Caro(a) aluno(a), Aqui em Ceilândia o movimento Hip Hop é muito forte. Várias pessoas se identificam com essa cultura e dela sobrevivem. Porem, os principais itens que a galera consome (vestuário e musica, por exemplo) são produzidos fora da cidade. Os eventos que acontecem aqui ainda dependem de mão-de-obra externa. Um Arranjo Produtivo Local – APL - é uma articulação de Pessoas, Empresas e do Governo Federal, dentro da mesma comunidade, que desenvolvem atividades econômicas semelhantes e que possuem vínculos de produção, interação, cooperação e aprendizagem. O APL do Hip Hop se apresenta como uma importante mobilização para esses atores culturais a fim de integrar suas ações, capacitando a galera, gerando renda e garantindo a sustentabilidade do movimento Hip Hop. Serão desenvolvidas oficinas dos elementos do Hip Hop em 4 áreas de formação: Confecção, musica, produção e empreendedorismo. Esperamos que com esse curso você consiga ampliar sua atuação no movimento Hip Hop e gerar renda a partir da prestação de serviços, melhorando assim sua qualidade de vida e contribuindo para o desenvolvimento de nossa comunidade. Grande abraço, Equipe do APL do Hip Hop.
Índice ELABORAÇÃO DE PROJETOS .............................................................................7 O que é um projeto .................................................................................................9 Análise de Envolvimento ......................................................................................10 Análise de Problemas – Árvore de Problemas ......................................................11 Análise de Objetivos – Árvore de Objetivos ..........................................................15 Análise de Alternativas ........................................................................................ 17 Construção do Quadro Lógico – Descrição Sumária ............................................17 Monitoramento das premissas ou pressupostos .................................................20 Construção da Matriz do Projeto .........................................................................24 Formulários .........................................................................................................26 PRODUÇÃO DE EVENTOS .................................................................................29 O que são eventos? ................................................................................................31 A Gestão do Tempo e o Planejamento de Eventos ...............................................33 Tipologia dos eventos ...........................................................................................37 Fases de elaboração de um evento .......................................................................40 Comunicação em eventos .....................................................................................44 Administração econômica e Financeira do evento ..............................................45 Exercício ...............................................................................................................50
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O que é um projeto Existem varias maneiras de definir um projeto: A ONU, por exemplo, define ao PROJETO – como o empreendimento planejado que consiste num conjunto de medidas interrelacionadas e coordenadas para alcançar um objetivo dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo – ONU O Terceiro Setor define o projeto como: Documento no qual o proponente descreve de forma detalhada, coerente as ações que pretende realizar, objetivando transformar uma realidade social. Conjunto de atividades para alcançar objetivos pré-estabelecidos em um tempo previsto e com recursos humanos, físicos e financeiros, compatíveis com o que se propõe. O Projeto e o Planeajmento realizado com coerência O Governo Brasileiro, define: PROJETO como: O instrumento de programação que contribui para alcançar o objetivo de um programa, limitados no tempo, requerendo recursos orçamentários. ATIVIDADE – é um instrumento de programação que contribui para alcançar o objetivo de um programa de modo contínuo e permanente, requerendo recursos orçamentais. AÇÃO - é um instrumento de programação que contribui para alcançar o objetivo de um programa, não requerendo recursos orçamentais. A ação é parte de um programa. PROGRAMA – Conjunto de ações articuladas, orientadas para um objetivo de impacto, que resulta na produção de bens e serviços. Um programa faz parte de um plano. PLANO – É a dimensão de planejamento superior do governo, onde são definidos os programas e projetos para cumprir metas por ele estabelecidas. É onde se definem as estratégias governamentais. 9
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Análise de Envolvimento Tendo em vista que na realização de projetos, sempre vão ser inseridos para modificar uma realidade qualquera que seja, é importante que se identifiquem os interesses de todos os atores envolvidos, porque seu desconhecimento pode levar a uma série de dificuldades ou mesmo ao fracasso de um projeto na área. É indispensável identificar os aliados, que ajudaram a que o projeto de certo, bem como a os opositores e, neste caso, se identifica qual o tipo de barreira que podem trazer para implementar o projeto e supera-la com antecipação. A experiência tem demonstrado que há casos em que, ao se proceder à análise de envolvimento, verifica-se que a oposição a um determinado projeto na área é tão grande que qualquer ação neste sentido está, de antemão, fadada ao fracasso. Nestes casos recomenda-se a mudança de estratégia, ou então, o abandono temporário da idéia de implantar um projeto. Seu objetivo é o levantamento de todas as informações possíveis, de todos os possíveis envolvidos no Projeto como: indivíduos, grupos, instituições (analisado seus interesses, interrelações, etc) que sejam relevantes para o entendimento dos problemas a serem analisados. A definição de problemas depende do ponto de vista de cada um destes y deve ser considerado para evitar problemas mais adiante. A Análise de Envolvimento deve ser a primeira etapa de introdução ao processo participativo de elaboração de projetos Como se faz? 1) Identificar pessoas, grupos e/ou instituições direta ou indiretamente envolvidas com a situação em análise 2) Caracterizá-los e analisá-los. As categorias de análise a serem utilizadas dependem da complexidade da situação em que se está trabalhando (exemplos: função ou atividade que desenvolvem, interesses, potenciais, limitações, etc.) 3) Identificar possíveis contribuições e barreira à implementação do projeto. Os passos de esta análise podem ser resumidos da seguinte maneira: • Coletar • Estruturar • Descrever • Analisar • Avaliar 10
As ferramentas mais importantes neste processo são: 1. Diagnóstico – obtenção e organização de dados para conseguir um Conhecimento Total da realidade a ser trabalhada. Reflexione sobre: - Como vai obter as informações - Relacione todas as informações que considerar importante. - Relacione tudo o que sabe sobre o tema: o que já leu, os seminários que participou, etc. - Saia dos seus limites, visite outras instituições, conheça experiências inovadoras. 2. Planejamento Participativo – contar com a participação de todos os atores envolvidos no planejamento, na elaboração e na avaliação – outras entidades, lideranças populares, participantes diretos do projeto, etc.. O processo de elaboração de projetos sociais supõe dois grandes momentos: o de elaboração e o de redação do Projeto. No momento de elaboração do projeto, o grupo deve dedicar tempo para realizar um bom diagnóstico sobre o contexto e a situação problemática que pretende enfrentar; analisar seu potencial. Em seguida, construir seu caminho. É preciso que todas as pessoas envolvidas no projeto dele participem diretamente na fase de elaboração com visão ampla e criatividade na busca de viabilidade.
