Edital de organização de RP 08 de Abril
São João Del - Rei 06 de março de 2017
Diretor Presidente
Thiago Lombardi prescenje@gmail.com
Assessora da PresidĂŞncia
Luany Brito coordenadoriarpcenje@gmail.com
1. Introdução
A Reunião Presencial da Cenje é o momento de integração e alinhamento entre os empresários juniores, no qual são discutidos temas relevantes para o MEJ e também uma oportunidade para o desenvolvimento da cultura empreendedora. Durante as Reuniões Presenciais ocorrerão as Reuniões do Conselho, Reunião Time Cenje, Reunião Geral com todos os presentes, palestras
e
/ou
treinamentos
com
foco
em
formação
da
Cultura
Empreendedora, eleição dos cargos em vacância e o encerramento com todos os presentes. No mês de abril, a Reunião Presencial ocorrerá na cidade de São João del Rei.
2. Forma de manifestação de interesse
As EJs podem manifestar seu interesse individualmente ou em conjunto com outras empresas juniores da mesma cidade, contribuindo para um núcleo mais sinérgico. Além disso, as EJs terão liberdade de mesclarem seus membros em uma mesma coordenadoria ou cada EJ ficar responsável por uma ou mais coordenadorias. Devem manifestar seu interesse através de um relatório de no máximo 4 (quatro) páginas, com fonte Arial, tamanho 12, espaçamento 1,5.
Esse relatório deve conter: a) Apresentação da (s) EJ (s) que pleiteiam organizar a RP; b) Apresentação com capacidade máxima e foto dos ambientes necessários para realização da RP: auditório para reunião principal (para, no mínimo, 120
pessoas), salas para reunião do conselho (para, no mínimo, 30 pessoas) e do time (para, no mínimo, 30 pessoas), ambiente para coffee; c) Definir local para realização da integração - identificar, com foto e apresentação (falar também sobre a distância do local da RP e logística), pelo menos 2 alternativas e suas respectivas capacidades máximas; d) Motivação da (s) EJ (s) para realizar a RP; e) Tabela com o nome e contato (telefone e e-mail) dos líderes de cada coordenadoria e seus respectivos assessores;
O não cumprimento de qualquer um desses requisitos acarreta a não aprovação da manifestação de interesse. Quesito opcional: f)
Alguma inovação (atração especial na integração, etc.)
3. Equipes
A(s) EJ(s) selecionada(s) para organizar a Reunião Presencial da Cenje devem se dividir em 6 (seis) equipes, sendo estas compostas por 1 (um) líder e assessores (o número será definido de acordo com a necessidade). As equipes são: a)
Infraestrutura: equipe responsável pelo local onde ocorrerá a Reunião
Presencial, prepará-lo para o evento, garantir o bom funcionamento dos equipamentos durante a reunião (microfone, computadores, datashow,
cadeiras, etc.) e por qualquer outra demanda relativa a infraestrutura. Além disso, é quem cuida do credenciamento dos empresários juniores. b)
Alocação: equipe responsável por garantir local para alocar todos os
inscritos na RP, Diretoria Executiva, Presidente do Conselho e convidados. Além disso, deverá planejar a logística do local da RP para as alocações, dar apoio durante a RP acerca dos locais de acomodação e atender a qualquer outra demanda relativa a alocação. c)
Alimentação: equipe responsável por providenciar o coffee break,
planejar a logística de realização e garantir o cumprimento do horário estipulado. Deverá, também, buscar opções de almoço próximo ao local da RP, negociar parcerias com esses estabelecimentos e atender a qualquer outra demanda relativa a alimentação. d)
Integração: equipe responsável por providenciar o local onde ocorrerá a
integração, bebidas (alcoólicas, refrigerantes, água, etc.), alimentação, assim como todos os assessórios para sua realização (música, som, segurança, etc.). Também deverá planejar e acompanhar o transporte de um ou mais locais previamente determinados para o local da integração e atender a qualquer outra demanda relativa a integração. e)
Financeiro: estabelecer o planejamento financeiro e fazer seu
acompanhamento, controlar o fluxo financeiro, gerenciando os possíveis riscos e buscando auxiliar nas possíveis dúvidas, imprevistos e dificuldades encontradas. f)
Comunicação: Tem a função de gerenciar a execução da comunicação
entre a RP e os empresários juniores, visando atingi-los de forma clara que
tiverem interesse em participar da RP, bem como elaborar o Guia de Sobrevivência. OBS.: Os integrantes das equipes podem ser realocados de acordo com a necessidade da execução de cada RP.
4. Relação com a Coordenadoria de Reuniões Presenciais
A organização de cada RP será considerada um projeto, cujo gerente dessa RP será a assessora da Presidência, Luany Brito. Logo, será responsável pelo planejamento, gerenciamento e monitoramento de toda a organização. Durante as RP, a Coordenadora estará presente a fim de dar o apoio necessário as equipes locais e garantir o bom andamento da reunião. A Coordenadoria de RP não será responsável pela execução.
