Caderno Digital 1

ESTAÇÃO DIGITAL – COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS

FUNDAÇÃO BANCO DO BRASIL

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Fundação Banco do Brasil Presidente Jacques de Oliveira Pena Diretor Executivo de Desenvolvimento Social Almir Paraca Cristóvão Cardozo Diretor Executivo de Finanças e Administração Elenelson Honorato Marques Secretário Executivo Francisco de Assis Machado dos Santos Diretor de Educação Marcos Fadanelli Ramos

Créditos Fotos Acervo da Fundação Banco do Brasil Ilustrações Edu Carvalho Projeto Gráfico Versal Multimídia Revisão Técnica Antonio Henrique Flores Silveira, Alex de Souza e Vilmar Simion Nascimento Revisão de texto Marcos Benjamin e Walkiria Simões Equipe do Programa Inclusão Digital Ademir Vieira, Bruno Santos, Germana Macena, Luiz Carlos Simion e Raquel Amaral.

Colaboradores Caroline Monteiro, Denise Arcoverde, Fábio Oliveira Paiva, Flávio Paiva, Georgethe Salles Ramos, José Roberto Batista, Luísa Martins Fernandes, Marcos Wilson dos Santos, Vagner Simion Nascimento e Wesley Dias do Nascimento

Março de 2006

Fundação Banco do Brasil Programa Inclusão Digital Setor Comercial Norte Quadra 1, Bloco A, Edifício Number One, 10º andar Brasília – Distrito Federal CEP: 70711-900 Telefones: 61.3310-1900 e 3310-1930 www.fundacaobancodobrasil.org.br

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ÍNDICE Apresentação ........................................................................

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Conhecendo algumas diferenças entre e-mails e webmails .....

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E-mails gratuitos: critérios para sua escolha ............................

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Como cadastrar uma conta de e-mail .....................................

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Configurando os dados de sua conta de e-mail ......................

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Configurando e-mail em programas como Outlook Express .....

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Redigindo, enviando, recebendo e respondendo e-mails .......

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Netiqueta na comunicação dos e-mails ...................................

16

Criando um catálogo de endereços e bloqueando endereços indesejáveis .......................................

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Como organizar e-mails em pastas ..........................................

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Como mover, salvar, imprimir e encaminhar mensagens ..........

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Gerenciamento da lixeira. .......................................................

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Como enviar e receber mensagens com anexos e salvá-las ....

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Links na Internet ...................................................................

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Glossário ................................................................................

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Bibliografia .............................................................................

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Cuidado

Como fazer?

Este ícone alerta para...

Este ícone auxilia na melhor forma...

Dica Este ícone indica alguma...

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Apresentação A Fundação Banco do Brasil completou 20 anos de atuação em 2005. Ao longo deste período a Instituição tem promovido, em todo o País, transformações em comunidades excluídas ou em risco de exclusão social.

Seus programas e ações institucionais têm foco em educação, geração de trabalho e renda e na replicação de tecnologias sociais – principalmente nas regiões Norte e Nordeste e nas periferias dos grandes centros urbanos.

A intervenção social é aprimorada continuamente e incorpora abordagens que valorizam as dimensões humana, econômica e ambiental. O propósito é promover o desenvolvimento social de forma solidária e sustentável, por intermédio da mobilização das pessoas, articulação de parcerias e multiplicação de soluções sociais.

O Programa Inclusão Digital nasceu para fortalecer experiências e ações que busquem a melhoria das condições econômicas, sociais, culturais e políticas das comunidades por meio do acesso às tecnologias da informação e comunicação.

Por intermédio das Estações Digitais, são disponibilizados equipamentos e pessoal capacitado para mediar a relação das pessoas com a informação e a tecnologia. Para contribuir nesta capacitação permanente oferecemos aos Educadores Sociais e aos usuários os Cadernos da Estação Digital onde encontrarão informações que contribuirão para o fortalecimento de suas atividades.

A mobilização e articulação social dos atores locais, por intermédio das Estações Digitais, objetiva propiciar condições para que as próprias comunidades protagonizem sua transformação social.

Boa leitura.

Jacques de Oliveira Pena Presidente

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Conhecendo algumas diferenças entre e-mails e webmails Há diversas maneiras de se manusear mensagens eletrônicas. Entre elas podemos destacar como mais comuns a utilização de um programa de e-mail instalado localmente em seu computador e por meio de endereços de Internet que cumprem funções semelhantes a esses aplicativos, chamados webmails.

Há vários programas de e-mails no mercado como: o Outlook Express, o Netscape, o Eudora etc. Existem muitos servidores de webmails na Internet, como o Yahoo!, Hotmail, Bol, Gmail e etc. A diferença básica entre esses dois modos de manusear emails é que ao trabalhar com os webmails, você pode acessar mais facilmente a sua conta de email de qualquer computador conectado à rede, basta utilizar um navegador de Internet. Isso é ideal quando você compartilha um computador com vários usuários. Já para acessar sua conta por meio de um programa de e-mail fora de seu computador, você necessita de configurações específicas, nem sempre ao alcance do usuário.

Nos webmails suas mensagens residem no servidor na internet e não em seu computador, aumentado assim a sua privacidade, caso você compartilhe o computador em casa, no trabalho ou na escola.

