HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS EN LÍNEA 1. Características generales1 Con el crecimiento en el acceso a la red se ha venido acuñando con más fuerza el término Ofimática en Línea o Web Office (en Inglés), es una alternativa basada en Web para realizar las mismas tareas, pero con la ventaja de no tener que gastar en Software para realizarlas porque las herramientas están disponibles a través de Internet. Durante mucho tiempo la oferta de aplicaciones de ofimática era nula, en relación con la de Microsoft. Así por ejemplo los formatos de archivo de MS Office (DOC, XLS y PPT), se instituyeron como estándares universales de este tipo de información. Tiempos acá, Corel WordPerfect Office se comenzó a ofrecer una alternativa a bajo costo, al uso MS Office. Pero como se dijo anteriormente que se seguía utilizando los estándares universales (los formatos de archivo de MS Office) debido a su gran masificación. Con la liberación de OpenOffice, mejoró la oferta de los programas de oficina ya que estos son gratuitos y son compatibles con los formatos de MS Office. Pero aun así las tres suites anteriores para trabajar, tenemos que instalar los programas en nuestras computadoras ya que son programas de escritorio y así ejecutarlos según nuestras necesidades de trabajo. De este modo si no siempre podemos estar trabajando en una computadora de escritorio, ya que nuestras necesidades son de espacios circunstanciales; no nos queda otra opción que usar una portátil en la que llevemos nuestra información y así seguir trabajando con ella donde estemos. Otra opción sería comprarnos una Memoria USB en la que carguemos los documentos personales aunque debemos de dedicar tiempo a: “no prestarla”, “andarla colgada” “revisarla antes y después de ocuparla” “no introducirla en Cyber Café” “No introducirla en computadoras en las que son varios usuario (escuelas, instituciones, universidades)”, entre otras. ¡Bueno! Trataremos de mostrarle algunas herramientas que nos pueden solucionar algunas cosas aunque para ello necesitemos de una conexión a Internet, un navegador web en la que accederás al servicio mediante una URL y un Usuario y Contraseña, y ¡ya!. Esta herramienta se llama Office online se refiere a paquetes similares pero que permiten al usuario trabajar en la Web, es decir, que el usuario final utiliza únicamente el navegador. El más conocido es Google Docs que por ahora incorpora varias herramientas de funcionalidad diversa. 2. Servicios de Oficina en Línea A continuación ofrecemos algunos de los servicios que nos permiten disfrutar de éstas herramientas en Internet, algunos de ellos comparten características generales tales como colaboración en Línea, compartir la información en otros sitios web de forma práctica, importar y exportar archivos para manipularlos con aplicaciones de escritorio (como Microsoft Office). Google Docs. Es un servicio gratuito que tiene Google y que sirve para almacenar documentos en él, pero también es una Suite Ofimática en donde se pueden editar dichos documentos. Además de eso, dispone de un soporte multiformato para cargar y descargar archivos del mismo y no requiere instalar nada porque trabaja de forma remota con una interfaz Web. El entorno es bastante amigable y cuenta con 1
Ruiz Palmero, J. y otros: Posibilidades educativas de la Web 2.0. Capítulo 6. Compartir documentos en línea, Tecnología Educativa. Universidad de Málaga, 1 de noviembre de 2008. Ofimática en línea, Portal Educativo Nicaragua Educa; Antonio Gonzalez: Usos didácticos de herramientas ofimáticas online, Curso Web 2.0 en el aula, Recursos CEP AZAHAR, marzo de 2010 1
las siguientes aplicaciones: Procesador de Textos, Hoja de Cálculo, Editor de Presentaciones, Formularios, Dibujos. Los archivos se encuentran instalados en un servidor de la empresa, al igual que todos los documentos de los usuarios. De esta manera, todos los archivos están siempre accesibles desde cualquier equipo con acceso a Internet. Actualmente está compuesto por documentos de texto, Hojas de Cálculo y Presentaciones. Tiene un límite combinado de 5.000 presentaciones y documentos, y de 1.000 hojas de cálculo, también se puede utilizar en combinación con Google Apps que permite alojar tu correo en sus servidores más servicio de Calendario y mensajería instantánea. Zoho. Es mi favorito, el más completo y con mejor interfaz que el servicio de Google, algunos de sus productos son: Procesador de Textos, Hoja de Cálculo, Editor de Presentaciones, Administrador de Proyectos, Sistemas de Administración de Clientes y Productos (CRM), Aplicación de Bases de Datos, Bloc de Notas, wiki, etc. Es gratuito, y han anunciado que tendrán un límite de 1GB aunque aún no lo han hecho efectivo, han cuidado mucho de la interfaz