MANUAL MS EXCEL 2007 by Theo Quispe

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MICROSOFT EXCEL 2007 ¿Qué es Excel? MS Excel es un paquete especializado en cálculos de todo tipo y graficas, especialmente creado para listas, inventarios, base de datos, etc. A Excel se le da el nombre de súper calculadora, porque es más potente que una calculadora científica. En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmético y lógico, así es Excel puede tomar decisiones por si solo si se le programa por medio de funciones y formulas. A Excel se le llama hoja de cálculo, y a sus archivos se le dan el nombre de libros. Un libro nuevo de Excel viene con tres hojas, pero se puede agregar las hojas que uno desee o tal vez disminuir, según las necesidades de trabajo. Una hoja está formada por columnas y filas, las columnas son las que van ordenadas alfabéticamente y las filas están ordenadas numéricamente, entre la inserción de una columna y una fila se encuentra una celda. La celda se identifica por ser un rectángulo. La celda sirve para guardar información, cada celda puede almacenar hasta 255 caracteres y su ancho puede ser modificado si se desea. La celda puede almacenar valores de texto que incluye letras, números o símbolos, valores numéricos, valores de fecha, formulas, funciones, etc. El nombre de una celda se identifica por la columna y la fila donde se encuentra, por ejemplo si estas en la columna A y estas en la fila 1, entonces estas en la celda se A1. MS Excel es un programa para el manejo de Hojas de Cálculo. Las hojas de cálculo están formadas por columnas interrelacionadas y por filas que forman celdas; cada celda tiene una ubicación o dirección específica. La forma de trabajo de MS Excel es la de relacionar celdas, que le permite definir el valor contenido en una celda en relación a otra o a un grupo de celdas, mediante el uso de fórmulas o funciones. Ingresar a MS Excel. 1. 2. 3. 4.

Haga clic en el botón Inicio. Elija la opción Todos los Programas. Señale la opción Microsoft Office. Ubique la opción de MS Excel 2007 y haga clic sobre el.

Salir de MS Excel. 1. 2.

Haga clic en el Botón de Office. Ubicar el Botón Cerrar Excel y haga clic en él para salir del programa.

Otra forma de salir rápidamente, es hacer clic en el botón cerrar de la ventana del MS Excel. Descripción del entorno de MS Excel 1.

Barra de Título.- Muestra el título o nombre de la aplicación, al lado izquierdo el nombre del libro en uso, y en el extremo derecho los botones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. En el extremo izquierdo se halla el Botón de office, y al lado de este la Barra de acceso rápido. Es importante conocer el contenido del Botón de Office, aquí hallamos las opciones de nuevo, abrir, guardar, guardar como, imprimir, preparar, enviar, publicar, cerrar, opciones de Excel y Salir de Excel.

La Barra de Menú.- Se halla por debajo de la Barra de Titulo. Aquí se encuentran todas las opciones para poder trabajar un libro de Excel. Esta barra contiene menús como: Inicio, insertar, diseño de página, formulas, datos, revisar y vista; al extremo derecho se hallan los botones de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar del libro abierto. La estructura de esta barra es similar en topas las aplicaciones de Microsoft Office 2007. Las opciones de cada menú se muestran en la Cinta de Opciones que aparece por debajo de esta cada vez que se hace clic en un Menú.

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Barra de Fórmulas.- Ubicada por debajo de la barra de menú. Muestra el valor constante o la fórmula utilizada en la celda activa. Contiene al cuadro de nombres, el botón modificar fórmula, introducir, cancelar. En esta barra es donde se introducen las fórmulas o funciones.

El Área de Trabajo.- Es el área determinada para el trabajo, muestra un libro abierto conteniendo tres hojas de cálculo predeterminadas. Cada hoja de cálculo, tiene un nombre, también predeterminado. Una hoja de cálculo está constituido por columnas y filas; estos están designados con nombres, en el caso de las columnas con letras y en las filas con números. Cada cuadrícula formada es una celda.

Botón seleccionar todo.- Este botón se halla ubicado en la parte superior izquierda de la hoja de cálculo y se usa para seleccionar una hoja completa.

Cuadro de división.- Es un pequeño cuadro situado en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y en el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Para ver dos partes de una hoja de cálculo al mismo tiempo, arrastre el cuadro de división en la dirección donde desee que aparezca la división. Para quitar la división se hace doble clic sobre ella.

Barra de Estado.- Está por debajo del área de trabajo, y muestra la información de los trabajos que se hallan realizando. Al lado derecho muestra los botones de vista de la hoja de cálculo y en el extremo derecho está la Barra de Zoom. Barra de Menú

Barra de Título

Cinta de opciones

Columna

Barra de Fórmulas Celda Fila

Barras de Desplazamiento

Barra de Estado

Barra de Zoom

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Punteros del Mouse.- Varían de acuerdo al trabajo que se esté realizando. Descripción Permite mover el contenido de las celdas seleccionadas arrastrándolas a una nueva ubicación. Para copiar presione la tecla CTRL mientras arrastra. Sirve para seleccionar una celda, columna o fila. Para seleccionar varias celdas, filas o columnas, arrastre la selección. Autorellenar

Puntero

Cambiar el ancho de una o varias columnas. Cambiar el ancho de una o varias filas. Botón de desplazamiento de etiquetas. Etiqueta de hojas.

Hoja 1

Crear un Libro Nuevo 1.

En el Botón de Office haga clic y luego en la opción Nuevo, o haga clic en el botón nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido (En la Barra de titulo).

Diferencia entre Libro y Hoja de Cálculo.- El libro es un archivo de MS Excel, que a su vez puede contener varias hojas de cálculo, cada hoja es una página del libro en el cual se pueden realizar diversos trabajos. Desplazamiento en MS Excel.- Para poder desplazarse en MS Excel se hace uso del Mouse o el teclado. En el caso del Mouse, simplemente se hace clic sobre la celda donde se desea trabajar. En cambio si se hace uso del teclado, utilizaremos las teclas de desplazamiento superior, inferior, izquierda y derecha; así mismo se puede usar también las teclas avanzar página y retroceder página, de igual modo las teclas inicio y fin, con o sin la combinación con la tecla CTRL. Desplazamiento dentro de una hoja Teclas

Tipo de movimiento Desplaza el cursor de celda a la fila superior Desplaza el cursor de celda a la fila inferior Desplaza el cursor de celda una columna hacia la derecha Desplaza el cursor de celda una columna hacia la izquierda

Re Pág Av Pág ALT + Re Pág ALT + Av Pág Inicio CTRL + Inicio CTRL + End CTRL + CTRL +

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Desplaza el cursor de celda una pantalla hacia arriba Desplaza el cursor de celda una pantalla hacia abajo Desplaza el cursor de celda una pantalla hacia la izquierda Desplaza el cursor de celda una pantalla hacia la derecha Desplaza el cursor de celda al inicio de la fila actual Lleva el cursor de celda a la celda A1 Desplaza el cursor de celda a la intersección de la última fila ocupada con la última columna ocupada. Mueve el cursor de celda a la última celda ocupada de la fila actual, si no hubiese una celda ocupada el cursor de celda se desplazará a la última celda de la hoja. Desplaza el cursor de celda a la última celda ocupada de la columna actual, si no hubiese una

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Tipo de movimiento celda ocupada el cursor de celda se desplazará a la última celda de la columna. Permite ir hacia una posición en particular.

