Etapa 3 herramientas básicas access 2010 rgc

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Etapa 3

Herramientas Básicas

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ESQUEMA DE LA ETAPA 3

Herramientas Básicas

Operaciones Básicas

Imprimir tabla

Importar y exportar una base de datos

Ordenar registros

Filtros

Tabla y gráfico dinámico

Clave principal

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INTRODUCCIÓN A LA ETAPA 3 En esta tercera etapa del curso de Base de Datos trabajarás con las herramientas especiales, ello te dará más opciones para manejar más botones y ventanas de Access 2010, que te llevarán a explorar nuevas posibilidades de administración de la información.

Practicarás la configuración e impresión de las tablas de las bases de datos, así mismo, verás que con este software, puedes compartir el contenido de las bases de datos con otros programas, tal como Microsoft Excel, que con las actividades aquí escritas, te llevarán paso a paso, a importar y exportar tablas de un programa a otro.

La manera en que manejes la información será básica para una mejor eficiencia en la búsqueda de los datos en las tablas, por ello practicarás el ordenamiento de los registros, aprenderás a filtrar la información, de manera que trabajes con aquellos datos necesarios para un caso en particular.

Por último, en esta tercera etapa trabajarás con las tablas y gráficos dinámicos, asignarás la clave principal a diferentes tablas, de manera que sirva de enlace para la compartición de los datos entre las tablas de las bases de datos.

Las actividades de aprendizaje de esta etapa están diseñadas de manera que haya una conexión entre lo visto en las etapas anteriores y los nuevos aprendizajes, que conformarán y darán significado a cada uno de los temas propuestos. Te recordamos que los ejercicios que ya realizaste en las etapas anteriores son necesarios, pues se siguen utilizando para continuar con tu proceso de aprendizaje.

COMPETENCIAS GENÉRICAS 4.-

Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

Atributo  Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas.

5.-

Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos.

Atributos  Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo  Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información

8.-

Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

Atributo  Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos.

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COMPETENCIAS GENERALES Maneja las tecnologías de la información y la comunicación como herramienta para el acceso a la información y su transformación en conocimiento, así como para el aprendizaje y trabajo colaborativo con técnicas de vanguardia que le permitan su participación constructiva en la sociedad.

Atributo  Maneja las tecnologías de la información y comunicación de manera crítica en las diferentes áreas de conocimiento.

Utiliza los métodos y técnicas de investigación tradicionales y de vanguardia para el desarrollo de su trabajo académico, el ejercicio de su profesión y la generación de conocimientos.

Atributo  Elige los procedimientos adecuados en la resolución de un problema  Procesa información utilizando las tecnologías de la información y comunicación Elabora propuestas académicas y profesionales inter, multi y transdisciplinarias de acuerdo a las mejores prácticas mundiales para fomentar y consolidar el trabajo colaborativo.

Atributo  Identifica los rumbos a seguir de cualquier problema a través del trabajo colaborativo COMPETENCIA DISCIPLINAR BÁSICA 12.- Utiliza las tecnologías de la información y de la comunicación para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir información.

COMPETENCIA DISCIPLINAR EXTENDIDA 11.- Aplica las tecnologías de la información y la comunicación en el diseño de estrategias para la difusión de productos y servicios, en beneficio del desarrollo personal y profesional ELEMENTOS DE COMPETENCIA     

Utiliza los botones de mayor uso para configurar una página, así como las opciones de imprimir Aplica las opciones para importar y exportar tablas de una base de datos de Access a Excel Ordena los registros de una tabla en forma ascendente y descendente Activa la opción filtro para desplegar registros que cumplan con determinados criterios Ejecuta los pasos necesarios para crear una tabla y un gráfico dinámico

Total de horas aula: 20 Total de horas extra-aula: 16

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SECUENCIA DIDÁCTICA DE LA ETAPA 3 Actividad Diagnóstica Elabora un cuestionario de 20 preguntas sobre el tema “Manejar una Base de Datos”

Actividad de Adquisición del Conocimiento Elabora una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 del tema “Herramientas Básicas”

Actividad de Organización y Jerarquización Elabora ejercicio para configurar una tabla, así como importar y exportar tablas de Access a Excel y viceversa

Actividad de Aplicación Elabora un ejercicio para ordenar y filtrar registros en una tabla, además de crear una tabla y un gráfico dinámico y definir la clave principal

Actividad de Metacognición

Actividad Integradora Crea una nueva base de datos con múltiples tablas (tema libre)



ACTIVIDAD DIAGNÓSTICA

1.-

Elabora en Microsoft Word 2010 un cuestionario con 20 preguntas que contemple los temas y actividades tratadas en la etapa anterior. Las preguntas deberán tener sus respectivas respuestas.

2.-

Guarda tu cuestionario en una unidad de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro y agrégalo al portafolio de evidencias.

  

CRITERIOS Identifica los temas centrales de la etapa 2 Escribe 20 preguntas con su respectiva respuesta Utiliza las herramientas básicas y especiales de Microsoft Word 2010



EVIDENCIA Cuestionario en Microsoft Word 2010

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

ACTIVIDAD DE ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO

1.-

Realiza una lectura detallada hasta su total comprensión, del tema “Herramientas Básicas”, Etapa 3, del libro de texto Base de datos, Access 2010, DENMS, UANL, obteniendo de ella las ideas y conceptos más relevantes.

2.-

Elabora a partir de la lectura, una presentación en Microsoft PowerPoint 2010 acerca de las operaciones básicas de Access 2010, tales como imprimir una tabla, importar y exportar una base de datos, ordenar y filtrar registros, así como crear una tabla y un gráfico dinámico, cuidando la organización de la información, demostrando originalidad y creatividad en cada una de las diapositivas, sin faltas de ortografía, cubriendo cada una de las fases a profundidad con detalles y ejemplo. Cuida que la presentación sea lo más clara posible.

3.-

Guarda la presentación en un dispositivo de almacenamiento con el nombre que indique tu maestro.