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Análise de Problemas – Árvore de Problemas Antes de iniciar esta fase é necessário que se determine o corte a ser dado na realidade que vai ser trabalhada, definir a partir de que enfoque vai ser analisada a realidade. Para desenvolver um projeto (em qualquer comunidade), é preciso definir se quer trabalhála como um todo, em toda sua complexidade, ou se quer um analisar somente um segmento específico. Geralmente uma instituição ou grupo (privado ou público), já tem sua missão e campo de trabalho definidos e sua análise terá também, um campo pré-determinado. Por exemplo, se a intervenção na comunidade for da Secretaria de Saúde, naturalmente o ponto de partida da análise será diferente do realizado pela Secretaria da Educação ou de uma organização não governamental que tratará da questão de maneira diferente. Normalmente a primeira delimitação é dada pelos organizadores, isso não impede que eventualmente outros participantes a modifiquem. 11
A definição do foco de análise de problemas delimita o subconjunto da realidade a ser analisada, possibilitando clareza sobre a situação problemática e sua abrangência. Estabelecendo o foco de análise, passa-se ao levantamento e ordenação dos problemas utilizando-se a técnica de “coleta e estruturação de idéias”. Como se faz? 1) O coordenador/ moderador distribui fichas aos participantes solicitando que escrevam os principais problemas relativos a situação dada. 2) As fichas são afixadas em um painel para serem visualizadas por todos os participantes. 3) retiram-se do painel as fichas com problemas repetidos (faz-se uma limpeza no painel). 4) Os problemas apresentados são discutidos, sendo ou não confirmados pelo grupo. (é bom lembrar que, a partir do momento que as idéias são colocadas no painel, elas são consideradas de propriedade do grupo). 5) Se for o caso, novos problemas são acrescentados. 6) Os problemas são agrupados ou ordenados conforme critérios do grupo. Existem diversas outras formas de se trabalhar a análise de problemas. Uma delas, bastante eficaz, é a chamada Árvore de Problemas, que consiste em criar um diagrama de causaefeito que possibilita a compreensão da relação de causalidade entre eles. Como formular um problema? A formulação do problema e feita com uma condição negativa, porém adequada à análise de problemas e a possibilidade de construir uma situação futura provável de controlar: Exemplo. • Não há pesticida (errado) • Colheita destruída por parasitas (correto) Deve-se ter o cuidado de determinar exatamente o problema enfrentado. No caso do exemplo acima, o problema é o fato de a colheita estar sendo destruída e não da falta ter pesticida. O existir ou não inseticida não interessaria se o problema da destruição da colheita não ocorresse. Outro cuidado necessário é a necessidade de que o problema fique bem claro. É comum em oficinas de planejamento os participantes colocarem em fichas, palavras soltas como, por exemplo: equipamento. Equipamento em si não é problema. Há que se determinar o que há de errado com o equipamento. Está obsoleto? Em quantidade insuficiente? Em precárias condições de manutenção?
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É necessário escrever um só problema por ficha, para poder dar maior flexibilidade, e identificar apenas os problemas reais e não aqueles possíveis de ocorrer. O ordenamento dos problemas, é feita através da hierarquização dos problemas, estabelecendo uma ligação de causa –efeito. Se define o problema central e se constrói no painel a arvore de problemas. A definição do Problema Central, é o que vai permitir montar a estrutura da árvore sem o qual seria quase impossível fazer um ordenamento hierarquizado, visualizando suas causas. Para ver si nossa definição de problema é correta, devemos ter respostas às seguintes perguntas: 1. Como sabemos que o problema existe? 2. Quem esta sendo afetado pelo problema? (público alvo) 3. Qual a magnitude atual do problema e quais suas conseqüências? 4. Estão disponíveis todas as informações relevantes sobre o problema? 5. Quais as dificuldades principais para enfrentar o problema
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ÁRVORE DE PROBLEMAS
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Análise de Objetivos – Árvore de Objetivos A análise de objetivos nós vai permitir visualizar uma possível situação futura desejada resolvendo problemas os problemas focados e importantes para a Comunidade. A definição de objetivos tem como base os problemas levantados na fase anterior e transforma-los numa situação positiva a futuro, numa Árvore de Objetivos. Neste nível de planejamento são considerados os objetivos possíveis de serem alcançados, independentemente da capacidade técnica e administrativa, porém dando atenção ás questões éticas. Há que se cuidar também para que não apareçam formulações absurdas, como por exemplo, a transformação do problema “chuvas escassas” no objetivo “chuvas abundantes”. Neste último caso, há que se prever num nível mais adiantado de planejamento, medidas para que os problemas advindos das chuvas escassas sejam minimizados ou solucionados. Nos casos em que os problemas não podem ser transformados em objetivos, eles permanecem como problemas com a indicação: impossível transformar em objetivo. Como se faz? 1) Reformular as condições negativas em condições positivas, atendo-se o mais perto possível às palavras utilizadas na formulação dos problemas. 2) Verificar se há a necessidade de alterar formulações ou acrescentar novos objetivos relevantes. 3) Proceder a realizar as alterações necessárias. A Árvore de Objetivos e uma organização que obedece a uma relação meio-fim entre os objetivos em substituição à relação causa-efeito trabalhada na etapa anterior. Nesta análise, se transforma a lógica casual (causa – efeito), por uma lógica operacional (meio – fim).
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ÁRVORE DE OBJETIVOS
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Análise de Alternativas A Análise de Alternativas é o momento da escolha da estratégia a ser adotada dentro dos objetivos potenciais definidos na face anterior. Pode-se optar por uma ou mais alternativas, ou por nenhuma delas em caso de se perceber que não há como intervir satisfatoriamente na situação problemática. Alguns parâmetros iniciais para a análise são dados pelo horizonte temporal do projeto, e pelos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis. Vários são os instrumentos que podem ser utilizados para a seleção das alternativas que se constituirão na estratégia do projeto. A matriz de decisão onde se relacionam as alternativas e critério de seleção definidos pelo grupo tem se mostrado eficiente. A Análise de alternativas propõe-se a identificar soluções alternativas que possam se constituir em estratégias do projeto, analisá-las e selecionar a melhor estratégia a ser implementada. Como se faz? 1) Verificar se na fase de identificação de objetivos potenciais foi definido algum agrupamento de objetivos que fuja da governabilidade do grupo que pretende executar o projeto. Em caso positivo, não trabalhar com ele nesse momento. 2) Relacionar critérios de correção. Estes vão depender da situação problemática que se quer trabalhar e são da escolha do grupo. Alguns exemplos: (recursos disponíveis, duração do projeto, factibilidade política, não duplicidade com outros projetos, sustentabilidade temporal dos efeitos, impacto ambiental positivo, relação custo-benefício positivo, entre outros)
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3) Relacionar os critérios definidos aos agrupamentos de objetivos potenciais e selecionar a alternativa que realmente represente a melhor estratégia para o projeto.
Construção do Quadro Lógico – Descrição Sumária O ponto de partida para este trabalho é a Alternativa delineada na Árvore de Objetivos que deve ser transferida para a esquerda do QL. Depois de escolher as Alternativas, não é recomendável voltar a rever os elementos acertados.
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O QL, também chamada de Matriz de Planejamento de Projeto – MPP, só será eficiente se for baseada na análise da lógica horizontal e da lógica vertical.
