Manual da secretária

MANUAL DA

SECRETÁRIA V a l q u i r i a N é r i s Líder Geral Setorial UEADEMIS do setor um

[INTRODUÇÃO ] Adquirindo Sabedoria Ser Organizada 2 de fevereiro de02/02/2017 2017 AdquirindoPara Sabedoria Para ser Organizada INTRODUÇÃO " Confie ao Senhor as tuas obras, e teus pensamentos serão estabelecidos." (Pro 16:2) "Pondera a verdade de teus pés, e todos os teus caminhos sejam ordenados!" (Pro 4:26) Deus olha do céu para cada uma de nós. Ele cuida de nós com amor e quer que cada uma de nós tenha uma vida organizada, colocando as prioridades na ordem certa e seguindo o que Ele nos diz na Sua Palavra.

Ele nos orienta em tudo - cuida do nosso deitar e do nosso levantar; cuida do nosso caminhar diário; nos orienta em nossas decisões e de um sem número de coisas que nos cercam. Mas cabe a nós ouvirmos a Sua orientação e segui-la.

Uma das áreas que preocupa muitas donas de casa é a da organização. E, quando falamos em organização, nos lembramos da mulher virtuosa de Provérbios 31. Ela, realmente, era uma mulher organizada que sabia remir o seu tempo. Provavelmente, o seu lema era: "Coragem! Avante!" ... e sejamos mulheres virtuosas... mulheres organizadas... mulheres que sabem remir o tempo!

Ao fazer minha leitura diária no livro de Provérbios, capítulo 31, sobre a mulher virtuosa, descobri nela algumas características que poderiam me ajudar na minha vida diária, na minha organização. * O versículo 15 diz que ela se levantava "mesmo à noite". Isto significa que ela se levantava tão cedo que ainda estava escuro ("Mulher virtuosa, quem a achará?"). Será que eu ou você, assim como ela, nos levantamos bem cedinho? Ou será que fazemos parte do time das mulheres que se levantam depois das 9 horas? Quando não trabalha fora. * Ainda no versículo 15, vemos que ela cuidava de sua família e de sua casa primeiro. Ela sabia o que era importante e o que era urgente para ser feito logo no início do seu dia. * No versículo 18, vemos que ela trabalhava até mesmo durante a noite. Será que eu ou você temos coragem e força suficientes para prolongar o nosso dia? * No versículo 20, vemos que ela servia à sua comunidade. Com um coração sábio, cheio de amor pelo próximo, ela abria a sua mão àqueles que estavam necessitando dela. Ela não pensava só em si, não pensava só nos seus familiares mas também pensava naquelas pessoas que precisavam dela. * O versículo 27 diz que ela estava "atenta ao andamento da casa" e não comia "o pão da preguiça".

Dentro do seu planejamento de organização estava arrumar a sua casa e isto ela fazia ao longo do dia. E eu e você, minha irmã, será que estamos comendo o pão da preguiça ou estamos seguindo os passos da mulher virtuosa? * O versículo 30 nos diz que ela temia ao Senhor. E a mulher que teme ao Senhor e obedece aos Seus mandamentos torna-se uma mulher que sabe organizar a sua vida com sabedoria.

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Observando cada um destes versículos de Provérbios 31, vejo então que para eu ser uma mulher organizada, como a mulher virtuosa, tenho que ser uma mulher que ama e teme ao Senhor, obedece aos Seus mandamentos, deseja de todo o coração atingir este alvo, é corajosa e segue os seguintes passos... a) Com determinação, devo começar e terminar cada tarefa; b) Com sabedoria, tenho que saber em qual ordem devo colocar cada uma; c) Com sabedoria tenho que saber diferenciar a mais importante da mais urgente; d) Com coragem e sabedoria, devo me levantar antes da hora que, costumeiramente, me levanto; e) Com coragem e sabedoria, vou estender o meu trabalho até à noite, se necessário.

Como Planejar Passo 1- Nada nem ninguém é mais importante em nossa vida do que Deus.

Você quer ter um dia cheio de bênçãos, onde você poderá ver as mãos de Deus dirigindo-a?

Então procure colocá-Lo em primeiro lugar em sua vida e em sua lista.

Você quer ter coragem, disposição e sabedoria para fazer tudo que planejou?

Então coloque Deus em primeiro lugar em sua vida.

