku kosztów oraz zapewnienie dodatkowych bonusów

Źródło: Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji Rozdzielenie i uporządkowanie rodzajów działalności

Jednakowy wykaz kont zespołu 4 i 5

Ujednolicenie stosowanych kluczy podziałowych

Ustalony sposób kalkulacji procedury

Jednolity sposób dojścia do kosztu własnego sprzedaży OPK

Jednoznaczne określenie składowych kosztów zarządu

Jak zarządzać projektem wdrożenia systemu w podmiocie leczniczym Świadoma realizacja wdrożenia standardu rachunku kosztów wymaga kompleksowego podejścia w formule zarządzania projektem w ujęciu organizacyjnym, ponieważ wymaga zaangażowania personelu administracyjnego i medycznego. W przypadku jednostek, w których do tej pory funkcjonował rachunek kosztów na odpowiednim poziomie merytorycznym, zmian wymagał z pewnością plan kont i poszczególne klucze rozliczeniowe. Szczegółowość danych w niektórych zakresach determinowała konieczność przenalizowania funkcjonalności informatycznych systemów dziedzinowych wykorzystywanych w podmiocie (system finansowo-księgowy, system kadrowo-płacowo, system kosztowy, system statystyki medycznej, system gospodarki magazynowej, system apteczny itd.). Oczywiście można sobie wyobrazić funkcjonowanie modułu kosztowego w arkuszu kalkulacyjnym, co często w naszym przypadku wykorzystujemy jako element weryfikacji poprawności danych po pierwszych okresach rozliczeniowych w nowym ujęciu. Często występującym problemem jest konieczność integracji różnych systemów, o ile nie są zintegrowane w ramach jednego rozwiązania, oraz stworzenie powtarzalnie i w miarę automatycznie funkcjonującego systemu. Chodzi zwłaszcza o wyeliminowanie podwójnego wprowadzania danych do systemu oraz automatycznych aktualizacji niezbędnych danych źródłowych. Ważną kwestią jest również właściwe powiązanie systemu kadrowo-płacowego z systemem finansowo-księgowym (w zakresie uszczegółowionych składników wynagrodzeń i rozwiązań związanych z podziałem etatów na odpowiednie ośrodki kosztów). Sam proces wyceny procedur medycznych powinien być tak zorganizowany w systemie IT, aby w przyszłości mógł automatycznie aktualizować składniki w zakresie jednostkowych cen produktów wykorzystywanych w realizacji konkretnej procedury medycznej. Warto o tym pomyśleć, zwłaszcza w jednostkach o dużej skali działania, gdzie realizowanie działań w tym obszarze w sposób ręczny wiąże się z ogromną pracochłonnością i ryzykiem popełnienia błędów. Dlatego cały proces wdrożenia nowego standardu rachunku kosztów trzeba zaplanować w odpowiednich sekwencjach czasowych. Osobną kwestią jest wdrożenie tych rozwiązań w podmiotach leczniczych, które do tej pory nie miały obowiązku prowadzenia rachunku kosztów. Chociaż w tym przypadku przeważnie mamy do czynienia z mniejszą skalą działalności, to jednak występują również pewne trudności. Przede wszystkim są one związane ze stosowaniem outsourcingu w przypadku usług księgowych i kadrowo-płacowych. Niezbędna jest współpraca z firmą zewnętrzną (outsourcing rachunku kosztów i controllingu) oraz wdrożenie całości nowych rozwiązań bez bazowania na

Rozporządzenie reguluje sposób wyodrębnienia ośrodków powstawania kosztów (OPK) w zależności od rodzaju prowadzonej działalności

Działalność podstawowa (medyczna) finansowana ze środków publicznych

Działalność badawczo-rozwojowa (w tym badania kliniczne)

Działalność związana z rozliczeniem projektów unijnych

Działalność związana z realizacją programów zdrowotnych i profilaktycznych oraz innych finansowanych ze środków publicznych

Działalność dydaktyczna

Działalność pomocnicza o charakterze medycznym i niemedycznym

Działalność komercyjna o charakterze medycznym i niemedycznym

Działalność związana z zarządzaniem jednostką

Źródło: Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji doświadczeniu, co w pewnym zakresie może stanowić również szansę na spokojne poukładanie wszystkich procesów bez obciążenia dotychczasowymi nawykami. Często są to naprawdę proste plany kont, które składają się z kilkunastu ośrodków kosztów. Utrudnieniem w tym zakresie jest funkcjonowanie równolegle świadczeń finansowanych z NFZ oraz świadczeń realizowanych komercyjnie – prowadzenie rachunku kosztów w takim układzie powoduje uniknięcie finansowania skrośnego i czytelne oddzielenie obszarów działalności medycznej finansowej z dwóch źródeł.

Rachunek kosztów jako podstawa sytemu analiz i controllingu Na końcu pojawia się pytanie o cel podejmowanych działań w obszarze rachunku kosztów. Często zbyt mocne skoncentrowanie się na szczegółach powoduje, że tracimy obraz całości. Systematycznie prowadzony rachunek kosztów może stanowić podstawę do wprowadzenia całościowego systemu analiz, które łączą dane księgowe z danymi kadrowo-płacowymi oraz informacjami związanymi z szeroko rozumianą statystyką medyczną. W tym zakresie występują czasami pewne braki w proponowanych obecnie narzędziach informatycznych spinających całość analiz w kompleksową informację generowaną w sposób automatyczny na poziomie poszczególnych przypadków chorobowych (według JGP) lub konkretnych hospitalizacji. Być może porównywalność danych pozwoli uruchomić w przyszłości analizy benchmarkingowe, które mogą być inspiracją do dzielenia się innowacyjnymi rozwiązaniami pomiędzy różnymi podmiotami leczniczymi. W konsekwencji, wyzywaniem strategicznym jest system controllingu obejmujący przykładowo procedurę budżetowania – lub chociaż przynajmniej w pierwszym etapie – analizę wyników finansowych poszczególnych ośrodków kosztów (oddziałów, poradni, pracowni).

Podsumowując, nowy standard rachunku kosztów stanowi pewne wyzwanie dla podmiotów leczniczych, ale jest też szansą na podniesienie jakości procesów zarządczych dzięki dostępowi do rzetelnej informacji finansowej. Umiejętne zarządzanie procesem wdrażania nowego standardu rachunku kosztów wraz z uwzględnieniem aspektów metodyczno-organizacyjnych jest kluczem do osiągnięcia sukcesu w tym zakresie. 