Coluna 1
Coluna 2
DESCRIÇÃO SUMÁRIA
INDICADORES
Coluna 3 FONTES DE VERIFICAÇÃO
Coluna 4 PREMISSAS
Objetivo Geral ou Objetivo de desenvolvimento Objetivo Específico ou Objetivo Imediato Resultados Atividades Objetivo Geral ou Objetivo de Desenvolvimento - é o objetivo de longo prazo que ao qual o projeto deverá contribuir. Objetivo Específico ou Objetivo Imediato – Descreve as mudanças previstas do projeto que atenderão aos beneficiários. Deve haver apenas um objetivo específico. Resultados – são metas que o projeto deve atingir durante o prazo de seu desenvolvimento. Atividades – são os processos para atingir as metas. Identificando os principais elementos do projeto Uma vez escolhida a estratégia do projeto, os elementos do projeto são transferidos para a primeira das colunas verticais da MPP Coluna 1
Coluna 2
DESCRIÇÃO SUMÁRIA
INDICADORES
Adequada inserção social BOM NÍVEL EDUCACIONAL DOS JOVENS Sistema Educacional Eficaz Professores bem preparados. 18
Coluna 3 FONTES DE VERIFICAÇÃO
Coluna 4 PREMISSAS
Sistema de Monitoramento e Avaliação Objetivo: checar a validade das relações de causa efeito – relembra a árvore dos problemas e a árvore dos objetivos. Como se faz? Perguntas: - As ações listadas são necessárias e suficientes para realizar as atividades? - As Atividades previstas conduzem necessariamente à produção dos Resultados definidos. - Os Resultados indicados, uma vez produzidos, têm que chance de levar ao alcance do Objetivo do Projeto? - O alcance do Objetivo do Projeto tem que probabilidade de contribuir de forma relevante para o Objetivo Geral superior do projeto? Fatores Externos ou Premissas Os fatores Externos são condições que devem existir para que o projeto tenha sucesso, porém encontram-se fora do controle direto da gestão. Indicam as condições externas que afetam o desenvolvimento do projeto e que estão fora do controle direto de quem o implementa. Exemplo de Premissas: - Fatores climáticos em um projeto de agricultura. - Fatores político-eleitorais em projetos de órgãos públicos. - Provisão de certas condições ou serviços por parte de outros projetos ou instituições. Como se faz? 1) A leitura é feita de baixo para cima. 2) Verificar se os recursos são suficientes 3) Identifique Fatores Externos a cada um dos níveis da MP até o nível do 0bjetivo de desenvolvimento 4) Certifique-se de que os Fatores Externos ou Premissas estejam completos ou sejam suficientes em cada nível da MPP. 5) Sinta que a leitura das propostas flui logicamente.
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Monitoramento das premissas ou pressupostos QUADRO LÓGICO – Lógica Vertical da MPP 1ª COLUNA
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4ª COLUNA
Indicadores e Meios de Verificação Os Indicadores devem especificar de forma precisa, a maneira como pretendemos medir o cumprimento de nossos propósitos do projeto, de cada um de seus momentos. em que grau os objetivos em diferentes momentos. A medição pode ser: Os indicadores podem ser melhor realizados quando se conhece profundamente a realidade em que o projeto está inserido. Podem ser de vários tipos: Indicadores Operacionais: Indicam se os recursos previstos ( financeiros, humanos e materiais) foram disponibilizados na quantidade e forma adequados para a realização das atividades. Funcionam como instrumentos de monitoramento da evolução do projeto, tendo por base o orçamento e o seu cronograma. Indicadores de Desempenho: Servem para indicar se as situações, serviços e produtos planejados como resultados imediatos foram alcançados. Indicadores de Efetividade: Indicam os efeitos que o uso dos Resultados pelos beneficiários é gerado. A função chave desses Indicadores é demonstrar até que ponto os Objetivos do Projeto foram alcançados. Indicadores de Impacto: São aqueles que indicam os benefícios mais amplos e de mais longo prazo gerados pela realização dos objetivos do Projeto. Os Indicadores de Impacto dão evidência de que o projeto contribuiu efetivamente para o Objetivo Geral mais amplo e de mais longo prazo. Como se faz? 1) Definir de forma precisa como podem ser medidos os resultados em cada nível da MPP em relação a: • Grupo alvo • Quantidade • Qualidade • Tempo • Quando • Local 2) Sempre ir verificando o realista dos indicadores 21
3) Verificar a existência de fontes já disponíveis como: • Estatísticas • Publicações • Relatórios etc 4) Verificar se as Fontes existentes são confiáveis 5) Verificar a necessidade de coletar novos dados 6) Verificar se é necessário criar uma nova Fonte 7) Verificar se os dados adicionais e/ou novas Fontes implicam em novos custos. Em caso afirmativo deve ser avaliado esse custo. Observação: se não for possível encontrar uma fonte de verificação para um determinado indicados, este deve ser modificado. Os meios de Verificação – são as fontes de informação onde podem ser comprovados os indicadores de resultado. Especificam as Fontes onde podem ser obtidos os dados para a verificação dos Indicadores. Monitoramenteo dos indicadores e meios de verificação QUADRO LÓGICO – Lógica Horizontal da MPPl Coluna 1
Coluna 2
Coluna 3
DESCRIÇÃO SUMÁRIA
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INDICADORES
Objetivo Geral ou Objetivo de desenvolvimento Objetivo Específico ou Objetivo Imediato
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Resultados Atividades
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Indicadores de Impacto Indicadores de Efetividade Indicadores de Desempenho Indicadores Operacionais
Coluna 4 FONTES DE VERIFICAÇÃO
Orçamento e Viabilidade Financeira – Plano Operacional O Plano Operacional e um valioso instrumento que detalha o planejamento das atividades, designa responsabilidades, define tempo de execução e recursos necessários. Ele concentra as ações do projeto numa forma de grande coerência. Como se faz? 1) determinar os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para as atividades planejadas. 2) Calcular os recursos humanos, materiais e financeiros necessários para as atividades de gestão e apoio ao projeto, mesmo não formuladas na MPP 3) Cálculo do custo total do orçamento a partir dos gastos relativos ao uso dos recursos acima indicados, repartindo-se o total segundo as diversas fontes de financiamento. ]4)Indicar as contribuições de cada grupo/instituição participante do projeto em termos de recursos. 5)Quantificar a contribuição própria local das organizações executantes em termos de recursos humanos, materiais e financeiros. PLANILHA PROJETO: PLANO OPERACIONAL: De janeiro a dezembro de 2010 RESULTADO Nº 1 Nº Atividades
Ações
Prazo
Responsável
Recursos
Obs:
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Construção da Matriz do Projeto A Matriz do Projeto é um instrumento muito poderoso no planejamento e na elaboração de projetos e na modificação da realidade, pero só será eficiente se realizada de forma criteriosa e consciente. O planejamento nela decorre naturalmente. Objetivo geral Aonde o grupo pretende chegar? Vincula-se a outras iniciativas que extrapolam os limites do projeto. Seria o degrau mais alto de uma escada. Objetivo Específico ou Imediato do projeto Representam a finalidade do projeto em questão. São degraus para chegar ao topo da escada, ao objetivo geral. Eles indicam o caminho a ser percorrido. Resultados ou Metas São tangíveis e correspondem aos produtos finais de um conjunto de atividades em certo período. Quantificam as atividades que serão desenvolvidas, bem como sua intensidade. Qualificam o modo pelo qual o projeto será realizado, os valores que o grupo quer imprimir a ele. Ex. Ter realizado 10 atividades (quantificam as atividades) de manejo sustentável (qualificam o tipo de manejo). Indicadores para o monitoramento dos resultados São os sinais de que o grupo está perseguindo os resultados do projeto. Exemplo, número de participantes de uma atividade. Fatores de risco São obstáculos com os quais o grupo deverá conviver, sejam eles políticos (um grupo poderoso contra o projeto), culturais (mentalidade de desperdício de recursos, preconceito) que fogem ao controle do grupo, mas podem dificultar a realização do projeto. Recomenda-se desenhar ações para minimizar esses fatores de risco. Atividades Ações que devem ser realizadas para atingir cada uma das metas e/ou resultados propostos no projeto. Descreve o que precisa ser feito para se chegar aos resultados. Plano Operacional É o conjunto de ações, com seus respectivos prazos, as pessoas responsáveis por elas e os recursos necessários para executá-las.
