Arbetsklimat

SAM FÖRDJUPNING

Arbetsklimat

SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE

Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan orsaka bland annat stress, konflikter, kränkningar, hot och våld, vilket kan leda till psykisk ohälsa. Arbetsklimat har tagits fram för att undersöka och utveckla ett antal organisatoriska och sociala faktorer. Arbetet utmynnar i en handlingsplan för att förbättra arbetsklimatet. Arbetssättet i Arbetsklimat bygger på att chef och medarbetare arbetar tillsammans för att hitta lösningar. Inom arbetsgruppen finns unika erfarenheter och kunskaper om den egna arbetsmiljön som gör det möjligt att ta fram konkreta förbättringsförslag. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete ska vara en naturlig del av den dagliga verksamheten. I Arbetsklimat beskrivs hur organisatoriska och sociala förbättringar kan bli en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsklimat består av det här häftet samt kompletterande material på www.prevent.se/arbetsklimat.

Alla vinner på en bättre arbetsmiljö. Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra. Vi är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK. Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!

ISBN 978-91-7365-228-5 Art nr 237

Prevent

Prevent förmedlar kunskap om hur man genom ett hälsofrämjande arbetsmiljöarbete kan skapa framgångsrika företag där alla är säkra och mår bra. Prevent vill inspirera och stödja arbetsplatsernas arbetsmiljöarbete. Det gör vi genom att: •

informera om arbetsmiljöfrågor

•

utbilda och genomföra seminarier runt om i landet

•

ta fram enkla och användbara produkter och metoder

Prevent är en ideell organisation som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, det vill säga fack och arbetsgivare tillsammans. Besök www.prevent.se – kunskaper för en bättre arbetsdag!

Prevent Arbetsmiljö i samverkan Svenskt Näringsliv, LO & PTK

Upplaga 2:1 Projektledare

Frida Fossland

Text

Göran Härngren, Per-Arne Spiik, Frida Fossland

Grafisk form

Anders Kretz

Tryck

DanagårdLiTHO, Ödeshög, januari 2017

Distribution

Prevent, Box 20133, 104 60 Stockholm

Telefon

08-402 02 00

E-post info@prevent.se Webb www.prevent.se ISBN

978-91-7365-228-5

Art nr 237

Förord En god arbetsmiljö bidrar till att förebygga arbetsskador och ohälsa och att skapa arbetstrivsel. Det här materialet med tillhörande webbsidor ger information om och metoder för att undersöka och utveckla ett antal organisatoriska och sociala faktorer på arbetsplatsen. Det är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som ska vara en naturlig del i den dagliga verksamheten. Att undersöka med hjälp av Arbetsklimat ger en helhetsbild som visar både vad som är bra och vad som kan bli bättre. Undersökningen utmynnar i en gemensamt framarbetad handlingsplan med förslag på aktiviteter och åtgärder för att förbättra arbetsklimatet. Materialet kan användas som ett verktyg för att arbeta med förbättringar som berör lagkrav i föreskrifterna om Organisatoriskt och social arbetsmiljö 2015:4. Häfte + webbsidor Arbetsklimat består dels av det här häftet med beskrivande texter, dels av dokument och en webbenkät för undersökning av arbetsmiljön. En handsymbol i marginalen visar när det finns mer information och underlag på webbplatsen att ta del av. Webbadress: www.prevent.se/arbetsklimat

Prevent – Arbetsklimat

Innehåll Systematiskt arbetsmiljöarbete ............................................. 5 Att undersöka arbetsmiljön .................................................. 7 Förbättra arbetsklimatet ...................................................... 10 Organisationsteori: 6-boxmodellen .................................... 17 Arbetsprocessen .................................................................... 21 Att genomföra förbättringsåtgärder ................................... 32 Innehåll på tillhörande webbsidor ..................................... 35

