GDPR krok za krokom - Fotografie a GDPR

GDPR krok za krokom - 5. časť

Fotografie a GDPR

Termín 25. máj 2018 máme už za sebou a s ním aj povinnosť spracúvať osobné údaje podľa nových pravidiel. I keď nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 679/2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a náš zákon 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov platia, až 40 % firiem si myslí, že sa ich povinnosti pri spracúvaní osobných údajov netýkajú. Zvyšných 60 % firiem, ktoré sa na GDPR pripravili alebo ešte stále na ňom pracujú, hľadá odpovede na otázky, ktoré nie sú na prvý pohľad jasné. Prinášame odpovede na niektoré z nich.

Fotky, fotografovanie a zverejňovanie fotografií

Téma fotografií je azda najčastejšou otázkou, s ktorou sa stretávam počas diskusií k GDPR. Zvykli sme si na fotografie v mobiloch, na fotky na internete, webových stránkach firiem, na Facebooku, na Instagrame. Často ani nerozlišujeme, či ide o fotografie z domáceho alebo pracovného prostredia, a či je účel súkromný alebo pracovný. Niektoré firmy fotografujú zamestnancov pri príchode do práce v rámci evidencie dochádzky.

Netreba zabúdať, že fotografia osoby, predovšetkým tváre, je osobný údaj a jej spracúvanie sa riadi pravidlami ochrany osobných údajov. (Najmä ak ide o fotky, ktoré sú ostré, dostatočne veľké na to, aby sme osobu na fotografii vedeli spoznať – identifikovať.)

Ak fotíte zamestnancov v rámci dochádzky, dbajte na to, aby ste mali dostatočne zabezpečený dochádzkový systém a aby ste fotografie neukladali zbytočne dlho. Primeraná lehota v rámci miezd je 1- 2 mesiace. Použitie fotiek namiesto bežnej evidencie alebo kartičiek s čipom budete musieť vedieť obhájiť ako váš oprávnený záujem, napríklad tak, že v minulosti dohádzalo k porušeniu evidencie a zamestnanci evidovali aj dochádzku neprítomným kolegom. A prípady viete aj zdokumentovať.

Ak fotíte zamestnancov alebo zákazníkov pre účely propagácie a PR, buďte obozretní a majte na pamäti nasledovné pravidlá.

Marketing a zverejňovanie fotografií

Ak máte firemný web alebo fanúšikovskú stránku, prípadne kanál You Tube, či Instragram a zverejňujete na nich fotografie, či krátke videá z firemných podujatí, ide o spracovanie na konkrétny účel (marketing) a z pohľadu GDPR musíte disponovať právnym základom, na základe ktorého údaje (fotografie) zverejňujete. Tými môže byť súhlas dotknutej osoby alebo oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Práve súhlas dotknutej osoby môžem odporučiť ako vhodný právny základ pri fotení a zverejňovaní fotografií. Ako postupovať? Odporúčam nasledovné kroky:

• Ak plánujete na firemnej akcii zhotoviť fotografie, informujte o tom zamestnancov alebo pozvaných hostí (dotknuté osoby) na pozvánke, prípadne oznamom pri vstupe.

• Poučte fotografa, aby rešpektoval, ak niekto namieta a nechce sa fotiť, aby takúto osobu z fotenia vynechal.

• Ak robíte spoločné fotky, dotknuté osoby sa nechajú odfotiť, pozerajú sa do kamery, má sa za to, že privolili a na fotenie máte súhlas. To však ešte nie je súhlas na zverejnenie fotografie.

General Data Protection Regulation

• Dohodnite sa vopred, ktoré fotografie určite chcete použiť na zverejnenie (napríklad fotky najlepších partnerov, fotky ocenených osôb, fotky určitých zamestnancov) a vyžiadajte si od nich písomný súhlas. Môžete ho mať pripravený vopred, predtlačený na liste A4 a doplníte iba meno a podpis osoby.

• Až potom fotografie alebo video zverejnite.

• A nezabudnite, ktorákoľvek dotknutá osoba môže svoj súhlas dodatočne odvolať. V tomto prípade, ak vám odfotená osoba pošle písomne odvolanie súhlasu, mali by ste jej fotku z internetu stiahnuť, nešíriť ju, prípadne ju nahradiť inou fotografiou z podujatia.

Praktický typ

Urobte si pár fotografií z firemných akcií, na ktorých nebudú ľudia, ale iba produkty alebo fotografie, ktoré zachytia atmosféru podujatia a detaily, napríklad podanie rúk, či fotografický záber na ľudí z diaľky, na ktorej nie sú osoby identifikovateľné. Budete mať k dispozícii zopár fotiek, ktoré budete môcť zverejniť bez osobných údajov a k tomu prináležiacich súhlasov.

Prípadne sa obráťte na profesionálnu agentúru, aby vám dodala na základe zmluvy osoby (hostesky) na fotenie a zverejnenie fotografií. Ak nie je právnym základom pre zverejnenie fotografie súhlas dotknutej osoby, ale plnenie zmluvy (za pózovanie zaplatíte), tak fotografie môžete zverejniť bez obavy, že by dotknutá osoba svoj súhlas odvolala a vy budete musieť zverejnené fotografie odstrániť.