Seleccionando en Excel Generalmente la mayoría de los cambios en Excel se harán seleccionando previamente un rango, ya sea este un rango de hojas, filas, columnas u hojas. Existen varias formas de seleccionar un rango, a continuación se describe cada uno de dichos métodos. ¿Cómo selecciono un rango continuo? 1. 2.

Haga clic en la celda desde la cual desea empezar a seleccionar. Arrastre el puntero de cruz en la dirección hacia la cual desee seleccionar el conjunto de celdas.

¿Cómo selecciono múltiples rangos? 1. 2. 3.

Seleccione el primer rango de celdas Presiona la tecla CTRL y sin soltar, seleccione el rango adicional. Suelte la tecla CTRL. Si desea seleccionar varios rangos, repita los pasos 2 y 3 hasta terminar de seleccionar lo que se desea.

¿Cómo selecciono una o más filas? 1. 2. 3. 4.

Llevar el puntero de cruz sobre la etiqueta de la fila que desea seleccionar. Haga clic para seleccionarla O haga clic y arrastre hacia arriba o hacia abajo para seleccionar más de una fila. Para seleccionar filas en forma alternada haga clic en las etiquetas de las filas a seleccionar manteniendo presionada la tecla CTRL.

¿Cómo selecciono una o más columnas? 1. 2. 3. 4.

Llevar el puntero de cruz sobre la etiqueta de la columna que desea seleccionar. Haga clic para seleccionarla O haga clic y arrastre hacia la izquierda o derecha para seleccionar más de una columna. Para seleccionar columnas en forma alternada, haga clic en las etiquetas de las columnas a seleccionar, manteniendo presionada la tecla CTRL.

Seleccione Usando el Teclado ¿Cómo selecciono celdas usando el teclado? 1. 2. 3. 4.

Ubique el cursor de celda en la primera celda a seleccionar. Presione la tecla de función F8, para activar el modo extendido. Seleccione la última celda a seleccionar usando el Mouse o el teclado. Presione F8 nuevamente para desactivar el modo Extendido. Tecla Shift + Flecha Shift + Inicio Shift + Ctrl + Inicio Shift + Ctrl + Fin Shift + Barra espaciadora Ctrl + Barra espaciadora Shift + Re Pág. Shift + Av Pág.

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Extiende la selección desde la celda activa hasta… Siguiente celda según la dirección de la flecha presionada. Inicio de la fila Inicio de la hoja (A1) Intersección del a última fila y última columna ocupada. Fila completa de la celda activa Columna completa de la celda activa La celda de la misma columna una ventana hacia arriba. La celda de la misma columna una ventana hacia abajo. 4

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Manuales GRUPO TE-IN PRACTICA 01 Realizar el siguiente ejercicio:

Para completar el cuadro: Primero ingresamos datos en la celda B3 (digitamos Número) y en las celdas B4 y B5 (digitamos 1 y 2), para luego completar haciendo uso del autorrellenado con el mouse. Para ello seleccionamos las celdas que contienen los datos 1 y 2, luego ubicamos el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la selección y cuando el puntero tenga la forma de cruz ( + ), hacemos clic y sin soltar arrastramos hacia abajo hasta completar en la celda B8, donde debe estar el dato 5. La siguiente columna (Descripción) del cuadro se llena solamente digitando la información en las celdas correspondientes. Las columnas que corresponden a Cantidad, Unidad y Precio Unitario; se llenan solamente digitando los datos del ejemplo. Para llenar los datos de la columna Subtotal se tiene que calcular. En este caso, primero colocamos la selección en la celda G4 y luego digitamos el signo “=”, en seguida colocamos la dirección de la celda donde se ubica la cantidad de la Semilla de Maíz, es decir “D4”, luego el operador, quiere decir el signo “*” para multiplicar la cantidad por el precio unitario, y finalmente colocamos la dirección de la celda donde se halla el precio unitario de la semilla, es decir la celda “F4”; y la fórmula queda terminada. Para ejecutar el cálculo, solamente pulsamos la tecla Enter. Si queremos hacer los cálculos para las siguientes filas, podemos repetir la fórmula, pero cambiando las direcciones de las celdas que tienen las cantidades y los precios unitarios, hasta terminar el cuadro. Otra forma de hallar estos subtotales, es autorrellenando la fórmula de la celda G4, para esto, primero se selecciona la celda G4, en seguida se ubica el puntero en la esquina inferior derecha, luego se arrastra cuando el puntero tiene la forma de cruz ( + ), sin soltar hasta llegar a la celda G8. Para hallar el TOTAL, podemos realizarlo haciendo la suma de las celdas que contienen los subtotales; para ello introducimos la formula siguiente: =G4+G5+G6+G7+G8. Esto mismo se puede hacer utilizando la función SUMA, para ello se introduce lo siguiente: =SUMA(G4:G8)

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Manuales GRUPO TE-IN Ingresando Datos Una celda en una hoja de cálculo en Excel puede contener valores o fórmulas. Los valores constantes que las celdas pueden contener son: Número, texto, fecha, hora, valores lógicos y de error. Los valores de error, como son #NUM!, ocurre cuando Excel no puede evaluar apropiadamente una fórmula en una celda. Tipo de Dato Texto Número Fecha Hora Lógico Error Fórmula

Ejemplo Pedro, letras, precio, etc. 1900, 50, 255, etc. 29/03/06, 29-Mar-06 10:35 a.m. Verdadero, Falso #NUM! =A5*18%

¿Cómo ingreso datos en una hoja de cálculo…? 1. 2. 3.

Seleccione la celda en la que desea ingresar datos. Digite los datos. Lo que digite aparecerá en la barra de fórmulas. Si Ud., decide cancelar lo que está ingresando, haga clic en “Cancelar” X o presione la tecla ESC. Si desea aceptar lo que ha ingresado, haga clic en el botón de “Aceptar”  o presione la tecla Enter. También puede usar cualquier tecla de desplazamiento para aceptar los datos que este ingresando en la celda seleccionada.

