Основи роботи у системі управління базами даних
Microsoft A c c e s s
Методичні вказівки до практичних занять
Фрагмент методического пособия представлен для ознакомления с продукцией Электронного магазина МЕТО ДИЧКА http://metodichka.com.ua/ МЕТОДИЧКА - Лучш ие пособия для самостоятельного практического обучения!
Зміст Практична робота 1................................................................................ Знайомство з MS Access. Створення таблиць ..................................... Інтерфейс вікна програми............................................................................... Створення базових таблиць............................................................................ Практична робота 2................................................................................................... Прийоми роботи з таблицями БД .......................................................... Заповнення таблиць даними........................................................................... Прийоми роботи з таблицями БД.................................................................. Робота з Майстром підстановок .................................................................... Практична робота 3................................................................................................... Зв’язки між таблицями. Запити ............................................................. Створення зв’язків між таблицями ............................................................... Створення запитів ............................................................................................ Практична робота 4................................................................................................... Створення запитів (продовження)......................................................... Практична робота 5................................................................................................... Робота з формами ................................................................................. Практична робота 6................................................................................................... Робота з формами (продовження) ........................................................ Робота із звітами .................................................................................... Форми.................................................................................................................. Звіти.....................................................................................................................
Система управління базами даних (СУБД) – це програма, за допомогою якої можна створювати бази даних (БД), наповнювати їх даними та опрацьовувати. Існує велика кількість різних СУБД. В цьому посібнику розглядаються основи використання СУБД MS Access. MS Access має ряд переваг порівняно з іншими СУБД: по-перше, це зручний засіб створення та експлуатації великих БД який не вимагає навичок програмування; по-друге, Access входить до складу пакету MS Office і тому інтегрується з ін шими програмами пакету. Практична робота 1 Знайомство з MS Access. Створення файлу БД 1. Ознайомтеся з виробничим завданням на створення бази даних (БД). Директор середньої школи-ліцею замовив розробку БД, яка базується на п’яти таблицях: Ø список предметів, які входять в учбовий план; Ø список класів школи – ліцею; Ø список викладачів; Ø список учнів; Ø журнал успішності. Остання таблиця призначена для аналізу результатів успі шності школи–ліцею – вона містить показники успі шності та дані про заслуги учнів по предмету. Інтерфейс вікна програми 1. Створіть файл майбутньої БД. Збережіть його під іменем Школа у свою робочу папку. Для цього: • дайте команду Пуск⇒ Программы⇒M icrosoft Access; • у вікні Microsoft Access встановіть перемикач Новая база данных та натисніть кнопку ОК; • у діалоговому вікні Файл новой базы данных вкажіть шлях до своєї робочої папки та надайте ім'я файлу Школа;
• закрийте вікно натисканням кнопки Создать або клавіатурної
клавіші Enter. 2. Відкривається стартове вікно програми (мал.1). Зліва на панелі Объекты представлено список типів об’єктів, з якими працює програма:
Мал.1 Стартове вікно БД ü ü ü ü ü ü
Таблицы – основні об’єкти БД, призначені для збереження даних; Запросы – спеціальні об’єкти, призначені для обробки даних у базі даних; Формы – об’єкти, за допомогою яких в базу вводять нові дані та переглядають старі; Отчёты – за їх допомогою дані виводять на друк; Макросы – об’єкти, які призначені для автоматизації операцій, що повторюються; Модули – категорії об'єктів, які призначені для створення нових функцій шляхом програмування.