        

CRITERIOS Añade una portada con los datos de identificación Aplica un índice de contenido Identifica las ideas principales Muestra la información de manera organizada Aplica las herramientas básicas y especiales de PowerPoint 2010 Evita errores de ortografía y gramática Explica con detalle cada subtema y concepto Demuestra originalidad y creatividad en el diseño y estilo Agrega la bibliografía consultada



EVIDENCIA Presentación en Microsoft PowerPoint 2010

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

ACTIVIDAD DE ORGANIZACIÓN Y JERARQUIZACIÓN

1.-

Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene. Activa la tabla Datos Personales. Esta tabla es la que utilizaremos para practicar la configuración, de manera que la tabla quede preparada para mandar a impresión. Activa la Vista preliminar.

2.-

Observa que se muestra en pantalla la vista preliminar, pero solo de la tabla que se encuentra activa.

Ubica el apuntador del mouse dentro de la hoja de impresión, éste cambia a una forma de lupa, la cual contiene en su centro un signo de +, da un clic para acercar la hoja. El apuntador del mouse ahora contiene dentro un signo de –, vuelve a dar clic a la hoja; ésta ahora aparece alejada. Estos signos indican que puedes acercar o alejar la vista preliminar, dependiendo de si esta lupa contiene el signo + ó –.

3.-

La única ficha que se muestra es Vista preliminar y esta contiene 5 grupos: Imprimir, Diseño de página, Zoom, Datos y Cerrar vista preliminar. Haz clic en el botón Imprimir. Observa que se despliega la ventana Imprimir. Por el momento no se enviará a impresión los datos de la tabla, así que haz clic en el botón Cancelar. Lo siguiente es modificar algunas de las características de la hoja de impresión, para ello usaremos el grupo Diseño de página.

4.-

Haz clic en el botón Tamaño. Se despliega una lista con los tamaños de papel permitidos por Access 2010. Cambia a diferentes tamaños, de manera que veas la forma, al terminar, deja el tamaño Carta.

Los siguientes dos botones son Vertical y Horizontal; cambia a Horizontal y a Vertical para que notes la forma en la cual la impresión saldrá en la hoja. Deja la posición Vertical.

Haz clic en Márgenes. Se despliega una lista con 3 márgenes permitidos: Normal, Ancho y Estrecho.

Cada uno de ellos ya trae por default los márgenes (en centímetros) superior, inferior, izquierdo y derecho. Activa cada uno para que notes el cambio. Al terminar déjalo en Normal.



5.-

Haz clic en el botón Configurar página. Se muestra la ventana Configurar página. Activa la etiqueta Opciones de impresión. Aquí puedes modificar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho a la medida que desees. Por el momento no modifiques. Haz clic en Cancelar para regresar a la pantalla de Vista preliminar.

6.-

Observa que el Grupo Zoom contiene 4 botones: Zoom, Una página, Dos páginas, Más páginas. Haz clic en la flecha desplegable del botón Zoom. Se muestra una lista con diferentes porcentajes de zoom.

Cambia a diferentes porcentajes para que notes las opciones de acercamiento y alejamiento de la hoja.

Al terminar haz clic en Ajustar a la ventana.

Ahora da clic en los botones de Una página y Dos páginas; observa que éstos muestran la información de la tabla, ya sea en una sola hoja o en dos hojas. El botón Más páginas permite mostrar la información de la tabla en Cuatro, Ocho y Doce páginas, esto en caso de que la información contenida en la tabla sea grande. Déjalo en una sola página.



7.-

Haz clic en el botón Cerrar vista preliminar para regresar a la tabla que estamos utilizando. Guarda los cambios y cierra la base de datos y Microsoft Office Access 2010.

8.-

Abre de nuevo la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene. Activa la tabla Datos Clínicos Básicos. Esta tabla es la que utilizaremos para

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practicar la forma de exportar una tabla generada en Access 2010 a Excel 2010. Haz clic en la ficha Datos externos, del Grupo Exportar haz clic en el botón Excel.

9.-

Se muestra la ventana Exportar: Hoja de cálculo de Excel. En la sección de Nombre de archivo se especifica la ubicación donde se almacenará el archivo destino. De manera automática se almacena en la carpeta Mis Documentos (cambia la ubicación en caso de que creas necesario). La sección Formato de archivo te permite especificar la versión de Excel a exportar. De manera predeterminada está para Excel 2010. Da clic en el botón Aceptar.

10.- Aparece una ventana mencionando que el archivo se ha exportado correctamente y además pregunta si se desea guardar los pasos de exportación. Haz clic en el botón Cerrar.

11.- Abre la carpeta de Mis documentos (o la carpeta que seleccionaste). Localiza el archivo de Excel llamado Datos Clínicos Básicos y ábrelo. Observa que contiene los nombres de los campos y los registros que ya habías capturado. Con ello te das cuenta lo sencillo que es pasar el contenido de una tabla generada en Access a un archivo de Excel.

12.- Verás ahora el procedimiento correcto para importar un archivo de Excel a Access. Para ello primero cierra todos los programas abiertos, de manera que puedas apreciar bien el procedimiento. Primero abre Microsoft Excel 2010 y teclea los siguientes campos en las celdas que se definen:

Celda

Contenido

A1

Matrícula

B1

Nombre

C1

Dirección

D1

Correo Electrónico

13.- Captura al menos 10 registros y guarda el archivo en una unidad de almacenamiento con el nombre de EjeImport. Ahora abre una nueva base de datos y asigna el nombre de Actividad_OyJ y guárdalo en una unidad de almacenamiento.

14.- Selecciona la ficha Datos externos, del Grupo Importar haz clic en Excel. Se despliega la ventana de Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel. Da clic al botón Examinar, localiza el archivo EjeImport y selecciónalo (este será el archivo a importar de Excel a Access). En la sección de Nombre de archivo aparece el archivo EjeImport.xlsx. Selecciona Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.  Da clic en Aceptar. Se muestra la ventana Asistente para importación de hojas de cálculo. Se muestran los datos que contiene este archivo de Excel. Da clic en Siguiente. Esta ventana pregunta ¿Contiene la primera fila especificada los encabezados de las columnas? Da clic en la casilla de Primera fila contiene encabezados de columna, de manera que quede activada. Da clic en el botón Siguiente. En esta otra ventana puedes especificar el tipo de dato que tendrá cada campo.