Prevent – Arbetsklimat

Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är vägledande för arbetsplatsers utformning och utveckling av såväl fysiska, psykiska och sociala faktorer i arbetsmiljön. Föreskrifterna betonar bland annat vikten av att bedriva arbetsmiljöarbetet stegvis, långsiktigt, i samverkan mellan chef och medarbetare och som en ständigt pågående arbetsprocess. De flesta beslut om verksamheten påverkar arbetsmiljön. Därför ska man se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet blir en del av den dagliga verksamheten. Det är viktigt att tänka på arbetsmiljön när man till exempel planerar ett projekt eller en förändring på arbetsplatsen. Undersökning med hjälp av materialet Arbetsklimat utgår från ett antal organisatoriska och sociala faktorer på arbetsplatsen. De delar som undersöks är ledarskap, arbetsorganisation, mål, relationer, belöningssystem, hjälpmedel och metoder. Målet är att komma tillrätta med eventuella psykosociala problem som till exempel stress, konflikter, mobbning, hot och våld som riskerar att leda till ohälsa. Materialet kan användas av arbetsgruppens chef och medarbetare för att gemensamt arbeta med frågorna utifrån synsättet i föreskrifterna om det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Prevent – Arbetsklimat

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Alla arbetsplatser med anställda ska ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete. I författningens 2 § definieras SAM som:

»... arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.«

SAM-snurran

Undersöka (planera för undersökningen och samla in informa-

tion). Riskbedöma (uppskatta graden av allvar hos de brister man funnit och värdera vilka som är viktigast att ta tag i och förbättra). Åtgärda (föreslå åtgärder, värdera effekten, upprätta en hand-

lingsplan och genomföra åtgärderna). Kontrollera (kontrollera att åtgärderna genomförts och utvär-

dera om effekten uppnåtts). Arbetet i Arbetsklimat följer de fyra stegen i SAM-snurran. Detta illustreras genom SAM-snurran i marginalen.

Prevent – Arbetsklimat

Att undersöka arbetsmiljön Ett bra arbetsklimat är grund till både arbetsglädje och effektivitet. Ett bra arbetsklimat innebär bland annat att vi mår bra och trivs med jobbet och våra kollegor. Materialet Arbetsklimat utgår ifrån ett antal organisatoriska och sociala faktorer på arbetsplatsen. Arbetssättet som används för att undersöka bygger på den organisationsteori som kallas 6-boxmodellen. Det är en effektiv modell för att avgöra orsak och verkan. Genom att använda modellen kan man exempelvis upptäcka att det som framstår som orsaken till ett problem i själva verket inte är den egentliga orsaken, utan snarare ett symptom på problemet. Genom 6-boxmodellen kan man få grepp om vad som är problemet och vad som är symptomen, vilket gör det lättare att hitta lösningar som förbättrar situationen.

Kunskaperna finns i arbetsgruppen Arbetssättet i Arbetsklimat bygger på att chef och medarbetare arbetar tillsammans för att hitta lösningar för att förebygga ohälsa och förbättra arbetsklimatet. För att det ska fungera måste hela arbetsgruppen vilja nå fram till utveckling och förändring. Det är i arbetsgruppen som erfarenheter och kunskaper om problemen finns, och därför är det arbetsgruppen som är bäst lämpad att utarbeta konkreta förbättringsförslag och åtgärder. Initiativet till undersökningen kan komma antingen från föPrevent – Arbetsklimat

Att undersöka arbetsmiljön

retagets ledning, arbetsgruppens chef, arbetsgruppen själv eller från den lokala arbetsmiljöorganisationen. Oavsett varifrån initiativet kommer, är det viktigt att redan innan undersökningen inleds bestämma sig för vilka som ska involveras i vilket skede. Materialet är utformat så att chef och arbetsgrupp själva ska kunna genomföra undersökning och förbättringsåtgärder utan någon extern hjälp. Men i vissa situationer kan det vara bra att låta en extern part, till exempel företagshälsovården, göra själva undersökningen och involvera chefer och ledning först i ett senare skede.

Metoden i korthet Arbetsklimat innehåller två tillvägagångssätt för att undersöka: l en enkät som besvaras av varje medarbetare i arbetsgruppen l intervjuer med var och en i arbetsgruppen.

Efter att ha valt ett av tillvägagångssätten görs undersökningen och sedan sammanställs resultatet. Därefter görs en bedömning av resultatet, först av arbetsgruppens chef och sedan av arbetsgruppen. Efter samtal i arbetsgruppen om resultat och utvecklingsbehov skapar man tillsammans en handlingsplan med aktiviteter och förbättringsåtgärder. Allt eftersom aktiviteter och åtgärder genomförs, följs handlingsplanen upp och kontrolleras.