Entretanto, o espaço para armazenar suas mensagens nos servidores de webmails, geralmente, é exíguo, o que acaba obrigando que Uma conta de e-mail mensagens mais antigas tenham de ser apagadas pode ser acessada de qualquer computador para que possa receber mensagens novas. Para que esteja ligado à insolucionar esse problema, você deve salvar as ternet. Se você comparmensagens importantes. Contas de e-mails em tilha o uso do compuwebmails também são bastante simples de utilizar, tador, terá mais privacidade utilizando um basta que você crie uma conta de e-mail em algum servidor de webmail. servidor de webmail de sua escolha, preenchendo um cadastro como veremos nos próximos tópicos.

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E-mails gratuitos: Critérios para a sua escolha Qualquer pessoa pode ter um ou mais e-mails para se comunicar.

Na Internet existe uma série de servidores que oferecem serviços de webmail gratuitos. Para ter acesso a esse serviço é necessário cadastrar-se em alguns desses servidores.

Para cadastrar uma conta de e-mail você deve acessar as URLs (endereços) da web (rede) que ofereçam serviços de webmails gratuitos. Existem vários deles, para encontrá-los faça uma pesquisa em qualquer bom site de busca utilizando as palavras chaves “webmail grátis”. Ao realizar esta busca, você provavelmente se surpreenderá com a quantidade de servidores que prestam esse serviço.

Navegue um pouco por esses sites e avalie os diferentes serviços oferecidos para as contas de webmails gratuitos. Escolher bem um webmail para lhe prestar serviços de correio eletrônico é semelhante a escolher uma escola para você estudar ou para educar seu filho. Você não escolheria qualquer uma, escolheria? Provavelmente consideraria fatores como: a distância da escola até a casa, a qualidade das instalações, o tamanho do espaço para estudos e lazer, os recursos humanos, a segurança etc.

Avaliações parecidas também devem ser feitas em relação aos serviços prestados pelo servidor de webmail que você escolher. Procure saber, por exemplo: qual é o espaço destinado às mensagens do usuário?

Quanto maior for, melhor para receber mensagens com arquivos anexados e para armazenar mensagens importantes. Eles possuem antivírus online que permite examinar automaticamente todos os anexos recebidos antes de abri-los? Podem também ser acessados como contas POP? Possuem corretor ortográfico? Contam com recursos de filtragem para bloquear endereços indesejáveis? Têm catálogo de endereços? Permitem definir uma assinatura? Qual o idioma utilizado? Nos próximos tópicos você verá que várias dessas ferramentas são bastante úteis para gerenciarmos nossas contas de e-mail.

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Como cadastrar uma conta de e-mail Para possuirmos uma conta de e-mail nos servidores que oferecem serviços de webmails gratuitos na rede, precisamos preencher uma espécie de cadastro.

Geralmente existe um “termo de compromisso, uso ou adesão” estipulando um conjunto de regras para o uso desses serviços.

Sua leitura é aconselhável para que você possa conhecer as normas estabelecidas para a utilização dos mesmos. O cadastro só é permitido se você aceitar esse termo e, geralmente, será exigido que manifeste explicitamente que você leu e concorda com as regras e normas apresentadas através do clique de um botão ou link na “ficha de cadastro” que se está preenchendo na tela.

Procure descobrir se o webmail de sua escolha oferece: um bom espaço para armazenar mensagens; antivírus; corretor ortográfico, filtros para bloquear SPAMs, catálogo de endereços e se é apresentado em Língua Portuguesa.

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Todos os cadastros solicitarão que você forneça seus dados pessoais como: nome, sobrenome, sexo, data de nascimento, endereço, profissão etc.

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Configurando os dados de sua conta de e-mail Todo e-mail é composto por: um nome de usuário (login), pelo símbolo “@” (arroba) que significa “em” (at em inglês), pelo nome do servidor e por uma ou mais extensões que servem para identificar a categoria e o tipo de organização a que ele pertence. Assim, a extensão “com” significa que o e-mail é um endereço comercial; “org” identifica e-mails de organizações não-governamentais; “gov” é utilizada para endereços de instituições governamentais. Excetuando-se servidores registrados por entidades norte-americanas, todos os outros endereços de e-mails têm ainda a extensão com a sigla do país de origem como, por exemplo, “br” para indicar Brasil, “pt” para indicar Portugal, “fr” para indicar França etc.

Você precisa tomar alguns cuidados ao preencher os “Dados de sua conta”: em primeiro lugar, escolha um login representativo para as funções que você deseja utilizá-lo. Por exemplo: se esse e-mail for para fins profissionais, escolha um login adequado, de preferência formado pelo seu nome e/ou iniciais de seu nome; no entanto, se for um email para mandar piadas aos amigos, pode ter um apelido inusitado, sem maiores compromissos.

Lembre-se de que não é possível haver dois endereços de e-mail iguais dentro do mesmo servidor e de que a Internet e os e-mails já existem há algumas décadas. Assim, é bem possível que grandes servidores já tenham em seus cadastros nomes de usuário que você tenha pensado em adotar. Neste caso, você pode usar números associados a seu nome para escolher um outro login.

No momento em que você cadastra uma conta de e-mail nos webmails gratuitos da rede, é necessário criar uma senha e confirmá-la no campo indicado. Em geral, também é solicitado que você preencha um campo de “Dica de Senha”. Trata-se de uma frase ou pergunta que tem o objetivo de fazer você lembrar da senha escolhida.