"Nenhuma mulher estará vivendo de forma plena se não estiver vivendo, espiritualmente, da melhor forma possível." E a melhor forma possível de vivermos é colocando Deus em primeiro lugar em nossa vida.

Leia a Bíblia, ore ao Senhor, diariamente, tenha momentos de comunhão com Deus e você verá mudanças em sua vida.

Passo 2- Depois de Deus, o que ou quem é mais importante para você? É seu marido? São seus filhos? São seus pais? É uma amiga? É seu trabalho?

Cuidado irmãs, pois de acordo com a Palavra de Deus, quem deve estar em segundo lugar em sua vida (em primeiro é Deus) é seu marido e logo depois dele vem seus filhos.

Então, pense nas pessoas mais importantes de sua vida e coloque-as no seu planejamento, decidindo como poderá servi-los e atendê-los.

Passo 3- A mulher sábia, quando está fazendo o seu planejamento, sabe que existem eventos e tarefas que surgirão no futuro.

Apesar de ter o meu dia, minha semana ou até mesmo o mês planejados, devo ter já em mente e com tudo sob controle (e que Deus me ajude e tenha misericórdia!) aquelas tarefas e acontecimentos que surgem e fogem do nosso dia a dia - aniversários, casamentos, encontros, pagamentos a serem feitos...

Por causa destes extras, temos, muitas vezes, que sair da rotina preparando lembrancinhas para aniversários, casamentos; preparando estudos para determinadas ocasiões.

Passo 4- No nosso planejamento devemos também nos incluir. Devemos separar momentos para nossa ginástica; momentos para a leitura de um livro que seja realmente bíblico; momentos para irmos a um médico, a um dentista...

Passo 5- Para você ter uma vida mais organizada, é interessante também fazer um planejamento semanal, mensal e anual.

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Planejamento Semanal O planejamento semanal pode ser dividido de duas maneiras diferentes: o horizontal e o vertical.

No horizontal, estão incluídas as coisas que fazemos todos os dias como: ler a Bíblia, orar, fazer exercícios, preparar refeições e o planejamento do dia seguinte.

No vertical, procuramos usar aquelas horas vagas que aparecem durante o dia... para fazer um curso por correspondência, resolver assuntos pessoais, etc.

Planejamento Mensal Você pode, num calendário, colocar as datas importantes que você não pode esquecer de jeito nenhum, naquele mês, como por exemplo: a reunião de pais e mestres da escola do seu filho; o aniversário de seu pai; o encontro de senhoras da sua igreja; o dentista de seu filho...

Planejamento Anual Este planejamento também pode ser feito num calendário para que você não esqueça dos seus compromissos: aniversário de casamento; formatura de um filho; viagem de férias; evento em sua igreja...

Concluímos, então, que planejar é uma necessidade. Para que nossa vida seja organizada, é necessário que a organizemos, planejando tudo que temos que fazer a cada dia e não esquecendo que o planejamento semanal, mensal e anual também são importantes.

Por falta de planejamento, muita gente já esqueceu de dar um estudo numa reunião de senhoras; de ir ao médico; de ir ao aniversário de uma irmã; de lembrar o aniversário de seu casamento...

Irmãs, oremos e peçamos a Deus sabedoria, direção e a Sua vontade para sabermos planejar o nosso dia, semana, mês ou ano.

Com o dia já planejado de véspera, oremos ao nosso Deus pedindo a Sua bênção logo bem cedinho e, ao término do dia, não devemos esquecer de agradecê-Lo pela vitória deste dia que se passou.

Que o nosso dia, semana, mês e ano possam ser usados única e exclusivamente para a honra e glória do nosso Deus.

Que tenhamos em nosso coração o que diz a Palavra de Deus em Filipenses 3:14: "Prossigo para o alvo, pelo prêmio da soberana vocação de Deus em Cristo Jesus."

Manual da Secretária / Digitação e atualização por Valquíria Néris Texto do site transforando espaços Imagens free colhidas da internet google Texto: Adquirindo Sabedoria Para Ser Organizada produzido por Valdenira Nunes de Menezes Silva.

Site: http://solascriptura-tt.org/ ) É proibida a vinculação e distribuição parcial ou total do texto atribuído no manual sem autorização.

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A Secretária é u m do s m ais im p o rtan tes ó rgão s d a igreja, este d ep artam en to tem p ap el fu n d am en tal n a co nd u ção d as ativid ad es d a Igreja Evan gélica, é o Estatu to d a In stitu ição q u e cria e d eterm in a as resp o n sab ilid ad e e o b rigaçõ es d a Secretaria.

