Guia Regula Cenje 2018 Coordenadoria de Regulamentação
Ouro Branco 2018
Guia Regula Cenje O Regula Cenje tem por objetivo garantir a regularidade jurídica e contábil às Empresas Juniores, orientando-se na legislação brasileira, no Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ) e na Lei nº 13.267, de 6 de Abril de 2016 (Lei das Empresas Juniores). Com o pensamento objetivo de auxiliar as Empresas Juniores, a Cenje, neste ato representada pela Diretoria JurídicoFinanceira
elaborou
este
Guia
que aborda
os documentos para
a
regulamentação frente ao Regula Cenje. Aqui, será encontrada a descrição destes registros, onde e como obtê-los, critérios avaliados na auditoria e os modelos desenvolvidos pela Coordenadoria de Regulamentação estarão anexados ao drive e disponível para consulta.
1. Objetivo O presente Guia de Regulamentação tem como finalidade auxiliar os Empresários Juniores por meio da explicação dos procedimentos necessários para a obtenção da regularidade jurídica e contábil da sua EJ. Aqui serão descritos os procedimentos para retirada de todos os documentos do Regula Cenje 2018 e em anexo constará modelo desses. É importante salientar que este manual foi redigido de acordo com as experiências de nossas Empresas, sendo que podem haver alterações em cada procedimento não previstas por este Manual, que não são de responsabilidade da Central de Empresas Juniores da Universidade Federal de São João del Rei (Cenje).
2. Sobre o Padrão de Envio Para cada entrega do Regula Cenje, existe um padrão e/ou requisitos necessários para a correta elaboração dos documentos, seguindo a legislação brasileira, tanto a nível federal, quanto estadual e municipal, para a validação dos mesmos.
Os documentos devem ser anexados na pasta referente a sua EJ em uma nomenclatura padrão. Caso seja enviado fora da especificação correta, o documento não será aceito. O envio deverá ser feito em formato “.pdf” e seguir a nomenclatura de identificação: “NºdoCritério.NomedoDocumento_NomedaEJ”. Ex.: 1.Livro Diário_Equip
3. Cronograma 03/05/2018 – Lançamento do Edital do Regula Cenje; 21/05/2018 – Início da Primeira Coleta de Documentos; 31/05/2018 – Fim da Primeira Coleta de Documentos; 18/06/2018 – Início da Segunda Coleta de Documentos; 29/06/2018 – Fim da Segunda Coleta de Documentos; 06/07/2018 – Parecer final via e-mail, com envio de certificado.
4. Documentos Seguem abaixo, em tópicos, explanações acerca de cada documento necessário para o Regula Cenje 2018.
CERTIDÃO CONJUNTA NEGATIVA DE DÉBITOS RELATIVOS A TRIBUTOS FEDERAIS (CND Federal)
O que é? A Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos a Tributos Federais comprova que a Empresa Júnior não apresenta pendências tributárias perante a Receita Federal, declarando, inclusive a ausência de débitos relativos a
contribuições previdenciárias. A consulta frequente quanto a possíveis débitos junto ao referido órgão é de extrema importância para evitar surpresas desagradáveis e multas futuras para a EJ. Isso contribui, também, para a credibilidade da EJ perante possíveis clientes e parceiros.
Como obter? A consulta da situação da Empresa Júnior pode ser realizada pelo contador ou pelo responsável, a qualquer momento, pelo site da Receita Federal ou em uma das secretarias do órgão. Caso não existam pendências, a certidão conjunta negativa de débitos será emitida. Para fazer a consulta online, basta entrar aqui, preencher os campos com o CNPJ da EJ, e a imagem do documento será gerado, sendo necessário apenas salvá-la como PDF.
Critérios Analisados •
CND Federal dentro do prazo de validade;
•
Não conter pendências.
Periodicidade É de interesse da EJ que esteja em constante conhecimento da sua situação fiscal. Para isso, é recomendável que seja emitida uma nova CND sempre que vencida a anterior, sendo que o prazo usual de validade vai até 180 (cento e oitenta) dias após sua emissão.