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Boas senhas em geral são combinações de iniciais de informações junto a seqüências de números que lhe sejam significativos sem, necessariamente, apresentar alguma informação. Exemplificando: você poderia utilizar sobrenomes com números telefônicos, ficando “silva9939”.

Todas as vezes que você acessar o seu e-mail, sua senha será requisitada. Mas, caso você venha esquecê-la, não se preocupe. Muitos webmails oferecem uma maneira de você recuperá-la: basta clicar em “Esqueceu a senha?” e você terá acesso à página com a “Dica de senha” que foi registrada no momento do cadastro no serviço do webmail.

Durante o preenchimento de seu cadastro, na maioria dos webmails gratuitos aparecerá uma janela com questões sobre seus interesses com o intuito de enviar-lhe correspondência de produtos relacionados a seus interesses. Entretanto, você pode desabilitar a função que permite o recebimento desses e-mails promocionais, caso contrário sua caixa de correio viverá cheia de e-mails indesejaveis.

No cadastro do BOL, o item em destaque é a autorização, ou não, do recebimento de mensagens publicitárias.

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Sua senha é como a chave de sua casa. Somente por meio dela você pode ter acesso às suas mensagens. Evite senhas que contenham nomes de parentes ou conhecidos, mesmo que sejam escritos de formas invertidas; evite datas de aniversário, placa de carro, enfim, qualquer coisa previsível que alguém mal-intencionado possa descobrir facilmente.

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Configurando e-mail em programas como Outlook Express A imagem a seguir reproduz a tela principal do programa de e-mail Outlook Express.

Softwares de gerenciamento de e-mails, como o Outlook Express, são recomendados para pessoas que enviam e recebem uma quantidade muito grande de mensagens do mesmo computador.

Se você escolher outro programa de e-mail, não se preocupe, a imensa maioria funciona de forma bastante parecida. Verifique no menu da tela principal do programa o ícone “Ferramentas” (Tools) e “Contas” (Accounts). Na janela que se abrirá, selecione “Correio” (Mail), depois clique em “Adicionar E-mail”. Em seguida, uma nova janela se abrirá. Você precisa preencher os campos com as informações solicitadas pelo “Assistente” (Wizard), iniciando pelo preenchimento do campo de “Seu Nome” (Your Name) ou apelido (Login). Clique em “Avançar” e preencha o próximo campo com o endereço completo de e-mail: login, “@”, o nome do provedor e as extensões que houver. Em seguida clique em “Avançar”.

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Na janela que se abrirá, será solicitado que você preencha o endereço de entrada de e-mails (POP3) e de envio de e-mails (SMTP).

Esses dados são fornecidos pelo provedor. Em seguida, clique em “Avançar”.

Na próxima janela, aparecerá o endereço de sua conta de correio e lhe será solicitada uma senha. Finalmente, clique em “Avançar”, “Concluir” e “Fechar”.

Pronto, você terá configurado com sucesso uma nova conta em seu programa de e-mail em seu computador. Se precisar criar outras contas é só repetir os procedimentos anteriores.

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Redigindo, enviando, recebendo e respondendo e-mails Para redigir uma mensagem basta clicar em “Escrever” e uma nova janela se abrirá. Em outros webmails essa possibilidade de escrever uma nova mensagem pode ser indicada com um desenho de papel e lápis ou ser nomeada de “Nova Mensagem”, “Compor”, “Create Message” etc.

Para compor uma nova mensagem você deve preencher o primeiro campo com o endereço eletrônico do destinatário. Os dois campos seguintes, “cc” (cópia de cortesia) e “cco” (cópia de cortesia oculta), serão utilizados caso você deseje enviar cópias da mensagem para outras pessoas. No campo “cc” os endereços dos destinatários serão visíveis a todos que receberem a mensagem. Mas se você não deseja divulgar os endereços dos destinatários deve usar o campo “cco”. Essa última forma é mais indicada, pois evita que os endereços dos destinatários sejam divulgados indevidamente.

O próximo campo é o da linha do assunto (subject). Na atualidade, todo usuário de e-mail recebe uma grande quantidade de mensagens diárias. É fundamental que você preencha esse campo com bastante clareza e objetividade, pois isso facilitará a vida do leitor FUNDAÇÃO BANCO DO BRASIL

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do seu e-mail e provavelmente aumentará a probabilidade de que ele selecione sua mensagem para leitura, antes de apagá-la sumariamente. A linha de assunto deve funcionar como título de sua mensagem, como se fosse a manchete de um jornal, ou seja, no campo assunto você deve sintetizar a principal idéia do conteúdo de seu e-mail e de preferência de forma atrativa para que chame a atenção do destinatário.

Estes são os campos para redigir uma mensagem: “Para”, “Assunto”, “Cc” (cópia), “CCo” (cópia oculta) e “Mensagem”.

Para utilizar a formatação disponível em seu programa de e-mail ou webmail veja a tela de composição da mensagem do nosso exemplo: você tem opção de selecionar o tipo de letra (fonte); o tamanho da letra; pode colocar palavras em negrito clicando no botão com a letra (N); pode colocá-las em itálico clicando em (I); pode sublinhá-las, clicando em (S). Você pode ainda escolher diferentes cores para redigir as palavras ou pintar linhas clicando nos símbolos indicados. Mas certifiquese de que o destinatário de sua mensagem consegue ler mensagens com formatação.