Ingresando Texto.- El tipo de dato texto incluye caracteres alfabéticos, números y símbolos. Para ingresar texto en una celda, seleccione la celda digite el texto que desee ingresar, luego presione Enter o haga clic en el botón  de la barra de fórmulas. Si se desea ingresar números que luego se reconozcan como texto, ingresar primero un apóstrofe (‘) seguido por el número. Ejemplo: ’1245. Ingresando Números.- Los números son valores constantes conteniendo sólo los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + / . E e % () Para ingresar un número, primero deberá seleccionar la celda en la que desea ingresar el valor, luego digite el número y presione la tecla Enter o haga clic en el botón aceptar  de la barra de fórmulas. Se puede ingresar números enteros como 147 ó 878; decimales como 87.89 ó 784.967; fracciones tales como 5 ¼ ó 2/3 o notaciones científicas como 2.35687E+3. NOTA: cuando se ingrese números en la celda, estos se alinearán en el lado derecho de la celda; mientras que el texto se alineará en el lado izquierdo de la celda. El formato que adopten los números ingresados puede ser: Dato Ingresado 360 S/. 250.47 25.41 % 3¼ 14,000 (125) 03/04/06 03/04

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Formato Escogido General Moneda Porcentaje Fracción Coma Negativo Fecha Fecha (se asume el año actual)

Resultado 360 S/. 250.47 25.41 % 3¼ 14,000 (125) 03/04/06 03-Abr 7

Manuales GRUPO TE-IN Ingresando Fecha y Hora.- Cuando se ingresa una fecha o una hora, Excel la convierte en un número de serie. El número de serie representa el número de días transcurridos desde el inicio de 01 de enero de 1900, para el caso de los datos tipo fecha; la hora es almacenada como una fracción decimal de 24 horas día. Los datos de fecha se alinean también al lado derecho de la celda como un número, si se cambia el formato de fecha a número se verá como un número de serie. Los datos de fecha se ingresan con uno de estos formatos: 14:22 14:22:30 2:22 PM

2:22:15 PM 3/04/06 14:22

Formas de Ingreso de Datos Ingresar Datos en Rangos.- Para realizar varios ingresos de datos en un rango de celdas adyacentes, seleccione primero el área en la cual desea ingresar los datos, luego usando las teclas TAB y ENTER y sus respectivas combinaciones con la tecla SHIFT podrá desplazar la celda activa dentro del rango seleccionado. Teclas ENTER SHIFT + ENTER TAB SHIFT + TAB

Se desplaza A la celda situada por debajo de la celda activa o a la primera celda de la siguiente columna en el rango seleccionado. A la celda situada por encima de la celda activa o a la última celda de la columna anterior en el rango seleccionado. A la celda situada a la derecha de la celda activa o a la primera celda de la siguiente fila del rango seleccionado. A la celda situada a la izquierda de la celda activa o a la última celda de la fila anterior del rango seleccionado.

¿Cómo ingresar datos en un rango? 1. 2.

Seleccione el rango de celdas en el cual desea ingresar los datos. Ingrese el dato correspondiente en la celda activa y cuando termine presione TAB o ENTER para avanzar a la celda en la que desea seguir ingresando datos, tenga cuidado de no usar las teclas de desplazamiento por que esto desactivaría la selección.

Usando Autocompletar ¿Cómo Ingresar Datos con Autocompletar? 1. 2.

Ingrese los datos, en el momento que este ingresando datos que antes ya fueron ingresados, Excel completará la palabra. Lleve a cabo una de las siguientes operaciones: a. Para aceptar la entrada propuesta, presione ENTER. b. La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas existentes. c. Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continúe escribiendo. d. Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presione BACKSPACE.

Ingresar Series de Números o Fechas Arrastrando el controlador de relleno de una celda, podrá copiarla en otras celdas de la misma fila o columna. Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que MS Excel puede extender en una serie, los valores se irán incrementando en vez de copiarse. Entre los tipos de series que se pueden crear incluyen:

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Manuales GRUPO TE-IN Series de Tiempo.- Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Para ejemplificar mejor lo mencionado, observemos la tabla siguiente: Selección Inicial 9:00 Lun Ene Ene, Abr Ene-96, Abr-96 15-Ene, 15-Abr 1994, 1995

Serie Creada 9:00, 10:00, 11:00, ... Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, ... Ene, Feb, Mar, Abr, May,... Ene, Abr, Jul, Oct, Ene,... Ene-96, Abr-96, jul-96, Oct-96, Ene-97,... 15-Ene, 15-Abr, 15-Jul, 15-Oct,... 1994, 1995, 1996, 1997,…

Autorrellenar La función autorrellenar extiende diversos tipos de series, que podemos visualizar en la tabla de ejemplos: Selección Inicial Lun 1-Ene, 1-Mar Trim1 Producto 1, Pedido parcial Texto1, TextoA 1er periodo Producto 1 1,2 1, 3, 4

Serie Creada Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, ... 1-Ene, 1-Mar, 1-May, 1-Jul,... Trim1, Trim2, Trim3, Trim4,... Producto 1, Pedido parcial, Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... Texto1, TextoA, Texto2, TextoA, Texto3, TextoA, Texto4, TextoA,... 1er periodo, 2do periodo, 3er periodo, 4to periodo, 5to periodo,... , Producto 1, Producto 2, Producto 3, Producto 4,... 1, 2, 3, 4, 5, 6,... 1, 3, 4, 5.66, 7.66, 8.66,...

Creando una Serie Lineal Selección Inicial 1,2 1, 3 100, 95

Serie Lineal Extendida 3, 4, 5, 6,... 5, 7, 9, 11,... 90, 85, 80, 75, 70, ...

Creando una Serie Geométrica Selección Inicial 1,2 1, 3 2, 3

Serie Lineal Extendida 4, 8, 16,... 9, 27, 81... 4.5, 6.75, 10.125,...

Para la creación de la serie geométrica; los pasos son: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar el área de los datos iniciales más el área de extensión de la serie. Ir al menú Inicio, en el grupo Modificar elegir Rellenar y luego hacer clic en Series... En el cuadro de diálogo de series, elegir la opción Geométrica. En seguida activar la Tendencia y hacer clic en Aceptar.

Creando una Serie Nueva o un Orden Personalizado Si necesitamos hacer uso de una serie no existente en las listas de Excel, podemos crearla haciendo lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Ir al menú Botón de Office y elegir Opciones de Excel… En el cuadro de diálogo de Opciones elegir la etiqueta Modificar Listas Personalizadas… En la ventana de Listas Personalizadas, elegir NUEVA LISTA. En la ventana de Entradas de Lista, digitar los datos de la nueva lista en forma de columna. Al terminar de introducir la nueva lista, hacer clic en Agregar y luego en Aceptar. Aceptar

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Comprobar la nueva lista usรกndola en la hoja de cรกlculo.

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Manuales GRUPO TE-IN PRACTICA Nº 02 a)

Ingresar y reconocer los tipos de datos. Tipo de Dato

Ejemplo

Alineación

Texto Número Fecha Fórmula b) Completar las siguientes series de datos. Selección Inicial 8:45 Lunes Enero-07, Marzo-07 1994, 1996 Periodo 1, c)

Serie Extendida 9:45, 10:45, 11:45, 12:45… Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes Mayo-07, Julio-07, Setiembre-07, Noviembre-07… 1998, 2000, 2002, 2004… Periodo 2, Periodo 3, Periodo 4, …

Completar las siguientes series. Serie Inicial

1,2 1,2 1,3 1,3 100, 95

Serie creada 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,… 4, 8, 16, 32, 64,… 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, … 9, 27, 81, 243, … 90, 85, 80, 75, 70, 65, 60, …

d) Crear las siguientes listas personalizadas. Aries, Tauro, Géminis, Cáncer, Leo, Virgo, Libra, Sagitario, Escorpio, Capricornio, Acuario, Piscis. Verano, Otoño, Invierno, Primavera.

