eKasajeužtu! Akézmenypriniesol novýsystém?

Finančné poradenstvo - 14. časť

eKasa je už tu! Aké zmeny priniesol nový systém?

Dňa 4. decembra Národná rada Slovenskej republiky schválila novelu zákona o používaní Elektronických registračných pokladníc. Prijatou novelou vznikla povinnosť od 1.7.2019 pre podnikateľov napojiť všetky svoje registračné pokladnice online na centrálne úložisko Finančnej správy. No už od 1.4.2019 je používanie dobrovoľné. Podnikateľ, ktorý používa na evidenciu tržieb elektronickú registračnú pokladnicu, môže najskôr od 1.4.2019 začať používať online registračnú pokladnicu, pričom všetky novovzniknuté subjekty majú povinnosť sa pripojiť priamo už len do nového systému. Z elektronických registračných pokladníc sa teda stanú online registračné pokladnice.

Finančná správa tak získa informácie o každom vydanom doklade, ktorý bude automaticky uložený na centrálnom úložisku eKasa. Dáta ale nebudú uložené len v úložisku eKasy, ale aj v chránenom úložisku v lokálnom zariadení.

Podnikateľom systém eKasy prinesie viaceré zmeny:

- zaniká povinnosť vytvárania denných uzávierok, - zníži sa administratívna záťaž, nebude viac potrebná pokladničná kniha, - vzniká potreba internetového pripojenia, - v niektorých prípadoch vzniká potreba kúpy novej registračnej pokladnice, - vzniká možnosť používania nie len klasických ERP, ale aj tabletu, mobilu, či počítača.

Akú registračnú pokladnicu môžu podnikatelia používať?

Finančná správa zverejnila zoznam dodávateľov, ktorí splnili všetky zákonné podmienky a prešli testovaním v súvislosti s dodávaním výstupov z pokladničných dokladov pre eKasu. Poskytovatelia, ktorí sú uvedení v zozname, získali certifikát a môžu poskytovať podnikateľom pokladničné programy a chránené dátové úložiská, ktoré spĺňajú zákonné podmienky online registračných pokladníc. Finančná správa ale testuje ďalších dodávateľov a zoznam priebežne aktualizuje.

Ako sa pripojiť na eKasu?

Každý podnikateľ, ktorý chce používať eKasu, bude musieť požiadať o pridelenie kódu pokladnice – tzv. eKasa klient. Žiadosti o pridelenie kódu sú dostupné na portáli finančnej správy v osobnej zóne daňovníka od 15.3.2019. Ešte pred podaním žiadosti je dobré zistiť, či podnikateľ potrebuje novú pokladnicu, alebo mu stačí len zmena hardvérových/ softvérových prvkov aktuálne používanej elektronickej registračnej pokladnice (ERP).

Ak podnikateľ používa len virtuálnu registračnú pokladnicu, nemá žiadne povinnosti. Virtuálna registračná pokladnica bude od 1.4.2019 automaticky spĺňať podmienky online pripojenia na finančnú správu. Ak má podnikateľ ERP pokladnicu, môžu nastať 2 varianty. Buď bude jeho ERP modifikovateľná alebo nie.

Podnikatelia môžu na evidenciu tržieb používať iba certifikované zariadenia, preto ak je ich pôvodná ERP modifikovateľná, musia požiadať o modifikáciu ERP certifikovaného výrobcu, dovozcu alebo distribútora online registračných pokladníc. Následne si môžu nahrať do modifikovaného zariadenia autentifikačný a identifikačný balíček, podľa pokynov dodávateľa ORP. ORP je po pripojení na internet pripravená na evidenciu tržby. Ak nemá podnikateľ modifikovateľnú ERP, bohužiaľ, bude musieť kúpiť novú pokladnicu a po kúpe môže nahrať potrebné balíčky do zariadenia.

Na získanie autentifikačného a identifikačného balíčka je potrebné postupovať podľa jednoduchých krokov:

1. prihlásiť sa na portáli finančnej správy do svojej Osobnej internetovej zóny a vybrať časť „formuláre“,

2. vyplniť a odoslať elektronický formulár „Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient“ dostupný v Katalógu elektronických formulárov na portáli finančnej správy, v žiadosti je potrebné označiť, že žiadate o pridelenie kódu online registračnej pokladnice,

3. v eKasa zóne si stiahnuť inicializačný balíček, prístup do eKasa zóny je umožnený od 1.4.2019 v osobnej internetovej zóne v časti autorizované služby, v eKasa zóne je zoznam všetkých pokladníc, ktorým finančná správa pridelila na základe žiadosti kód pokladnice eKasa klient, je nutné si stiahnuť identifikačné údaje pokladnice tzv. identifikačný balíček na lokálne úložisko, 4. prostredníctvom eKasa zóny musíte požiadať certifikačnú autoritu o pridelenie certifikátu, a to pre každú pokladnicu osobitne. V žiadosti sa zadáva heslo, ktoré sa použije pri nahrávaní autentifikačného balíčka do online registračnej pokladnice, preto si heslo zapamätajte. Po spracovaní požiadavky sa v systéme eKasa certifikát zobrazí a je dostupný na stiahnutie do lokálneho úložiska, toto je autentifikačný balíček,

5. posledným krokom je už len nainštalovanie si identifikačného a autentifikačného balíčka do online registračnej pokladnice a pripojenie pokladnice k internetovému signálu, aby komunikovala so systémom eKasa.

Podnikateľ sa môže rozhodnúť, že bude využívať len virtuálnu registračnú pokladnicu. Pre získanie prihlasovacích údajov je nasledovný postup:

- prihlásiť sa na portáli finančnej správy do svojej Osobnej internetovej zóny a vybrať časť „formuláre“,

- vyplniť a odoslať elektronický formulár „Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient“ dostupný v Katalógu elektronických formulárov na portáli finančnej správy, v žiadosti je potrebné označiť, že žiadate o pridelenie kódu virtuálnej registračnej pokladnice, do žiadosti uvádzate PIN,

- poštou budú zaslané prihlasovacie údaje do virtuálnej registračnej pokladnice.

Nie každé miesto na Slovensku je pokryté internetovým signálom a finančná správa myslela aj na takéto situácie. Podnikateľ bez prístupu na internet musí okrem zmieneného podania žiadosti o pridelenie kódu eKasa klient požiadať aj o povolenie odkladu, odosiela teda dva formuláre. Najskôr pošle žiadosť o pridelenie kódu eKasa klient a musí počkať, kým bude spracovaná žiadosť a až potom môže podať žiadosť o povolenie odkladu. Online registračnú pokladnicu si musí zinicializovať rovnako, ako podnikateľ s internetovým pokrytím, má však povinnosť doposlať uložené dátové správy iba raz za 30 dní. Každá dátová správa musí byť odoslaná do 30 dní od jej uloženia v chránenom dátovom úložisku.

Môže sa stať, že v mieste podnikania bude dočasný výpadok internetového spojenia a z tohto dôvodu nebude podnikateľ môcť zaevidovať tržbu v systéme eKasa, vtedy je povinný uložiť dátovú správu v on-line registračnej pokladnici. Následne je podnikateľ povinný zaslať uloženú dátovú správu do systému eKasa do 48 hodín od prvého pokusu o jej zaslanie.

Tím Corlonez a.s.