Quando responder um e-mail deixe um trecho da mensagem do remetente para que ele possa recordar mais rapidamente o assunto.

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Evite redigir suas mensagens com letras maiúsculas, pois, de acordo com a etiqueta utilizada na Internet (netiqueta), elas significam que o redator está gritando. Portanto, só utilize letras maiúsculas se for absolutamente necessário.

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Se desejar guardar uma cópia de sua mensagem, deixe habilitada a função “Salvar Cópia na Pasta Enviadas” ou “Salvar Rascunho”. Sua mensagem já pode ser encaminhada, basta clicar em “Enviar”.

Ao redigir uma mensagem muito longa, que demande muito tempo, é aconselhável escrevê-la em um editor de texto ou bloco de notas, preferencialmente desconectado da rede. Essa prática é saudável para suas finanças, caso você use uma conexão de linha discada, pois você economiza na conta de telefone.

Mas ela é necessária se você usa webmails. Muitos webmails têm um tempo de segurança que expira automaticamente a conexão, caso você efetue o login e deixe a conta sem atividade (sem clicar nas mensagens para lê-las, por exemplo). Vencido esse tempo de segurança é comum que os servidores encerrem a conexão, finalizando automaticamente.

Procure escrever de modo simples e direto.

Se desejar retorno imediato, indique também um número de telefone para contato. Muitas pessoas preferem tratar de assuntos urgentes por telefone.

As novas mensagens, geralmente, vêm identificadas com um envelope fechado no lado esquerdo do assunto.

Para receber suas mensagens, o procedimento é ainda mais simples: se você usa uma conta de webmail, basta acessar a sua conta, efetuar seu login e clique em “Receber Mensagens” ou em funções semelhantes como: “Enviar e receber”, “Checar Email” etc., que suas mensagens automaticamente serão baixadas do servidor e estarão disponíveis para a sua leitura.

Para responder, abra a mensagem e clique em “Responder” e uma nova janela se abrirá com o campo do destinatário preenchido e com a mensagem original reproduzida. Para redigir sua resposta você pode utilizar os procedimentos indicados anteriormente.

Deve-se apenas tomar o cuidado de apagar parte da mensagem anterior para que o arquivo não fique grande demais.

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Netiqueta na comunicação dos e-mails Privacidade é um atributo muito caro às pessoas. O simples fato de mandarmos e recebermos e-mails nos expõe a um meio freqüentado por milhões de usuários e, sem que desejemos, centenas de mensagens de propaganda de produtos e serviços invadem nossa caixa postal. Para reduzirmos um pouco essa “invasão” desagradável de nossas caixas de correio, podemos utilizar algumas ferramentas e adotar algumas normas de conduta em nossas trocas de correspondências. É possível encaminharmos, ao mesmo tempo, a mesma mensagem de correio eletrônico para inúmeros destinatários, basta utilizarmos os campos “cc” ou “cco”. Em correspondências trocadas no ambiente de trabalho, por exemplo, cujo assunto seja de interesse geral e deva ser discutido por todos, utilize o campo “cc” para que todos os interessados saibam com quem estão dialogando e possam replicar a mensagem para os demais envolvidos.

Quando você não resistir ao impulso de enviar uma mensagem informal como uma piada, um protesto ou para divulgar uma informação para um grupo heterogêneo, cujos membros não se relacionam entre si, é aconselhável não expor o endereço dos destinatários, pois além de indiscrição, você estará favorecendo a proliferação de SPAMs. Neste caso, Se a opção “cco” não esuse o campo “cco”. Nos webmails a função tiver aparecendo em “cco/ bcc” costuma estar habilitada. Se você seu programa de email, receber uma mensagem agressiva, irritante, ou faça o seguinte: abra o seu programa de e-mail que o deixe exaltado, nunca responda no calor e clique em “Nova Menda hora, pois pode arrepender-se depois e não sagem”, depois clique em haverá como corrigir. Acalme-se, esboce uma “Exibir” e selecione a resposta procurando se explicar ou buscar exopção “Todos os Cabeçalhos”. Esses termos plicações e salve-a na pasta “Rascunho” ou em são usuais no programa um bloco de notas. Depois releia sua resposta do Outlook Express, mas e avalie se vale a pena mandá-la. se você usa outro aplicativo procure os comandos equivalentes.

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Criando um catálogo de endereços e bloqueando endereços indesejáveis Um catálogo de endereços é uma ferramenta bastante útil que lhe poupa tempo ao enviar mensagens, evita que você cometa erros ao digitar endereços e alguns programas de e-mails e webmails permitem que você organize seus contatos por grupos, possibilitando a inclusão de dados como telefones, endereços residenciais e comerciais, datas de aniversários etc. A imensa maioria dos webmails fornece essa ferramenta para que você organize seus contatos.

Para criar seu catálogo de endereços em seu webmail, clique em “Lista de Endereços” ou comando similar e uma janela será aberta com as opções para se criar um grupo ou adicionar um novo contato. No Yahoo, como na imagem ao lado, a opção é “Adicionar contato”.