COMPROVANTE DE RECONHECIMENTO DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR
O que é? Este documento busca comprovar que a IES, a qual a EJ está vinculada, a reconhece e apoia sua atuação. Com isso, é garantida uma maior credibilidade no mercado e segurança jurídica quanto aos serviços oferecidos, funcionamento
e
perenidade
da
EJ.
Ademais,
a
orientação
de
um
ou
mais
professores/profissionais à EJ é requisito de existência, descrito na Lei das Empresas Juniores, assegurando a qualidade dos projetos realizados, bem como o acompanhamento técnico de um profissional da área, estimulando o aprendizado dos membros. Esse documento não possui padrão, podendo ser específico a cada IES.
Como obter? Deve ser elaborado pela própria empresa e assinado por um representante da instituição de ensino (reitor, diretor de unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso). Incluir a assinatura de, ao menos, um orientador.
Critérios Analisados •
Datado no mínimo de janeiro de 2018;
•
Assinatura do representante da instituição no documento (reitor, diretor
de unidade/campus, chefe de departamento ou coordenador do curso).
Periodicidade É interessante que o documento seja atualizado anualmente, como forma de reconhecimento das atividades regulares da empresa júnior. Mas, para fins de auditoria, deve ser emitido sempre que solicitado.
DECLARAÇÃO DE INFRAESTRUTURA
O que é? A declaração de infraestrutura atesta que a EJ possui condições necessárias para o funcionamento, com sede fixa. (No caso de EJs que não possuem sala a declaração deve constar da sala da Cenje)
Como obter? A declaração deve ser elaborada pela EJ, com fotos anexadas que comprovem as informações descritas no documento e o documento deve ser assinado pelo Presidente.
Critérios Analisados •
Assinatura do Presidente;
•
Data a partir de janeiro do ano corrente.
Periodicidade O documento deve ser renovado anualmente.
DECLARAÇÃO E TERMO DE VOLUNTARIADO
O que é? Faz parte do Conceito Nacional de Empresa Júnior, bem como consta expressamente na lei de empresas juniores, que todo o trabalho realizado pelos membros é voluntário. Esta entrega tem a finalidade de comprovar que todos os membros possuem total ciência das situações do trabalho realizado na EJ, ao ingressar nela. Assim, é necessário ter instrumento comprobatório desta ciência, conhecido como “Termo de Voluntariado”, individual para cada membro, expressando o acordo mútuo de vontades acerca do desenvolvimento de trabalho voluntário na organização, a fim de garantir segurança jurídica a ambas as partes, para que não incorra nenhuma responsabilização trabalhista para a EJ.
Como obter? Necessário elaborar uma declaração informando que todos os membros da empresa apresentam termo de voluntariado devidamente válido, informando
o número de membros, e anexando uma lista com os dados (nome, nacionalidade, profissão, estado civil, RG, CPF e domicílio) de cada um. Também deve ser enviado um termo de voluntariado de um dos membros da gestão em exercício, ou seja, um termo de voluntariado de 2018.
Critérios Analisados •
Declaração do presidente da EJ com o nome e os dados de seus
membros atuais, alegando que todos possuem o termo assinado; •
Termo de voluntariado de um dos membros da gestão em
exercício, devidamente assinado pelo membro e representantes legais da EJ, nos termos do estatuto e da Lei nº 9.608/98; •
Data a partir de janeiro de 2018.
Periodicidade A cada entrada de novo membro, deve ser elaborado um termo de voluntariado e ser devidamente assinado pelas partes. E a declaração deve datar a partir de janeiro ao ano corrente (2018).
DOCUMENTO DE CONCESSÃO DE SALA
O que é? Consiste na comprovação de que a empresa tem sua sede dentro da Universidade Federal de São João Del Rei.
Como obter? CAP (Campus Alto Paraopeba): Para solicitar o documento, deve-se enviar um e-mail para “dipre.cap@ufsj.edu.br”, encaminhando, em anexo, o comprovante de reconhecimento da UFSJ.
