EMPRESA JÚNIOR DE ENGENHARIA DE BIOPROCESSOS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI / CAMPUS ALTO PARAOPEBA
Título do case: Dificuldades que impulsionam. Categoria: Gestão de Projetos Temática: Projeto Externo Resumo A ATP Jr. Consultoria em Bioprocessos passou por uma fase difícil devido à grande evasão de membros. Após um processo seletivo no final do ano de 2013, foi possível retomar a motivação desses. Porém, mais desafios surgiram na gestão 2014. O case relata o desenvolvimento da empresa perante as dificuldades e problemas encontrados na elaboração de um projeto externo para renovação do
selo
EJ,
que
resultaram,
inicialmente,
no
insucesso.
As dificuldades vencidas impulsionaram-nos para o progresso. Problemas resolvidos e lições aprendidas foram resultados obtidos nesse processo de superação.
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Introdução Nos anos de 2012 e 2013 a ATP Jr. passou por um momento de evasão de membros devido a interesses pessoais e grande desmotivação. Restaram apenas cinco membros para conduzi-la. Gerir o conhecimento tornou-se inviável, sendo prioridade para a empresa um processo seletivo. Em janeiro de 2014 houve sucesso do processo seletivo e assim a efetivação de doze membros. Os novos empresários juniores ficaram responsáveis pela organização de atividades da ATP Jr., como por exemplo, a troca de gestão, projeto interno BioIntegra e o projeto externo BioDivulga. Nessa passagem, evidencia-se a má gestão do conhecimento pela organização dessas atividades mal tendo um ponto de partida. A empresa então tinha como objetivo a reestruturação interna e almejava novos projetos. Em março desse mesmo ano chega a noticia de que era preciso a renovação do selo EJ, programa da Brasil Júnior para regulamentar as empresas juniores e mantê-las com as obrigações em dia frente aos órgãos tributários da união, estado e município. A Brasil Júnior, juntamente com as federações, solicita, anualmente, uma série de documentos, cuja ausência ou irregularidade implica na desfederação da FEJEMG (Federação das Empresas Juniores do Estado de Minas Gerais) e, consequentemente, da Brasil Júnior. Com apenas três meses de engajamento dos novos membros no MEJ (Movimento Empresa Júnior), além da falta de planejamento, despreparo e pouco tempo para organização, a ATP Jr teria que desenvolver um projeto às pressas. No entanto, diante das circunstâncias, e considerando que não haviam metodologias para gerenciamento de projetos nem análise de mercado, conceber o projeto sem embasamento foi mais um fator de desmotivação. Mas isso tinha que ser contornado: um desafio e tanto!
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Desenvolvimento Um membro expôs a ideia de um projeto ligado ao processo de compostagem, pois recentemente havia inaugurado o Restaurante Universitário - RU. Inicialmente toda a empresa ficou receosa com a nova proposta devido à sua grandiosidade. O projeto da Compostagem, primeiramente demandava tempo para ser planejado e executado, um fator essencial do qual não se dispunha. Mas desistir não estava nos planos da Família ATP Jr. Foi formado um grupo para escrever o projeto e apresentá-lo ao futuro cliente. Não se obteve êxito com a empresa responsável pelo RU. Ofereceu-se um preço irrisório pelo serviço, sendo este um fator desmotivante para os membros envolvidos. O projeto foi criado para a Diretoria Executiva da ATP Jr. e o maior erro foi
apresentá-lo
ao
cliente
contendo
informações
equivocadas
e
desnecessárias. Não foi levado em consideração que o projeto poderia se aplicar a outras empresas que não possuíssem conhecimento em Biologia, como a responsável pelo RU. Utilizou-se excesso de linguagem científica e o emprego do tempo verbal em 1ª pessoa. Além disso, o projeto também não assegura os benefícios do cliente, o qual não foi um assunto analisado em sua construção. A falta de capacitação dos novos membros, que ainda não possuíam contato com ambiente empresarial e captação de cliente, foi elemento lesivo para o sucesso da consultoria. A ausência de planejamento estratégico e planos de ação efetivos também foram cruciais, pois não havia estrutura para instalação da composteira, além do tempo chuvoso que impedia a execução dos trabalhos. Em reunião com toda a empresa, foi estabelecido que mesmo com todas as falhas no decorrer desse processo, ainda se tinha o essencial, o apoio e união dentro da EJ. Uma nova proposta foi apresentada por um dos membros presentes, o Projeto de Manipulação de Alimentos, alternativa encontrada ante a urgência de renovação do selo e das dificuldades para a realização do