Ao clicar na opção “Adicionar contato” uma janela será aberta permitindo que você insira os dados e salve-os.

Depois de organizar seu catálogo de endereços, todas as vezes que redigir uma nova mensagem, bastará selecionar dele o apelido ou endereço dos destinatários inclusos.

Para diminuir o fluxo de SPAMs, você pode fazer uso de filtros que servem para bloquear estes e outros tipos de endereços indesejáveis.

Com a utilização dos filtros você pode bloquear também os usuários que vivem mandando boatos (hoax) sem nunca verificar se a mensagem é verdadeira ou falsa e lotam as caixas de correios com lixo eletrônico. Para bloquear endereços indesejáveis, procure nas opções de seu webmail um comando semelhante a “Filtro” ou “Bloquear Mensagem”. Veja o exemplo a seguir:

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ESTAÇÃO DIGITAL – COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS No Bol, vá em “Bloquear Mensagens” e escreva o endereço de e-mail que se deseja bloquer.

Repita essa operação quantas vezes for necessário.

Há webmails e programas de e-mail que possuem filtros não apenas de bloqueio, mas que permitem a transferência automática das mensagens recebidas para as pastas que você determinar. Essa função propicia a organização das mensagens, facilitando a leitura e uma melhor organização da caixa de entrada.

Alguns programas de e-mail como o Outlook Express e alguns webmails como o do Yahoo! permitem que você importe e exporte sua lista de endereços de um programa para o outro. Para isso basta clicar no Outlook Express na opção “Arquivo” depois “Importar” ou “Exportar” e depois “Catálogos de Endereços”.

Clique em “Importar Contatos” e uma nova janela se abrirá com as instruções, você poderá importar e exportar catálogos de endereços. Verifique se este é o caso de seu webmail.

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Como organizar e-mails em pastas No sistema operacional, os dados e informações estão organizados em pastas e subpastas. Nos programas de e-mails e nos webmails isso também ocorre. As pastas nos auxiliam na organização de nossas mensagens por temas, grupos, interesses etc., e facilitam nossa tarefa de encontrar com maior rapidez uma correspondência de que necessitamos.

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Trabalhar com pastas é muito simples. Nos programas de e-mail, há sempre uma opção para criar novas pastas, seja no menu “Arquivo” ou no menu “Ferramentas”. No caso do Outlook Express, a opção fica no menu “Arquivo”, opção “Novo”, sub-opção “Pasta”. Ao acionar esta opção, uma nova janela abrirá e você deve escolher onde a nova pasta ou subpasta deve ser criada e que nome dará a ela. Esta operação também pode ser efetuada clicando-se com o botão direito sobre o item “Pastas Locais”, normalmente posicionado à esquerda da tela.

Organizar nossas mensagens eletrônicas em pastas específicas torna nossa leitura muito mais fácil, ágil e o trabalho mais produtivo.

Comece classificando as mensagens que deseja armazenar de acordo com os temas, por exemplo: crie uma pasta para todas as suas mensagens relativas a um determinado projeto e outra para armazenar piadas recebidas, caso deseje guardar algumas.

Para excluir uma pasta criada por você no Outlook Express, basta clicar nela e acionar no teclado a tecla “Del” e essa pasta irá para a lixeira. Para renomear uma pasta no programa de e-mail Outlook Express, basta clicar com o botão direito do mouse, escolher a opção “Renomear” e uma janela se abrirá. Digite o novo nome da pasta e clique “OK”. Para excluir, siga o mesmo procedimento, selecionando a opção “Excluir”.

No Yahoo! é possível adicionar novas pastas de mensagens, renomear e apagar as já existentes.

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Nos webmails, as operações com pastas normalmente são acessíveis por meio de um link próprio para isso. Acompanhe os passos no exemplo a seguir para o Yahoo!: 1. Clique em “Pasta - adicionar” e uma pequena janela (prompt do script) será aberta. Você deve digitar um nome para a nova pasta no campo específico e clicar em “Ok”.

Para renomear uma de suas pastas pessoais, clique no link “Pastas” à esquerda. Selecione a pasta a ser renomeada a partir da lista apresentada, clique no botão “Renomear” e, na janela que se abre, digite o novo nome da pasta e clique no botão “Ok”. O nome aparecerá na lista de pastas à esquerda. 3. Para excluir uma pasta, basta seguir os mesmos procedimentos até a operação e clicar no botão “Apagar” e o nome da pasta desaparecerá da lista à esquerda.

Atenção, em alguns webmails como o do Yahoo, uma pasta só pode ser excluída se estiver vazia.

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Como mover, salvar, imprimir e encaminhar mensagens

Para guardar uma cópia das mensagens recebidas ou enviadas que considera importantes, você deve salvá-las em uma pasta no computador, em um disquete ou imprimi-las.

Nos programas de e-mails, como o Outlook Express, para mover uma mensagem para uma pasta diferente, basta clicar na mensagem e arrastar o mouse até a pasta escolhida. Também no Outlook Express você pode salvar suas correspondências em seu computador ou em um disquete, ou seja, fora das pastas do correio eletrônico, podendo apagar as mensagens já salvas, economizando espaço em seu disco rígido e otimizando o desempenho do computador.