O SEG RED O P A RA SER B EM SU CED ID O N A O B RA D O SEN H O R I Co 15:58 “Sab en d o q u e o vo sso trab alh o n ão é vão n o Sen h o r”. Q u e p rivilégio p o d er trab alh ar p ara o Sen h o r em Su a O bra!

Ser u m ceifeiro n a Su a seara, ain da m ais sab en do q u e a “seara é gran d e e p o u co s são o s ceifeiro s” (M t 9:37).

A Se cretária (o) da Igreja Podem os afirm ar, sem m edo de errar, que o cres cim ento ou a estagnação das igrejas depende m uito da hab ilidade e das atitudes de um bom Secretária (o), feliz e vitorioso é o Pastor, D irigente ou líder de um conju nto um a igreja q ue tem ao seu lad o u m auxilia r que reú na as con dições necessárias e essenciais de um b om Secretária (o ).

H oje vivem os tem pos m ode rnos, a geração atual é diferente da geração anterior, há tem pos atrás ao precisarm os contatar determ ina do m em bro ou lidera nça da igreja, o único cam inho e ra o telefo ne fixo , caso se p udesse contar com esse luxo, ou m an da r recado, ago ra todos têm celu lares, sm artpho nes ou tablets, nem é preciso ligar, basta m andar um a m ensagem ou deixar um recado nas diversas redes sociais.

Em sentido geral, é o Estatuto da Igreja que d efine fo rm alm ente as atribu ições d o Secretário , entretanto , listam os abaixo genericam ente as principais funções que devem ser executadas no âm bito da Secretaria da Igreja: · · · · · ·

Redigir e fazer o registro no cartório de todas as atas da igreja, quando for necessário.

C uidar da co rrespo ndência dos cultos d irigidos á igreja Zelar pelo registro dos m em bros, novos convertidos, atualizar as fichas de cadastram ento e batism os, Preparar a agenda anua l da igreja, bo letins, inform ativos e publicações; C uidar d os arqu ivos da igreja, fichas de m em bros, docum entação legal, ca rtas e correspo ndências em geral; Enviar cartas de an iversário para os m em bros da igreja;

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Todas estas tarefas são necessárias para o funcionamento da igreja, é muito importante que a própria secretária (o) estabeleça uma rotina dentro do seu tempo para realizá-las.

No próximo artigo vamos falar sobre atas, como cuidar, como arquivar, como numerar e as dicas de como escrever corretamente, os tópicos que devem ser abordados, de quem colher assinatura e como fazer para registrar uma ata no cartório.

QUALIFICAÇÕES PARA O SECRETÁRIO DE IGREJA Citaremos alguns parâmetros que a secretária deve ter: 1. Aptidão moral; 2. Aptidão religiosa; 3. Capacidade de auto motivar-se 4. Empatia 5. Capacidade de liderança 5. Amor ao trabalho e à salvação de almas; 7. Espírito de equipe e unidade; 8. Pontualidade 9. Respeito à obra de Deus, aos ministros, da igreja e a todos os membros; 10. Boa Caligrafia; 11. Ser organizado; 12. Cooperativismo 13. Ter boa redação e escrever com facilidade; 14. Conhecer o trabalho da Secretaria da Igreja; 15. Deve ser zeloso no trato das coisas da Igreja; 16. Deve ser educado no tratamento com as pessoas 17. Estar adequadamente vestida (o) 18. Estar antenada (o) com a tecnologia, informática e os avanços da comunicação; entre outros.

19. Atribuições da Secretaria e Consequentemente do Secretário

SUAS FUNÇÕES CONSISTEM EM: 1. Registrar 2. Informar 3. Administrar 4. Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BÁSICAS CONSISTEM EM: 1. Manter em dia os registros de membros; 2. Cuidar das atas da Igreja;

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UM SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PRECISA: 1. Manter sigilo dos dados, relatórios e atas.

2. Conhecer todos pelo nome.

3. Recepcionar os membros novos para conhecê-los melhor.

4. Apresentar os membros novos aos veteranos, e ajudar a se ambientarem na Igreja.

5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos.

6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar.

8. Não jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas. (verificar com o pastor).

9. Não se envolver com fofocas ou contendas 10. Ser discreta

LISTAS DE MEMBROS SEMPRE REVISADAS: 1. O secretário deve zelar para que os registros sejam precisos.