Zverejňovanie fotografií detí

Osobitnú pozornosť venujte zverejňovaniu fotografií detí. Podľa GDPR môže dať súhlas na spracúvanie osobných údajov, a tým pádom aj zverejnenie fotografií, iba osoba staršia ako 16 rokov. Za deti do 15 rokov preto musíte získať súhlas od rodičov.

V praxi sa často stáva, že sú na rôznych akciách deti v sprievode učiteľov, vedúcich krúžkov, starých rodičov alebo iných príbuzných. Overte si preto, či vám môžu poskytnúť súhlas, lebo súhlas je platný, iba ak vám ho dá nositeľ rodičovských práv. Aj dobre mienený podpis starej mamy, môže byť totiž neplatný.

Vydavatelia a profesionálni fotografi

V krátkosti sa ešte zmienim, že uvedenými pravidlami by sa mali riadiť predovšetkým bežné firmy, podnikatelia, organizácie a pod. Pokiaľ ide o umeleckú, či dokumentárnu fotografiu alebo zverejňovanie fotografií v rámci publikačnej a vydavateľskej činnosti, tu je možné, ako právny základ, použiť oprávnený záujem a zverejniť fotografie aj bez súhlasu dotknutej osoby.

Ale aj v tomto prípade platí zásada, že musíte vedieť súlad s GDPR preukázať a dotknuté osoby s fotením súhlasili alebo minimálne nenamietali (nezakrývali si tvár, nežiadali vás o nefotenie a pod.). A aj v tomto prípade by ste mali mať o svojej činnosti doklady, napríklad platnú živnosť, povolenie na podnikanie alebo vzdelanie v tejto oblasti, ktorými preukážete, že neporušujete zákon.

Fotografie a sociálne siete Facebook, Instragram

Ak fotíte poloprofesionálne alebo príležitostne a chcete sa fotografiami pochváliť na Instagrame či Facebooku, buďte pri výbere fotografií opatrní. Zverejňujte iba fotografie, ku ktorým máte od dotknutých osôb súhlas. Či už ide o svadby, oslavy alebo firemné akcie, vždy sa dohodnite na súhlase pre zverejnenie fotografií s osobami na fotografiách. Odporúčam to z toho dôvodu, že fotografie nezverejňujete iba priateľom, ale širokej verejnosti - robíte si tým reklamu, získavate ďalších klientov, a tým pádom je účelom zverejnenia marketing.

A nezabúdajte, že v prípade Facebooku existuje rozhodnutie Európskeho súdu, že spravovaním fanúšikovskej stránky ste v pozícii prevádzkovateľa a z toho vám vyplývajú aj ďalšie povinnosti v rámci GDPR (viesť záznamy o spracovateľských činnostiach, mať vypracované smernice a dokumentáciu). Ale o tom sme už písali v predošlých častiach.

Spýtali sme sa za vás

• Ako sa GDPR týka bežných občanov, týka sa ich vôbec?

- Nariadenie GDPR v článku 2 priamo uvádza, že sa nevzťahuje na spracúvanie fyzickou osobou v rámci výlučne osobnej alebo domácej činnosti. Na súkromné natáčanie videa, fotenie a fotografie, rodiny, priateľov, z rodinných osláv či dovolenky, sa GDPR nevzťahuje. V prípade kamier na domoch situácia už nie je tak jednoznačná, pokiaľ kamerou snímate iba svoj dom, pozemok, je to v poriadku, ale ak má kamera v zábere aj pozemok suseda alebo časť chodníka pred domom, tak to už v poriadku nie je.

• Ako je to s fotením na verejnosti a so zverejňovaním fotiek, na ktorých sú aj iní ľudia, napríklad okoloidúci, na Facebooku, Instagrame alebo v iných médiách?

- Ak fotíte súkromne, na verejných priestranstvách rešpektujte, ak niekto namieta a nechce byť v zábere. Ak sa vám dostanú cudzie osoby do záberu, buďte ohľaduplní pri ich zverejňovaní, vyberte radšej také, kde ste vy a vaša rodina v popredí, prípade iné osoby v pozadí bez možnosti identifikácie.

• Takže fotiť môžeme a zverejňovať už nie?

- V podstate áno. Medzi fotením a zverejňovaním je rozdiel. Zatiaľ čo fotenie súkromným aparátom, uschovávanie alebo prehliadanie rodinných fotiek z dovolenky možno považovať za výlučne domácu činnosť, tak zverejnenie fotiek a videí na Facebooku, Instragrame, či You Tube, už nie je výlučne domáca činnosť. Preto ak máte fotografie a videá, na ktorých sú iné osoby, napríklad náhodní okoloidúci, radšej pre zverejnenie zvoľte iné zábery. Nikomu nemusí byť príjemné, ak sa jeho podobizeň ocitne na neznámom profile, či stránke inej osoby sociálnej siete.