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



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Da clic en el nombre del campo de la vista previa. Observa que se va seleccionando el campo, en el cual puedes modificar su tipo de dato. Por el momento no vamos a modificar los tipos de datos así que da clic en el botón Siguiente. En esta ventana Access pide una clave principal de esta tabla, esto lo veremos más adelante, en otra actividad, por lo pronto, deja que Access lo determine, así que selecciona Permitir a Access agregar la clave principal.

Da clic en el botón Siguiente. Esta penúltima ventana menciona la tabla a la cual se va a importar. Da clic en Finalizar. Esta última ventana te pregunta si deseas guardar los pasos de importación. No selecciones nada. Haz clic en el botón de Cerrar.

15.- Observa que en el Panel de exploración aparece la tabla EjeImport. Da doble clic para abrirlo. Ahora se muestra la tabla con los campos y registros que recién capturaste en Excel. Listo, acabas de importar una hoja de cálculo de Excel a Access.

16.- Cierra todas las aplicaciones abiertas.  

CRITERIOS Activa el botón Diseño de página para establecer parámetros de configuración Importa y exporta datos de las tablas de Microsoft Access 2010 a Microsoft Excel 2010 y viceversa



EVIDENCIA Base de datos “Consultorio Médico” y archivo de Microsoft Excel “EjeImport”

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

ACTIVIDAD DE APLICACIÓN

1.-

Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene. Activa la tabla Historial Clínico. Esta tabla es la que utilizaremos para practicar la forma de ordenar los registros de una tabla en forma ascendente y descendente.

2.-

Selecciona toda la columna del campo Nombre, haz clic en el botón Ascendente, que se encuentra en el Grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio. Observa que todos los datos del campo Nombre se ordenan de manera ascendente, de la A a la Z y con sus respectivos registros. Selecciona la columna del campo Alergias y haz clic en el botón Ascendente. Observa ahora que la columna de Alergias se ordena de manera ascendente.

Selecciona la columna del campo Cirugías y da clic al botón Descendente. La columna de este campo se ordena de manera descendente, de la Z a la A. Para eliminar todos los criterios de ordenación, de manera que los registros de la tabla permanezcan en su forma original, da clic al botón Borrar todos los criterios de ordenación, el cual se encuentra en el Grupo Ordenar y filtrar. Observa ahora que los registros de la tabla se muestran tal y como los capturaste.



3.-



El botón de Filtro permite mostrar solo los registros que cumplan con determinados criterios. Para ello realiza lo siguiente: Selecciona la columna del campo Enfermedades hereditarias, haz clic en el botón Filtro, el cual se encuentra en el Grupo Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio. Se despliega una ventana que contiene, además de los botones de ordenación, una lista con todas las enfermedades hereditarias que capturaste. Haz clic en la casilla de Seleccionar todo.

Observa que todas las casillas se desactivan, ahora activa la casilla de una enfermedad, por ejemplo, Diabetes (en caso de que exista, sino escoge otra) y da clic en Aceptar. Se despliegan solo los registros que cumplen con este criterio. Nota que al lado derecho del nombre del campo Enfermedades hereditarias se muestra el botón de Filtro, el cual indica que ese campo tiene activado un filtro.

4.-

Seleccionar otra vez el campo Enfermedades hereditarias, clic en el botón de Filtro y en la casilla Seleccionar todo, de forma que todas las casillas se encuentren activas y clic en Aceptar. Observa que todos los registros se muestran en la tabla.

5.-

Selecciona la columna del campo Cirugías, clic en el botón Filtro. Selecciona Filtros de texto.

Observa que se muestra un listado con opciones de búsqueda, desde Es igual a hasta No termina en, de manera que puedas realizar una búsqueda personalizada de los datos en ese campo. Selecciona por ejemplo Empieza por. Se despliega la ventana Filtro personalizado, el cual solicita que teclees el dato a filtrar, así que teclea una letra de inicio de alguna de las enfermedades que capturaste y da clic en Aceptar.

Observa que se muestran solo los datos que cumplen con ese criterio. Vuelve a seleccionar este campo y realiza en procedimiento para que se muestren todos los registros de la tabla. En caso de que el tipo de dato del campo sea numérico, entonces en lugar de decir Filtros de texto, se muestra Filtros por números.



6.-

Selecciona ahora, del Grupo Ordenar y filtrar, el botón Avanzadas. Se despliega un menú contextual, haz clic en Filtro por formulario. Esta opción permite seleccionar un dato de cualquier campo, por ejemplo, ubica el cursor en Enfermedades hereditarias y da clic a la lista desplegable. Se muestra un listado con todas las enfermedades, selecciona una de ellas. Ahora, para que el filtro se active, haz clic

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en el botón Avanzadas y de la lista de opciones, selecciona Aplicar filtro u ordenar. Observa que se muestran todos los registros que cumple con este criterio.

7.-

Haz clic en el botón Avanzadas, Borrar todos los filtros para eliminar todos los criterios de filtro.

Observa ahora que la tabla se muestra con todos los registros.

8.-

Guarda la tabla de Historial Clínico y cierra la base de datos Consultorio Médico.

9.-

Abre la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene. Activa la tabla Datos Personales. Esta tabla es la que utilizaremos para practicar la forma de crear una tabla y un gráfico dinámico. Haz clic en el botón Vista Tabla dinámica. Se despliega en la parte derecha de la pantalla una ventana con la lista de campos que contiene la tabla Datos Personales.

Arrastra el campo Nombre dentro del área de la tabla dinámica, arrastra además, el campo Edad.

Estas acciones te permiten diseñar un reporte con los campos que desees que se muestren, por ejemplo, selecciona Imprimir y haz clic en Vista preliminar. Observa que se muestran solamente los campos que acabas de arrastrar a la tabla dinámica. Cierra la vista preliminar para regresar a la tabla dinámica.



