ÔMEGA JÚNIOR - Empresa Júnior de Engenharia Mecânica e de Produção CNPJ 07.651.861/0001.89
Nome: A auditoria aplicada ao controle de gerenciamento de projetos. Categoria: Gestão de Projetos Temática: Projetos Resumo:
Este
case
apresenta
uma
prática
aplicada
à
metodologia
de
gerenciamento de projetos da Ômega Júnior – Projetos Mecânicos e de Produção, que foi estruturado com base no Project Management Body of Knowledge (PMBok), através da aplicação de auditorias como forma de controle e monitoramento de projetos. Com esse processo, a empresa obtém um maior controle das atividades que deveriam ser feitas, procurando uma melhor execução do planejamento, e caso encontre falhas, que estas sejam resolvidas atuando na sua causa raiz. O case descreve também a disseminação
para
os
membros
dos
processos
de
gerenciamento
padronizados em alinhamento à NBR ISO 9001:2008 e o método utilizado para realizar o acompanhamento após a entrega do projeto.
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Introdução
Visando uma melhoria no gerenciamento de projetos e processos, a Ômega Júnior optou por alinhar sua metodologia com base no Project Management Body of Knowledge (PMBok) e na NBR ISO 9001:2008. O PMBoK é um livro guia que compila as melhores técnicas e práticas de gerenciamento de projetos do atual ambiente profissional internacional. A cada quatro anos o PMI – Project Management Institute – publica uma nova versão do guia, atualizada e melhorada através das experiências e sugestões de gerentes de projetos de todo o mundo. O guia divide um projeto em cinco fases: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Além disso, o PMBoK reconhece dez Áreas do Conhecimento, típicas da maioria dos projetos. São elas: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Stakeholders. Quanto à norma ISO 9001, é uma diretriz que estabelece requisitos para o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) de uma organização, a fim de atender plenamente os requisitos de qualidade do cliente. Perante esses novos alinhamentos, a empresa júnior, que possui 35 membros, sentiu a necessidade de controlar e monitorar todos os processos estabelecidos para a realização de projetos. Com isso, foi implantado um processo de auditoria em projetos, denominado como CAP – Comissão Analítica de Projetos. Nela, é verificada a situação de cada etapa do projeto, bem como o seguimento da padronização e o atendimento aos requisitos do cliente. Além, disso, caso a CAP encontre falhas e erros, estas são resolvidas atuando na sua causa raiz. O objetivo dessa prática é monitorar e controlar a execução da realização do projeto da Ômega, visando sempre a qualidade do produto, mesmo após sua entrega final.
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Desenvolvimento
Ao longo de sua atuação no mercado, a empresa sentiu algumas dificuldades em realizar um gerenciamento de projetos de forma eficaz. Ela não possuía um padrão nos processos, ocorriam atrasos na entrega de projetos, a qualidade de produção não era satisfatória, o que algumas vezes resultava na insatisfação dos clientes. No intuito de organizar e garantir uma qualidade na realização do produto, a Ômega optou por alinhar sua metodologia de projetos com base no Project Management Body of Knowledge (PMBok) e em paralelo á NBR ISO 9001:2008 (Diretrizes para um Sistema de Gestão da Qualidade). Primeiramente, a Diretoria de Projetos passou a estudar o livro guia, e então definiu que, para as etapas de Iniciação e Planejamento, seriam realizados os processos de prospecção, inicialização e proposta, que incluem visita técnica, análise de viabilidade, termo de abertura de projeto, estrutura analítica de projeto, plano de ação, analise de riscos, definição de equipe, carta proposta, contrato e pesquisa de expectativa. Já nas etapas de Execução e Controle, seriam executados os processos de análises de mudanças, análises de registros, aprovação das etapas pelo cliente e pesquisa de andamento, por fim, na Finalização; validação do projeto, pesquisa de satisfação e pós-venda. Em paralelo à definição da nova metodologia, foi realizado também o alinhamento à ISO 9001:2008, orientada pela Diretoria de Qualidade. As oito cláusulas foram trabalhadas e distribuídas de acordo com as práticas de cada diretoria. Após este período, que durou cerca de um ano, a empresa sofreu uma grande reformulação em todos os setores. Mas, ao executar o primeiro projeto dentro da nova estrutura, algo ainda falhava. A Ômega não possuía um processo de controle e monitoramento eficaz. Pensando nisso, surgiu a CAP Comissão Analítica de Projeto, com um papel de auditoria em projeto.