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Manuales GRUPO TE-IN e) Insertar comentarios Los comentarios son recordatorios que se puede colocar a una celda en especial, este recordatorio nos servirá para guiarnos en el momento de hacer cálculos complejos. Para insertar un comentario a una celda sigamos los pasos siguientes: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubicar la selección en la celda que se desea insertar un comentario. Ir al menú Revisar, luego buscar en el grupo Comentarios, el botón Nuevo Comentario y hacer clic. En seguida se presenta un pequeño cuadro donde se puede digitar algún mensaje o recordatorio a la celda elegida. Luego de escribir lo necesario se sale del recuadro seleccionando otra celda. Para ver el mensaje escrito anteriormente, solamente se selecciona la celda donde se coloco el comentario.

Dividir la pantalla utilizando el cuadro de división Cuando los trabajos son extensos o demasiado largos en una hoja de cálculo, muchas veces es difícil realizar los trabajos porque no se puede ver con comodidad el contenido; en este caso Excel permite dividir la pantalla de trabajo en secciones, de manera que podamos utilizar la hoja de cálculo con comodidad. Para dividir la pantalla haremos lo siguiente: 1.

2. 3.

Una vez que ejecutamos el MS Excel y estamos trabajando en una hoja de cálculo, ubicamos el cursor en el cuadro de división que se halla en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o al lado derecho de la barra de desplazamiento horizontal. En seguida hacemos clic este cuadro de división y lo arrastramos al área de trabajo hasta la posición deseada y lista. Si queremos eliminar la división, simplemente hacemos doble clic sobre la línea de división horizontal o vertical. Líneas de división

Cuadros de división

Inmovilizar paneles En el caso de querer siempre ver un titulo de una lista o un cuadro con bastante información, haremos uso de esta opción de Excel. Para ello haremos lo siguiente: 1.

Estando en Excel, ubicamos el cursor por debajo de la fila de títulos o al lado derecho de las celdas fijas

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Manuales GRUPO TE-IN 2.

Menú Vista, buscamos el grupo Ventana y ubicamos la opción Inmovilizar paneles. Para desactivar hacemos lo mismo, solamente que en vez de inmovilizar paneles, haremos clic en la opción Movilizar paneles. Copiar contenido de celdas Para copiar el contenido de cualquier celda o rango de celdas; se procede de la forma más conocida: 1. 2. 3.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar. Ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la opción copiar. Luego, seleccionar el lugar donde se desea pegar la copia; ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la opción pegar y listo.

Otra forma es utilizando el teclado: 1. 2. 3.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar. Utilizamos la combinación de teclas Ctrl + C para copiar. Luego, seleccionamos el lugar donde se desea pegar la copia; y utilizamos la combinación de teclas Ctrl + V para pegar, o Enter.

Si deseamos utilizar el Mouse: 1. 2. 3.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar. Luego ubicamos el puntero del Mouse en el borde de la celda o rangos seleccionados. Pulsamos la tecla Ctrl y arrastramos a la o las celdas donde se desea copiar y listo.

Utilizando el pegado especial; esta opción nos sirve para copiar formatos, fórmulas, comentarios u otros, que se consideren necesarios en el momento de realizar los trabajos en la hoja de cálculo. Los pasos son: 1. 2. 3. 4.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar. Ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la opción copiar. O Utilizamos la combinación de teclas Ctrl + C. Luego, seleccionar el lugar donde se desea pegar la copia; ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la pestaña de pegar para desplazar las opciones de pegado. Buscar la opción Pegado Especial, y aparece una ventana donde se eligen las opciones de pegado y luego hacer clic en aceptar.

Mover o Cortar el contenido de celdas Para mover el contenido de cualquier celda o rango de celdas; se procede de la forma más conocida: 1.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar.

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Manuales GRUPO TE-IN 2. 3.

Ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la opción cortar. Luego, seleccionar el lugar donde se desea pegar la copia; ir al Menú Inicio y hacer clic sobre la opción pegar y listo.

Otra forma es utilizando el teclado: 1. 2. 3.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea copiar. Utilizamos la combinación de teclas Ctrl + X para mover. Luego, seleccionamos el lugar donde se desea pegar la copia; y utilizamos la combinación de teclas Ctrl + V para pegar.

Si deseamos utilizar el Mouse: 1. 2.

Seleccionamos la celda o rango de celdas que se desea mover. Luego ubicamos el puntero del Mouse en el borde de la celda o rangos seleccionados y arrastramos hasta la nueva ubicación de las celdas movidas.

Insertar celdas La inserción de celdas es posible haciendo lo siguiente: 1. 2. 3. 4.

Seleccionamos el lugar donde se desea insertar una celda. Ir al Menú Inicio, en el grupo celdas, buscar la opción Insertar y hacer clic en la pestaña para desplazar las opciones de insertar. Luego elegir la opción Insertar Celdas… En el cuadro de diálogo que aparece se elige la forma de la inserción y luego se hace clic en Aceptar y listo.

Insertar filas o columnas La inserción de filas y columnas; tiene el mismo procedimiento que el caso anterior: 1. 2. 3.

Seleccionamos el lugar donde se desea insertar una fila o columna. Si seleccionamos dos filas se insertará dos filas, de igual forma sucederá con las columnas. Ir al Menú Inicio, en el grupo celdas, buscar la opción Insertar y hacer clic en la pestaña para desplazar las opciones de insertar. Luego elegir la opción Insertar filas de hoja o la opción columnas de hoja, y listo

Se puede utilizar también el cuadro de diálogo para insertar celdas. Otra forma más directa es haciendo uso del menú contextual: Seleccionamos la o las filas y/la o las columnas y se hace clic sobre la selección con el botón secundario del Mouse, en la ventana que aparece se busca la opción Insertar y se hace clic sobre él y listo. Para eliminar celdas, filas o columnas; seguimos el mismo procedimiento que se hizo para insertar, solo que este caso elegimos la opción eliminar.

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Ocultar filas o columnas 1. 2. 3.

Seleccionamos la o las filas y/o la o las columnas que se desean ocultar. Ir al Menú Inicio, en el grupo celdas, buscar la opción Formato y hacer clic en la pestaña para desplazar las opciones de formato. Luego elegir la opción Ocultar o Mostrar, al señalar aparece un listado de opciones, allí se elige la opción Ocultar Filas u Ocultar columnas; según lo que se desee y listo

Mostrar filas o columnas 1. 2. 3.

Seleccionamos la o las filas y/o la o las columnas adyacentes o juntas a las que se ocultaron. Ir al Menú Inicio, en el grupo celdas, buscar la opción Formato y hacer clic en la pestaña para desplazar las opciones de formato. Luego elegir la opción Ocultar o Mostrar, al señalar aparece un listado de opciones, allí se elige la opción Mostrar Filas o Mostrar columnas; hacer clic según lo que se desee y listo

Con el menú contextual. Se seleccionan la o las filas y/o la o las columnas que se desean ocultar o mostrar, luego se hace clic con el botón secundario, se busca la opción Ocultar o Mostrar según sea el caso y listo.