CSL (Campus Sete Lagoas): Para solicitar o documento deve-se enviar um e-mail para a Salog (espaçofisico@ufsj.edu.br), informando o número CNPJ, endereço, sala, Campus, documento do responsável e informar o número de telefone da empresa e se a sala possui internet. São
João
del-Rei:
Enviar
um
para
o
Salog
(espacofisico@ufsj.edu.br) solicitando o documento juntamente às informações da EJ, no caso de EJs que não possuem sala, deve-se utilizar uma declaração citando a sala da Cenje.
Critérios Analisados •
Data a partir de janeiro do ano corrente.
Periodicidade O documento deve ser renovado anualmente.
ESTATUTO SOCIAL
O que é? O Estatuto Social de uma empresa júnior corresponde ao seu ato constitutivo, afirmando sua existência perante a sociedade. A Lei das Empresas Juniores dispõe que estas são caracterizadas como associações civis, logo pessoas jurídicas de direito privado, que não possuem fins lucrativos. A consequência dessa natureza jurídica das EJ’s é adquirirem caráter de entes personalizados, capazes de contrair obrigações e portar direitos, o que se faz necessário e essencial para que possam realizar sua atividade principal: executar projetos. É necessário o registro público do Estatuto Social junto ao Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas da região em que está sediada. Para que seu registro esteja de acordo com requisitos dispostos no Código Civil brasileiro1, o documento, elaborado de acordo com a realidade da EJ, deve ser aprovado
previamente em Assembleia Geral, convocada para este fim, constante da ordem do dia. Quaisquer alterações feitas no Estatuto devem também seguir o mesmo procedimento e ser registradas no mesmo cartório inicialmente registrado.
Como obter? O documento deve ser elaborado pela própria Empresa Júnior, com base no Código Civil de 2002, no Conceito Nacional de Empresa Júnior (CNEJ) e no Código de Ética do Movimento Empresa Júnior. Posteriormente deve ser Registrado em um Cartório de Pessoas Jurídicas e em algumas cidades o cartório exige que ele seja validado por um advogado. Em caso de alterações no documento é necessário para o registro, juntar o edital de convocação de Assembleia Geral, bem como a Ata da Assembleia Geral com a minuta de alteração do estatuto já registrado, contendo lista de presença e assinatura de todos os membros presentes e votantes. Após isso, basta levar ao cartório de registros para lavrar os documentos, devendo o responsável legal assinar presencialmente, ou reconhecer firma antes. Caso o estatuto registrado corresponda ao em vigor na EJ, para fins de auditoria, basta digitalizar o documento oficial, contendo o registro e visto do cartório.
Critérios Analisado Para fins de auditoria do Regula Cenje 2018, deve constar no Estatuto: •
Cumprimento do Conceito Nacional de Empresa Júnior e da Lei 13.267;
•
Cumprimento do Código de Ética do Movimento Empresa Júnior;
•
Observância do Código Civil de 2002, art. 46 e art. 53 ao art. 61;
•
Assinatura e registro em Cartório.
Informações relevantes a respeito do Estatuto Social e dos critérios utilizados para a auditoria encontram-se no anexo A.
Periodicidade Não há tempo de validade de um estatuto, de modo que ele deve ser alterado quando suas disposições passam a não corresponder à realidade da associação, neste caso, da EJ. Assim, havendo alterações no Estatuto Social, obrigatoriamente, deverão ser feitas atualizações no documento registrado no respectivo Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas.
LIVRO DIÁRIO
O que é? É uma obrigação legal para todas as organizações com movimentação financeira, prevista na legislação comercial. Tem como finalidade registrar todas as operações diárias da EJ, além de demonstrar seus créditos e débitos. Sua exigência no programa não se dá apenas pela obrigação legal, mas para assegurar que a EJ esteja usando os seus recursos de acordo com o Conceito Nacional de Empresa Júnior – CNEJ, de maneira a reinvestir seus ganhos na educação e desenvolvimento de seus membros e sustentabilidade da entidade.