Syfte och mål Metodens syfte är att hitta och förtydliga behov av förbättring i arbetsmiljön. Brister och problem ska åtgärdas och det som fungerar bra ska bibehållas eller förstärkas. Målet är att förebygga ohälsa och främja hälsa. Arbetet med Arbetsklimat ska utmynna i en handlingsplan där både medarbetare, chefer, före8

Prevent – Arbetsklimat

Att undersöka arbetsmiljön

tagets ledning och den lokala arbetsmiljöorganisationen ställer sig bakom föreslagna åtgärder. Tanken är också att frågorna ska bli en självklar del av arbetsplatsens systematiska arbetsmiljöarbete.

Om verktyget Materialet Arbetsklimat är inte i första hand ett statistikinstrument med validerade frågor där det statistiska resultatet ska jämföras med andra för bedömning och slutsatser. Frågeområdena ska istället ge underlag för reflektioner och gemensam diskussion för att göra arbetsklimatet till en gemensam angelägenhet. Man kan se metoden som en start för ökad trivsel, hälsa och utvecklad effektivitet.

Prevent – Arbetsklimat

Förbättra arbetsklimatet I arbetsmiljölagen står det att: »Arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende.« Alla människor är olika. Det som är stressande för en person behöver inte vara det för en annan. Det gör att det förebyggande arbetsmiljöarbetet måste utgå från individen samtidigt som man måste beakta det sociala samspelet mellan medarbetarna i arbetsgruppen. Den organisatoriska delen av arbetsmiljön handlar om arbetets villkor, till exempel hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras, delaktighet och hur beslut fattas. Stress, konflikter, mobbning, våld och hot som kan leda till psykisk ohälsa, härrör ofta från organisatoriska och sociala faktorer. Det är villkoren i arbetet som arbetsgivaren främst kan kontrollera och påverka. Därför är det viktigt att undersöka de organisatoriska och sociala faktorerna för att kunna förbättra arbetsklimatet.

Grundläggande behov Precis som kroppen har fysiska behov som behöver tillgodoses, som mat, vätska, rörelse, vila och sömn, behöver vi också uppfylla våra psykiska och mentala behov för att må bra. Om de grundläggande behoven inte tillfredsställs utgör det en risk för att vi ska börja må dåligt. 10

Prevent – Arbetsklimat

Förbättra arbetsklimatet

Behovet av trygghet är basalt från det att vi föds. Det lilla barnet kräver omvårdnad och behöver känna sig tryggt med att inget överraskande eller farligt kommer att inträffa. Regelbundna rutiner och vanor hjälper till att förstärka trygghetskänslan. Det här behovet bär vi med oss även i vuxen ålder. Att inte veta vad som ska hända eller hur man behöver göra för att leva upp till förväntningar är sådant som kan skapa oro och leda till stressymptom. Även risken att bli utsatt för hot och våld under arbetsdagen kan skapa oro och stress. Att känna gemenskap och tillhörighet är också ett grundbehov. I gemenskapen växer den egna självkänslan att vara någon och betyda något. Att ingå i en arbetsgrupp där alla känner en vi-anda stärker både gruppen och den enskilde medarbetaren. Att däremot uppleva sig kränkt eller utfryst av sin arbetsgrupp är negativt för den psykiska hälsan. Detta behandlas i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Organisatorisk och social arbetsmiljö. Uppskattning och beröm. Alla människor behöver utöver känslan av trygghet och gemenskap också få uppskattning för det man gör och den man är. Det är extra viktigt på en arbetsplats eftersom man är där för att göra nytta. Utan uppskattning för bra insatser falnar intresset snabbt för en bra insats. Varför ska man anstränga sig om ingen verkar bry sig om det? Utvecklingsbehov. Att pröva sin förmåga och se vad man kan åstadkomma och lyckas med är också en medfödd drivkraft. På arbetsplatsen handlar det ofta om att pröva på nya saker, bredda sin kompetens eller att ta ett utökat ansvar.

Tidiga signaler på ohälsa Med ett dåligt arbetsklimat ökar risken för stress, konflikter och kränkningar. Men symptom på psykisk ohälsa utvecklas över tid. Ingen får utmattningssyndrom från den ena dagen till den andra, utan det är något som växer fram. Både som chef och för övriga anställda är det viktigt att försöka se och läsa av sina medarbetare eller kolleger och vara Prevent – Arbetsklimat