Командні кнопки вікна: ü Открыть – відкриває вибраний об'єкт в режимі перегляду. В цьому режимі можна внести зміни у вміст об’єкту;
Конструктор – відкриває вибраний об’єкт в режимі створення об’єкту. В цьому режимі можна внести зміни в структуру об’єкту; ü Создать – призначена для створення нових об’єктів. 3. Закрийте програму командою Файл⇒Выход або клацніть на кнопці Закрыть в рядку заголовку вікна програми. 4. Відкрити створений файл БД можна двома способами. Опрацюйте: • через програму Проводник або систему вікон Мой комп’ютер. Для цього увійдіть в свою робочу папку в одній з програм навігації, та виконайте подвійне клацання на створеному файлі; • із програми MS Access: - запустіть MS Access; - у вікні Microsoft Access встановіть перемикач Открыть базу данных; - у полі, що розташовано нижче, представлено список файлів БД, з якими програма працювала останніми. Якщо ваш файл є в даному списку, виберіть його і натисніть кнопку ОК. Як що файлу в списку немає – виберіть рядок Другие файлы… У вікні Открытие файла базы данных вкажіть шлях до файлу. ü
Створення базових таблиць СУБД M S Access надає декілька способів створення кожного об’єкту бази даних: Ø Ручні – створення об’єктів в режимі Конструктор; Ø Автоматизовані – створення об’єктів за допомогою програм – майстрів; Ø Автоматичні – засоби прискореного створення найпростіших об’єктів. Для вивчення всіх можливостей програми створювати об’єкти кра ще різними способами. Для розробки таблиць рекомендується використовувати режим Конструктор. Створення кожної таблиці полягає у завданні полів таблиці та призначенні їх властивостей. Примітка: Створена БД є окремим документом, їй відповідає окремий файл на диску. Але об’єкти, які будуть створюватися та зберігатися в БД (таблиці, форми, запроси тощо) НЕ являються
самостійними документами – вони входять до складу БД і зберігаються всередині файлу. Зберігання об’єктів виконується командою Файл⇒Сохранить. 1. Одиночним клацанням активізуйте об’єкти Таблицы. 2. Почнемо роботу зі створення найпростішої таблиці БД – вона має назву 01_Список предметів.
Пользуясь методическим пособием, Вы сможете детально изучить и отработать разработку таблиц в режиме Конструктор. Приобретайте наше методическое пособие – лучший помощ ник и консультант! МЕТО ДИЧКА http://metodichka.com.ua/
Практична робота 3 Зв’язки між таблицями. Запити Створення зв’язків між таблицями Переваги СУБД виявляються при роботі не з окремими, а з взаємопов’язаними таблицями. Зв’язки між таблицями називаються реляційними зв’язками і створюються досить просто. Створення зв’язків між таблицями виконується у діалоговому вікні Схема данных. 1. Відкрийте файл БД Школа. 2. Відкрийте діалогове вікно Схема данных: Сервис⇒ Схема данных або кнопка Схема данных на панелі інструментів. 3. Якщо рані ше ніяких зв’язків не було встановлено, то при відкритті діалогового вікна Схема данных одночасно з'являється вікно Добавление таблицы. В цьому випадку методом протягування
потрібно виділити всі таблиці та натиснути кнопку Добавить. Для закриття вікна, натисніть кнопку Закрыть або X в рядку заголовку таблиці. 4. В іншому випадку (коли з таблицями вже велася робота), зв’язки можуть бути запропоновані. На екрані вони відображуються у вигляді ліній (мал. нижче).
5. Видаліть всі пропоновані зв’язки. Для цього: • наведіть покажчик ми ші на лінію зв’язку; • клацніть правою кнопкою ми ші; • у відкритому контекстному меню виберіть команду Удалить; • з’являється вікно - підтвердження на видалення, в якому потрібно натиснути кнопку Да. 6. Щоб сховати або відобразити таблицю у вікні схеми даних потрібно: • по-перше, клацанням на ній активізувати її; • для ховання виконати команду: Связи⇒Скрыть таблицу або клацнути правою кнопкою на виділеному об’єкті і у відкритому контексті вибрати команду Скрыть таблицу; • добавити таблицю у вікно Схема данных можна за допомогою команди Связи⇒Добавить таблицу (також кнопкою Отобразить таблицу на панелі інструментів у вікні Схема данных, або через контекстне меню вікна командою Добавить таблицу). 7. Проконтролюйте відображення всіх таблиць у вікні схеми даних. Якщо це так, можна встановлювати міжтабличні зв’язки. Вони створюються шляхом перетягування імені ключового поля з однієї таблиці на підпорядковане поле іншої таблиці.
