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Para la Oficina Asesora de Planeación es grato presentar la quinta edición de la Revista digital Enlace. Esta publicación tiene como objetivo poner a consideración de los lectores temas que giren entorno a la calidad y la planeación institucional, los cuales esperamos sean de interés para todos.
Esta edición profundiza, por un lado, en la presentación de los conceptos principales para el proceso de transición a la nueva versión de la norma ISO 9001:2015, las principales recomendaciones antes, durante y después de la auditoría externa y consejos para la atención de ésta. Por otra parte, socializa los avances en relación al Direccionamiento Estratégico con cierre a 2016 y el primer trimestre de 2017; así mismo, brinda información a los colaboradores para que conozcan la Taxonomía Estratégica, la estrategia RETA, y así contribuyan desde su quehacer al logro de los objetivos y metas institucionales. La Revista Enlace en esta ocasión, hizo partícipe a los hijos de los colaboradores con el concurso “Qualy es Cualidad”, donde las ganadoras fueron premiadas siendo la portada de esta edición, además de ser las protagonistas de la sección Qualy Tips.
La calidad la construimos TODOS. Deyra Alejandra Ramírez López
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Jefe Oficina Asesora de Planeación
a l día al dííía d a Cambios ISO 9001:2015 Plan de Transición La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), la cual se centra en todos los elementos de administración de calidad. La certificación con la que cuenta el Icfes es la versión 2008, y debido a que se actualizó la norma en el 2015, se genera la necesidad de realizar una transición de la versión 2008 a la 2015. Los principales cambios en la ISO 9001:2015 radican en establecer una estructura de alto nivel con un enfoque en el desempeño de la organización. Los principales cambios son los siguientes: Contexto de la organización, considerando a otras partes interesadas, diferentes al cliente. Dirección estratégica de la organización, como base del Sistema de Gestión.
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Incremento de requisitos de liderazgo. Inclusión de la administración del riesgo. Requisito para definir el alcance y límites del Sistema de Gestión de la Calidad. Menos énfasis en documentos, incluyendo el término de información documentada.
Mejora en la aplicabilidad de la norma para organizaciones de servicios. Mayor énfasis en el logro de resultados esperados para mejorar la satisfacción del cliente.
Para la auditoría de seguimiento que el ICONTEC realizará en el mes de julio, el Icfes optó por la certificación con la versión 2015, para lo cual se encuentra en ejecución el plan de transición, con el objetivo de dar cumplimiento a los nuevos requisitos que presenta la norma ISO 9001.
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Lo que viene
Julio Auditoría Externa de Seguimiento y Transición Esta auditoría, además de verificar el cumplimiento de los requisitos del SGC, busca la actualización de la certificación en la norma ISO 9001:2015.
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¿Qué es Daruma? Es una solución tecnológica que apoya la gestión y el logro de los objetivos institucionales. Además, es una herramienta que facilita el desarrollo de las estrategias y las ventajas competitivas en pro de la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas. Así mismo, facilita la automatización de los procesos, la gestión de la innovación y la mejora continua.
¿Para qué sirve Daruma? Este nuevo software permite gestionar de manera centralizada y sistematizada la información de los diferentes sistemas de gestión de la entidad.
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Además, permite:
Realizar la trazabilidad a los registros y acciones de los usuarios. Reducir los tiempos de gestión en los módulos y duplicidad de la información. Realizar seguimiento y control en tiempo real a los indicadores de gestión.
Contribuye a la mitigación y control de riesgos.
Consultar información a través de filtros con combinación de criterios.
Mejorar los niveles de satisfacción de los clientes.
Fomentar la disminución del uso de papel.
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¿ cómo ¿cómo ¿c có c ómo óm ó mo m o vamos? v Informe de Gestión Se presenta el informe de gestión de la vigencia 2016, en cumplimiento de la gestión misional del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación – Icfes, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014. Éste se llevó a cabo con el liderazgo de la Dirección General y la participación de sus directivos y colaboradores con base en el avance del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Conoce el resumen de cada política del MIPG y su resultado, el cual se evalúa por medio del Plan de Acción Institucional.
Gestión Misional y de Gobierno: Orientada al logro de las metas establecidas, para el cumplimiento de su misión y de las prioridades que el Gobierno defina. Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano: Orientada a acercar el Estado al ciudadano y hacer visible la gestión pública.
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Gestión del Talento Humano: Orientada al desarrollo y cualificación de los servidores públicos, buscando la observancia del principio de mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de competencias, vocación del servicio, la aplicación de estímulos y una gerencia pública enfocada a la consecución de resultados. Eficiencia Administrativa: Orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos.
Gestión Financiera: Orientada a programar, controlar y registrar las operaciones financieras, de acuerdo con los recursos disponibles de la entidad. Gestión Transversal: Orientada a medir el avance en la implementación de los componentes de Gobierno en Línea (GEL) y la Gestión de Control interno.
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Saber 11 Saber Pro Saber 359 Proyectos especiales Investigaciones
94%
Mapa de riesgos de corrupción y medidas para mitigarlo Transparencia y acceso a la información pública Participación ciudadana en la gestión Rendición de cuentas Servicio al ciudadano
95%
Plan Estratégico de RRHH Plan Anual de Vacantes Capacitación Bienestar e Incentivos
99%
Eficiencia Administrativa
Gestión de Calidad Eficiencia Administrativa y Cero Papel Modernización Institucional Gestión Documental Gestión de Tecnologías De Información
93%
Gestión Financiera
Programación y Ejecución Presupuestal Flujo de Caja Plan Anual de Adquisiciones
100%
Gestión Transversal T ansversal Tr
Gestión de Control Interno Gobierno en Línea
93%
Gestión Misional y de Gobierno
Transparencia, T ansparencia, Tr Participación y Servicio Servi r cio al Ciudadano
Gestión del Talento T lento Ta Humano
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Reportes en 2017 Recuerda que para medir los avances de la gestión del Instituto es necesario que realices los reportes de información: • • • • • • • •
Plan de acción Plan anticorrupción y de atención al ciudadano Rendición de cuentas Estrategia de participación ciudadana Plan de seguridad vial Plan sectorial Balanced scorecard Plan estratégico
Para la entrega de estos reportes la Oficina Asesora de Planeación te estará enviando un recordatorio de acuerdo a las fechas de solicitud de información establecidas.