de sus aplicaciones y recibido muy buenas críticas de parte de otros sitios. Muchas de sus herramientas se encuentran en una fase beta. Think Free. A la vista es muy similar a Microsoft Office, lo cual puede ayudar al usuario que desea probar sus aplicaciones que son: Procesador de Textos, Hoja de Cálculo, Editor de Presentaciones, con la posibilidad de generar archivos en formato PDF. Posee una versión de pago y una gratuita con un límite para crear documentos de 1GB. Zimbra. Es una solución OpenSource (en realidad, bajo la licencia ZPL en el caso de documentos lo que crea una pequeña controversia) gratuita y de pago. Esta empresa comprada por Yahoo hace ya algunos años, y sobresalen entre sus servicios destacan: Cliente de Correo, Calendario, Procesador de Textos, Hoja de Cálculo. Zimbra en todas sus versiones se puede descargar para instalarla en un servidor propio, sin embargo el propósito es alcanzar a Empresas, Proveedores de Servicio de Internet (ISP), Organizaciones no lucrativas e Instituciones del Gobierno, por lo que las versiones con funciones más avanzadas podrían tener precios prohibitivos para uso personal. Ahora nos toca OpenOffice.org, pues ya es posible ejecutarlo en su versión 3.0 a través del propio navegador. Todo ello es posible gracias a Ulteo, un escritorio en línea virtual que está en sus inicios pero que permite a los usuarios usar OpenOffice.org en la Web, para lo cual lo único que necesita es un navegador Web actual con javascript activado y soporte java.
En Microsoft Office Live Workspace podemos subir nuestros documentos de Office de escritorio, a la web, manejarlos, compartirlos, anotar sobre ellos y tenerlos a buen recaudo de forma online. Para usar este servicio necesitas una cuenta Live, la de Hotmail sirve. Cuenta con una versión de escritorio de Office, qu e nos deja guardar los documentos con los que estemos trabajando directamente en nuestro espacio web, y compartirlo directamente. Podemos tener además fichas de personal, listas de notas y calendarios. Un historial de cambios y la posibilidad de que se nos avise con un correo electrónico cuando hay novedades o movimientos en nuestro espacio son otras 2
funciones disponibles.
Buzzword. Es un procesador de textos sencillo y, como dato curioso, permite convertir los archivos de extensión docx de la última versión de la suite ofimática de Microsoft a formatos propios de versiones anteriores (doc). Buzzword puede funcionar tanto en la web como en el escritorio y nos permite ver el resultado final del documento, es decir, como quedará una vez impreso. Permite asignar diferentes perfiles a otros usuarios para compartir cada documento.
3. Diferencias claras entre la Ofimática en Línea y la convencional2 La Ofimática basada en Web tiene como uno de sus fuertes la posibilidad de aprovechar muchas de las características que ya conocemos de la Red para distribuir contenidos, por ejemplo podemos hacer una Presentación en Zoho Show y publicarlo dentro de una Intranet, en un sitio web o en nuestro blog. Es decir, podemos compartir de una manera muy práctica la información que estamos creando, ya sea embebiendo el documento dentro de un sitio web o compartiendo una dirección para que otros accesen a ella, algo que ya muchos hacemos con los vídeos en Youtube o las fotografías en Flickr. Otro punto a destacar es que nuestros archivos se almacenan directamente en el servidor del proveedor del servicio, lo que permite que podamos editarlos desde cualquier computadora que cuente con una conexión a Internet. Además de una manera sencilla también podemos permitir que otros editen nuestra información y que colaboren en nuestros documentos, lo único que tenemos que hacer es compartir un link especial que el servicio nos provee y todo el equipo de trabajo puede estar alimentando el mismo archivo, cosa que es más difícil de hacer con una Aplicación de escritorio y que realmente pocos utilizan. Todo esto relacionado a compartir la información, las diferentes formas de publicación y colaboración no son más que características de la Web 2.0 de la cual la Ofimática en Línea aprovecha, tal como lo hemos mencionado, y que claramente forma ventaja contra la Ofimática tradicional. Obviamente no todo es color de rosa, y el hecho de estar basada en Internet significa que necesitamos una conexión permanente para acceder a nuestros documentos, y estamos a la merced de la inestabilidad de los enlaces, problemas en los navegadores y disponibilidad del servidor en donde está alojada nuestra información, lo que puede reducir drásticamente nuestra productividad si tenemos uno de esos malos días en que nada funciona.
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La oficina 2.0, maestrodelweb.com, 6 de febrero de 2008 3