Formato de celdas En Excel también se puede dar formato a las celdas para cambiar el color de fuente, tamaño de fuente, fuente, bordes, fondo, etc. Para ello simplemente de hace lo siguiente: 1. 2.

Seleccionamos la o las celdas a cambiar formato. Nos vamos a la barra de herramientas formato y elegimos uno de los botones, por ejemplo color de fuente o negrita, etc. y listo.

Si queremos dar un formato más completo a la celda: 1. 2. 3.

Ir al Menú Inicio, en el grupo celdas, buscar la opción Formato y hacer clic en la pestaña para desplazar las opciones de formato. Luego elegir la opción Formato de Celdas…, Aparece un cuadro de diálogo, en que podemos realizar varios cambios, por ejemplo en la presentación de los datos de una celda: General, número, moneda, fecha, hora, porcentaje, etc.

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En el mismo cuadro de di谩logo, podemos realizar cambiar por ejemplo la alineaci贸n de los datos, cambiar la fuente, aplicar bordes y tramas. Asimismo aqu铆 se puede combinar celdas o desactivar la combinaci贸n de celdas.

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PRÁCTICA Nº 03

REPORTE DE VENTAS E INGRESOS DE LA EMPRESA VISION S.A.C. - 2007 Total Volumen Ingresos Total Total Gastos Ganancia ventas Ventas Impuesto Alquiler Varios 350

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Datos: -

Incremento al mes = 0.25 Precio = 22 Gastos Varios = 0.15 Impuesto = 0.18 Alquiler local = 250

Calcular: Volumen Ventas (2 puntos) Total Gastos Varios (3 puntos) Total Impuestos (3 puntos) Total Alquiler (2 puntos) Ganancia (2 puntos)

Volumen ventas del mes anterior * incremento de ventas + volumen ventas mes anterior 15% de ingresos ventas. Utilizando la celda gastos varios 18% de ingreso venta. Utilizando la celda impuestos. Celda de alquiler local Ingreso Ventas – (total gastos varios + total impuestos + Total Alquiler)

Realizar lo siguiente: Ocultar la fila del mes de Abril. Combinar y centrar las celdas del título. Insertar una fila entre el mes de enero y febrero. Cambiar el ancho de las columnas Ingresos Ventas y Total Alquiler a un ancho de 50 Insertar un comentario que diga: BUENA SUERTE EN EL EXAMEN, en la celda combinada del titulo. Colocar bordes a la tabla y a los títulos ponerle fondo negro y letras blancas. Colocar todos los montos que son de moneda o dinero en estilo moneda (S/.). El título ganancia colocarlo en un ángulo de 270 grados.

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FÓRMULAS Sintaxis de una fórmula Ejemplo:

= 2 + 3 x 4 = 14 = (2 + 3) x 4 = 20 Celda dependiente

Referencias de celda. Ejemplo:

Si cambia el valor de la celda A2, cambiará también el valor de la celda D2; porque es dependiente de la primera. Operadores Matemáticos. o Aritméticos o Texto o De Comparación o De Referencia Ejemplo:

Fórmula de concatenación

Operador de texto concatenación, donde se une en una sola celda (E2) los textos de las celdas A2, B2 y C2. Para ello en la fórmula se utiliza el operador &. Funciones.- Son las fórmulas predefinidas que tiene Excel, que se encuentran listas para utilizarse durante los cálculos. Una de las funciones más comunes es la función SUMA. Ejemplo: Función suma

Jerarquía en las Fórmulas.- Cuando se usan varios operadores de forma combinada, Excel realiza los cálculos según un orden o jerarquía. Esta jerarquía indica que primero se realiza el operador de referencia y luego la intersección y así sucesivamente como vemos en el siguiente listado: Operador : Espacio , % ^ *y/ & =, <, <=, >, >=, <> Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

Definición Rango Intersección Unión Negación Porcentaje Potencia Multiplicación y división Concatenación Comparación 18

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FÓRMULAS Y FUNCIONES Referencia de Celdas Relativas y Absolutas.- Las referencias relativas son aquellas que se toman en cuenta cuando introducimos una fórmula. Si esta fórmula se copia a otra posición, las celdas relativas actualizan su posición y la fórmula se copia correctamente. En cambio las referencias absolutas, expresan una posición única; es decir si consideramos en una fórmula una referencia absoluta y deseamos copiar a otro lugar, la celda considerada absoluta mantiene siempre su posición; la fórmula copiada puede o no funcionar correctamente. Referencia Relativa

Referencia Absoluta

Rótulos y Nombres de las Fórmulas.- Se pueden realizar cálculos con los títulos o nombres de las columnas de las tablas que creamos. Fórmula con nombre de rangos

Asignar Nombre a un Rango.- Para colocar un nombre a un rango, procedemos de la forma siguiente: 1. Seleccionar el rango. 2. Ir al menú Formulas 3. Ir al grupo de botones Nombre Definidos 4. Hacer clic en la opción Asignar nombre a un rango…, luego clic en Definir Nombre 5. En el cuadro que aparece colocamos el nombre del rango. 6. Clic en Aceptar

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Otra forma: 1. 2. 3. 4.

Seleccionar el rango. Ir a la barra de Formulas, Hacer clic en el recuadro de dirección de celdas, Digitar el nombre del rango y pulsar enter.

Introducir Fórmulas.- Una fórmula puede contener funciones y operadores. Los pasos para introducir una fórmula son: 1. Seleccionar la celda donde se quiere introducir una fórmula. 2. Escribir el signo igual (=) o pegar función fx 3. Introduzca la fórmula. 4. Presione Enter. Introducir Funciones.- Las funciones son fórmulas predeterminadas que Excel dispone. El usuario puede elegir entre la lista de funciones de acuerdo a sus necesidades. Para introducir una función se hace lo siguiente: 1. Seleccionar la celda donde se introducirá una fórmula. 2. Escribir el signo igual (=). 3. Ir al menú Insertar y elegir la opción fx Función… 4. Elegir la categoría y la función apropiada y pulse Aceptar. 5. En seguida introducir los datos según las indicaciones del asistente. Funciones múltiples dentro de funciones o Anidamiento.- Dentro de una fórmula o función se puede introducir otras funciones; a este caso se denomina Anidamiento. Ejemplo: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Todos los cambios en las fórmulas y funciones se precisan trabajar en la barra de fórmulas, agregando argumentos según las necesidades. PRÁCTICA Nº 04     

Copiar datos, fórmulas, formatos y comentarios. Insertar filas, columnas o celdas. Eliminar celdas, filas, columnas u hojas. Borrar contenido de celdas, filas, columnas u hojas. Insertar, copiar y borrar comentarios.

Código P - 01 P - 02 P - 03 P - 04 P - 05 P - 06 P - 07 P - 08 Tipo de Cambio

Producto

Cantidad

Arroz Leche Vino Aceite Galleta Cuaderno Dulces Chocolate

5 10 2 3 1 6 1 8

INVERSIONES RAMBO - SAC Precio unitario Valor total Unidad (S/.) (S/.) Kilo 2.20 Tarro 2.10 Botella 15.00 Litro 6.50 Caja 18.00 Unidad 1.30 Bolsa 5.00 Unidad 2.00 TOTAL

Descuento (S/.)