Примітка: Підпорядкованим вважається поле, яке в інший таблиці формується на базі ведучої таблиці і містить дані, які вводяться також з основної таблиці. 8. Встановіть зв’язок між таблицями Список предметів та Список викладачів. Для цього: • наведіть покажчик миші на ключове поле Код предмету у таблиці Список предметів та перетягніть його на поле Код предмету у таблиці Список викладачів; • після відпускання кнопки миші відкривається діалогове вікно Изменение связи, в якому: - по-перше, указується основна і пов’язана таблиці. Проконтролюйте, щоб в обох полях була встановлена назва поля Код предмету; - по-друге, визначити властивості зв’язку, що встановлюється. Примітка: Властивість Обеспечение целостности данных – дозволяє захиститися від випадків видалення записів із однієї таблиці, при яких дані інших таблиць залишаються без зв’язку. Властивості Каскадное обновление/удаление связанных полей/записей – забезпечує одночасне відновлення/видалення даних з усіх залежних таблиць, при зміні в головній таблиці. • встановіть всі прапорці властивостей і натисніть кнопку Создать – вікно зв’язків закривається, а у вікні Схема данных наглядно відображується створений зв’язок типу один - до – багатьох (мал. нижче)
Примітка: В Access розрізняють 4 типи зв’язків: ü один – до - одного: найпростіший тип зв’язків, при якому кожному запису основної таблиці відповідає тільки один запис підпорядкованої таблиці. Такі типи зв’язків
використовуються переважно для розбивання великих таблиць на декілька, що дозволяє регулювати доступ до даних таблиці; ü один – до – багатьох: найпоширеніший тип зв’язку, коли з одним записом основної таблиці може бути пов’язано 2 і більше записів підпорядкованої таблиці. Такий зв’язок встановлюється між полем первинного ключа основної таблиці і відповідним полем підпорядкованої таблиці (зовнішній ключ); ü багатьох – до – одного: такий зв’язок можна вважати відображенням попереднього ключа. Якщо вибрати запис в зовнішньому ключі, то відповідно відобразиться його запис у полі первинного ключа; ü багатьох – до – багатьох: в цьому випадку кожному запису однієї таблиці може відповідати будь-яка кількість записів в іншій таблиці і навпаки. Такий зв’язок встановлюється між двома таблицями завдяки третій, яка являється “посередником” між обома основними таблицями, зв’язками типу багато – до – одного. 9. Діючи аналогічно (п.8) створіть зв’язки між таблицями: • Список учнів→Журнал успішності; • Список класів→Журнал успішності; • Список предметів→Журнал успішності; • Список викладачів→ Журнал успішності; 10. Збережіть встановлені зв’язки командою Файл⇒Сохранить або за допомогою кнопки
Сохранить на панелі інструментів.