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Como colocado, a CAP é uma comissão que funciona por meio de reuniões gerenciadas pelo Diretor de Qualidade, assessorada pelo Diretor de Projeto e a presença do gerente do projeto em andamento. Seu objetivo é realizar auditoria na execução e finalização dos projetos realizados pela empresa. Essa auditoria é focada em confirmar se a realização dos processos de gerenciamento estão sendo executados conforme foram padronizados, se está dentro do prazo estabelecido nos planos de ação, monitora o nível de satisfação do cliente e as dez áreas do conhecimento, típicas da maioria dos projetos que são elas: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Stakeholders.Todo esse processo de auditoria é orientado por uma planilha que contém todas as informações que, dependendo da etapa do projeto, deveriam ter sidos feitas. Quando detectado uma não conformidade, é aberto um registro de ações (um formulário base de registro para toda não conformidade, ação de melhoria ou ação preventiva detectadas em um projeto), para definir a causa raiz e assim poder ser trabalhado a melhor ação corretiva. Vale ressaltar que este processo está alinhado a Cláusula 8 da ISO 9001:2008. A periodicidade dessas auditorias é definida de acordo com o tempo estabelecido de execução do projeto. Pode ocorrer uma a cada semana, como mensalmente. É importante lembrar que durante todo o gerenciamento do projeto o gerente está ciente e possui a prática de registrar uma não conformidade, ação de melhoria ou ação preventiva e tratá-las. O papel da CAP é fazer uma análise crítica, verificar e controlar o monitoramento da qualidade que deve ser realizado pelo gerente ao longo da execução do projeto. Além disso, um outro papel do gerente da comissão, o Diretor de Qualidade, é realizar o processo de Análises de Registros. Todo e qualquer documento que será entregue ou terá contato com o cliente, deve ser enviado virtualmente para aprovação pela Diretoria de Qualidade. Ele é analisado virtualmente e, caso aprovado no
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quesito de qualidade estabelecido, é impresso e recebe um adesivo de selo da qualidade que então é passado ao cliente essa confirmação. Após a detecção do problema de controle de projetos, a atuação na causa raiz e definição do planejamento, deu-se início a execução da aplicação da auditoria voltada ao controle de gerenciamento de projetos. No segundo semestre de 2014, a organização realizou as primeiras auditorias no projeto em andamento. Foi detectado falhas no monitoramento de projetos, mas elas logo foram tratadas e solucionadas, conseguindo assim refletir numa melhoria da qualidade dos produtos confeccionados. A partir da implantação desta prática, a Empresa Júnior obteve ótimos resultados. Todos os três projetos executados foram entregues no prazo definido durante o planejamento, com a qualidade estabelecida pela ISO 9001:2008 e pela nova metodologia. Ficando definida então a concretização dessa nova prática de controle e monitoramento de gerenciamento de projetos através de auditorias pela CAP. Após a entrega dos projetos, o processo de acompanhamento continua. Após 40 dias da entrega, é passada uma pesquisa de satisfação. Caso seja detectado algum problema, ele é tratado como não conformidade e, além disso, procura-se manter um contato com o cliente, para saber sobre o andamento do projeto que foi adquirido e para o envio de mensagens em datas comemorativas. Conclusão
O impacto do processo apresentado pelo case, foi que, a partir do alinhamento à ISO 9001:2008, ao livro guia Pmbok e à aplicação da prática de auditoria pela CAP, todos os projetos realizados foram entregues dentro do prazo, sendo um, uma semana anteriormente a data final, outro executado em vinte dias corridos e o terceiro vindo do mesmo cliente do anterior. Além disso, observou-se um padrão de qualidade muito superior a todos projetos _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 5 de 7
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anteriormente realizados, resultando claramente em um aumento da satisfação dos clientes e mais uma fidelização. O processo aqui apresentado é bastante aplicável em qualquer empresa. Alinhar-se à alguma norma ou guia, é somente questão de estudo e treinamento. Etapa de verificação de processos, como as auditorias, no caso, também é algo prático e importante de ser realizado, principalmente quando a verificação é feita sob a realização do produto da organização. Manter uma comunicação com o cliente no pós-venda é uma maneira gentil de continuar o bom trabalho oferecido a ele. Entre os benefícios destaca-se um contato com metodologias já trabalhadas em grandes empresas, proporcionando assim a eles um olhar crítico sobre a execução de gerenciamento de projetos, contribuindo para o seu desenvolvimento pessoal e profissional que consequentemente se refletirá na sociedade.
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(Anexo A – Processo de Controle e Monitoramento pela CAP)
(Anexo B – Processo de Pós-venda)
(Anexo C – Número de Projetos realizados x Número de Projetos entregue no prazo - Antes prática do case - 2013 x Pós prática do case - 2014 _____________________________________________________________________________________ Praça Frei Orlando, nº 170 – Centro - Campus Santo Antônio – Sala 2.24 PV - CEP 36307-352 São João del Rei – MG – Telefone: (32) 3371 7551 - contato@omegajunior.com.br www.omegajunior.com.br Página 7 de 7