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primeiro projeto. Dessa vez, mais preparados, foi possível gerenciar o projeto de forma profissional e alcançar o objetivo, o Selo EJ. Porém, o Projeto Compostagem ainda era um sonho e uma oportunidade única. Os membros dessa família não desistem de seus sonhos e nem deixam uma oportunidade passar. O projeto foi reescrito, analisando-se de que maneira o cliente ficaria satisfeito e quais parcerias seriam necessárias. Foram levadas em conta as cláusulas que não agradaram o cliente e a simplificação do contrato, a partir da exclusão dos termos técnicos. Elaborouse então, para o projeto, um plano estratégico e um novo plano de marketing, utilizando-se ferramentas como a 5W2H, o Ciclo PDCL e o Diagrama de Ishikawa, extremamente útil, pois foi possível analisar o ambiente e verificar a melhor época, diante das condições climáticas. Além disso, os membros da empresa receberam capacitação, fizeram benchmarking e realizaram uma visita técnica a um ambiente onde os processos de compostagem funcionavam. Atualmente, o projeto é viável. Estabeleceu-se um planejamento em relação à repactuação da parceria com o restaurante universitário e a fidelização do cliente, diante da extrema necessidade de comprometimento com seus deveres para obtenção de um resultado satisfatório. Para isso, são aplicados, periodicamente, questionários para medição do grau de satisfação do cliente. O projeto, ainda em andamento, proporcionou diversas parcerias importantes para a empresa júnior, como, por exemplo, com o Centro Acadêmico do curso, a Coordenadoria e o próprio responsável pelo restaurante universitário. Toda a ideia do projeto está baseada na sustentabilidade, com objetivo de conscientizar acerca do descarte de resíduos orgânicos e solucioná-los de forma natural e prática. Como está ligado a uma consultoria, tem-se a necessidade em satisfazer o cliente, beneficiá-lo com essa parceria e colocar a empresa à disposição quanto à troca de serviços. É preciso deixar claro que podem surgir problemas, mas que a esses serão oferecidas novas soluções para obtenção de melhores resultados. Rodovia MG 443, KM 7, Campus Alto Paraopeba, UFSJ – Torre 2, sala 4 - CEP 36420-000 Ouro Branco – MG | Telefone (31) 8690-6761 - (31) 9116-3269 | atpjrufsj@gmail.com Página 4
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Conclusão A partir disso, conclui-se que as falhas do Projeto Compostagem foram imprescindíveis para que a empresa satisfizesse a real necessidade do cliente. Foram trabalhadas metodologias para captação de clientes, considerando que, atualmente, a empresa passa por um processo de capacitação em análise de mercado. Além disso, a EJ começou a trabalhar com a criação de um portfólio como elemento imprescindível para o fechamento de um maior número de contratos. A aplicação de questionários também se mostrou primordial para a análise do quão satisfatórios os projetos são desenvolvidos, visando à fidelização de mais clientes e direcionamento de quais diretrizes precisam ser mudadas para se atingir tal satisfação. O modelo de contrato padrão, escrito com termos de fácil entendimento foi de suma importância para a efetividade da negociação. Com isso, talvez as inúmeras dificuldades enfrentadas com o Projeto Compostagem tenham sido o combustível necessário para impulsionar a empresa. Depois de todo esse percurso, percebe-se que problemas não são obstáculos, mas oportunidades ímpares de superação e evolução. Ao se escrever um case detalhando os motivos de falhas, procura-se reafirmar o que Henry Ford disse: “o insucesso é apenas uma oportunidade para recomeçar com mais inteligência”.
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