2. Corrigir nomes errados e incompletos.

3. Dados gerais da ficha.

4. Revisar semestralmente a lista de membros.

5. Pedir ajuda de irmãos que conheçam os membros.

6. Identificar aqueles que não frequentam e providenciar para que sejam visitados.

7. Descobrir aqueles que mudaram de residência.

8. Comparar com cartões de decisão; os membros que estão faltando podem estar esfriando na fé e precisam ser visitados com urgência.

DEVERES E RESPONSABILIDADES DA SECRETÁRIA (O) 1. Registrar no livro de eventos destinados ao nosso setor junto com a sua liderança.

2. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo.

3. Registrar exclusões de membros do conjunto: por falecimento, por mudança, desistência ou por desaparecimento.

4. Manter a secretária da igreja mensalmente informada quanto a quantidade de N.V no conjunto.

5. Zelar pelo atendimento, de membros fracos na fé, apáticos, ausentes, fornecendo à comissão de visita.

6. Fazer o GER (Grupo Especial de Revisão) duas vezes ao ano.

7. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja.

8. Estar sempre em comunicação e comunhão com sua liderança

COMISSÃO DO CONJUNTO 1. Convocar e comunicar com bastante antecedência aos membros do conjunto algum evento informando a data, local e hora da próximo evento ou reunião combinado com sua liderança.

3. Elaborar em conjunto com o seu líder, a agenda a ser discutida na reunião. Esta prévia pode ser feita algumas horas antes da reunião ou no dia anterior.

4. Colocar as reuniões todas em ata.

10. Elaborar um completo relatório da reunião constando o seguinte:

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[] Adquirindo Sabedoria Para Ser Organizada · Quem presidiu. · Quem orou no início e no final da reunião.

11. Fixar no quadro mural da igreja eventos que envolva o departamento da UEADEMIS de anúncios tudo o que seja de interesse geral da congregação.

Responsabilidade e tarefa da secretária 12.

Marcar e controlar compromissos, reuniões.

13.

Responde e faz chamadas telefônicas.

14.

Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.

15.

Organiza a cópia de documentos.

16.

Realiza serviços administrativos em geral.

17.

Controla a correspondência de entrada e saída.

18.

Ser solicita com os visitantes.

19.

Fazer a ficha de N.V 20.

Arquiva documentos 21.

Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.

22.

Prepara documentos.

23.

Solicita compra material se necessário para o departamento c/ AUTORIZAÇÃO da líder setorial juntamente com o tesoureiro.

24.

Para ser uma boa secretária (o) é necessário ter boa comunicação organizacional e deve saber ouvir e obedecer a sua liderança.

25.

Deve ser detalhista quando necessário é saber tomar decisões quando for solicitada.

26.

Dar assistência as secretárias locais do setor e as Regentes.

27.

Preparar as pastas das Regentes com os louvores designados pela mesma.

28.

Organizar as pastas três vezes no mês.

29.

Fazer downloads a ser sugerido pela as Regentes e levar para a sala do som.

30.

Organizar e atualizar sempre as pastas com das Regentes c/ folhas numeradas e índice No Manual da Secretária (o) além de você aprender qual é realmente a sua função dentro de um conjunto ou e na instituição na qual você congrega no manual também conterá todos os papeis e documentos necessários para a sua organização do seu cargo no seu conjunto dos novos convertidos.

Para que seu cargo flua é preciso organização Espero que esse manual venha ajudar você a se encontrar realmente no seu cargo que foi dado por Deus porque ele te escolheu para fazer a boa obra.

E ele que te capacita e te estrutura por tanto não devemos temer por o senhor é conosco.

“QUANDO DEUS LAPIDAR SUA VIDA E SENTIRES DOR, NÃO CHORE, ALEGRE-SE POIS ELE ESTÁ FAZENDO DE VOCÊ UM DIAMANTE. DEUS NÃO LAPIDA VIDRO, APENAS PEDRAS PRECIOSAS. ELE FAZ DA QUEDA, UM CRESCIMENTO DOS ERROS, UM APRENDIZADO DAS LÁGRIMAS, UMA PURIFICAÇÃO E DE PESSOAS COMO VOCÊ, UM TROFÉU AMEM! DEUS TE ABENÇÕE HOJE E SEMPRE. Manual da Secretária

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