Valor final (S/.)

Valor final (US$)

2.72

Descuento: 5% del valor total, cuando este supere el monto de S/. 100.00 Tipo de cambio: S/. 2.72 Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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FUNCIONES MAS UTILIZADAS EN EXCEL 1. Función SI: Sintaxis: = SI(Condición; valor o expresión1; valor o expresión2). Esta función evalúa la condición. Si la condición es cierta, se ejecuta el valor o expresión1, sino (si la condición es falsa), se ejecuta el valor o expresión2. Ejemplo:

2. Función CONTAR.SI: (Rango; Condición).- Esta función cuenta cuantas celdas de rango cumplen la condición. Ejemplo:

3. Función SUMAR.SI: (Rango; Condición).- Esta función suma las celdas de rango que cumplen la condición. Ejemplo 01:

Función SUMAR.SI: (Rango, Condición, Rango Suma).- Esta función es la suma condicionada a una lista de datos, sumas las celdas de rango que cumplen la condición. Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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Ejemplo 02:

4. Función BUSCARV.- Busca en la columna del rango o nombre del rango el valor, y muestra el contenido de su correspondiente n Columna hacia la derecha. La sintaxis es: =BUSCARV(Valor, Rango o nombre de Rango, n Columna)

5. Función ABS.- Devuelve el valor absoluto de un número (el número absoluto de un número es el valor mismo, pero sin signo). Sintaxis: =ABS(número o referencia) 6. Función ENTERO.- Devuelve la parte entera de un número. Sintaxis: =ENTERO(número o referencia) 7. Función NUMERO ROMANO.- Convierte un número arábigo en número romano. Sintaxis: =NUMERO.ROMANO(número o referencia) 8. Función PI.- Devuelve el número 3.14159265358979 o la constante pi. Sintaxis: =PI() 9. Función POTENCIA.- Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia. Sintaxis: =POTENCIA(número, potencia) 10. Función RAIZ.- Devuelve el resultado de la raíz cuadrada de un número. Sintaxis: Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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=RAIZ(número o referencia) 11. Función REDONDEAR.- Redondea el número, al número de decimales especificado. Sintaxis: =REDONDEAR(número, número de decimales) 12. Función MAX.- Devuelve el mayor valor de un rango de datos. Sintaxis: = MAX(Rango) 13. Función MIN.- Devuelve el menor valor de un rango de datos. Sintaxis: = MIN(Rango) 14. Función CONTAR.- Devuelve el número de datos de un rango. Sintaxis: = CONTAR(Rango) 15. Función COVAR.- Devuelve la covariancia existente entre dos grupos de datos en rangos distintos. = COVAR(Rango 1, rango 2) 16. Función DESVEST.- Devuelve la desviación estándar de un rango de datos. = DESVEST(Rango) 17. Función VAR.- Devuelve la variancia de un rango de datos. = VAR(Rango) = VAR(Número 1, número 2) 18. Función FRECUENCIA.- Devuelve la frecuencia de los datos existente en un rango; respecto a un dato en especial. También puede dar la frecuencia del dato que más se repite. En este caso se utiliza la segunda sintaxis. = FRECUENCIA(Rango, grupo) = FRECUENCIA(Rango) 19. Función MEDIANA.- Devuelve la mediana de un rango de datos. = MEDIANA(Rango) = MEDIANA(Número 1, número 2) 20. Función MODA.- Devuelve la moda de un rango de datos. = MODA(Rango) = MODA(Número 1, número 2) 21. Función PROMEDIO.- Devuelve el promedio de un rango de datos. = PROMEDIO(Rango) = PROMEDIO(Número 1, número 2) 22. Función AHORA.- Devuelve un número de serie de la fecha y hora actuales. Sintaxis: = AHORA() Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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23. Función AÑO.- Devuelve el año correspondiente al número de serie. Sintaxis: = AHORA(núm_de_serie) 24. Función DIA.- Devuelve el día correspondiente al número de serie. Sintaxis: = DIA(núm_de_serie) 25. Función HORA.- Devuelve la hora correspondiente al número de serie, se expresa como número entero. Sintaxis: = HORA(núm_de_serie) 26. Función HOY.- Devuelve un número de serie de la fecha actual. Sintaxis: = HOY() 27. Función MES.- Devuelve el mes que corresponde al número de serie, se expresa como número entero entre 1 y 12. Sintaxis: = MES(núm_de_serie)

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ANIDAMIENTO DE FUNCIONES

En MS Excel, se pueden realizar formulas más complejas que incluyen funciones. Por medio del anidamiento de funciones, es posible introducir una función dentro de una fórmula o utilizar una función dentro de otra función. Con esta opción que permite el MS Excel, podemos realizar cálculos bastante complejos y avanzados haciendo uso, en una misma fórmula, de dos, tres, cuatro o más funciones según se necesiten. Ejemplo 1:

En el ejemplo podemos observar la anidación de una función dentro de otra. Ejemplo 2:

En el ejemplo observamos la anidación de funciones dentro de una fórmula matemática. De esta manera podemos hacer combinaciones bastante complejas para el cálculo de operaciones complicadas.

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AUDITORIA DE FORMULAS Excel cuenta con una herramienta capaz de detectar los errores que probablemente se haya realizado en el momento de crear una fórmula, de esta forma podemos efectuar las correcciones necesarias antes de proseguir haciendo cálculos. La auditoria de fórmulas nos permite también hacer rastreos de los datos precedentes y los datos obtenidos, con esta “señalización” es posible detectar de dónde salió un resultado, o simplemente saber cuáles fueron los datos utilizados para hallar un resultado final. Rastrear precedentes.- Para detectar los datos que se han utilizado al calcular un resultado, utilizamos esta opción. Por ejemplo si tenemos un cálculo realizado como la suma del contenido de la celda A2 y la celda D5, obteniendo el resultado en la celda B8. Esto lo podemos observar con unas flechas que dirigen desde las celdas precedentes (A2 y D5) hacia la celda donde está el resultado (B8). Para ver cómo se realiza esto hagamos lo siguiente. Colocamos la selección en la celda del resultado (B8) Luego nos vamos al Menú Fórmulas. En seguida nos ubicamos en el panel Auditoria de fórmulas y luego en el botón Rastrear precedentes, hacemos clic y listo.

En seguida veremos las flechas que nos indican los datos precedentes.

Rastrear dependientes.- En caso de querer saber qué datos dependen de un dato en especial o para qué cálculos se esté utilizando un dato, proseguimos de manera similar al caso anterior. Veamos en el ejemplo utilizado. Sabemos que el resultado que se halla en la celda B8, depende de la suma de los datos que se encuentran en la celda A2 y D5 que vendrían a ser los datos procedentes de B10. En cambio, podemos darnos cuenta que B8 es dependiente de A2 y D5, porque si uno de ellos cambia de contenido, Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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inmediatamente B8 también cambia o se actualiza el resultado. dependientes realizamos los siguientes pasos:

Entonces para rastrear los datos

Colocamos la selección en la celda donde está el dato que queremos saber sus dependientes (A2 ó D5). Luego nos vamos al Menú Fórmulas. En seguida nos ubicamos en el panel Auditoria de fórmulas y luego en el botón Rastrear dependientes, hacemos clic y listo. Luego, podemos observar los datos dependientes.

