Podstawy sztuki negocjowania
Anna Obrębska
Podstawy sztuki negocjowania
Primum Verbum Łódź 2010
RECENZJA NAUKOWA prof. dr hab. Grażyna Habrajska REDAKCJA WYDAWNICZA Anna Obrębska PROJEKT OKŁADKI Anna Obrębska
© PRIMUM VERBUM Łódź 2010
ISBN 978-83-62157-11-2
Wydawnictwo PRIMUM VERBUM Ul. Gdańska 112, 90-508 Łódź www.primumverbum.pl
SPIS TREŚCI
I. ISTOTA NEGOCJACJI ................................................................................................. 7 II. ALTERNATYWY DLA NEGOCJACJI. MOŻLIWE ROZWIĄZANIA SYTUACJI KONFLIKTOWEJ ............................................................................................................. 13 III. TYPY I STYLE NEGOCJACJI ..................................................................................... 22 IV. NEGOCJACJE JAKO HANDEL WYMIENNY ............................................................. 27 V. CELE, FAZY NEGOCJACJI I ROLE NEGOCJATORÓW ........................................... 33 VI. POZIOMY PRZYGOTOWAŃ DO NEGOCJACJI ....................................................... 37 VII. KOMUNIKACJA JĘZYKOWA W NEGOCJACJACH. MECHANIZMY PERSWAZJI JĘZYKOWEJ .................................................................................................................... 39 VIII. WSTĘPNE TECHNIKI NEGOCJACYJE ................................................................... 47 IX. WŁAŚCIWE TECHNIKI NEGOCJACYJNE ................................................................ 51 X. TECHNIKI ZAMKNIĘCIA NEGOCJACJI ..................................................................... 76 XI. NEGOCJACJE JAKO GRA......................................................................................... 83 XII. AUTOPREZENTACJA W NEGOCJACJACH ............................................................ 84
7 I. ISTOTA NEGOCJACJI Czym są negocjacje? Negocjacje to proces komunikacji, za pomocą którego strony starają nakłonić się wzajemnie do zmiany określonych postaw i zachowań w sytuacji przynajmniej częściowego konfliktu wspólnych interesów. Ważną cechą negocjacji jest konieczność współistnienia wspólnych interesów, które łączą strony i stanowią płaszczyznę negocjowania, oraz sprzecznych interesów, które są powodem podjęcia negocjacji; zgodnie z maksymą: „Bez wspólnych interesów nie ma po co negocjować, a bez sprzecznych – o czym” (za: Kamiński 2004: 22)
Schemat 1: Przykład wspólnych i sprzecznych interesów w negocjacjach
8 Jakie jest miejsce negocjacji w przestrzeni życia społecznego? Potocznie negocjacje kojarzyć się mogą przede wszystkim z sytuacjami biznesowymi. W popularnych filmach negocjacje to najczęściej ściśle zorganizowana sytuacja komunikacyjna, w której przedstawiciele dużych firm zasiadają przy wspólnym stole, by uzgadniać szczegóły kontraktów, fuzji itp. Tymczasem warto w pierwszej kolejności zdać sobie sprawę z tego, że negocjacje są naturalną częścią codziennych sytuacji komunikacyjnych, że odbywają się w różnych obszarach życia społecznego, zarówno w sytuacjach zawodowych, jak i prywatnych (wiele na ten temat pisze m.in. Jim Thomas, por. Thomas 2006). Można powiedzieć, że negocjacje odbywają się na kilku poziomach życia społecznego: na poziomie międzyorganizacyjnym, np. negocjacje handlowe, międzynarodowe, między partiami politycznymi Przykład Księgarnia: Witam, chciałbym zamówić do swojej księgarni książkę pt. „Szlakami tygrysów”. W jakiej wysokości rabat dla księgarń Państwo przewidują? Wydawnictwo: Przy zakupie 10 egzemplarzy obowiązuje rabat 15%, a więc wyszłoby 250 zł za 10 sztuk. Księgarnia: A jaki jest termin płatności? Wydawnictwo: 14 dni. Księgarnia: A jaka byłaby cena w przypadku płatności gotówką przy odbiorze? Wydawnictwo: W takim przypadku można liczyć na 20% rabatu, ale jeśli zamówienie wynosi przynajmniej 20 sztuk. Księgarnia: W porządku, zatem zamawiam 20 sztuk.
9 na poziomie organizacyjnym, np. między współpracownikami, dyrekcją a związkami zawodowymi, w relacjach przełożony – podwładny itp. Przykład Pracownik A: Czy mógłbyś obsłużyć moich klientów w ostatniej godzinie pracy. Dziecko ma wystąpienie w przedszkolu, muszę koniecznie wyjść wcześniej. Pracownik B. Nie ma problemu, ale w tej sytuacji nie zdążę odebrać zamówienia z hurtowni, ty będziesz mieć po drodze, możesz odebrać? Pracownik A. W porządku. na poziomie międzyludzkim, np. między małżonkami, przyjaciółmi, rodzicami i dziećmi, sąsiadami i znajomymi Przykład Brat: Siostra, wiem, że dziś moja kolej na zmienianie piasku w kuwecie, ale miałem dziś taki ciężki dzień, a jutro klasówka z matmy, zupełnie nie mam siły i czasu. Zmienisz dziś wyjątkowo ten piasek za mnie? Siostra. Dobrze, ale Ty rano wyjdziesz z Szarikiem, bo ja tak bardzo nie lubię wcześnie wstawać. O.K.? Brat: O.K. na poziomie intrapersonalnym, np. wewnętrzne rozważania, czy wstać teraz czy za 5 minut… Przykład Ja: Już szósta, muszę wstawać. Ja: Muszę wstawać, ale bardzo mi się nie chce, może poleżę jeszcze 10 minut… Ja: Ale naprawdę muszę już wstawać…
10 Ja: No to może zrobię tak, że poleżę jeszcze 10 minut, a za to daruję sobie poranną lekturę portali internetowych. W ten sposób zaoszczędzę przespany czas...