10.- Haz clic en el botón Lista de Campo, que se encuentra en el Grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño. La ventana Lista de campos de tabla dinámica ya no se muestra en pantalla. Vuelve a dar clic a este botón y esta ventana se mostrará. Para mostrar u ocultar las zonas de la tabla dinámica, haz clic en el botón Colocar zonas, de la ficha Diseño. Observa que las zonas ya no se muestran, vuelve a dar clic a este botón y las zonas de la tabla dinámica se mostrarán. Esta tabla dinámica contiene solamente dos campos: Nombre y Edad.

11.- Puedes utilizar algunas de las funciones que contiene Access; éstas son similares a las utilizadas en Excel. Por ejemplo, del campo Edad, que arrastraste a la tabla dinámica, selecciónalo, da clic en el botón Autocalcular, el cual se encuentra en el Grupo Herramientas, de la ficha Diseño. Se muestra un menú contextual con todas las funciones disponibles: Suma, Cuenta, Min, Max, Promedio, Desviación estándar, Varianza, Población de la desviación estándar y Población de la varianza. Éstos te permitirán realizar cálculos de manera automática. Selecciona Max. 12.- Observa que debajo de los registros se muestra el valor máximo de edad que existe en ese campo.

Vuelve a dar clic al botón Autocalcular y selecciona MIN. Ahora debajo de este dato se muestra el valor mínimo de edad de este campo. Observa que en la ventana de Lista de campos de tabla dinámica se muestra el elemento Totales, con 2 subelementos: Máximo de Edad y Mínimo de Edad. Éstos los puedes quitar de la tabla dinámica haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Eliminar. Por el momento no vamos a eliminar ninguna de las funciones ni campos.

13.- Puedes así mismo, ocultar los registros y solo mostrar los resultados de las fórmulas, para ello haz clic en el botón Ocultar detalles, que se encuentran en el Grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño.

Observa que los registros ya no se muestran, solo los resultados de las dos funciones que acabas de insertar. Haz clic en el botón Mostrar detalles, del Grupo Mostrar u ocultar, de la ficha Diseño. Ahora los registros de esos dos campos si se muestran, junto con los resultados de las dos funciones utilizadas.

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14.- Para imprimir este reporte, solo tienes que mandar a imprimir la tabla dinámica, pero primero recuerda cambiar un poco la configuración antes de imprimir.

15.- Haz clic en el botón Vista Gráfico dinámico, de manera que puedas elaborar un gráfico dinámico Se muestra en la parte derecha de la pantalla la ventana de Lista de campos de gráfico y el gráfico dinámico sin ninguna barra que mostrar. Arrastra hacia la gráfica, de la Lista de campos de gráfico, los totales, el Máximo de Edad y el Mínimo de Edad. Observa que se activan el tipo de gráfico Columna y sus barras en diferente color. Puedes cambiar de tipo de gráfico, para ello ubica el apuntador del mouse dentro de una barra y haz clic con el botón derecho del mouse.

16.- Selecciona Cambiar tipo de gráfico. Se despliega la ventana Propiedades, la cual contiene las etiquetas: General, Borde o relleno, Tipo, Formato condicional y Filtrar y agrupar. (Las 6 etiquetas de la ventana Propiedades solo se muestran al hacer clic afuera del área del gráfico, en el área blanca.

Dentro del área del gráfico se muestra la ventana con 3 etiquetas).Selecciona Tipo. En la parte izquierda de la ventana se muestran todos los tipos de gráficos aceptados por Access y en la parte derecha los diferentes subtipos. Selecciona Columna y el subtipo 3D. También puedes cambiar el tipo de gráfico con el botón Cambiar tipo de gráfico, del Grupo Tipo, de la ficha Diseño.

17.- Guarda la tabla Datos Personales y cierra la aplicación de Microsoft Office Access 2010.

18.- Abre Microsoft Office Access 2010 y la base de datos Consultorio Médico. Se despliega la base de datos, junto con las 4 tablas que ésta contiene. Activa la tabla Datos Personales y Datos Clínicos Básicos. Deja activada la tabla Datos Personales. Haz clic en el botón Vista Diseño.

19.- Selecciona el campo Num_Paciente. Haz clic en el botón Clave principal, del Grupo Herramientas, de la ficha Diseño. Observa que del lado izquierdo del nombre del campo Num_Paciente se muestra una llave, la cual indica que ese campo forma parte de la clave principal de la tabla. Ahora selecciona la tabla Datos Clínicos Básicos, activa la Vista Diseño, selecciona el campo Num_Paciente y haz clic en el botón Clave principal. Para quitar una clave principal basta con seleccionar el campo que contiene la clave y volver a dar clic en el botón Clave principal. Por el momento no vamos a quitar claves principales.

20.- Estas claves principales que acabas de insertar en los campos serán necesarios al momento de crear las relaciones entre las tablas y generar los reportes y consultas. Puedes crear diferentes tipos de relaciones entre las tablas, lo importante es que primero definas la clave principal, que precisamente acabas de realizar.

21.- Guarda las tablas y cierra la base de datos y Microsoft Office Access.    

CRITERIOS Activa los botones del Grupo Ordenar y Filtrar Activa la función Autocalcular Activa los botones del Grupo Mostrar u Ocultar Diseña una tabla y un gráfico dinámico



EVIDENCIA Base de Datos “Consultorio Médico” con tabla y gráfico dinámico

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

ACTIVIDAD INTEGRADORA

1.-

Define en un documento de Word, el nombre de la base de datos, las tablas que lo componen y para cada tabla, los campos con sus respectivos tipos de datos. Asigna a la base de datos y las tablas su nombre respectivo.

2.-

Crea en Microsoft Office Access 2010 la base de datos y las tablas escritas en el documento de Word.

Captura al menos, para cada tabla, 30 registros.

