ÔMEGA JÚNIOR - Empresa Júnior de Engenharia Mecânica e de Produção CNPJ 07.651.861/0001.89
Título: como um arco-íris influencia na comunicação dentro da empresa júnior.
Categoria: Gestão de Comunicação
Temática: gestão interna
Resumo Durante da primeira gestão de 2014, percebemos dentro da EJ uma dificuldade na comunicação online. Ela não era completamente eficaz: perdia-se informações, havia lentidão até que todos os membros da empresa fossem notificados, havia retrabalho. Concluímos, então, que a comunicação online precisava ser melhorada. O problema foi solucionado e vimos o segundo: falha na comunicação oral. Estudamos, discutimos e encontramos uma solução. Segundo problema também solucionado. Com a comunicação tão boa, vimos que faltava algo, até que uma trainee teve a solução: cores. Não para simplesmente colorir a empresa, mas para dar identidade ao que fazemos lá dentro. Cores que melhoraram significativamente a comunicação visual da EJ. Se couber aqui uma metáfora, seria esta: a comunicação online foi a massa do bolo, a comunicação oral foi o recheio e a comunicação visual foi aquela cereja que veio para enfeitar, mas que acabou deixando tudo bem melhor. É desse arco-íris de cores que estamos falando.
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Página 1 de 9 Ideias que projetam soluções.
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1. Introdução Quando estamos no Ensino Médio aprendemos na disciplina de Língua Portuguesa que o processo de comunicação se dá da seguinte forma: o emissor passa ao receptor uma mensagem através do canal de comunicação utilizando um código e um referente para isso. Foi observada dentro da EJ a necessidade de uma nova ferramenta de comunicação online para a empresa. O problema foi solucionado quando um dos membro do departamento de Marketing, que é o departamento responsável pela comunicação dentro da empresa, encontrou o Trello. Foi percebido também que havia uma falha no que diz respeito à comunicação oral. Essa comunicação era eficaz, mas havia problemas. A solução foi encontrada, deixando visível a importância de se passar informações objetivas de forma direta e clara. Fomos além e vimos que era possível melhorar ainda mais nossa comunicação, então chegaram as cores. Com esses três pilares da comunicação, melhoramos consideravelmente as trocas de informações dentro da EJ, o que pode ser percebido na diferença encontrada em nossas pesquisas acerca da comunicação interna da empresa passadas na primeira e na segunda gestões de 2014.
2. Desenvolvimento Pois bem, voltemos à julho de 2014 na realidade de nossa empresa: os emissores são os membros da EJ. Os receptores também, afinal, somos nós enviando a mensagem (assuntos, tarefas, pautas e notícias) aos nossos colegas de trabalho. O código utilizado é a escrita, o referente é o ambiente online de trabalho da empresa e o canal de comunicação é o Fórum. Disseminado no MEJ, utilizado por diversas empresas e núcleos, funcional, fácil de ser usado... então por que mudar? Levantemos as dificuldades comuns e principais encontradas por qualquer usuário do Fórum: o acesso pelo computador é a única opção. Procurar recados através de tópicos e sub tópicos _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 2 de 9
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que parecem infinitos. Isso gera lentidão até que todos os membros da empresa tenham acesso ao conteúdo X ou Y. Com isso vem a perda de informação, o que acaba por gerar ainda mais lentidão no processo de comunicação. As tarefas delegadas não são vistas por toda a empresa, então recorre-se ao velho post-it colado no notebook para não se esquecer de nenhuma tarefa para a próxima reunião. O que fazer, então? Para otimizar a comunicação interna da empresa, foi proposta a implantação do Trello pelo então diretor de Marketing. Após alguns meses estudando a comunicação interpessoal e a comunicação empresarial, o candidato viu que a melhor opção para a realidade de nossa empresa era o Trello. De forma sucinta, essa ferramenta tem como objetivo principal organizar as tarefas, os avisos e reuniões de forma dinâmica e funcional, otimizando a comunicação dentro da empresa. Uma vez disponível para computadores e dispositivos móveis, o Trello nos permite maior interação e conectividade 24 horas por dia, desde que conectado à internet. Isso contribui para facilitar a contato entre todos os membros da empresa, sejam eles membros efetivos ou trainees, além de padronizar a forma online de como as pessoas da EJ se comunicam. O Trello nos permite manter uma comunicação formal, evitando o uso de redes sociais para fins empresariais. Em nossa empresa, o Trello é dividido em quatro organizações, sendo elas: Geral, Processos, Diretorias e Projetos. A organização “geral” é a mais informativa de todas, sendo de extrema importância para uma comunicação eficaz dentro da empresa, uma vez que nela são postados assuntos de interesse comum por todos os membros. Na organização “Diretorias” encontramos ao quadros referentes a todas as diretorias que formam a EJ. Isso permite à diretoria o acompanhamento das tarefas de todos os membros que a formam, podendo verificar se essas estão sendo concluídas dentro do prazo, por exemplo. Além disso, melhoram a