Para isso, crie uma pasta em algum de seus diretórios, depois abra seu correio eletrônico e selecione todas as mensagens que deseja salvar (utilize as teclas Shift e as setas para cima ou para baixo à direita do teclado para marcá-las). Em seguida, clique no espaço

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No Hotmail, para mover uma mensagem de uma pasta a outra, basta selecioná-la e indicar para onde deseja movê-la, clicando em “Colocar na Pasta”.

das mensagens selecionadas com o botão direito do mouse e uma janela se abrirá. Selecione a opção “Encaminhar como Anexo” e clique nela. Uma nova mensagem de e-mail será criada com todas as mensagens selecionadas na forma de anexo. Clique em “Arquivos”, depois em “Salvar Como”, uma nova janela irá se abrir. Selecione a pasta que você criou para armazenar essas mensagens, nomeie esse arquivo preenchendo o campo em branco e clique em “Salvar”.

Para encaminhar uma mensagem como anexo, basta seguir os mesmos procedimentos até a opção “Encaminhar como Anexo”.

As mensagens recebidas que você deseja repassar para outro destinatário também podem ser enviadas no corpo do e-mail. Para isso basta clicar no menu acima da mensagem. Nos webmails, os procedimentos para encaminhar mensagens como anexo ou passálas adiante (forward) no próprio corpo da mensagem são os mesmos.

Para imprimir uma mensagem no Outlook Express, basta clicar no menu “Arquivo” e selecionar a opção “Imprimir”. Uma janela abrirá e, se as configurações da impressora estiverem corretas, basta clicar “Ok”.

Para imprimir uma mensagem em um webmail, abra a mensagem e no menu do navegador (browser) clique em “Arquivo” e selecione a opção “Imprimir”. A mesma janela de impressão do exemplo anterior aparecerá, basta clicar “Ok”.

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Gerenciamento da Lixeira

Você recebeu uma mensagem comunicando sobre um evento. Se esse evento lhe interessar é aconselhável imprimir a mensagem e agendar-se para não perdê-lo. Passado o evento, é aconselhável apagar a mensagem. Apagar os e-mails já lidos e que não serão mais úteis é um hábito saudável, pois economiza espaço em nossa caixa postal e no disco rígido.

Nos programas de e-mail como o Outlook Express, se você tem certeza de que não precisará mais de determinada mensagem, dê um clique nela, marcando-a, e depois aperte as teclas “Shift” e “Delete” e a mensagem será excluída definitivamente. Se você não tem certeza, clique no ícone “Excluir”, no menu no alto da tela. A mensagem será tranferida para a pasta “Itens excluídos”.

Alguns webmails são configurados para apagar automaticamente algumas mensagens depois de determinado tempo. Outros esvaziam a lixeira quando há pouco espaço para mensagens. Para saber como o servidor de seu webmail se comporta em relação ao armazenamento de mensagens, consulte o termo de adesão ou a ferramenta de “Ajuda” ou “Help” do seu webmail para verificar qual é a política adotada para com a lixeira.

Tanto os webmails, como os programas de e-mails, desenvolveram “lixeiras” semelhantes à lixeira do Windows. Quando excluímos um email, ele não é necessariamente apagado. Ele é movido para a “lixeira” e, se precisarmos dele, podemos ir até ela e recuperá-lo.

Para recuperar essas mensagens, nos programas de e-mail basta arrastá-la de volta para outra pasta que não seja a lixeira. Para não ter problemas de perder mensagens importantes, imprima ou salve em um disquete as que devem ser guardadas.

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Como enviar e receber mensagens com anexos e salvá-las

Como você já sabe, entre as facilidades do uso do e-mail como forma de comunicação está a possibilidade de se enviar e receber arquivos anexados a um e-mail. Por exemplo, podemos enviar em formato digital um documento, uma foto, uma canção, um vídeo e qualquer coisa que a imaginação quiser e a informática permitir, o que já é bastante significativo. Entretanto, o tamanho do arquivo pode se tornar um empecilho a seu envio. Os servidores costumam limitar o tamanho das mensagens de emails, daí a necessidade de compactar os arquivos para poder garantir seu envio e recebimento.

Para anexar arquivos às mensagens eletrônicas de webmails ou de programas de e-mail é necessário começar compondo a mensagem. Reveja o Tópico 5 deste caderno eletrônico.

Nos webmails, após redigir sua mensagem, clique no botão ou link “Anexo”, “Inserir Anexo”, “Anexar Arquivos”, “Attachments” ou algo similar e uma nova janela se abrirá com um campo aberto e um botão intitulado “Procurar” ou “Browser”. Clique Alguns webmails oferenele e outra janela irá se abrir, permitindo que você cem a seus usuários localize em seu computador o arquivo que deseja discos virtuais (trata-se anexar à mensagem. Quando você encontrá-lo, de um espaço no serclique em “Incluir”, “Inserir”, “Anexar Arquivos” vidor onde você pode armazenar arquivos ou “Upload”. Dependendo do tamanho do arquirecebidos). Você pode vo, o processo da inclusão pode levar alguns seacessar esses arquivos gundos ou minutos. Se quiser anexar mais de um de qualquer computador arquivo, repita o processo. Após inserir todos os conectado à Internet e ainda poupar memória arquivos desejados, clique na opção “Concluído”. no disco rígido de seu Você retornará para a janela inicial, onde estava computador. editando o e-mail. A partir de então, poderá continuar a edição da mensagem normalmente, anexar outros arquivos, remover arquivos anexados etc.