3.-

Practica la navegación, utilizando los botones de navegación, busca información por medio del botón Buscar, reemplaza datos, edita registros de manera que puedas eliminar, insertar registros y campos.

4.-

Oculta y muestra los campos, para que se muestren en pantalla solo aquellas columnas que desees estén a la vista del usuario.

5.-

Importa cada una de las tablas creadas de Microsoft Access a Microsoft Excel.

6.-

Genera una tabla dinámica y un gráfico dinámico para cada tabla de la base de datos.

7.-

Asigna a cada tabla de la base de datos su clave principal.

8.-

Guarda la base de datos en un dispositivo de almacenamiento.

    

CRITERIOS Diseña en un documento de Word una base de datos con tablas, campos y tipos de datos Crea en Microsoft Access 2010 la base de datos diseñada en Word Captura al menos 30 registros en cada una de las tablas Genera una tabla y un gráfico dinámico para cada tabla de la base de datos creada Asigna a cada tabla de la base de datos la clave principal



EVIDENCIA Base de Datos con tablas, campos, registros, clave principal, tabla y gráfico dinámico

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ETAPA No.3 HERRAMIENTAS BÁSICAS

COMPETENCIA DE LA ETAPA: El alumno aplica las herramientas básicas de Access para imprimir, importar y exportar, ordenar, filtrar registros de una base de datos, así como generar una tabla y un gráfico dinámico.

ELEMENTOS DE COMPETENCIAS: En el desarrollo de la competencia el alumno:     

Utiliza los botones de mayor uso para configura una página, así como las opciones de imprimir Aplica las opciones para importar y exportar tablas de una Base de Datos de Access a Excel Ordena los registros de una Tabla en forma ascendente y descendente Activa la opción filtro para desplegar registros que cumplan con determinados criterios Ejecuta los pasos necesarios para crear una tabla y un gráfico dinámico.

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3.1 OPERACIONES BÁSICAS 3.1.1 IMPRIMIR UNA TABLA Después de haber elaborado una tabla y de darle una presentación adecuada a todos los registros que forman la base de datos, podemos mandar imprimir nuestro archivo, a continuación explicaremos la forma de cómo realizarlo mediante el uso de la Menú Archivo con las opciones Impresión rápida, Imprimir y Vista Preliminar.

Iniciaremos con la Cinta: Vista preliminar, la cual está integrada por los grupos Tamaño de página, Diseño de página, Zoom, Datos y Cerrar vista preliminar.



Tamaño:

Se puede seleccionar diversos tamaños de página



Márgenes:

Se define el tipo de margen que se va a aplicar (Normal, Ancho, Estrecho y Personalizado)



Vertical y Horizontal:

Permite cambiar la orientación del archivo



Configurar página:

Aquí se abre un cuadro de diálogo donde se captura el tamaño de los márgenes en milímetros

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En el Grupo Zoom se podrá elegir primero el acercamiento al cual veremos el documento para verificarlo y después en cuántas páginas podemos visualizar nuestro archivo.

Para salir de la vista preliminar y con el objetivo de realizar las últimas modificaciones a nuestra Tabla para posteriormente mandarla imprimir se usa el Botón de comando: Cerrar vista preliminar

Una vez efectuad la aplicación de las características del documento a imprimir, se da clic al Botón de comando: Imprimir y aparecerá la ventana de diálogo en donde especificaremos las páginas y el total de copias de nuestro archivo.

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3.1.2 IMPORTAR Y EXPORTAR UNA BASE DE DATOS Las bases de datos elaboradas en cualquier software de aplicación tienen el mismo principio de estructura: Registros, Campos, Fila de Encabezados, entre otros, solo cambia en la sintaxis o en la forma de crearse y manipularse, esto hace que los archivos creados en diferentes software de base de datos sean compatibles entre ellos.

A.-

Exportar Tabla

Para realizar la acción de exportar una Tabla de Access 2010 a Excel 2010, se emplea la Cinta de opciones: Datos Externos y el Grupo: Exportar, el archivo creado tendrá una extensión .xlsx, en donde el nombre y la ubicación del archivo se deja a consideración del usuario.

Se abre la base de datos que se desea exportar, después se abre la Tabla en el Área de Documentos y se da clic en el Botón de comando: Excel.

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Aparecerá la ventana Exportar: Hoja de cálculo de Excel, si damos clic en Examinar, podemos colocar el nombre y la ubicación de la base de datos que vamos a exportar a Excel.

Botón para definir el nombre y el lugar en donde se va a Guardar el archivo.

Después de dar un clic en el botón: Guardar, aparecerá otra ventana en donde se definirá si se desea guardar los pasos de exportación. Para terminar se da clic en el botón: Cerrar

NOTA:

Otra forma de iniciar el proceso de Exportar a Excel el archivo, es colocar el puntero sobre la Tabla que se encuentra en el Panel de Exploración y con el botón derecho del Mouse.

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B.-

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Importar Tabla

Para realizar la acción de importar una Tabla de Access 2010 a Excel 2010, se emplea la Cinta de opciones: Datos Externos y el Grupo: Importar, el archivo creado tendrá una extensión .xlsx, en donde el nombre y la ubicación del archivo se deja a consideración del usuario.

Se abre la base de datos en la que se desea importar, después se abre la Tabla en el Área de Documentos y se da clic en el Botón de comando: Excel. El proceso para importar una hoja de cálculo desde Excel es un poco más extenso que se aplicó en el proceso de exportación, con la finalidad de adecuarlo a sus características.

Aquí se muestran las Tablas que contiene el archivo

Aquí también se mostrará la Tabla que se va a Importar.

La base de datos que se vaya a utilizar para importar en ella, puede estar compuesta por una o varias Tablas o bien puede ser una nueva base de datos, en ella aparecerá en el Panel de Exploración la Tabla que se vaya a importar desde Excel.

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Aparecerá la ventana Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel, si damos clic en Examinar, podemos colocar el nombre y la ubicación de la base de datos que vamos a importar de Excel.

Botón para definir el nombre y el lugar del archivo se va a Abrir.