5. Responsabilidades das equipes organizadoras
Infraestrutura: a. Providenciar local com equipamentos áudio visuais (Reunião Geral, palestras e treinamentos); b. Providenciar salas (Reunião do Conselho e Time Cenje); c. Atender demandas específicas de infraestrutura para aquela RP;
d. Espaço para realização do coffee break, identificando se o local é coberto ou não. Caso não seja, apresentar alternativa em caso de chuva; e. Garantir o conforto dos participantes (cadeiras ergonômicas, ar condicionado ou ambiente ventilado, etc.); f. Realizar o credenciamento dos empresários juniores. Alocação: a. Providenciar local para banho e pernoite para o dia da RP (previamente solicitados) para Diretoria Executiva, Presidente do Conselho, empresários juniores e convidados da RP; b. Planejar e divulgar a logística, dos grupos acima citados, entre o local da RP e suas respectivas alocações até dois dias antes da RP; c. Orientar os empresários juniores no dia da RP. Alimentação: a. Providenciar o coffee break durante 30 (trinta) minutos para os participantes da RP; b. Garantir que o valor máximo do coffee break seja de R$ 5,00 (cinco reais) por pessoa e que este supra a demanda dos presentes; c. Garantir que o coffee break seja realizado no horário previamente estipulado pelo Presidente do Conselho; d. Zelar para que apenas as pessoas que pagaram tenham acesso ao coffee;
e. Mapear e divulgar para os participantes da RP, restaurantes próximo ao local da RP; f. Negociar parcerias com os restaurantes indicados para reduzir os valores para os participantes da RP. Integração: a. Providenciar local com capacidade para no mínimo 120 pessoas; b. Providenciar bebidas (alcoólicas, refrigerantes, água, etc.) para serem oferecidas de forma open bar durante a integração aos participantes da RP; c. Analisar a viabilidade de providenciar ou não alimentação (open food) para ser oferecida durante a integração aos participantes da RP; d. Providenciar música e equipamentos áudio visuais; e. Garantir que o valor máximo da integração seja de R$ 30,00 (trinta reais) por pessoa para integração caso ela seja open bar e open food e R$ 20,00 (vinte reais) caso ela seja somente open bar; f.
Garantir a segurança de todos os presentes na integração;
g. Providenciar ambiente que favoreça o diálogo entre empresários juniores; h. Garantir que apenas os participantes das RPs estejam presentes na integração. Caso necessário, sob consulta à Diretoria Executiva, abrir a festa para pessoas que não são empresários juniores.
Financeiro a. Cobrar o recolhimento de notas fiscais de todos da equipe que realizarem compras e entregar à Coordenadoria de RP; b. Garantir o reembolso de todos que utilizarem de seus fundos pessoais para gastos da RP, desde que previamente planejados e aprovados pela Coordenadoria de RP, além da apresentação de nota fiscal; c.
Compilar os gastos e receitas de todas coordenadorias;
d. Controlar o dinheiro que for depositado. Comunicação a. Entregar as artes nos prazos previamente estipulados; b. Elaborar o Guia de Sobrevivência com informações como endereços, previsão do tempo, recomendações em geral e divulgar para os participantes da RP com no mínimo 3 (três) dias de antecedência.
6. Identidade Visual A organização da RP deverá utilizar de forma integral a Identidade Visual elaborada pela Cenje para todo e qualquer material relativo à Reunião Presencial.
7. Datas e prazos O envio da manifestação de interesse deve ser feito até às 23:59
do
dia
11
de
Março
de
2017
para
o
prescenje@gmail.com. O resultado será divulgado no dia seguinte.
8. Conclusões Fica claro a disposição e responsabilidade da(s) EJ(s) por realizar a RP junto à Coordenadoria de Reuniões Presenciais. Deve ser estabelecido o contato entre a Empresa Júnior e a Coordenadoria de RP de forma eficaz, o contato deve ser imediato para que a realização da reunião seja possível e obtenha ótimos resultados visando a comunicação e a integração completa entre os empresários juniores. A Reunião Presencial não deve obrigatoriamente obter lucro, porém deve ter capacidade de ser autossustentável. Caso ocorra lucro (ou prejuízo), sua divisão se dará da seguinte forma: 50% para a Cenje e os outros 50% dividido entre
a(s)
EJ(s)
envolvidas
na
organização
da
RP.
No caso do não cumprimento de alguma cláusula citada, a EJ responsável perde o direito ao lucro do evento. Uma vez eficaz e bem-sucedida, isto é, levando em conta desde a organização até o conteúdo tratado na reunião, mais motivado estará o público presente, tal como a organização envolvida. Assim, mais positivo será o processo de promoção da marca Cenje, levando a um engajamento cada vez maior dos empresários juniores mineiros com nossa Rede.
Thiago Lombardi Resende Presidente da Cenje 2017