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comunicação online entre as diretorias e representa ainda mais a importância do uso das cores. Na organização “Projetos” temos disponibilizados os quadros de todos os projetos, internos e externos, que a empresa possui. Neles, encontramos também o contato dos clientes, a relação que temos com eles e a equipe que forma o projeto, além de repasses desde o fechamento do contrato até a pesquisa de pós-venda. A
organização
“Processos”
contém
12
quadros
relativos
a
procedimentos que ocorrem dentro da empresa, como comissões, serviço de atendimento ao cliente e sistema de gestão da qualidade, além de um quadro específico para a diretoria executiva e outro para requisições financeiras. Nossa comunicação online havia melhorado, mas percebemos um segundo pequeno problema: a comunicação oral. Antes nossas reuniões gerais duravam entre três e quatro horas. Constatamos que o tempo de reunião não estava sendo efetivo: muitas discussões, repasses nem sempre necessários e, consequentemente,
cansaço.
Saíamos
da
reunião
geral
com
muitas
informações, mas poucas delas eram realmente processadas e guardadas por nosso cérebro. A diretoria de Marketing passou a se perguntar: “esse tempo todo de reunião é realmente necessário?”. A conclusão foi simples: não. Visando melhorar essa comunicação oral e pessoal, limitou-se o tempo de cada diretoria e comissão para repasses e informações na reunião geral. Cada uma delas passou a ter exatos dez minutos para expor o que fosse necessário, a reunião limitou-se a 90 minutos de duração, sendo prorrogável até 120 minutos. Os repasses que não precisavam ser feitos ali, presencialmente, gastando tempo, passaram a ser transmitidos através do Trello. Nesse ponto, encontramos mais uma grande vantagem dessa ferramenta: auxiliou na otimização do tempo na reunião geral. Mas, afinal, o que as cores tem a ver com toda essa disposição e organização tão detalhada do Trello e essa mudança na reunião geral? Aí vem o segredo: no Trello, cada quadro é da cor referente à diretoria que o compõe _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 4 de 9
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ou, no caso de comissões, é da cor dada àquela comissão específica. Isso facilita – e muito – a comunicação visual da empresa. O Marketing, por exemplo, é roxo. Qualquer processo que faz referência a esse departamento dentro da empresa é colorido com essa cor, facilitando encontrar arquivos e, no caso do Trello, encontrar os quadros dessa diretoria. Na reunião geral, os slides das diretoria tem uma cor específica, tornando possível a associação entre as pautas daquela diretoria e sua cor. Mas as cores não surgiram por um acaso, elas foram propostas por uma das trainees da gestão 2014/01. Após estudar a psicologia das cores, ela descobriu que quando escolhemos uma cor para fazer os nossos trabalhos devemos saber que estamos lidando com um elemento de estímulo imediato, ou seja, vemos uma cor e a associamos a algo. Sabe-se que as cores podem melhorar em até 73% da compreensão do que está sendo tratado. Os psicólogos, de maneira geral, dizem que as pessoas se lembram muito mais facilmente das cores do que das formas, por exemplo. Compartilhando dessa visão, foi proposto pela trainee organizar as diretorias, comissões e processos em geral através de cores, tornando-os mais visuais e criando uma identidade para cada um deles. O processo de “coloração” da EJ teve início com as diretorias e, ao longo da gestão, estendeu-se aos outros processos. Mas como escolher a cor de diretoria? Optou-se por tornar a diretoria de Operações a diretoria laranja, onde a cor representa a sinalização do caminho que a empresa deve trilhar para alcançar seus objetivos. A diretoria de Projetos ficou como a diretoria vermelha, pois é o coração pulsante da EJ. A diretoria de Qualidade ficou verde, pois é necessário que tudo esteja qualificado para a empresa avançar, assim como num sinal de trânsito. A diretoria de Gestão de Pessoas como diretoria azul, pois é necessário transmitir calma e tranquilidade para as pessoas envolvidas na empresa e para os ambientes que as mesmas integram, e é isso que a cor azul representa. A diretoria Administrativo-Financeiro tornou-se amarela, pois representa o tesouro da empresa e sua existência perante o Estado. A diretoria de Marketing _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 5 de 9