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Análise de viabilidade do projeto Verificar se o grupo pode realizar o plano a que se propôs. Para tanto, é importante realizar seis análises de viabilidade: econômica, social, política, técnica, ambiental, de gênero e étnico-cultural, etc., por exemplo: 1) Viabilidade econômica - Considerar o custo total do projeto. (Comparar se o total dos recursos de que o grupo dispõe somado ao que poderá captar cobre os custos do projeto); 2) Viabilidade social - Analisar os atores sociais (indivíduos ou organizações) que terão seus interesses afetados positiva ou negativamente pelo projeto; 3) Viabilidade política - Verificar as pessoas, grupos e instituições que apóiam o projeto e se há obstáculos políticos ou legais que poderão atrapalhar sua realização. Prever ações para superá-los; 4) Viabilidade técnica - Explicitar as técnicas que serão utilizadas e considerar se o grupo dispõe destas tecnologias Monitoramento e Avaliação É a observação e revisão constante das informações, análises e hipóteses nas que o projeto se baseia, a partir de: - Mudanças na realidade concreta ao longo da execução; - Evolução do próprio projeto; - Avanço da reflexão e do aprendizado individual e coletivo. Instrumentos para o Acompanhamento do Projeto - Marco Lógico, através do qual se controla a lógica geral do projeto e o grau de alcance de Resultados e Objetivos; - Plano Operacional, com o qual se controla a realização de Atividades e ações de acordo com prazos, responsáveis e recursos necessários e, ainda; - Orçamento do Projeto, com o qual se deve buscar que o uso dos recursos pelo projeto esteja de acordo com a oferta de recursos prevista originalmente. Análise de Coerência geral do Projeto Perguntas - O diagnóstico da situação- problema e da situação dos beneficiários é confiável? - A lógica do Quadro Lógico – Recursos >> Atividades >> Resultados - Imediatos >> Objetivo do projeto >> Objetivo Geral é correta e completa? - Os Indicadores e os Meios de Verificação são válido, confiáveis e viáveis? 25
- As condições prévias necessárias à implantação inicial do projeto (Premissas iniciais) são realistas? - Os fatores de risco ( Premissas) são aceitáveis? - A probabilidade de êxito é avaliada favoravelmente? - Os fatores de viabilidade (econômica, técnica, política, ambiental, etc.) estão sendo tomados em conta na formulação de Atividades, Resultados Imediatos e Objetivos do Projeto?
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- Os benefícios ( Resultados Imediatos e Objetivos do Projeto) a serem gerados justificam os recursos a serem consumidos no projeto ( análise de custo-efetividade)?
Formulários Após desenvolver a MPP, podemos ter a certeza que o preenchimento de qualquer formulário será realizado com facilidade. È necessário, porém ter aceso com antecipação a os editais, para avaliar em qual nossa proposta terá mais chances de ser aprovada. Nesta parte de elaboração do projeto, é indispensável contar com uma equipe com boa redação para que este exercício de síntese seja realizado suave e fluentemente. Esta deve contar com poucas pessoas, que pertençam ao grupo, que conheçam seus antecedentes e que sejam capazes de expressar toda esta síntese com paixão. Tudo que foi produzido no tempo anterior será agrupado em um roteiro que demonstre, de modo objetivo, o que será realizado. As perguntas chave do planejamento podem ajudar. AS PERGUNTAS CHAVES DO PLANEJAMENTO O QUE ? - OBJETIVO POR QUE ? - JUSTIFICATIVA PARA QUEM ? – PÚBLICO ALVO COMO ? - METODOLOGÍA QUANDO ? - CRONOGRAMA ONDE ? – LOCALIZAÇÃO QUANTO CUSTA - ORÇAMENTO 26
Normalmente no preenchimento de formulários há necessidade de incluir coisas que no estão na MPP, porque não formam parte do planejamento. È muito bom pensar em um título de 5 palavras que resuma nossa intenção. É interessante colocar o “curriculum” da entidade solicitante, seu histórico o que já realizou. Abaixo estão os elementos principais do preenchimento de formulários: O projeto será sintetizado em 5 grandes itens. 1) Página de abertura Título do projeto (que expressa sua idéia central); nome e sigla da instituição proponente, seu endereço e a data. Resumo. Apresenta, em poucas palavras, o objetivo geral, os objetivos específicos, os resultados previstos, os beneficiários e os custos. 2) Justificativa Ressalta a importância do projeto. Informa os problemas que o projeto resolverá no contexto em que está situado. Relaciona o problema nos âmbitos, nacional, estadual e local. Demonstra como as políticas públicas tratam deste problema. Caracteriza os beneficiários diretos e indiretos e grupos que têm interesses em relação ao projeto. 3) Metodologia e lógica da intervenção Apresenta a seqüência lógica entre objetivo geral; objetivo específico; resultados esperados; indicadores; plano de ação Fatores de risco. Descrever as iniciativas que serão tomadas para monitorar e minimizar os fatores que podem pôr o projeto em risco. 4) Orçamento e proposta de financiamento Apresenta uma planilha com os custos unitários por rubrica e o custo total do projeto 5) Anexos Diagnóstico. Informações relevantes sobre o contexto em que se realizará o projeto. Informações adicionais sobre os proponentes do projeto.
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O que são eventos? O evento é caracterizado basicamente pelo encontro de pessoas com objetivos comuns em um local específico por um tempo determinado. Zanella (2006) define o evento com concentração formal de pessoas e/ ou entidades com data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos e estabelecer contatos, suas motivações podem ser de natureza comerciais, culturais, esportivas, sociais, familiares, religiosas e científicas. Matias (2002) aborda os eventos como uma ação profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, com objetivo de marketing que visa satisfazer as necessidades do seu consumidor bem como os resultados estratégicos da empresa. Portanto, o evento é uma atividade social que necessita de planejamento e recursos. Para realizar o evento com sucesso é necessário definir o formato dele como data, local, atividades e programa (Programação). Entendendo as necessidades do seu público quais as datas que podem fornecer há disponibilidade de tempo para maior número de consumidores, quais locais estão aptos em fornecer a infra-estrutura necessária para as atividades do evento bem como necessidades de hospedagem e transporte, quais atividades serão necessárias para alcançar os objetivos do evento e o programa qual o conteúdo de debates e os horários de funcionamento como abertura, fechamento, coffees breaks, palestras e feira. Planejamento de eventos é uma prática que serve pra apoiar a organização, liderança e acompanhamento de todos os elementos que compõem um evento, seja ele da natureza que for. Por evento, se entende que é todo e qualquer acontecimento que não faça parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim de comunicar algo. Fazer pesquisa de mercado é muito importante na área de eventos. Entendendo o evento como um produto, a pesquisa vai ajudar na tomada de decisão sobre preço, local, comunicação, etc. Serve, principalmente, para minimizar riscos e prever resultados, uma vez que as informações coletadas ajudam no desenvolvimento e planejamento de eventos. É sempre bom lembrar que o evento é uma forma de divulgação de 31
produtos e serviços, além de estreitar relacionamentos, criar ou fortalecer a imagem de uma instituição. Portanto, tudo que se puder fazer para evitar erros é sempre bem-vindo.