Como obter? A elaboração do Livro Diário deve ser feita por um contador, é primordial que a EJ entregue de forma regular a documentação necessária para a sua elaboração, pois o Livro diário é o registro das operações diárias da EJ, portanto não deve ser feito apenas no final do exercício social. Para a elaboração do Livro, são necessários os seguintes documentos: •
Notas fiscais;
•
Recibos ou boletos de todas as entradas e saídas de recursos da EJ;
•
Extrato bancário.
OBS: É recomendado que a EJ possua um fluxo de caixa mensal e o encaminhe para o contador juntamente com todos os outros documentos. Para evitar
problemas futuros com o fechamento contábil do exercício social, é recomendado que a EJ tenha uma política de recolhimento mensal dos documentos necessários. Com o documento em mãos deve ser feito o registro no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, juntamente ao Termo de Abertura e Fechamento assinados pelo Presidente e pelo Contador. Para efetuar o registro do Livro Diário, é necessário cumprir algumas exigências: •
Registros
devem
ser
lançados
em
ordem
cronológica
de
acontecimentos; •
As folhas devem ser enumeradas sequencialmente;
•
Possuir um termo de abertura e um termo de encerramento;
•
Ser registrado em um órgão competente (Cartório de Registro Civil de
Pessoa Jurídica).
Critérios Analisados •
Termos de abertura e encerramento assinados e datados conforme o exercício social previsto no Estatuto;
•
Movimentações de todo o ano anterior;
•
Assinatura do contador;
•
Registro no cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
Periodicidade Deve ser solicitado após o encerramento do exercício social da empresa, ou seja, no início de cada ano civil. Sendo que os documentos devem ser entregues ao contador para atualização do Livro Diário mensalmente.
RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAS (RAIS NEGATIVA)
O que é? A legislação das Empresas Juniores, bem como o Conceito Nacional, define que todos os membros de EJs deverão exercer trabalho voluntário, conforme disciplina a Lei nº 9.608/98. Portanto, não havendo nenhum vínculo trabalhista entre os membros e a Empresa Júnior, deverá ser emitido, anualmente, este documento, comprovando a inexistência de relações de trabalho da CLT. Vale mencionar que este documento utiliza como ano base de cálculo o último de exercício, portanto, EJs recém constituídas, que ainda não completaram 1 (um) ano de exercício, não estão habilitadas para o emitirem.
Como obter? A RAIS pode ser obtida solicitando-a junto ao contador da EJ, ou então preenchendo o formulário online e retirado no site da RAIS.
Critérios Analisados •
Ano-base anterior ao ano corrente (2017).
Periodicidade ATENÇÃO! Este documento possui prazo para ser emitido. O início do envio será em 16 de abril de 2018, e seu término em 16 de maio de 2018 (data referente dentro do prazo da primeira coleta).
ANEXO A - Explicações importantes referentes ao Estatuto Social: 1) Conceito Nacional de EJ e Lei 13.267 As empresas juniores são constituídas pela união de alunos graduandos, matriculados em cursos de superiores em instituições de ensino superior,
organizados em associação civil com o intuito de realizar projetos e serviços que contribuam para o desenvolvimento do País e para formar profissionais capacitados e comprometidos com esse objetivo. Atenção! Toda empresa júnior deverá estar vinculada a, pelo menos, uma instituição de ensino superior e a, pelo menos, um curso de graduação, que deverão estar determinados em Estatuto. 2) Finalidades da EJ: Além de outras, a finalidade da empresa júnior deve estar definida em estatuto como: I – Desenvolver profissionalmente as pessoas que compõem o quadro social por meio da vivência empresarial, realizando projetos e serviços na área de atuação do(s) curso(s) de graduação ao(s) qual(is) a empresa júnior for vinculada; II – Realizar projetos e/ou serviços preferencialmente para micro e pequenas empresas, e terceiro setor, nacionais, em funcionamento ou em fase de abertura, ou pessoas físicas, visando ao desenvolvimento da sociedade; III – Fomentar o empreendedorismo de seus associados. 