Створення запитів Запит – це об’єкт, який призначений для витягу даних із базових таблиць і представлення у більш зручному вигляді. Як правило, це тимчасова результуюча таблиця, робота з якою здійснюється значно швидше, ніж з базовою таблицею даних. Результуюча таблиця складається з відібраних полів базових таблиць. За допомогою запитів здійснюються такі операції як:
ü ü ü ü ü
загальний відбір даних; відбір даних за умовами; сортування та фільтрація даних; перетворення даних по заданому алгоритму; обчислення даних, тощо. Запит на вибірку
Ціль такого запиту полягає у створені результуючої таблиці, в якій відображуються тільки потрібні на даний момент дані. В даному запиті необхідно вказати список викладачів школи з датою їх народження. 1. В стартовому вікні програми клацніть на елементі Запросы в списку Объекты; 2. Далі натисніть кнопку Создать на панелі інструментів. 3. У відкритому діалоговому вікні Новый запрос виберіть Конструктор і натисніть кнопку ОК – відкривається вікно режиму конструктор. Примітка: Відкриття вікна конструктору можна виконувати за допомогою елемента Создание запроса в режиме Конструктор, який знаходиться у стартовому вікні програми. 4. Створення запиту в режимі Конструктор починають з вибору тих таблиць БД, на яких базується запит. Для відбору даних про викладачів потрібна таблиця Список викладачів. У вікні Добавление таблицы виберіть назву цієї таблиці та натисніть кнопку Добавить – вибрана таблиця заноситься до верхньої половини бланку запиту. Примітка: Зверніть увагу на наявність у вікні Добавление таблицы ін ших таблиць – це означає, що запит можна формувати на базі інших об’єктів. 5. Закрийте вікно Добавление таблицы кнопкою Закрыть. 6. У списку полів таблиці Список викладачів подвійним клацанням (або методом перетягування) виберіть поля, які будуть введені в результуючу таблицю: Прізвище, Ім’я по-батькові, Дата народження.
7. Перегляньте
результуючу
таблицю
створеного
запиту:
Запрос⇒Запуск або клацанням на кнопці Запуск на панелі інструментів. 8. Поверніться до режиму Конструктор: Вид⇒Конструктор або клацніть кнопку Вид на панелі інструментів. 9. Якщо створений запит вас влаштовує, збережіть його під іменем 01_Анкетні дані викладачів: • дайте команду Файл⇒Сохранить або натисніть кнопку
Сохранить на панелі інструментів. • у відкритому вікні Сохранение в поле Имя запроса внесіть ім’я запиту та натисніть кнопку ОК; 10. Закрийте бланк Конструктору: Файл⇒Закрыть або кнопка Закрыть окно в групі функціональних кнопок; 11. У базову таблицю Список викладачів внесіть декілька нових записів. Після цього відкрийте запит 01_Анкетні дані викладачів та переконайтеся, що вони внесені у результуючу таблицю. 12. Діючи аналогічно створіть запити на вибірку: а) запит, який відображує дані про сім’ю та поведінку учнів школи. Збережіть його під іменем 02_Інформація про учнів. Результуюча таблиця запиту: Прізвище І.П. Сім’я Поведінка б) запит, який надає загальну інформацію про участь учнів в олімпіадах. Збережіть його під іменем 03_Участь в олімпіадах. Результуюча таблиця запиту: Прізвище І.П.
Клас Участь в олімпіадах
Запит з умовою У даному запиті потрібно відібрати викладачів школи, які не мають класного керівництва і їх педагогічний стаж більше 10 років. 1. Початкові дії роботи із запитом аналогічні: Создать⇒Новый запрос, Конструктор, ОК або подвійно клацніть команду Создание запроса в режиме Конструктор;
Приобретайте наш е методическое пособие, и Вы без труда освоите все прийомы и операции с объектами. МЕТО ДИЧКА http://metodichka.com.ua/
Практична робота 6 Робота із звітами Звіти призначені для наочного отримання запитів у вигляді надрукованого документу. Звіти можна створювати кількома способами: автоматично, вручну і за допомогою Майстра звітів. Авт озвіти 1. У стартовому вікні бази даних увійдіть у розділ об’єктів О тчёты. 2. Клацніть на кнопці Создать. 3. У відкритому вікні Новый отчет: • одиночним клацанням встановіть Автоотчет в столбец; • у випадаючому списку виберіть об’єкт, на який буде створено звіт. Наприклад, таблицю Список предметів; • натисніть кнопку ОК – звіт створений. 4. Збережіть звіт під іменем 01_Список предметів(в стовпець) Файл⇒Сохранить.