Planejamento de eventos
Um evento é geralmente um stress, trabalho extra, incomodação pra instituição que quer promovê-lo. Não raramente, pessoas envolvidas com a execução de um evento pedem férias após sua realização. E não é pra menos: orçamento, cronograma, fornecedores, decoração e um sem fim de outras coisas tomam todo tempo dos colaboradores, não permitindo uma condução organizada de toda a função e causando milhares de incêndios que precisam ser apagados. Pra que isso não aconteça (e pode não acontecer), é necessário cuidar dois pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post próprio, aqui falamos de planejamento que deve ser feito definindo três níveis: 1. Estratégico: público de interesse, mote, justificativa e objetivos. 2. Tático: duração do evento, formas de divulgação, relatorização e orçamento. 3. Operacional: lugar, tipo de decoração, alimentação, segurança, entretenimento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgação, agradecimentos e coisas que exigem minúcias em geral. Após estes ítens serem definidos, começa a mão na massa. Não antes, não durante: após. É legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanças propostas entre o planejamento e a execução sejam anotadas pra futuramente se planejar com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser sempre concebidos com a certeza de que eles irão estourar, já que somos brasileiros e deixamos absolutamente tudo pra última hora. A definição da parte estratégica deve ser feita pela liderança da instituição, com participação constante e assessoramento do gestor do evento, que geralmente é o responsável pela comunicação ou marketing. As definições táticas são feitas pelo gestor do evento e passadas à liderança para aprovação. Já a parte operacional é, em boa parte, executada por terceiros, fornecedores e não deve chegar a liderança. A contratação dos mesmos deve ser feita através dos contatos que a instituição já tenha ou a partir de indicações de pessoas que costumam fazer eventos de sucesso. Não convém abrir a lista e ahm… vejamos… vou chamar esta agência de segurança chamada “nois roba mais faz”.
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Aplicação
Uma vez acompanhei uma apresentação de relatório de uma empresa de telefonia. Os gestores do evento pensaram em um show de dança flamenca antes da apresentação, com o fim de descontrair o ambiente e proporcionar um momento de lazer aos acionistas da companhia. Porém, os gestores esqueceram que esta empresa tinha como principal concorrente uma empresa de telefonia espanhola. O show começou, a galera se olhou meio braba e o cara responsável pelo evento se deu conta do que fez. Correu pra coreógrafa e perguntou: “vem cá, essas minas sabem sambar?” Quando a coreógrafa disse um sim meio preocupada, o cara mandou as gurias sairem do palco, pegou o microfone e falou: “esse é o jeito que nossa concorrência faz! mas a gente vai fazer eles dançarem conforme a nossa música.” E começa a tocar um sambão, as gurias vestida de flamencas entram no palco e fizeram seu show. Ele quase foi demitido e quase ganhou uma promoção em 10 minutos. As vezes, planejar não significar ACERTAR no evento. Improviso é fundamental e inteligência sempre cai bem. Organizar eventos não é coisa pra gente sem experiência ou que não consiga lidar com pressão. Mesmo fazer o café com leite de um evento é extremamente difícil.
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A Gestão do Tempo e o Planejamento de Eventos Andar no sentido contrário ao dos ponteiros do relógio é uma rotina para o profissional de eventos. São tantas as tarefas a cumprir para chegar à realização de um evento que parece faltar tempo para todas elas. Mas será que precisa ser sempre assim? A resposta é não se levarmos em conta que o eficaz planejamento de um evento começa com o planejamento do tempo dedicado a cada uma de suas etapas. Vale lembrar que não basta querer ter tempo para ter tempo. É preciso saber usar o meio indispensável de obter tempo e esse meio é a gestão do tempo. Mas não fique esperando uma fórmula mágica, pois ela não existe. Fazer com que os ponteiros do relógio andem a seu favor é tarefa árdua até para quem se considera um bom administrador. A seguir alguns passos sistematicamente pode ajudar a ganhar tempo:
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• Tenha objetivos definidos sobre o que quer e/ou precisa fazer para atingir o resultado esperado • Em seguida, detalhe o objetivo em uma meta, possível de ser medida em termos quantitativos. Por exemplo, enviar todos os convites para a festa de aniversário da empresa em uma semana • Quando estiver fazendo uma tarefa, não desperdice tempo com interrupções freqüentes, excesso de telefonemas, consultas ao e-mail toda hora
NOTA O mais importante de tudo é ter claro que qualquer planejamento só é cumprido quando se está motivado para isso. De nada adianta elaborar planos mirabolantes e guardá-los na gaveta ou no arquivo.
• Não deixe papéis espalhados, organize-os em pastas • Acostume-se a ter uma agenda. Procure planejar as atividades em termos de uma semana, composta de blocos de horários diários • Tenha uma lista de lembretes incluindo todas as ações que você tem que fazer no período de um dia.
Classificação por categoria • Institucional: quando visa criar ou firmara o conceito/ imagem de uma empresa, entidade, governo ou pessoa, sem objetivos mercadológicos imediatos. • Promocional: quando objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma empresa, governo ou entidade ou pessoa, em apoio a marketing, visando fins mercadológicos. Os eventos se caracterizam pelos seguintes aspectos: o porte de eventos, a data de sua realização, o perfil dos participantes e os objetivos que pretendem alcançar.
Porte • Pequeno: evento com numero de até 200 participantes • Médio: evento com numero de participantes estimado entre 200 e 500 • Grande: evento com 500 participantes ou mais 34
Data da Realização Fixa: evento com data de realização invariável. De acordo com as comemorações cívicas, religiosas e outras. Realizam-se, anualmente, no mesmo dia, como peridiciosidade determinada. Exemplos de eventos com datas fixas: as solenidades de 07 de setembro e as ofertas em homenagens aos padroeiros de cidades. Evento com periodiosidade fixa: os jogos Olímpicos e a copa do mundo, realizados de quatro em quatro anos. Móvel: evento que sempre se realiza, porem em dará variável, segundo o calendário ou os interesses da organização promotora. O carnaval é um exemplo bem caracterizado de evento de data móvel. Esporádica: evento de realização temporária, que acontece em função de fatos extraordinários, porem previstos e programados. Exemplo: as cerimônias de vaticanos quando da morte, escolha e posso de papa; a cerimônia milenar de funerais do imperador do Japão.
Perfil dos Participantes Geral : evento organizado para um clientela em aberto, limitada apenas em função da capacidade do local de realização. Algumas vezes podem haver alguns fatores de restrição como , por exemplo, a idade. Exemplos: desfile de escolas de samba; festa do senhor do Bonfim, em Salvador, encenação da Paixão de Cristo, em Nova Jerusalém – Pernambuco. Dirigido: evento restrito a publico que possui afinidades como tema. De modo geral, esse publico se subdivide em grupos de interresse diversificados. Um salão de automóvel, por exemplo. Agrupa produtores, comerciantes, usuários, colecionadores e etc. Outros exemplos: exposições agropecuárias, feira de calçados, de moda. Especifico: eventos realizados para publico claramente definido pela identidade de interrese do assunto. Exemplo: congresso de área Médica seminários de educação, encontros de filatelia. 35
Objetivos Eventos científicos e culturais: eventos educacionais, políticos, artísticos, esportivos, etc. seus objetivos variam d e acordo com respectiva área de interresse. Exemplos: Congressos, seminários, simpósios, convenções. Eventos de caráter comercial: o objetivo é basicamente, a comercialização de um ou mais produtos. Exemplos: feiras, exposições e salão. A forma e a dinâmica dos eventos, sejam eles científicos-culturais ou comerciais, são bastante variadas. Assim, temos vários tipos de evento, para tender a um ou outro objetivo.
Local
A escolha do local onde será realizado o evento é muito importante, devendo então haver preocupação no que se refere ao acesso. Região geográfica - Devem ser considerada acesso, atrações turísticas, hospedagem, custos, patrocinadores da região.
Data
A data deve ser analisada não somente á região. Mas também em função das programações nacional e internacional para evitar coincidência, num mesmos período de eventos da mesma natureza.