Continuando con el proceso de importación, aparecerá una ventana en donde se seleccionará la Hoja de Cálculo que contiene el libro de Excel y que se importará a Access.

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A la primera fila de una Tabla elaborada en Excel se le conoce como Fila de encabezados, Access confirmará que los convertirá en los nombres de los campos de la Tabla

En la siguiente pantalla se confirmarán para cada uno de los campos el nombre y el tipo de dato que se utilizará en Access.

Se definirá cuál de los campos se utilizará como clave principal de la Tabla, con la finalidad de utilizarla para realizar operaciones más avanzadas.

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Ahora, se colocará el nombre de la Tabla que aparecerá en el Panel de Exploración, que indicará que el proceso de importación está terminado.

Por último, aparecerá una ventana que indica si se desea guardar los pasos para el proceso de importación de la Hoja de cálculo.

Una vez terminado el proceso de Importar una Hoja de cálculo de Excel, se mostrará tal y como se dejó al inicio la Tabla en el panel de Exploración

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3.1.3 ORDENAR REGISTROS Los registros que forman una Tabla o una Consulta en una base de datos se pueden Ordenar en forma Ascendente o Descendente según sea el caso de los datos que formen el campo, además si es necesario podemos desactivar el ordenamiento de registros que se haya activado. Lo anterior lo realizaremos con la Cinta de Opciones: Inicio, el Grupo: Ordenar y filtrar y con los Botones de comando: Ascendente, Descendente y Quitar orden.

Para iniciar el ordenamiento de registros de una Tabla, se selecciona un campo de la base de datos, por ejemplo, seleccionamos la columna Compañía y damos clic a los botones de los comandos mencionados anteriormente, con la finalidad de observar dichos movimientos.



Normal



Ascendente



Descendente

Al momento de dar clic en el Botón de comando: Quitar orden, los registros se acomodarán de manera normal tal como se abrió la base de datos

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3.1.4 FILTROS Los Filtros se emplean para observar una cantidad limitada de registros que cumplan con una condición dada, de una base de datos que es muy extensa y que contiene una gran cantidad de registros. Lo anterior lo realizaremos con la Cinta de Opciones: Inicio, el Grupo: Ordenar y filtrar y con el Botón de comando: Filtro. A continuación explicaremos varias formas de realizar un filtro.

A.-

Botón Filtro

Para efectuar un filtro por el botón Filtro, de la Tabla, se selecciona un campo de la base de datos, por ejemplo seleccionamos la columna Factura y le damos clic al Botón de comando: Filtro, de ahí se despliega un menú de opciones y se escoge la opción: Filtros de números. Se despliega otro menú de opciones y tomamos por ejemplo Menor que… y capturamos un valor. Aparecerán en la Tabla los registros que cumplan con la condición

NOTA:

Para realizar un filtro con un campo de datos alfanuméricos, aparecerán la opción: Filtros de texto, se activará un menú con otras opciones que ayude a cumplir con la condición del filtro.

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B.-

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Botón Selección

Para realizar un filtro por el botón Selección, de la Tabla, se selecciona un dato del campo de la base de datos que se va a Filtrar, le damos clic al Botón de comando: Selección, de ahí se despliega un menú de opciones y se escoge por ejemplo la opción: Entre y capturamos los datos para efectuar el filtro. Aparecerán en la Tabla los registros que cumplan con la condición. Con los datos alfanuméricos se selecciona una palabra y únicamente aparecerá un menú de opciones para escoger la adecuada.



Datos numéricos

C.-

Botón Avanzadas



Datos alfanuméricos

Para ejecutar un filtro por el Botón: Avanzadas, de la Tabla se coloca el cursor en cualquier dato de la base de datos que se va a Filtrar, le damos clic al Botón de comando: Avanzadas y se elige la opción: Filtro por Formulario, de la Tabla que aparecerá se coloca el cursor debajo del nombre del campo y se desplegará el menú de opciones, se escoge por ejemplo la opción: RIVERA HNOS. Después se despliega del Botón de comando: Avanzadas y se escoge la opción: Aplicar filtro u ordenar.

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D.-

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Desactivar Filtros

Aparecerán en la Tabla los registros que cumplan con la condición y además en el nombre del campo: Factura, se activará el icono de Filtro que indicará que en ese campo se ha efectuado un Filtro

Para desactivar un Filtro en la Tabla de una base de datos, se da clic en el icono de Filtro que aparece del lado derecho del nombre de campo, del menú de opciones se activa con un clic la opción: Seleccionar todos y se da clic en Aceptar.

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3.1.5 TABLA DINÁMICA Y GRÁFICO DINÁMICO Tanto en una tabla dinámica como en un gráfico dinámico, el diseño final de su estructura es por medio de los campos que forma la base de datos, cada uno de las columnas que se emplean en su formación se insertan en forma de filtros, haciendo más amplio la visualización de los datos que se requieren.

A.-

Tabla Dinámica

Para elaborar una tabla dinámica, se abre una Tabla, en ella se observan los nombres de los campos y los datos de todos los registros de la base de datos.

Se da clic en el botón Vista tabla dinámica que se encuentra en los botones de vistas de objetos, en ella aparecerán los nombres de los campos en forma de filtros, en donde se podrán activar o desactivar las diferentes categorías del campo, ahí se podrán arrastrar con el Mouse la columna de campos al lugar deseado.

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Además se activará dentro de Herramientas de tabla dinámica la Cinta de Opciones: Diseño, en donde podemos activar las diferentes zonas y campos que se emplearán en la tabla dinámica, del Grupo: Mostrar u ocultar, explicaremos las más utilizadas.

El Botón de comando: Lista de campo activa y desactiva una ventana en donde aparecen los diferentes campos de la base de datos y de ahí se arrastran los campos a las diferentes zonas de la tabla dinámica.

Por ejemplo, de la lista de campos de la ventana anterior, le damos clic al campo Importe, lo arrastramos y lo dejamos en medio del campo Factura e Impuestos.