Si ya no queremos ver ninguna flecha, ya sea de precedentes o dependientes; simplemente hacemos lo siguiente: Nos vamos al Menú Fórmulas. Nos ubicamos en el panel Auditoria de fórmulas y luego en el botón Quitar flechas, hacemos clic en una de sus opciones y listo.

Al haber seguido los pasos indicados, desaparecen las flechas.

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SUBTOTALES Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Nombre 1er Examen 2do Examen 3er Examen Promedio Juan 15 10 11 12 Marco 6 16 15 12 Emilia 11 12 12 12 Francisco 15 14 14 14 Martha 17 10 10 12 Elizabeth 11 18 9 13 María 16 12 16 15 Alfredo 8 11 13 11 José 7 16 15 13 Tania 13 13 10 12 SUBTOTAL 20

Ejemplos de Subtotales: 1 = Promedio 2 = Contar 3 = Contará 4 = Max 5 = Min 6 = Producto 9 = Sumar Otra forma de hacer Subtotales es con la barra de Menú: Si tenemos una lista de esta Forma. Vendedor Erick Mario Juan Erick Juan Erick Mario Juan Erick Mario Juan Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

Enero 172 143 175 164 150 134 210 154 160 186 134

Febrero 167 150 145 120 187 135 167 187 190 185 100

Marzo 132 145 120 90 154 130 150 130 155 127 110 29

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Y queremos saber cuánto vendió cada uno de los vendedores como Juan, Mario y Erick, haremos lo siguiente: Seleccionar cualquier celda dentro de la lista, donde están los nombres. Luego ordenamos los datos; para ello nos vamos al menú Datos. Nos ubicamos en el panel Ordenar y Filtrar, y hacemos clic en el Botón ordenar los nombres de acuerdo al alfabeto.

(Ordenar de A a Z), para

En seguida, podemos realizar los subtotales, para esto seguimos los pasos: Nos vamos al Menú Datos y nos ubicamos en el panel Esquema…; buscamos el botón Subtotal y hacemos clic en él.

Luego en el cuadro que aparece seleccionar los cambios como Las Filas de Cambio, La Función a utilizar y los Cambios en las Columnas o los Subtotales.

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Luego de terminar de hacer los cambios, hacer clic en Aceptar. Aparecen los subtotales, como en la figura siguiente:

Si deseamos ver un nivel para los subtotales; hacemos clic en un nĂşmero del lado izquierdo, y podremos ver los subtotales detallado, por nombre o el total general.

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SESION DE FILTROS Con el MS Excel, se pueden crear listas para luego seleccionar los datos que nos interesan utilizando los filtros. Esta herramienta de Excel, nos permite hacer selecciones múltiples enlistas extensas para generar reportes ajustadas a nuestras necesidades. Uso del Autofiltro.- Si tenemos una lista como la siguiente: Número 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Nombre Juan Marco Emilia Francisco Martha Elizabeth Maria Alfredo Jose Tania Jorge Juana Yeni Ana Josefina Ricardo Erick Wiliams Ruben Carlos

Ap.Paterno Huillca Vasquez Rado Ttica Mamani Ramirez Ubalde Abarca Baca Chacon Castro Ruiz Zapata Wagner Siccus Teheran Quispe Damaso Rey Jullca

Ap.Materno Juarez Lecca Ismodes Cueva Baca Quispe Cjuiro Santos Saenz Reyes Baez Puma Benitez Alliston Rayme Huaman Pillco Torres Salas Menendez

1er Examen 2do Examen 3er Examen Promedio 15 10 11 12 6 16 15 12 11 12 12 12 15 14 14 14 17 10 10 12 11 18 9 13 16 12 16 15 8 11 13 11 7 16 15 13 13 13 10 12 10 15 8 11 16 11 7 11 18 18 11 16 11 11 9 10 10 15 18 14 12 10 17 13 14 6 13 11 8 9 16 11 9 11 11 10 14 15 10 13

Y queremos una lista solamente de los nombres Tania, Marco, Ricardo y Carlos; haremos lo siguiente: Colocamos la selección en cualquier celda de la lista. Nos vamos al Menú Datos. Ubicamos el panel Ordenar y Filtrar. Buscamos el botón Filtrar y hacemos clic. En este instante se activan los autofiltros. Ahora hacemos clic en la pestaña que se halla en el campo Nombre y luego activamos solamente los nombres que nos interesan ver sus notas.

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Entonces, para finalizar hacemos clic en Aceptar; El resultado será una lista con los nombres elegidos.

Ahora, podemos obtener también una lista solamente de los alumnos aprobados al final del curso; para ello se hace lo siguiente: Hacemos clic en la pestaña del Promedio. Luego nos desplazamos hasta la opción Filtros de Número. En la lista que aparece elegimos la opción Mayor que…

En la ventana que aparece, se elige la opción es mayor o igual a, en el recuadro izquierdo; mientras que en el recuadro derecho se elige el número base.

Luego se hace clic en Aceptar y listo. Como resultado veremos una lista solamente con los alumnos aprobados al final del curso. Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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Uso del Filtro Avanzado.- El Ms Excel también tiene una forma de filtrar los datos de una lista de manera avanzada. Veamos con una lista como la siguiente: Código T -1 T -2 T -3 T -4 T -5 T -6 T -7 T -8 T -9 T -10

Turno M M T M T M T M M T

Ciclo 1er 2do 1er 3er 2do 1er 3er 3er 1er 2do

Sección B A C C B A B A C C

Especialidad Computación Contabilidad Estadística Computación Estadística Contabilidad Contabilidad Estadística Computación Computación

En este caso para poder aplicar el Filtro Avanzado, realizaremos los siguientes pasos: En un rango distinto, fuera de la lista, se colocan los datos a filtrarse. (Ver figura).

Datos a Filtrar

Lista

En seguida hacer clic en una celda cualquiera dentro de la lista. Ir al menú Datos y ubicarse en el panel Ordenar y Filtrar. En este panel buscar el botón Avanzadas… y hacer clic en este. En la ventana que aparece hacer clic en el lado derecho de la primera ventana de selección: Rango de lista. Hacer clic aquí

Luego ir a la hoja de cálculo y seleccionar toda la lista. Luego hacer clic en el botón de la ventana retraída, para volver a la ventana anterior Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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Hacer clic aquí

En la ventana hacer clic en el lado derecho de la segunda ventana de selección: Rango de criterios.

Hacer clic aquí

Luego ir a la hoja de cálculo y seleccionar los datos a filtrar (los criterios).

En seguida hacer clic en el botón de la ventana retraída, para volver a la ventana anterior Hacer clic aquí

Para finalizar hacer clic en Aceptar. Quedaran en pantalla solamente los datos filtrados según los criterios utilizados.