Calendário de evento
Corresponde a uma relação cronológica, seus objetivos são fornecer um panorama geral das promoções, orientar as ações de divulgação e publicação necessária ao sucesso das realizações, prevendo as medidas de organização. Ao montar o calendário deve se considerar os aspectos relativos a época, local e a temática. Quanto a época. Registrar os eventos ao longo do ano, observando a distribuição de datas previstas bem como o fluxo normal de turistas à cidade. Quanto ao local: determinar a realização dos eventos por locais escolhidos, com base no mapeamento da oferta. 36
Quanto a temática: Observar as temáticas dos eventos, de modo encontrar identificações com as características da cidade, de certa forma , os temas técnicos- científicos, culturais econômicos, artísticos e sociais.
T
Tipologia dos eventos Almoço de network: Almoço de trabalho que tem por finalidade a pratica de negócios entre pessoas previamente escolhidas. Assembléia: tem por objetivo tratar assuntos específicos e que demandam votação. Cerimônias: podem ser comemorativas, religiosa e fúnebres. Colóquio: reunião de pessoa, podendo ser uma dupla. Os temas e a pauta geralmente são acertados previamente. Comícios: evento político que reúnem partidários, onde se apresenta as intenções políticas. Competição: estimula a participação de adeptos com objetivo de declarar vencedores e também mensurar a s diferenças. Concilio: encontro que aborta questões dogmáticas e deliberativas nas igrejas. Concurso: evento de seleção ou de escolha de candidatos para ocupar cargos ou posições. Conference-call: rodada de negociação ou articulação sobre determinado tema via telefone, podendo diminuir custos. Conferencia: tem por finalidade a atualização e a apresentação das inovações e o aprofundamento em temas previamente estudados. Congresso: também pode significar uma reunião de longa duração, de âmbito regional, nacional ou internacional, entre membros de categorias profissionais ou associações, durante a qual se realizam palestras, comunicações e discussões de temas de interesse da categoria. 37
Convenção: São reuniões epeciais e apra o publico selecionado podendo se adotado por partidos politicos, entidades sociais, empresas e outros. Culto ecumenico: evento religiosos que faluta a participação de interressados de variaos credos religiosos. Debate: Pode ser cientifico, politico ou sobre assuntos controversos ou de interrese comunitario. Reune convidados , interressados e plateia. Desfiles: Podem ser civicos, de moda, esportivos, artirtiticos ( carnaval)e comemorativos. São responsaveis por lançamentops de novos produtos e ditam as tendencias da moda. Encontro: Dinamica, tatica ou evento que tem por finalidae a apuração da convivencia ou da apresntação de experiencias, estudos e formas operacionais. É realizado com fisn variados . Com a intençãio de aproximar pesssoas com ideais proximos. Entrevistas Coletivas: Possibilidade de apresentação, defesa ou exposição de atração ou fatos relevantes para a midia. Exposições: Podem ser artisticas, de produtos , de serviços, de animais entre outras. Oportunidades de apresentar à sociedade o resultado de estudos , cuidas e criações. Feira: evento que possibilita a demosntração, exposição, degustação, comercialização e lançamento de produtos. Pode ser setorial , excluisiva e diversificada. Festas: Possibilidade de convivio social onde o encontro e a interação são os objetivos principais. Servem para marcar momentos especiais. Festivais: Poderão ser competitivos, de degustação ou de demostração . Os mais difundidos são os esportivos, de musica, de dança, gastonomicos, culturais etc. Forum: evento que proporciopna a argumentação e o confrontro de idéias. Conta com a participação de um moderador. Formaturas: Evento de comunicaçção a sociedade dos feitos relevandtes a conclusão de etapas ou ciclos estudantis e que cumpre a um cerimonial academico. Gincanas: Eventos competitivos que podem ser realizados em equipes ou individualmente . Vez ou outra contecem com finalidade civicas etc . 38
Inaugurações: eventos difundidos para apresentar à sociedade empredimentos, obras e lançamentos para convidadosde grandes produções. Jantar por adesão: evento realizado em função de um expoente ou tema e que prima pela cotização dos custos entre os participantes. Jornada: evento de ambito regional >é deliberativo e serve para definir e limitar a atuação de profissionais. Tambem são considerados eventos de atualização ou ação preparatoria para congresso. Leilão: Finalidade a comercializaçãode lotes ou acervos ou arrecadação de divisas quando benifiententes. Mesa redonda: evento ou tecnica que favorece o confontro de ideias. Palestra: evento de formaçao e inforamação que possibilita aos participantes o contato com inovações e pesquisas deve durar entre 45 e 75 minutos. Painel: O evento é limitado a um unico tema, cabe a participação de no maximo quatro painelistas. Um moderador ordena e comandaa sistamatica de funcionamento. Rodadas de negocio: eventos de curta duração que tem por objetivo estimilar e concretizar negocios entre empresas através de um encontro de interessados do setor produtivo. Road show: exposição intinerante que anote em um onibus ou trailer com a intenção de atrair o maior numero de pessoas para os produtos expostos. Rodeios: evento tematico que reune competidores na doma de bois e calavos e regularmente conta com exposições e leilões de animais e shows de eventos paralelos. Salão: evento que tem por finalidade a demonstração dos produtos, objetos de arte e produções artisticas. Não tem por objetivos venda imediata. Pode ter fins culturais . Seminário: a palavra seminário vem do latim que siginifica semente. Opoortunidade de deifundir temas novos e firmar novas tedencias , na realização pratica dos semonarios nasce a correlação com etimologia. Semana: Podem ser academicas ou empresariais. Duram no minimo cinco dias. 39
Simposio: é um derivado da mesa-redonda, possuindo como característica o fato de ser de alto nível, com a participação de aspectos diferentes de determinados assuntos - e sempre com a presença de um coordenador.A diferença fundamental entre o simpósio e a mesa-redonda é que no primeiro os expositores não debatem entre si os temas apresentados. As perguntas, respostas e o próprio debate são efetuados diretamente aos participantes da platéia. O tema geralmente é científico. Seu objetivo principal é realizar um intercâmbio de informações. Vernissage: evento de lançamento de uma exposição de artes. Oartista convida pessoas de seu interresse sobre determinados tema. permite a interação entre os participantes, a realização de negocios e a apuração cientifica. Workshop: O grupo de trabalho ou oficina que reune especialistas com a finalidade de apresentar as novidadades, tecnincasa e novos sistemas e que opeortuniza aos envolvidos condições de experimentação pratica.
F
Fases de elaboração de um evento O planejamento dos diversos tipos de evento não segue a uma regra fixa e imutável. Dependendo do evento, o planejamento deverá variar para atender ás necessidades, porem algumas etapas se assemelham e devem ser detidamente planejadas, estudadas, adaptadas pelo profissional incumbido de sua realização ou mesmo de seu planejamento. O planejamento de um evento se divide em três etapas; Pré-evento: É a escolha da comissão organizadora, elaboração de propostas operacionais e orçamentárias d o evento e da organização propriamente dita. Evento: É a concretização Pós-evento: Nessa fase, são desenvolvidas tarefas como remessa de certificado, prestação de contas, envio de cartas de agradecimento, realização da avaliação do evento.