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El Botón de comando: Colocar zonas, activa y desactiva en forma visual el nombre de las zonas que contiene la tabla dinámica. Las zonas son: Área de Filas, Área de columna, Área de Filtros, Área de datos y Datos de detalle. A continuación utilizaremos un mismo campo arrastrándolo con el Mouse a las tres áreas de mayor uso. 

Campo de Fila



Campo de Columna



Campo de Fila

NOTA:

Con el Botón de comando: Colocar zonas, se activan o se desactivan visualmente las Áreas de la tabla dinámica.

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a.-

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Uso de funciones

En la tabla dinámica se puede realizar un reporte de operaciones en los campos que se estén empleando, para ello se selecciona el campo a realizar el reporte, se da clic en el Botón de comando: Autocalcular que se encuentra en el Grupo: Herramientas.

Por ejemplo utilizaremos las columnas Importe, Impuesto y Total, en cada una realizaremos un reporte de Suma, Cuenta y Promedio respectivamente.

Si deseamos quitar de la tabla un reporte de una función, se coloca el puntero en el nombre de la función aplicada de la ventana lista de campos y con el botón derecho de Mouse se elige: Eliminar.

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B.-

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Gráfico Dinámico

Para elaborar un gráfico dinámico, se abre una Tabla, en ella se observan los nombres de los campos y los datos de todos los registros de la base de datos.

Se da clic en el botón Vista gráfico dinámico que se encuentra en los botones de vistas de objetos, en ella aparecerán los nombres de los campos en forma de filtros, en donde se podrán activar o desactivar las diferentes categorías del campo.

NOTA:

El procedimiento para elaborar un gráfico dinámico es muy parecido al de elaborar una tabla dinámica

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Se activará dentro de Herramientas del gráfico dinámico la Cinta de Opciones: Diseño, en donde podemos activar las diferentes zonas y campos que se emplearán en el gráfico dinámico, del Grupo: Mostrar u ocultar, explicaremos las más utilizadas.

El Botón de comando: Lista de campo activa y desactiva una ventana en donde aparecen los diferentes campos de la base de datos y de ahí se arrastran los campos a las diferentes zonas del grafico dinámico.

El Botón de comando: Colocar zonas, activa y desactiva en forma visual el nombre de las zonas que contiene el gráfico dinámico. Las zonas son: Área de Series, Área de Categoría, Área de Filtros y Área de datos. Arrastramos de la ventana anterior el campo Importe y lo dejamos en el Área de datos.

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Si deseamos quitar del grafico un campo, se coloca el puntero en el nombre de la función aplicada de la ventana lista de campos y con el botón derecho de Mouse se escoge: Eliminar.

Una vez terminado de elaborar nuestro grafico dinámico, podemos darle presentación y cambiarle los atributos a cada uno de los elementos del gráfico, semejante a lo realizado Excel. Se emplean los Botones de Comando: Cambiar tipo de gráfico y Hoja de propiedades.

NOTA:

Con el Botón de comando: Colocar zonas, se activan o se desactivan visualmente las Áreas del grafico dinámico.

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3.1.5 CLAVE PRINCIPAL La inserción de una Clave principal en una Tabla, permitirá compartir información contenida en los registros de dos o más bases de datos y crear Relaciones entre tablas. La Clave principal servirá como identificador de un campo de una tabla que agrupen relaciones con otros campos de otras tablas.

El procedimiento para efectuar es muy sencillo, se abre la Tabla de la base de datos, se cambia del tipo de Vista Hoja de datos a Vista Diseño, se activará la Cinta de opciones: Diseño y del Grupo: Herramientas, se coloca o se selecciona en el campo apropiado y se da clic en el Botón de comando: Clave principal.

El procedimiento para desactivar la Clave principal de una Tabla es exactamente el mismo que el procedimiento para activar la Clave principal.

NOTA:

Con el botón derecho del Mouse también se puede activar o desactivar una Clave principal dentro del tipo Vista diseño

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3.2 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD 1

EXPORTAR E IMPORTAR A EXCEL (Importar y Exportar una Base de Datos)

Descripción:

Realiza las operaciones básicas de imprimir, exportar e importar en una base de datos.

a)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, abre la Tabla: Facturas y después Exporta a Microsoft Excel la Tabla en una hoja de cálculo, el nombre de la hoja será el mismo que la Tabla y el Libro de trabajo se grabará con el nombre: FACTURASEXPORTACIÓN. Del Libro de trabajo FACTURASEXPORTACIÓN, coloca tu nombre completo en el encabezado de la hoja de cálculo e imprime la hoja con orientación Horizontal.

Del libro de trabajo FACTURASEXPORTACIÓN, Importa a Microsoft Access la hoja de cálculo y guarda la Tabla con el nombre: FACTURASIMPORTACIÓN. Dale una presentación a la Tabla, modificando: Bordes, Color de relleno, Tipo de fuente, Color de fuente y Alineación. Imprime cada una en hojas de tamaño Carta y con orientación Vertical.

b)

De la base de datos: VENDEDORES (E-2 ACT-6) elaborada en Access en la Etapa 2, abre la Tabla: OFICINAS y después Exporta a Microsoft Excel la Tabla en una hoja de cálculo, el nombre de la hoja será el mismo que la Tabla y el Libro de trabajo se grabará con el nombre: VENDEDORESEXPORTACIÓN. Del Libro de trabajo VENDEDORESEXPORTACIÓN, coloca tu nombre completo en el encabezado de la hoja de cálculo e imprime la hoja con orientación Vertical.

Del libro de trabajo VENDEDORESEXPORTACIÓN, Importa a Microsoft Access la hoja de cálculo y guarda la Tabla con el nombre: OFICINASIMPORTACIÓN. Dale una presentación a la Tabla, modificando: Bordes, Color de relleno, Tipo de fuente, Color de fuente y Alineación. Imprime cada una en hojas de tamaño Carta y con orientación Vertical.

c)

De la base de datos: COLECCIÓN DE LIBROS (E-2 ACT-8) elaborada en la Etapa 2, abre la Tabla: TITULOS y después Exporta a Microsoft Excel la Tabla en una hoja de cálculo, el nombre de la hoja será el mismo que la Tabla y el Libro de trabajo se grabará con el nombre: COLECCIÓN DE LIBROS 2.