3) Assembleia Geral A Assembleia Geral é o órgão máximo da associação. Difere-se de uma reunião, por exemplo, pois a reunião tem como objetivo repassar informações, discutir e até decidir sobre algumas questões, mas não possui força normativa como a Assembleia Geral, que vincula todos os associados. É tamanha a importância da Assembleia Geral que algumas matérias devem ser tratadas obrigatoriamente por meio desta, sendo de competência exclusiva da mesma a constituição, alteração estatutária e destituição dos diretores. As assembleias se dividem em ordinárias e extraordinárias. As ordinárias são as comuns, que deverão ocorrer obrigatoriamente todos os anos, enquanto as extraordinárias são excepcionais, ocorrendo somente quando necessário. As ordinárias são aquelas para eleger a diretoria e aprovar as contas e devem ocorrer, obrigatoriamente,
todo ano, seguindo
as datas estipuladas no estatuto. Como exemplos de assembleias gerais extraordinárias temos aquelas convocadas em caso de alteração estatutária, aprovação de regimento interno e deliberação sobre destituição de diretor. No Estatuto será definido, a critério de seus membros, o quórum necessário para a sua instalação, bem como o quórum para decidir qualquer matéria. Comumente, as decisões da Assembleia Geral são tomadas por maioria simples. Pode a associação definir quórum qualificado para deliberações que tenham como objetivo a alteração do estatuto e dissolução da associação. Entende-se por maioria simples 50% (cinquenta por cento) mais um dos associados presentes na assembleia, que se difere de maioria absoluta, que corresponde a 50% (cinquenta por cento) mais um de todos os associados. 4) Responsabilidade dos membros Nosso Código Civil de 2002 prevê a responsabilidade civil solidária e a subsidiária. Nos casos de responsabilidade solidária, existem, vários credores, vários devedores ou vários credores e devedores concorrendo ao mesmo tempo, sendo que cada credor terá o direito de exigir e cada devedor terá o dever de prestar, inteiramente, o objeto da prestação, como previstos nos artigos 264 e seguintes do Código Civil/2002. Já a responsabilidade subsidiária é assumida
entre dois ou mais sujeitos obedecendo uma certa ordem de responsáveis. Caso o 1º desta ordem não cumpra com suas obrigações, estas passarão a ser de responsabilidade do 2º da lista e assim sucessivamente. A responsabilidade solidária não pode ser presumida, isso significa que, só ocorre em decorrência de lei ou em caso de expresso acordo entre os sócios, como determina o art. 265 do Código Civil/2002.
Desta forma, para que os membros não tenham responsabilidade solidária em relação às obrigações da EJ, basta não haver previsão nenhuma sobre responsabilidade solidária. Ou seja, não é necessário constar no Estatuto que “os membros da EJ não respondem solidariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Contudo, em relação à responsabilidade subsidiária, é de grande importância que haja previsão no Estatuto da EJ no caso dos sócios não se responsabilizarem subsidiariamente pelas obrigações da empresa. Desta forma, para que os membros da EJ possam proteger o seu patrimônio pessoal, deverão prever em Estatuto que “os membros da Empresa Júnior não respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais da mesma”. Assim, caso a EJ não cumpra com suas obrigações, os credores não poderão exigir que os membros da EJ realizem pagamentos das obrigações com o seu patrimônio pessoal. Entre os critérios analisados pelo Selo EJ, o Estatuto da EJ deve determinar se os membros se responsabilizam ou não pelas obrigações sociais da EJ. Por fim, vale comentar sobre os atos ultra vires, que são aqueles praticados pelos sócios ou administradores fora dos limites do objeto social, com desvio de finalidade ou abuso de poder. Estes, se praticados, serão considerados não oponíveis à pessoa jurídica, mas oponíveis aos sócios ou administradores que os praticarem. Ou seja, caso aja com excesso de poder, fugindo da finalidade da EJ, os membros ou administradores que derem causa a isso serão responsabilizados por esses atos, ainda que haja previsão de que os membros não se responsabilizam subsidiariamente pelas obrigações sociais da EJ.
Coordenadoria de Regulamentação jurcenje@gmail.com
__________________________ Alice Helena Ribeiro Gonçalves Assessora de Regulamentação
__________________________ Sharon Duré Assessora de Regulamentação
__________________________ Wanderson Gomes Diretor Jurídico-Financeiro