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PRACTICA En el siguiente reporte de ventas de gaseosas, tenemos tres vendedores que distribuyen en las ciudades de Calca, Anta y Urubamba. El gerente desea conocer los informes de venta siguientes: Saber cuánto ha vendido cada vendedor en el mes de Enero. Cuál es la ciudad donde se ha vendido más en el mes de Abril. Quién es el vendedor que ha vendido más durante los seis meses. En qué ciudad se vendió menor cantidad de cajas de gaseosa durante los seis meses. Vendedor Hernán Jaime Mario Mario Jaime Mario Hernán Mario Hernán Hernán Jaime

Ciudad Calca Urubamba Anta Calca Anta Calca Urubamba Urubamba Anta Urubamba Anta

Enero 143 210 160 172 164 134 186 175 150 154 134

Febrero 150 167 190 167 120 135 185 145 187 187 100

Marzo 145 150 155 132 90 130 127 120 154 130 110

Abril 134 175 150 150 154 143 164 210 172 164 150

Mayo 135 145 187 187 187 150 120 167 167 120 187

Junio 130 120 154 154 130 145 90 150 132 90 154

El director del Instituto Las Colmenas, tiene el reporte siguiente: Código T -1 T -2 T -3 T -4 T -5 T -6 T -7 T -8 T -9 T -10

Turno M T M T M T M T M M

Ciclo 1er 2do 2do 1er 3er 2do 1er 3er 3er 1er

Sección B C A C C B A B A C

Especialidad Computación Computación Contabilidad Estadística Computación Estadística Contabilidad Contabilidad Estadística Computación

Nombre Juan Alberto Felicia Ramón Paola Rita Alejo Marina Fabricio Kelly

Lo que desea el director es saber la lista de los alumnos que estudian computación y están matriculados en el turno de la mañana. La lista de alumnos que se hallan en la sección A y B. La lista de alumnos que estudian Computación y Contabilidad, y están en el turno de la mañana.

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SESION DE GRAFICOS En el MS Excel, se puede presentar la información procesada en forma de Gráficos, de modo que el usuario pueda exponer la información de manera sencilla y comprensible y con la precisión adecuada. Por ejemplo, si deseamos realizar un gráfico para mostrar mejor los montos que corresponden a cada producto utilizado para la siembra de maíz del siguiente cuadro. Producto Semilla Urea Cloruro de potasio Fosfato diamónico Mano de obra Alimentos

Cantidad 120 6 1.5 1.5 10 20

Unidad Kilogramo Saco Saco Saco Jornal Menú

Precio Unit. Monto (S/.) (S/.) 3.80 456.00 120.00 720.00 150.00 225.00 220.00 330.00 15.00 150.00 3.00 60.00 TOTAL (S/.) 1941.00

Realizaremos los pasos siguientes: Se seleccionan las celdas donde se hallan los datos a presentar; en este caso la columna del Producto y la del Monto. Producto Semilla Urea Cloruro de potasio Fosfato diamónico Mano de obra Alimentos

Cantidad 120 6 1.5 1.5 10 20

Unidad Kilogramo Saco Saco Saco Jornal Menú

Precio Unit. Monto (S/.) (S/.) 3.80 456.00 120.00 720.00 150.00 225.00 220.00 330.00 15.00 150.00 3.00 60.00 TOTAL (S/.) 1941.00

Nos vamos al menú Insertar, y ubicamos el panel Gráficos. En este panel tenemos varias opciones de tipos de gráficos (Columna, línea, circular, barra, área, dispersión y otros gráficos), elegimos la que más nos conviene. En la persiana que aparece escogemos el modelo deseado.

Tipos de gráficos

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Luego de elegir el tipo y modelo de gráfico, aparecerá el gráfico.

Si deseamos realizar ajustes al gráfico, primero seleccionamos el gráfico y en la Barra de Menú aparecerán tres nuevos menús.

Menús que aparecen al seleccionar el gráfico

Según a la necesidad se elige uno de los menús y se realizan los arreglos al gráfico. Por ejemplo si se desea añadir etiquetas de datos al gráfico para cada producto; se va al menú Presentación, luego al panel Etiquetas y en seguida al botón Etiquetas de datos, luego se elige una de las opciones de la persiana que aparece y listo. El gráfico inicial que no tenía etiquetas de datos, aparece con datos para cada producto.

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El gráfico inicial que no tenía etiquetas de datos, aparece con datos para cada producto. SESION DE IMPRESIÓN Para la impresión en el MS Excel los pasos son muy diferentes a los pasos seguidos en el MS Word. Por ser la hoja de cálculo tan enorme, no es posible imprimirla en una sola hoja, sino que se harán en varias hojas. Si el trabajo realizado es pequeño, la impresión caverá en una sola hoja. Los pasos para la impresión en el MS Excel son: Ubicarse en la hoja de cálculo donde se halla el trabajo a imprimir. Luego hacer clic en el Botón de Office, y elegir la opción Imprimir. En seguida elegir la opción Vista preliminar.

Aparecerá una ventana donde veremos una muestra sobre cómo se habrá de imprimir el trabajo; en esta vista los menús y paneles cambiarán.

Si vemos que el trabajo quedará bien impreso, entonces hacemos clic en el botón Imprimir del menú Vista Preliminar. Si en cambio no nos parece bien la muestra, entonces hacemos clic en el botón Configurar Página del menú Vista Preliminar, y luego aparecerá una ventana donde realizaremos los cambios necesarios en la etiqueta Página.

En esta parte elegimos la orientación del papel. En el ajuste podemos incrementar o recudir el tamaño del trabajo para la impresión

En esta parte elegimos el tamaño del papel.

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Al pasar a la etiqueta Mรกrgenes, la ventana mostrara nuevas opciones donde podremos realizar mรกs ajustes.

Opciones donde se pueden modificar los mรกrgenes de la hoja antes de la impresiรณn.

Opciones para centrar el trabajo de forma vertical y horizontal.

Al pasar a la etiqueta Encabezado y pie de pรกgina, la ventana mostrara otras opciones para colocar el encabezado o pie de pรกgina.

Si queremos colocar un encabezado, hacemos clic en el botรณn Personalizar encabezadoโ ฆ Nos aparecerรก una nueva ventana donde decidimos colocar el encabezado ya sea en la secciรณn izquierda, secciรณn central o secciรณn derecha. Theo Quispe Callata Marisol Canchari Espejo

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Digitamos el encabezado y luego hacemos clic en Aceptar. NOTA: Para colocar un pie de página se realizan los mismos pasos que se siguieron para colocar el encabezado. Volveremos a la ventana anterior y hacemos clic en Aceptar; si creemos que ya hemos realizado los cambios necesarios. Seguimos en la Vista Preliminar, y podemos ver los cambios realizados en esta vista. Si estamos seguros que todo está bien, entonces hacemos clic en Imprimir; si todavía tenemos dudas y requerimos hacer nuevas modificaciones, entonces volvemos a la ventana de Configurar Página para los reajustes necesarios. Si deseamos salir de la Vista Preliminar, hacemos clic en el botón Cerrar vista preliminar y listo, volveremos a la hoja de cálculo.

En hoja veremos unas líneas entrecortadas, estas muestran los límites de impresión de cada hoja. Para guardar la configuración de impresión hacemos clic en Guardar y listo.

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