Clique em “Enviar” ou “Send” para finalizar o processo e encaminhar sua mensagem.

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Para enviar arquivos anexados utilizando programas de e-mails como o Outlook Express, clique no menu “Inserir” e em seguida na opção “Anexos”. Aparecerá a mesma janela de seleção de arquivos mencionada anteriormente. Basta escolher um ou mais arquivos e clicar em “Ok”. Pronto! Seus arquivos já estarão anexados à sua mensagem.

Você pode identificar uma mensagem recebida com anexos se ela possuir o desenho de um clipe como os que utilizamos para prender papel. Geralmente esse “clipe” aparece ao lado do assunto ou do endereço do remetente da mensagem. Nos webmails, os anexos também podem vir como links, basta clicar nos links correspondentes.

Mas atenção: nunca abra um arquivo anexo, especialmente os “.doc”, “.scr”, “.bat”, “.com” e “.exe”, sem antes examiná-lo com um programa de antivírus.

Com os navegadores de Internet mais recentes, como o Internet Explorer, já podemos visualizar determinados tipos de arquivos sem abrir os programas que normalmente usaríamos para acessálos. Por exemplo: se você recebe um documento do MS Word como anexo e clica no arquivo, ao invés de salvá-lo em alguma pasta, o Internet Explorer vai exibi-lo diretamente no navegador. Assim também funciona com o MS Excel, o PowerPoint e outros programas do conjunto MS Office. Neste caso também é imprescindível que seu antivírus esteja atualizado e que as configurações de seu MS Office estejam habilitadas para verificar a presença de vírus antes de carregar o arquivo.

Para salvar esses arquivos anexados nas mensagens dos webmails, é necessário clicar nos clipes ou nos links com o botão direito e escolher a opção “Salvar Destino Como” ou “Save Target As”. Uma

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janela abrirá perguntando onde se quer salvar o anexo; basta escolher uma pasta ou criar uma nova e clicar “Ok”.

No Outlook Express, os arquivos podem estar inseridos no próprio corpo da mensagem, como um arquivo de uma foto ou de um som. Também podem vir anexados à mensagem. Como nos webmails, nos programas de e-mail como o Outlook Express, você visualizará um clip indicando que a mensagem tem arquivos anexados.

Clicando neste clipe, se desenrolará uma opção com a lista dos arquivos anexados mais a opção “Salvar Anexos”. Clicando nesta opção, aparecerá novamente a janela para a escolha da pasta de destino. Basta navegar até onde se deseja guardar os anexos e clicar “Ok”. Pronto, seus anexos estarão salvos.

Quanto maior o arquivo, mais tempo se gasta para enviá-lo e recebê-lo por e-mail. CUIDADO! Nunca abra um anexo de uma mensagem sem antes passar o antivírus.

Mãos à obra! Agora que você já sabe como abrir uma conta de e-mail, enviar uma mensagem e muitas outras funções desse fabuloso recurso da Internet, que tal se cadastrar em um webmail, criar uma conta de correio eletrônico e enviar uma mensagem para um amigo, um órgão público do qual você deseja obter alguma informação, fazer alguma reclamação etc.? Bom trabalho!

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L

Links na Internet Webmails gratuitos: www.yahoo.com.br www.hotmail.com www.ig.com.br

www.bol.com.br

www.ieg.com.br

www.globomail.com.br www.zipmail.com.br www.mailbr.com.br

www.tutopia.com.br www.mail.com www.catar.com.br www.portugalmail.pt www.gmail.com

Sites de busca: www.google.com www.altavista.com www.cade.com.br www.yahoo.com.br

Softwares de e-mail: www.miner.com.br www.todobr.com.br www.achei.com.br www.sapo.pt www.microsoft.com/downloads/ (para baixar o Outlook Express) wp.netscape.com/pt/download/ (para baixar o Netscape Communicator) www.eudora.com/products/eudora/download/ (para baixar o Eudora)

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G

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Glossário

Aplicativos: programas de com-

permite uma maior, mais intensa e

putador; softwares.

mais rápida transmissão de dados.

At: é uma preposição de lugar; foi

Download: em inglês, “load” sig-

por isso que em 1971, nos Estados

nifica carga e “down” para baixo;

Unidos, os criadores do correio ele-

fazer um download significa baixar

trônico, ao estipular que era neces-

um arquivo de um servidor, ou seja,

sário separar o nome da caixa pos-

descarregar um arquivo para o nos-

tal do local que a hospeda, esco-

so computador.

lheram o símbolo @.

Attach: palavra originária do francês attacher que significa anexar.

E-mail ou Eletronic-mail: correio eletrônico.

Forward: passar adiante, quando

Browser: programa para abrir e

encaminhamos uma mensagem para

exibir as páginas da web (como o

alguém.

Explorer, da Microsoft; o Navigator, da Netscape etc.).