Del Libro de trabajo COLECCIÓN DE LIBROS 2, coloca tu nombre completo en el encabezado de la hoja de cálculo e imprime la hoja con orientación Horizontal.

Del libro de trabajo COLECCIÓN DE LIBROS 2, Importa a Microsoft Access la hoja de cálculo y guarda la Tabla con el nombre: TITULOS2. Dale una presentación a la Tabla, modificando: Bordes, Color de relleno, Tipo de fuente, Color de fuente y Alineación. Imprime cada una en hojas de tamaño Carta y con orientación Horizontal.

NOTA: El maestro te dará indicaciones de ésta actividad para su revisión, guarda en un dispositivo de almacenamiento los archivos con el nombre de E-3 ACT-1A, E-3 ACT-1B y E-3 ACT-1C respectivamente.

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ACTIVIDAD 2

ORDENAR UNA TABLA (Ordenar Registros)

Descripción:

Realiza la siguientes operaciones básicas de imprimir y de ordenar una base de datos.

a)

b)

c)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, Ordena en forma Ascendente la Tabla: Facturas y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta y con una orientación Horizontal la Tabla en cada uno de los siguientes ordenamientos.

1.-

Ordena por medio del Campo: Compañía

2.-

Ordena por medio del Campo: Código

3.-

Ordena por medio del Campo: Total

De la base de datos: VENDEDORES (E-2 ACT-6) elaborada en Access en la Etapa 2, Ordena en forma Ascendente la Tabla: VENTAS y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta y con una orientación Horizontal la Tabla en cada uno de los siguientes ordenamientos.

1.-

Ordena por medio del Campo: Región

2.-

Ordena por medio del Campo: Departamento

3.-

Ordena por medio del Campo: Artículos vendidos

De la base de datos: COLECCIÓN DE LIBROS (E-2 ACT-8) elaborada en Access en la Etapa 2, Ordena en forma Descendente la Tabla: TITULOS y manda Imprimir en una hoja tamaño Oficio y con una orientación Horizontal la Tabla en cada uno de los siguientes ordenamientos.

1.-

Ordena por medio del Campo: Titulo

2.-

Ordena por medio del Campo: Autores

3.-

Ordena por medio del Campo: Materia

NOTA: El maestro te dará indicaciones de ésta actividad para su revisión, guarda en un dispositivo de almacenamiento los archivos con el nombre de E-3 ACT-2A, E-2 ACT-1B y E-3 ACT-2C respectivamente.

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ACTIVIDAD 3

FILTROS EN UNA TABLA (Filtros)

Descripción:

Realiza la siguientes operaciones básicas de imprimir y aplicar filtros a una base de datos.

a)

b)

c)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza los siguientes Filtros con la Tabla: Facturas y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta y con una orientación Vertical la Tabla en cada uno de los siguientes Filtros.

1.-

Filtra los mayores de 10,000 del Campo: Total

2.-

Filtra los que se encuentren entre 1000 a 6000 del Campo: Factura

3.-

Filtra los que empiecen con Casa, del Campo: Compañía

De la base de datos: VENDEDORES (E-2 ACT-6) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza los siguientes Filtros con la Tabla: VENTAS y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta y con una orientación Vertical la Tabla en cada uno de los siguientes Filtros.

1.-

Filtra los del Norte de Campo: Región

2.-

Filtra los Marzo del Campo: Mes

3.-

Filtra los mayores de 2000 del Campo: Artículos vendidos

De la base de datos: COLECCIÓN DE LIBROS (E-2 ACT-8) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza los siguientes Filtros con la Tabla: TITULOS y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta y con una orientación Horizontal la Tabla en cada uno de los siguientes Filtros.

1.-

Filtra los de primer semestre del Campo: Semestre

2.-

Filtra los de Matemáticas del Campo: Materia

3.-

Filtra los mayores de 200 del Campo: Página

NOTA: El maestro te dará indicaciones de ésta actividad para su revisión, guarda en un dispositivo de almacenamiento los archivos con el nombre de E-3 ACT-3A, E-3 ACT-3B y E-3 ACT-3C respectivamente.

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ACTIVIDAD 4

TABLAS DINÁMICAS (Tabla y Gráfico Dinámico)

Descripción:

Realiza la siguientes operaciones básicas de imprimir y tablas dinámicas a una base de datos.

a)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza la siguiente tabla dinámica con la Tabla: Productos y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta, con una Orientación Horizontal

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b)

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De la base de datos: VENDEDORES (E-2 ACT-6) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza las siguientes tablas dinámicas con la Tabla: DATOS VENDEDOR y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta, con una Orientación Vertical cada una de ellas.

NOTA: El maestro te dará indicaciones de ésta actividad para su revisión, guarda en un dispositivo de almacenamiento los archivos con el nombre de E-3 ACT-4A y E-3 ACT-4B respectivamente.

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ACTIVIDAD 5

GRÁFICAS DINÁMICAS (Tabla y Gráfico Dinámico)

Descripción:

Realiza la siguientes operaciones básicas de imprimir y gráficos dinámicos a una base de datos.

a)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza el siguiente gráfico dinámico con la Tabla: Productos y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta, con una Orientación Horizontal. Utiliza solo las claves de fabricante 5, 7 y 11.

b)

De la base de datos: TECNOALEX (E-2 ACT-4) elaborada en Access en la Etapa 2, realiza el siguiente gráfico dinámico con la Tabla: Facturas y manda Imprimir en una hoja tamaño Carta, con una Orientación Horizontal. Utiliza solo las compañías Casa Software y Design.

NOTA: El maestro te dará indicaciones de ésta actividad para su revisión, guarda en un dispositivo de almacenamiento los archivos con el nombre de E-3 ACT-5A y E-3 ACT-5B respectivamente.

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