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Estrutura de um projeto Tipo do evento, Local, Data, Horário Justificativa, Objetivo geral, Objetivo especifico Promoção, Coordenação, Patrocínio, Apoio Publico alvo, Publico de interresse, Temário (mote) Programa ( tudo que vai acontecer ao longo do evento) Empresas contratates, Translado dos participantes e estrutura e o Orçamento financeiro
Mapa de produção
Também chamado de Cheq-list, é a ação de listar em fichas ou em folhas de papel as providencias que um evento demanda. O mapa de produção deverá ser elaborado em paralelo à execução do projeto. Toda e qualquer ação , independente do grau de relevância, deverá constar do mapa de produção. O mapa de produção é um documento interno da empresa ou instituição que realizará o evento. Quando enviamos um projeto para um provável patrocinador, não é necessário enviar o mapa de produção. Composição da equipe de elaboração do projeto e mapa de produção: O idealizador deverá indicar ou aceitar indicações dos membros que elaborarão o projeto e o detalhamento do mapa de produção ou check list. Caso o trabalho seja distribuído em comissões deverá ser composta uma comissão de planejamento/ projetos. Regularmente em empresas comerciais funciona o departamento ou equipe de projetos. O trabalho em comissões acontece em eventos de grande porte, em festas comunitárias ou institucionais.
Briefing
Documento que você receberá ou enviará para executor. Este documento deverá copnter todas as informações do perfil do evento. Quem enviar o briefing deverá detalhar as principais características e o que deseja deverá detalhar as principais características e o que deseja realizar. O briefing poderá ser desenvolvido na etapa de tempestade de idéias. 41
Temas relacionados aos eventos no mundo corporativo, ferramenta que se apresenta como oportunidade das corporações de executarem um projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar, recuperar ou aliar o conceito de uma organização (marca) junto ao seu público de interesse (interno ou externo), bem como obtendo retorno financeiro ou de imagem. Dentro disso é fundamental que ao organizarmos uma ação de evento para as empresas entendamos o por que da realização daquele evento através do briefing - e que este não seja somente um breve levantamento de perguntas técnicas, mas sim uma oportunidade de obtenção de informações que possibilite entregar exatamente aquilo que o cliente idealizou e precisa. Então para termos um bom briefing, sugiro: Pesquise seu cliente – compreenda que momento a empresa vive, aquisições, empresa familiar/tradicional/multinacional; local das várias unidades; que agências (de publicidade, comunicação, eventos) já o atenderam ou atendem; antigos e novos lançamentos; propagandas que estão no ar; carteira de fornecedores cadastradas, agências com quem estamos concorrendo, etc. Como: Via Site, networking, listas de discussão, blogs, antenado com as noticias constantemente. Analise seu solicitante - compreenda quem ou qual departamento é o solicitante: MKT, RH, Vendas, Diretoria, eles tem expectativas, budgets e características especificas. Aproveite e descubra quem é o decisor do projeto. Ex.: as vezes pego o briefing via o setor de RH para contemplar uma demanda de um gerente de produto e a aprovação é via o financeiro. Como: tente realizar uma reunião pessoalmente, assim podemos avaliar o ambiente da empresa, o clima, a arquitetura, conversas de sala de espera, fotos, cartazes de mural, entre outros. Sobre os solicitantes e decisores, compreenda o organograma da situação e tente adequar o projeto ao máximo. Descobrindo informações: Muitas vezes a empresa tem que realizar um evento, mas não sabe de que forma ele pode ser, não tem um formato muito definido. Como: use o artifício da comparação para compreender o que de fato o cliente idealiza, falando de outros eventos existentes, isso mostra a ele que você domina a arte de organizá-los, além de mostrar que você acompanha as tendências e assim encontrarmos uma linha de projeto. 42
Preferências: As empresas e solicitantes tem preferências por locais, fornecedores, decoração, cores, horários, palestrantes, cardápios, entre outros. Como: além da pesquisa, perguntar sobre o que não se quer ou fatos anteriores mal ou bem sucedidos pode indicar o que seja as suas preferências e restrições. Além de resultado de avaliação de pós eventos anteriores que o solicitante possa ter. Enfim, a arte de fecharmos uma boa proposta ou ganharmos uma concorrência, vem de um briefing que saia do rotineiro: Onde , Quando, Por que e Quanto, e seja uma ficha interrogatória, mais do que nunca buscando o conceito que o cliente espera do evento. Assim temos mais chance de emitir a nota fiscal no final e ganharmos o cliente não somente pela folha do orçamento e sim pelo contexto criado. Porque é necessário se desenvolver um briefing de um evento? Não é só chegar, contratar, criar um banner e uns flyers e divulgar? Um briefing é muito importante em se tratando de eventos, porque você precisa conhecer o público que você quer atingir e de que ferramentas de comunicação você vai usar, se é de comunicação de massa ou se é um público seleto. Muitas pessoas hoje em dia, investem horrores em eventos que sequer cobrem as despesas, por quê? Os principais motivos de um evento não dar certo são os seguintes: Data do Evento – A data do evento deve ser antecipada para a divulgação, além de estar de acordo com o público específico. Ou seja, vou fazer um evento para as classes médias e baixas no final do mês, antes do pagamento. É lógico que meia dúzia de pessoas vão comparecer, por quê? Porque eu escolhi uma data ruim ao público. Público – Um dos principais erros de quem faz um evento é não ter um estudo de público adequado. Um exemplo seria fazer um evento destinado a uma comunidade que gosta de funk e eu trazer um show de pagode. Esse erro é freqüente. Para que isso não aconteça, uma pesquisa é essencial. Escolha um grupo de pessoas e através de contatos informais pegue informações referentes, em suma seria isso. Local do Evento – O local do evento não deve ser muito longe da comunidade que você quer atingir. E necessário que o local seja compatível com o evento, não muito grande se o show é pequeno, e não um local pequeno para muitas pessoas.
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Projeto Documento norteador que expõe todas as necessidades, formas operacionais e modos de desenvolvimento. O projeto é apenas uma das etapas do planejamento. Nos planejamentos anuais ou semestrais são previstas a utilização de projetos. O projeto deverá ser elaborado de forma sinóptica e clara, contendo informações abrangentes e elucidativas. Lembre-se que o cliente nem sempre terá tempo disponível para ler um projeto muito grande. Tempestade de Idéias A equipe reunida apresentará todas as idéias, sugestões ou ações que pretende realizar. Nunca se encerra um projeto antes de revisar muitas vezes o que foi concebido, pois o projeto pode ser modificado sempre que for necessário. Cabe ressaltar que após ter sido enviado para prováveis patrocinadores, é necessário se tomar cuidado ao mexer nas táticas que foram consideradas ideais. Também conhecido como Brainstorming, trata-se de um método de geração coletiva de novas idéias através da contribuição e participação de diversos indivíduos inseridos num grupo. A utilização deste método baseia-se no pressuposto de que um grupo gera mais idéias do que os indivíduos isoladamente e constitui, por isso, uma importante fonte de inovação através do desenvolvimento de pensamentos criativos e promissores. Após a sessão de brainstorming, onde poderão ser geradas dezenas de idéias, é necessário efetuar escolhas retirando todas as que não se adéquam aos objetivos, às capacidades financeiras, técnicas ou administrativas da organização. Check- list Serve para logística iniciar seus trabalhos e formar um índice do evento para área administrativa, fundamental para todos os tipos de eventos.
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Modelo de check list
Patrocinador Patrocinadores de apoio Merchandising Tipo do evento Tipo do publico Porte do evento
Data do evento Local Infra-estrutura no Local Acesso Segurança Alimentação staff Equipe complementar Equipe Contratos Datas Prazos Valores
Interatividade Tipo Necessidades Divulgação Marketing Mailing-list Convites Comunicação visual Secretaria Administrativo Pré-evento – Local Informações e inscrições Controle de material
Durante o evento Financeiro Controle de acesso Sala de imprensa Secretaria de expositores Pós-evento
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C
Comunicação em eventos A propaganda de um evento pode ser feita em jornais, revistas, outdoor, folhetins, anúncios em geral. È por meio da propaganda que o evento é divulgado, vendido e propagado, sensibilizando a todos interessados. As noticias sobre o evento pode ser feita por intermédio de publicação gratuita em jornais e revistas. Ela é curta direta e objetiva, visando apenas informar sobre o evento, despertando o interesse do publico em geral.