5. Закрийте звіт командою Файл⇒Закрыть або кнопкою Закрыть окно в групі функціональних клаві ш. 6. Самостійно створіть автозвіт (стрічковий) для таблиці Список учнів та збережіть його під іменем 02_Список учнів(стрічковий). Майстер звітів Цей засіб створення звітів дозволяє відбирати дані з декількох таблиць або запитів, відсортовувати, групувати та отримати підсумкові результати. Потрібно створити звіт, який дає інформацію про успішність учнів школи з кожного предмету по класах, а також розраховує середній бал оцінок по кожному предмету. 1. Залишайтеся в розділі О тчёты. 2. Дайте команду Создать⇒Новый отчёт⇒Мастер отчётов⇒ОК або виконайте подвійне клацання на команді Создание отчёта с помощью мастера. 3. Починається робота Майстра створення звітів: • 1 крок: потрібно відібрати поля для майбутнього звіту. Виберіть: - з таблиці Список учнів поля Прізвище, І.П.; - з таблиці Список предметів поле Назва; - з таблиці Список класів поле Клас; - з таблиці Журнал успішності поле Оцінка. Для цього потрібно: спочатку у випадаючому списку Таблицы и запросы вказати відповідну таблицю, а далі, подвійним клацанням або за допомогою кнопки > перенести потрібне поле із зони Доступные поля в зону Выбранные поля. Для переходу на наступний крок клацніть кнопку Далее; • 2 крок: виберіть тип представлення даних – по полю Назва (Список предметів). Для цього одиночним клацанням виділіть назву таблиці в лівій зоні вікна. Далее; • 3 крок: додайте рівні групування. Для цього: - в лівій зоні вікна виберіть рядок Клас і натисніть кнопку >; - клацніть на кнопці Группировка…;
- у відкритому вікні Интервалы группировки у випадаючому списку Интервалы группировки проконтролюйте встановлення параметру Обычный; - закрийте вікно клацанням на кнопці ОК; - перейдіть до наступного кроку, натиснувши кнопку Далее у вікні Создание отчётов; • 4 крок: встановіть порядок сортування та потрібну операцію обчислення. Для цього: - відкрийте випадаючий список поля 1 і встановіть сортування за зростанням (від А до Я) по полю Прізвище; - клацніть кнопку Итоги… У вікні Итоги… встановіть прапорець для виконання функції Avg (середнє); - проконтролюйте встановлення перемикача Данные и итоги; - вікно Итоги… закрийте кнопкою ОК і перейдіть на наступний крок (Далее); • 5 крок: призначте вид макету майбутнього звіту – Ступенчатый, та орієнтацію – Книжная. Далее; • 6 крок: встановіть стиль звіту на власний розсуд; • 7 крок: задайте ім’я звіту 03_Оцінки по предметам. Клацніть на кнопці Готово – роботу Майстра завершено. 4. Звіт представлено в режимі перегляду. Ознайомтеся з панеллю інструментів Предварительный просмотр (мал.7):
Мал.7 Панель інструментів Предварительный просмотр Кнопки зліва направо: ü Вид – для переходу в ін ший режим; ü Печать – для виведення документу на друк; ü Масштаб – для встановлення масштабу зображення; ü Одна страница, Две страницы, Несколько страниц – для відображення на екрані відповідної кількості сторінок; ü Закрыть – для виходу з режиму перегляду; ü Связи с Office – дозволяє перетворити звіт в інший документ в залежності від призначеної програми;
5. Перегляньте та оцініть створений звіт. Якщо вигляд звіту вас не вла штовує, ви можете його відредагувати (про це далі). Закрийте звіт. Структура звіту Структуру звіту краще розглядати і змінювати у режимі Конструктор, попередньо створивши його за допомогою автоматизованого засобу. 1. Відкрийте звіт 02_Список учнів(стрічкою) в режимі Конструктор.
Ваш надёжный помощник и учитель http://metodichka.com.ua/ МЕТОДИЧКА – Электронный магазин учебно-методической литературы