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Consejos para la presentación de reportes El Icfes en el marco de lo establecido en la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, el Decreto 103 de 2015 y la Resolución 3564 de 2015 que reglamentan la mencionada Ley), tiene la responsabilidad de presentar a la ciudadanía información de interés para incentivar el control de la gestión por parte de la misma.
toma nota Estos son los 10 tips para la presentación de los reportes:
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En relación con la taxonomía estratégica: Toda acción que realizamos responde a alguno de los componentes de la taxonomía estratégica del Instituto, establezcamos su relación.
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Solicite el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación en caso de requerirlo. La información debe responder a las necesidades de los grupos de interés y a las condiciones técnicas en cada uno de los temas abordados.
Uso del lenguaje e imagen corporativa El lenguaje debe ser claro y entendible para cualquier ciudadano. La información debe ser confiable y objeto de ser verificada. Utilice los protocolos de imagen corporativa del Instituto. Publice la información en archivos editables para facilitar el uso por parte del ciudadano.
Responsabilidad de su área Identifique la información bajo responsabilidad de su área. Verifique la periodicidad que exige la Ley para cada reporte. Tome el tiempo de antelación necesario para la preparación de los informes con el fin de poder realizar ajustes en caso de requerirse, antes de su publicación.
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p unto punto un u nt n to t o de d vista
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el apunte apunte Conoce cinco conceptos del Plan de transición Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos. Información documentada: Es la información que una organización debe controlar y mantener, así como el medio en que está contenida. Puede por tanto, estar en cualquier medio, formato y ser de cualquier fuente. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por éstos. Liderazgo: Disponer de compromiso y constante satisfacción del cliente por parte de la dirección de la organización. Se deben tener en cuenta todas las necesidades de las partes interesadas o grupos de interés de la organización. Es clave para determinar las acciones y los objetivos a desarrollar. Partes Interesadas: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad relevantes al sistema de gestión de la calidad (SGC).
e ntérate entérate en nt térat té ér é r Taxonomía estratégica del Icfes
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sabías sabías que
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La taxonomía estratégica del Instituto para el período 2016-2019 establece la estructura que nos permite avanzar hacia el cumplimiento de la misión, la visión y la mega. Para lograr este objetivo, el Icfes construyó con las diferentes áreas del Instituto el Plan Estratégico Institucional que cuenta con un eje misional y un eje operativo, con el fin de alinear el marco estratégico interno con el Gobierno Nacional y el sector.
En la construcción de la estrategia del Icfes se priorizaron 4 perspectivas: Clientes. Financiera.
Procesos internos. Aprendizaje y desarrollo organizacional.
Y que se encuentran alineadas con los 9 objetivos estratégicos del Instituto y los 16 proyectos estratégicos con los que cuenta la entidad.
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Para medir la estrategia del Instituto en su conjunto, se utiliza la herramienta balanced scorecard (BSC) que integra el seguimiento a proyectos y objetivos estratégicos, por medio de indicadores KPI (indicadores clave de desempeño), indicadores DNP e indicadores de actividad.
Es importante resaltar que los indicadores que se reportan en el BSC son diferentes a los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad.
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Red de Aprendizaje RETA
¿Sabes qué es la Red de Aprendizaje RETA? Es la herramienta que permite la transferencia de conocimiento, aprendizaje y acompañamiento para alinear la estrategia con la operación, a través de la comunicación de las decisiones a los equipos de trabajo de los lineamientos definidos por el equipo directivo. Permite la participación de todos los servidores en la construcción, apropiación y cumplimiento de los objetivos institucionales, con el fin de generar una estrategia para la toma de decisiones informadas. La estrategia está encaminada a comunicar las decisiones, lineamientos y políticas desde el equipo directivo a los equipos de trabajo y servidores del Icfes con el fin de garantizar la alineación institucional.
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¿Cuáles son sus objetivos específicos?
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Alinear la estrategia con la operación.
Generar una comunicación efectiva de las decisiones tomadas por el equipo directivo para la gestión institucional.
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Generar herramientas de gestión del conocimiento orientadas a identificar y capitalizar buenas prácticas y lecciones aprendidas.
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Sensibilizar a los servidores en relación con los objetivos institucionales y de área, y conocer sus aportes y expectativas.
Transferir y replicar el conocimiento y la información al interior de las áreas, a través de una estrategia de acompañamiento permanente.
¿Cómo funciona la RED? Cada vez que haya Comité Directivo, los líderes de cada área informarán a sus equipos de trabajo sobre las prioridades y las decisiones tomadas, a su vez los equipos de trabajo implementarán las acciones y formularán las inquietudes a las que haya lugar. Los gestores acompañarán el desarrollo de las acciones que se deriven de cada espacio. La Oficina Asesora de Planeación realizará la Secretaría Técnica.
Roles y responsabilidades
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clasificados El Icfes pasรณ de Seven a Oracle, la nueva herramienta que nos pone a la vanguardia en los Sistemas de Planificaciรณn de Recursos Empresariales (ERP). Con Oracle vamos a cubrir todas las necesidades de las รกreas de apoyo para llevar a cabo, eficientemente, todos los procesos:
$ Administrativos
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Financieros
Contables
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