Freeware: qualquer software (programa) oferecido gratuitamen-

Cc: na Língua Portuguesa é a sigla

te na rede ou nas publicações

da expressão “cópia de cortesia”.

especializadas em suportes como

Indica que a mensagem segue com

CD-ROM. A palavra inglesa free, sig-

cópia para alguém. A sigla se origi-

nifica livre.

nou da abreviatura da expressão inglesa “carbon copy”, herança da era das máquinas de datilografia quan-

Hoax: boato, mensagem falsa que circula na net.

do se produziam cópias usando pa-

Http: acrossemia de “Hyper Text

pel carbono.

Transfer Protocol” ou “Protocolo de

Cco: em português é a sigla de “cópia de cortesia oculta”, originária da expressão inglesa “blind courtesy copy”.

Transferência de Hipertexto”. É o protocolo que permite o funcionamento da interface gráfica da Internet, esta que é mais conhecida e que permite a transmissão de

Conexão de banda-larga: é a

textos, fotos e gráficos de uma

conexão da Internet por cabos que

maneira simples e rápida.

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Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma rede planetária de computadores que cooperam entre si. Esta cooperação baseia-se em protocolos de comunicação, ou seja, convenções de

Shareware: software que funciona para teste. Se o usuário gostar, adquire o programa pagando uma taxa.

códigos de conversação entre com-

Site: palavra inglesa que significa

putadores interligados.

lugar. O site é o lugar onde as pági-

Link: ligação, elo, conexão. Na

nas da web serão encontradas.

Internet é um endereço que apa-

SMTP: Send Mail Transfer Protocol

rece sublinhado, ou em uma cor di-

ou (Protocolo de Envio de Transfe-

ferente da cor do restante do tex-

rência de Correio), o sistema utiliza-

to, que permite a conexão com um

do para controlar a saída de e-mails

novo site, com um simples toque

do programa de e-mail e a chegada

do mouse.

dessas mensagens no servidor.

Login: reconhecimento. Esse ter-

Software: aplicativos, programas

mo é usado para identificar o seu

de computador.

nome ou nick no endereço de e-mail

SPAMs: são e-mails indesejáveis de

e, ao mesmo tempo, é a operação pela qual o usuário é identificado pelo site, ou seja, é reconhecido.

Online: ligado, conectado à rede.

POP: em inglês, a sigla significa “Post Office Protocol”, (Protocolo de correio), ou seja, um conjunto de regras que define o que o servidor se obriga ou se permite fazer desde que as requisições feitas a ele estejam de acordo com essas regras. Sim-

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ção e transmissão de dados na rede.

propagandas, correntes, alertas falsos de vírus, esquema de vendas piramidais etc. Esses e-mails congestionam o tráfego da Internet e lotam nossa caixa de correio. O termo teve origem em um programa de uma série inglesa de comédia Monty Pyton, no qual, em um bar, um bando de vikings pedia repetidamente por SPAM, uma marca de um presunto enlatado americano.

plificando: é por meio desse proto-

Upload: o inverso de download, ou

colo que é possível receber as men-

seja, significa carregar um arquivo de

sagens no programa de e-mail ins-

nosso computador para enviar para

talado em seu computador, envia-

alguém descarregar em outro com-

das pelo seu servidor.

putador.

Servidores: empresas que possi-

URL: sigla de Uniform Resource

bilitam o acesso para a comunica-

Locator, “Localização Universal de Re-

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cursos”. É o endereço na Internet.

“World Wide Web”, a expressão da

As URLs são usadas por navegado-

interface gráfica da Internet. Uma

res da web para localizar recursos na

tradução possível seria “teia de alcan-

Internet. Uma URL especifica o pro-

ce mundial” (“world wide” significa

tocolo a ser usado para acessar o

“grande como o mundo” e “web” sig-

recurso, como http para uma pági-

nifica “teia”, rede). A “www” foi o

na da World Wide Web, ou ftp para

mecanismo que permitiu a explosão

um site de FTP e o nome do servi-

da Internet porque possibilitou a

dor no qual o recurso reside.

construção das páginas gráficas, bo-

Webmail: correspondências eletrônicas na rede. As mensagens podem ser lidas numa tela do browser, sem a necessidade de um programa específico. WWW: abreviatura de

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nitas, coloridas, compostas com as fotos e animações que podemos ver hoje. Além disso, sua maior característica é a possibilidade de navegação por meio de “links”.

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B

Bibliografia

GNU/LINUX e Aplicativos Livres nos Telecentros, produzida pela Prefeitura Municipal de São Paulo.

Cadernos Eletrônicos, produzidos pelo Centro de Inclusão Digital e Educação Comunitária da Escola do Futuro da Universidade de São Paulo.

Manual de Manutenção e Configuração de Microcomputadores produzido pela ONG Programando o Futuro.

Manual de Montagem de Redes Locais produzido pela ONG Programando o Futuro.

Apostila OpenOffice.org - Writer produzida pela Universidade de Caxias do Sul.

Apostila OpenOffice.org - HTML produzida pela Companhia do Metropolitano de São Paulo.

Apostila OpenOffice.org - Texto produzida pela Companhia do Metropolitano de São Paulo.

Apostila OpenOffice.org - Calc produzida pela Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais.

Apostila OpenOffice.org – Fórmula produzida pela Companhia do Metropolitano de São Paulo.

Apostila OpenOffice.org - Apresentação produzida pela Companhia do Metropolitano de São Paulo.

Apostila OpenOffice.org - Desenho produzida pela Companhia do Metropolitano de São Paulo.

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