Kim jest negocjator? Negocjatorami jesteśmy wszyscy i wszyscy uczestniczymy w negocjacjach każdego dnia, chociaż najczęściej nawet sobie tego nie uświadamiamy. Pierwszy wewnętrzny konflikt i pierwsza wewnętrzna dyskusja, jaką staczamy rano np. na temat tego, czy wstać teraz czy za 10 minut jest często początkiem ścieżki negocjacji, na którą wkraczamy codzienne. Negocjujemy z rodzicami, rodzeństwem, dziećmi, małżonkami, partnerami, np. na temat obowiązków domowych, spraw finansowych czy sposobu spędzania wolnego czasu. Negocjujemy z szefami, podwładnymi czy kolegami z pracy, np. na temat podziału obowiązków czy metody wykonania jakiegoś zadania. Negocjujemy z policjantami, urzędnikami, sprzedawcami. Jak mówi Jim Thomas: negocjujemy „od pierwszego krzyku aż do ostatniego tchnienia […]. Negocjacje są integralną częścią praktycznie każdej działalności człowieka. Za każdym razem, gdy spotykają się dwie osoby lub więcej, to chcąc osiągnąć jakieś porozumienie, muszą negocjować” (Thomas 2006: 21).
Jaka jest etymologia słowa „negocjacje”? Słowo negocjacje pochodzi z łaciny: negotiatio to handel hurtowy, przedsiębiorstwo bankowe, negotiator – kupiec hurtowy, bankier; od negotium – zajęcie, interes, służba państwowa, neg- od nec-, czyli „nie”, otium – czas wolny, próżnowanie, stąd negotium oznacza niepróżnowanie, duży wysiłek (Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych 1989).
11 Z czego wynika postępujący wzrost znaczenia negocjacji we współczesnym świecie? Na wzrost znaczenia negocjacji wpływa przede wszystkim rozwój gospodarczy, który coraz bardziej „zagęszcza” rynek dóbr i usług. Firmy muszą nieustannie negocjować ze swoimi dostawcami, kontrahentami, aby móc oferować klientom jak najkorzystniejszą ofertę. Na znaczenie negocjacji we współczesnym świecie wpływają także przemiany społeczne i polityczne, w szczególności rozwój demokracji w wielu rejonach świata przyczynił się do zwiększenia roli społecznego dialogu. Gdy swoje zdanie i swoje niezadowolenie głośno wyrażają różne grupy interesów, to może to stawiać władze lub grupy reprezentujące odmienne interesy przed koniecznością podejmowania negocjacji. Częstym negocjacjom sprzyja także rozwój technologiczny, jak słusznie zauważa Jim Thomas: „Wszyscy jesteśmy obywatelami – lub konkurentami – żyjącymi w opasanej elektroniczną pajęczyną globalnej wiosce”(Thomas 2006: 23).
Po co podejmować negocjacje? aby rozwiązywać spory w sposób rzeczowy i racjonalny, a nie emocjonalny; aby oszczędzać czas i pieniądze; aby osiągać swoje cele w drodze porozumienia, a nie konfliktu.
Kiedy należy podejmować negocjacje? wtedy, gdy jest to najlepsze rozwiązanie sytuacji konfliktowej;
12 strony są pozytywnie nastawione, gotowe do zawarcia kompromisu; przyniesie to korzyści warte zaangażowania w proces negocjacji
Kiedy nie należy podejmować negocjacji? gdy przedmiot sporu jest błahy; gdy osoba, z którą negocjujemy, nie ma kompetencji decyzyjnych; gdy istnieją lepsze rozwiązania sporu; gdy druga strona ma niepodważalną rację; gdy nasze szanse na zwycięstwo są niewielkie; gdy jesteśmy w stanie napięcia emocjonalnego.
ŹRÓDŁA I ODWOŁANIA Thomas J. Negocjuj, aby zwyciężać, Warszawa 2006. Kamiński J. Negocjowanie. Techniki rozwiązywania konfliktów, Warszawa 2004. Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych, red. W. Kopaliński, Warszawa 1989. ĆWICZENIA 1. Proszę podać dowolny przykład sceny negocjacyjnej z życia. 2. Proszę podać przykład negocjacji z każdego poziomu życia społecznego i zaproponować model analogiczny do schematu 1. Co w każdej z przedstawionych sytuacji jest wspólnym interesem, a co konfliktem? 3. Proszę podać kilka przykładów sytuacji, w których podjęcie negocjacji nie byłoby celowe.