Press releases
Ou Comunicados de imprensa, ou apenas releases são documentos divulgados por assessorias de imprensa para informar, anunciar, contestar, esclarecer ou responder à mídia sobre algum fato que envolva o assessorado, positivamente ou não. É, na prática, uma declaração pública oficial e documentada do assessorado. Geralmente, releases são usados para anúncios e lançamentos de novidades, que a Assessoria tem interesse em que virem notícia. Um release bem estruturado pode ser o mote para uma pauta. Os Press releases sobre eventos devem antecipar todos os dados relativos, além de facilitar o acesso dos profissionais de imprensa (caso exija credenciamento prévio, por exemplo). Sobre produtos, devem conter informações específicas, factuais e objetivas. Em todos os casos, uma boa contextualização do fato anunciado ajuda a inserir melhor o conteúdo do comunicado na pauta do veículo (em jargão jornalístico, dar “gancho” a uma matéria).
Mailing list
A Mailing List (literalmente, “lista de correio”) ou Mala Direta é uma lista de endereços de destinatários aos quais a Assessoria de Imprensa envia comunicados, notas, credenciais ou brindes com o propósito de incentivar a publicação de determinada informação. A mailing geralmente é composta por endereços de jornalistas especializados no tema da atividade do assessorado (Esporte, Cultura, Internacional, Tecnologia, Moda etc.), editores de veículos relevantes, agências de notícias e, em alguns casos, outras assessorias e até concorrentes do assessorado. Para não perder a utilidade e a eficiência, a mailing deve ser atualizada continuamente pelos próprios jornalistas ou por empresas especializadas, que vendem mailings.
Calendário de eventos
O calendário deve contemplar toda a programação do evento, com a distribuição das datas, horarios e atividades, responsabilidades, local . atividades sociais, turisticas e de lazer. 46
Ao mesmo tempo, o calendario de eventos visa apresentar o evento ao publico-alvo, informando: • • • •
O TITULO DO EVENTO AS DATAS DITRIBUIDAS NO TEMPO E NOE SPAÇO O OSTADO ONDE SERA REALIZADO AO LOCAL DA REALIZAÇAÕ, SE EM HOTEL , CENTRO DE CONVEÇÕES OU OUTROS • A EMPRESA PROMOTORA • OS PATROCINIOS , APOIOS E COLABORAÇÃO RECEBIDOS É necessario criatividade para apresentar tudo isso, usando clareza , objetividadee procipalmente os custos reduzidos. É preciso observar, proncipalmente a logica, a segquencia atribuida a cada assunto e atividades. A exatidão nas informações tambem é fruto de despertar interresses, pois a definição de toda a programação e do tempo concedido a casa assunto, prevendo-se limites de tolerancia, concientiza os participantes quantoa s suas disponibilidades. É desagradavel par ao publico verificar que por exemplo dois assuntos de grande importancia e relevancia estaão programdos par o mesmo dia e hora, ams em salas deferentes. Na maioria das vezes, é possivel para a equipe tecnica preer estes comflitos e procurar não programar dois “pesos” consideraveis na mesma hora. Por isso, a organização da programação temática precisara ser bem criteriosa.
A
Administração econômica e Financeira do evento Planejamento financeiro é o esforço de previsão de ingressos e saídas de recursos financeiros. O orçamento é a peças básicas do evento; se a despesa ultrapassar a receita logicamente, o evento dará prejuízo à previsão orçamentária precisa ser feita com, pelo menos, três orçamentos, com objetivo de comparar preços, avaliar qualidade e melhores condições de realização.
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Deverão ser captados os seguintes itens para orçamento: • Serviços para apoio operacional: aluguel do espaço físico, infra-estrutura para montagens das salas; • Serviços para apoio logístico: material de secretaria, equipamentos audiovisuais, elétricos e eletrônicos, decoração; • Pessoal de apoio; recepcionistas, Office boy, secretarias, mestre de cerimônia, entre outros; • Serviços de terceiros: segurança, manobrista, fotos/filmagem/gravação, tradutor/interprete, serviços médicos, transporte (fretamento de ônibus, veículos etc.), assessoria de imprensa e publicidade; • Taxas, tributos e seguros; • Comissões.
Relação custo x beneficio
O controle contábil diário, acompanhado da visão completa e real entre receita x despesa, permitira ao organizador conhecer seu ponto de equilíbrio. Receita: soma de todos os itens que compõe a arrecadação do evento Despesa: soma de todos os itens que compõe os gastos do evento.
O que é cada item das receitas e despesas? Custo do profissional organizador: trata-se do valor cobrado pela empresa contratada para organizar o evento, ou seja, quando a organização do evento for terceirizada. Custo financeiro: É o custo do dinheiro parado, quando o cliente desembolsar uma verba antecipada. Custo administrativo / logístico / pessoal / externo: são os custos com aluguel de espaço, equipamentos, pessoal e etc., exceto os custos da empresa organizadora; Tributos e taxas: valores pagos a prefeitura e outros órgãos como isso, ECAD (quando o evento tiver musica ao vivo) CADAM, ( taxa sobre anuncio) 48
Custo real: custo final do evento, sem o percentual do lucro, pois muitas empresas não almejam lucro, somente retorno conceitual; Lucro: percentual que somado ao custo real do evento determina o preço final. Apartir daí poderão ser divididas as cotas de patrocínio, preço de inscrição etc. Patrocínio: Valor fornecido por empresas, em versa ou em cotas, para poder ter seu nome relacionado ao evento de seu interesse. O patrocinador compra a idéia, sendo importante para ele colocara sua marca junto a uma idéia muito boa. Reforça seu nome e, ao mesmo tempo, dá brilho ao evento. Apoio: Cessão do nome de entidade/ órgão governamental para um evento, não envolvendo verba, somente a força e a credibilidade do nome. Pode-se também apoiar na divulgação, fornecendo bonés ou outros acessórios e facilidades; Permuta; Troca de produto de interesse do evento (coffe-breaks, pasta) por inscrições ou outro item de interesse do fornecedor.
E Exercício
Criar um evento a ser realizado e preencher a proposta de briefing com cliente. Preencha este questionário com todas as informações disponíveis. Situação/Histórico – O que gerou a necessidade desta ação?
Quais são os objetivos desta ação?
Com quem falaremos? (público alvo)
Quais as peças a serem criadas? Listar item a item.
Descrição do produto/serviço.
Qual é o principal benefício a ser destacado?
Qual a justificativa deste ser o principal benefício?
Qual o benefício secundário? (caso exista)
Qual a oferta?
O que queremos que nosso target faça? Que resposta esperamos?
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O que queremos que eles pensem e sintam?
Qual deve ser o residual da comunicação?
Existe algum dado de mercado relevante?
Formato de criação: existe algum padrão a ser seguido?
Algum elemento obrigatório ou alguma restrição?
Existem informações adicionais importantes?
Anexos: (anexar material que possa ajudar na criação: materiais anteriores, manual de aplicação de marca, logotipia, etc.)
Existe um conceito a ser seguido?
A concorrência está fazendo algo relevante?
Qual o prazo de apresentação?
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B
Bibliografia Manual do Aluno - Laura Valero de Barbosa Instrumentos de apoio - Marcelo Fernandes Barbosa de Oliveira