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é a diretoria que representa a criatividade da empresa. Optou-se, então, pelo roxo, pois é essa a cor que estimula a área do cérebro em que atua nossa criatividade. Por fim, a diretoria Presidência como a diretoria preto, pois é essa cor representa a solidez: solidez de gestão de interna, de execução de projetos, de estabilidade dentro da Instituição de Ensino. Definidas as cores de cada diretoria, os outros processos da empresa começaram ganhar cor também. Foram coloridos de acordo com a gerência ou responsabilidade de cada um deles, isto é, se o processo seletivo é dever da Gestão de Pessoas, seu quadro no Trello deve ser azul; se a assembleia estratégica é presidida pela Operações, seu quadro no Trello deve ser laranja, e assim por diante. A ideia das cores era excelente, mas encontramos dificuldades no início. Associar as cores aos procedimentos de toda a EJ não foi fácil. Primeiramente porque são muitos procedimentos internos; segundo porque nosso cérebro não conseguiria associar tão rapidamente tantas informações ao mesmo tempo. Mas o importante é que com o tempo conseguimos. O uso das cores de cada diretoria em seu slide na apresentação da reunião geral auxiliou todos os membros na memorização das cores e/ou dos processos e diretorias a elas associados. Com isso, todos os nossos processos foram visualmente coloridos, isto é, passaram a ter a sua cor, a sua identidade. Nós sabemos que o uso de imagens e cores torna a informação mais fácil de ser entendida e compreendida. As cores que utilizamos na EJ atingem imediatamente os receptores da mensagem (voltando ao processo de comunicação), porque cores e, por consequência, imagens são imediatistas, isto é, quem as recebe só é atingido depois que absorve a informação.
3. Conclusão Percebemos e chegamos à conclusão que tínhamos uma comunicação online realmente eficaz, mais interessante, mais dinâmica e mais ativa com o uso do Trello. Portanto, nosso problema de comunicação online estava sanado. _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 6 de 9
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Percebemos também que as reuniões gerais e assembleias estratégicas se tornaram rápidas, enxutas, objetivas e diretas. O cansaço não se faz mais presente; as informações passaram a ser processadas e guardadas instantaneamente, porque eram poucas e eram importantes; a motivação dos membros aumentou e tem se mantido alta até os dias atuais. Nessas mesmas reuniões gerais, os slides de cada diretoria e comissão agora tem uma cor específica, criando uma identidade para aquele processo e tornando possível a associação entre as pautas daquela diretoria e/ou comissão e sua respectiva cor. Assim, problema de comunicação oral também sanado na EJ. Mas as cores não foram benéficas apenas para comunicação virtual, seja por Trello ou por apresentação no PowerPoint. Fisicamente, a EJ ficou mais colorida também. As etiquetas, pastas de atas, informativos, lembretes... tudo ganhou a cor da diretoria responsável por aquele(s) objeto(s). Assim, tornou-se mais fácil o controle de pertences da empresa. Dentro da empresa, por exemplo, ao ver uma etiqueta roxa em uma pasta, o cérebro irá absorver que aquela pasta trata de documentos do Marketing para só depois perceber que foi atingido pela informação ali escrita. Indiretamente, ele já associa o roxo à diretoria de Marketing e o processo torna-se, portanto, automático para nosso cérebro. As cores levam a informação sem demandar um grande intervalo de tempo e a implementação dessas cores dentro da EJ possibilitou uma comunicação visual mais efetiva, rápida e prática. Assim, problema da comunicação visual também sanado com sucesso. Assim, observando, estudando, pesquisando e avaliando, conseguimos sempre dar um passo a mais na melhoria da comunicação dentro de nossa empresa. Conseguimos, mesmo que aos poucos, garantir uma troca de informações cada vez mais eficaz e rápida. Dessa forma, vamos sempre buscando a melhor comunicabilidade dentro da empresa. Para conseguirmos isso, sempre teremos do nosso lado, como aliadas, as cores. Elas que, quando juntas, formam esse arco-íris que não leva ao pote de ouro, mas à melhor comunicação
interna
que
nossa
empresa
júnior
poderia
ter.
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Anexos
Fig. 1: comunicação dentro da diretoria. Pesquisas de 2014/01 e 2014/02.
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Fig. 2: resultado das reuniões gerais. Pesquisas de 2014/01 e 2014/02.
Fig. 3: disposição do Trello com as cores de cada diretoria associada aos quadros
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